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篇1

[關(guān)鍵詞]檔案管理、基本要求、解決對(duì)策

中圖分類(lèi)號(hào)：R661 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2017）11-0356-01

一、檔案管理存在的問(wèn)題

1、當(dāng)前不少單位沒(méi)有建立綜合檔案室，各種門(mén)類(lèi)載體檔案沒(méi)有實(shí)行集中統(tǒng)一管理，業(yè)務(wù)檔案、會(huì)計(jì)檔案、特種載體檔案分散保存的現(xiàn)象比較嚴(yán)重；歷史的原因造成了許多檔案館位于黨政機(jī)關(guān)的深宅大院內(nèi)，儼然一個(gè)保密機(jī)關(guān)，較為封閉。

2、應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料沒(méi)有及時(shí)收集歸檔，散存在部門(mén)或個(gè)人據(jù)為己有的現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮?！稒n案法》雖己頒布近二十周年，但檔案法律法規(guī)的權(quán)威沒(méi)有真正樹(shù)立起來(lái)，檔案執(zhí)法的剛性也不夠。一種違法行為的長(zhǎng)期存在并呈普遍性，至少說(shuō)明相關(guān)法律法規(guī)缺乏足夠的震撼力和威懾力。社會(huì)檔案意識(shí)的增強(qiáng)是做好全社會(huì)檔案工作的充分和必要條件，如何培養(yǎng)全社會(huì)的檔案意識(shí)是每個(gè)檔案工作者義不容辭的責(zé)任。

二、培養(yǎng)檔案管理意識(shí)

1、探索新時(shí)期檔案宣傳的新方法建立好愛(ài)國(guó)主義教育基地，充分發(fā)揮愛(ài)國(guó)主義教育基地的教育功能，教育青少年學(xué)生；省、市級(jí)檔案部門(mén)可編寫(xiě)圖文并茂、內(nèi)容豐富的檔案通俗讀物，服務(wù)學(xué)生教育工作；普及檔案知識(shí)，讓學(xué)生完整保存成長(zhǎng)足跡，通過(guò)整理、制作個(gè)人成長(zhǎng)檔案，學(xué)生們重溫自己的成長(zhǎng)歷程，增強(qiáng)檔案意識(shí)；走進(jìn)學(xué)校，為學(xué)生開(kāi)設(shè)檔案專(zhuān)題講座。

2、加強(qiáng)檔案立法、執(zhí)法力度。檔案法規(guī)是檔案工作的指南針，依法治檔，用強(qiáng)制力強(qiáng)化檔案意識(shí)的培養(yǎng)。營(yíng)造以法促規(guī)范，以法促發(fā)展的良好的工作氛圍，加強(qiáng)動(dòng)態(tài)管理，完善執(zhí)法機(jī)制，重拳強(qiáng)化檔案意識(shí)。

3、加強(qiáng)制度建設(shè)。其中關(guān)鍵的是開(kāi)展年檢制度和與之配套的將檔案工作納入各縣市區(qū)年度綜合目標(biāo)績(jī)效考核制度，這兩項(xiàng)制度對(duì)機(jī)關(guān)單位及其工作人員的檔案工作及意識(shí)的全面提高尤為重要，且見(jiàn)效迅速，各地應(yīng)全面建立。加強(qiáng)重大活動(dòng)和重點(diǎn)工程檔案管理制度建設(shè)，對(duì)擴(kuò)大檔案的知名度與提高檔案意識(shí)也大有裨益。

4、重視新農(nóng)村檔案工作。在我國(guó)農(nóng)村人口占絕大多數(shù)，一個(gè)地方其他檔案工作做得很好，農(nóng)村檔案工作未做好，是不完善的，檔案意識(shí)的覆蓋面也大有問(wèn)題。長(zhǎng)期以來(lái)，只重視機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的檔案工作，農(nóng)村檔案未引起足夠的重視。正因?yàn)檗r(nóng)村檔案的薄弱，所以應(yīng)格外關(guān)注。

5、要全面推進(jìn)民營(yíng)企業(yè)檔案工作。隨著改革開(kāi)放的步伐，民營(yíng)企業(yè)遍地開(kāi)花，已成為經(jīng)濟(jì)建設(shè)的一支強(qiáng)大力量，民營(yíng)企業(yè)檔案意識(shí)的重要性日益突出。通過(guò)挖掘檔案的利用價(jià)值，為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造效益，使越來(lái)越多的民營(yíng)企業(yè)家認(rèn)識(shí)到檔案的重要作用，將檔案工作作為企業(yè)管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作來(lái)抓，建立符合企業(yè)自身發(fā)展需要的檔案管理體系，促進(jìn)民營(yíng)企業(yè)檔案意識(shí)的全面提高。隨著改革的不斷深化，檔案管理工作也隨之發(fā)生了變化。面對(duì)新的歷史時(shí)期、新的工作需要，檔案管理工作顯得更加重要。

三、如何做好檔案管理工作

1、增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水平。一個(gè)單位的任何一項(xiàng)工作，都必須有領(lǐng)導(dǎo)的重視，才能使這項(xiàng)工作順利開(kāi)展；領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的價(jià)值和認(rèn)識(shí)程度，決定著他們對(duì)檔案工作的態(tài)度，從而在很大程度上決定著檔案工作的發(fā)展。因此，把檔案工作列入議事日程，是規(guī)范檔案工作的需要。對(duì)檔案管理人員來(lái)說(shuō)，則應(yīng)該充分發(fā)揮其主觀能動(dòng)性，以自己的實(shí)際行動(dòng)去影響，去爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視。要使一個(gè)單位的檔案工作有起色，領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員都必須重視檔案工作。就檔案工作而言，檔案人員的工作態(tài)度、工作效率、工作質(zhì)量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。

2、愛(ài)崗敬業(yè)，使領(lǐng)導(dǎo)滿意自己的工作。領(lǐng)導(dǎo)是否重視檔案工作，很大程度上取決于對(duì)檔案工作人員的工作滿意不滿意。因此作為一名檔案工作人員首先要熱愛(ài)本職工作，忠于職守，在領(lǐng)導(dǎo)和群眾心目中留下一個(gè)好的印象。積極宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)增強(qiáng)檔案管理意識(shí)。有些單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視不夠，很多都是因?yàn)槿狈n案意識(shí)，認(rèn)為檔案工作在一個(gè)單位可有可無(wú)，因此，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)有關(guān)檔案方面的宣傳是十分必要的，要經(jīng)常把有關(guān)文件、材料給領(lǐng)導(dǎo)看 ，在領(lǐng)導(dǎo)的腦海里留下印象，尤其是一些與本單位密切相關(guān)的材料，很可能會(huì)使領(lǐng)導(dǎo)看后受到啟發(fā)，并在實(shí)踐中加以應(yīng)用。檔案管理人員要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作情況，多談一些搞好檔案工作對(duì)單位的益處，使領(lǐng)導(dǎo)更加重視檔案工作 。

3、綜合利用各種資源，實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。隨著改革的深入發(fā)展，檔案管理面臨著許多亟待解決的問(wèn)題，諸如檔案數(shù)量越來(lái)越多，數(shù)量的龐大給保管和提供利用帶來(lái)困難。管理方法手段的落后直接影響檔案的質(zhì)量，只有實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能有效地解決新形勢(shì)下出現(xiàn)的新問(wèn)題。

4、加強(qiáng)教育培訓(xùn)，提高管理人員綜合素質(zhì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)檔案管理工作的需要，首先要充分發(fā)揮檔案工作人員的主觀能動(dòng)性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知水平和管理能力。由于設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類(lèi)和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，因此，對(duì)檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力等方面都提 出了新的更高要求。原來(lái)那些傳專(zhuān)統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)與工作方法，已不能適應(yīng)新的形勢(shì)，所以必須對(duì)檔案人員加強(qiáng)繼續(xù)教育，盡快培養(yǎng)既能掌握新技術(shù)，又能熟悉檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人才，才能完成檔案管理現(xiàn)代化的任務(wù)。

四、總結(jié)

綜上所述，科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要，開(kāi)創(chuàng)檔案管理工作的新局面?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升一個(gè)企業(yè)的管理水平，做好檔案的開(kāi)發(fā)和利用工作，不但可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值，而且可以為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。展望未來(lái)，機(jī)遇和挑戰(zhàn)共存，機(jī)遇大于挑戰(zhàn)，只要我們搶抓機(jī)遇，避免消極因素帶來(lái)的不利影響，充分發(fā)揮我國(guó)特有的管理優(yōu)勢(shì)，堅(jiān)持走中國(guó)特色社會(huì)主義檔案管理道路，一定會(huì)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、法制化。

參考文獻(xiàn)

[1] 劉振華.檔案工作創(chuàng)新談[J].中國(guó)檔案，2016，（3）

[2] 李國(guó)慶.檔案管理現(xiàn)代化是一項(xiàng)系統(tǒng)工程[J].檔案學(xué)，2014

[3] 李淑艷.檔案管理信息化探析[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊，2014（18）.

篇2

關(guān)鍵詞 檔案管理 新思路

中圖分類(lèi)號(hào)：D523.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

一、存在的問(wèn)題

1、多數(shù)醫(yī)院因?yàn)橘Y金和人員配置的問(wèn)題往往忽視醫(yī)院檔案的作用，通常缺乏明確的任務(wù)目標(biāo)和具體的措施，檔案工作硬件投入不足，檔案現(xiàn)代化管理水平不高，而且因?yàn)楦骷裔t(yī)院檔案隸屬于不同的行政機(jī)關(guān)，所以相互之間聯(lián)系很少，是各自為政的發(fā)展模式。

2、檔案管理模式問(wèn)題，館藏資料和數(shù)據(jù)庫(kù)“大不全，小不精”，既重復(fù)浪費(fèi)又出現(xiàn)資源閑置。檔案管理分散，不利于檔案的完整和安全。各級(jí)醫(yī)院在管理檔案時(shí)沒(méi)有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式，各級(jí)醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實(shí)踐進(jìn)行管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒(méi)有納入管理。

3、檔案管理制度不健全，檔案收集效率不高。在醫(yī)院目標(biāo)管理考核方案中，一般也沒(méi)有將檔案管理納入目標(biāo)考核，造成檔案收集效率不高，檔案不齊全。

4、檔案工作硬件投入不足，檔案現(xiàn)代化管理水平不高，檔案用房狹小，不符合檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)備陳舊，技術(shù)落后，也制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。隨著科技技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中廣泛運(yùn)用，醫(yī)院管理手段不斷進(jìn)步。

5、人事管理體制和機(jī)制不完善，財(cái)力物力的匱乏。許多醫(yī)院檔案管理人員都面臨這年齡偏大、專(zhuān)業(yè)不對(duì)口、學(xué)歷參差不齊，只能進(jìn)行一般工作。醫(yī)院大部分的財(cái)力物力都被放在醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備的更新、人才的培養(yǎng)和擴(kuò)建病房等硬件建設(shè)上面。對(duì)檔案管理這方面投資較少。

二、醫(yī)院檔案管理工作的基本要求及其工作的特點(diǎn)

（一）醫(yī)院檔案管理工作的基本要求。

1、醫(yī)院檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化要求。檔案管理要求統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一協(xié)調(diào)，實(shí)行檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，使得檔案信息資源得以共享。制定各項(xiàng)醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)并貫徹實(shí)施，還要通過(guò)法規(guī)手段來(lái)實(shí)現(xiàn)。

2、檔案管理的基本原則。要達(dá)到完整性的要求，一方面要保證醫(yī)院檔案數(shù)量齊全，成分多樣化，另一方面也要盡量保持醫(yī)院檔案間的歷史聯(lián)系。

3、醫(yī)院檔案管理過(guò)程中應(yīng)盡可能用最少的投資達(dá)到最大的效益。由于我國(guó)大多數(shù)檔案機(jī)構(gòu)經(jīng)濟(jì)條件有限，經(jīng)濟(jì)因素往往在檔案管理系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)中起決定作用。

4、醫(yī)院檔案是珍貴的歷史記錄，往往只有一份孤本，年代越久價(jià)值越大。盡可能延長(zhǎng)檔案的壽命，保護(hù)其安全性，避免醫(yī)院檔案中的機(jī)密泄露，是檔案管理的基本任務(wù)之一。

5、現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作要求現(xiàn)代化，要采用科學(xué)的理論和方法，遵循檔案工作的發(fā)展規(guī)律，把檔案管理活動(dòng)作為一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行科學(xué)管理，使醫(yī)院檔案管理工作走向更高水平。

6、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化已經(jīng)成為了一種必然的發(fā)展趨勢(shì)，各種現(xiàn)代化技術(shù)如計(jì)算機(jī)技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、縮微技術(shù)、視聽(tīng)技術(shù)等應(yīng)用在檔案管理當(dāng)中，可以大大提高檔案管理工作的效率，提高醫(yī)院檔案管理的水平。

（二）醫(yī)院檔案管理工作的特點(diǎn)。

1、醫(yī)院檔案管理過(guò)程可以分為檔案室管理和檔案館管理兩個(gè)階段。不同階段檔案的作用不同，具有不同的價(jià)值，服務(wù)對(duì)象不同，方式也不同。檔案具有憑證價(jià)值和過(guò)渡性，具有歷史價(jià)值和科學(xué)文化價(jià)值。

2、醫(yī)院檔案管理工作直接關(guān)系到醫(yī)院切身利益，它的封閉性造成了檔案保管和利用的矛盾。

3、醫(yī)院檔案管理活動(dòng)對(duì)檔案形成者的依附性。醫(yī)院檔案是在形成者活動(dòng)過(guò)程所產(chǎn)生的，檔案歷來(lái)形成者所有與控制，價(jià)值和形成者有著密切的關(guān)系。

三、醫(yī)院檔案管理工作的新思路

（一）提高檔案管理人員的素質(zhì)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)《檔案法》，增強(qiáng)人們對(duì)檔案管理的意識(shí)，提高依法歸檔的自覺(jué)性。

現(xiàn)代醫(yī)院管理向科學(xué)化、現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，對(duì)醫(yī)院的檔案工作實(shí)施全面的管理，在檔案管理中起著領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)、決策、監(jiān)督的作用。大力宣傳檔案工作，使得醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、職工都充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性，認(rèn)識(shí)檔案與自己的日常工作和生活的密切關(guān)系，更好的支持檔案管理工作，從而促進(jìn)全員檔案意識(shí)格局的行程。有些人不知道《檔案法》的基本精神，缺乏依法歸檔的自覺(jué)性，因而學(xué)習(xí)、宣傳《檔案法》非常重要。

（二）完善醫(yī)院檔案管理的體制建設(shè)和制度建設(shè)，建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理制度。

促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理，建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理的關(guān)鍵。醫(yī)院要結(jié)合本單位檔案管理的實(shí)際要求，根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》來(lái)制定一系列的檔案管理制度，統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理信息化的根本，檔案管理現(xiàn)代化不僅僅是先進(jìn)設(shè)備的配置，還包括管理方式的標(biāo)準(zhǔn)化。

加強(qiáng)培訓(xùn)、結(jié)合實(shí)踐，提高檔案管理人員素質(zhì)，加大投入，提高配備。通過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育進(jìn)修學(xué)習(xí)等提高業(yè)務(wù)和知識(shí)水平，深入臨床一線調(diào)查研究，不斷總結(jié)探索檔案管理工作，適應(yīng)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展，推動(dòng)檔案管理水平的提高。加大資金投入，引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備是必然條件。醫(yī)院充分利用計(jì)算機(jī)管理應(yīng)用設(shè)計(jì)完善的軟件和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化和現(xiàn)代化。

（四）建立醫(yī)院檔案三級(jí)網(wǎng)絡(luò)管理模式，為檔案的開(kāi)發(fā)利用提供更有利的依據(jù)，重視開(kāi)發(fā)，充分利用，發(fā)揮檔案的社會(huì)效益。

檔案管理的最終目標(biāo)是使得檔案得到充分利用，加強(qiáng)檔案利用反饋信息的管理，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院信息的橫向聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)資源共享，提高檔案的利用率，充分發(fā)揮社會(huì)效益。

檔案自古至今都在延續(xù)發(fā)展，從紙質(zhì)到電子版，從理論到實(shí)踐中，從工作手段到工作方法，從思想意識(shí)到管理模式，根據(jù)自身的發(fā)展特點(diǎn)，響應(yīng)政府出臺(tái)的各種優(yōu)惠政策，用科學(xué)發(fā)展觀的理論指導(dǎo)改革現(xiàn)行的管理體制，轉(zhuǎn)換運(yùn)行機(jī)制，根據(jù)自己情況聯(lián)合檔案管理體制，實(shí)現(xiàn)資源共享和個(gè)性化、多元化創(chuàng)新服務(wù)。研究知識(shí)經(jīng)濟(jì)給檔案管理帶來(lái)的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，針對(duì)醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)和要求，探索只是經(jīng)濟(jì)時(shí)代新形勢(shì)下的醫(yī)院檔案管理對(duì)策，提出具體的針對(duì)性的措施，這樣有利于提高醫(yī)院檔案管理水平，強(qiáng)化醫(yī)院的檔案管理，豐富醫(yī)院檔案管理的理論內(nèi)容，促進(jìn)醫(yī)院現(xiàn)代化的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理的理論意義和應(yīng)用價(jià)值。

（作者：河南省中醫(yī)院第二附屬醫(yī)院審計(jì)室科員，主要研究方向：檔案管理與審計(jì)）

參考文獻(xiàn)：

[1]張新芳：《醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀及對(duì)策》，《中國(guó)科技信息》2005年第21期。

篇3

關(guān)鍵詞：基層醫(yī)院 檔案管理 問(wèn)題 對(duì)策

一、基層醫(yī)院檔案管理存在的主要問(wèn)題

（一）檔案管理意識(shí)薄弱

現(xiàn)階段，在基層醫(yī)院發(fā)展的過(guò)程中，大部分領(lǐng)導(dǎo)的基層檔案管理意識(shí)薄弱，不能夠?qū)n案管理納入到醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃之中，導(dǎo)致部分工作人員不重視檔案管理環(huán)節(jié)，認(rèn)為檔案管理對(duì)醫(yī)院的發(fā)展沒(méi)有什么作用。此外，部分醫(yī)務(wù)人員不能夠熟悉和了解在檔案管理材料中的一些具體要求，對(duì)檔案的管理只是形式上的存在，并沒(méi)有發(fā)揮實(shí)質(zhì)上的作用。

（二）檔案管理制度落后

現(xiàn)階段，在基層醫(yī)院發(fā)展的過(guò)程中，包括很多方面的管理制度，例如，醫(yī)療制度、護(hù)理制度以及財(cái)務(wù)制度等等，但是，大部分基層醫(yī)院卻沒(méi)有設(shè)置檔案管理制度。因此，在檔案管理的過(guò)程中，醫(yī)院沒(méi)有明確檔案管理的具體負(fù)責(zé)人員，進(jìn)而無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案管理的系統(tǒng)性，不能夠?qū)n案管理與醫(yī)院發(fā)展的實(shí)際狀況有機(jī)的結(jié)合在一起，這不利于加快基層醫(yī)院的發(fā)展進(jìn)程。

（三）檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)較差

伴隨科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，以及信息化時(shí)代的到來(lái)，在檔案管理的過(guò)程中，醫(yī)院對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求和標(biāo)準(zhǔn)，要求檔案管理人員應(yīng)不斷提高自身的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，以適應(yīng)信息時(shí)展的要求。但是，現(xiàn)階段，大部分檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)較差，部分檔案管理人員是從其它部門(mén)調(diào)劑過(guò)來(lái)，因此，對(duì)檔案管理缺少系統(tǒng)、理論化的管理，這已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)信息時(shí)展的基本要求。

二、完善基層醫(yī)院檔案管理的對(duì)策

（一） 強(qiáng)化檔案管理意識(shí)

目前，在基層醫(yī)院發(fā)展的過(guò)程中，檔案管理環(huán)節(jié)發(fā)揮重要作用，能夠記錄和承載單位的歷史記錄，是基層醫(yī)院發(fā)展不可缺少的重要信息資源。因此，要想加快基層醫(yī)院的發(fā)展進(jìn)程，應(yīng)強(qiáng)化基層醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)基層對(duì)檔案管理的重視，以使檔案管理能夠納入到基層醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃之中，并且還應(yīng)大力宣傳與檔案法相關(guān)的基本條例，進(jìn)而使基層醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)醫(yī)院發(fā)展的重要性，以使醫(yī)院檔案管理的進(jìn)程不斷加快。

（二）建立完善的檔案管理制度

為了有效確保檔案管理工作的順利開(kāi)展，要求基層醫(yī)院應(yīng)當(dāng)建立健全檔案管理制度，嚴(yán)格按照檔案管理的具體要求，以及醫(yī)院自身發(fā)展的實(shí)際狀況，以使檔案管理制度能夠與醫(yī)院發(fā)展的實(shí)際相結(jié)合，明確工作人員的具體職責(zé)，使醫(yī)院的全體員工都能夠加入到醫(yī)院管理之中。此外，對(duì)于檔案管理人員，醫(yī)院應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的考核，使考核與管理人員自身的利益融合在一起，從而調(diào)動(dòng)管理人員工作的積極性，更好的投入到檔案管理之中。

（三）提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能與專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)

檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能與專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)直接影響檔案管理效率，因此，在基層醫(yī)院檔案管理的過(guò)程中，提高管理人員的專(zhuān)業(yè)技能與專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)具有很重要的現(xiàn)實(shí)意義。這就要求醫(yī)院應(yīng)認(rèn)識(shí)到提高檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的重要性，定期組織檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)方式可以由單一化轉(zhuǎn)變?yōu)槎鄻踊?，可以通過(guò)專(zhuān)家講座、座談會(huì)議、交流會(huì)議等等，逐漸轉(zhuǎn)變檔案管理人員的認(rèn)知水平。

此外，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)階層也應(yīng)定期參加與檔案管理相關(guān)的國(guó)際交流會(huì)議，吸收其先進(jìn)的管理理念，引進(jìn)專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)較高的管理人員，為其提供良好的工作環(huán)境，使其能夠更好的服務(wù)于醫(yī)院的檔案管理。

（四）明確檔案管理人員的具體責(zé)任

目前，在基層醫(yī)院檔案管理的過(guò)程中，檔案的交接環(huán)節(jié)至關(guān)重要，因此，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)階層應(yīng)提高重視程度，將檔案交接納入到重要議程之中。因?yàn)樵卺t(yī)院檔案管理的過(guò)程中，涉及的內(nèi)容比較多，并且部門(mén)分散、復(fù)雜，因此，檔案具有很強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性和技術(shù)性，這就要求醫(yī)院應(yīng)建立全面、系統(tǒng)的檔案交接制度，改進(jìn)和完善檔案材料的傳遞制度，實(shí)現(xiàn)檔案的動(dòng)態(tài)化管理，一旦發(fā)現(xiàn)任何問(wèn)題，及時(shí)找到解決的對(duì)策。

（五）加強(qiáng)檔案的開(kāi)發(fā)效率

在基層醫(yī)院檔案管理的過(guò)程中，要求相關(guān)管理人員不應(yīng)只是停留在整理、保管階段，應(yīng)始終堅(jiān)持服務(wù)的基本理念，由以往的被動(dòng)逐漸轉(zhuǎn)向主動(dòng)開(kāi)發(fā)檔案信息資源。

例如，檔案管理人員應(yīng)充分利用各種檔案載體，使檔案內(nèi)容豐富、形式多樣化，為基層醫(yī)院開(kāi)展文化建設(shè)提供有利的素材，以向工作人員弘揚(yáng)醫(yī)院文化，為醫(yī)院的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，通過(guò)分析醫(yī)院檔案管理存在的主要問(wèn)題，以及完善的基本對(duì)策，我們可以看出，在基層醫(yī)院發(fā)展的過(guò)程中，檔案管理環(huán)節(jié)至關(guān)重要，是基層醫(yī)院得以生存和發(fā)展的基礎(chǔ)，但是，由于受到多種因素的限制，在檔案管理的過(guò)程中，仍舊存在諸多的缺陷，不利于加快基層醫(yī)院的發(fā)展進(jìn)程。因此，基于以上存在的問(wèn)題，這就要求醫(yī)院相關(guān)管理人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)醫(yī)院發(fā)展的重要性，建立健全檔案管理體制，提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能與專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，引進(jìn)專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)較高的檔案管理人員，明確檔案管理人員的具體職責(zé)，強(qiáng)化檔案的開(kāi)發(fā)效率，以使醫(yī)院朝向更好、更快的方向發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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[2]李曉紅，劉玉婷，張?bào)阌甑?淺談基層醫(yī)院檔案管理存在的主要問(wèn)題以及完善的基本對(duì)策[J].人民教育出版社，2011，（08）.

篇4

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；信息化建設(shè)；思路分析；具體對(duì)策

信息時(shí)代已經(jīng)到來(lái)，隨著信息化的發(fā)展，市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)也變得越來(lái)越激烈，各個(gè)領(lǐng)域要想在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中得到穩(wěn)定的發(fā)展，就要從自身的角度出發(fā)，人事檔案管理的信息化就是各個(gè)企事業(yè)單位應(yīng)該考慮的重點(diǎn)，而且人事檔案的管理水平也會(huì)影響企業(yè)的穩(wěn)定運(yùn)行。信息時(shí)代已經(jīng)到來(lái)，將信息技術(shù)融入到人事檔案的管理中，這樣就可以減少人事檔案的工作量，也可以最大限度的保證人事檔案管理工作能夠順利的開(kāi)展，因此一定要重視人事檔案管理的信息化建設(shè)。

1 新時(shí)期人事檔案管理還存在的問(wèn)題

1.1 人事檔案管理信息化制度不完善

在大多數(shù)的單位中，人事檔案管理信息化主要是有專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)的，盡管有些單位已經(jīng)制定了相關(guān)的制度，但是從人事檔案管理信息化的方法和手段上來(lái)看卻并不明確，并沒(méi)有針對(duì)人事檔案管理信息化制定相關(guān)的制度，或許者制定的制度并不完善，在這樣的情況下，相關(guān)的管理人員在人事檔案管理信息化的過(guò)程中就會(huì)變得隨意，在沒(méi)有制度的規(guī)范下，人事檔案管理的信息化就會(huì)變得比較混亂。而且有很多的單位也沒(méi)有向著具體化、實(shí)際化的方向進(jìn)行人事檔案管理信息化制度的制定，有些職能部門(mén)在人事檔案的收集上也存在著不規(guī)范的行為，這樣也就導(dǎo)致了原本應(yīng)該被納入到人事檔案信息管理中的資料和信息度沒(méi)有得到有效的保存，這樣在人事檔案進(jìn)行變動(dòng)的時(shí)候，就會(huì)出現(xiàn)工作移交不清楚或者是檔案資料丟失的現(xiàn)象。初次之外，檔案目錄的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，在這樣的情況下，各個(gè)管理部門(mén)就會(huì)根據(jù)自己的習(xí)慣和理解來(lái)進(jìn)行人事檔案的錄入工作，但是各個(gè)部門(mén)在管理的方法上并沒(méi)有統(tǒng)一，也就導(dǎo)致了人事檔案管理信息化建設(shè)存在著很大的難度，尤其是在查找的過(guò)程中，是極為困難的。

1.2 制度的落實(shí)不到位

我國(guó)各個(gè)企事業(yè)單位在不斷的改革，在新的時(shí)期，各個(gè)單位都必須要具備完善的機(jī)構(gòu)，而且各個(gè)單位在落實(shí)的過(guò)程中，必須要不斷的對(duì)考核目標(biāo)和規(guī)章制度進(jìn)行完善，這是新時(shí)期對(duì)企事業(yè)單位人事檔案管理信息化的基本要求。但是在這些制度在具體執(zhí)行的過(guò)程中并沒(méi)有取得相應(yīng)的效果。各項(xiàng)信息化設(shè)置都已經(jīng)達(dá)到了相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，但是在執(zhí)行的過(guò)程中，卻沒(méi)有達(dá)到相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，在實(shí)際的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中也沒(méi)有充分的發(fā)揮著人事檔案管理的基本作用。各個(gè)部門(mén)也沒(méi)有在溝通上達(dá)到一致，在處理基本的業(yè)務(wù)的時(shí)候，還要處理一些公共服務(wù)，也為人事檔案管理的信息化帶來(lái)了極大的難度。

1.3 檔案管理人員的基本素質(zhì)^低

人事檔案的管理人員在檔案信息化的過(guò)程中扮演著重要的角色，但是在人事管理的形勢(shì)下，也缺乏相應(yīng)的信息化管理人才，這樣也就給人事檔案管理信息化建設(shè)帶來(lái)了安全性問(wèn)題，從檔案管理人員的角度來(lái)看，也無(wú)法得到信息化人員的基本要求，無(wú)法掌握相應(yīng)的信息技術(shù)，在這樣的工作狀態(tài)下，信息的管理就會(huì)亮比較混亂，有些從業(yè)人員就會(huì)出現(xiàn)故意行為和操作失誤的現(xiàn)象，而且檔案管理的真實(shí)性也會(huì)出現(xiàn)比較嚴(yán)重的問(wèn)題，風(fēng)險(xiǎn)性也極大。

2 新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)的方法

2.1 提高管理隊(duì)伍信息化的意識(shí)與制度建設(shè)

人事檔案信息化建設(shè)工作的順利進(jìn)行，必須要從根本上提升人事檔案管理人員的基本素質(zhì)，作為企事業(yè)單位一定要強(qiáng)化員工的信息化管理意識(shí)，加大信息化的宣傳力度，還要提升員工對(duì)于檔案信息化的意識(shí)，還要積極的對(duì)資料進(jìn)行整理和收集。從制度上來(lái)看，要想最大限度的保證人事檔案管理的信息化，相關(guān)的法律法規(guī)必須要完善，這也是最大限度的保證人事檔案管理信息化的基礎(chǔ)，法律有著約束性的作用，可以保證員工和企業(yè)的根本權(quán)益不受損害。但是在制定制度的過(guò)程中，必須要從公司的實(shí)際情況出發(fā)，提升了人事檔案管理的信息化意識(shí)，要建立相應(yīng)的管理機(jī)制，作為企業(yè)必須要不斷提升人事檔案管理的信息化建設(shè)，做好信息化人才的儲(chǔ)備工作。

2.2 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

近幾年來(lái)，很多企事業(yè)單位開(kāi)始走上信息化人事檔案的建設(shè)進(jìn)程中，為實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化建設(shè)，首先就是要加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。一方面，要強(qiáng)化檔案庫(kù)房的檔案保存環(huán)境，為電子檔案的保存與信息化的設(shè)備提供環(huán)境基礎(chǔ)。針對(duì)新建的檔案庫(kù)房制定新的標(biāo)準(zhǔn)，加大其信息化的設(shè)備建設(shè)，針對(duì)已有的建房應(yīng)著重其改造。對(duì)紙質(zhì)檔案的庫(kù)房管理應(yīng)保證溫度和濕度以及防塵因素，為人事檔案的保存提供良好的環(huán)境。對(duì)于信息化的檔案，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)信息化設(shè)備運(yùn)營(yíng)要求的環(huán)境建設(shè)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)中心機(jī)房、服務(wù)器、電子檔案庫(kù)房等基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行完善。包括一些基本的防靜電設(shè)施、防磁等基本設(shè)施，更要完善防信息泄露以及保密技術(shù)等。而對(duì)已建成的庫(kù)房和已有的紙質(zhì)檔案，一定要分區(qū)進(jìn)行保存，做好功能型結(jié)構(gòu)的改造，并逐步完善相應(yīng)設(shè)施。其次，對(duì)于檔案信息化建設(shè)來(lái)說(shuō)，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是非常關(guān)鍵的條件，很多企事業(yè)單位在這一方面做得還不夠好，網(wǎng)絡(luò)布線凌亂、設(shè)備共享度低、安全隱患多等現(xiàn)象非常普遍。所以，我們必須采取一定的科學(xué)措施進(jìn)行改善。

2.3 對(duì)單一檔案管理方式進(jìn)行改革

檔案管理工作發(fā)展至今，由單一的檔案管理方式發(fā)展為多類(lèi)型的綜合檔案。隨著企事業(yè)單位的改革不斷深入，傳統(tǒng)的企事業(yè)單位人事檔案管理方式已經(jīng)不能滿足每天極速增加的人事檔案數(shù)量。事實(shí)上，人事檔案管理向信息化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展是未來(lái)的必然發(fā)展趨勢(shì)，也必然是實(shí)現(xiàn)人事檔案現(xiàn)代化的方向。所以，在實(shí)際的人事檔案信息化建設(shè)工作中，應(yīng)將現(xiàn)代化信息技術(shù)充分運(yùn)用起來(lái)，切實(shí)從計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面來(lái)指導(dǎo)檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化發(fā)展。同時(shí)，通過(guò)建立人事檔案管理機(jī)制和責(zé)任機(jī)制、以及信息化建設(shè)機(jī)制，從多個(gè)方面共同規(guī)范企業(yè)的人事檔案管理，促進(jìn)信息化檔案管理的建設(shè)。除此之外，還應(yīng)加大對(duì)企事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)代化信息技術(shù)的投入，并加快現(xiàn)代化管理進(jìn)程的發(fā)展，以充分發(fā)揮人事檔案的實(shí)際作用。

3 結(jié)論

總的來(lái)說(shuō)，對(duì)于企事業(yè)單位的人事檔案信息化建設(shè)，應(yīng)充分結(jié)合企事業(yè)單位的實(shí)際情況，通過(guò)制定相關(guān)信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)與相關(guān)制度規(guī)范信息化人事檔案建設(shè)，加強(qiáng)信息化人事檔案建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，同時(shí)，提高相關(guān)人員的意識(shí)和檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)水平，以推進(jìn)企事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

參考文獻(xiàn)

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關(guān)鍵詞：檔案資源；信息化；數(shù)字化；管理制度

中圖分類(lèi)號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B文章編號(hào)：1009-9166（2011）0014(C)-0305-02

一、檔案信息化是指在檔案管理活動(dòng)中以數(shù)字化建設(shè)為核心，全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)，管理和提供服務(wù)的過(guò)程，也即檔案管理模式從面向檔案實(shí)體保管向重點(diǎn)以檔案數(shù)字化為社會(huì)提供服務(wù)轉(zhuǎn)變

積極推進(jìn)檔案信息化管理，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。第一是為檔案管理者提供了便利，建立檔案信息化系統(tǒng)后，電腦代替人腦，有效地實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源統(tǒng)一有序的管理。第二是為檔案利用者拓寬了空間。通過(guò)實(shí)現(xiàn)檔案信息化，資源利用途徑大大拓寬，人們不必親臨檔案館，只需通過(guò)身份認(rèn)證，在網(wǎng)絡(luò)上就能查到檔案信息資料，方便了使用者。第三是提高了、社會(huì)檔案意識(shí)。檔案信息化能夠檔案的社會(huì)開(kāi)放與利用程度，強(qiáng)化社會(huì)服務(wù)功能，從而使人們體驗(yàn)信息化的便利和社會(huì)檔案的重要性，擴(kuò)大檔案利用率，提高全社會(huì)的檔案意識(shí)。

二、檔案資源信息化建設(shè)的基本要求

（一）明確檔案資源信息化建設(shè)的規(guī)劃。檔案資源的信息化建設(shè)，就是要利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫(kù)這個(gè)信息技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)管藏各類(lèi)檔案的數(shù)字化，將網(wǎng)絡(luò)化辦公條件下的電子文檔管理網(wǎng)絡(luò)一體化。這就是通過(guò)辦公網(wǎng)絡(luò)，逐漸完成各種檔案資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，并使用文檔一體化管理軟件來(lái)完成電子文件的歸檔工作。檔案管理部門(mén)的信息管理人員應(yīng)有權(quán)監(jiān)督歸檔部門(mén)對(duì)電子的鑒定和歸檔情況，以杜絕有檔不歸、歸檔不全或者不及時(shí)不規(guī)范現(xiàn)象。

（二）提高檔案資源數(shù)字化的技術(shù)要求。檔案管理的基本特征就是求其保真、保密和保養(yǎng)三者的統(tǒng)一。這些基本要求并不能隨著信息化的到來(lái)而丟棄，因此，檔案信息化的技術(shù)水平也應(yīng)當(dāng)具有較高的要求。

首先，檔案的數(shù)字化處理必須做到不可變更，即“固定化“。如紙質(zhì)檔案盡可能采用圖片掃描，做到對(duì)頁(yè)面內(nèi)容的保真。錄音錄像的數(shù)字化必須保持原樣永久存儲(chǔ)。電子文檔要做到草稿、修改稿、發(fā)文紙、正文一并歸檔，修改稿要保留草稿字樣和改稿人姓名、修改內(nèi)容、修改時(shí)間、并做到整套歸檔的電子文件不可改變。

其次，檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)的安全管理是檔案信息化建設(shè)首要的前提條件，這就是檔案管理的保密問(wèn)題，其涉及三方面內(nèi)容；一是存儲(chǔ)安全，數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)該使用帶自動(dòng)備份功能的專(zhuān)用服務(wù)器，設(shè)置工作站與辦公網(wǎng)絡(luò)相連接，同時(shí)使用光盤(pán)庫(kù)定期刻錄備份，最好有第二個(gè)異地報(bào)管的備份；二是利用安全，數(shù)字化檔案完全可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)提供查詢(xún)和利用，為了確保安全必須采用物理隔斷和功能強(qiáng)大的防火墻等措施；三是身份安全，通過(guò)登陸身份證安全認(rèn)證、動(dòng)態(tài)口令等方式，加強(qiáng)檔案利用的保密工作。

（三）完善檔案資源信息化的管理制度規(guī)范。檔案信息的技術(shù)支撐必須滿足信息維護(hù)的需要，在文檔一體化方面要實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的自動(dòng)維護(hù)，這就要求有較為健全完善的信息化管理制度為工作規(guī)范的共同標(biāo)準(zhǔn)。

首先，在文檔一體化模式下，過(guò)去分年度、分階段對(duì)歸檔部門(mén)進(jìn)行的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，執(zhí)法監(jiān)督都要變?yōu)槿粘５?、全過(guò)程的指導(dǎo)監(jiān)督，真正實(shí)現(xiàn)電子文件的歸檔的流水式作業(yè)。其次，在檔案資源利用信息化、網(wǎng)絡(luò)化條件下，檔案信息查詢(xún)利用更應(yīng)當(dāng)做到“開(kāi)放”與“保收”的統(tǒng)一，即要做到主動(dòng)服務(wù)，又要做到安全管理。為此，必須制定網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)、利用檔案數(shù)據(jù)信息的權(quán)限管理辦法以及安全管理協(xié)議等。再次，檔案的憑證作用是檔案價(jià)值的根本所在，其法律效率顯得十分重要，傳統(tǒng)的法律憑證必須是各類(lèi)檔案的實(shí)物原件?！秾?shí)施綱要》提出，要加快推進(jìn)檔案信息化法制建設(shè)，適時(shí)提出比較成熟的行政立法建議，推動(dòng)相關(guān)配套行政規(guī)章的制訂和完善。

三、檔案信息化管理過(guò)程中應(yīng)注意的問(wèn)題

（一）系統(tǒng)問(wèn)題。在網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)的今天，大多數(shù)單位局域網(wǎng)已建成。然而，單位的各部門(mén)之間管理軟件數(shù)據(jù)接口困難，檔案信息難于共享，造成了許多同一類(lèi)檔案信息不在同部門(mén)之間都開(kāi)展了統(tǒng)計(jì)管理工作，重復(fù)勞動(dòng)現(xiàn)象嚴(yán)重，，結(jié)果事倍功半，浪費(fèi)了大量的人力、物力資源。一個(gè)單位的檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行自行開(kāi)發(fā)建設(shè)或購(gòu)買(mǎi)時(shí)，應(yīng)遵循以下兩個(gè)基本原則。1、實(shí)用性與先進(jìn)性。在系統(tǒng)建設(shè)中要正確處理技術(shù)的實(shí)用性與先進(jìn)性之間的關(guān)系，采用的系統(tǒng)既要易于實(shí)施、易于操作，又易于管理和維護(hù)，既不盲目追求先進(jìn)的技術(shù)，又要講技術(shù)定位在一個(gè)較高的層次上，避免在短時(shí)間內(nèi)實(shí)施系統(tǒng)的技術(shù)與設(shè)備被淘汰，造成重復(fù)建設(shè)與浪費(fèi)。因此，在系統(tǒng)的選擇上應(yīng)堅(jiān)持的原則是以最小成本獲得最先進(jìn)、最實(shí)用的系統(tǒng)。2、開(kāi)放性與標(biāo)準(zhǔn)型。在總體設(shè)計(jì)中，應(yīng)采用開(kāi)放式系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，使網(wǎng)絡(luò)易于擴(kuò)充，使相對(duì)獨(dú)立的分系統(tǒng)易于組合調(diào)整。網(wǎng)絡(luò)選用的通信協(xié)議和設(shè)備要符合國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，，使網(wǎng)絡(luò)的硬件環(huán)境、軟件環(huán)境、操作平臺(tái)之間的相互依賴(lài)減至最小，同時(shí)，要保證網(wǎng)絡(luò)的互聯(lián)性與兼容性，為檔案信息資源在網(wǎng)絡(luò)上的流通創(chuàng)造條件。

（二）信息資源問(wèn)題。實(shí)現(xiàn)檔案信息化，還存在一個(gè)很重要的問(wèn)題，那就是檔案館所存在的信息資源還不豐富。要解決這個(gè)問(wèn)題，一是從豐富館藏入手，結(jié)合行業(yè)實(shí)際，開(kāi)展名、特、優(yōu)檔案的收集，廣攬社會(huì)信息，調(diào)整館藏結(jié)構(gòu)；要把電子檔案、視頻檔案、音頻檔案、科技檔案等接收進(jìn)館，增加檔案門(mén)類(lèi)。二是在進(jìn)行數(shù)字化的時(shí)候，要對(duì)檔案信息進(jìn)行整合，也就是圍繞特定的主題，把分散形成的檔案進(jìn)行信息資源集中，以集中反映某一實(shí)踐領(lǐng)域或?qū)ο蟮幕厩闆r，只有把這些經(jīng)過(guò)二次加工的信息同時(shí)進(jìn)行數(shù)字化，才能真正擴(kuò)充信息資源、提高信息資源質(zhì)量、提高檔案信息資源的利用率，發(fā)揮檔案館檔案信息資源、優(yōu)勢(shì)、實(shí)現(xiàn)檔案信息化目的。

（三）檔案信息管理人員的素質(zhì)問(wèn)題。檔案信息化管理人才是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的主導(dǎo)力量，現(xiàn)有的各級(jí)各類(lèi)檔案管理機(jī)構(gòu)中的檔案工作者大部分是檔案專(zhuān)業(yè)人員，而這些專(zhuān)業(yè)人員缺乏信息社會(huì)應(yīng)用的信息素質(zhì)，不適應(yīng)高速發(fā)展的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)工作環(huán)境。嚴(yán)重缺乏既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，這些很不適應(yīng)檔案信息化建設(shè)和發(fā)展的需要。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，人才是關(guān)鍵，隊(duì)伍建設(shè)刻不容緩。

首先，檔案教育應(yīng)及時(shí)調(diào)整專(zhuān)業(yè)格局，從課程內(nèi)容、教學(xué)方法和手段、教育層次和形式教育等全面更新。第二，對(duì)在職人員進(jìn)行各種形式的再教育，以適應(yīng)教育發(fā)展的需要。第三，單一的人員結(jié)構(gòu)已不能滿足檔案管理現(xiàn)代化的需要，應(yīng)注意引進(jìn)多方面的專(zhuān)業(yè)人才，充實(shí)檔案人員隊(duì)伍，建立復(fù)合型多層次的專(zhuān)業(yè)技術(shù)隊(duì)伍，以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要，適應(yīng)信息時(shí)代的挑戰(zhàn)。

篇6

隨著我國(guó)的計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，計(jì)算機(jī)科技水平對(duì)房屋檔案的管理水平高低和房屋檔案管理的實(shí)際發(fā)揮等具有十分重要的意義。計(jì)算機(jī)技術(shù)可以結(jié)合房屋檔案管理的流程，從而形成多樣化的管理方式，不僅僅可以激發(fā)房屋檔案管理人員的業(yè)務(wù)服務(wù)意識(shí)，而且還提高了房屋檔案管理的實(shí)際效果及質(zhì)量。當(dāng)然這種人機(jī)交互式的房屋檔案管理方式對(duì)管理人員以及檔案保存環(huán)境也提出了更高的要求。本文介紹了房屋檔案管理的內(nèi)涵，指出了當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)與房屋檔案管理的關(guān)系，分析了房屋檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)并提出了加強(qiáng)二者結(jié)合的措施。

關(guān)鍵詞:

計(jì)算機(jī)技術(shù);房屋檔案管理;應(yīng)用

房屋檔案管理是實(shí)施房屋管理的主要場(chǎng)所，也是保證我國(guó)當(dāng)前的房地產(chǎn)環(huán)境處于健康發(fā)展?fàn)顟B(tài)的條件，也是政府調(diào)控的手段之一，房屋檔案管理其實(shí)就是政府的房屋行政管理部門(mén)收集、整理、鑒定一些相關(guān)的信息，按一定的手段形成的反映產(chǎn)權(quán)人、房屋自然狀況及使用土地狀況，需要進(jìn)行歸檔的涉及房屋發(fā)證登記、房屋交易買(mǎi)賣(mài)、房屋動(dòng)拆遷、建設(shè)用地及批租用地活動(dòng)等多個(gè)方面文字材料、計(jì)算材料、圖紙、圖表、照片等多方面內(nèi)容的文件材料。所以，為了提高管理效率，房屋檔案管理更需要引進(jìn)計(jì)算機(jī)科技方面，如何能夠保證合理的將計(jì)算機(jī)技術(shù)使用在房屋檔案管理中，這也是我國(guó)房屋檔案管理改革的要討論的問(wèn)題。

1．計(jì)算機(jī)技術(shù)與房屋檔案管理的關(guān)系

隨著計(jì)算機(jī)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)已成為人類(lèi)社會(huì)必不可少的一部分，其優(yōu)勢(shì)是海量資源、形式多樣以及人機(jī)互動(dòng)。計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)屬于檔案管理中常用的工具，在有關(guān)于房屋檔案管理中，計(jì)算機(jī)利用一些軟硬件可以有持續(xù)計(jì)劃性的逐步執(zhí)行命令，可以大大的提高房屋檔案管理的工作效率。而我國(guó)的以前的一些檔案管理方式比較落后，計(jì)算機(jī)技術(shù)具有很多非常突出的優(yōu)勢(shì)，同時(shí)其展示方式也有多種多樣，這些計(jì)算機(jī)具備的優(yōu)勢(shì)能夠很好的幫助相關(guān)的存檔人員的業(yè)務(wù)內(nèi)容，一方面，計(jì)算機(jī)可以保證房屋檔案不僅僅是單調(diào)的紙質(zhì)文字資料，它的形式更加得豐富，存檔的內(nèi)容具備多個(gè)形式，這些形式可以大大方便工作人員，同時(shí)也可以提供良好的計(jì)算機(jī)環(huán)境，而且計(jì)算機(jī)具備一定的互動(dòng)性，能夠吸引到工作人員多使用計(jì)算機(jī)的興趣，可以幫助形成一種好學(xué)的氛圍。另一方面，計(jì)算機(jī)技術(shù)可以大大的吸引到普通的群眾參與，普通群眾可以時(shí)常關(guān)注到檔案的協(xié)作管理，同時(shí)這種計(jì)算機(jī)參與的方式還能起到為群眾普及科學(xué)知識(shí)的作用。

2．計(jì)算機(jī)技術(shù)融入房屋檔案管理結(jié)合

房屋檔案管理的目的是提高房屋文件材料的管理效率，這也是房屋管理的宗旨。而計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用其中的房屋檔案管理就是面向人民群眾，是從人民實(shí)際出發(fā)，注重開(kāi)發(fā)檔案管理潛能，促進(jìn)房屋檔案管理全面發(fā)展為基本目的。

2．1反映了科學(xué)的管理方法

計(jì)算機(jī)技術(shù)基本上綜合了房屋檔案管理進(jìn)程中的所有方向，能一定程度反映其本身具備的科學(xué)價(jià)值，保證其管理的內(nèi)容不僅恰好就是檔案管理的基本要求，而且也恰恰對(duì)應(yīng)工作人員的偏好。例如計(jì)算機(jī)技術(shù)可以借助多核CPU的方式來(lái)提高檔案的讀寫(xiě)速度;計(jì)算機(jī)技術(shù)也可以科學(xué)地使用統(tǒng)計(jì)學(xué)，調(diào)用多個(gè)方程進(jìn)行分析，保證統(tǒng)計(jì)工作人員平日里能夠做到心中有數(shù);計(jì)算機(jī)技術(shù)還可以幫助人們認(rèn)識(shí)到借助新型技術(shù)的現(xiàn)實(shí)好處，大大推動(dòng)房屋檔案管理的改革進(jìn)程;另外工作人員可以運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)進(jìn)行各種數(shù)據(jù)的計(jì)算與統(tǒng)計(jì)，省時(shí)又省力。

2．2方便檔案管理的有效開(kāi)展

房屋檔案管理中的關(guān)鍵就是怎樣讓工作人員明確房屋檔案的分類(lèi)與數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，使其掌握管理的要領(lǐng)，一般說(shuō)來(lái)工作人員對(duì)具有清晰檔案圖像的記憶清楚，根據(jù)這一特點(diǎn)，我們可以借助多媒體將不同的分類(lèi)形式、類(lèi)型難點(diǎn)重點(diǎn)以及常見(jiàn)的工作失誤等制作成動(dòng)畫(huà)，給工作人員播放，使工作人員積極參與其中。計(jì)算機(jī)技術(shù)的最大特點(diǎn)就是其自身具有的人機(jī)對(duì)話的界面，計(jì)算機(jī)的管理吸引工作人員，提高工作的積極性，工作人員從這其中能夠?qū)W習(xí)到一種服務(wù)人民的意識(shí)，把通過(guò)自己的工作來(lái)突出群眾的主體地位當(dāng)成自己業(yè)務(wù)的出發(fā)點(diǎn)。形成一種創(chuàng)新性的房屋檔案管理體系，這就需要工作人員提高自己的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，讓群眾通過(guò)計(jì)算機(jī)管理方式來(lái)進(jìn)行日常的監(jiān)督。群眾的主人翁角色就是指讓群眾參與檔案的管理，及時(shí)關(guān)注檔案的建立與保存，能夠主動(dòng)參與、積極學(xué)習(xí)各種房屋檔案知識(shí)，能巧妙的運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行信息的查詢(xún)以及反饋，促進(jìn)工作人員與群眾的互動(dòng)。

3、計(jì)算機(jī)技術(shù)在房屋檔案管理中的應(yīng)用

計(jì)算機(jī)技術(shù)體現(xiàn)了應(yīng)用科學(xué)手段的精神，它將隨著有關(guān)的硬件設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的不斷完善而逐漸走向成熟。在廣闊的管理領(lǐng)域，突破房屋檔案管理的禁錮，依據(jù)檔案的特點(diǎn)從而將計(jì)算機(jī)技術(shù)更好的融入其中，分析預(yù)測(cè)計(jì)算機(jī)技術(shù)在未來(lái)房屋檔案管理領(lǐng)域中的發(fā)展趨勢(shì)具有極其重要的現(xiàn)實(shí)意義。

3．1建設(shè)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用環(huán)境

加強(qiáng)建設(shè)計(jì)算機(jī)技術(shù)環(huán)境，必須要有一系列良好性能的硬件設(shè)施，而涉及到的房屋檔案管理機(jī)構(gòu)，恰好可以借助這個(gè)機(jī)會(huì)好好規(guī)劃，且制定一個(gè)計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展目標(biāo)，在此基礎(chǔ)上劃分成為一個(gè)個(gè)的小目標(biāo)，通過(guò)各種途徑來(lái)籌備資金，購(gòu)買(mǎi)形成計(jì)算機(jī)管理所需的硬件設(shè)備;當(dāng)然這其中可以通過(guò)與電腦公司聯(lián)系，借助拉贊助的方式來(lái)降低硬件設(shè)施的費(fèi)用。計(jì)算機(jī)技術(shù)的環(huán)境建設(shè)不僅要根據(jù)計(jì)算機(jī)硬件的具體數(shù)量，還需要積極配套計(jì)算機(jī)軟件，計(jì)算機(jī)的軟硬件的比例要協(xié)調(diào)，尤其是數(shù)字化數(shù)據(jù)庫(kù)方面，將一些精品管理資源用計(jì)算機(jī)技術(shù)構(gòu)建起來(lái)，方便于工作人員的日常使用。

3．2提高工作人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)

計(jì)算機(jī)技術(shù)要面向群眾。但是如何提高房屋檔案管理人員的計(jì)算機(jī)技能也是重中之重。包括人員對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)基本概念的掌握，對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)一些常用的軟件的使用，而且還要持續(xù)性的不斷更新計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)技能。

4．結(jié)語(yǔ)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，房屋檔案管理已經(jīng)成為最直接、最自然影響房屋檔案管理效率的因素之一，它的效果也是最顯著的，房屋檔案管理已經(jīng)成為推進(jìn)社會(huì)發(fā)展的主要內(nèi)容之一。這要求在房屋檔案管理中，房屋檔案管理人員不僅要能夠廣泛熟練的應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)來(lái)提高房屋檔案管理的有效性和效率，還要能夠通過(guò)科學(xué)的管理形式來(lái)突出群眾的主體地位，充分適應(yīng)日益發(fā)展的社會(huì)要求。

作者：裴亞艷 單位：吉林省公主嶺市房屋產(chǎn)權(quán)管理中心

參考文獻(xiàn):

篇7

傳統(tǒng)圖書(shū)館檔案管理模式在數(shù)據(jù)共享與信息錄入方面的能力較為薄弱，在現(xiàn)代圖書(shū)館業(yè)務(wù)逐漸擴(kuò)大化以及構(gòu)建數(shù)字訪問(wèn)平臺(tái)的背景之下，這種工作模式顯然是不能夠達(dá)成實(shí)踐工作基本要求的。合理利用電子技術(shù)手段，將其網(wǎng)絡(luò)化、虛擬化的特征展現(xiàn)出來(lái)，由此建立圖書(shū)館管理系統(tǒng)在訪問(wèn)、編輯、閱覽等方面提供良好的業(yè)務(wù)支撐條件，各類(lèi)數(shù)據(jù)資源與印刷資源管理都能針對(duì)性的開(kāi)展，用戶的滿意度提升則檔案管理價(jià)值作用也由此展現(xiàn)，筆者將結(jié)合實(shí)踐工作要求，對(duì)現(xiàn)下圖書(shū)館檔案管理模式進(jìn)行針對(duì)性的分析與論述。

2PKI和PMI技術(shù)應(yīng)用實(shí)際

（1）PKI技術(shù)。PKI技術(shù)主要是指公鑰基礎(chǔ)設(shè)施技術(shù)應(yīng)用，其作為一個(gè)應(yīng)用平臺(tái)，最核心的工作就是提供公鑰并建立加密服務(wù)體系，系統(tǒng)平臺(tái)能夠按照工作要求進(jìn)行自動(dòng)管理與引導(dǎo)，大大提升其網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的安全性與可靠性，用戶利用加密技術(shù)與簽名技術(shù)通過(guò)該平臺(tái)具備一定的便捷性，尤其是對(duì)一些涉密的檔案信息材料，其完整性與可靠性都能進(jìn)一步提升。（2）PMI技術(shù)。PMI技術(shù)就是特權(quán)管理系統(tǒng)的設(shè)置，在認(rèn)證階段需要根據(jù)屬性證書(shū)的要求，進(jìn)行管理平臺(tái)的應(yīng)用授權(quán)。該技術(shù)還會(huì)依賴(lài)PKI系統(tǒng)，通過(guò)對(duì)針對(duì)性的服務(wù)應(yīng)對(duì)，在用戶提出相應(yīng)的服務(wù)要求之后進(jìn)行驗(yàn)證，則數(shù)據(jù)信息獲取與共享階段的過(guò)程安全性與穩(wěn)定性就能逐步增強(qiáng)。

3雙證管理模式的構(gòu)建

（1）對(duì)模型結(jié)構(gòu)設(shè)置研究。在PKI技術(shù)證書(shū)下放之后，PMI技術(shù)屬性由此明確起來(lái)。在此基礎(chǔ)條件之下圖書(shū)館的各項(xiàng)業(yè)務(wù)，需要與外部需求產(chǎn)生聯(lián)系，最終的目的就是達(dá)成現(xiàn)實(shí)用戶的基本要求。針對(duì)訪問(wèn)群體的基本特征，系統(tǒng)對(duì)訪問(wèn)對(duì)象進(jìn)行嚴(yán)格的篩選與劃分，并制定相應(yīng)的認(rèn)證條件。后續(xù)再結(jié)合相應(yīng)的服務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用設(shè)備基本要求，將角色分配工作進(jìn)行證明，則安全應(yīng)用基本要求就會(huì)建立在現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)上，用戶身份在系統(tǒng)中經(jīng)過(guò)認(rèn)證，就能夠打開(kāi)對(duì)應(yīng)的服務(wù)器并獲取相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息資源。如果用戶對(duì)個(gè)別的數(shù)據(jù)應(yīng)用服務(wù)有一定的需求，則需要在確立訪問(wèn)請(qǐng)求機(jī)制的條件下，公鑰證書(shū)提供到位之后進(jìn)行服務(wù)器的驗(yàn)證，后續(xù)還需要明確該需求的用戶身份，避免盜用用戶信息的不法分子進(jìn)入到系統(tǒng)平臺(tái)之中，通過(guò)層層系統(tǒng)要求之后用戶才能進(jìn)行對(duì)應(yīng)的服務(wù)器訪問(wèn)。而用戶驗(yàn)證需要根據(jù)系統(tǒng)中所設(shè)置的各個(gè)模塊要求，按照一定的次序進(jìn)行模塊認(rèn)證并提交相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息。針對(duì)在此過(guò)程中用戶數(shù)字簽名的真實(shí)性與準(zhǔn)確性的要求，系統(tǒng)還會(huì)根據(jù)服務(wù)情況進(jìn)行再次的核實(shí)。此時(shí)的公鑰證書(shū)需要利用服務(wù)器中的數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行驗(yàn)證，用戶等待反饋結(jié)果之前，證書(shū)驗(yàn)證過(guò)程中如果發(fā)現(xiàn)其中的信息錯(cuò)誤，或依據(jù)證書(shū)不能滿足系統(tǒng)的要求，則服務(wù)器就會(huì)自動(dòng)拒絕給用戶提供服務(wù)，相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息共享停止。而用戶通過(guò)驗(yàn)證之后，后續(xù)就需要進(jìn)入相應(yīng)的驗(yàn)證服務(wù)環(huán)節(jié)，公鑰證書(shū)中有相應(yīng)的屬性條件，對(duì)用戶的ID認(rèn)證也有對(duì)應(yīng)的條件或特征。權(quán)限設(shè)置之后，就是對(duì)一些有較特殊服務(wù)要求的用戶進(jìn)行審核，經(jīng)過(guò)檢索與匹配之后，對(duì)證書(shū)是否合格進(jìn)行再次的核查，該階段的主要工作是建立在屬性考察的基礎(chǔ)上，對(duì)證書(shū)的使用年限進(jìn)行認(rèn)證，避免其中存在非法篡改或證書(shū)已經(jīng)過(guò)期并撤銷(xiāo)等情況。這些情況對(duì)用戶獲取相應(yīng)的服務(wù)有極大的影響作用，如果在認(rèn)證階段發(fā)現(xiàn)有諸如此類(lèi)的問(wèn)題，服務(wù)器會(huì)馬上停止服務(wù)并發(fā)送拒絕服務(wù)的通知，用戶的下一步計(jì)劃就會(huì)停止。在受到用戶端的訪問(wèn)請(qǐng)求之后，經(jīng)過(guò)驗(yàn)證將服務(wù)器中的權(quán)限模塊確立起來(lái)，并經(jīng)過(guò)對(duì)系統(tǒng)所設(shè)置的服務(wù)請(qǐng)求進(jìn)行比對(duì)，用戶提交的相關(guān)證書(shū)、信息等如果已經(jīng)超出該模塊的基本要求，那么訪問(wèn)權(quán)限的服務(wù)范圍未觸及到該方面，也會(huì)受到來(lái)自服務(wù)器的拒絕通知，這些問(wèn)題都是在數(shù)據(jù)獲取與信息共享階段應(yīng)該注意的環(huán)節(jié)。（2）應(yīng)用模型的設(shè)置。經(jīng)過(guò)對(duì)現(xiàn)階段的圖書(shū)館檔案雙證管理的安全模型設(shè)置情況進(jìn)行研究分析，發(fā)現(xiàn)在圖書(shū)館的工作允許范圍之外，可以進(jìn)行圖書(shū)館檔案系統(tǒng)的登錄與訪問(wèn)的。圖書(shū)館檔案管理系統(tǒng)能夠?qū)Ω黜?xiàng)業(yè)務(wù)以及用戶進(jìn)行全面管理，避免一些不合規(guī)范的操作影響系統(tǒng)運(yùn)行或?qū)е轮匾獧n案信息泄露。經(jīng)過(guò)系統(tǒng)平臺(tái)的全面性引導(dǎo)，能夠?qū)?shù)據(jù)信息的完整性與可靠性進(jìn)一步提升。利用PKI技術(shù)進(jìn)行服務(wù)器證書(shū)的認(rèn)證，雙向認(rèn)證的機(jī)制，需要利用ssl技術(shù)推進(jìn)，尤其是其系統(tǒng)設(shè)置相對(duì)較為成熟的系統(tǒng)平臺(tái)，需要在服務(wù)器中將正確的信息下方路徑構(gòu)建起來(lái)，并經(jīng)過(guò)驅(qū)動(dòng)之后完成系統(tǒng)平臺(tái)的各項(xiàng)操作。一般在進(jìn)入系統(tǒng)之后想要完成相應(yīng)的復(fù)制文件操作，密鑰證書(shū)需要對(duì)用戶進(jìn)行核查，并在后期將相應(yīng)的內(nèi)容配置工作落實(shí)到位。在進(jìn)行相應(yīng)的平臺(tái)系統(tǒng)應(yīng)用期間，端口號(hào)也是利用ssl進(jìn)行的，端口號(hào)的設(shè)置并不僅僅是一種系統(tǒng)構(gòu)成，同時(shí)還可以根據(jù)以往的用戶訪問(wèn)或操作實(shí)際情況進(jìn)行設(shè)置與調(diào)整，由此能夠針對(duì)不同用戶的服務(wù)請(qǐng)求進(jìn)行反饋。密鑰文件的存儲(chǔ)路徑相對(duì)來(lái)講較為單一，在進(jìn)行應(yīng)用階段需要根據(jù)密鑰文件的存儲(chǔ)口令進(jìn)行，由此可見(jiàn)系統(tǒng)中的任何一項(xiàng)操作都是有規(guī)律可循的，系統(tǒng)平臺(tái)應(yīng)用的安全性與可靠性也能進(jìn)一步增強(qiáng)，尤其是對(duì)檔案管理這項(xiàng)本身就具備諸多安全要求的系統(tǒng)平臺(tái)，通過(guò)電子技術(shù)的支持各項(xiàng)工作都能按照計(jì)劃目標(biāo)進(jìn)行。

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論文關(guān)鍵詞：供電企業(yè) 客戶檔案管理 現(xiàn)狀 對(duì)策

論文摘要：隨著電力市場(chǎng)化的深入，電力企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，為客戶提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)成為電力企業(yè)爭(zhēng)取市場(chǎng)的重要手段?？蛻魴n案管理是供電企業(yè)與用電客戶間各種業(yè)務(wù)辦理的原始憑證和依據(jù)，是為客戶提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的重要渠道。本文對(duì)目前供電企業(yè)客戶檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，并提出了加強(qiáng)管理的對(duì)策建議。

一、供電企業(yè)客戶檔案管理現(xiàn)狀

1.客戶檔案管理制度或辦法相對(duì)滯后

由于受市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的影響，目前仍有較多的基層供電企業(yè)沒(méi)有一套完整的客戶檔案管理辦法。在基層供電企業(yè)，檔案管理的職責(zé)屬于局辦或總經(jīng)辦，但其管理的范圍僅為生產(chǎn)或客戶工程項(xiàng)目資料，其制定的管理辦法也僅是針對(duì)該范圍來(lái)進(jìn)行的，對(duì)于客戶檔案管理的職責(zé)及標(biāo)準(zhǔn)未進(jìn)行明確。實(shí)際工作中該部分職責(zé)往往由營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)負(fù)責(zé)，但營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)在目前更注重于電費(fèi)回收、優(yōu)質(zhì)服務(wù)等，對(duì)于客戶檔案資料的管理還處于相對(duì)滯后的階段，沒(méi)有建立一套完整的客戶檔案管理辦法來(lái)對(duì)該部分工作進(jìn)行規(guī)范，使必要的監(jiān)督防范環(huán)節(jié)失去作用。

2.員工風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)薄弱

客戶檔案的風(fēng)險(xiǎn)最主要來(lái)自于供電企業(yè)內(nèi)部員工風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)的欠缺。部分供電企業(yè)在自然壟斷經(jīng)營(yíng)過(guò)程中形成了強(qiáng)烈的交易優(yōu)勢(shì)心理，這種心理使得部分員工缺乏基本的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，對(duì)社會(huì)體系缺失的現(xiàn)狀認(rèn)知不足。同時(shí)，供電企業(yè)對(duì)員工法律知識(shí)的培訓(xùn)工作缺失，使得供電員工對(duì)相應(yīng)的法律知識(shí)欠缺。主要問(wèn)題包括輕信心理，工作草率，不負(fù)責(zé)任。

3.無(wú)專(zhuān)人負(fù)責(zé)客戶檔案資料的審核與保管

由于沒(méi)有相應(yīng)的管理辦法或制度，客戶檔案管理工作職責(zé)未能要現(xiàn)實(shí)工作中體現(xiàn)，現(xiàn)實(shí)工作中無(wú)專(zhuān)人負(fù)責(zé)客戶檔案的審核、歸集與管理，使得客戶檔案信息無(wú)序化?？蛻魴n案資料處于人人皆可查閱的狀態(tài)，丟失風(fēng)險(xiǎn)較大。

4.無(wú)專(zhuān)用的客戶檔案保管室及相應(yīng)的設(shè)備

由于該項(xiàng)工作未引起足夠的重視，在現(xiàn)實(shí)工作中客戶檔案的保管未得到有效的控制，往往存放于營(yíng)業(yè)廳的資料柜中，無(wú)相應(yīng)的存放標(biāo)準(zhǔn)、裝訂要求及裝訂設(shè)備，形成客戶檔案資料裝訂要求不統(tǒng)一、存放不規(guī)范，保管無(wú)序。這種情況下，對(duì)客戶檔案資料的可控、在控能力較低。

二、加強(qiáng)基層供電企業(yè)客戶檔案管理措施

1.建立健全客戶檔案管理制度

制度要建立健全，執(zhí)行要堅(jiān)決。按照基層供電企業(yè)客戶檔案管理的現(xiàn)狀，必須盡快建立相應(yīng)的管理辦法來(lái)約束營(yíng)銷(xiāo)工作人員的行為的同時(shí)，明確人員的責(zé)任及管理方式等。

對(duì)已經(jīng)收集的文字、圖紙、圖片等資料，應(yīng)根據(jù)客戶檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，在便于保管和利用的前提下，進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)整理，設(shè)置相應(yīng)的歸檔類(lèi)目，如所包括客戶的基本信息資料、客戶配電工程的相關(guān)信息及投運(yùn)時(shí)的相關(guān)資料、歷次用電安全檢查所形成的并經(jīng)客戶簽字確認(rèn)的用電檢查單等資料。應(yīng)根據(jù)基層供電企業(yè)的實(shí)際情況和具體要求，制定的客戶檔案管理辦法或制度，辦法或制度應(yīng)主要明確基層供電企業(yè)客戶檔案的范圍，歸檔的基本要求和基本內(nèi)容，客戶檔案的移交與整理、保存與借閱的要求。這樣就可以在組織客戶檔案的過(guò)程中給相關(guān)人員提供標(biāo)準(zhǔn)，增加客戶檔案資料整理的可操作性。

資料要齊全，內(nèi)容要完整。要達(dá)到此目標(biāo)要求，應(yīng)該重視抓好資料的收集工作，堅(jiān)持客戶資料建檔工作按照檔案管理辦法或制度的要求，在業(yè)務(wù)辦理過(guò)程中及時(shí)收集信息資料，并對(duì)內(nèi)部應(yīng)形成的資料進(jìn)行整理，歸檔人員加強(qiáng)審查等工作，齊抓共管，進(jìn)一步做好客戶資料歸檔工作。

管理要及時(shí)，裝盒、袋應(yīng)規(guī)范。為確?？蛻魴n案齊全、完整、系統(tǒng)，就要把客戶檔案工作與業(yè)擴(kuò)辦理各個(gè)環(huán)節(jié)的工作相聯(lián)系，同步進(jìn)行，做到業(yè)擴(kuò)進(jìn)度到哪個(gè)階段，檔案收集就跟蹤到哪個(gè)階段。裝盒、袋做到格式統(tǒng)一、字跡工整，同時(shí)根據(jù)客戶文件材料的形成規(guī)律，對(duì)客戶文件材料的內(nèi)容、數(shù)量進(jìn)行系統(tǒng)整理，按客戶檔案盒或袋，使檔案資料做到文件齊全、分類(lèi)準(zhǔn)確，方便管理，方便利用，保持其整體功能。并將整理好的檔案按規(guī)定移交客戶檔案管理室，嚴(yán)格交接手續(xù)，認(rèn)真核查檔案盒、袋質(zhì)量并確保檔案的完整。

2.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，建立客戶檔案管理組織網(wǎng)絡(luò)

抓好客戶檔案工作，首先要從思想上重視客戶檔案管理工作，提高認(rèn)識(shí)，從監(jiān)與管兩方面入手，分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給以多方面的支持和提供可靠的保障，用規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化來(lái)要求檔案的收集、整理、歸檔、保管工作，建立起統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，協(xié)調(diào)內(nèi)部各部門(mén)增強(qiáng)檔案意識(shí)，注重收集與及時(shí)移交，防止檔案材料的散失；抓住每一個(gè)環(huán)節(jié)的檔案收集，以保證歸檔檔案資料的完整、準(zhǔn)確。建立客戶檔案管理組織，是必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，因此，要明確有關(guān)人員的職責(zé)，用制度管人，用制度辦事。

3.完善客戶檔案管理目標(biāo)，跟蹤落實(shí)到位

缺乏有力的客戶檔案管理機(jī)制是一個(gè)比較突出的問(wèn)題。在客戶檔案未歸檔形成時(shí)，存有檔案資料散落在各工作人員或是個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)手中的現(xiàn)象，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，把檔案管理工作列入年度工作計(jì)劃和責(zé)任目標(biāo)考核內(nèi)容，認(rèn)真制訂要求，并不斷強(qiáng)化監(jiān)督指導(dǎo)功能，特別是業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門(mén)，既要做好客戶檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，又要做到定期或不定期抽查，做到點(diǎn)面結(jié)合、跟蹤督辦。形成有法可依、有法必依的局面，推動(dòng)客戶檔案工作向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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【關(guān)鍵詞】高職院校；檔案管理；信息化建設(shè)

一、前言

高職院校的檔案管理實(shí)際上發(fā)揮的是一種歷史記錄功能，將高職院校在招生、教學(xué)、科研及管理工作等多種活動(dòng)形態(tài)以文字、圖表或者圖片的方式保存下來(lái)，從而為后續(xù)信息的使用提供有效資料。檔案管理信息化建設(shè)的本質(zhì)則是基于數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化條件下，轉(zhuǎn)變檔案管理工作形態(tài)，讓檔案信息的利用更加快捷、高效。

二、高職院校檔案管理信息化建設(shè)重要性

高職院校傳統(tǒng)的檔案管理工作在信息化時(shí)代已經(jīng)十分落后，信息化技術(shù)為信息的優(yōu)化處理提供可能。可見(jiàn)，新時(shí)代背景下要求信息的高度流通，檔案信息化建設(shè)對(duì)推動(dòng)高職院校的發(fā)展作用顯著，具體可從以下幾個(gè)方面入手并展開(kāi)實(shí)踐：

1.有效提升檔案管理工作質(zhì)量與效率。傳統(tǒng)的檔案管理工作過(guò)程較為煩瑣，大量的紙質(zhì)材料無(wú)論是在存儲(chǔ)還是在查閱過(guò)程中所耗費(fèi)大量的人力與時(shí)間，效率低下。而在信息化大趨勢(shì)的推動(dòng)下，高職院校檔案管理逐漸實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案被電子檔案所替代，查閱方式從人工查閱轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣?dòng)查閱，工作效率與工作質(zhì)量明顯提升；

2.檔案管理水平明顯提高。高職院校作為高等教育的關(guān)鍵構(gòu)成環(huán)節(jié)，在具體運(yùn)營(yíng)與發(fā)展過(guò)程中涉及招生、教學(xué)與就業(yè)全過(guò)程，這一整個(gè)過(guò)程中所產(chǎn)生的信息內(nèi)容都需要檔案管理工作來(lái)具體執(zhí)行與管理，各個(gè)環(huán)節(jié)都依賴(lài)于信息的交互作用。而檔案管理信息化建設(shè)則能夠有效保證信息的交互與共享，滿足各環(huán)節(jié)的使用需求，并能夠?qū)⒏鳝h(huán)節(jié)產(chǎn)生的信息進(jìn)行整理與管理；

3.確保檔案信息得到充分利用。高職院校在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中所涉及的檔案信息，實(shí)質(zhì)上是高職院校發(fā)展的一個(gè)微觀縮影。這些檔案當(dāng)中所涉及的各項(xiàng)信息對(duì)整個(gè)高職院校的發(fā)展具有關(guān)鍵性作用，能夠有效提供一個(gè)發(fā)展框架。檔案管理信息化建設(shè)較為依賴(lài)于多元化信息的整合，在重組與分析之中挖掘信息中的內(nèi)在因素，保證檔案信息得到充分利用。

三、信息化大趨勢(shì)下談高職院校檔案管理信息化建設(shè)途徑

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理基本理念。傳統(tǒng)高職院校檔案管理的基本理念則是保證資料的健全性、記錄的完整性、保存的完善性。而檔案管理工作并非僅僅是對(duì)檔案信息的存儲(chǔ)，其價(jià)值更直接表現(xiàn)在信息的運(yùn)用與應(yīng)用環(huán)節(jié)。而現(xiàn)代信息化大趨勢(shì)下要求轉(zhuǎn)變檔案管理基本理念，將側(cè)重點(diǎn)表現(xiàn)在對(duì)信息的高效利用層面，挖掘信息中的潛在價(jià)值。理念的轉(zhuǎn)變具體可從兩個(gè)方面入手：一方面，高職院校的管理者從思想上對(duì)信息化建設(shè)有一個(gè)明確的認(rèn)知，進(jìn)而在制定決策與制度的過(guò)程中有所傾斜，帶動(dòng)全校各部門(mén)對(duì)信息化建設(shè)的認(rèn)知，做到管理理念的轉(zhuǎn)變。可通過(guò)開(kāi)展活動(dòng)的方式增強(qiáng)認(rèn)知并轉(zhuǎn)變理念，如在高職院校內(nèi)部開(kāi)展“檔案信息化之我見(jiàn)”活動(dòng)，鼓勵(lì)檔案管理人員全員參加，在活動(dòng)中各抒己見(jiàn)，發(fā)表對(duì)于信息化建設(shè)的看法與相關(guān)意見(jiàn)，做到建議的綜合處理之后認(rèn)清建設(shè)方向；另一方面，信息化大趨勢(shì)下高職院校應(yīng)該從工作目標(biāo)、任務(wù)落實(shí)上加強(qiáng)統(tǒng)籌規(guī)劃，制定詳細(xì)的建設(shè)方案，加快信息化建設(shè)的各項(xiàng)指標(biāo)與規(guī)章制度，確保在信息化建設(shè)方面有章可循，有據(jù)可依。

（二）完善檔案信息化管理體系。檔案信息化管理體系的建設(shè)與完善是檔案管理信息化建設(shè)取得成效的核心要素。有關(guān)于當(dāng)前信息化管理體系在高職院校的建設(shè)途徑，需要從以下兩個(gè)方面入手：其一，建立獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)。檔案管理工作作為高職院校發(fā)展的關(guān)鍵性工作之一，在開(kāi)展信息化建設(shè)的過(guò)程中需要以獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)為基礎(chǔ)，意識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)與傳統(tǒng)檔案管理之間的差異性，建立專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)檔案管理的機(jī)構(gòu)，以健全的管理機(jī)制為前提條件，指導(dǎo)該機(jī)構(gòu)的各項(xiàng)工作，在規(guī)范化的基礎(chǔ)之上發(fā)揮出檔案管理機(jī)構(gòu)的價(jià)值；其二，高職院校擴(kuò)大檔案管理信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入。云計(jì)算與大數(shù)據(jù)視角下，雖然為檔案管理信息化建設(shè)提供了便捷途徑，但對(duì)于現(xiàn)代化設(shè)備的需求明顯增加，擴(kuò)大經(jīng)費(fèi)投入既是為了采購(gòu)現(xiàn)代化設(shè)備為信息化建設(shè)提供支撐，也需要預(yù)留后期維護(hù)所需成本。

（三）提高信息化管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。信息化管理人員是高職院校信息化管理工作得以實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵性要素，為實(shí)踐過(guò)程提供可能。從當(dāng)前檔案管理工作的本質(zhì)特征來(lái)看，具有知識(shí)性、專(zhuān)業(yè)性與系統(tǒng)性特點(diǎn)，正是憑借其特點(diǎn)，才需要依賴(lài)于高質(zhì)量的管理人員對(duì)信息進(jìn)行處理、分析、挖掘與開(kāi)發(fā)工作。因此，提高信息化管理人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)顯得十分必要，具體途徑如下：其一，充分發(fā)揮出“引進(jìn)來(lái)”策略。這里所提到的“引進(jìn)來(lái)”則是高職院校從外部引進(jìn)人才，為充分適應(yīng)檔案管理工作信息化建設(shè)的基本要求，做好對(duì)人才的儲(chǔ)備工作。以激勵(lì)機(jī)制為核心吸引高質(zhì)量人才，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中持續(xù)的發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，為信息化建設(shè)提供堅(jiān)實(shí)保障；其二，執(zhí)行“走出去”策略?！白叱鋈ァ辈呗允菍⒏呗氃盒?nèi)部的檔案管理工作人員以培訓(xùn)機(jī)會(huì)的提供實(shí)現(xiàn)綜合素質(zhì)的提升，高職院校提供平臺(tái)，工作人員接受培訓(xùn)，最終目的是將先進(jìn)的檔案管理信息化理念與知識(shí)帶回來(lái)，從而優(yōu)化高職院校本身的檔案管理工作。

【參考文獻(xiàn)】

[1]宋曉玲.新階段高職院校檔案管理信息化建設(shè)淺析[J].陜西檔案,2016(01):45.

篇10

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，檔案的保管工作也獲得了長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展，各種先進(jìn)的保管模式應(yīng)運(yùn)而生。傳統(tǒng)的檔案保管模式已不適應(yīng)檔案的發(fā)展要求，其在檔案管理中的問(wèn)題越來(lái)越突出，影響了檔案管理水平的不斷提高。合理的檔案保管模式能夠提高檔案保管工作的效率，并且還能夠在檔案管理工作中充分的運(yùn)用各種現(xiàn)代化的信息技術(shù)，推動(dòng)我國(guó)檔案管理水平的不斷提升。

檔案保管模式的基本內(nèi)涵

檔案保管是指按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的要求，對(duì)重要的數(shù)據(jù)資料進(jìn)行收集、整理、歸檔，并進(jìn)行儲(chǔ)存保管工作，進(jìn)而為以后工作的順利開(kāi)展提供資料支持。在實(shí)際的檔案管理工作中，必須要堅(jiān)持“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的基本檔案管理原則，這是進(jìn)行保管工作規(guī)范化的基本要求。不同單位的檔案保管工作不盡相同，要根據(jù)單位檔案的具體情況，制定有針對(duì)性的檔案管理模式和設(shè)置合理的檔案管理機(jī)構(gòu)，才能將單位的檔案管理工作做好，進(jìn)而推動(dòng)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。我國(guó)目前主要的檔案管理機(jī)構(gòu)主要有：各政府機(jī)關(guān)、企、事業(yè)單位等；并建有完善的專(zhuān)業(yè)檔案館和國(guó)家檔案館等；新型的檔案管理機(jī)構(gòu)有檔案中介、檔案事務(wù)所以及文件中心等。隨著科學(xué)技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的不斷深化，高科技信息技術(shù)被廣泛的應(yīng)用于檔案的管理工作中，各種新型的檔案保管模式如雨后春筍般出現(xiàn)，促進(jìn)了我國(guó)檔案管理水平的不斷提高，從而推動(dòng)了我國(guó)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

檔案保管模式的主要特征

通過(guò)對(duì)檔案保管模式進(jìn)行細(xì)致的分析，發(fā)現(xiàn)其主要特征主要有以下兩個(gè)：

進(jìn)行文件與檔案的分階段管理。文件管理與檔案管理是不同的兩個(gè)具有獨(dú)立性的運(yùn)行系統(tǒng)，在運(yùn)行過(guò)程中具有各自的特征。在文件與檔案的實(shí)際管理工作中，管理目標(biāo)要按照一定的規(guī)則分解到各個(gè)管理階段，并在工作中逐步實(shí)現(xiàn)各個(gè)階段的小目標(biāo)，從而完成文件與檔案管理的管理目標(biāo)。單位的各項(xiàng)活動(dòng)一般都會(huì)以文件的形式進(jìn)行記錄，通過(guò)記錄可以對(duì)單位以后活動(dòng)的順利推行提供依據(jù)。文件管理與檔案管理都存在保管時(shí)間與實(shí)用價(jià)值的問(wèn)題，雖然實(shí)用價(jià)值可能在保管過(guò)程中降低，但是仍具有一定的參考價(jià)值，為工作的進(jìn)行提供參考依據(jù)。因此，被保存的文件和檔案一般都是具有一定參考價(jià)值的，隨著社會(huì)的發(fā)展，對(duì)文件與檔案的保管要求也不同，使檔案保管模式具有階段性的特征。

文件來(lái)源較唯一。一般情況下，檔案資料都是以實(shí)體的形式進(jìn)行保存的，因此，檔案資料與保管機(jī)關(guān)具有唯一性，與檔案保管工作的性質(zhì)相一致。通過(guò)一定的分析得出，檔案保管模式的首要聯(lián)系是關(guān)于形成者與檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系。因此，只有對(duì)檔案形成者有了全面的了解之后，才能明確檔案資料的真實(shí)價(jià)值。

檔案后保管模式的基本內(nèi)涵

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，后現(xiàn)代主義在西方國(guó)家中快速傳播，檔案管理也在后現(xiàn)代主義的潮流中獲得了不小的發(fā)展。后現(xiàn)代主義在西方檔案管理界產(chǎn)生了巨大的影響，極大地改變了西方檔案界的思維慣性，從而為檔案學(xué)的研究提供了良好的發(fā)展機(jī)會(huì)。隨著電子檔案的出現(xiàn)，傳統(tǒng)的檔案管理模式無(wú)法適應(yīng)這種新式的檔案資料，促使檔案管理進(jìn)入了后保管時(shí)代，為檔案管理的發(fā)展起到了巨大的推動(dòng)作用。

檔案后保管模式超越了標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理模式，根據(jù)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行檔案管理，以對(duì)文件進(jìn)行永久保存為前提，適應(yīng)了社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案管理的要求，具有科學(xué)性和先進(jìn)性。在實(shí)際的檔案后保管模式中，仍然依靠檔案管理工作人員進(jìn)行各項(xiàng)操作，但是對(duì)檔案管理工作人員的要求較高，需要有非常強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性。后保管模式關(guān)注的主要是文件的內(nèi)容、格式、文件之間的內(nèi)在聯(lián)系、智能等，其中，對(duì)電子文件進(jìn)行適宜的管理是檔案后保管模式的重要工作之一。

檔案后保管模式的主要特征

檔案后保管模式主要是由新來(lái)源觀、宏觀鑒定、知識(shí)服務(wù)組成，其主要特征主要有以下兩個(gè)：

文件與檔案不可分離。隨著電子文件的迅速崛起，文檔一體化得到了更進(jìn)一步的完善，促使了對(duì)文檔進(jìn)行一體化的管理變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)。雖然文件與檔案出現(xiàn)的時(shí)間各不相同，但是其所包含的社會(huì)內(nèi)涵、物質(zhì)狀態(tài)和有關(guān)信息等是相同的。傳統(tǒng)的檔案管理模式通過(guò)對(duì)文件進(jìn)行歸檔用來(lái)區(qū)分文件與檔案，因此，對(duì)兩者可以進(jìn)行分別管理。而對(duì)電子檔案的管理卻并非如此，資料都是通過(guò)電腦進(jìn)行起草、整理、歸檔以及再利用等，促成了文件與檔案的一體化管理。在檔案的后保管模式中，將科學(xué)技術(shù)與檔案管理工作進(jìn)行深層次的結(jié)合，能夠最大限度的提高檔案管理工作的效率和對(duì)檔案資料的利用程度，這是后保管模式存在的真正意義。