導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫好一篇檔案管理基礎(chǔ)，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

【關(guān)鍵詞】基礎(chǔ)工作；檔案管理；現(xiàn)代化

一、實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平

從科學(xué)與經(jīng)驗(yàn)中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。

1、全面普查案卷，去糟取精

這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因?yàn)橐话愕木C合性檔案館由于多年來(lái)未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)不可避免地存在許多重份或無(wú)查考價(jià)值的文件所以首先要剔除這些無(wú)用的文件才能避免今后實(shí)行計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

2、重新組合案卷實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化

將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對(duì)那些無(wú)頁(yè)碼、無(wú)卷內(nèi)目錄、無(wú)案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用效率。

3、結(jié)合本館實(shí)際規(guī)范著錄工作

著錄是實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項(xiàng)重要的前期工作。1986年國(guó)家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個(gè)檔案館的條件存在差異再加上計(jì)算機(jī)管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個(gè)檔案館應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實(shí)際情況出發(fā)根據(jù)計(jì)算機(jī)管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細(xì)則。

4、范題名保證檢索查準(zhǔn)率

檔案的分類號(hào)保證了檢索查全率而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時(shí)保證查準(zhǔn)因此在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認(rèn)為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點(diǎn)是在填寫題名項(xiàng)過程中要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱盡量避免在檢索時(shí)出現(xiàn)含混不清、文不對(duì)題和計(jì)算機(jī)識(shí)別不清的情況發(fā)生。如北京市計(jì)劃委員會(huì)簡(jiǎn)稱為市計(jì)委北京市計(jì)劃生育委員會(huì)簡(jiǎn)稱為市計(jì)生委而不能都簡(jiǎn)稱為市計(jì)委還要統(tǒng)一題名中應(yīng)具備的要素。我們結(jié)合計(jì)算機(jī)檢索需要在著錄過程中將題名中責(zé)任者、事由、文種，必要時(shí)加上人名、地點(diǎn)和時(shí)間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補(bǔ)齊如果題名冗長(zhǎng)則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請(qǐng)示報(bào)告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準(zhǔn)確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫“請(qǐng)示”凡不要求批復(fù)的文件則寫“報(bào)告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實(shí)質(zhì)作用。

另外我們還利用計(jì)算機(jī)一次輸入多次輸出的功能將關(guān)鍵詞項(xiàng)中的人名、地點(diǎn)、時(shí)間與機(jī)構(gòu)分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎(chǔ)。

二、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)大工程尤其是對(duì)于那些建館時(shí)間較長(zhǎng)的綜合性檔案館來(lái)講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無(wú)法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點(diǎn)便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實(shí)體管理變?yōu)樾畔⒐芾?/p>

傳統(tǒng)的檔案管理，就是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實(shí)體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計(jì)和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟之繁瑣。因?yàn)榇鎯?chǔ)量大，檔案管理部門不能對(duì)已經(jīng)歸檔的檔案材料，進(jìn)行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費(fèi)。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)，特別是計(jì)算機(jī)、光盤、縮微、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的的客觀環(huán)境，現(xiàn)代技術(shù)促使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，檔案管理工作的重點(diǎn)也應(yīng)適應(yīng)數(shù)字化管理的需要，從實(shí)體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)信息資源的管理，以信息為管理對(duì)象，對(duì)形成的各種門類的檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理。經(jīng)過信息化的檔案資源是可重復(fù)、多平臺(tái)利用的信息資源，檔案資源只有通過信息化、才能真正實(shí)現(xiàn)檔案資源信息的價(jià)值和使用價(jià)值，它能為經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步、社會(huì)繁榮等諸多領(lǐng)域提供更全面、更高效、更快捷的服務(wù)；它能創(chuàng)造最佳的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，使之真正成為未來(lái)信息社會(huì)國(guó) 民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的寶貴戰(zhàn)略資源。

2、應(yīng)建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用電子檔案

要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，為此，人們要做好以下幾項(xiàng)工作：首先，改進(jìn)和規(guī)范在應(yīng)用計(jì)算機(jī)條件下文件檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案熔化管理的需要；其次，依據(jù)文件處理流程來(lái)進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計(jì)；再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。

另外，在電子檔案使用過程中，我們也應(yīng)注意到一是電子檔案安全性問題。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴(kuò)展，數(shù)量也急劇增加，特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，隨之而來(lái)的問題就是如何在網(wǎng)絡(luò)下防范計(jì)算機(jī)病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。二是電子檔案的真實(shí)性問題。在實(shí)際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少規(guī)范化和程序化管理；相當(dāng)數(shù)量的草稿性電子文件處于自生自滅的狀況，多數(shù)電子檔案與其相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法；儲(chǔ)存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實(shí)性。三是電子檔案的法律效力問題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來(lái)確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認(rèn)定的原因。

三、結(jié)語(yǔ)

在當(dāng)代信息化迅速發(fā)展的今天，在加強(qiáng)檔案管理工作時(shí)，要根據(jù)檔案自身的特點(diǎn)，不僅要注重硬件建設(shè)，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，更要注重軟件建設(shè)，建立健全電子文件及電子資料管理制度，提高電子文件制作及電子檔案管理人員的素質(zhì)，不斷加強(qiáng)各個(gè)環(huán)節(jié)的溝通、管理。只有這樣，才能順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，準(zhǔn)確、快速地向社會(huì)提供有利的信息資源，最終做到既能節(jié)約開發(fā)資源，又能提升信息時(shí)代檔案管理的層次和工作效率。

篇2

檔案管理基礎(chǔ)工作是檔案管理工作的重要組成部分，它在檔案的規(guī)范程度和查找的準(zhǔn)確度上都是不可或缺的，但在一些企業(yè)里檔案管理系統(tǒng)還存在一些問題。

1.1檔案管理人員對(duì)基礎(chǔ)工作不重視

檔案管理基礎(chǔ)工作較為繁瑣枯燥，使得管理人員對(duì)此應(yīng)付了事。在一些企業(yè)里對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)程度不夠，無(wú)法理解檔案管理的重要，將檔案管理視為可做可不做，這就使得檔案管理過程中出現(xiàn)缺失、分類不明等現(xiàn)象。檔案管理對(duì)企業(yè)是非常重要的，基礎(chǔ)工作做的不好導(dǎo)致檔案無(wú)法調(diào)取，就會(huì)對(duì)今后的檔案整理工作造成一定的影響。

1.2檔案的分類不合理

很多企業(yè)在檔案管理中出現(xiàn)分類不合理的現(xiàn)象，分類標(biāo)準(zhǔn)太過單一。有些檔案在分類時(shí)致使簡(jiǎn)單的按照時(shí)間分類，完全沒有考慮內(nèi)容，使得在檢索時(shí)非常麻煩常會(huì)檢索出大量的檔案。還有的檔案頁(yè)碼標(biāo)注不全，使得檔案缺頁(yè)或者排序不當(dāng)造成檔案的有效性下降。檔案管理缺乏規(guī)范，使得檔案管理混亂，在檔案匯總后就會(huì)出現(xiàn)各種問題。

1.3檔案的編號(hào)缺失或不準(zhǔn)確

檔案編號(hào)也是檔案管理的重要部分，在一些企業(yè)中檔案管理還是按照傳統(tǒng)的進(jìn)行編號(hào)，使得許多新的內(nèi)容無(wú)法準(zhǔn)確表達(dá)。在檔案管理中還存在這樣的一部分檔案，沒有設(shè)計(jì)目錄，使得很多檔案無(wú)法被準(zhǔn)確定義，丟失的部分無(wú)法確定，已經(jīng)存在的部分無(wú)法排序，影響檔案的分類和內(nèi)容的確定。

1.4檔案管理缺少高素質(zhì)的檔案管理人員

在許多企業(yè)中檔案管理人員多是年齡較大的，缺少年輕人，這種結(jié)構(gòu)是不合理的。年齡大的人對(duì)新知識(shí)接受能力差，很多高新的信息管理方法都無(wú)法理解和應(yīng)用，無(wú)法正確使用新的檔案管理系統(tǒng)。缺乏應(yīng)用信息技術(shù)的人員也在一定程度上影響了檔案管理。年輕人對(duì)新事物學(xué)習(xí)快，探索性強(qiáng)，能更好的操作信息管理系統(tǒng)，推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)代化。

二、如何加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作的有效性

檔案管理基礎(chǔ)工作在檔案管理中的重要性是毋庸置疑的，它對(duì)檔案管理的規(guī)范性準(zhǔn)確性及有效性都有積極的意義。為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化就要正確對(duì)待檔案管理的基礎(chǔ)工作。切實(shí)的落實(shí)好每一步。

2.1提高工作人員對(duì)檔案管理基礎(chǔ)工作的認(rèn)識(shí)

在現(xiàn)實(shí)的工作中企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理基礎(chǔ)工作重要性的培訓(xùn)，讓檔案管理人員清晰的認(rèn)識(shí)到這份工作的重要，在觀念上強(qiáng)化基礎(chǔ)工作不容馬虎。在實(shí)際操作中也要做到準(zhǔn)確規(guī)范。在檔案的分類，訂裝和登記等方面要嚴(yán)格認(rèn)真，做到合理，有效。檔案管理人員的素質(zhì)要高要求，在繁瑣的工作中能堅(jiān)持不懈怠是非常重要的。檔案管理的好壞也可以看出這個(gè)企業(yè)的正規(guī)程度。

2.2加強(qiáng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，使其更正規(guī)化系統(tǒng)化

檔案管理中重要的就是對(duì)檔案進(jìn)行一系列的分類整理登記。但由于檔案管理不嚴(yán)密，從而影響了檔案的分類和查找。不同的單位檔案形式也不相同，檔案的分類缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，需要各單位能找到屬于自己的檔案管理方式。將檔案的分類和登入做的更細(xì)致，關(guān)鍵詞區(qū)分更完善，就能大幅度提升查找的準(zhǔn)確性和便捷性。建立關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)庫(kù)，加速檔案檢索速度。一個(gè)完善系統(tǒng)的檔案基礎(chǔ)工作是檔案管理工作系統(tǒng)高效運(yùn)行的保障。當(dāng)然檔案管理工作不是一成不變的，它也是向著現(xiàn)代化發(fā)展的。那么引進(jìn)現(xiàn)代化的信息技術(shù)和管理手段建立一套全面的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)才能規(guī)范檔案管理基礎(chǔ)工作。有了較高標(biāo)準(zhǔn)的要求，檔案管理人員對(duì)檔案的管理會(huì)更認(rèn)真，有利于提高檔案管理的查準(zhǔn)率。標(biāo)準(zhǔn)一旦設(shè)立就要嚴(yán)格執(zhí)行，否則就形同虛設(shè)。

2.3強(qiáng)化檔案管理信息系統(tǒng)

信息技術(shù)的快速發(fā)展使得它在檔案管理系統(tǒng)中發(fā)揮著重要的作用，檔案信息大多已經(jīng)變成數(shù)字信息化。但信息管理系統(tǒng)還不夠健全，在很大程度上影響了檔案信息檢索的準(zhǔn)確性。若想實(shí)現(xiàn)信息化的管理模式就要完善信息管理系統(tǒng)。首先在信息管理上要優(yōu)化分類，將檔案信息分類填寫細(xì)致，在設(shè)置關(guān)鍵詞時(shí)要準(zhǔn)確，提高檢索效率。其次在信息分類中要避免使用符號(hào)或意義不明的詞匯，控制題名的長(zhǎng)度。在設(shè)置檢索信息時(shí)要優(yōu)先一些新的檔案信息，分清主次。同時(shí)丟失的檔案也要標(biāo)明，方便查閱。強(qiáng)化信息管理系統(tǒng)的主要目的還是要提高檔案檢索的速度和準(zhǔn)確率。既然在檔案管理工作中融入信息處理系統(tǒng)那就要不斷地進(jìn)行更新，保持與現(xiàn)代技術(shù)的同步性，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。

2.4加大檔案管理的安全性

檔案管理工作還要注重安全工作，在檔案館要安裝攝像裝置。管理人員要定期查缺補(bǔ)漏，做到檔案管理心中有數(shù)。在管理工作中要定期檢查檔案的保管情況，避免損壞或丟失。只有將基礎(chǔ)工作做好了才能保證檔案管理準(zhǔn)確嚴(yán)密。

三、結(jié)語(yǔ)

篇3

關(guān)鍵詞：改革；檔案管理；服務(wù)

一、我國(guó)檔案管理基礎(chǔ)工作究竟在哪些方面存在不足呢

檔案管理人員對(duì)檔案的重要性宣傳不到位。檔案管理人員對(duì)檔案的重要性未進(jìn)行廣泛宣傳，使得本人和檔案管理人員對(duì)檔案中缺少的材料不能及時(shí)補(bǔ)充、完善、更新；由于受專業(yè)和時(shí)間限制檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密，重視不夠，檔案管理人員也不能及時(shí)地掌握檔案管理工作的新知識(shí)、新技術(shù)。主要問題集中反映在以下幾個(gè)方面：

1、大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無(wú)法檢索而難以利用。 檔號(hào)不規(guī)范沒有目錄號(hào)一卷多冊(cè)現(xiàn)象較多。

2、檔案管理基本上是兼管，屬于非專業(yè)人員管理。檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密，重視不夠。

3、組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重如有按時(shí)間組的也有按職能部門管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的。

4、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄?？傊C合性檔案館建館時(shí)間越長(zhǎng)館藏量越大的存在的類似問題就越嚴(yán)重。從以上情況來(lái)看我國(guó)綜合性檔案館目前還未具備實(shí)現(xiàn)電力檔案管理的充分條件需要盡快地、科學(xué)地解決這些問題。

二、選用準(zhǔn)確的文件

選用準(zhǔn)確的文件是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因?yàn)橐话愕木C合性檔案館由于多年來(lái)未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)不可避免地存在許多重份或無(wú)查考價(jià)值的文件，所以首先要剔除這些無(wú)用的文件才能避免今后實(shí)行檔案管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況等問題。

1、優(yōu)化館藏、科學(xué)保管，提高電力檔案利用效率

將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對(duì)那些無(wú)頁(yè)碼、無(wú)卷內(nèi)目錄、無(wú)案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實(shí)行電力管理檔案后的利用效率。

2、健全檔案管理制度

健全檔案管理制度。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來(lái)的規(guī)章制度必須符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實(shí)用、簡(jiǎn)便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。建章立制，有章可循，規(guī)范操作。積極主動(dòng)做好檔案收集工作，做到制度上墻，操作人員有章可循。建立職工借閱檔案登記簿，職工檔案轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記簿，職工檔案材料轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記簿，檔案材料移交表等。因此，我們?cè)谑占瘷n案資料時(shí)要做到口勤、手勤、腳勤，及時(shí)追補(bǔ)和補(bǔ)充新的資料，真正起到檔案的依據(jù)作用。積極做好宣傳工作，加強(qiáng)檔案管理人員的事業(yè)心、責(zé)任感。積極做好宣傳工作，對(duì)收集的材料要認(rèn)真核實(shí)，把真實(shí)可靠的材料收入檔案，把好質(zhì)量關(guān)。在檔案鑒別過程中，檔案管理人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)、確保檔案真實(shí)完整，充分認(rèn)識(shí)到職工檔案管理工作在人才資源開發(fā)中的重要性，不斷改進(jìn)工作方式、工作方法，創(chuàng)新工作模式，提高工作效率，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。在鑒別過程中，能明辨是非，堅(jiān)決把那些虛假的資料拒之門外，維護(hù)檔案的真實(shí)性、可靠性、完整性。著錄是實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項(xiàng)重要的前期工作。1986年國(guó)家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個(gè)檔案館的條件存在差異再加上電力管理檔案又提出了新的技術(shù)性要求所以各個(gè)檔案館應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實(shí)際情況出發(fā)根據(jù)計(jì)算機(jī)管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細(xì)則。我們根據(jù)這一原則制定了《北京市檔案館著錄細(xì)則》從目前實(shí)施的情況來(lái)看已經(jīng)起到了提高基礎(chǔ)工作水平的作用并對(duì)我館實(shí)行檔案電力管理工作有很大的提高。

3、規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率

檔案的分類號(hào)保證了檢索查全率而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時(shí)保證查準(zhǔn)因此在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名。要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請(qǐng)示報(bào)告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準(zhǔn)確率。我們認(rèn)為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點(diǎn)是在填寫題名項(xiàng)過程中要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱盡量避免在檢索時(shí)出現(xiàn)含混不清、文不對(duì)題和計(jì)算機(jī)識(shí)別不清的情況發(fā)生。如北京市計(jì)劃委員會(huì)簡(jiǎn)稱為市計(jì)委北京市計(jì)劃生育委員會(huì)簡(jiǎn)稱為市計(jì)生委而不能都簡(jiǎn)稱為市計(jì)委還要統(tǒng)一題名中應(yīng)具備的要素。我們結(jié)合計(jì)算機(jī)檢索需要在著錄過程中將題名中責(zé)任者、事由、文種，必要時(shí)加上人名、地點(diǎn)和時(shí)間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補(bǔ)齊如果題名冗長(zhǎng)則刪除多余的贅詞。。所以我們便規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫“請(qǐng)示”凡不要求批復(fù)的文件則寫“報(bào)告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實(shí)質(zhì)作用。

4、健全規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序

由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無(wú)法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點(diǎn)便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。分清輕重緩急，循序漸進(jìn) ，檔案管理的一個(gè)重要目的就是要使檔案為社會(huì)所用而實(shí)現(xiàn)電力管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、利用率高低和是否開放的情況對(duì)所有全宗進(jìn)行排隊(duì)將那些可以開放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會(huì)利用的效率。

三、結(jié)束語(yǔ)

加強(qiáng)電力檔案管理的發(fā)展，使檔案工作有新的進(jìn)展和突破，就要形成一整套新的檔案思想、檔案觀念抓住當(dāng)前有利時(shí)機(jī)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)、不斷改革創(chuàng)新，沖破原有的思路、模式，才能適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展，才能符合電力檔案管理的需要。

參考文獻(xiàn)：

[1] 夏燕玲. 檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J]. 云南檔案, 2010,(03) .

篇4

【關(guān)鍵詞】殘疾兒童；檔案管理基礎(chǔ)工作；現(xiàn)狀；措施

為了能夠更好的規(guī)范殘疾兒童檔案管理工作，需要從基本工作抓起，檔案管理人員要從日?；A(chǔ)工作入手，及時(shí)對(duì)工作中存在的不足之處進(jìn)行補(bǔ)充，強(qiáng)化檔案管理基礎(chǔ)工作，以此來(lái)有效的提高殘疾兒童檔案工作的質(zhì)量和效率，為殘疾兒童檔案工作的可持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)，使其成為保障殘疾兒童合法權(quán)益的重要依據(jù)。

一、高度重視，加強(qiáng)組織管理

殘疾兒童檔案工作需要給予充分的重視，并將其納入到重要的工作日程上來(lái)，進(jìn)一步做好殘疾兒童檔案管理基礎(chǔ)工作，從思想認(rèn)識(shí)、到人員及組織等各個(gè)方面都要到位，做好檔案收集工作，對(duì)檔案歸檔范圍和保管期限進(jìn)行明確。歸檔范圍包括殘疾兒童的出生年月、性別、體驗(yàn)表、父母相關(guān)的信息，同時(shí)殘疾兒童康復(fù)過程中所產(chǎn)生的各種資料也應(yīng)納到歸檔范圍。

二、殘疾兒童檔案管理的規(guī)范化

首先，需要做好殘疾兒童檔案收集工作，利用統(tǒng)一規(guī)格的檔案袋來(lái)對(duì)采集到的檔案信息進(jìn)行包裝和密封，而且在對(duì)相關(guān)檔案資料進(jìn)行調(diào)集時(shí)，要有相關(guān)的憑證作為依據(jù)，檔案要具有統(tǒng)一的格式，收集的檔案要確保操作步驟的規(guī)范化。

其次，殘疾兒童檔案整理和歸類工作需要由專門的檔案管理人員進(jìn)行，可以采用編碼形式來(lái)對(duì)檔案信息進(jìn)行整理和歸類，以此來(lái)提高檔案管理的有序化，為檔案查找效率的提高奠定良好的基礎(chǔ)。

最后，在對(duì)殘疾兒童檔案進(jìn)行保管過程中，需要保證檔案室環(huán)境的適宜性，不僅要具備良好的通風(fēng)，而且進(jìn)行除灰處理，控制好檔案室內(nèi)空氣的溫度和濕度，保證檔案信息資源的安全。

三、加強(qiáng)對(duì)殘疾兒童檔案形成過程的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查

殘疾兒童檔案文件形成時(shí)，在嚴(yán)格對(duì)殘疾兒童申請(qǐng)、入戶調(diào)查等過程中形成的文件材料進(jìn)行審核，確保所收集到的檔案資料的真實(shí)性和齊全性。檔案管理人員要定期和不定期對(duì)檔案文件形成的過程進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，控制好檔案形成過程中的質(zhì)量。不僅在確保檔案文件資料的齊全性和完整性，同時(shí)還要確保文件材料的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，確保案卷質(zhì)量的全面提高，這對(duì)檔案后期的整理、加工和利用會(huì)帶來(lái)積極的促進(jìn)作用。目前在相關(guān)部門和單位中，文字資料形成過程中和檔案管理工作存在相互脫節(jié)的問題，兩者各自為政，彼此分割，這對(duì)檔案管理工作帶來(lái)了不利影響。文件資料形成過程中和檔案管理工作相互關(guān)聯(lián)，具有不可分割性，檔案管理人員需要參與到殘疾兒童相關(guān)文件資料形成的整個(gè)過程，同時(shí)檔案人員還要積極參與到單位各項(xiàng)行政及業(yè)務(wù)活動(dòng)中，對(duì)工作的內(nèi)涵進(jìn)行了解和掌握，并在工作中做好指導(dǎo)工作，使相關(guān)人員在書寫文件資料時(shí)要嚴(yán)格按照規(guī)范的要求進(jìn)行，為檔案編輯加工工作提供更多的便利條件。對(duì)于各科室形成的文件資料要積極主動(dòng)收集，確保歸檔材料的齊全性和完整性，為檔案后期的加工利用打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

四、完善檔案管理設(shè)施

檔案管理工作效率會(huì)受到檔案管理設(shè)備的直接影響，殘疾兒童檔案的管理也是一樣的。目前，檔案管理逐漸朝著數(shù)字化信息管理的模式前進(jìn)，這不僅能提高檔案的安全性，同時(shí)也避免紙質(zhì)檔案的過渡消耗，并且相比傳統(tǒng)的管理模式，更加的高效、便捷。在檔案管理工作開展時(shí)，應(yīng)緊緊貼近時(shí)代潮流，引入最新的管理方法與設(shè)備，配備檔案現(xiàn)代化管理所需要的各種設(shè)施，加大檔案管理設(shè)施的投入力度，培養(yǎng)檔案管理人員努力提高自身的操作能力，并使其能夠熟練的對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行應(yīng)用，使檔案管理人員能夠?qū)⑺鶎W(xué)到的理論知識(shí)與實(shí)際工作有效的聯(lián)系起來(lái)，從而進(jìn)一步提高殘疾兒童檔案管理基礎(chǔ)工作的效率。

五、建立檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用電子檔案

殘疾兒童檔案要實(shí)現(xiàn)信息化管理，就必須建立檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，因此，在實(shí)際工作中，需要進(jìn)一步改進(jìn)和規(guī)范計(jì)算機(jī)條件下檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案信息化管理的需要。依據(jù)文件處理流程來(lái)進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計(jì)。在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。

在電子檔案使用過程中，應(yīng)注意到電子檔案安全性問題。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴(kuò)展，數(shù)量也急劇增加，特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，隨之而來(lái)的問題就是如何在網(wǎng)絡(luò)下防范計(jì)算機(jī)病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。同時(shí)還要重視電子檔案的真實(shí)性。在實(shí)際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少規(guī)范化和程序化管理；相當(dāng)數(shù)量的草稿性電子文件處于自生自滅的狀況，多數(shù)電子檔案與其相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法；儲(chǔ)存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實(shí)性。另外，電子檔案的法律效力問題也不容忽視，通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來(lái)確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認(rèn)定的原因。

六、結(jié)束語(yǔ)

殘疾兒童作為弱勢(shì)群體，受到全社會(huì)的普遍關(guān)注，因此需要做好殘疾兒童檔案管理基本工作，特雖是在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的新形勢(shì)下，更需要根據(jù)殘疾兒童檔案自身的特點(diǎn)，進(jìn)一步對(duì)殘疾兒童檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范，充分的利用各種先進(jìn)的技術(shù)來(lái)加快推動(dòng)殘疾兒童檔案信息化建設(shè)，更好的實(shí)現(xiàn)殘疾兒童檔案的重要價(jià)值，有效的保障殘疾兒童的合法權(quán)益，使全社會(huì)能夠更關(guān)心弱勢(shì)群體，促進(jìn)和諧社會(huì)的建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

[1]閆亞平，高建軍.孤殘兒童檔案建立及規(guī)范化管理[J].陜西檔案，2012，02：38-39.

篇5

眾所周知計(jì)算機(jī)作為一種高效處理龐大復(fù)雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進(jìn)工具的首要特征就是要求輸入計(jì)算機(jī)的各項(xiàng)原始數(shù)據(jù)信息必須是準(zhǔn)確和科學(xué)的否則輸入的數(shù)據(jù)與信息是“垃圾”輸出的只會(huì)是更高級(jí)的“垃圾”。所以實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前處理性質(zhì)的基礎(chǔ)工作使其充分滿足計(jì)算機(jī)工作的技術(shù)要求。

那么我國(guó)檔案管理基礎(chǔ)工作究竟在哪些方面不足和較差呢哪些方面尚不能迅速適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理的要求呢總體來(lái)講目前我國(guó)的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜案卷數(shù)量繁多時(shí)間跨度長(zhǎng)且由于多年來(lái)一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個(gè)歷史時(shí)期檔案的整理質(zhì)量要求不同整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個(gè)方面一是檔號(hào)不規(guī)范沒有目錄號(hào)一卷多冊(cè)現(xiàn)象較多二是案卷標(biāo)題不規(guī)范有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素甚至沒有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無(wú)法檢索而難以利用四是許多案卷未標(biāo)頁(yè)碼如果使用中掉頁(yè)很難發(fā)現(xiàn)五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重如有按時(shí)間組的也有按職能部門管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的六是案卷厚薄不一有的一、二頁(yè)紙一文一卷有的五六百頁(yè)紙一類一卷?？傊C合性檔案館建館時(shí)間越長(zhǎng)館藏量越大的存在的類似問題就越嚴(yán)重。從以上情況來(lái)看我國(guó)綜合性檔案館目前還未具備實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的充分條件需要盡快地、科學(xué)地解決這些問題。

二、實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平

從科學(xué)與經(jīng)驗(yàn)中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。

1全面普查案卷，去糟取精

這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因?yàn)橐话愕木C合性檔案館由于多年來(lái)未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)不可避免地存在許多重份或無(wú)查考價(jià)值的文件所以首先要剔除這些無(wú)用的文件才能避免今后實(shí)行計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

2重新組合案卷實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化

將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對(duì)那些無(wú)頁(yè)碼、無(wú)卷內(nèi)目錄、無(wú)案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用效率。

3結(jié)合本館實(shí)際規(guī)范著錄工作

著錄是實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項(xiàng)重要的前期工作。1986年國(guó)家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個(gè)檔案館的條件存在差異再加上計(jì)算機(jī)管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個(gè)檔案館應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實(shí)際情況出發(fā)根據(jù)計(jì)算機(jī)管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細(xì)則。我們根據(jù)這一原則制定了《北京市檔案館著錄細(xì)則》從目前實(shí)施的情況來(lái)看已經(jīng)起到了提高基礎(chǔ)工作水平的作用并對(duì)我館實(shí)行檔案計(jì)算機(jī)管理工作有很大的促進(jìn)。

4統(tǒng)一分類號(hào)保證檢索查全率

計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢(shì)就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們?cè)诜诸愡^程中，首先根據(jù)《中國(guó)檔案分類法》進(jìn)行分類再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。例如“物價(jià)”問題涉及的行業(yè)較多我們就統(tǒng)一歸入“J”類然后再根據(jù)每一文件具體特征輔以關(guān)鍵詞標(biāo)識(shí)加以區(qū)分。另外在分類的過程中還應(yīng)加強(qiáng)校審力度以便及時(shí)校正分類人員的錯(cuò)誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識(shí)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)盡量做到前后標(biāo)引一致同一類文件標(biāo)引一致從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。

5規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率

檔案的分類號(hào)保證了檢索查全率而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時(shí)保證查準(zhǔn)因此在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認(rèn)為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點(diǎn)是在填寫題名項(xiàng)過程中要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱盡量避免在檢索時(shí)出現(xiàn)含混不清、文不對(duì)題和計(jì)算機(jī)識(shí)別不清的情況發(fā)生。如北京市計(jì)劃委員會(huì)簡(jiǎn)稱為市計(jì)委北京市計(jì)劃生育委員會(huì)簡(jiǎn)稱為市計(jì)生委而不能都簡(jiǎn)稱為市計(jì)委還要統(tǒng)一題名中應(yīng)具備的要素。我們結(jié)合計(jì)算機(jī)檢索需要在著錄過程中將題名中責(zé)任者、事由、文種必要時(shí)加上人名、地點(diǎn)和時(shí)間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補(bǔ)齊如果題名冗長(zhǎng)則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請(qǐng)示報(bào)告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準(zhǔn)確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫“請(qǐng)示”凡不要求批復(fù)的文件則寫“報(bào)告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實(shí)質(zhì)作用。

另外我們還利用計(jì)算機(jī)一次輸入多次輸出的功能將關(guān)鍵詞項(xiàng)中的人名、地點(diǎn)、時(shí)間與機(jī)構(gòu)分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎(chǔ)。

三、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)大工程尤其是對(duì)于那些建館時(shí)間較長(zhǎng)的綜合性檔案館來(lái)講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無(wú)法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點(diǎn)便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1分清輕重緩急，循序漸進(jìn)

檔案管理的一個(gè)重要目的就是要使檔案為社會(huì)所用而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開放的情況對(duì)所有全宗進(jìn)行排隊(duì)將那些可以開放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會(huì)利用的效率。

2分級(jí)次著錄，省時(shí)省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄即將那些反映問題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄而對(duì)那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力又提高了效率。

3分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)

對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引而對(duì)那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣⒌刂?、時(shí)間用案卷目錄直接錄入然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號(hào)。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。

4用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”，簡(jiǎn)化查找時(shí)間，提高效率

篇6

1目前檔案管理基礎(chǔ)工作現(xiàn)存主要問題剖析

隨著科學(xué)技術(shù)的普及和發(fā)展，計(jì)算機(jī)作為一種高效處理龐大復(fù)雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進(jìn)工具的首要特征就是要求輸入計(jì)算機(jī)的各項(xiàng)原始數(shù)據(jù)信息必須是準(zhǔn)確和科學(xué)的，否則輸入的數(shù)據(jù)與信息是“垃圾”輸出的只會(huì)是更高級(jí)的“垃圾”。所以實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前處理性質(zhì)的基礎(chǔ)工作使其充分滿足計(jì)算機(jī)工作的技術(shù)要求。那么我國(guó)檔案管理基礎(chǔ)工作究竟在哪些方面不足和較差呢？哪些方面尚不能迅速適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理的要求呢？總體來(lái)講目前我國(guó)的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜案卷數(shù)量繁多時(shí)間跨度長(zhǎng)且由于多年來(lái)一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個(gè)歷史時(shí)期檔案的整理質(zhì)量要求不同整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個(gè)方面：

1、傳統(tǒng)檔案管理改革不夠，計(jì)算機(jī)普及程度不高。

傳統(tǒng)檔案管理目前在我國(guó)還占絕大多數(shù)，正規(guī)檔案館計(jì)算機(jī)普及程度相對(duì)好一些，但在機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位相對(duì)就差很多，比如在住房公積金管理方面，雖然由于行業(yè)較新，計(jì)算機(jī)應(yīng)用程度還較好，但管理程度就有很大出入，管理也不規(guī)范。

2、基礎(chǔ)檔案管理工作沒有一個(gè)統(tǒng)一的行業(yè)規(guī)范。

以住房公積金為例存在的問題較多，首先檔案號(hào)不規(guī)范沒有目錄號(hào)另外一卷多冊(cè)的現(xiàn)象也非常普遍；另外案卷標(biāo)題不規(guī)范有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素甚至沒有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍，另外部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無(wú)法檢索而難以利用，造成資源的浪費(fèi)。

3、基層單位的檔案管理人員隊(duì)伍亟待提高

以吉林省為住房公積金的檔案管理單位為例，從業(yè)人員比較雜，專業(yè)檔案管理人員奇缺

現(xiàn)存管理人員的學(xué)歷結(jié)構(gòu)和專業(yè)技術(shù)知識(shí)存在很大問題，對(duì)現(xiàn)有人員的培訓(xùn)水平也跟不上。

4、檔案管理基礎(chǔ)工作的重視程度不夠

現(xiàn)在的檔案管理工作，雖然在表面上被認(rèn)為是受到重視的，但在實(shí)際工作當(dāng)中，無(wú)論是領(lǐng)導(dǎo)層，還是各部門，都把主要注意力放在敏感部位，往往就忽視了檔案管理基礎(chǔ)工作的開展，有時(shí)甚至是流于形式。

2 解決設(shè)想

檔案管理基礎(chǔ)工作是一個(gè)系統(tǒng)工程，要想達(dá)到系統(tǒng)的產(chǎn)出最大，更好的為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法。在檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。同時(shí)要齊抓共管，全方位營(yíng)造和諧氛圍，把檔案管理基礎(chǔ)工作落到實(shí)處。

1、充分動(dòng)員，做好檔案的全面普查工作

檔案普查是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步。根據(jù)整體要求，首先進(jìn)行檔案的科學(xué)普查工作，普查過程中主要是查缺補(bǔ)漏，剔出重復(fù)的案卷，提高檔案的使用效率。

2、加強(qiáng)案卷的規(guī)范化管理

普查之后要將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對(duì)那些無(wú)頁(yè)碼、無(wú)卷內(nèi)目錄、無(wú)案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用效率。做到流程式管理

3、著錄工作的規(guī)范化

規(guī)范化檔案管理過程中著錄工作是一個(gè)非常重要的環(huán)節(jié)，著錄是實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項(xiàng)重要的前期工作。1986年國(guó)家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個(gè)檔案館的條件存在差異再加上計(jì)算機(jī)管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個(gè)檔案館應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實(shí)際情況出發(fā)根據(jù)計(jì)算機(jī)管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細(xì)則。各單位要結(jié)合自己的實(shí)際情況對(duì)細(xì)則進(jìn)行分解，以真對(duì)自己?jiǎn)挝坏膶?shí)際情況。

4、統(tǒng)一分類號(hào)，保證檢索查全率

區(qū)別于手工檔案，計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢(shì)就是能夠滿足人們檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們?cè)诜诸愡^程中，首先根據(jù)《中國(guó)檔案分類法》進(jìn)行分類再因事制宜地制定出一些具體細(xì)則。例如“物價(jià)”問題涉及的行業(yè)較多我們就統(tǒng)一歸入“J”類，然后再根據(jù)每一文件具體特征輔以關(guān)鍵詞標(biāo)識(shí)加以區(qū)分。另外在分類的過程中還應(yīng)加強(qiáng)校審力度以便及時(shí)校正分類人員的錯(cuò)誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識(shí)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)盡量做到前后標(biāo)引一致同一類文件標(biāo)引一致從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。既保證了檢索查全率，也提高了檢索的效率。

5、規(guī)范化數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)大工程尤其是對(duì)于那些建館時(shí)間較長(zhǎng)的綜合性檔案館來(lái)講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無(wú)法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點(diǎn)便基本可以取得著錄工作多快好的效果。分清輕重緩急，循序漸進(jìn)，檔案管理的一個(gè)重要目的就是要使檔案為社會(huì)所用而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開放的情況對(duì)所有全宗進(jìn)行排隊(duì)將那些可以開放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會(huì)利用的效率。分級(jí)次著錄，省時(shí)省力，在著錄過程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄即將那些反映問題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄而對(duì)那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力又提高了效率。分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)，對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引而對(duì)那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣⒌刂?、時(shí)間用案卷目錄直接錄入然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號(hào)。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”，簡(jiǎn)化查找時(shí)間，提高效率，“主題詞”雖然有規(guī)范統(tǒng)一的功效卻同時(shí)存在著查找煩瑣、效率較低的問題。

篇7

【關(guān)鍵詞】市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案管理 對(duì)策

市政基礎(chǔ)設(shè)施是指在城市規(guī)劃建設(shè)范圍內(nèi)設(shè)置，基于政府責(zé)任和義務(wù)為居民提供有償或無(wú)償公共產(chǎn)品和服務(wù)的各種建筑物、構(gòu)筑物、設(shè)備等。市政基礎(chǔ)設(shè)施工程一般屬于國(guó)家的基礎(chǔ)建設(shè)，包括城市建設(shè)中的各種公共交通設(shè)施、城市橋梁、軌道交通、隧道、道路、給水、排水、燃?xì)?、城市防洪、環(huán)境衛(wèi)生以及照明等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，是城市生存和發(fā)展必不可少的物質(zhì)基礎(chǔ)，是提高人民生活水平和對(duì)外開放的基本條件。市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案是在市政基礎(chǔ)設(shè)施工程建設(shè)工程中形成的與工程建設(shè)有關(guān)，對(duì)國(guó)家、社會(huì)和單位有保存價(jià)值的各種文字、圖紙、數(shù)據(jù)、照片、聲像等不同形式的載體的文件材料，它是工程建設(shè)的真實(shí)記錄，也是一個(gè)城市發(fā)展的歷史縮影，與工程質(zhì)量密不可分。

近年來(lái)，武漢市城市建設(shè)加速推進(jìn)，呈現(xiàn)出建設(shè)規(guī)模大，重大工程多，技術(shù)復(fù)雜程度高，工程涉及面廣等特點(diǎn)。諸多城建重點(diǎn)單個(gè)項(xiàng)目投資超億元，有的甚至高達(dá)幾十億元。工程項(xiàng)目涵蓋類型也越來(lái)越多，由過去較為單一的道路排水工程、橋梁工程，發(fā)展為大型綜合立交、過江隧道、軌道交通、全線高架橋梁等多種類型的工程。同時(shí)，市政基礎(chǔ)設(shè)施工程的基本施工隊(duì)伍也呈現(xiàn)多元化的趨勢(shì)，一些專業(yè)從事鋼結(jié)構(gòu)施工、隧道施工、地鐵盾構(gòu)施工的公司加入到武漢市城市建設(shè)中來(lái)。城市建設(shè)的快速發(fā)展給市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案管理工作帶來(lái)了機(jī)遇，同樣檔案管理工作也面臨著空前的挑戰(zhàn)。如何加強(qiáng)市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案管理，保證其真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，并得到妥善的保管和有效的利用，為未來(lái)城市發(fā)展規(guī)劃和設(shè)施管養(yǎng)提供重要依據(jù)，是各工程建設(shè)和管理單位必須引起關(guān)注的重要問題。

一、加強(qiáng)市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案管理的重要意義

1、工程檔案是工程建設(shè)質(zhì)量狀況的綜合反映。

隨著量化分析和精細(xì)化管理的推進(jìn)，工程建設(shè)質(zhì)量有了一系列精確的評(píng)價(jià)體系。當(dāng)對(duì)工程建設(shè)質(zhì)量的評(píng)價(jià)由感觀性的經(jīng)驗(yàn)?zāi)Ｊ缴仙揭詳?shù)據(jù)和現(xiàn)狀圖紙為依據(jù)的體系化模式時(shí)，對(duì)工程質(zhì)量的評(píng)價(jià)就要以工程檔案為基礎(chǔ)，以指標(biāo)的量化統(tǒng)計(jì)分析為手段進(jìn)行綜合測(cè)評(píng)了。由此可見，工程檔案直接反映了工程建設(shè)質(zhì)量。同時(shí)，從近年來(lái)工程質(zhì)量事故案例的處理看，一旦工程出現(xiàn)質(zhì)量問題或重大事故，首先要對(duì)工程項(xiàng)目檔案進(jìn)行全面調(diào)查。這是因?yàn)楣こ虣n案是工程建設(shè)各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，具有原始性、真實(shí)性、唯一性的特點(diǎn)，它是建設(shè)活動(dòng)的直接產(chǎn)物，全面、綜合地反映工程建設(shè)全過程的實(shí)際情況，對(duì)劃分工程質(zhì)量責(zé)任有著不可替代的作用，是工程建設(shè)質(zhì)量狀況的綜合反映。

2、工程檔案是工程質(zhì)量管理的重要組成部分。

《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》明確規(guī)定：“列入城建檔案館檔案接收范圍的工程，建設(shè)單位在組織竣工驗(yàn)收前，應(yīng)當(dāng)提請(qǐng)城建檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收。預(yù)驗(yàn)收合格后，由城建檔案管理機(jī)構(gòu)出具工程檔案認(rèn)可文件”。這就表明，如果工程檔案驗(yàn)收不合格，工程將無(wú)法進(jìn)行竣工驗(yàn)收，工程檔案管理已經(jīng)成為工程質(zhì)量管理的重要組成部分。同時(shí)，建設(shè)部《關(guān)于認(rèn)真貫徹國(guó)務(wù)院第279號(hào)令和建設(shè)部第78號(hào)令切實(shí)加強(qiáng)工程檔案管理工作的通知》中也明確指出，建設(shè)單位組織工程竣工驗(yàn)收，應(yīng)當(dāng)具備工程檔案認(rèn)可文件。建設(shè)行政主管部門在辦理峻工驗(yàn)收備案時(shí)，應(yīng)當(dāng)查驗(yàn)工程檔案認(rèn)可文件。這就再次明確了工程檔案在工程建設(shè)過程中的重要地位，并將工程檔案管理作為提高工程質(zhì)量管理的重要手段。

3、工程檔案是城市管理、發(fā)展的重要依據(jù)。

工程檔案是工程建設(shè)活動(dòng)的真實(shí)記載，直接反映了工程項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)的全過程，因此，工程檔案對(duì)市政基礎(chǔ)設(shè)施工程建成使用后的管理、維修、養(yǎng)護(hù)、改擴(kuò)建等技術(shù)工作的決策、設(shè)計(jì)都起著重要的憑證和依據(jù)作用。凡對(duì)某項(xiàng)市政基礎(chǔ)設(shè)施工程進(jìn)行維修養(yǎng)護(hù)、改擴(kuò)建，都必須依據(jù)該項(xiàng)工程的設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等方面的詳細(xì)記載即工程檔案制定出合理的方案。同時(shí)，隨著現(xiàn)代城市建設(shè)的加快發(fā)展，城市建設(shè)不斷向地下和空中縱向延伸，而這一切建設(shè)規(guī)劃編制的基礎(chǔ)資料就是前期城市基礎(chǔ)設(shè)施工程建設(shè)留下的檔案資料，而在建工程的檔案資料又將成為今后城市建設(shè)發(fā)展的重要依據(jù)，市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案資料的重要性不言而喻。

二、當(dāng)前市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案管理工作中存在的主要問題

1、檔案意識(shí)不強(qiáng)。

部分單位對(duì)工程檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠，重施工管理輕檔案管理的現(xiàn)象普遍存在。市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案資料收集整理，本應(yīng)始于工程前期運(yùn)作，終于工程竣工驗(yàn)收，列入管理日程，同步施工進(jìn)展。但在一些工程項(xiàng)目中，平時(shí)不重視工程檔案和內(nèi)業(yè)資料的收集整理，檔案工作與工程建設(shè)不能同步管理，資料不規(guī)范、收集不齊全。甚至出現(xiàn)為應(yīng)付竣工驗(yàn)收或有關(guān)檢查搞突擊、“做”資料，的現(xiàn)象，造成原始資料失真，工程檔案造假。加之市政基礎(chǔ)設(shè)施工程大多為政府工程，有的工程因工期緊，協(xié)調(diào)難度大，基本建設(shè)手續(xù)尚不完備，更遑論其能夠重視工程檔案建設(shè)。

2、工程檔案人員素質(zhì)有待提高。

一項(xiàng)市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案資料應(yīng)包括招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位形成的檔案資料，涉及面廣，專業(yè)性強(qiáng)。但就工程現(xiàn)場(chǎng)的情況看，大多項(xiàng)目部都未配備專職的檔案管理人員，往往是其他人員兼職或臨時(shí)抽調(diào)人員擔(dān)任，大多沒有參加過正規(guī)的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，專業(yè)知識(shí)欠缺。加上現(xiàn)場(chǎng)工作繁忙，人員調(diào)動(dòng)頻繁，原始資料丟失、損毀嚴(yán)重，檔案管理處于一種被動(dòng)應(yīng)付狀態(tài)，這必然影響到工程檔案的質(zhì)量。

3、歸檔時(shí)間嚴(yán)重滯后。

《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》明文規(guī)定：“建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)在工程竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)，向城建檔案館報(bào)送一套符合規(guī)定的建設(shè)工程檔案?！钡F(xiàn)實(shí)的情況是，市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案移交普遍滯后，有的工程甚至竣工多年，工程檔案尚未移交。更有甚者，因市政基礎(chǔ)設(shè)施工程特殊性，有的工程完工后不竣工驗(yàn)收即投入使用，其檔案移交工作更是無(wú)從談起。

4、工程檔案質(zhì)量欠佳。

按照相關(guān)規(guī)定，工程檔案資料應(yīng)做到圖物相符、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，填寫、審批、簽章手續(xù)完備，不得擅自修改、偽造和后補(bǔ)，應(yīng)達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，符合歸檔要求?？蓮膶?shí)際的情況看，市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案資料質(zhì)量尚存在較大差距。有的項(xiàng)目由于搶工期、趕進(jìn)度等原因，施工過程中將資料工作放在一邊，到驗(yàn)收時(shí)再來(lái)補(bǔ)寫，使資料的真實(shí)性大打折扣；一些單位為節(jié)約時(shí)間，只做一份資料，其余全用復(fù)印件代替，有的甚至將其它工程的一些資料放入檔案資料之中，從而失去了檔案資料的真實(shí)性，降低了檔案本身的價(jià)值；部分檔案書寫不規(guī)范，紙張破損嚴(yán)重，字跡不耐久，不符合工程檔案歸檔的要求。

三、加強(qiáng)市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案管理的對(duì)策

1、提高認(rèn)識(shí)，落實(shí)責(zé)任是做好市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案管理的前提條件。

加大對(duì)《檔案法》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》、《建設(shè)工程文件檔案管理規(guī)范》及相關(guān)市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案工作法律法規(guī)的宣傳力度，提高全行業(yè)特別是領(lǐng)導(dǎo)同志的檔案意識(shí)，使他們認(rèn)識(shí)到工程檔案是工程建設(shè)的重要組成部分，是建設(shè)經(jīng)驗(yàn)的積累和寶貴的技術(shù)儲(chǔ)備，是城市建設(shè)發(fā)展的重要依據(jù)。要逐步形成領(lǐng)導(dǎo)重視檔案建設(shè)，人人關(guān)心檔案建設(shè)的良好氛圍。同時(shí)，抓好檔案管理工作責(zé)任制的落實(shí)，明確參建各方和相關(guān)人員的檔案管理責(zé)任，促進(jìn)檔案管理工作開展。

2、增大投入，提高素質(zhì)是做好市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案管理的有力保障。

各工程現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)設(shè)置與工程檔案工作任務(wù)相適應(yīng)的機(jī)構(gòu)，配備專門的檔案管理人員，增加人力、物力、財(cái)力投入，解決必要的檔案管理工作經(jīng)費(fèi)和設(shè)施，保障現(xiàn)場(chǎng)檔案整理工作開展。檔案管理部門應(yīng)定期舉辦檔案管理培訓(xùn)班，提高檔案從業(yè)人員的業(yè)務(wù)知識(shí)和工作能力；要積極主動(dòng)服務(wù)，選派政策水平高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的人員充當(dāng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)員，指導(dǎo)、協(xié)助參建單位健全各項(xiàng)檔案管理制度，規(guī)范現(xiàn)場(chǎng)檔案資料整理。

3、規(guī)范管理，依法治檔是做好市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案管理的首要任務(wù)。

為加強(qiáng)工程檔案管理，國(guó)家先后制定和了一系列與工程檔案有關(guān)的法律、法規(guī)和規(guī)范性文件，初步形成了我國(guó)檔案管理法規(guī)體系，覆蓋了工程檔案工作的主要方面和主要環(huán)節(jié)，工程檔案管理工作基本做到了有法可依。在當(dāng)前的工作中，首要的是有法必依，市政基礎(chǔ)設(shè)施工程參建各方要嚴(yán)格落實(shí)工程檔案管理法律法規(guī)，結(jié)合現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際，制定系統(tǒng)、完善、可行的檔案管理制度和操作辦法，使現(xiàn)場(chǎng)的檔案管理工作有章可循，有序開展。同時(shí)，檔案管理部門要加大檢查督促力度，對(duì)拒不履行檔案管理相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定的行為及時(shí)采取措施，加以督促。

4、嚴(yán)把質(zhì)量，加強(qiáng)檢查是做好市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案管理的核心環(huán)節(jié)。

市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)有效利用，發(fā)揮檔案作用，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的基礎(chǔ)。在檔案管理過程中，要牢牢抓住收集齊全、材料準(zhǔn)確、整理系統(tǒng)這三個(gè)環(huán)節(jié)，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。檔案人員應(yīng)及時(shí)了解工程的立項(xiàng)、勘察、設(shè)計(jì)、施工及竣工驗(yàn)收等每個(gè)階段，掌握工程建設(shè)的具體內(nèi)容，合理確定個(gè)環(huán)節(jié)文件資料的歸檔范圍，做到既不重復(fù)也不遺漏；由于市政基礎(chǔ)設(shè)施工程建設(shè)施工有較大的動(dòng)態(tài)性，所以檔案資料收集整理必須要與工程建設(shè)施工同步進(jìn)行，檔案人員要隨時(shí)掌握工程建設(shè)變化情況，確保文件資料的準(zhǔn)確。尤其是修改有關(guān)文件資料時(shí)，一定要按照規(guī)定的修改程序進(jìn)行更正，并保留修改依據(jù)和過程記錄，保證內(nèi)容和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性；在收集齊全、材料準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上，檔案人員要遵循市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持歸檔文件、檔案案卷間的有機(jī)聯(lián)系，著眼于方便檔案資料的保管和利用，科學(xué)分類，合理組卷，確保質(zhì)量。

同時(shí)，工程質(zhì)量監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)在日常的監(jiān)督管理過程中，也應(yīng)加大對(duì)工程資料的檢查力度，特別是加大對(duì)質(zhì)量保證體系資料、施工日志、原材料、成品、半成品檢測(cè)報(bào)告、地基基礎(chǔ)等關(guān)鍵部分、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)驗(yàn)收資料、監(jiān)理日志、監(jiān)理平行檢驗(yàn)記錄等資料真實(shí)性的核查力度，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改，問題嚴(yán)重的及時(shí)采取行政執(zhí)法措施，保證施工檔案資料真實(shí)、客觀、完整反映工程施工進(jìn)展情況。

做好市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案資料管理是利國(guó)利民的一項(xiàng)大事，也是城市建設(shè)發(fā)展的必要要求。當(dāng)前，住建部正組織力量對(duì)《市政基礎(chǔ)設(shè)施工程施工技術(shù)文件管理規(guī)定》進(jìn)行修訂完善，這也顯示了國(guó)家重視市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案資料管理的決心。各級(jí)管理部門和各參建單位，應(yīng)以高度的責(zé)任感和緊迫感推進(jìn)市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案管理工作，為更好服務(wù)于城市建設(shè)發(fā)展做出新的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》

《檔案法》

《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》

《建設(shè)工程文件檔案管理規(guī)范》

篇8

【關(guān)鍵詞】科技檔案工作 管理工作存在問題 解決方法

整個(gè)社會(huì)在進(jìn)步，人類通過創(chuàng)新生產(chǎn)技術(shù)、創(chuàng)造基本的建設(shè)以及研究自然科學(xué)等來(lái)促進(jìn)社會(huì)進(jìn)步，并將這些活動(dòng)產(chǎn)生的有價(jià)值的知識(shí)成果通過各種形式保存起來(lái)，這是人類社會(huì)發(fā)展過程的結(jié)晶，也是社會(huì)進(jìn)步的證明，這些被保存下來(lái)的文件材料被定義為科技檔案。

一、管理檔案中存在的問題

科技單位重視程度不夠，由于一些管理者的還留有以前的管理思想，認(rèn)為信息管理的工作不重要，因此根本不重視信息管理工作，對(duì)科技研究過程中留存的檔案棄之如履，出現(xiàn)檔案混亂、丟失的現(xiàn)狀，甚至有些基層科技單位的檔案管理只是為了應(yīng)付上級(jí)的檢查，走走形勢(shì)而已，臨時(shí)檢查完了一切又回到了原狀，檔案連基本的分類保存都沒有，長(zhǎng)此以往就導(dǎo)致了檔案管理者對(duì)檔案管理工作逐漸喪失了興趣與責(zé)任感，繼而導(dǎo)致檔案的利用率和開發(fā)率大大降低。

管理工作人員素質(zhì)偏低，由于我國(guó)現(xiàn)今的基礎(chǔ)科技檔案管理人員的專業(yè)限制，他們?cè)?jīng)所選的專業(yè)一般都不是檔案管理的，所以自然而然他們的知識(shí)以及對(duì)檔案管理的水平有限，因而經(jīng)常出現(xiàn)將檔案分類歸檔出現(xiàn)錯(cuò)誤的情況，這為之后檔案的尋找以及利用的困難埋下了禍端，由于工作中的失誤，對(duì)檔案管理工作不熟悉導(dǎo)致工作效率低下，在很長(zhǎng)的時(shí)間里只能完成很少的任務(wù)量，長(zhǎng)此以往這樣下來(lái)會(huì)嚴(yán)重阻礙我國(guó)科技檔案管理的進(jìn)步與發(fā)展。

二、加強(qiáng)基層檔案管理方法

（一）擴(kuò)大信息的收集面以及儲(chǔ)存量

我們都知道對(duì)于基層科技檔案管理工作來(lái)說，首要的是進(jìn)行信息的收集，由于科技關(guān)乎很多方面，比如說：自然科學(xué)、天文、氣象、生產(chǎn)技術(shù)、地質(zhì)等等方面，關(guān)乎地理、農(nóng)業(yè)、工業(yè)、天文等等諸多方面，這就導(dǎo)致了科技檔案的數(shù)量繁多，種類錯(cuò)綜復(fù)雜，因此檔案管理人員首先要具備的素質(zhì)就是有著強(qiáng)烈的責(zé)任感，其次是要心細(xì)，有耐心，主動(dòng)積極的深入各個(gè)行業(yè)，吃苦耐勞，積極收集各個(gè)行業(yè)的信息并加以整合最后分類，以此來(lái)擴(kuò)大收集面。

另一方面檔案管理者應(yīng)該加強(qiáng)與相關(guān)的科研單位進(jìn)行合作，利用自己的專業(yè)知識(shí)幫助他們建立健全檔案管理的制度，該制度關(guān)于檔案的收集，整理分類，最后歸檔保存，另外可以利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，擴(kuò)大數(shù)據(jù)庫(kù)的容量，并對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)加以分類，以便之后可以迅速地對(duì)找尋相關(guān)的檔案以此開發(fā)和利用該檔案。

（二）科學(xué)的整理檔案

上一小節(jié)我們已經(jīng)提到過了科技檔案種類繁多，來(lái)源復(fù)雜的特點(diǎn)，所以科技檔案給人們的第一印象就是冗雜零散，因而科學(xué)的整理檔案就顯得尤為重要，只有經(jīng)過檔案管理者將檔案經(jīng)過科學(xué)的整理，將相似的科技檔案進(jìn)行整理歸納才會(huì)體現(xiàn)這些檔案的價(jià)值。

我們可以將從各部門收集來(lái)的資料按照制定好的規(guī)章制度進(jìn)行分類，相同類別的檔案按照時(shí)間順序依次進(jìn)行編制，然后登記在相關(guān)的工作簿中，以便之后進(jìn)行科技檔案的查閱與利用，但是我們要遵守以下幾點(diǎn)原則，一是我們不能破壞科檔案之間的聯(lián)系，要遵守科技檔案的形成規(guī)律，二是要充分利用現(xiàn)有的檔案管理資源，三是最為重要的一點(diǎn)，整理好的檔案必須要保管好以便為之后提高開發(fā)和利用，所以科技檔案的整理必須有幾點(diǎn)要求來(lái)約束檔案管理者，即是檔案的整理必須要完整有序，方便查找。

（三）保障檔案的完整與安全

對(duì)于新形勢(shì)下基層科技檔案管理來(lái)說，收集并整理檔案是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還有對(duì)科技檔案進(jìn)行一系列的保護(hù)措施，保障我們收集來(lái)的科技檔案達(dá)到以下標(biāo)準(zhǔn)：檔案完整；連續(xù)有致；安全可靠；整體完好，要根據(jù)之前的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)總結(jié)檔案損壞的原因，并在此基礎(chǔ)上實(shí)施一定的具有針對(duì)性的保護(hù)工作，采用有技術(shù)含量的方法，盡可能的消除那些不利的一面，最大限度的保障檔案的完整與安全。

在保管檔案的同時(shí)也需要延長(zhǎng)檔案的壽命。這樣才能放大檔案的價(jià)值，采取措施從根本上延長(zhǎng)檔案的使用時(shí)間，比如說一些防潮、防腐措施，優(yōu)化檔案存儲(chǔ)的環(huán)境，不僅要延長(zhǎng)檔案被自然損壞的時(shí)間，也要在閱讀檔案的時(shí)候盡量減少人為的損壞。

科技檔案作為一種珍貴的研究資源，我們?cè)诠芾淼臅r(shí)候必須要建立嚴(yán)苛的制度，杜絕因管理者的保管不當(dāng)而造成的檔案丟失或泄密等情況的出現(xiàn)，對(duì)于需要借閱查詢相關(guān)的科技檔案的人，必須要讓他們?cè)诮栝喼斑M(jìn)行登記，簽名等等措施，并要求他們?cè)谝欢ǖ臅r(shí)間歸還，并制定一些措施禁止他們進(jìn)行檔案的外借，亂借，對(duì)于那些已經(jīng)過期了沒有價(jià)值的科技檔案來(lái)說，也不能隨便丟棄，要按照相關(guān)的規(guī)章制度進(jìn)行處理。

（四）實(shí)現(xiàn)資源共享

由于科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，現(xiàn)今人類的生活以及學(xué)習(xí)方式中都充斥著計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)，所以對(duì)于新形勢(shì)下的基層檔案管理人員來(lái)說，他們?nèi)缃窦毙枰鉀Q的問題就是通過利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)實(shí)現(xiàn)科學(xué)檔案資源的共享，在我看來(lái)，實(shí)現(xiàn)資源共享不僅有利于資源的利用減低資源獲得成本，另一方面也方便了科技檔案的存儲(chǔ)，對(duì)于那些資料繁雜，年代久遠(yuǎn)，損壞有些嚴(yán)重的科技檔案可以從紙質(zhì)版變成電子版，在降低存儲(chǔ)量的同時(shí)以另一種方式延長(zhǎng)使用壽命。

通過增加相關(guān)的資金投入力度，給基礎(chǔ)科技檔管理者配備一些硬件設(shè)施，比如說計(jì)算機(jī)、掃面儀，復(fù)印機(jī)等等，政府等相關(guān)部門對(duì)于科技檔案管理者提高計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)信息的網(wǎng)絡(luò)化，電子化，加強(qiáng)科技檔案的信息共享。

三、總結(jié)

科技檔案的管理對(duì)于基層檔案管理來(lái)說十分重要，新形勢(shì)下基層檔案管理工作也逐漸走上正軌，我們有理由相信在信息技術(shù)的帶動(dòng)下，基層檔案的管理工作會(huì)不斷完善，檔案的完整與安全，信息資源的共享都將得到保障。

參考文獻(xiàn)：

[1]樸立平.對(duì)基層科技檔案管理工作的探討[J].科技情報(bào)開發(fā)和經(jīng)濟(jì)，2012.

篇9

關(guān)鍵詞：公積金；貸款；檔案；管理

中圖分類號(hào)：C93 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2012）10-0-01

公積金貸款是指由住房公積金管理中心運(yùn)用職工以其所在單位所繳納的住房公積金，通過委托商業(yè)銀行向繳存住房公積金的在職職工和在職期間繳存住房公積金的職工發(fā)放的房屋抵押貸款，通過履行一定審批手續(xù)，以貸款的方式用于職工籌集住房資金和提高職工的購(gòu)房能力，從而解決職工住房難的問題。建立公積金貸款檔案是為了把各方在借貸中的權(quán)利、義務(wù)真實(shí)地記錄下來(lái)。

一、住房公積金貸款檔案的概念和作用

檔案，是一種文件材料和憑證。運(yùn)用公積金開展貸款業(yè)務(wù)是深受廣大職工歡迎的一項(xiàng)惠民舉措，有貸款行為就必然會(huì)產(chǎn)生很多文件材料和憑證，這些資料就是公積金貸款檔案的組成部分?？偟恼f來(lái)，住房公積金貸款檔案有以下四個(gè)方面的作用：

（一）貸款檔案是防范住房公積金貸款風(fēng)險(xiǎn)的憑證。貸款檔案保存了貸款人的資料，具備一定的法律效用。如果當(dāng)事人違約，或者未能履行義務(wù)，就可依據(jù)貸款檔案采取一定的行動(dòng)來(lái)降低風(fēng)險(xiǎn)。所以說，檔案的完整程度決定著貸款風(fēng)險(xiǎn)的高低。

（二）貸款檔案是住房公積金規(guī)范化管理的基礎(chǔ)。我國(guó)自住房公積金制度建立以來(lái)，通過多年來(lái)的積累，目前公積金數(shù)額已非常龐大。住房問題涉及到職工自身利益，如何管好用好這些資金意義重大。公積金貸款業(yè)務(wù)的檔案管理是公積金管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，貸款檔案的規(guī)范化管理程度如何，直接影響到公積金管理工作的整體水平，可以說牽一發(fā)而動(dòng)全身。

（三）貸款檔案是加強(qiáng)貸后跟蹤管理的依據(jù)。目前，我國(guó)公積金管理機(jī)構(gòu)大多推行終身制貸款，而實(shí)現(xiàn)這一機(jī)制的載體就是貸款檔案。由于還款時(shí)間長(zhǎng)短不一和人員變遷等因素影響，增加了貸款檔案跟蹤管理的復(fù)雜性，同時(shí)也進(jìn)一步凸顯了完善貸款檔案管理制度的必要性和重要性，否則，貸后管理就是一紙空談。

二、住房公積金貸款檔案的特點(diǎn)

（一）長(zhǎng)期性。公積金貸款檔案是需要長(zhǎng)期保存的文件，檔案內(nèi)容需要不斷完善、修改、補(bǔ)充，直到貸款還清為止，體現(xiàn)了檔案管理的長(zhǎng)期性。

（二）復(fù)雜性。公積金貸款檔案是在不斷完善各種手續(xù)的過程中逐漸完成的，其中涉及到的部門眾多，材料復(fù)雜多樣，來(lái)自不同業(yè)務(wù)部門的各類憑證、票據(jù)以及不同行業(yè)的資料，很難做到外觀上和格式上的完全統(tǒng)一。

（三）動(dòng)態(tài)性。公積金貸款檔案會(huì)根據(jù)個(gè)人需求和請(qǐng)求的改變而改變，到還清貸款時(shí)檔案不可能一成不變，這就要求檔案管理者眼勤手勤，對(duì)每一卷檔案都要實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理。

三、公積金貸款檔案管理中存在的問題

（一）對(duì)檔案的重視不夠。在我國(guó)，很多人都會(huì)有這樣一種認(rèn)識(shí)：檔案嘛，只要不丟失、不泄密就足夠了，當(dāng)有關(guān)部門來(lái)查閱的時(shí)候，能夠找得到就行了。這種觀念在很多檔案管理員甚至領(lǐng)導(dǎo)心中根深蒂固貽害無(wú)窮，是檔案規(guī)范化管理理念的大敵。

（二）檔案的不完整和不準(zhǔn)確。在收集、整理、審核檔案的過程中，資料不完整的情況時(shí)常出現(xiàn)。有些職工認(rèn)為個(gè)別項(xiàng)目不必填寫，自作主張地不填或者隨便填；有些職工則在填寫內(nèi)容（比如工作單位、聯(lián)系方式等）發(fā)生變化后不能主動(dòng)申報(bào)修改，造成了檔案信息的不完整和不準(zhǔn)確。

（三）管理人員力量薄弱。很多大型的檔案室管理人員明顯不夠，人手不足，加之不少檔案管理人員沒有受過專業(yè)培訓(xùn)，常常造成檔案不能及時(shí)歸檔和完善，直接影響到檔案的管理水平。

（四）查閱制度不嚴(yán)格。國(guó)家對(duì)檔案的查閱制度有著嚴(yán)格的規(guī)定，但是據(jù)筆者調(diào)查了解，在實(shí)際工作中有不少公積金管理中心的貸款檔案管理員不能嚴(yán)格按照規(guī)范程序調(diào)閱檔案，這樣極易造成檔案丟失和貸款人信息泄露。

四、進(jìn)一步完善公積金貸款檔案管理

面對(duì)迅猛發(fā)展的商品房交易和不斷暴增的公積金貸款業(yè)務(wù)，如何完善公積金貸款檔案管理是擺在我們面前的一個(gè)重大課題，這就要求我們?cè)趯?shí)際工作中不僅要嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理流程，更要使檔案的管理設(shè)計(jì)符合自身的業(yè)務(wù)需要。

（一）建立科學(xué)的管理制度。檔案管理有兩大要求，即真實(shí)性和齊全性，對(duì)貸款檔案來(lái)說這點(diǎn)尤為重要。如果貸款檔案不完整或者缺失，就意味著房貸資金面臨風(fēng)險(xiǎn)。為了保證房貸資金安全，就必須建立健全科學(xué)完整的檔案管理制度，明確由專業(yè)人員進(jìn)行檔案資料的收集、整理、審核等工作，確保檔案的真實(shí)準(zhǔn)確和完整齊全。

（二）安全保管貸款檔案。公積金貸款檔案不但涉及金額較大，而且牽涉眾多職工的切身利益。做好檔案管理的制度設(shè)計(jì)之后，檔案的硬件安全管理就顯得尤為重要了。檔案庫(kù)要具備防霉、防水、防火、防潮、防盜等基本條件，如果是數(shù)字化管理的單位，信息安全還應(yīng)排在首位。

（三）嚴(yán)格執(zhí)行查閱審批制度。公積金貸款檔案是為了基于特殊信貸關(guān)系之上而建立起來(lái)的，其特殊性決定了它的查閱審批制度相較于其他檔案更加嚴(yán)格。首先，作為一種職工個(gè)人貸款檔案，它要求管理人員應(yīng)為客戶信息保密。因此檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱規(guī)定，不論任何人包括政府相關(guān)部門，在查閱檔案之前必須經(jīng)過公積金檔案管理部門批準(zhǔn)。一旦出現(xiàn)由于檔案泄密造成經(jīng)濟(jì)損失和糾紛的情況，應(yīng)及時(shí)通過法律途徑來(lái)解決，同時(shí)嚴(yán)格追究當(dāng)事人的相關(guān)責(zé)任。

（四）規(guī)范整理檔案。貸款檔案不如個(gè)人檔案那么多，但也應(yīng)該嚴(yán)格按照管理規(guī)范來(lái)執(zhí)行，不能因?yàn)榱可俣扇《嗳艘淮姆椒ㄟM(jìn)行保存。在此基礎(chǔ)上，檔案管理人員每年還要定期逐卷整理核對(duì)資料，避免因損毀、丟失造成損失。同時(shí)要加快推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化和信息化，跟上經(jīng)濟(jì)社會(huì)的高速發(fā)展，真正做到與時(shí)俱進(jìn)。

五、結(jié)語(yǔ)

檔案管理尤為重要，它不僅代表著一個(gè)單位在某個(gè)發(fā)展時(shí)期的管理水平，更是一個(gè)部門、一個(gè)城市，甚至一個(gè)國(guó)家發(fā)展水平的體現(xiàn)。我們應(yīng)該用全新的視角來(lái)看待檔案管理，積極探索施行適應(yīng)現(xiàn)代化要求的新型管理模式，更好地促進(jìn)社會(huì)的和諧發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]韋志國(guó).文書與檔案管理，2011（12）.

篇10

會(huì)計(jì)電算化檔案管理對(duì)于各基層單位來(lái)說是重要的基礎(chǔ)工作。實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后，會(huì)計(jì)檔案具有磁性化的特點(diǎn)，因此認(rèn)真分析會(huì)計(jì)電算化檔案管理中存在的問題，對(duì)提高各單位的管理水平有著重要意義。

一、會(huì)計(jì)電算化檔案管理中存在的主要問題

從傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)轉(zhuǎn)變?yōu)闀?huì)計(jì)電算化系統(tǒng)后，許多方面都發(fā)生了變化，這給各單位的會(huì)計(jì)工作帶來(lái)了新的要素，從而在會(huì)計(jì)電算化檔案管理中也產(chǎn)生了一些相應(yīng)的問題。

（一）會(huì)計(jì)電算化檔案管理內(nèi)容不全

我國(guó)自開展會(huì)計(jì)電算化以來(lái)，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的單位數(shù)量很多，但多數(shù)單位真正運(yùn)行時(shí)間較短。有些單位為了適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)技術(shù)環(huán)境、制度環(huán)境的變化，對(duì)會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行了升級(jí)，而原有的會(huì)計(jì)軟件及相關(guān)資料未能及時(shí)進(jìn)行整理歸檔。這樣，這些會(huì)計(jì)檔案資料就得不到利用，而且這也不符合控制制度的要求。隨著時(shí)間的推移，會(huì)計(jì)檔案的完整性、安全性就得不到保證。

（二）會(huì)計(jì)電算化檔案損壞嚴(yán)重

很多單位在實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后，認(rèn)為會(huì)計(jì)電算化僅僅是數(shù)據(jù)處理工具的變化，所以會(huì)計(jì)檔案管理的制度仍沿用手工系統(tǒng)的制度，對(duì)保管會(huì)計(jì)檔案的環(huán)境沒有采取任何改善措施，致使防塵、防潮、防毒、防磁的要求得不到解決。由于灰塵過多，使得很多存儲(chǔ)設(shè)備無(wú)法正確讀出數(shù)據(jù)或根本無(wú)法打開；由于環(huán)境潮濕，使得存儲(chǔ)設(shè)備變形、發(fā)霉；作為保存各種重要數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)設(shè)備在多次借閱中，被多次進(jìn)行讀數(shù)據(jù)的操作，造成了存儲(chǔ)設(shè)備的自然損壞，而使數(shù)據(jù)無(wú)法讀出。這些情況都造成了會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)檔案的人為破壞。

（三）輸出材料達(dá)不到規(guī)定的保管期限

利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位應(yīng)保存打印輸出的紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，如憑證、日記賬等，這些會(huì)計(jì)檔案的保管期限為15年或永久保存。會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)與其他業(yè)務(wù)相比，有時(shí)又有特殊性，如一次多份輸出，手工系統(tǒng)是通過復(fù)寫紙來(lái)實(shí)現(xiàn)的，那么在資金有限的情況下，考慮到這種特殊的業(yè)務(wù)需求，在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)構(gòu)建時(shí)，在選擇打印機(jī)時(shí)應(yīng)以針式打印機(jī)為首選，而針式打印機(jī)輸出的材料在6、7年后，有的就字跡不清了，起不到檔案資料的作用。

二、加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化檔案管理的措施

針對(duì)上述存在的問題，各單位應(yīng)采取相應(yīng)措施來(lái)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案的管理，從而提高單位的管理水平。

（一）要統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)

會(huì)計(jì)電算化與手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)相比，有許多不同，應(yīng)當(dāng)在各單位中統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)。因此對(duì)于實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的單位，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)高度認(rèn)識(shí)對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)化管理的重要性，并督促有關(guān)制度的建立。不少已實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的單位，對(duì)會(huì)計(jì)檔案資料的管理仍局限于手工管理階段的認(rèn)識(shí)，因此，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步提高會(huì)計(jì)電算化檔案管理者的素質(zhì)，把信息化檔案資料的管理落到實(shí)處。

（二）注重硬件環(huán)境管理

對(duì)于會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)來(lái)說，應(yīng)提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會(huì)計(jì)檔案存放倉(cāng)庫(kù)。在擁有針式打印機(jī)的同時(shí)，再配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機(jī)，以便輸出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案符合保管要求。選用功能符合本單位實(shí)際管理要求的會(huì)計(jì)軟件，最好是具有會(huì)計(jì)檔案管理功能的會(huì)計(jì)軟件。加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的安全管理，注意進(jìn)行定期的補(bǔ)丁維護(hù)、數(shù)據(jù)備份，盡量避免因計(jì)算機(jī)病毒等不安全因素而導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案泄密或被人為惡意修改。

（三）建立有效的會(huì)計(jì)電算化檔案管理制度

在進(jìn)行會(huì)計(jì)電算化檔案管理時(shí)，應(yīng)注重有效管理制度的建立，這對(duì)于其管理工作會(huì)有事半功倍的效果。

1.建立有效的檔案歸檔制度

會(huì)計(jì)電算化檔案不但包括原有手工的相應(yīng)檔案資料，也包括會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案保管。未打印成書面形式輸出之前的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，應(yīng)妥善保管其電子形式的數(shù)據(jù)并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應(yīng)打印輸出，并按照有關(guān)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門的要求，及時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿、報(bào)表。

2.建立有效的借閱制度

任何人在借閱會(huì)計(jì)電算化檔案時(shí)，需經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，按照本單位會(huì)計(jì)電算化檔案管理的有關(guān)規(guī)定，辦理借閱手續(xù)；單位外部人員借閱本單位會(huì)計(jì)檔案時(shí)，要特別注意，必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可。

3.建立有效的檔案保管制度

在制定會(huì)計(jì)電算化檔案保管制度時(shí)，應(yīng)依據(jù)國(guó)家有關(guān)的檔案法規(guī)、檔案標(biāo)準(zhǔn)等來(lái)進(jìn)行。在進(jìn)行數(shù)據(jù)備份時(shí)，應(yīng)選擇優(yōu)質(zhì)的存貯介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份，做好防潮、防塵、防磁、防腐蝕工作；對(duì)用來(lái)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份等的電子會(huì)計(jì)檔案要標(biāo)明時(shí)間、文件內(nèi)容、負(fù)責(zé)人員等，并制作檔案管理文件卡片。

4.建立有效的檔案?jìng)浞葜贫?/p>

對(duì)于各單位的會(huì)計(jì)電算化檔案，應(yīng)由相應(yīng)負(fù)責(zé)人定期將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)中。由于磁性介質(zhì)的特殊性，相應(yīng)管理人員必須對(duì)這些會(huì)計(jì)電算化檔案進(jìn)行定期復(fù)制、檢查，以防止會(huì)計(jì)信息丟失。同時(shí)要建立相應(yīng)的登記簿，記錄備份時(shí)間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息。

5.建立有效的檔案權(quán)限調(diào)用制度

在各單位中，不同的人對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案資料應(yīng)有不同的使用權(quán)限，因此對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的各項(xiàng)內(nèi)容要規(guī)定不同的使用權(quán)限。一般數(shù)據(jù)，可較大范圍共享；保密程度較高的數(shù)據(jù)，只能供一定范圍內(nèi)的人員使用；而設(shè)計(jì)原程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件等，應(yīng)只有單位的主管人員或程序開發(fā)人員才能使用。通過這樣分權(quán)設(shè)置，可以在一定程度上保證會(huì)計(jì)電算化檔案的安全性，減少人為修改的可能。

（四）加強(qiáng)復(fù)合型人才的培養(yǎng)