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關(guān)鍵詞：物業(yè)檔案管理　物業(yè)管理　加強(qiáng)

中圖分類號(hào)：G271　文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914(2011)09-263-02

物業(yè)檔案是隨著物業(yè)管理的出現(xiàn)而產(chǎn)生的，物業(yè)管理自產(chǎn)生至今只有百余年，我國(guó)引進(jìn)這一模式僅僅20多年。在這短的時(shí)間里，盡管檔案管理不是物業(yè)管理工作的主要環(huán)節(jié)，然而其重要地位卻不容忽視。物業(yè)管理工作正式開(kāi)展后，幾乎每一個(gè)環(huán)節(jié)都離不開(kāi)檔案，無(wú)論是維修、養(yǎng)護(hù)物業(yè)設(shè)施，還是了解業(yè)主及物業(yè)使用人情況，又或是收取管理費(fèi)用、開(kāi)發(fā)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)等，都要用到物業(yè)檔案。如，某住戶在收樓后準(zhǔn)備先裝修房屋，然后才居住。由于裝修方案包括改動(dòng)原房屋的間隔，所以必須先了解原房屋哪些墻是承重墻，哪些是隔斷墻壁；裝修方案還包括改動(dòng)原來(lái)的電線布置，所以還要了解原房屋的電路布線位置。這些需要了解的信息都記載在房屋的各種圖紙中，屬于物業(yè)檔案的一部分。如果物業(yè)檔案管理得不好。甚至沒(méi)有整理，那么要了解必要的信息就需要到其他有可能保存這些資料的地方去找，甚至?xí)枰匦聹y(cè)量，這就造成了不必要的浪費(fèi)。由此可見(jiàn)，物業(yè)管理工作要能規(guī)范有序地開(kāi)展。加強(qiáng)物業(yè)檔案管理尤為重要。

一、物業(yè)檔案管理的特點(diǎn)

1.動(dòng)態(tài)性。物業(yè)管理工作，它涉及的方面很具體：管理的對(duì)象是物業(yè)，服務(wù)的對(duì)象是物業(yè)的業(yè)主或住用人。相關(guān)對(duì)象的情況通常不會(huì)是一成不變的。物業(yè)可能需要進(jìn)行維修、養(yǎng)護(hù)；業(yè)主可能因物業(yè)的買(mǎi)賣、交換等權(quán)屬變更而變更；住用人更有可能因租賃關(guān)系的改變而頻繁變動(dòng)，因此，相對(duì)應(yīng)的物業(yè)、業(yè)主及住用人的文件材料也要不斷地添加變動(dòng)。這就決定了物業(yè)檔案管理必須及時(shí)準(zhǔn)確，動(dòng)態(tài)性較強(qiáng)。

2.完整性。物業(yè)檔案主要可分為兩大部分：一部分是物業(yè)公司日常運(yùn)作形成的普通檔案，包括行政管理和經(jīng)營(yíng)管理檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會(huì)計(jì)檔案、人員檔案、榮譽(yù)檔案等；另一部分是基層物業(yè)管理處日常運(yùn)作形成的物業(yè)管理專門(mén)檔案，包括物業(yè)日常巡檢冊(cè)、物業(yè)維修檔案、物業(yè)租賃檔案、業(yè)主及住戶檔案、物業(yè)服務(wù)檔案等。物業(yè)檔案是以―個(gè)物業(yè)單位為對(duì)象組成案卷的，該物業(yè)不管發(fā)生何種變化，所產(chǎn)生的文件材料都須添加進(jìn)去，因此，每一份檔案案卷都是一個(gè)有機(jī)的整體，全面反映了一個(gè)物業(yè)單位的變遷過(guò)程，從而需要物業(yè)檔案管理完整規(guī)范。

3.相關(guān)性。物業(yè)管理活動(dòng)是圍繞人們的日常生活而開(kāi)展的，沒(méi)有哪一種檔案會(huì)像物業(yè)檔案這樣與人們的日常生活有著如此密切的聯(lián)系。許多檔案如機(jī)關(guān)文書(shū)檔案、訴訟檔案等在歸檔以后通常就較少被利用，因?yàn)槿藗兊娜粘Ｉ詈苌贂?huì)涉及到這些檔案，而物業(yè)檔案則會(huì)隨著物業(yè)的裝修、租賃、再裝修、再租賃等活動(dòng)的需要而不斷地被調(diào)閱。這就充分體現(xiàn)出物業(yè)檔案管理與人們的日常生活的密切相關(guān)性。

4.靈活性。物業(yè)檔案和某些檔案如產(chǎn)權(quán)檔案、人事檔案相比。具有一定的公開(kāi)性，因?yàn)槲飿I(yè)檔案記錄著有關(guān)物業(yè)及對(duì)物業(yè)進(jìn)行管理的情況，這部分檔案內(nèi)容對(duì)與本物業(yè)有關(guān)的所有人員來(lái)說(shuō)都是公開(kāi)的，像物業(yè)的維修檔案，有關(guān)綠化、環(huán)衛(wèi)、保安的檔案等。但物業(yè)檔案又具有一定的隱密性，因?yàn)樗舶罅康碾[私內(nèi)容和一定的公司機(jī)密。這部分檔案內(nèi)容是不便于公開(kāi)的，如住戶的個(gè)人資料、物業(yè)中各個(gè)單元的產(chǎn)權(quán)資料、公司的重大決策等。這就要求物業(yè)檔案管理必須靈活多變，既不能只存不用，也不能無(wú)限公開(kāi)。

二、物業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題

1.企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)物業(yè)檔案管理重視不夠。很多物業(yè)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為物業(yè)檔案管理工作是“安置型”工作。由于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視程度不夠，對(duì)物業(yè)檔案利用產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益缺乏廣泛的宣傳。長(zhǎng)期以來(lái)造成了很多企業(yè)沒(méi)有專門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案管理設(shè)施設(shè)備，檔案信息資源開(kāi)發(fā)不足，員工檔案意識(shí)不強(qiáng)。物業(yè)檔案利用率低。重“藏”輕“用”。

2.物業(yè)檔案管理人員素質(zhì)有待提高。目前，物業(yè)企業(yè)的檔案管理人員往往由前臺(tái)接待或客服人員兼任，沒(méi)有專門(mén)的檔案管理人員。由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視，加上自身對(duì)檔案工作重要性和責(zé)任性認(rèn)識(shí)不夠重視，很多工作人員存在應(yīng)付了事的思想，工作不安心，對(duì)本職工作缺乏熱情；物業(yè)檔案管理人員平時(shí)缺乏一些專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，許多檔案人員的管理水平停留在經(jīng)驗(yàn)上，思想觀念和管理水平跟不上發(fā)展的要求，缺少創(chuàng)新和活力，專業(yè)素質(zhì)和管理水平都有待提高。

3.物業(yè)檔案收集資料欠齊全。物業(yè)檔案是通過(guò)接收、征集等手段逐步積累起來(lái)，物業(yè)檔案由物業(yè)管理文件材料經(jīng)過(guò)整理、歸檔轉(zhuǎn)化而來(lái)的。物業(yè)管理文件材料的形成、積累工作直接影響到物業(yè)檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，可以說(shuō)沒(méi)有收集工作，就不可能有完整的檔案。目前很多物業(yè)檔案管理人員在辦理物業(yè)檔案的過(guò)程中往往會(huì)收集不齊，一方面工作人員對(duì)物業(yè)檔案收集流程不熟，會(huì)忘記一些重要的步驟，如該簽字蓋章的沒(méi)有簽字蓋章等；另一方面對(duì)物業(yè)檔案應(yīng)收集的文件材料要求不清，如裝修申請(qǐng)表中的裝修內(nèi)容填寫(xiě)不完整等。有時(shí)業(yè)主不交資料，檔案管理人員也不及時(shí)催繳，時(shí)間的延誤就會(huì)造成失檔的現(xiàn)象，從而會(huì)導(dǎo)致收集資料不齊。

4.物業(yè)檔案管理制度不健全。俗話說(shuō)“沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓”。很多物業(yè)企業(yè)檔案管理的相關(guān)制度不健全、落實(shí)不到位，檔案工作缺乏制度化的管理程序。一是檔案整理不規(guī)范：檔案管理人員在整理過(guò)程中有的沒(méi)有按照文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理文件不相符。卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。此外，既不符合要求，又不利于查找利用；二是檔案綜合管理力度不夠；三是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對(duì)檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒(méi)有按期歸還。有的雖然制定了制度，但由于管理不規(guī)范，在工作中無(wú)法落實(shí)，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的制度化、規(guī)范化發(fā)展。

三、提升物業(yè)檔案管理水平的建議

1.領(lǐng)導(dǎo)重視，增強(qiáng)全員檔案管理意識(shí)。(1)領(lǐng)導(dǎo)要重視物業(yè)檔案管理工作，建立健全物業(yè)檔案管理制度，落實(shí)責(zé)任，加強(qiáng)管理，切實(shí)做到把物業(yè)檔案工作作為物業(yè)質(zhì)量管理和目標(biāo)管理的重要考核依據(jù)。(2)組織全員認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》。加強(qiáng)檔案管理、保護(hù)檔案資料的宣傳工作，并不斷加強(qiáng)檔案法制建設(shè)，提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，提高全體工作人員的檔案意識(shí)。(3)配備專業(yè)檔案管理人員，加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，培養(yǎng)檔案管理人員的責(zé)任感，嚴(yán)肅認(rèn)真的工作態(tài)度和全心全意的服務(wù)思想。

2.全面提高物業(yè)檔案管理人員素質(zhì)。物業(yè)檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期性，需要耐心和細(xì)心的工作，要提升物業(yè)檔案管理水平，提高物業(yè)檔案管理人員素質(zhì)是基礎(chǔ)。(1)檔案管理人員要自覺(jué)樹(shù)立愛(ài)崗敬業(yè)精神，認(rèn)真遵守“忠于職守，埋頭苦干，優(yōu)質(zhì)服務(wù)”的檔案職業(yè)道德規(guī)范，以勤為本。無(wú)私奉獻(xiàn)，不斷培養(yǎng)實(shí)干精神和嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致、認(rèn)真的工作作風(fēng)。要明確檔案工作者的職責(zé)任務(wù)，既做好檔案收集和保管工作，又要不斷強(qiáng)化依法治

檔意識(shí)。(2)檔案管理人員要熟悉檔案的分類、收集、整理、鑒定、保管、借閱、銷毀的程序、方法和要求，注意多接受收集、整理、保管等方面的指導(dǎo)；積極參加各項(xiàng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，與其他單位的檔案管理人員相互交流工作方法和經(jīng)驗(yàn)，不斷學(xué)習(xí)，不斷提高。

3.收齊資料，做好整理。(1)要做到檔案資料邏輯上的辯學(xué)性。檔案收集工作做得好與壞，各部門(mén)移交的文件齊全與否，直接決定和影響了檔案管理工作的質(zhì)量。檔案的內(nèi)容來(lái)自各個(gè)方面，在形式上也不盡一致，因此，收集、立卷、歸檔、整理、著錄時(shí)一定要遵循規(guī)范。做到科學(xué)、簡(jiǎn)潔，起到綱舉目張的作用。(2)要做到檔案資料的原始性。檔案的本質(zhì)特征是原始性和記錄性的統(tǒng)一，絕對(duì)原始性指的是檔案只能是原件原稿，相對(duì)原始性指的是除原件原稿是檔案外，有些檔案復(fù)制件、圖書(shū)及資料也是檔案。這些原始資料對(duì)于經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)、“各以查考性”和物業(yè)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的確定起著關(guān)鍵性作用。(3)要做到檔案資料的可理解性。為了使人們能夠完全理解一份檔案，就需要保存與檔案內(nèi)容相關(guān)的有用的信息。收集到的物業(yè)檔案信息資料，統(tǒng)一交給檔案員集中整理，在整理過(guò)程中重點(diǎn)是要根據(jù)內(nèi)容、來(lái)源進(jìn)行分類，做到條理清晰、便于查閱。在整理過(guò)程中，可以將檔案制成標(biāo)準(zhǔn)化的圖、檔、卡、冊(cè)、表。

4.完善規(guī)章制度，依法管檔。(1)物業(yè)企業(yè)要建立健全并認(rèn)真貫徹落實(shí)物業(yè)企業(yè)檔案管理方面的各項(xiàng)規(guī)章制度，對(duì)物業(yè)企業(yè)檔案的歸檔制度、利用制度、保密制度、保管制度、檔案人員崗位制度做出明確而嚴(yán)格的規(guī)定，建立動(dòng)態(tài)的管理機(jī)制，使檔案管理工作有章可循，保證檔案管理工作的及時(shí)更新，促進(jìn)檔案管理工作的制度化、規(guī)范化發(fā)展。(2)檔案管理人員要嚴(yán)格按照規(guī)章制度執(zhí)行，規(guī)范檔案管理。一是對(duì)檔案的使用實(shí)行嚴(yán)格的管理，借閱時(shí)必須登記后才能借出，歸還時(shí)須本人來(lái)歸還簽字，檔案管理人員對(duì)資料進(jìn)行檢查，如有破損，立即修復(fù)，嚴(yán)重的要追究有關(guān)人員的責(zé)任；二是對(duì)檔案的存放要做好防火、防潮、防蛀等工作。使用電子文件存檔時(shí)要注意留有備份，以免電腦病毒侵入后中毒，什么檔案都沒(méi)有了，平剛要做一系列的防范工作。

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關(guān)鍵詞 創(chuàng)新 物業(yè)檔案 服務(wù)民生

一、物業(yè)檔案的主要內(nèi)容

1.物業(yè)房屋管理檔案。房屋管理檔案是一戶一檔，其具體內(nèi)容包括：（1）業(yè)主辦理進(jìn)住手續(xù)的委托書(shū)；（2）業(yè)主戶口本、身份證、業(yè)主家庭詳細(xì)情況登記表；（3）房屋交用通知單、業(yè)主入住證明、入住時(shí)房屋鑰匙的交接驗(yàn)收單；（4）交付業(yè)主文件清單、房屋驗(yàn)收清單、收樓工作流程確認(rèn)單；（5）物業(yè)管理服務(wù)合同、房屋電卡、燃?xì)饪ń唤雍炇諉?；?）房屋室內(nèi)裝飾裝修管理服務(wù)協(xié)議、裝修施工注意事項(xiàng)、裝修管理手冊(cè)、施工隊(duì)的保證書(shū)、防水改動(dòng)責(zé)任書(shū)、裝修施工證，施工人員臨時(shí)出入證、身份證及暫住證等；（7）更換物業(yè)產(chǎn)權(quán)人及其他變更資料等。

2.物業(yè)基建和設(shè)備類的科技檔案。開(kāi)發(fā)商移交物業(yè)的建筑、設(shè)備設(shè)施等驗(yàn)收竣工圖紙、洽商檔案以及與物業(yè)管理相關(guān)的技術(shù)文件、證件等物業(yè)維修檔案，具體內(nèi)容包括：（1）竣工總平面圖，單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖，配套設(shè)施、地下管網(wǎng)工程竣工圖等竣工驗(yàn)收資料；（2）設(shè)施設(shè)備安裝、使用和維護(hù)保養(yǎng)等技術(shù)資料；（3）物業(yè)質(zhì)量保修文件和物業(yè)使用說(shuō)明文件；（4）物業(yè)管理所必需的其他資料。

3.物業(yè)文書(shū)檔案。在物業(yè)文書(shū)歸檔過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)收集物業(yè)各項(xiàng)管理服務(wù)的文件材料，包括：（1）物業(yè)管理企業(yè)在承接物業(yè)、辦理各種手續(xù)中所產(chǎn)生的文件資料；（2）小區(qū)物業(yè)站的報(bào)修登記表、零維修服務(wù)分戶臺(tái)帳，接待、回訪復(fù)查等檢查記錄表；（3）房屋及公用設(shè)備設(shè)施日巡檢維修記錄和維護(hù)保養(yǎng)記錄，大、中修及更新改造工程驗(yàn)收記錄表；（4）物業(yè)小區(qū)的公用綠地、花木、養(yǎng)護(hù)與管理記錄；（5）公共環(huán)境、公共場(chǎng)所、房屋公用部位的清潔衛(wèi)生、垃圾收集和清運(yùn)的管理記錄；（6）保安、交通和車輛停放秩序的管理記錄等。

4.物業(yè)合同檔案。物業(yè)合同檔案主要包括：（1）小區(qū)業(yè)主委員會(huì)與物業(yè)管理企業(yè)訂立的物業(yè)服務(wù)書(shū)面合同；（2）物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)，供水、供電、供氣、供熱、通訊、有線電視、寬帶等單位委托物業(yè)管理企業(yè)代收費(fèi)用及定期檢驗(yàn)協(xié)議；（3）房屋及設(shè)備修繕的工程合同、房屋租賃合同、房屋裝修合同等。

二、利用物業(yè)檔案，為百姓的安居生活服務(wù)

1.著眼長(zhǎng)遠(yuǎn)，物業(yè)公司早期介入開(kāi)發(fā)建設(shè)項(xiàng)目。物業(yè)公司早期介入開(kāi)發(fā)項(xiàng)目管理是為業(yè)主把好質(zhì)量驗(yàn)收關(guān)，建立完整、有效的物業(yè)房屋檔案，減少物業(yè)管理中的矛盾和糾紛，完善物業(yè)后期管理的基礎(chǔ)。目前，有許多物業(yè)管理單位沒(méi)有提前介入到開(kāi)發(fā)建設(shè)時(shí)期，物業(yè)接手后給使用和管理服務(wù)帶來(lái)很多缺憾，物業(yè)服務(wù)質(zhì)量不盡如人意的事情時(shí)有發(fā)生，如高層斷電、房間泡水、屋面漏水等等。這嚴(yán)重影響了業(yè)主的生活質(zhì)量，直接導(dǎo)致服務(wù)投訴的增加，業(yè)主往往將找開(kāi)發(fā)商解決不了的問(wèn)題遷怒于物業(yè)，拒絕繳納物業(yè)管理費(fèi)等等。物業(yè)公司前期介入可以將潛在的矛盾糾紛化解在萌芽狀態(tài)。

2.立足當(dāng)前，物業(yè)公司利用檔案化解矛盾。物業(yè)檔案在處理糾紛、化解鄰里矛盾中發(fā)揮著重要作用。前一時(shí)期，在筆者公司管理的住宅小區(qū)內(nèi)，有部分業(yè)主反映夜里睡覺(jué)時(shí)經(jīng)常被較強(qiáng)烈的噪音吵醒。物業(yè)工程部及時(shí)委派了技術(shù)人員。為查找問(wèn)題的根源，技術(shù)人員到物業(yè)檔案室查閱了工程設(shè)備相關(guān)的檔案資料，并與設(shè)備一一核對(duì)，結(jié)果發(fā)現(xiàn)是水泵房里的電磁閥裝置按反了。經(jīng)過(guò)與物業(yè)檔案的對(duì)比研究，技術(shù)人員改裝了電磁閥自動(dòng)進(jìn)水裝置，解決了噪音擾民的問(wèn)題。還有小區(qū)高層斷水時(shí)有發(fā)生，居民時(shí)有投訴。為解決這一問(wèn)題，專業(yè)工程師及維修人員天天蹲守在泵房，查找問(wèn)題產(chǎn)生的原因，并多次到物業(yè)檔案室查閱技術(shù)檔案資料。經(jīng)過(guò)認(rèn)真仔細(xì)調(diào)研，找出了斷水的原因，即變頻器經(jīng)常死機(jī)。找出問(wèn)題所在，就可以解決高層斷水的問(wèn)題。諸如此類的事件還很多，由此可見(jiàn)，物業(yè)檔案在妥善處理突發(fā)性、群眾性事件時(shí)做出了突出貢獻(xiàn)。

三、更新觀念，創(chuàng)新物業(yè)檔案服務(wù)

1.強(qiáng)化檔案意識(shí)，把物業(yè)檔案全面納入物業(yè)管理工作之中。住宅小區(qū)的物業(yè)檔案在城市規(guī)劃建設(shè)管理中起著重要的作用。物業(yè)檔案是隨著物業(yè)管理行為的出現(xiàn)而產(chǎn)生的。在物業(yè)管理工作中，幾乎每一個(gè)環(huán)節(jié)都離不開(kāi)檔案，無(wú)論是維修、養(yǎng)護(hù)物業(yè)設(shè)施，還是了解業(yè)主及物業(yè)使用人情況、收取管理費(fèi)用、開(kāi)發(fā)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)都離不開(kāi)物業(yè)檔案。物業(yè)管理工作的好壞很大程度上依賴于物業(yè)檔案。因此，物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)該把加強(qiáng)檔案的管理作為一項(xiàng)重要的工作來(lái)抓。將檔案工作納入企業(yè)的物業(yè)管理活動(dòng)之中，健全物業(yè)檔案的各項(xiàng)規(guī)章制度；從小區(qū)前期物業(yè)的決策論證、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、拆遷、施工、竣工等跟蹤入手，凡是與小區(qū)管理有關(guān)的資料都要及時(shí)收集、跟蹤建檔，保證各種資料的完整準(zhǔn)確，發(fā)揮其應(yīng)有的作用；明確物業(yè)檔案管理的崗位職責(zé)，實(shí)施全方位管理，保證檔案的質(zhì)量，促進(jìn)物業(yè)管理和服務(wù)水平的提高；培養(yǎng)物業(yè)企業(yè)員工的檔案意識(shí)；實(shí)施物業(yè)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理；改善檔案的管理?xiàng)l件，加大人、財(cái)、物的投入，為提高物業(yè)管理服務(wù)質(zhì)量提供保障。

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一、物業(yè)檔案的概念

檔案來(lái)源于文件，文件是檔案的前身。一切檔案都是在文件使用完畢或辦理完畢后轉(zhuǎn)化而來(lái)的。

（一）檔案的定義

“檔案”一詞在我國(guó)始見(jiàn)于明代，但最經(jīng)常被引用的出處是清康熙十九年（1680年）的《起居注》。該年十月，在批閱秋審眾犯冊(cè)時(shí)，“上問(wèn)：‘馬哈喇之父與叔皆沒(méi)于陣，本身亦有功牌，其罪如何？’大學(xué)士明珠奏曰：‘馬哈喇之父、叔陣沒(méi)，皆系松山等處事，部中無(wú)檔案，故控告時(shí)部議不準(zhǔn)。

我國(guó)對(duì)檔案學(xué)的研究從本世紀(jì)二三十年代開(kāi)始。至今，全國(guó)檔案界對(duì)檔案一詞的定義多有論及，提法各異。何魯成在《檔案管理與整理》中寫(xiě)道：“檔案者乃已辦理完畢歸檔后匯集編制留待參考之文書(shū)?！?960年第一期《檔案工作》雜志社論中寫(xiě)道：“檔案是本機(jī)關(guān)在工作和生產(chǎn)中形成的，具有一定保存價(jià)值的，并且經(jīng)過(guò)立卷歸檔，作為真實(shí)的歷史記錄集中保管起來(lái)的各種文書(shū)材料（包括技術(shù)、影片、照片、錄音帶等等）?！?985年國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)局的《情報(bào)與文獻(xiàn)工作詞匯基本術(shù)語(yǔ)》和《檔案著錄規(guī)則》中檔案定義為“國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人從事政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)文化等社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)直接形成的文字、圖表、聲像等形態(tài)的歷史記錄?！?996年7月5日修正公布的《中華人民共和國(guó)檔案法》從法的角度規(guī)定了檔案的范圍：檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄（《中華人民共和國(guó)檔案法》第二條）。

（二）物業(yè)文件與物業(yè)檔案

物業(yè)管理工作形成的文件主要有兩大部分，即物業(yè)管理公司日常運(yùn)作形成的普通管理文件和物業(yè)管理實(shí)際操作接收和形成的多種專業(yè)性文件。這些文件完成了現(xiàn)行功能之后，就過(guò)渡為物業(yè)檔案。

物業(yè)管理公司日常運(yùn)作形成的普通管理文件包括行政管理文件、人事管理文件、財(cái)務(wù)管理文件等。物業(yè)管理處接收的專業(yè)性文件包括接管驗(yàn)收時(shí)接收房屋的建筑工程資料、設(shè)備和產(chǎn)權(quán)資料；形成的專業(yè)性文件包括住戶入住后不斷形成并補(bǔ)充的業(yè)主（住用人）資料；常規(guī)物業(yè)管理過(guò)程中形成的物業(yè)維修文件、物業(yè)租賃文件和管理服務(wù)文件；物業(yè)管理公司開(kāi)辦多種經(jīng)營(yíng)活動(dòng)形成的經(jīng)營(yíng)管理文件等。

（三）物業(yè)檔案的分類

物業(yè)檔案是物業(yè)管理公司在從事物業(yè)管理活動(dòng)時(shí)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨著物業(yè)管理的不斷發(fā)展和完善，物業(yè)檔案的種類也不斷增加，但總的來(lái)看，物業(yè)檔案基本上可分為兩大部分：一部分是物業(yè)公司日常運(yùn)作形成的普通檔案，包括黨群工作檔案、行政管理和經(jīng)營(yíng)管理檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會(huì)計(jì)檔案、人員檔案、科研檔案、聲像檔案、榮譽(yù)檔案等；另一部分是基層物業(yè)管理處日常運(yùn)作形成的物業(yè)管理專門(mén)檔案，包括物業(yè)清冊(cè)、物業(yè)維修檔案、物業(yè)租賃檔案、業(yè)主及住戶檔案、物業(yè)管理服務(wù)檔案等。

二、物業(yè)檔案管理現(xiàn)代化

（一）物業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的含義和內(nèi)容

管理現(xiàn)代化就是把管理工作信息化和最優(yōu)化。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，無(wú)論是物業(yè)管理還是檔案管理，都在向著現(xiàn)代化的管理目標(biāo)邁進(jìn)，物業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理也成為必然趨勢(shì)。

檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵包括兩方面：一是指現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和方法的應(yīng)用；二是要達(dá)到優(yōu)化、取得最佳效益。對(duì)物業(yè)檔案管理來(lái)說(shuō)也是如此。

（二）物業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

我國(guó)現(xiàn)行的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)包括基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，國(guó)家檔案局編制的《檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系表》大致涵蓋了檔案管理工作領(lǐng)域內(nèi)所有的標(biāo)準(zhǔn)。由于物業(yè)管理工作在我國(guó)僅有十幾年歷史，物業(yè)檔案管理更是檔案行業(yè)和物業(yè)管理行業(yè)中雙重的新課題，所以國(guó)內(nèi)尚未制訂出關(guān)于物業(yè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。在具體工作中，應(yīng)盡量參照各相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，如《檔案著錄規(guī)則》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、《檔案號(hào)編制規(guī)則》、《檔案工作基本術(shù)語(yǔ)》等作為工作指導(dǎo)。對(duì)一些較為成熟的物業(yè)管理公司來(lái)講，如果條件具備，完全可以自行制訂本公司的物業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。

（三）現(xiàn)代化對(duì)物業(yè)檔案工作人員的要求

檔案管理現(xiàn)代化是不斷完善深化的過(guò)程，這一過(guò)程也要求檔案人員不斷提高自身的素質(zhì)，包括思想意識(shí)、知識(shí)結(jié)構(gòu)和操作技能等。

樹(shù)立科技進(jìn)步和科學(xué)管理的觀念是提高人員現(xiàn)代化意識(shí)的基礎(chǔ)。既然現(xiàn)代化是一個(gè)永無(wú)止境的進(jìn)程，人員也就必須習(xí)慣于不斷反省、不斷思變，在總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、著手當(dāng)前的同時(shí)放眼未來(lái)。既然物業(yè)檔案管理是一個(gè)新課題，就必然存在許多有待完善之處，在巨大的潛力可挖掘。物業(yè)檔案管理這一領(lǐng)域是大有可為的，要想永立這一行業(yè)潮頭，必須有要有前瞻性，首先就是要打好思想意識(shí)這個(gè)基礎(chǔ)。

三、物業(yè)檔案的特點(diǎn)

（一）檔案種類多樣化

由于物業(yè)檔案的主體包括物業(yè)服務(wù)公司、物業(yè)服務(wù)人員、物業(yè)的使用者、物業(yè)的開(kāi)發(fā)商、設(shè)計(jì)者、工程設(shè)計(jì)方、承建商，以及政府有關(guān)部門(mén)如計(jì)委、國(guó)土局和房管局、城市規(guī)劃局等單位。因此，在物業(yè)服務(wù)活動(dòng)中就形成了各種類型的專門(mén)檔案，如產(chǎn)權(quán)檔案、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案（基建檔案、設(shè)備檔案）等專門(mén)檔案。這也是物業(yè)檔案不同于其他類型的專門(mén)檔案的一個(gè)顯著特點(diǎn)。

（二）載體形式多樣化

物業(yè)檔案種類的多樣化決定了物業(yè)檔案形式多樣，主要有圖、文字、卡、冊(cè)、表。其中“，圖”是指根據(jù)實(shí)際需要繪制的各類平面圖、示意圖。 “文字”是指在物業(yè)服務(wù)活動(dòng)中形成的各類文字材料，包括早期介入文件、接管驗(yàn)收文件、房屋及設(shè)備的修繕工程合同、房屋租賃合同、房屋裝修合同、業(yè)主和住戶來(lái)訪記錄、代收費(fèi)用的協(xié)議等。這部分材料數(shù)量大、種類多，是物業(yè)檔案的主要組成部分?！翱ā笔侵父鶕?jù)需要制作的內(nèi)容濃縮、檢索方便的各類卡片，包括設(shè)備保養(yǎng)卡、維修記錄卡等?！皟?cè)”是指為了增加信息容量、提高管理效率而建立的業(yè)主繳費(fèi)手冊(cè)、綠化管理手冊(cè)等?！氨怼笔侵阜课蒡?yàn)收質(zhì)量登記表、業(yè)戶情況登記表、房屋裝修申請(qǐng)表。

（三）檔案的動(dòng)態(tài)性較強(qiáng)

物業(yè)可能需要進(jìn)行維修、養(yǎng)護(hù)，業(yè)主可能因物業(yè)的買(mǎi)賣、交換、繼承等權(quán)屬變更而變更，住戶更有可能因租賃關(guān)系的改變而頻繁變動(dòng)，因此，相對(duì)應(yīng)的物業(yè)及人的文件材料也要不斷地添加到檔案中去，從而形成物業(yè)檔案的一個(gè)顯著特點(diǎn)——?jiǎng)討B(tài)性較強(qiáng)。

（四）公開(kāi)性和隱秘性并存

物業(yè)檔案具有一定的公開(kāi)性，因?yàn)槲飿I(yè)檔案記錄著有關(guān)物業(yè)及對(duì)物業(yè)進(jìn)行管理的情況，這部分檔案內(nèi)容對(duì)與本物業(yè)有關(guān)的所有人員來(lái)說(shuō)都是公開(kāi)的，如物業(yè)的維修檔案，有關(guān)綠化、環(huán)衛(wèi)、保安的檔案等。但物業(yè)檔案又具有一定的隱秘性，因?yàn)樗舶罅康碾[私內(nèi)容，這部分檔案內(nèi)容是不便于公開(kāi)的，如業(yè)主（或住戶）的個(gè)人資料、物業(yè)中的產(chǎn)權(quán)資料等。

    （五）檔案的完整性

物業(yè)管理專門(mén)檔案是以一個(gè)物業(yè)單位為對(duì)象組織案卷的，該物業(yè)不管發(fā)生何種變化，所產(chǎn)生的文件材料都須添加進(jìn)去，因此，每一份檔案案卷都是一個(gè)有機(jī)的整體，全面反映了一個(gè)物業(yè)單位的變遷過(guò)程，體現(xiàn)出一種完整性。

（六）和人們的日常生活息息相關(guān)

物業(yè)管理活動(dòng)是圍繞人們的日常生活而開(kāi)展的，沒(méi)有哪一種檔案會(huì)像物業(yè)檔案這樣與人們的日常生活有著如此密切的聯(lián)系。許多檔案如機(jī)關(guān)文書(shū)檔案、審計(jì)檔案、訴訟檔案等在歸檔以后通常就較少被利用，因?yàn)槿藗兊娜粘Ｉ詈苌贂?huì)涉及到這些檔案，而物業(yè)檔案則會(huì)隨著物業(yè)的裝修、租賃、再裝修、再租賃等活動(dòng)的需要而不斷地被調(diào)閱。

四、物業(yè)檔案的作用

物業(yè)檔案最重要的內(nèi)容是物業(yè)管理專門(mén)檔案，它包括兩個(gè)部分：一部分是物業(yè)本身的檔案，包括開(kāi)發(fā)建設(shè)成果的記錄和物業(yè)公司接管后對(duì)物業(yè)進(jìn)行維修養(yǎng)護(hù)和更新改造情況記錄；另一部分是物業(yè)業(yè)主和住用人的檔案，包括業(yè)主、住戶的姓名、家庭成員情況、工作單位、聯(lián)絡(luò)電話或地址、租金、管理費(fèi)繳交情況等。物業(yè)檔案的作用主要體現(xiàn)在這兩部分檔案上。

五、當(dāng)前物業(yè)管理行業(yè)存在的主要問(wèn)題

1.企業(yè)規(guī)模總體偏小。由于房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)規(guī)模普遍較小，開(kāi)發(fā)方大多自行組建物管公司或成立物業(yè)管理處等，造成了一般物業(yè)企業(yè)難以快速實(shí)現(xiàn)高規(guī)格、大規(guī)模發(fā)展，企業(yè)規(guī)?？傮w偏小的現(xiàn)狀。

2.物管投訴多，社會(huì)認(rèn)可程度低。物業(yè)投訴產(chǎn)生的重要原因，一方面是物管企業(yè)提供的服務(wù)和住戶期望與理解產(chǎn)生了一定差距。另一方面是開(kāi)發(fā)方?jīng)]有足夠重視所建物業(yè)后期管理須要的客觀條件與運(yùn)作成本。還有政府未下力氣引導(dǎo)群眾對(duì)物業(yè)管理消費(fèi)形成正確認(rèn)識(shí)，造成其社會(huì)認(rèn)可度偏低

六、產(chǎn)生以上問(wèn)題的原因主要有以下三方面

（一）觀念落后，認(rèn)識(shí)錯(cuò)誤

1.關(guān)于物業(yè)管理：物業(yè)管理是針對(duì)物業(yè)產(chǎn)權(quán)多元化發(fā)展?fàn)顟B(tài)而產(chǎn)生的，業(yè)主自管則不在《物業(yè)管理?xiàng)l例》調(diào)整范疇，不屬于條例規(guī)定和承認(rèn)的物業(yè)管理。

2.關(guān)于物業(yè)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)：由于各類物業(yè)的類型不同，其管理服務(wù)的項(xiàng)目有所差異，需要管理服務(wù)的內(nèi)容和管理服務(wù)的難度、深度及細(xì)度也不盡相同。不同物業(yè)的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)不同類型的物業(yè)，不同管理服務(wù)項(xiàng)目，不同物業(yè)管理服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，按照國(guó)家計(jì)委、建設(shè)部等有關(guān)規(guī)定，分別測(cè)定出不同物業(yè)項(xiàng)目管理服務(wù)費(fèi)的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，報(bào)當(dāng)?shù)匚飪r(jià)行政主管部門(mén)備案后施行，這才是最科學(xué)的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。

（二）配套法規(guī)政策規(guī)定實(shí)施細(xì)則嚴(yán)重滯后

由于配套政策規(guī)定實(shí)施細(xì)則嚴(yán)重滯后，使現(xiàn)實(shí)中出現(xiàn)的很多問(wèn)題沒(méi)法快速裁判。物業(yè)管理涉及方方面面，一些糾紛問(wèn)題的解決上，主管部門(mén)因缺少可依據(jù)的配套法規(guī)與細(xì)節(jié)難以出據(jù)權(quán)威意見(jiàn)，造成公說(shuō)公有理婆說(shuō)婆有理。

七、恰當(dāng)用物業(yè)檔案解決物業(yè)管理中存在的問(wèn)題，推動(dòng)和諧社會(huì)的建立

解決當(dāng)前物業(yè)管理中普遍存在的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題，我們應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，多方下手，觀念的轉(zhuǎn)變不僅在于物業(yè)管理公司，業(yè)主的轉(zhuǎn)變也是不可或缺的，觀念可以用合同、協(xié)議等方式來(lái)體現(xiàn)，雙方互相認(rèn)可，彼此遵守執(zhí)行，自然矛盾就減少了，即使有不愉快發(fā)生，也便于劃分責(zé)任，快速解決問(wèn)題，這也就要求訂立合同時(shí)要嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致、科學(xué)、合理，合同定立后要正確妥善保存，具體在合同中需要體現(xiàn)哪些理念，怎么體現(xiàn)？這都對(duì)我們物業(yè)檔案管理工作者提出了新要求。

1.業(yè)主與物業(yè)管理企業(yè)是平等關(guān)系。在物業(yè)管理工作中，物業(yè)管理企業(yè)受托對(duì)物業(yè)實(shí)施管理，給業(yè)主和使用人提供服務(wù)，物業(yè)管理服務(wù)合同一簽訂，雙方就是平等的合同關(guān)系，沒(méi)有主仆這種帶有奴性的錯(cuò)誤區(qū)分。

2.業(yè)主委員會(huì)與物業(yè)管理公司應(yīng)當(dāng)目的相同。業(yè)主委員會(huì)與物業(yè)管理公司目的應(yīng)是一致的，即共同管好小區(qū)。

3.物業(yè)管理企業(yè)不是什么都管。物業(yè)管理公司終歸是企業(yè)，職責(zé)是以合同的形式約定的，很多社會(huì)問(wèn)題不在物業(yè)企業(yè)職責(zé)范圍之內(nèi)。

4.物業(yè)管理服務(wù)不是“免費(fèi)的午餐”。不少人習(xí)慣于過(guò)去住房的福利型政策，對(duì)物業(yè)管理“誰(shuí)受益，誰(shuí)付費(fèi)”原則不理解，甚至持抵觸態(tài)度，拒交管理費(fèi)。其實(shí)，業(yè)主在享受物業(yè)管理提供服務(wù)的同時(shí)，就有支付物業(yè)管理服務(wù)費(fèi)、維護(hù)物業(yè)完好的義務(wù)。事實(shí)上物業(yè)管理公司實(shí)施物業(yè)專業(yè)化管理，為業(yè)主和使用人提供服務(wù)，是需要投入成本的，物有所值是最簡(jiǎn)單的道理。

5.物業(yè)管理治安防范不是看家護(hù)院。物業(yè)管理公司給住戶、使用人提供的是安全防范服務(wù)。物業(yè)管理公司主要是按照服務(wù)承諾落實(shí)相應(yīng)的防范措施，住戶、使用人不能認(rèn)為交了物業(yè)管理費(fèi)用，就可以放松警惕性，應(yīng)以積極的態(tài)度做好個(gè)人和家庭的安全措施，防患于未然。

6.物業(yè)管理企業(yè)不是水電供應(yīng)商。由于歷史的原因，物業(yè)管理企業(yè)普遍一直為水、電等公用事業(yè)部門(mén)無(wú)償向業(yè)主、使用人代收水、電費(fèi)用，甚至承擔(dān)因業(yè)主、使用人拖欠、拒交水電費(fèi)而墊付，物業(yè)管理企業(yè)“賠了夫人又折兵”。

7.物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)當(dāng)依法維權(quán)。對(duì)于物業(yè)公司來(lái)說(shuō)，業(yè)主、業(yè)委不一定就是弱勢(shì)群體，實(shí)踐中住戶往往可以任何借口或理由拖欠、少交、拒交管理服務(wù)費(fèi)，而物業(yè)企業(yè)卻沒(méi)有很好的辦法應(yīng)對(duì)解決。另外，一些部門(mén)、機(jī)構(gòu)人為導(dǎo)致增加物業(yè)管理企業(yè)負(fù)擔(dān)。因此，物業(yè)企業(yè)也有依法維權(quán)的權(quán)利。

8.在物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)不光是物業(yè)管理公司說(shuō)了算。個(gè)別物業(yè)管理企業(yè)因缺乏有效學(xué)習(xí)而沉醉在理所當(dāng)然的“管理者”角色里，沒(méi)有依照相關(guān)規(guī)定，自己想怎么干就怎么干，成為物業(yè)管理行業(yè)的害群之馬，這些則應(yīng)由主管部門(mén)查處糾正。

我們應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)物業(yè)檔案管理在推動(dòng)和諧社會(huì)的建立上的重要作用，物業(yè)檔案管理對(duì)構(gòu)建和諧社會(huì)主要有以下三方面社會(huì)功能：

（一）它具有教化和益智的社會(huì)功能

現(xiàn)代物業(yè)管理追求的是一種小區(qū)的情調(diào)、小區(qū)的感覺(jué)、小區(qū)的文化與品味，使住戶有一種情感的歸屬。這樣的物業(yè)管理，能增長(zhǎng)住戶的見(jiàn)識(shí)，開(kāi)闊視野，陶冶情操，在潛移默化中提高居民的素養(yǎng)。應(yīng)盡可能多地提供特色服務(wù)，努力做到"人無(wú)我有，人有我新"。比如在小區(qū)內(nèi)可建立局域網(wǎng)，物業(yè)公司通過(guò)網(wǎng)絡(luò)向業(yè)主和使用人及時(shí)各種服務(wù)通知和信息，同時(shí)也利用網(wǎng)絡(luò)來(lái)加強(qiáng)物業(yè)公司和業(yè)主，以及業(yè)主和業(yè)主之間的溝通。只有通過(guò)這些普通小區(qū)沒(méi)有的特色服務(wù)，才可以提升小區(qū)的管理品位。

（二）具有促進(jìn)居民身心健康的功能

在衣食無(wú)憂的現(xiàn)代都市人群中，追求舒適、個(gè)性的生活小區(qū)正成為人們更高層次需求的集中表現(xiàn)。生活在高檔小區(qū)，享受著高檔物業(yè)管理，能產(chǎn)生“物我兩忘”的身心體驗(yàn)。這樣人就會(huì)心情舒暢，心胸開(kāi)闊，身心健康，提高生活質(zhì)量。因此，就要求物業(yè)公司首先在人員的選擇上，應(yīng)根據(jù)崗位的要求，制定嚴(yán)格的錄用標(biāo)準(zhǔn)，把好進(jìn)人關(guān)。比如對(duì)管理人員，應(yīng)盡可能地選用那些具有酒店管理經(jīng)驗(yàn)的，利用他們良好的服務(wù)意識(shí)，增加物業(yè)服務(wù)的內(nèi)在品質(zhì)。在安全護(hù)衛(wèi)隊(duì)員的選擇上，除了外形的要求，還要在其綜合素質(zhì)，思想品質(zhì)等方面進(jìn)行嚴(yán)格的考察和篩選，并輔以不斷的培訓(xùn)，提高其工作責(zé)任心，以最大限度地保證小區(qū)的安全。

其次，在服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)上，不能局限于普通住宅小區(qū)的服務(wù)要求，可參照商務(wù)寫(xiě)字樓和酒店服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)，制定專門(mén)的保潔、綠化、維修和安全防范服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。如對(duì)小區(qū)內(nèi)的單元樓道，至少每天進(jìn)行一次拖、掃、抹，同時(shí)加大保潔巡視力度，最大限度地保證樓道地面、扶手的整潔。大力提倡社會(huì)效益和環(huán)境效益。物業(yè)公司應(yīng)努力在小區(qū)內(nèi)營(yíng)造以美化、亮化、香化為主題的良好的居住、生活、休閑環(huán)境，讓住戶真切的感受到居住在這兒就是一份品位和一種尊榮。

（三）具有社交和繁榮文化的功能

篇4

關(guān)鍵詞：高校教師；業(yè)務(wù)檔案；檔案管理；師資隊(duì)伍建設(shè)

一、高校教師業(yè)務(wù)檔案的主要內(nèi)容

高校教師業(yè)務(wù)檔案的內(nèi)容較為豐富，可以將其分為自然類信息資料、教學(xué)類信息資料以及科研類信息資料三大類。其中自然類信息資料主要涵蓋的是教師的個(gè)人信息，從這些資料中能夠了解到教師的學(xué)歷信息以及工作履歷等。同時(shí)還可以對(duì)教師的在職培訓(xùn)情況進(jìn)行了解，包括各類資格證書(shū)、專業(yè)技術(shù)職稱等。從自然類信息資料中，可以充分了解到教師的學(xué)緣情況以及職業(yè)發(fā)展背景；而從教學(xué)類信息資料中，則能夠了解教師在長(zhǎng)期授課過(guò)程中形成的教學(xué)記錄，包括教學(xué)目錄、備課筆記、示范教案以及考核信息等，能夠從這類資料中對(duì)教師工作的基本情況進(jìn)行充分的了解；而在科研類信息資料中，則能夠?qū)處煹母黝惪蒲谐晒约皩W(xué)術(shù)論文等進(jìn)行了解，此類信息與教師的專業(yè)水平和科研能力密切相關(guān)。

二、加強(qiáng)高校教師業(yè)務(wù)檔案管理的方案明細(xì)

（一）明確管理職責(zé)。在對(duì)教師業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行管理時(shí)，管理人員要在細(xì)化業(yè)務(wù)檔案管理內(nèi)容和管理范圍的基礎(chǔ)上明確管理職責(zé)。在高校教師業(yè)務(wù)檔案管理過(guò)程中，會(huì)涉及到不同的檔案資料。在進(jìn)行教務(wù)活動(dòng)相關(guān)的檔案材料管理時(shí)，應(yīng)將該部分的資料管理職責(zé)交由教師所屬的教務(wù)部門(mén)以及教研部門(mén)等進(jìn)行共同管理；在材料管理過(guò)程中要做好材料保管，進(jìn)行材料收集和歸檔管理時(shí)，管理人員要將該工作交由教務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)，應(yīng)要求教務(wù)部門(mén)在對(duì)材料進(jìn)行收集和歸檔時(shí)做到規(guī)范、準(zhǔn)確、完整。對(duì)于高校自身而言，也要積極地進(jìn)行教師業(yè)務(wù)檔案管理，加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)，規(guī)范業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)，提高教師業(yè)務(wù)檔案管理的整體水平。（二）完善管理制度教師業(yè)務(wù)檔案的管理工作內(nèi)容較為復(fù)雜，會(huì)涉及到較多的管理環(huán)節(jié)，包括資料收集、整理、分類以及保存。對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)，管理人員都應(yīng)該制定相應(yīng)的管理制度：在材料收集環(huán)節(jié)，學(xué)校要完善組織管理制度，構(gòu)建專門(mén)的檔案材料管理部門(mén)，并安排專業(yè)的檔案管理人員，確保在檔案室中保存好教師的業(yè)務(wù)檔案。此外，管理制度的制定人員還要注意對(duì)檔案材料收集渠道和方式制度的完善，要不斷拓寬材料收集渠道，確保材料信息完整。其中包括教師主動(dòng)上交材料制度和材料的被被動(dòng)收集制度，要配合多樣化的材料收集手段，比如可以搭建材料收集網(wǎng)絡(luò)，為線上資料遞交提供支持。其次，對(duì)于檔案管理而言，還應(yīng)該推行檔案的分類管理制度、檔案管理審查制度等，確保歸檔的檔案具有完全的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。（三）提升檔案管理信息化建設(shè)水平。在對(duì)教師業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行管理時(shí)，管理人員要關(guān)注檔案管理的外部環(huán)境，首先要確保檔案管理人員具有較高的業(yè)務(wù)檔案管理意識(shí)，加強(qiáng)檔案征集工作。作為業(yè)務(wù)檔案的征集人員，應(yīng)該關(guān)注教學(xué)科研工作的第一線，提高檔案征集意識(shí)，確保能夠在第一時(shí)間獲得準(zhǔn)確的檔案資料。各學(xué)院的有關(guān)人員都應(yīng)該參與到教師業(yè)務(wù)檔案的征集工作之中，要將關(guān)鍵人員的檔案征集工作效率作為衡量其工作獎(jiǎng)懲效益的標(biāo)準(zhǔn)。在對(duì)教師業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行管理時(shí)，管理人員應(yīng)具備現(xiàn)代化的管理意識(shí)，要確保學(xué)校、教師以及檔案室三個(gè)主體的高效合作，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的共同管理。在對(duì)檔案進(jìn)行具體管理時(shí)，管理人員要善于運(yùn)用先進(jìn)的管理技術(shù)，建立檔案管理的信息化平臺(tái)，可以建立電子檔案庫(kù)，實(shí)現(xiàn)教師業(yè)務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，在計(jì)算機(jī)技術(shù)支持下，更加高效地對(duì)教師業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行管理。（四）合理利用業(yè)務(wù)檔案。在進(jìn)行教師隊(duì)伍管理和建設(shè)的過(guò)程中，會(huì)對(duì)教師業(yè)務(wù)檔案有較高的依賴性，對(duì)于教師業(yè)務(wù)檔案，高校應(yīng)在管理的基礎(chǔ)上進(jìn)行合理的應(yīng)用。而作為檔案管理人員，應(yīng)在教師隊(duì)伍建設(shè)過(guò)程中，調(diào)用教師業(yè)務(wù)檔案資料，使領(lǐng)導(dǎo)能夠充分了解到教師的業(yè)務(wù)水平，確保領(lǐng)導(dǎo)可以了解到有價(jià)值的信息。在教師隊(duì)伍建設(shè)過(guò)程中，檔案管理人員還要善于對(duì)教師進(jìn)行激勵(lì)，可以采取名師引領(lǐng)制度，將成就較為突出的教師的事跡展示在教師業(yè)務(wù)陳列室，形成積極向上的教師隊(duì)伍發(fā)展氛圍。

三、基于業(yè)務(wù)檔案的高校教師隊(duì)伍建設(shè)路徑

（一）調(diào)整師資隊(duì)伍內(nèi)部結(jié)構(gòu)。高校在進(jìn)行師資管理時(shí)，需要關(guān)注對(duì)教師隊(duì)伍內(nèi)部結(jié)構(gòu)的調(diào)整，要以重點(diǎn)高校為標(biāo)桿，使高校整體的教師職稱比例縮小到合理的范圍內(nèi)。對(duì)于一般院校而言，應(yīng)按照教育部文件規(guī)定對(duì)教師職稱進(jìn)行管理，高級(jí)職稱與專任教師的比例至少要達(dá)到1:18。在調(diào)整師資隊(duì)伍內(nèi)部結(jié)構(gòu)時(shí)，首先要對(duì)教師職稱、學(xué)歷以及學(xué)緣等內(nèi)在結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整。其次，要推行教師職務(wù)聘任改革制度，要形成良好的競(jìng)爭(zhēng)氛圍，以此來(lái)確保教師之間通過(guò)公平的競(jìng)爭(zhēng)展現(xiàn)自身實(shí)力，使得高校能夠挑選出具有豐富教學(xué)經(jīng)驗(yàn)以及突出科研成果的教師，從而實(shí)現(xiàn)學(xué)科帶頭人團(tuán)隊(duì)建設(shè)，增加高校的師資隊(duì)伍的整體實(shí)力。而在對(duì)教師隊(duì)伍的內(nèi)部結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整時(shí)，也要注意對(duì)教師的教學(xué)成效進(jìn)行科學(xué)的評(píng)價(jià)，幫助教師反省與提升自我，并幫助教師找到自己真正擅長(zhǎng)的專業(yè)發(fā)展方向，從而優(yōu)化師資隊(duì)伍內(nèi)部的專業(yè)結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)師資隊(duì)伍專業(yè)程度的提升。（二）加強(qiáng)師資隊(duì)伍外部結(jié)構(gòu)建設(shè)。在對(duì)師資隊(duì)伍內(nèi)部結(jié)構(gòu)進(jìn)行完善的基礎(chǔ)上，還應(yīng)該重視對(duì)師資隊(duì)伍的外部結(jié)構(gòu)進(jìn)行建設(shè)。管理人員要對(duì)師資隊(duì)伍的外部結(jié)構(gòu)有充分的了解，在進(jìn)行建設(shè)時(shí)要把握以下兩個(gè)方面：一是創(chuàng)設(shè)教師團(tuán)隊(duì)的發(fā)展文化。管理人員要在完善管理制度的基礎(chǔ)上，努力創(chuàng)設(shè)一種能夠激勵(lì)教師進(jìn)行不斷自我提升的氛圍，在良好的發(fā)展文化環(huán)境下，師資隊(duì)伍結(jié)構(gòu)才能真正地得以有效調(diào)整；二是積極地建設(shè)師資隊(duì)伍的硬件設(shè)施，包括教研室的演示設(shè)備、科研設(shè)備等，要確保各項(xiàng)設(shè)備具有較高的靈敏度，并獲得更為精確的數(shù)值。通過(guò)硬件設(shè)施的完善，高校師資隊(duì)伍的建設(shè)能夠擁有良好的科研發(fā)展環(huán)境，完善的硬件設(shè)施也能為師資隊(duì)伍內(nèi)部結(jié)構(gòu)的調(diào)整提供助推力。（三）創(chuàng)新人力資源管理制度。在對(duì)高校教師進(jìn)行管理時(shí)，要將其作為高校人力資源管理的主要內(nèi)容?；跇I(yè)務(wù)檔案對(duì)教師進(jìn)行管理，則需要在推行人力資源管理制度時(shí)，進(jìn)行適當(dāng)?shù)膭?chuàng)新與調(diào)整，要抓住管理核心，優(yōu)化頂層設(shè)計(jì)，注重體制改革與機(jī)制創(chuàng)新，積極創(chuàng)建新型用人制度。高校在進(jìn)行師資隊(duì)伍建設(shè)時(shí)，要了解內(nèi)外部的發(fā)展環(huán)境，對(duì)學(xué)校以及地區(qū)的發(fā)展規(guī)劃都要有清晰的認(rèn)知。在用人方面，要推行多元化策略，可以采用聘任制以及考核制，這樣才能彰顯出高校的教師隊(duì)伍的管理水平。高校在進(jìn)行具體的管理時(shí)，應(yīng)以學(xué)校發(fā)展規(guī)劃為基準(zhǔn)制定崗位規(guī)劃，要做到因崗設(shè)人，要嚴(yán)格避免出現(xiàn)因人設(shè)崗問(wèn)題。院系應(yīng)作為學(xué)校發(fā)展的出發(fā)點(diǎn)，在設(shè)定具體的崗位時(shí)，管理人員要與院方負(fù)責(zé)人進(jìn)行充分的協(xié)商，要適當(dāng)?shù)剡M(jìn)行權(quán)力下放，賦予院系以一定的自主權(quán)，以便進(jìn)行更加具有針對(duì)性的人才招聘工作。從院系出發(fā)進(jìn)行崗位設(shè)置，并采取公開(kāi)招聘的方式聘任教師。對(duì)于學(xué)校而言，也可以開(kāi)展內(nèi)部培訓(xùn)，在應(yīng)聘高級(jí)職稱的教師時(shí)，要格外關(guān)注教師的個(gè)人能力與業(yè)務(wù)水平，對(duì)于已經(jīng)聘用的人員要及時(shí)的進(jìn)行公示。在當(dāng)前“雙一流”高校建設(shè)背景下，各個(gè)高校要以學(xué)校的發(fā)展目標(biāo)以及學(xué)科建設(shè)目標(biāo)為重要依據(jù)，積極地進(jìn)行“雙一流”建設(shè)。在這一發(fā)展方針下，各個(gè)高校則要注重對(duì)教師崗位的優(yōu)化設(shè)置，要針對(duì)不同的教師制定不同的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，為其提供不同的職業(yè)發(fā)展平臺(tái)與晉升渠道，基于此，可以實(shí)現(xiàn)教師的個(gè)性化發(fā)展，為師資隊(duì)伍的壯大提供更多的活力。（四）推行分類管理與差異化考評(píng)制度。在高校進(jìn)行教師業(yè)務(wù)檔案管理時(shí)，針對(duì)檔案管理工作，管理人員應(yīng)具備分類管理意識(shí)，在對(duì)檔案進(jìn)行分類管理的前提下，才能實(shí)現(xiàn)對(duì)教師的差異化考評(píng)。對(duì)于大部分高校而言，其在設(shè)置學(xué)科時(shí)，一般都會(huì)涵蓋不同的種類，包括基礎(chǔ)理論和工科專業(yè)目以及文科專業(yè)等，在進(jìn)行考評(píng)時(shí)，應(yīng)做到全面衡量。基于此，高校在進(jìn)行教師水平考核時(shí)，應(yīng)采取差異化考核策略，不同的專業(yè)要使用不同的考評(píng)制度，要認(rèn)識(shí)到專業(yè)間的差異。而在對(duì)于具有差異的考評(píng)策略進(jìn)行實(shí)施時(shí)，管理人員則要堅(jiān)持科學(xué)的考核原則，即全面考核與重點(diǎn)考核相結(jié)合。在考核時(shí)，一般的考核內(nèi)容為必須考評(píng)的內(nèi)容，此外，在進(jìn)行重點(diǎn)考核時(shí)，則要結(jié)合院校和專業(yè)的特點(diǎn)進(jìn)行確定，確?？己梭w系符合院系的發(fā)展規(guī)劃要求。在執(zhí)行具體的考評(píng)活動(dòng)時(shí)，考評(píng)人員要堅(jiān)持正確導(dǎo)向，將科研、實(shí)際貢獻(xiàn)作為考評(píng)導(dǎo)向?；诖耍處熆梢粤私獾娇蒲械闹匾?，從而能夠結(jié)合國(guó)家的最新動(dòng)態(tài)，進(jìn)行相關(guān)的科研活動(dòng)。在高校中，科研活動(dòng)更加傾向于數(shù)學(xué)系、物理系以及化學(xué)系等工科專業(yè)，教師在對(duì)其進(jìn)行研究時(shí)，應(yīng)具有國(guó)際化視野，力求產(chǎn)出一流的創(chuàng)新成果。除重視科研導(dǎo)向外，還應(yīng)該關(guān)注院系特點(diǎn)。各個(gè)專業(yè)的教師都要注重解決現(xiàn)實(shí)中的問(wèn)題，要關(guān)注自然學(xué)科、社會(huì)學(xué)科的自身特點(diǎn)，制定差異化的考評(píng)策略。與此同時(shí)，也要對(duì)良好的晉升通道進(jìn)行創(chuàng)設(shè)，要為優(yōu)秀教師提供更加方便的晉升渠道，幫助教師實(shí)現(xiàn)職位以及能力上的雙重晉升?；谏鲜龃胧?，優(yōu)秀教師職位晉升緩慢而缺乏工作積極性的問(wèn)題將得以有效的緩解，同時(shí)高校教師也更加能夠感覺(jué)到被尊重與被重視，從而能夠?qū)Ω咝Ｐ纬筛鼜?qiáng)的認(rèn)同感與歸屬感，也同樣能夠真正地發(fā)揮自身效用。

篇5

【關(guān)鍵詞】規(guī)劃；土地；檔案；管理；佐證；

中圖分類號(hào)： F301.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)：

引言

規(guī)劃土地管理局是國(guó)家土地規(guī)劃和管理的重要監(jiān)督和執(zhí)行部門(mén)，該部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案管理是其主要的工作內(nèi)容之一，為相關(guān)的研究人員、單位或者個(gè)人提供土地資源的使用情況資料。土地規(guī)劃管理局的業(yè)務(wù)檔案管理是協(xié)調(diào)和處理土地糾紛，查處違法違章案件的重要參考依據(jù)，在進(jìn)行土地違法違規(guī)案件的審理中具有公正、公平、佐證的作用。實(shí)踐證明，規(guī)范和完善規(guī)劃土地管理部門(mén)業(yè)務(wù)檔案管理工作，在國(guó)土資源的有效管理中具有舉足輕重的作用。據(jù)相關(guān)的研究資料顯示，新形勢(shì)下的土地規(guī)劃和管理局在進(jìn)行業(yè)務(wù)檔案管理工作中存在著一定的問(wèn)題，這些問(wèn)題需要認(rèn)真對(duì)待，并找出解決的方案。[1]

一、規(guī)劃土地管理局業(yè)務(wù)檔案管理的相關(guān)介紹

規(guī)劃土地管理局業(yè)務(wù)檔案管理是指對(duì)于地籍、地政、資源信息、執(zhí)法檢查、規(guī)劃等的、在空間和時(shí)間上所積累的技術(shù)和行政資料，用文字檔案的形式加以保管以便于人們借閱、查詢。規(guī)劃土地管理局業(yè)務(wù)檔案管理工作是將上述珍貴的資料，用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段加以規(guī)范、整合、匯編，從而方便對(duì)于這些資源的管理和使用，力求達(dá)到管理規(guī)范化、科學(xué)化，使得業(yè)務(wù)檔案具有實(shí)用性和可操作性。在可能的情況下，發(fā)揮業(yè)務(wù)檔案的公正、公平、佐證的功效。

二、規(guī)劃土地管理局業(yè)務(wù)檔案管理的重要性

檔案是記述歷史資料的載體，是客觀存在的、靜止的史志資料和文字，具有極大的參考、借鑒、收藏價(jià)值。檔案資料具有重要作用，它是后人對(duì)于以往事物的考察、推定當(dāng)代事物的發(fā)展變化軌跡的依據(jù)。規(guī)劃土地管理局的業(yè)務(wù)檔案管理工作隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展，開(kāi)發(fā)利用國(guó)土資源的工作的推進(jìn)，發(fā)揮著日益顯著的作用，它已經(jīng)成為國(guó)土資源管理工作不可或缺的一部分。自上個(gè)世紀(jì)八十年代，我國(guó)的土地管理組織系統(tǒng)機(jī)構(gòu)成立以來(lái)，土地規(guī)劃管理的業(yè)務(wù)檔案就為相關(guān)的機(jī)構(gòu)和單位、個(gè)人提供了大量的真實(shí)、可信的土地資源信息，為我國(guó)的土地規(guī)劃事業(yè)起到了積極的促進(jìn)作用。規(guī)劃土地管理局的業(yè)務(wù)檔案具有實(shí)用性、科學(xué)性和可操作性，隨著我國(guó)土地管理事業(yè)的發(fā)展，業(yè)務(wù)檔案管理體制和規(guī)章日益完善。[2]在長(zhǎng)期的土地規(guī)劃管理工作中，對(duì)于土地資源的利用狀況做了詳細(xì)的記錄，尤其是對(duì)于全國(guó)開(kāi)展的首次土地調(diào)查、土地規(guī)劃、地籍調(diào)查等資料及相關(guān)的文件都有詳細(xì)、科學(xué)、真實(shí)的文字記載，對(duì)于當(dāng)今的國(guó)家土地資源研究具有重要的指導(dǎo)意義。另外，規(guī)劃土地管理局的業(yè)務(wù)檔案管理對(duì)于土地糾紛案件的處理、違法侵占土地資源的查處都具有重要的法律佐證效果。

三、完善規(guī)劃土地管理局業(yè)務(wù)檔案管理工作的有效途徑

1、提升業(yè)務(wù)檔案管理意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)于業(yè)務(wù)檔案管理人員的培訓(xùn)

提升業(yè)務(wù)檔案管理意識(shí)是做好檔案管理工作的重要前提，只有從思想上重視業(yè)務(wù)檔案管理工作的重要性，管理人員才能夠以積極、嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真的工作態(tài)度來(lái)正確對(duì)待檔案管理工作。定期對(duì)于檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的工作技能和業(yè)務(wù)的考核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理人員在工作意識(shí)、工作態(tài)度上的不足之處，發(fā)現(xiàn)其在檔案管理工作中存在的問(wèn)題，是提升管理人員業(yè)務(wù)水平的有效途徑。因此，可以根據(jù)工作人員的具體考核水平，選擇定期對(duì)于檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，增強(qiáng)其對(duì)于檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，扭轉(zhuǎn)不良的工作習(xí)慣，提高工作效率，促進(jìn)檔案管理水平的提升。

2、依靠現(xiàn)代科技手段，轉(zhuǎn)變檔案管理工作方式

新的科學(xué)技術(shù)的發(fā)明和應(yīng)用是適應(yīng)人類生產(chǎn)、生活需要而產(chǎn)生的，因此，采用新技術(shù)手段，摒棄以往的落后的工作方式，是人們進(jìn)行工作、生產(chǎn)的必然選擇。采用新的技術(shù)手段能夠有效的節(jié)約工作時(shí)間、提高工作效率、保障工作質(zhì)量，符合社會(huì)發(fā)展需要。規(guī)劃土地管理局在進(jìn)行業(yè)務(wù)檔案管理的過(guò)程中，可以依托科學(xué)技術(shù)，對(duì)于現(xiàn)有的檔案管理手段和方式進(jìn)行改革，以利于高效、科學(xué)的檔案管理模式的推廣和應(yīng)用。目前，對(duì)于檔案的管理手段中，較為先進(jìn)的管理方式是采用電子檔案管理模型。電子檔案與紙質(zhì)檔案相比，存在著諸多的優(yōu)勢(shì)，例如，電子檔案可以有效的節(jié)約檔案保存室的空間資源，以信息存儲(chǔ)方式保存的文獻(xiàn)資料能夠在保障文獻(xiàn)資料的完整性的前提下，最大限度地保存紙質(zhì)文獻(xiàn)資料的內(nèi)容。并且電子檔案具有紙質(zhì)檔案所缺乏的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)，它可以將圖像、數(shù)字、符號(hào)、圖表、注解文字等綜合信息顯示出來(lái)。

電子檔案與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，采用計(jì)算機(jī)磁盤(pán)等存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行資料信息的存儲(chǔ)，將相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件加以集合與整編，以案卷為單位進(jìn)行保存。[3]嚴(yán)格意義上講，電子檔案是一種虛擬檔案，是與紙質(zhì)檔案等客觀存在的實(shí)體檔案相對(duì)照的，是將實(shí)體檔案的信息以比特、字節(jié)的方式進(jìn)行表征并使之在電腦網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行自由的流動(dòng)，供人們自由查閱，它在很大程度上消除了實(shí)體檔案對(duì)于借閱者的時(shí)間和空間的限制，實(shí)現(xiàn)土地信息資源的公開(kāi)化、透明化。電子檔案具有存儲(chǔ)密度高、與不同的媒體相承接、查找和修改便捷等特點(diǎn)，因而成為當(dāng)代檔案管理模式的主流。

3、建立和健全業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)章制度，提高規(guī)劃土地管理局的業(yè)務(wù)檔案管理水平

建立健全規(guī)劃土地管理局的業(yè)務(wù)檔案管理制度，是為了更好的促進(jìn)檔案管理部門(mén)工作質(zhì)量的提升。具體來(lái)講，可以采用以下措施：

建立健全業(yè)務(wù)檔案管理人員的崗位責(zé)任制，將具體的業(yè)務(wù)檔案管理工作落實(shí)到具體的負(fù)責(zé)人身上。通過(guò)建立崗位責(zé)任制，相關(guān)的工作人員就會(huì)從思想意識(shí)上提高對(duì)于工作的重視程度，改變以往的責(zé)任不清，工作任務(wù)不明的檔案管理工作狀態(tài)。

建立健全相關(guān)的業(yè)務(wù)主管科室問(wèn)責(zé)制。通過(guò)問(wèn)責(zé)制的建立，可以加強(qiáng)相關(guān)科室的責(zé)任意識(shí)，從而在思想上提高對(duì)于檔案監(jiān)督及管理工作的認(rèn)識(shí)。問(wèn)責(zé)制的建立和實(shí)施是新時(shí)期國(guó)家行政事業(yè)單位改革工作模式，提高工作效率的重要手段，應(yīng)用到業(yè)務(wù)檔案管理工作中，可以加強(qiáng)相關(guān)的責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)的重視，從而形成自上而下的監(jiān)督意識(shí)。

建立健全接待和資料查閱制度。任何形式的檔案資料都是歷史的記載與傳承，是后人對(duì)于以往的事件的研究的重要參考資料，具有極高的科研和保存價(jià)值。規(guī)劃土地管理局的業(yè)務(wù)檔資料具有極高的法律功效，是解決土地糾紛的主要參考依據(jù)，因此，加強(qiáng)對(duì)于相關(guān)業(yè)務(wù)資料的保有和管理是非常重要的。業(yè)務(wù)的檔案管理人員在進(jìn)行優(yōu)質(zhì)服務(wù)的同時(shí)，也要注重對(duì)于資料查閱單位、個(gè)人的資格審批，以保護(hù)相關(guān)資料不被違法利用。

結(jié)語(yǔ)

總之，規(guī)劃土地管理局業(yè)務(wù)檔案的管理是一項(xiàng)關(guān)系國(guó)有土地資源的開(kāi)發(fā)與保護(hù)，土地糾紛案件的解決與處理的法律依據(jù)，是國(guó)家進(jìn)行公共工程建設(shè)、城市規(guī)劃與設(shè)計(jì)、現(xiàn)代化建設(shè)的重要參考數(shù)據(jù)。因而，做好規(guī)劃土地管理局的業(yè)務(wù)檔案管理工作是十分迫切并且必要的。

參考文獻(xiàn)

[1] 趙甲信.關(guān)于加快推進(jìn)縣域檔案信息化建設(shè)工作步伐的幾點(diǎn)體會(huì)[J].陜西檔案,2008,(06).

篇6

關(guān)鍵詞：高校教師；業(yè)務(wù)檔案；管理

高校的教學(xué)活動(dòng)是高校全部工作的重點(diǎn)內(nèi)容，而高校教師是高等學(xué)校發(fā)展的主體，因此主要記錄高校教師的教學(xué)和科研過(guò)程的業(yè)務(wù)檔案，顯得非常重要。由于高校檔案管理制度中，沒(méi)有“教師業(yè)務(wù)檔案”類設(shè)置，致使大部分高校未能建立教師業(yè)務(wù)檔案；或雖建檔卻無(wú)統(tǒng)一的管理，導(dǎo)致部分高校對(duì)教師業(yè)務(wù)檔案管理不規(guī)范等。鑒于在高校教師業(yè)務(wù)檔案的管理中存在諸多問(wèn)題，筆者結(jié)合自身高校實(shí)際和工作實(shí)踐，對(duì)高校教師業(yè)務(wù)檔案的建立和管理作初步探討。

一、教師業(yè)務(wù)檔案的主要內(nèi)容

教師業(yè)務(wù)檔案主要由自然類、教學(xué)類、科研類、繼續(xù)教育、社會(huì)兼職及學(xué)術(shù)交流活動(dòng)等部分材料組成。自然類材料是指教師的“三歷一職”，“三歷”指教師的個(gè)人簡(jiǎn)歷、學(xué)歷和履歷材料等基本信息，“一職”指教師的職稱變化情況，包括專業(yè)技術(shù)職稱任職資格申報(bào)表、專業(yè)技術(shù)職務(wù)考核材料、聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)的審批材料、晉升專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）審批表等。教學(xué)類材料包括教師教學(xué)進(jìn)度表、教案、教學(xué)總結(jié)和反思、教研教改材料、教學(xué)業(yè)績(jī)、專家、同行和學(xué)生的評(píng)教材料以及考核、獎(jiǎng)懲情況等?？蒲蓄惒牧习ń滩暮蛯Ｖ虒W(xué)和科研論文、研究課題、科研成果以及創(chuàng)造發(fā)明等等。繼續(xù)教育材料包括培訓(xùn)、進(jìn)修專業(yè)的課程，學(xué)習(xí)的時(shí)間、形式，考試、考核的成績(jī)，綜合評(píng)語(yǔ)、證書(shū)等。社會(huì)兼職及學(xué)術(shù)交流活動(dòng)包括學(xué)術(shù)會(huì)議、學(xué)術(shù)交流會(huì)議及學(xué)術(shù)界專家講座，以及兼職相關(guān)職務(wù)，學(xué)術(shù)負(fù)責(zé)人、帶頭人、學(xué)術(shù)顧問(wèn)，講座、交流、學(xué)習(xí)資料等。

二、教師業(yè)務(wù)檔案的主要作用

1.為學(xué)校管理者決策提供參考。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)在研究學(xué)校的發(fā)展和專業(yè)定位時(shí)，需要教師業(yè)務(wù)檔案作為參考，如教師年齡、學(xué)歷、職稱結(jié)構(gòu)，教師的業(yè)務(wù)水平，教師的科研方向是否符合學(xué)校的發(fā)展需要等。有利于學(xué)校優(yōu)化梯隊(duì)建設(shè)，組織具有合理知識(shí)和能力結(jié)構(gòu)的教師進(jìn)入課題組形成強(qiáng)有力的科學(xué)研究機(jī)構(gòu)。

2.使決策者對(duì)每個(gè)教師的教學(xué)能力心中有數(shù)。例如，是讓某個(gè)教師直接擔(dān)任某門(mén)課程的教學(xué)，還是讓其通過(guò)培訓(xùn)勝任某門(mén)課程的教學(xué)。學(xué)校通過(guò)了解和提供學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，可以促進(jìn)教師成長(zhǎng)，提高教學(xué)質(zhì)量，同時(shí)充分挖掘本校教師的潛力，使學(xué)校智力資源得到最大限度地開(kāi)發(fā)，為學(xué)校開(kāi)設(shè)新專業(yè)作充分的師資準(zhǔn)備，優(yōu)化學(xué)校教學(xué)資源的配置，做到人盡其才、知人善任。

3.有利于師生之間的互動(dòng)和交流。教學(xué)需要互動(dòng)，教學(xué)方法是否先進(jìn)、教學(xué)效果是否優(yōu)良，必須看學(xué)生的學(xué)習(xí)效果和接受情況。教師在學(xué)生測(cè)評(píng)方面的檔案可以讓教師了解學(xué)生對(duì)自己所教課程的反饋，學(xué)生對(duì)教師教學(xué)的評(píng)價(jià)讓教師了解自己的不足之處，讓教師不斷的改進(jìn)和提高，從而不斷提高教學(xué)質(zhì)量。

4.為教學(xué)評(píng)估提供真實(shí)的憑據(jù)。評(píng)估專家通過(guò)教師業(yè)務(wù)檔案了解師資隊(duì)伍數(shù)量與結(jié)構(gòu)、整體結(jié)構(gòu)狀態(tài)與發(fā)展趨勢(shì)，了解教師的教學(xué)水平和科研能力。

5.為教師個(gè)人發(fā)展提供憑證。教師的職稱晉升需要相關(guān)的教學(xué)、科研等材料。教師業(yè)務(wù)檔案中記錄有教師的學(xué)歷演變、教師授課課程、教學(xué)工作量、考核成績(jī)、撰寫(xiě)的論文，對(duì)其業(yè)務(wù)水平的評(píng)價(jià)等。

三、教師業(yè)務(wù)檔案管理中存在的主要問(wèn)題

目前高校教師檔案工作主要集中在教師人事檔案的建設(shè)方面，業(yè)務(wù)檔案的建設(shè)還處于被動(dòng)、消極的狀態(tài)。很多高校并沒(méi)真正認(rèn)識(shí)到教師業(yè)務(wù)檔案建設(shè)的重要性，對(duì)整個(gè)檔案工作不夠重視，因而在人員、經(jīng)費(fèi)和設(shè)施等方面不愿進(jìn)行過(guò)多的投入，致使教師業(yè)務(wù)檔案從管理到利用環(huán)節(jié)上存在較多的問(wèn)題。一般學(xué)校大都沒(méi)有設(shè)置教師業(yè)務(wù)檔案的管理機(jī)構(gòu)，沒(méi)有設(shè)備的配置，沒(méi)有明確的管理責(zé)任人。往往是院系辦公室主任、教學(xué)秘書(shū)和其他人員兼管，兼職人員更換頻繁，人員不夠穩(wěn)定，職責(zé)不明確。同時(shí)檔案管理人員缺乏檔案管理的專業(yè)知識(shí)與現(xiàn)代化管理技能。一些教師檔案意識(shí)薄弱，提供相關(guān)個(gè)人檔案材料不積極，認(rèn)為這些材料涉及他們個(gè)人的隱私，認(rèn)為學(xué)校是多此一舉。對(duì)教師進(jìn)修和學(xué)歷學(xué)位提升的有關(guān)證書(shū)、科研和課題、教學(xué)成果獎(jiǎng)等材料不愿意及時(shí)歸檔。這些問(wèn)題嚴(yán)重制約了教師業(yè)務(wù)檔案的建設(shè)和管理水平的提高。

四、加強(qiáng)教師業(yè)務(wù)檔案建設(shè)的對(duì)策

由于大部分高校教師業(yè)務(wù)檔案管理工作由教學(xué)管理人員兼職負(fù)責(zé)，缺乏檔案專業(yè)知識(shí)、能力和素質(zhì)。為了改變教師業(yè)務(wù)檔案的現(xiàn)狀，充分發(fā)揮檔案的作用，使得教育教學(xué)和管理能夠合理、科學(xué)發(fā)展，提升教學(xué)改革的速度和質(zhì)量，我們應(yīng)采取積極有效的措施，建設(shè)規(guī)范化科學(xué)化的教師業(yè)務(wù)。

檔案。

1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視教師業(yè)務(wù)檔案工作，充分認(rèn)識(shí)教師業(yè)務(wù)檔案對(duì)提高教學(xué)質(zhì)量和對(duì)整個(gè)學(xué)校發(fā)展的重要地位和作用，實(shí)實(shí)在在地幫助解決教師業(yè)務(wù)檔案工作中存在的困難和問(wèn)題，采取有效措施，確保資金投入充足、設(shè)備配置到位、人員配備齊全。

2.加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)教師檔案意識(shí)。通過(guò)宣傳，提高教師對(duì)教師業(yè)務(wù)檔案的認(rèn)識(shí)水平，只有教師對(duì)檔案工作有了正確的認(rèn)識(shí)，才能使他們充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性和檔案的作用，增強(qiáng)教師對(duì)業(yè)務(wù)檔案的責(zé)任感和使命感，使得他們能夠主動(dòng)地協(xié)助或配合管理人員做好這項(xiàng)工作。要讓廣大師生員工認(rèn)識(shí)到，檔案是學(xué)校的寶貴財(cái)富，必須完整地歸檔保存，不得占為己有或隨意丟棄。而對(duì)不愿意歸檔的教師，給予批評(píng)的同時(shí)，在考核評(píng)優(yōu)，晉升，進(jìn)修學(xué)習(xí)方面要有一定的限制，變教師檔案的被動(dòng)移交為主動(dòng)移交。

3.健全檔案管理機(jī)制，隨時(shí)收集，定期整理。對(duì)教師交來(lái)的教學(xué)檔案，管理人員必須當(dāng)場(chǎng)驗(yàn)收核實(shí)，不符合規(guī)范要求的必須按規(guī)范重新提供。收到的材料隨即裝入檔案袋中，收集材料時(shí)要隨時(shí)登記，養(yǎng)成良好習(xí)慣，做到不遺漏，不殘缺。每年年底都要對(duì)收集的材料以個(gè)人為單位進(jìn)行規(guī)范分類清理編排，材料不規(guī)范的要進(jìn)行裁剪、裱糊、折疊，再編造目錄活頁(yè)裝訂，便于今后查找利用。材料收集整理好后要及時(shí)上交學(xué)校檔案館，以便今后利用。隨著人才流動(dòng)越來(lái)越頻繁，教師業(yè)務(wù)檔案也增加了難度和復(fù)雜性，教師業(yè)務(wù)檔案的管理權(quán)應(yīng)該在學(xué)校檔案館，它是跟著教師本人走的，人在哪里，檔案就到哪里，人調(diào)離檔案隨之調(diào)離。這一特殊性決定著管理工作需要頻繁的轉(zhuǎn)移接交，增大了遺失的可能性。因此，必須嚴(yán)格按程序辦理轉(zhuǎn)移接交手續(xù)。對(duì)于新招聘、調(diào)入學(xué)校的老師，應(yīng)急時(shí)接交和建立新檔案；對(duì)調(diào)離人員在學(xué)校辦手續(xù)時(shí)，應(yīng)妥善地將該人員業(yè)務(wù)檔案密封后移送接收單位，學(xué)校檔案室應(yīng)有教師業(yè)務(wù)檔案案卷目錄，檔案接收、移交清單，以便查找。

4.使用現(xiàn)代化手段，提高教師業(yè)務(wù)檔案管理水平。信息化管理是教師業(yè)務(wù)檔案建設(shè)管理的必需手段。計(jì)算機(jī)對(duì)檔案材料進(jìn)行的簡(jiǎn)單信息整理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、運(yùn)算及儲(chǔ)存，管理軟件及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)教師業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行的專業(yè)管理和使用，給教師業(yè)務(wù)檔案的管理工作帶來(lái)極大的方便；因此，積極引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，是高校教師業(yè)務(wù)檔案材料的收集，編目、管理及使用的迫切要求。

總之，教師業(yè)務(wù)檔案的建立為正確評(píng)估教師業(yè)務(wù)能力、學(xué)術(shù)水平和工作能力，為學(xué)校的發(fā)展提供了切實(shí)可靠的依據(jù)。我們應(yīng)不斷增強(qiáng)對(duì)教師業(yè)務(wù)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，建立明確的檔案管理制度，實(shí)施對(duì)教師業(yè)務(wù)檔案的科學(xué)、有效、規(guī)范的管理，使教師業(yè)務(wù)檔案在學(xué)校的教育教學(xué)中充分發(fā)揮重要作用。

參考文獻(xiàn)：

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篇7

周 次

日   期

教學(xué)內(nèi)容安排（寫(xiě)明章、節(jié)、目）

實(shí)驗(yàn)、實(shí)訓(xùn)內(nèi)容安排

作業(yè)安排

備 注

第一周

8.26-9.1

老生報(bào)道

第二周

9.2-9.8

第一章 認(rèn)識(shí)企業(yè)檔案管理

第一節(jié) 企業(yè)檔案

第二節(jié) 企業(yè)與企業(yè)制度

第三周

9.9-9.15

第二章 企業(yè)檔案工作

第一節(jié) 企業(yè)檔案工作概述

第四周

9.16-9.22

第二章 企業(yè)檔案工作

第二節(jié) 企業(yè)檔案管理體制

第三節(jié) 企業(yè)檔案管理模式

第五周

9.23-9.29

第三章 企業(yè)文件的形成與歸檔

第一節(jié) 企業(yè)文件的形成

第六周

9.30-10.6

國(guó)慶放假

第七周

10.7-10.13

第三章 企業(yè)文件的形成與歸檔

第二節(jié) 企業(yè)文件形成工作的管理

第八周

10.14-10.20

18級(jí)學(xué)生實(shí)習(xí)2周

第九周

10.21-10.27

18級(jí)學(xué)生實(shí)習(xí)2周

第十周

10.28-11.3

第三章 企業(yè)文件的形成與歸檔

第三節(jié) 企業(yè)文件歸檔制度與要求

第十一周

11.4-11.10

第四章 企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)流程

第一節(jié) 企業(yè)檔案的收集與進(jìn)館

第二節(jié) 企業(yè)檔案的整理

第十二周

11.11-11.17

第四章 企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)流程

第三節(jié) 企業(yè)檔案的鑒定與保管

第四節(jié) 科技檔案

第十三周

11.18-11.24

第四章 企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)流程

第五節(jié) 人事檔案

第六節(jié) 實(shí)物檔案

第十四周

11.25-12.1

第四章 企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)流程

第七節(jié) 企業(yè)檔案的統(tǒng)計(jì)

第十五周

12.2-12.8

第五章 企業(yè)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用

第一節(jié) 開(kāi)發(fā)與利用的主客體

第二節(jié) 開(kāi)發(fā)與利用方式

第十六周

12.9-12.15

第五章 企業(yè)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用

第三節(jié) 企業(yè)檔案編研（1）

第十七周

12.16-12.22

第五章 企業(yè)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用

第三節(jié) 企業(yè)檔案編研（2）

第四節(jié) 企業(yè)檔案陳列室

第十八周

12.23-12.29

第六章 企業(yè)檔案信息化

第一節(jié) 企業(yè)檔案信息化概述

第二節(jié) 建設(shè)的主要內(nèi)容和要求

第三節(jié) 建設(shè)路徑

第四節(jié) 企業(yè)檔案信息化實(shí)施

第十九周

12.30-1.5

期末考試

第二十周

篇8

    1.1企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的重要性

    對(duì)供電企業(yè)而言，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作至關(guān)重要，檔案數(shù)據(jù)是企業(yè)管理者和決策者評(píng)估供電企業(yè)運(yùn)行狀況的重要參考憑證，同時(shí)也是企業(yè)制定下一步工作計(jì)劃的參考。當(dāng)前，傳統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)體制逐漸被市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制所取代，供電企業(yè)面臨著工作模式轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時(shí)期，因此供電企業(yè)要在優(yōu)化內(nèi)部管理的同時(shí)，尤其要重視對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的管理，保證財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案功能的發(fā)揮，提高企業(yè)決策的科學(xué)性。

供電企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作升級(jí)有助于強(qiáng)化對(duì)重要檔案元件的保護(hù)，當(dāng)前企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理逐漸實(shí)現(xiàn)了信息化，通過(guò)電子掃描的方式把檔案元件庫(kù)存到電腦硬盤(pán)中，這種管理方式有助于供電企業(yè)隨時(shí)隨刻的査詢檔案數(shù)據(jù)，從而減少了原檔案文件查詢的繁瑣環(huán)節(jié)，提高了檔案查詢的效率。再者優(yōu)化財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理模式有助于優(yōu)化管理資源配置，提高檔案管理的工作效率，符合電力企業(yè)追求“更快、更高效”的工作理念，增強(qiáng)了對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的有效利用效率。

1.2企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的特點(diǎn)

企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理呈現(xiàn)了明顯的特點(diǎn)：首先是其穩(wěn)定性。會(huì)計(jì)檔案資料通常分為三個(gè)部門(mén)，即會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)憑證和會(huì)計(jì)報(bào)表，因此檔案數(shù)據(jù)呈現(xiàn)了穩(wěn)定性的特點(diǎn)。其次是整體性原則，企業(yè)在管理過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量的會(huì)計(jì)憑證、賬冊(cè)以及報(bào)表等材料，同時(shí)這些材料通常以一個(gè)年度為周期，檔案資料的相互聯(lián)系密切，會(huì)計(jì)憑證、賬冊(cè)、報(bào)表是三個(gè)密切相連的整體，從而體現(xiàn)了財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的整體性。再者是特殊性，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案是以數(shù)字為表達(dá)載體，其記錄內(nèi)容都?xì)w結(jié)為數(shù)字的規(guī)律性，這是企業(yè)衡量其階段性經(jīng)營(yíng)狀況的重要憑證參數(shù)。最后則是其規(guī)律性，在一個(gè)會(huì)計(jì)年中形成的會(huì)計(jì)資料反映了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，當(dāng)企業(yè)設(shè)計(jì)一項(xiàng)業(yè)務(wù)時(shí)就會(huì)隨之產(chǎn)生相應(yīng)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，持續(xù)的檔案記錄著業(yè)務(wù)的進(jìn)展?fàn)顩r、最終結(jié)果等，從而為企業(yè)評(píng)估業(yè)務(wù)決策提供了重要的參考。

2 企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

    2.1財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理缺乏完善的制度

    供電企業(yè)的最終目的是追求最大的經(jīng)濟(jì)效益，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和發(fā)展和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作有著密切的聯(lián)系，因此財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作要引起企業(yè)的足夠重視。但是通過(guò)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，很多供電企業(yè)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作沒(méi)有完善的管理制度，首先實(shí)在檔案的資料收集方面，相應(yīng)的資料缺乏全面性，企業(yè)往往側(cè)重于對(duì)會(huì)計(jì)憑證等專業(yè)資料的錄人和保存，但是電算化方面的工作卻缺乏整體性。再者在管理方面，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作缺乏全面性，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案不能準(zhǔn)確反映企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀況，無(wú)法為后續(xù)的企業(yè)決策提供良好的數(shù)據(jù)支撐。此外是缺乏專業(yè)化的工作團(tuán)隊(duì)，檔案管理人員不具備專業(yè)化的知識(shí)儲(chǔ)備，檔案錄人、檔案保存、檔案銷毀工作都沒(méi)有規(guī)范的流程化操作，嚴(yán)重影響了財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作的效率。

2.2管理工作混亂，缺乏明確的職責(zé)分工

企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理工作具有一定的穩(wěn)定性，同時(shí)也具有很強(qiáng)的整體性和聯(lián)系性，因此檔案管理工作人員在工作中要把會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬目、會(huì)計(jì)報(bào)表等數(shù)據(jù)資料聯(lián)系起來(lái)，提高管理工作的次序性，減少工作失誤。但是部分企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作的細(xì)化分工不當(dāng)，把檔案管理工作按照項(xiàng)目或者類型的不同進(jìn)行了細(xì)化分類，雖然在一定程度上提高了工作效率，但是往往會(huì)造成工作主體不明確，出現(xiàn)工作推諉現(xiàn)象，在實(shí)際的工作中，財(cái)務(wù)部門(mén)、會(huì)計(jì)部門(mén)、檔案管理部門(mén)往往會(huì)發(fā)生職責(zé)糾紛，使原本系統(tǒng)化、整體化的管理工作變得支離破碎，甚至出現(xiàn)檔案資料無(wú)人負(fù)責(zé)的現(xiàn)象，從而嚴(yán)重影響了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

2.3財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理方式落后

隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制不斷完善，供電企業(yè)的管理模式不斷完善，在一定程度上也提升了檔案管理的工作水平和管理模式，但是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案依然存在著和企業(yè)決策相脫節(jié)的現(xiàn)象，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案無(wú)法直接體現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況，再加上供電企業(yè)的業(yè)務(wù)量不斷擴(kuò)張，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案數(shù)量增多，更容易造成管理工作的混亂。當(dāng)前財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的信息化程度不高，檔案資料 不能及時(shí)轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字資料，并錄入到存儲(chǔ)系統(tǒng)中，甚至出現(xiàn)了重要檔案數(shù)據(jù)的積壓現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的決策輔助功能的發(fā)揮。此外供電企業(yè)依然存在著設(shè)備落后的現(xiàn)象，檔案管理設(shè)備不能及時(shí)升級(jí)換代，系統(tǒng)軟件的錯(cuò)誤頻發(fā)，甚至?xí)斐韶?cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息的遺失。

2.4檔案管理隊(duì)伍專業(yè)化能力不足

企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)量較大，其管理工作是一項(xiàng)較為繁雜的工作，因此管理人員要具備良好的檔案處理能力，才能提高檔案分類、存儲(chǔ)、調(diào)檔工作的工作效率。但是部門(mén)供電企業(yè)額財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作人員缺乏專業(yè)化的管理技能，尤其是缺乏即懂財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)又懂檔案管理的相關(guān)人才，因此檔案管理工作的效率低下，從而影響了檔案管理工作的有效性。再者財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)律性和特殊性很強(qiáng)，管理人員要精通企業(yè)業(yè)務(wù)，同時(shí)熟悉檔案的分類和裝訂技術(shù)，但是當(dāng)前我國(guó)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作的起步較晚，缺乏專業(yè)性的工作人員，影響了財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的質(zhì)量。此外部分供電企業(yè)沒(méi)有意識(shí)到財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性，對(duì)于檔案管理部門(mén)不重視，甚至出現(xiàn)了由其他部門(mén)人員兼職檔案管理部門(mén)工作，從而造成了管理工作混亂滯后。

3 企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理策略創(chuàng)新

    3.1提升財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的多元化

    模式企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作的目的是保存檔案資料，服務(wù)企業(yè)的決策和評(píng)估，因此要不斷推動(dòng)多元化模式的構(gòu)建，首先要提高工作人員的工作重視程度，企業(yè)工作強(qiáng)化工作崗位職責(zé)，提升財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理崗位在企業(yè)內(nèi)部的權(quán)威性等措施來(lái)提高工作人員的認(rèn)知，從而把檔案管理工作和企業(yè)的經(jīng)營(yíng)放在同等重要的職位上。再者要促進(jìn)信息的開(kāi)發(fā)，對(duì)于檔案信息進(jìn)行分析加工，進(jìn)行深層次的數(shù)據(jù)挖掘工作，實(shí)現(xiàn)信息的系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性的同時(shí)，尋找權(quán)屬檔案信息背后隱藏的市場(chǎng)信息，充分了解市場(chǎng)行情的走向；最后要建立完善的信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)同步和共享，充分利用網(wǎng)絡(luò)的靈活性，建立多元化、全方位的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)模式。

3.2逐步升級(jí)檔案管理工作的方式

當(dāng)前，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理工作模式已經(jīng)不能適應(yīng)供電企業(yè)的發(fā)展需求，信息化和數(shù)字化的管理模式是時(shí)展的趨勢(shì)，因此企業(yè)要逐步升級(jí)檔案管理工作模式，采用先進(jìn)、快捷、高效的管理模式，把信息化管理模式納入到企業(yè)管理工作中。首先要完善相關(guān)的管理軟件，根據(jù)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作的特點(diǎn)選擇工作軟件，提高對(duì)檔案數(shù)據(jù)的管理能力。再者要側(cè)重于財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的分類工作管理，根據(jù)項(xiàng)目類型不同或者是業(yè)務(wù)類型不同建立不同的數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一檔案庫(kù)的信息材料統(tǒng)一性，同時(shí)滿足財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息的隨時(shí)調(diào)取，提高檔案管理工作的可操作性。

3.3財(cái)會(huì)檔案管理工作流程的規(guī)范化

針對(duì)性檔案管理工作中存在的工作混亂現(xiàn)象，企業(yè)要積極建立規(guī)范化的管理工作流程，并創(chuàng)建一套完整的、系統(tǒng)的、綜合性的工作制度，尤其是對(duì)會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬目和會(huì)計(jì)報(bào)表等關(guān)鍵檔案要規(guī)范化管理。企業(yè)的行政部門(mén)要出臺(tái)相應(yīng)的管理規(guī)范流程，針對(duì)檔案文件的規(guī)格、大小、期限等內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化規(guī)范，使工作人員在工作中做好有據(jù)可依，保證管理工作的科學(xué)有序。再者在國(guó)家《檔案法》的相關(guān)要求下明確各個(gè)部門(mén)的工作職責(zé)，并把工作職責(zé)明確大工作人員身上，保證每個(gè)崗位、每個(gè)人員都有序工作，同時(shí)建立賞罰分明、科學(xué)考評(píng)的激勵(lì)體系，對(duì)于表現(xiàn)良好、工作認(rèn)真的員工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，從而提高管理部門(mén)工作人員的工作效率。

3.4強(qiáng)化財(cái)會(huì)檔案管理人員的專業(yè)性培訓(xùn)

財(cái)會(huì)檔案管理人員的工作能力直接決定了檔案工作效率，因此管理工作的創(chuàng)新要從工作人員人手，企業(yè)要積極開(kāi)展檔案管理課程的培訓(xùn)，讓管理人員升級(jí)工作觀念，學(xué)習(xí)最新的檔案管理工作模式，并積極應(yīng)用到實(shí)際工作中。再者企業(yè)要重點(diǎn)強(qiáng)化檔案管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)等方面的培訓(xùn)，提高檔案管理人員工作能力。此外財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理人員要加強(qiáng)和財(cái)務(wù)部門(mén)、會(huì)計(jì)部門(mén)的交流和溝通，及時(shí)了解檔案管理需求的變化情況，確保工作內(nèi)容的科學(xué)性和針對(duì)性。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案是企業(yè)決策的重要依據(jù)，因此企業(yè)要強(qiáng)化管理人員的檔案數(shù)據(jù)分析能力，檔案管理不僅僅是完成檔案的錄人和存儲(chǔ)，更重要的是進(jìn)行數(shù)據(jù)的分析，從繁雜的數(shù)據(jù)中得出規(guī)律性的數(shù)據(jù)，從而為企業(yè)決策提供支撐。3.5完善發(fā)票存檔管理發(fā)票是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作中重要的報(bào)銷憑證，同時(shí)也是稅務(wù)稽查管理的重要依據(jù)，因此發(fā)票的存檔管理是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的重中之重。因此企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)發(fā)票存檔的監(jiān)督和管理力度，保障合法的發(fā)票報(bào)銷程序，避免虛假發(fā)票報(bào)賬現(xiàn)象的出現(xiàn)。企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作人員要嚴(yán)格審查發(fā)票的編號(hào)，在發(fā)票存檔時(shí)保證發(fā)票編號(hào)和賬目的對(duì)應(yīng)，同時(shí)要保證金額數(shù)目的統(tǒng)一，提高發(fā)票存檔工作的準(zhǔn)確性，減少工作錯(cuò)誤。

4 結(jié)語(yǔ)

篇9

1其考核程序基本覆蓋了高校近期檔案工作的發(fā)展進(jìn)程

(1)增強(qiáng)檔案意識(shí)，建立高校檔案領(lǐng)導(dǎo)體制

近年來(lái)，凡申報(bào)考評(píng)的學(xué)校基本建立起相應(yīng)的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制以及與學(xué)校整體發(fā)展相適應(yīng)的檔案工作機(jī)構(gòu)。一些高校檔案館的建立，表明高校檔案工作地位正穩(wěn)步提高，標(biāo)志著檔案工作邁出了與學(xué)校整體建設(shè)同步發(fā)展的第一步。多數(shù)高校采取有效措施，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作進(jìn)行決策、監(jiān)督、執(zhí)法、調(diào)控的力度，如成立校級(jí)檔案工作委員會(huì)等。多數(shù)學(xué)校將檔案工作納入學(xué)校的中期規(guī)劃和年度工作計(jì)劃之中，為學(xué)校檔案工作的發(fā)展創(chuàng)造了良性發(fā)展的環(huán)境。

(2)加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，檔案管理形成網(wǎng)絡(luò)

隨著學(xué)校對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)程度的加強(qiáng)，檔案干部隊(duì)伍建設(shè)逐步得到重視，隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不斷優(yōu)化，人員年齡呈現(xiàn)年輕化趨勢(shì)，知識(shí)層次及專業(yè)素質(zhì)均有較大幅度提高。多數(shù)學(xué)校已形成由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)分管、校辦主任主管，專職檔案人員負(fù)責(zé)，兼職檔案人員配合的檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系。為學(xué)校檔案工作的正常開(kāi)展提供了可靠的組織保障。與此同時(shí)，各校建立了相應(yīng)了崗位責(zé)任制，與考核制度互為制約，將檔案工作“目錄管理”融入學(xué)校的“目標(biāo)管理”中，從而形成“目標(biāo)管理”的公共環(huán)境。因而有效的保證了檔案工作“目標(biāo)管理”全過(guò)程的實(shí)施。

(3)建立健全檔案管理制度，與檔案工作進(jìn)程保持同步發(fā)展

由于檔案工作程序日趨完善，檔案管理制度的修訂、完善、更新的任務(wù)日漸艱巨、為適應(yīng)檔案工作快速發(fā)展變化的特點(diǎn)，各校采取一系列措施，如將檔案規(guī)章制度重新修訂后匯集成冊(cè)，制訂特色檔案管理制度等。通過(guò)制度建設(shè)，規(guī)范了學(xué)校檔案管理方法和程序，檔案材料的系統(tǒng)性得到制度保證，同時(shí)檔案人員通過(guò)完善的制度建設(shè)，對(duì)檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)控制成為可能。

(4)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)步入規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化軌道。

高校檔案工作“目錄管理”將傳統(tǒng)的檔案管理注入了生機(jī)和活力。自此，打破了傳統(tǒng)模式中由于缺乏統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)而出現(xiàn)的分散管理局面，提出了科學(xué)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的操作方式。部分高校檔案部門(mén)據(jù)此展開(kāi)各具特色的有益嘗試。此外，檔案部門(mén)與有關(guān)部門(mén)密切配合，參與學(xué)校科研成果鑒定、基建項(xiàng)目竣工、設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收等重大活動(dòng)，一定程度上實(shí)現(xiàn)了檔案工作和學(xué)校主要職能活動(dòng)的同步管理。檔案分類日趨勢(shì)科學(xué)、合理，逐步形成了適合學(xué)校檔案工作實(shí)際的檔案分類方案，并在實(shí)體分類的基礎(chǔ)上，開(kāi)始多途徑的嘗試信息分類的實(shí)踐。多數(shù)試點(diǎn)高校在經(jīng)歷了整改過(guò)程的“短期陣痛”后，已開(kāi)始步入良性發(fā)展階段。并為檔案工作再上新臺(tái)階奠定了基礎(chǔ)。

(5)引入現(xiàn)代化手段，主動(dòng)開(kāi)發(fā)檔案信息資源

高校檔案部門(mén)在積極探索利用途徑，不斷豐富檢索工具的基礎(chǔ)上，圍繞學(xué)校的中心工作和重點(diǎn)任務(wù)，分析檔案需求信息，編制出大量適合當(dāng)前高校改革和發(fā)展的檔案編研資料。轉(zhuǎn)換被動(dòng)服務(wù)方式，突出主動(dòng)服務(wù)特色。依托現(xiàn)代科技，制備出多層次檔案編研成果，不僅滿足了利用者的需求，而且深化了檔案編研的層次。

2其實(shí)施效果給檔案部門(mén)帶來(lái)雙重收益

(1)硬件設(shè)施地更新、充實(shí)，使檔案管理?xiàng)l件和信息開(kāi)發(fā)手段得到改善。

高校普遍增加了對(duì)檔案工作的投資份額，為檔案部門(mén)單獨(dú)配備或更新了現(xiàn)代化設(shè)備，并配備了與之相應(yīng)的專業(yè)人員，輔助檔案現(xiàn)代化管理工作的開(kāi)展，并已取得可喜成果。

(2)軟件收益顯著提高：

領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)加強(qiáng)，為檔案部門(mén)解決了大量現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。通過(guò)“目標(biāo)管理”使檔案部門(mén)獲得與其他教學(xué)部門(mén)等同的位置，接授檔案專業(yè)考評(píng)，其考核過(guò)程和結(jié)果在校內(nèi)引起關(guān)注和重視，客觀上提高了檔案部門(mén)在學(xué)校的知名度，為檔案工作在學(xué)校綜合管理中贏得了相應(yīng)的地位。檔案人員的業(yè)務(wù)能力和工作水平在實(shí)踐檢驗(yàn)中全方位得到鍛煉?？己撕吞岣?。檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化程度大幅度提高，檔案信息開(kāi)發(fā)成果倍出，為今后的工作奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

從其整體收益不難看出，高校檔案目標(biāo)管理不僅是對(duì)高校檔案部門(mén)綜合能力的全面考核，而且是幫助高校檔案部門(mén)從檔案管理的初級(jí)階段步入中、高級(jí)發(fā)展階段的轉(zhuǎn)折點(diǎn)。

3從推進(jìn)程度分析其實(shí)施過(guò)程的難點(diǎn)“目標(biāo)管理”推廣實(shí)行后，一些學(xué)校在實(shí)施過(guò)程中，遇到了某些實(shí)際情況和“目標(biāo)管理”的有關(guān)條款不兼容的難題，突出體出在檔案工作與學(xué)校整體工作要求保持“四同步”發(fā)展等問(wèn)題。究其原因，高校檔案“目標(biāo)管理”是從檔案工作發(fā)展角度出發(fā)，對(duì)檔案工作的主體環(huán)節(jié)及周邊方面加以規(guī)范，力爭(zhēng)使之盡量合乎標(biāo)準(zhǔn)。然而，檔案管理作為一門(mén)邊緣學(xué)科，其承載內(nèi)容涉及各個(gè)領(lǐng)域，管理方式滲透到多個(gè)層面。如果將檔案作為一個(gè)隔離體研究，則將失去其存在的意義。同樣，檔案工作作為一種動(dòng)態(tài)的存在方式，應(yīng)考慮到它與周邊介質(zhì)的相互作用與影響。上述問(wèn)題的主要癥結(jié)是“目標(biāo)管理”的設(shè)置初衷沒(méi)能找準(zhǔn)檔案工作的位置——服務(wù)性、輔，過(guò)分夸大了檔案部門(mén)的職能和作用。其基礎(chǔ)性、局域性表明它無(wú)法與學(xué)校整體的中心工作和重點(diǎn)任務(wù)并舉，更不能單方面越級(jí)協(xié)調(diào)學(xué)校的整體規(guī)劃和片面干預(yù)教、科、研工作的實(shí)施過(guò)程。相反，如果從檔案行政管理部門(mén)的角度出發(fā)，重新審視高?！澳繕?biāo)管理”的難點(diǎn)，站在管理者的高并，與平等級(jí)別的管理機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)和處理檔案工作及周邊關(guān)系，相對(duì)而言則簡(jiǎn)單些。從所周知，橫向協(xié)調(diào)和縱向隸屬的關(guān)系在處理問(wèn)題的方式上顯然是不同的。據(jù)此可見(jiàn)，如欲加快高校檔案工作“目標(biāo)管理”的推進(jìn)速度，應(yīng)當(dāng)采用“最小阻力法”，將問(wèn)題的難點(diǎn)由制發(fā)機(jī)關(guān)與教育行政主管機(jī)關(guān)協(xié)商解決。以此保證其下行的通達(dá)性，加強(qiáng)實(shí)施的可操作性。

4從高校檔案部門(mén)對(duì)考評(píng)工作的反饋意見(jiàn)分析其可能產(chǎn)生的中期影響

從目前高校檔案部門(mén)對(duì)考評(píng)工作的反饋意見(jiàn)看，認(rèn)為考評(píng)基本反映出高校檔案工作的特點(diǎn)和檔案管理的全過(guò)程，具有較強(qiáng)的可操作性。但是，經(jīng)過(guò)整體考評(píng)過(guò)程后，總感覺(jué)有些缺憾。在實(shí)際考核和驗(yàn)收過(guò)程中，似乎比較偏重申報(bào)性文件資料的齊備與否，而實(shí)際工作的量化程度及考評(píng)前后的差異狀況未能充分體現(xiàn)出來(lái)。這樣會(huì)出現(xiàn)一些負(fù)效應(yīng)，一些學(xué)校在初步了解了考評(píng)程序后，在申報(bào)文件和自檢報(bào)報(bào)告上大作官樣文章，而較多的忽略了檔案工作扎實(shí)內(nèi)功的修煉，致使高校檔案工作“目標(biāo)管理”的效果大打折扣。如據(jù)此預(yù)測(cè)其中期效果，終究會(huì)對(duì)高校檔案工

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關(guān)鍵詞：檔案管理 數(shù)字化檔案 自動(dòng)化 電子文件

電子文件的原始完整和真實(shí)可靠；歸檔制度的創(chuàng)新，包括歸檔文件整理、鑒定、編目工作的提前進(jìn)行，對(duì)傳統(tǒng)的按部就班的手工管理方式提出了新的挑戰(zhàn)；文件檔案工作“一體化”使得文檔工作真正“一條龍”式的全程管理開(kāi)始實(shí)踐。

21世紀(jì)初，我國(guó)檔案工作的基本策略是實(shí)行紙質(zhì)、電子雙套制并行歸檔和管理。隨著社會(huì)的發(fā)展和技術(shù)的進(jìn)步，隨著公眾檔案意識(shí)的增強(qiáng)，數(shù)字化檔案將逐漸成為檔案館實(shí)施管理和提供利用的主流對(duì)象。面對(duì)數(shù)字化的文件與檔案的易逝性、易變性、信息及其載體的易分離性、電子環(huán)境和應(yīng)用程序的依賴性等特點(diǎn)，要保證數(shù)字文件的真實(shí)完整和準(zhǔn)確有效，檔案工作者不得不提前介入到文件形成與管理的前期工作中，才能保證電子文件歸檔后形成檔案的真實(shí)有效的平整價(jià)值特性，才能使所有文件的現(xiàn)行有效性在質(zhì)量上得到保證。文件連續(xù)體理論倡導(dǎo)者Frank Upward等人提出的對(duì)文件進(jìn)行“檔案化管理”的理念是值得我們深思的，這一管理理念將逐漸會(huì)滲透到現(xiàn)代檔案工作的實(shí)踐過(guò)程中。

一、提前介入的必要性

提前介入實(shí)際上是引起檔案工作者從文件的形成階段就開(kāi)始介入到電子文件的管理工作構(gòu)成，引起檔案工作者不僅能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)使用電子文件管理系統(tǒng)，實(shí)施文件處理過(guò)程前端監(jiān)控，而且應(yīng)在電子文件管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和研制階段就參與需求調(diào)研和系統(tǒng)分析，將檔案管理的思想和方法融入到系統(tǒng)的設(shè)計(jì)過(guò)程。這種從文件形成階段就開(kāi)始考慮檔案的歸檔和保存要求，目的是能夠準(zhǔn)確定位歸檔范圍、確保歸檔文件的質(zhì)量，保障電子文件歸檔后形成檔案的憑證性、價(jià)值型和完整有效性。

只有通過(guò)對(duì)電子文件形成過(guò)程加強(qiáng)控制，檔案工作者才能夠收集到完整、準(zhǔn)確的電子文件元數(shù)據(jù)及北京信息等，了解和認(rèn)識(shí)電子文件的管理特性，做好歸檔鑒定、歸檔移交、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換與數(shù)據(jù)遷移等工作，最終對(duì)歸檔后的數(shù)字化檔案實(shí)施有效管理。

在已經(jīng)實(shí)施文檔一體化信息系統(tǒng)的機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位，文件與檔案實(shí)行了一體化管理，在網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)中，歸檔工作體現(xiàn)為文件管理權(quán)限的移交和文件內(nèi)容的鎖定，這必然要求檔案室的工作人員要熟悉系統(tǒng)的使用方法，關(guān)注電子文件歸檔前的管理模式和運(yùn)行特點(diǎn)，要求檔案工作提前介入到電子文件的管理過(guò)程中。

檔案管理就其基本性質(zhì)和主要作用來(lái)說(shuō)，是一項(xiàng)管理性的工作，服務(wù)性的工作，政治性的工作。檔案管理工作不生產(chǎn)物質(zhì)財(cái)富，檔案主要也不由檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案工作人員產(chǎn)生和利用，它是專門(mén)負(fù)責(zé)管理各部門(mén)形成的歷史文件的一種專業(yè)，所以是管理性的工作。但是檔案管理系統(tǒng)不是孤立的，而是各項(xiàng)社會(huì)管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。通過(guò)提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)，是檔案管理工作區(qū)別于其他工作的特點(diǎn)之一。檔案部門(mén)雖然也研究檔案、進(jìn)行編著等活動(dòng)，但其目的還是為了更好地適應(yīng)社會(huì)的利用需要，仍具有服務(wù)性。

在社會(huì)歷史的各個(gè)階段，檔案管理工作都必然為一定的經(jīng)濟(jì)、政治、文化服務(wù)，否則就不會(huì)存在，也難以發(fā)展。在階級(jí)社會(huì)中，檔案管理工作體現(xiàn)一定的階級(jí)關(guān)系和階級(jí)利益，為一定的統(tǒng)治階級(jí)所掌握，為一定階級(jí)的經(jīng)濟(jì)、政治和文化服務(wù)，這個(gè)服務(wù)方向是檔案管理工作政治性的集中表現(xiàn)。由于檔案的內(nèi)容關(guān)系到國(guó)家的政治利益和經(jīng)濟(jì)利益，所以中外任何國(guó)家對(duì)檔案管理都有一定的保密要求，一部分檔案不對(duì)外開(kāi)放，而多數(shù)檔案則要在規(guī)定期滿后才開(kāi)放。這種機(jī)要性也是檔案管理工作的一種性質(zhì)。

二、提前介入的工作內(nèi)容

（1）在進(jìn)行辦公自動(dòng)化或電子文件管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，即電子文件管理信息系統(tǒng)建設(shè)之前，由檔案工作者會(huì)同相關(guān)的項(xiàng)目工作者、系統(tǒng)設(shè)計(jì)人員、文件工作者、業(yè)務(wù)工作者一起，就文件未來(lái)是否需要留、存多久，以及諸如文件著錄、標(biāo)引或利用現(xiàn)代信息技術(shù)整理檔案信息和提供檔案利用等各方案因素進(jìn)行整體設(shè)計(jì)和分析，從檔案管理的角度對(duì)文件從源頭上進(jìn)行控制，確定檔案的歸檔范圍，保證歸檔工作的質(zhì)量，確保數(shù)字化檔案的完整性。

據(jù)有關(guān)權(quán)威部門(mén)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示，隨著各行業(yè)在生產(chǎn)、管理上信息化程度日益增高，計(jì)算機(jī)泄密行為也呈上升趨勢(shì)。而計(jì)算機(jī)泄密最大的特點(diǎn)就是較之一般侵占案件，其手段更隱蔽、危害也更大。一個(gè)惡意的機(jī)密泄露事件往往會(huì)給企業(yè)造成難以估量的后果：輕則需要投入巨額資金進(jìn)行補(bǔ)救，重則會(huì)將一個(gè)企業(yè)置之死地。

（2）將檔案管理的一些工作環(huán)節(jié)提前到文件管理階段來(lái)進(jìn)行。如文件的收集、鑒定、整理等工作。這里所說(shuō)的收集對(duì)象不再是傳統(tǒng)意義上的對(duì)“應(yīng)歸檔”文件實(shí)體的簡(jiǎn)單收集，而是包括了對(duì)文件內(nèi)容、文件形成背景信息、元數(shù)據(jù)信息等的過(guò)程控制與收集。凡是可能在文件形成時(shí)生成的數(shù)據(jù)，包括描述文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、北京、版本、生存環(huán)、存在狀態(tài)等各方面的信息，均要及時(shí)進(jìn)行采集、保存和整理。同時(shí)，對(duì)于文件形成流轉(zhuǎn)過(guò)程中的收文、發(fā)文、會(huì)簽及其他處理過(guò)程方面的信息，則需要進(jìn)行實(shí)時(shí)追加?！八袛?shù)據(jù)均為一次采集，終身使用”。這里的“終身使用”是指包括文件現(xiàn)行期、半現(xiàn)行期和最終轉(zhuǎn)化為檔案的整個(gè)生命周期。文件的背景信息、元數(shù)據(jù)信息、應(yīng)用程序閱讀器等都是文件的伴生物，是文件整個(gè)生命周期中不可分割的組成部分，是從一開(kāi)始就隨著文件的制作形成而產(chǎn)生并不斷追加的一個(gè)過(guò)程，是保證文件真實(shí)完整、準(zhǔn)確可靠、可讀有效的不可或缺的組成部分。

（3）歸檔范圍、保管期限等方面的確定也應(yīng)提前到文件管理階段。雖然在紙質(zhì)文件的管理中，這些制度也是在文件歸檔之前確定的，但針對(duì)電子文件，歸檔范圍與保管期限等的確定的提前介入?yún)s具有不同的內(nèi)容與含義。

數(shù)字信息時(shí)代，電子文件歸檔范圍、保管期限的確定，首先是由檔案部門(mén)會(huì)同文書(shū)部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)的工作人員一起制定標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，但其實(shí)施執(zhí)行卻與傳統(tǒng)的檔案管理流程有所不同。檔案工作者參與文件（檔案）管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，把文件形成規(guī)則、歸檔范圍、保管期限等規(guī)定都植入系統(tǒng)當(dāng)中，促使系統(tǒng)開(kāi)發(fā)者在進(jìn)行軟件設(shè)計(jì)的過(guò)程中，充分考慮檔案工作的需求，變被動(dòng)為主動(dòng)。