導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫(xiě)好一篇檔案職稱論文，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

建設(shè)工程檔案作為建設(shè)工程質(zhì)量直接反映還有一層非常重要的意義,那就是在工程建設(shè)過(guò)程中,有許多工序的內(nèi)容是要被下一道工序所掩蓋的,也就是隱蔽工程。對(duì)這一部分,在工程竣工后我們是看不到的,也難以檢測(cè)得到,我們只能根據(jù)掩蓋前的照片、錄像、圖紙以及各種現(xiàn)場(chǎng)記錄對(duì)這一部分工程內(nèi)容進(jìn)行評(píng)價(jià),工程檔案在此的作用就是無(wú)可替代了。

在前面我們已經(jīng)論述過(guò)建設(shè)工程檔案是建設(shè)工程的有機(jī)組成部分,從現(xiàn)代管理科學(xué)的角度來(lái)看,建設(shè)工程檔案的質(zhì)量也是建設(shè)工程質(zhì)量的重要構(gòu)成部分。工程檔案質(zhì)量好,反映工程管理規(guī)范,反映工程管理人員素質(zhì)高,反映工程質(zhì)量好。這一個(gè)觀點(diǎn)可以從建設(shè)工程項(xiàng)目參評(píng)“魯班獎(jiǎng)”、“芙蓉獎(jiǎng)”等獎(jiǎng)項(xiàng)活動(dòng)看出。凡是有意參評(píng)的項(xiàng)目,對(duì)建設(shè)工程檔案管理都是非常重視的,都非常重視檔案的真實(shí)性、完整性,包括施工現(xiàn)場(chǎng)拍照、錄像等方面都是非常重視的,對(duì)檔案的編制就更加認(rèn)真細(xì)致、精益求精了。

4工程檔案管理是工程質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

建設(shè)工程檔案是一個(gè)靜態(tài)的概念,而建設(shè)工程檔案管理則是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程。一般來(lái)說(shuō),這一過(guò)程的目的和結(jié)果都是建立真實(shí)、完整、系統(tǒng)的建設(shè)工程檔案。但對(duì)這一過(guò)程進(jìn)行深入、清晰的研究,我們會(huì)發(fā)現(xiàn),工程檔案管理實(shí)際上不是一個(gè)單獨(dú)的、孤立的行為,實(shí)際上是工程項(xiàng)目管理的一部分。更進(jìn)一步,我們從工程質(zhì)量控制的角度出發(fā),工程檔案管理占有關(guān)鍵的一席之地。

建設(shè)工程項(xiàng)目管理中的質(zhì)量控制主要表現(xiàn)為施工組織和施工現(xiàn)場(chǎng)的質(zhì)量控制,控制的內(nèi)容包括工藝質(zhì)量控制和產(chǎn)品質(zhì)量控制。影響質(zhì)量控制的因素主要有“人、材料、機(jī)械、方法和環(huán)境”等五大方面。從“人”的因素來(lái)看,建設(shè)工程資料員是建設(shè)工程中不可缺少的技術(shù)人員,要經(jīng)過(guò)專門(mén)培訓(xùn)后持證上崗,而且要保證資料員的穩(wěn)定。從“材料”的因素來(lái)看,所有建筑材料的檢測(cè)報(bào)告、出廠合格證、使用說(shuō)明等是建設(shè)工程質(zhì)量保證材料的主體;從“機(jī)械”的因素來(lái)看,機(jī)械設(shè)備的使用和現(xiàn)場(chǎng)調(diào)度是施工組織設(shè)計(jì)的重要內(nèi)容;從“方法”的因素來(lái)看,對(duì)施工方法和工藝流程的記錄就是施工日志;從“環(huán)境”的因素來(lái)看,我們往往要對(duì)開(kāi)工前、施工中和竣工后的環(huán)境進(jìn)行拍照和錄像,反映場(chǎng)地環(huán)境的變化;上述幾個(gè)方面的資料都在建設(shè)工程檔案的收集編制范圍內(nèi),所以工程質(zhì)量控制的五大因素都離不開(kāi)工程檔案管理。

早期的建設(shè)工程項(xiàng)目管理的確對(duì)工程檔案管理有所忽略,建設(shè)工程項(xiàng)目管理人員培訓(xùn)(俗稱“五大員”培訓(xùn))一般是指:施工員、監(jiān)理員、材料員、安全員、造價(jià)員,一直沒(méi)有包括資料員。而建設(shè)工程資料員培訓(xùn)由各市城建檔案館自行組織,沒(méi)有納入建設(shè)職業(yè)培訓(xùn)范疇,也沒(méi)有發(fā)國(guó)家認(rèn)可的證書(shū)。近幾年,隨著建設(shè)工程檔案管理對(duì)建設(shè)工程質(zhì)量控制重要性的認(rèn)識(shí)日益提高,有的城市實(shí)現(xiàn)了建設(shè)工程資料員經(jīng)常性培訓(xùn),還將《資料員合格證》上網(wǎng),便于查詢和核對(duì),并要求每個(gè)建設(shè)工程項(xiàng)目必須有持《資料員合格證》的專職人員從事工程資料編制工作,才能在工程竣工后向市城建檔案館移交竣工檔案;有的城市,如上海、重慶等已經(jīng)將資料員納入了“五大員”培訓(xùn),長(zhǎng)沙市2008年也正式將資料員培訓(xùn)納入建設(shè)職業(yè)培訓(xùn)。建設(shè)工程檔案管理作為建設(shè)工程質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)已得到越來(lái)越多的重視。

2000年頒布的國(guó)務(wù)院第279號(hào)令《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》,首次從國(guó)家法規(guī)的層面把建設(shè)工程檔案管理納入建設(shè)工程質(zhì)量控制體系,對(duì)建設(shè)工程檔案的內(nèi)容、質(zhì)量要求、報(bào)送移交和法律責(zé)任進(jìn)行了強(qiáng)制性規(guī)定,是目前推動(dòng)我國(guó)城建檔案工作發(fā)展最重要的一部法規(guī)。建設(shè)工程檔案管理的要求已經(jīng)從微觀提升到了宏觀,從基層技術(shù)實(shí)踐提升到了國(guó)家法規(guī)意志,這是對(duì)建設(shè)工程檔案管理在工程質(zhì)量控制體系中重要作用最有力的證明。

5工程檔案管理是提高工程質(zhì)量的重要手段

篇2

雨污分流工程檔案管理的不利因素

1施工工期長(zhǎng)、標(biāo)段多且工程進(jìn)度不一致

雨污分流工程是網(wǎng)狀分布，施工區(qū)域大，經(jīng)過(guò)許多大街區(qū)和居民小區(qū)。作為一個(gè)整體的系統(tǒng)工程，工程施工標(biāo)段多且各個(gè)工區(qū)的進(jìn)度也不一致。對(duì)于工程的建檔工作帶來(lái)相當(dāng)大的監(jiān)管困難，由于不同路段的工程進(jìn)度不一致，各種物質(zhì)、設(shè)備的投入統(tǒng)計(jì)也有很大的區(qū)別，歸檔程序是動(dòng)態(tài)的，管理起來(lái)存在困難。而且，每個(gè)標(biāo)段的驗(yàn)收也是分批獨(dú)立進(jìn)行，如果不能統(tǒng)一制定歸檔要求和提前介入監(jiān)管，這些標(biāo)段的檔案材料可能會(huì)缺損。

2施工沿線覆蓋區(qū)域大，地下管網(wǎng)設(shè)計(jì)復(fù)雜

雨污分流工程聯(lián)系著城市街道地下空間和城市周?chē)暮?、河流。施工區(qū)域主要在城市主干道和重要的城市街區(qū)，街道下面管網(wǎng)狀況復(fù)雜，還有許多地下設(shè)施和人防工程，在施工中對(duì)原有管網(wǎng)的結(jié)構(gòu)改造、設(shè)計(jì)圖紙的修改，都會(huì)經(jīng)常發(fā)生。施工單位如果不能及時(shí)將修改方案保存和及時(shí)歸檔，工程竣工后會(huì)為以后的施工和維護(hù)帶來(lái)極大的不便，甚至還會(huì)留下各種隱患。目前，在一些城市的雨污分流工程中，許多標(biāo)段由于施工質(zhì)量問(wèn)題，還發(fā)生了多次返工現(xiàn)象，施工方案多次修改，監(jiān)理方與施工方多次發(fā)生矛盾，如果不能保管好這些設(shè)計(jì)和修改圖紙，一旦以后發(fā)生事故追究責(zé)任時(shí)，就會(huì)十分困難。

3工程項(xiàng)目檔案管理人員和管理場(chǎng)所過(guò)于分散

雨污分流工程項(xiàng)目的各個(gè)標(biāo)段展開(kāi)，不同于其他場(chǎng)館和樓層建設(shè)。各個(gè)標(biāo)段的檔案管理人員和檔案管理場(chǎng)所也存在極大的分散性。由于雨污分流工程在城市主要街區(qū)展開(kāi)，工程項(xiàng)目部的辦公場(chǎng)所一般較為簡(jiǎn)陋，簡(jiǎn)易房?jī)?nèi)的檔案保管條件也不太好，都對(duì)檔案材料的收集、整理、保管等環(huán)節(jié)存在相當(dāng)大的不利影響。雨污分流工程指揮部應(yīng)當(dāng)對(duì)主要干道、施工區(qū)域大的重點(diǎn)路段，配置專門(mén)的檔案人員和檔案保管設(shè)備，加大對(duì)重點(diǎn)路段檔案收集的監(jiān)管力度。

雨污分流工程檔案管理的必要措施

1建立健全項(xiàng)目檔案管理的規(guī)章制度

在雨污分流工程項(xiàng)目正式施工前，項(xiàng)目管理方就應(yīng)當(dāng)制定專門(mén)的歸檔制度和確定項(xiàng)目過(guò)程中的檔案管理流程、監(jiān)管體制、檔案工作體系。在具體管理中，雨污分流項(xiàng)目檔案的歸檔可以分為一次性歸檔和分階段歸檔。歸檔的具體方式主要根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)的具體進(jìn)度和項(xiàng)目檔案管理制度而決定。管理方要制定專門(mén)的檔案管理責(zé)任書(shū)，對(duì)歸檔材料的范圍、人員、項(xiàng)目單位、歸檔時(shí)間做出具體的規(guī)定。無(wú)論是一次性全部歸檔還是分階段歸檔，都要作好必要的記錄，明確責(zé)任，確保項(xiàng)目建設(shè)歸檔工作的嚴(yán)肅性和材料的完整性。工程開(kāi)展后，施工方、監(jiān)理方都要按照制度和檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制，確保項(xiàng)目過(guò)程中的各類檔案材料在生成后就能納入有效管理之中。在具體項(xiàng)目的開(kāi)展中，確保檔案人員參與項(xiàng)目施工的進(jìn)度監(jiān)管，確保各個(gè)階段的檔案材料不能丟失，及時(shí)由檔案人員參與檔案資料的收集和管理。項(xiàng)目工程指揮部在開(kāi)工前就注意與施工方簽訂檔案管理協(xié)議，制訂保證金制度來(lái)約束施工方重視檔案工作。

2提供人力、資金、設(shè)備及庫(kù)房等條件保障

雨污分流工程項(xiàng)目建設(shè)中的檔案材料很多，需要確定專人負(fù)責(zé)收集、整理、保管這些檔案材料，檔案人員還要對(duì)檔案工作流程的下一個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)管，這就需要確定專門(mén)人員來(lái)做好檔案的整理和指導(dǎo)工作。同時(shí)項(xiàng)目管理方和施工方還要考慮到檔案管理需要投入相應(yīng)的資金、設(shè)備，這些費(fèi)用應(yīng)當(dāng)納入雨污分流工程管理的成本之中，最后還要指定條件較好的房間作為檔案材料的管理庫(kù)房，確保檔案材料不能受到損害。項(xiàng)目管理方和施工方還應(yīng)當(dāng)為各個(gè)檔案員配備相應(yīng)的辦公設(shè)備和計(jì)算機(jī)等存儲(chǔ)載體，確保各類信息及時(shí)匯總和備份。

3建立工程建設(shè)和項(xiàng)目檔案管理的協(xié)調(diào)機(jī)制

目前，雨污分流工程項(xiàng)目建設(shè)的建設(shè)周期長(zhǎng)和單位分散問(wèn)題，是城市雨污分流項(xiàng)目建設(shè)普遍存在的問(wèn)題，項(xiàng)目管理方應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目建設(shè)之前，認(rèn)真研討存在的問(wèn)題和已有建設(shè)項(xiàng)目中取得的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，準(zhǔn)確劃分工程項(xiàng)目的進(jìn)度節(jié)點(diǎn)、按照工程項(xiàng)目來(lái)做好任務(wù)分解、責(zé)任分解、安全責(zé)任、歸檔范圍及歸檔要求的具體內(nèi)容劃分。必須針對(duì)施工方的現(xiàn)有管理機(jī)構(gòu)、管理水平、單位職責(zé)來(lái)明確，做好雨污分流工程進(jìn)度與責(zé)任相一致。不同城市的雨污分流工程項(xiàng)目建設(shè)的周期和建設(shè)單位存在著很大的差別，應(yīng)根據(jù)不同的項(xiàng)目要求和時(shí)間進(jìn)度做好規(guī)劃。雨污分流項(xiàng)目涉及到多個(gè)部門(mén)，項(xiàng)目檔案管理涉及到項(xiàng)目責(zé)任單位、檔案單位、施工單位、供貨物流方、監(jiān)理部門(mén)、審計(jì)單位、設(shè)備管理單位等。雨污分流項(xiàng)目檔案的完整性需要項(xiàng)目在不同的建設(shè)時(shí)期、不同環(huán)節(jié)中各個(gè)部門(mén)的相互配合。項(xiàng)目建設(shè)中的組織協(xié)調(diào)，對(duì)于項(xiàng)目檔案形成起到非常重要的決定因素，項(xiàng)目檔案形成的質(zhì)量也是項(xiàng)目建設(shè)組織協(xié)調(diào)水平的重要體現(xiàn)。

4對(duì)項(xiàng)目全過(guò)程的檔案資料進(jìn)行跟蹤管理

項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程必須認(rèn)真考慮到每個(gè)環(huán)節(jié)，項(xiàng)目檔案的歸檔和管理涉及多個(gè)部門(mén)，應(yīng)根據(jù)各個(gè)標(biāo)段的建設(shè)周期、建設(shè)進(jìn)度確定每個(gè)節(jié)點(diǎn)的工程進(jìn)度、直接責(zé)任人、項(xiàng)目檔案管理員等內(nèi)容。力爭(zhēng)在協(xié)調(diào)中責(zé)任明確，編制歸檔跟蹤手冊(cè)。項(xiàng)目建設(shè)辦公室在項(xiàng)目建設(shè)中，要督促項(xiàng)目管理方、施工單位、監(jiān)理、審計(jì)部門(mén)的按照節(jié)點(diǎn)收集整理各種檔案資料，各個(gè)工程項(xiàng)目的檔案員要針對(duì)自己的工程項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)，及時(shí)將有關(guān)歸檔資料進(jìn)行歸檔和梳理，填寫(xiě)項(xiàng)目檔案跟蹤記錄手冊(cè)，對(duì)于不能歸檔的材料和責(zé)任人要及時(shí)向工程指揮部報(bào)告。

5確立雨污分流工程項(xiàng)目檔案的提前驗(yàn)收制度

我國(guó)許多城市大型建設(shè)項(xiàng)目都推行了項(xiàng)目檔案先于項(xiàng)目竣工驗(yàn)收制度，其具體做法就是在整個(gè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前，針對(duì)項(xiàng)目檔案單獨(dú)提前驗(yàn)收。項(xiàng)目檔案提前驗(yàn)收的做法，起到了很好的督促作用，許多城市的大型建筑項(xiàng)目在檔案驗(yàn)收前，將各種檔案材料整理，對(duì)于各種散失的檔案材料采取了及時(shí)的補(bǔ)救，對(duì)于整個(gè)工程項(xiàng)目檔案的歸檔和今后向城建檔案館或者國(guó)家綜合檔案館移交奠定了良好的基礎(chǔ)。目前，我國(guó)許多城市進(jìn)行雨污分流整治工作，應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目建設(shè)中大力推行雨污分流工程項(xiàng)目檔案的提前驗(yàn)收制度，這樣在整個(gè)過(guò)程驗(yàn)收前，項(xiàng)目檔案材料必須齊全才能實(shí)現(xiàn)竣工驗(yàn)收，即使有檔案材料的缺損，也會(huì)在檔案驗(yàn)收后，及時(shí)補(bǔ)救，從而有利于整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整歸檔。

篇3

關(guān)鍵詞：檔案管理；問(wèn)題；解決對(duì)策；

中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A

引言

人事檔案是國(guó)家機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位人員身份的重要憑證，也是辦理招工、提干、調(diào)動(dòng)、退休等人事管理工作的重要依據(jù)和參考；人事檔案工作是組織人事工作的有機(jī)組成部分，在組織人事管理體系中占有相當(dāng)重要的地位。隨著社會(huì)進(jìn)入信息時(shí)代，作為人員信息主要載體的人事檔案有了更加廣闊的價(jià)值空間。市場(chǎng)人力資源的合理配置、企業(yè)和從業(yè)者之間的溝通和聯(lián)系、企業(yè)自身的人事管理和人才培養(yǎng)、日趨社會(huì)化的人事管理和社會(huì)保障工作等都需要真實(shí)、科學(xué)的人事檔案信息為依據(jù)、支撐和連接，而這些信息的獲取和利用，都離不開(kāi)人事檔案工作的有效運(yùn)轉(zhuǎn)。但目前人事檔案管理存在著諸多問(wèn)題，有待改進(jìn)，以便提高人事檔案工作質(zhì)量。

一、人事檔案的含義及特點(diǎn)

1、人事檔案的含義

人事檔案是我國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要內(nèi)容，它是記錄一個(gè)人的主要經(jīng)歷、政治面貌、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作情況等個(gè)人情況的文件材料。它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。在個(gè)人轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)以及開(kāi)具相關(guān)證明時(shí)，都需要使用、查閱檔案。

2、人事檔案的特點(diǎn)

（1）真實(shí)性

人事檔案是干部選拔、人才錄用的重要依據(jù)。人事檔案的內(nèi)容在當(dāng)事人的職業(yè)生涯中起著重要的作用。因此，人事檔案要適應(yīng)社會(huì)對(duì)人才的需求，要真實(shí)、全面地記錄個(gè)人的經(jīng)歷和實(shí)踐，為用人單位了解人、使用人提供真實(shí)可靠的依據(jù)。但是，現(xiàn)在人事檔案造假現(xiàn)象缺屢見(jiàn)不鮮，把假材料、假信息放進(jìn)檔案里，甚至修改原始的檔案信息，導(dǎo)致個(gè)別人 “參加工作的年齡越來(lái)越小，學(xué)歷越來(lái)越高，工齡越來(lái)越長(zhǎng)”，人事檔案的真實(shí)性受到嚴(yán)峻的質(zhì)疑。

（2）全面性

人事檔案一般都記錄著個(gè)人的履歷，既包括個(gè)人的成長(zhǎng)經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、政治面貌，又包括個(gè)人的思想表現(xiàn)、個(gè)人的家庭情況等等信息，還包括單位對(duì)個(gè)人的考評(píng)或鑒定。因此，人事檔案能夠記載個(gè)人的成長(zhǎng)史、思想發(fā)展史，能夠展現(xiàn)個(gè)人的基本情況。因此，人事檔案是個(gè)人信息的存儲(chǔ)庫(kù)，它概括地反映了一個(gè)人的全貌。

（3）變動(dòng)性

人事檔案立卷后，其內(nèi)容不是一成不變的。隨著當(dāng)事人人生道路的延伸，將不斷形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事檔案必須注意做好新材料的收集補(bǔ)充，力求縮短檔案與員工實(shí)際情況的“時(shí)間差”，這就要求人事檔案必須打孔裝訂，以便隨時(shí)補(bǔ)充新材料。

（4）機(jī)密性

人事檔案的內(nèi)容涉及個(gè)人功、過(guò)等諸多方面情況，有的從側(cè)面反映了一些重大歷史事件，有的是個(gè)人向組織匯報(bào)而不能向他人（包括家庭成員）言及的內(nèi)心隱秘等等，因此，人事檔案屬于黨和國(guó)家的機(jī)密，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材料，不能向社會(huì)無(wú)條件地提供查詢等服務(wù)。即使是處于檔案管理機(jī)構(gòu)的個(gè)人也不能查閱自己的人事檔案。

二、人事檔案管理存在的問(wèn)題分析

1、單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理不夠重視

多數(shù)單位的領(lǐng)導(dǎo)總是將人事檔案管理工作看成是一項(xiàng)保管工作，對(duì)人事檔案管理工作認(rèn)識(shí)程度不夠，認(rèn)為檔案只要不丟失，保存完好，便于查檔等就算盡到了自己的責(zé)任，不把檔案管理工作列入自己的日程安排，對(duì)檔案管理一項(xiàng)不聞不問(wèn)，影響了人事檔案管理工作的正常開(kāi)展。

2、人事檔案管理的信息化程度不高

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電子技術(shù)的普及，數(shù)字化，信息化管理已廣泛應(yīng)用在各個(gè)行業(yè)上，但在檔案管理方面，信息化程度普遍不高，多數(shù)檔案管理人員還是采取手工編輯、檢索的方法。因此導(dǎo)致一些人事檔案材料不能及時(shí)歸檔整理,存在檔案資料不完整的情況。還有一些單位雖然采取了信息化管理，但也僅限于把個(gè)人基本情況輸入計(jì)算機(jī)，而對(duì)于一些文字材料，比如職稱論文，圖片等由于工作量大都沒(méi)有列入計(jì)算機(jī)管理，仍是以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案為主。

3、人事檔案收集工作力度不夠

要想管理好人事檔案，就要有一套完整的收集歸檔工作管理制度。然而部分單位根本就沒(méi)有這樣的制度。因而導(dǎo)致檔案管理人員執(zhí)行不嚴(yán)格，收集歸檔工作不及時(shí)，被動(dòng)的現(xiàn)象出現(xiàn)。主要體現(xiàn)在收集歸檔的材料方面。經(jīng)常發(fā)現(xiàn)材料不全面，或者有些材料在內(nèi)容和形式上是雷同的現(xiàn)象，不能真實(shí)準(zhǔn)確地反映每個(gè)人的情況，人事檔案管理猶如擺設(shè)。

4、檔案管理工作重保管，輕利用

多數(shù)檔案管理人員將大量的時(shí)間和精力用于檔案的接收、審核，收集、排序、分類、編目、技術(shù)加工和裝訂成卷等方面，以及做好防潮，防火防蛀、防霉變等等倉(cāng)庫(kù)保管工作，卻沒(méi)有認(rèn)真思考如此辛苦地做這些枯燥乏味的工作是為了什么。因此也就沒(méi)有幾個(gè)檔案管理者對(duì)人事檔案材料進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致地分析研究，沒(méi)有建立人事記錄及人才技能庫(kù)，也就無(wú)法充分掌握所管范圍內(nèi)的人才信息，不能為人事檔案的開(kāi)發(fā)利用提供專業(yè)支持。

三、人事檔案管理問(wèn)題解決措施分析

1、嚴(yán)格制度，提高對(duì)人事檔案工作的重視

為了避免檔案的丟失、改動(dòng)，必須建立健全檔案工作管理制度和責(zé)任追究制度，嚴(yán)格手續(xù)，做到轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，利用方便，提供準(zhǔn)確，有效地制約造成干部檔案泄密、涂改等人為因素。對(duì)人事檔案管理中出現(xiàn)問(wèn)題的，實(shí)行責(zé)任追究。領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案管理工作的保證，單位領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，成立檔案管理小組，定期不定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)解決。

2、信息化管理，擴(kuò)大電子檔收集范圍

在信息化的今天，要想真正搞好人事檔案管理工作，就必須充分利用先進(jìn)的技術(shù)和手段管理人事檔案信息，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的科學(xué)化，電子化。人事檔案管理要擴(kuò)大電子檔收集范圍。電子檔案與紙質(zhì)檔案相比最大的優(yōu)勢(shì)就是用最小的空間儲(chǔ)存最大容量的信息，在個(gè)人基本信息管理方面，可以逐步將個(gè)人體貌特征等錄入計(jì)算機(jī)，建立完整的個(gè)人數(shù)據(jù)信息庫(kù)；另外將個(gè)人的譯作、科研成果，著作、學(xué)術(shù)論文，圖片，聲影像資料等全部收入電子檔案；為建立人才資源的開(kāi)發(fā)利用提供條件。

3、注重收集，提高人事檔案管理質(zhì)量

收集工作是人事檔案管理工作的基礎(chǔ)，隨著我國(guó)政治經(jīng)濟(jì)改革的不斷深入，在干部選拔，考察，培訓(xùn)，晉升時(shí)對(duì)人事檔案的信息需求越來(lái)越多，這就需要檔案管理人員做好及時(shí)收集工作，確保檔案的權(quán)威性，真實(shí)性和有效性。

4、人事檔案管理的重心轉(zhuǎn)向開(kāi)發(fā)利用

改變?nèi)耸聶n案管理者的保管員的觀念。領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到人事檔案是人才信息的重要載體，是人才的重要信息之源，必須投入更多的精力對(duì)人事檔案材料進(jìn)行分析研究，對(duì)人事檔案進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用，可建立人事記錄，通過(guò)審閱以往的人事記錄，可以發(fā)現(xiàn)哪些人現(xiàn)在所從事的工作是低于他們所具有的知識(shí)水平和能力水平的，發(fā)現(xiàn)哪些人具有發(fā)展?jié)摿?，哪些人已?jīng)具備了從事空缺職位的能力與背景。建立人才技能庫(kù)，當(dāng)某一部門(mén)有空缺時(shí)，就將及時(shí)將具有這種能力的人都列出來(lái)，然后由人事部門(mén)直接對(duì)這些人進(jìn)行考察鑒定，并適時(shí)選出恰當(dāng)?shù)娜诉x。大大提高人事檔案的利用率和工作效率。

結(jié)束語(yǔ)

在人事檔案管理工作中，只有將檔案管理者的主動(dòng)性調(diào)動(dòng)起來(lái)，讓管理者在工作中始終充滿激情，才能不斷發(fā)現(xiàn)人事檔案管理工作中的各種問(wèn)題，進(jìn)而提出創(chuàng)新建議，不斷完善我國(guó)的人事檔案管理制度，為新時(shí)期的人才管理和利用提供更好的服務(wù)。

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篇4

關(guān)鍵詞:電子文件中心;蘇南模式;安徽模式;比較研究

2007年4月26日-27日,國(guó)家檔案局分別在常州和合肥召開(kāi)了全國(guó)電子文件中心建設(shè)經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)。會(huì)上,有兩種模式的電子文件中心特別引人注目。一種是蘇南模式,另一種便是安徽模式。這兩種模式的電子文件中心僅是有地域上的區(qū)別,還是有質(zhì)的不同?它們的前景又怎樣?為摸個(gè)水落石出,本項(xiàng)目組選取適當(dāng)?shù)难芯繉?duì)象,對(duì)之開(kāi)展了文獻(xiàn)調(diào)研和實(shí)地調(diào)研,在此基礎(chǔ)上進(jìn)行了較為全面的比較分析職稱論文。

1研究對(duì)象的選擇

對(duì)蘇南模式的電子文件中心,本項(xiàng)目組選取了常州、南京、丹陽(yáng)三家作為研究對(duì)象。常州市電子文件中心是我國(guó)第一家電子文件中心,地處“蘇錫?！苯?jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)。南京是江蘇省會(huì)城市,丹陽(yáng)是鎮(zhèn)江市下轄的縣級(jí)市。這三地的選擇,基本能代表蘇南五市各級(jí)別的電子文件中心。對(duì)安徽模式的電子文件中心,本項(xiàng)目組選取了安徽省電子文件中心和蕪湖市電子文件中心。安徽省電子文件中心是國(guó)家檔案局關(guān)于電子文件中心項(xiàng)目的試點(diǎn)單位,蕪湖市電子文件中心是安徽省電子文件中心的試點(diǎn)單位。這些研究對(duì)象的選擇是具有典型性和代表性的。

2比較分析

本項(xiàng)目組分別從電子文件中心產(chǎn)生的緣由、職能職責(zé)、系統(tǒng)功能、人員概況、經(jīng)費(fèi)來(lái)源、管理規(guī)章、安全與災(zāi)備、運(yùn)行情況及發(fā)展態(tài)勢(shì)等九個(gè)方面進(jìn)行了比較分析。

2.1電子文件中心產(chǎn)生的緣由

各家建設(shè)電子文件中心的起因或者目的主要有二:一是為了加強(qiáng)電子文件管理,二是為了政務(wù)信息資源共享。安徽模式的電子文件中心還強(qiáng)調(diào)維護(hù)電子文件的安全性、有效保存人類記憶、履行法定職責(zé)、促進(jìn)政務(wù)公開(kāi)、密切黨群關(guān)系、節(jié)約政務(wù)管理成本,等等。這些,其實(shí)是加強(qiáng)電子文件管理和政務(wù)信息資源共享兩大功能目標(biāo)的拓展或者說(shuō)是延伸。另外,電子文件中心的產(chǎn)生與檔案主管機(jī)構(gòu)的政策號(hào)召有很大的關(guān)系。比如,安徽省檔案局與南京市檔案局建設(shè)電子文件中心的另一個(gè)主要原因就是為了響應(yīng)上級(jí)主管機(jī)構(gòu)的號(hào)召。

2.2電子文件中心的職能職責(zé)

各家都叫電子文件中心,但性質(zhì)是否相同?職能職責(zé)是否大同小異呢?顯然不是。蘇南模式的電子文件中心是按地區(qū)建立的介于文件形成單位和地方綜合性檔案館之間的一種過(guò)渡性的電子公文管理利用中心。它只是現(xiàn)行文件或半現(xiàn)行文件利用中心,不具備歸檔功能,不能代替檔案歸檔,各立檔單位還是需要將各類電子文件進(jìn)行整理后再提交給檔案館以進(jìn)行歸檔。很明顯,蘇南模式的電子文件中心是政務(wù)信息公開(kāi)的產(chǎn)物,提供現(xiàn)行文件和半現(xiàn)行文件的利用是它的職責(zé)。而安徽模式的電子文件中心與蘇南模式的有著明顯的區(qū)別。二者最大的不同在于安徽模式的電子文件中心具有歸檔功能,它最大的目標(biāo)是為了保障電子文件完整、真實(shí)、有效,使得電子文件像紙質(zhì)文件一樣得到永久保存。在完整、真實(shí)、有效地長(zhǎng)期保存電子文件的基礎(chǔ)上,電子文件的利用僅是長(zhǎng)期保存電子文件這一功能的拓展或延伸。

2.3電子文件中心應(yīng)用系統(tǒng)的功能模塊

由于這兩種模式的電子文件中心性質(zhì)不同,所以,它們的應(yīng)用系統(tǒng)的功能模塊也有很大的區(qū)別。蘇南模式側(cè)重現(xiàn)行文件和半現(xiàn)行文件的利用,所以,文件的審核、及查閱或檢索是其主要模塊。而安徽模式側(cè)重歸檔與長(zhǎng)期保存,所以,其功能模塊比蘇南模式的要復(fù)雜得多。捕獲、數(shù)據(jù)管理、檔案存儲(chǔ)與保存規(guī)劃是其主要模塊。僅從數(shù)據(jù)管理這一模塊上說(shuō),蘇南模式僅需要管理電子文件及其主要的目錄數(shù)據(jù),以供檢索、備份和統(tǒng)計(jì)。而安徽模式,為維護(hù)電子文件的完整性、真實(shí)性和有效性,不僅需要保存和管理電子文件本身,還需要保存并管理電子文件整個(gè)生命周期中與其產(chǎn)生、管理、歸檔、保存和利用等重要環(huán)節(jié)相關(guān)的一系列重要的元數(shù)據(jù),而不單單局限于一些簡(jiǎn)單的目錄數(shù)據(jù)。在安徽模式中,維護(hù)電子文件的完整性、真實(shí)性和有效性的原則始終貫穿著每個(gè)模塊。

2.4電子文件中心人員概況

電子文件中心不是獨(dú)立的組織機(jī)構(gòu),所以,各家都沒(méi)有專門(mén)的編制。安徽模式將電子文件中心作為一個(gè)向數(shù)字檔案館過(guò)渡的長(zhǎng)期保存人類遺產(chǎn)的項(xiàng)目,所以,項(xiàng)目組成員人數(shù)較多。該項(xiàng)目的試點(diǎn)工作組負(fù)責(zé)組織和協(xié)調(diào)。職能小組負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)起草、方案修訂、科研攻關(guān)等。蘇南模式將電子文件中心作為電子政務(wù)平臺(tái)上的一個(gè)應(yīng)用系統(tǒng),所以,電子文件中心只有l(wèi)至3名不等的兼職人員,負(fù)責(zé)系統(tǒng)的日常維護(hù)和數(shù)據(jù)的、備份等。

2.5電子文件中心的經(jīng)費(fèi)來(lái)源

電子文件中心的啟動(dòng)經(jīng)費(fèi)多由政府部門(mén)以專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的形式撥付,只有南京市電子文件中心是以科研經(jīng)費(fèi)的形式啟動(dòng)。而日常運(yùn)行費(fèi)用都只由各檔案局在辦公經(jīng)費(fèi)中列支。顯然,由于復(fù)雜程度不同,蘇南模式的電子文件中心投資小,而安徽模式的電子文件中心投資大。

2.6電子文件中心的管理標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)章

蘇南模式的電子文件中心均未建立專門(mén)的管理標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)章。而安徽模式的電子文件中心針對(duì)電子文件管理和電子文件中心運(yùn)行所涉及的各個(gè)重要環(huán)節(jié),建立了一系列詳細(xì)的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)章,從行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)到地方標(biāo)準(zhǔn)再到機(jī)構(gòu)規(guī)章,從上至下形成了三級(jí)規(guī)范體系。尤其是安徽省電子文件中心項(xiàng)目負(fù)責(zé)編制的三個(gè)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)已于今年6月1日起實(shí)施,成為檔案界的新熱點(diǎn)。它們的制定及推廣,有利于電子文件擺脫軟硬件對(duì)它的束縛,為維護(hù)電子文件的完整性、真實(shí)性、有效性和長(zhǎng)期可用性提供了制度保障和技術(shù)準(zhǔn)備,為電子文件的歸檔掃清了障礙,鋪平了道路。

2.7電子文件中心的安全與災(zāi)備

在安全防范與災(zāi)難備份方面,蘇南模式僅采用了技術(shù)手段進(jìn)行防范。而安徽模式不僅從技術(shù)上,而且還從管理層面上進(jìn)行了制度建設(shè),使安全與災(zāi)備有了制度保障。

2.8電子文件中心的運(yùn)行情況

作為現(xiàn)行或半現(xiàn)行電子公文利用中心,蘇南模式的電子文件中心建設(shè)周期短,見(jiàn)效快,使政務(wù)網(wǎng)內(nèi)各機(jī)關(guān)單位很快地實(shí)現(xiàn)了政務(wù)信息資源共享,一度受到這些機(jī)關(guān)單位的好評(píng)。但2008年5月,《中華人民共和國(guó)政府信息公開(kāi)條例》實(shí)施后,各級(jí)人民政府作為政務(wù)信息公開(kāi)的義務(wù)主體,紛紛在自己的門(mén)戶網(wǎng)站上建立政務(wù)公開(kāi)欄目。這些欄目公開(kāi)的文件類型除公文外,還有工作計(jì)劃、工作總結(jié)、統(tǒng)汁信息、預(yù)案、規(guī)章制度、法律條文等。而電子文件中心中的文件類型只有公文,顯然,在服務(wù)的“產(chǎn)品”類型上,電子文件中心有失豐富多樣性。其次,政府門(mén)戶網(wǎng)站除公開(kāi)本級(jí)政府及各部門(mén)的政務(wù)信息外,還公開(kāi)垂直管理部門(mén)、公用企事業(yè)單位及下級(jí)政府機(jī)關(guān)的信息。而電子文件中心只能公開(kāi)政務(wù)內(nèi)網(wǎng)中各機(jī)關(guān)單位的信息。由于歷史原因,或因經(jīng)費(fèi)、軟硬件等問(wèn)題,進(jìn)入政務(wù)內(nèi)網(wǎng)的機(jī)關(guān)單位總是不全,有的政務(wù)內(nèi)網(wǎng)中連本級(jí)政府各部門(mén)機(jī)關(guān)都不全,更別提下級(jí)機(jī)關(guān)、條管單位和企事業(yè)單位了。這樣,電子文件中心在服務(wù)的“產(chǎn)品”數(shù)量上明顯不及政府門(mén)戶網(wǎng)站的政務(wù)公開(kāi)了。由此,現(xiàn)行或半現(xiàn)行公文利用功能受到嚴(yán)重沖擊,蘇南模式的電子文件中心利用率急轉(zhuǎn)直下。

安徽模式的電子文件中心因?yàn)榫哂袣w檔功能,以長(zhǎng)期保存電子文件,維護(hù)電子文件完整性、真實(shí)性和有效性為己任,所以,建設(shè)周期長(zhǎng),見(jiàn)效慢。經(jīng)過(guò)3年多,目前,只是完成了基礎(chǔ)建設(shè),處于試運(yùn)行時(shí)期,利用效果尚不明顯。

2.9電子文件中心的發(fā)展態(tài)勢(shì)

因受到政府門(mén)戶網(wǎng)站中政務(wù)信息公開(kāi)的沖擊,蘇南模式的電子文件中心的現(xiàn)行文件和半現(xiàn)行文件利用率非常低,有時(shí)甚至為零利用。除文件利用外,它的另一個(gè)功能是文件備份,即相當(dāng)于對(duì)政務(wù)內(nèi)網(wǎng)中各機(jī)關(guān)單位的電子公文進(jìn)行了同城異地備份。然而,實(shí)際上,政務(wù)內(nèi)網(wǎng)中的所有數(shù)據(jù),各地的信息化發(fā)展機(jī)構(gòu)會(huì)負(fù)責(zé)備份,電子文件中心的備份功能顯得無(wú)足輕重。最終,蘇南模式的電子文件中心只得將發(fā)展目光放到歸檔功能上。然而,由于電子文件中心最初的定位只是現(xiàn)行文件或半現(xiàn)行文件的利用中心,在應(yīng)用系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)上沒(méi)有為歸檔預(yù)留出路,這樣,蘇南模式的電子文件中心就處于進(jìn)退兩難的境地了。

安徽模式的電子文件中心一開(kāi)始定位就很明確,它不是以現(xiàn)行文件或半現(xiàn)行文件的利用為目的,而是以保證電子文件完整、真實(shí)、有效和長(zhǎng)期或永久可用作為根本目的,以歸檔作為主要職責(zé)。它除接收本級(jí)檔案館接收范圍內(nèi)所有單位形成的電子文件外,還將逐步建立起省、市、縣三級(jí)電子文件中心互聯(lián),并且將電子文件中心的數(shù)據(jù)與安徽省分布式檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)整合,實(shí)現(xiàn)電子文件和數(shù)字化檔案信息資源的集中管理和利用。很明顯,它今后的發(fā)展方向是電子檔案中心或數(shù)字檔案館。

3結(jié)論

蘇南模式和安徽模式的電子文件中心既有區(qū)別又有聯(lián)系。在性質(zhì)上,這兩種模式的電子文件中心是有區(qū)別的。蘇南模式的電子文件中心是現(xiàn)行電子公文或半現(xiàn)行電子公文利用中心,它沒(méi)有歸檔功能。它投資少,建設(shè)周期短,見(jiàn)效快。而安徽模式的電子文件中心是以維護(hù)電子文件的完整性、真實(shí)性和有效性為目標(biāo)的長(zhǎng)期或永久保存電子文件的歸檔基地,它具有歸檔功能。它在人力、物力上投資多,建設(shè)周期長(zhǎng),見(jiàn)效慢。它必須嚴(yán)格遵守行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)章。它們之間又是有聯(lián)系的:①二者同時(shí)抓住了電子政務(wù)發(fā)展的契機(jī),借助電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)作為電子公文傳輸和收集的一個(gè)主要渠道;②目前,二者收集和管理的對(duì)象都是電子公文;③二者都可以實(shí)現(xiàn)政務(wù)信息資源共享,提供現(xiàn)行公文或半現(xiàn)行公文的利用。

從運(yùn)行情況和發(fā)展趨勢(shì)來(lái)看,自2008年5月,《中華人民共和國(guó)政府信息公開(kāi)條例》實(shí)施后,政府門(mén)戶網(wǎng)站開(kāi)辟政務(wù)信息公開(kāi)欄目,使得電子文件中心的現(xiàn)行或半現(xiàn)行公文的利用功能受到?jīng)_擊。因此,主要以現(xiàn)行或半現(xiàn)行公文利用為目標(biāo)的蘇南模式的電子文件中心漸顯衰微。而以歸檔基地為目標(biāo)的安徽模式的電子文件中心不受此條例的影響,它向著電子檔案中心或數(shù)字檔案館的方向大步邁進(jìn)。這兩種同樣基于電子政務(wù)發(fā)展起來(lái)的電子文件中心為什么會(huì)有如此不同的發(fā)展前景呢?原因在于,二者在角色定位上有著質(zhì)的不同。安徽模式緊緊抓住了檔案管理機(jī)構(gòu)不同于其他任何管理機(jī)構(gòu)的職責(zé)所在一一有效地長(zhǎng)期或永久地保存對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的歷史記錄(即檔案)。以此為出發(fā)點(diǎn),一般而言,不會(huì)與其他機(jī)構(gòu)存在職能上的重大沖突。

安徽模式的電子文件中心定位準(zhǔn)確,前景廣闊,那是不是就一帆風(fēng)順呢?不是的。安徽模式的電子文件中心仍存在一些難以解決的問(wèn)題。目前,它收集歸檔的對(duì)象只是電子公文,而以后若向電子檔案中心或數(shù)字檔案館發(fā)展的話,僅局限于電子公文肯定是范圍過(guò)于狹窄。非公文的其他文本文件及文本類型外的諸如音頻、視頻、多媒體、數(shù)據(jù)庫(kù)文件也應(yīng)該盡可能地列入歸檔管理范圍。但目前,在維護(hù)電子文件完整性、真實(shí)性、有效性和長(zhǎng)期可用性方面,安徽模式僅就文本類型的電子公文提出了解決方案。其他類型的文件,因?yàn)楦袷教嗲矣謴?fù)雜并夾雜其他原因,還難以提出合適的解決方案。這也是國(guó)內(nèi)外檔案界共同面臨著的業(yè)務(wù)難題,僅靠一個(gè)省級(jí)電子文件長(zhǎng)期保存的試點(diǎn)項(xiàng)目來(lái)解決,是不大可能的。

目前,我國(guó)電子文件中心的建設(shè)方興未艾,在前進(jìn)的道路上,走一些彎路是在所難免。如何使電子文件中心少走彎路?本項(xiàng)目組建議國(guó)家檔案主管機(jī)構(gòu)對(duì)電子文件中心的性質(zhì)及其職能進(jìn)行定位,為各地方電子文件中心的建設(shè)指明方向。同時(shí),面對(duì)電子文件管理提出的挑戰(zhàn),應(yīng)出臺(tái)相應(yīng)的管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),為電子文件中心的建設(shè)掃清障礙。

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