導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫好一篇采購(gòu)檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

[論文關(guān)鍵詞]高等學(xué)校；采購(gòu)；檔案管理

根據(jù)《政府采購(gòu)法》相關(guān)規(guī)定，高校在一定規(guī)定金額和范圍之內(nèi)可以自主招標(biāo)，招標(biāo)涉及貨物、工程、服務(wù)等項(xiàng)目，招標(biāo)過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生招投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)資料以及合同等相關(guān)檔案，種類繁多，數(shù)量會(huì)因投標(biāo)單位的數(shù)量而變化，總量龐大。招標(biāo)檔案是學(xué)校的建設(shè)過(guò)程中的重要資料，是后期的項(xiàng)目實(shí)施、驗(yàn)收的依據(jù)，也是高校權(quán)益的重要保障，是反腐倡廉的重要信息資源。因此，招標(biāo)檔案的科學(xué)管理對(duì)高校的規(guī)范管理和全面發(fā)展有著舉足輕重的作用和重大意義。

一、高校采購(gòu)檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）檔案機(jī)構(gòu)與采購(gòu)職能脫節(jié)

目前大多數(shù)高校單位的文書(shū)和檔案管理是兩個(gè)相對(duì)獨(dú)立的部門，檔案工作在高校不受重視，加之高校招標(biāo)項(xiàng)目量小、時(shí)間較分散、階段性的工作，從職能角度上講，工作的交叉性使招標(biāo)工作和管理存在諸多問(wèn)題。檔案管理部門通常認(rèn)為招標(biāo)結(jié)果產(chǎn)生后即表示招標(biāo)工作已經(jīng)完成。而各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及工作人員的檔案意識(shí)都不強(qiáng)，對(duì)招標(biāo)檔案工作缺乏足夠重視，沒(méi)有把招標(biāo)檔案工作實(shí)質(zhì)性地列入專項(xiàng)管理，招標(biāo)檔案沒(méi)有被作為一種重要信息來(lái)認(rèn)識(shí)和保護(hù)，致使招標(biāo)工作形成的檔案在歸檔、保存、查閱上存在很大困難。

（二）采購(gòu)檔案的信息化程度不高

由于編制、開(kāi)發(fā)計(jì)算機(jī)管理檔案軟件的大多數(shù)是計(jì)算機(jī)專業(yè)人員，他們對(duì)檔案管理中的一些特殊規(guī)律缺乏明確的認(rèn)識(shí)，而檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的掌握又缺乏深度，因此實(shí)際工作中所用軟件功能還比較單一，僅局限于檔案的編目和檢索，許多工作還得靠手工來(lái)完成，信息化程度很低。招標(biāo)工作形成的檔案資料種類比較多，這些資料最大的特點(diǎn)就是，紙質(zhì)資料量大、保存年限較長(zhǎng)，事后查閱頻率較高。招投標(biāo)文件都講究權(quán)限和時(shí)效性，在規(guī)定的時(shí)間和要求下必須作出有效的承諾和保證，而這些均以紙質(zhì)形式反映，保證公平、公正和公開(kāi)。在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，有些學(xué)校甚至還未使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)錄入，更談不上專業(yè)軟件管理。

（三）采購(gòu)檔案管理目標(biāo)不明確，缺乏配套的管理制度

有的高校對(duì)反采購(gòu)檔案要達(dá)到什么沒(méi)有明確目標(biāo)，不能根據(jù)現(xiàn)有的軟、硬件條件和單位實(shí)際工作的需要提出合理的工作目標(biāo)，也缺乏相應(yīng)的規(guī)章制度。招標(biāo)項(xiàng)目往往涉及的人員多，檔案收集不規(guī)范。同時(shí)會(huì)涉及貨物、工程、服務(wù)等多方面，項(xiàng)目管理人員檔案的整理水平差異很大，沒(méi)有按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和制度進(jìn)行整理歸檔，檔案的收集也不完整，遺漏現(xiàn)象等。但高校對(duì)這方面工作也缺乏相應(yīng)的責(zé)任制度。另外由于招標(biāo)工作人員及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人多是兼職，沒(méi)有額外的報(bào)酬和獎(jiǎng)金，也沒(méi)有相應(yīng)的管理制度，責(zé)任心不強(qiáng)，工作不重視，工作中缺乏溝通配合等，直接造成檔案質(zhì)量不高。

（四）采購(gòu)檔案保存存在安全隱患

與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件的存儲(chǔ)材料的壽命要短很多，一般僅為5- 15年，而很多采購(gòu)檔案保管期限都達(dá)15年以上。在信息化程度比較高的學(xué)校，會(huì)形成大量電子數(shù)據(jù)。電子文件的存儲(chǔ)材料容易受材料變質(zhì)和外來(lái)磁場(chǎng)的影響導(dǎo)致數(shù)據(jù)被破壞，造成數(shù)據(jù)的丟失。由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)出錯(cuò)造成數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)和文件系統(tǒng)故障；錄入或更新的數(shù)據(jù)不滿足格式條件或要求；人為地、有意識(shí)地破壞活動(dòng)，對(duì)數(shù)據(jù)非正常修改，對(duì)軟、硬件的蠻力破壞等都會(huì)導(dǎo)致數(shù)字化檔案的缺失，并且無(wú)法修復(fù)的可能性比紙質(zhì)檔案大的多。

二、改進(jìn)高校采購(gòu)檔案管理的建議

（一）重視采購(gòu)檔案管理工作，明確專職專業(yè)管理人員

招標(biāo)檔案工作對(duì)于高校的權(quán)益保障有著至關(guān)重要的作用，高校應(yīng)加強(qiáng)重視此項(xiàng)工作。鑒于招標(biāo)檔案的重要性，應(yīng)建立學(xué)校招標(biāo)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組和明確檔案管理專職人員，并且應(yīng)保證一定的穩(wěn)定性。專職工作人員應(yīng)利用現(xiàn)有的資源，采取科學(xué)的方法和手段從各方面及時(shí)、廣泛地搜集現(xiàn)有招標(biāo)相關(guān)檔案，并對(duì)照歸檔范圍進(jìn)行系統(tǒng)的整理、檢查分析，確保招標(biāo)檔案符合原始、完整、準(zhǔn)確的要求。

（二）加大采購(gòu)檔案的信息化程度

檔案是一種信息產(chǎn)品，要合理利用這種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用并獲得最佳效益，必須通過(guò)軟件開(kāi)發(fā)編制檔案檢索管理系統(tǒng)。此外，在服務(wù)技能上要有自動(dòng)控制技術(shù)等手段的支持，對(duì)檔案進(jìn)行全方位、多角度、高效和安全的改造，保證電子文件的管理與監(jiān)控。高校招標(biāo)工作的階段性和時(shí)效性特點(diǎn)確定單獨(dú)開(kāi)發(fā)編制檔案檢索系統(tǒng)的成本太高，但人工檢索管理存在較大的難度，工作效率低。因此，系統(tǒng)檢索方法的實(shí)現(xiàn)可利用學(xué)校資源，比如在校檔案室管理軟件的平臺(tái)上進(jìn)行再次開(kāi)發(fā)利用或者利用學(xué)校人才資源開(kāi)發(fā)簡(jiǎn)易檢索工具，這一檢索方法的存儲(chǔ)量大，檢索效率高。另外，各高校檔案管理機(jī)構(gòu)需要在其外部與高校圖書(shū)、情報(bào)等其它信息系統(tǒng)取得協(xié)作，在制定和實(shí)行業(yè)務(wù)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化上協(xié)調(diào)一致，通過(guò)構(gòu)建網(wǎng)上檔案服務(wù)平臺(tái)，為更多的用戶提供服務(wù)。

（三）完善采購(gòu)檔案的專項(xiàng)管理制度

高校招標(biāo)檔案資源建設(shè)涉及學(xué)校貨物、工程、服務(wù)等各方面，也是一項(xiàng)系統(tǒng)工作。做好招標(biāo)檔案管理工作的重要基礎(chǔ)和保證就是建立健全檔案管理規(guī)章制度。

建章立制，完善各項(xiàng)招標(biāo)檔案管理辦法，并認(rèn)真貫徹實(shí)施。根據(jù)學(xué)校設(shè)置招標(biāo)組織的情況制定招標(biāo)檔案管理規(guī)章制度，明確招標(biāo)檔案管理人員的具體職責(zé)，按照問(wèn)責(zé)機(jī)制原則進(jìn)行管理和監(jiān)督，同時(shí)設(shè)定一定的獎(jiǎng)懲制度，提高工作人員的責(zé)任心和積極性，保障招標(biāo)檔案的連續(xù)性和完整性，使招標(biāo)檔案工作進(jìn)一步制度化、規(guī)范化。

（四）構(gòu)建采購(gòu)檔案的保密及安全防護(hù)體系

招標(biāo)過(guò)程中每一個(gè)信息對(duì)于招投標(biāo)雙方的公平都是至關(guān)重要的。關(guān)系著招標(biāo)后項(xiàng)目合同的簽訂、項(xiàng)目的實(shí)施驗(yàn)收以及糾紛處理。隨著招標(biāo)的結(jié)束，合同的簽訂、項(xiàng)目的實(shí)施及驗(yàn)收陸續(xù)進(jìn)行，包括可能出現(xiàn)的糾紛事宜，招標(biāo)檔案是這一切工作的基礎(chǔ)，學(xué)校合法權(quán)益的重要保障，是具有重要價(jià)值的原始資料。這就要求檔案專職管理人員要做好招標(biāo)檔案的保管和保密工作，確保檔案的安全性和完整性，不能違反相關(guān)的操作程序。同時(shí)，根據(jù)電子檔案特點(diǎn)和網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)的特點(diǎn)，其安全防護(hù)也應(yīng)綜合使用各種安全防護(hù)措施，構(gòu)建立體化的安全防護(hù)體系。包括設(shè)立防火墻和安裝殺毒軟件，防止未授權(quán)系統(tǒng)的侵入；安裝加固軟件，防止對(duì)系統(tǒng)安全構(gòu)成的威脅。檔案信息網(wǎng)絡(luò)主要是學(xué)校內(nèi)部局域網(wǎng)，其網(wǎng)絡(luò)上運(yùn)行有大量的密級(jí)信息，除安裝各種網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)軟件外，還應(yīng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)的安全運(yùn)行情況進(jìn)行檢測(cè)。為了確保信息的完整、準(zhǔn)確，必須進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并脫機(jī)保存到其他介質(zhì)上，以防止數(shù)字信息的丟失或更改。

篇2

1 新時(shí)期的政府采購(gòu)檔案信息化管理現(xiàn)狀

1.1 管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提高

新時(shí)期政府采購(gòu)檔案的管理人員如何適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展？這是管理人員首要考慮的問(wèn)題，解決這個(gè)問(wèn)題還是要從管理員本身出發(fā)，提高自身的專業(yè)技術(shù)與素質(zhì)才能從根本上解決這個(gè)問(wèn)題！提高檔案建立意識(shí)，如果管理員不能樹(shù)立一個(gè)良好的檔案建立意識(shí)，將很難意識(shí)到檔案收集的重要性，最終導(dǎo)致管理員對(duì)檔案出現(xiàn)的情況不能進(jìn)行及時(shí)有效的掌握與處理。另外，管理員一定要進(jìn)行專業(yè)的管理知識(shí)培訓(xùn)，掌握檔案管理專業(yè)知識(shí)，懂得控制與維護(hù)檔案信息資源的有效性、可靠性與實(shí)時(shí)性，根據(jù)電子檔案的特性進(jìn)行信息的有效收集管理，提高檔案管理工作的整體水平。隨著計(jì)算機(jī)的不斷發(fā)展，檔案管理員的計(jì)算機(jī)錄入知識(shí)已經(jīng)得到普及，但是這并不意味著每個(gè)人都能很好的操作，相反，管理員對(duì)于相關(guān)軟件及數(shù)據(jù)庫(kù)的掌握還有待提高，除此之外，知識(shí)結(jié)構(gòu)老化與服務(wù)技能單一的情況依舊存在，政府一定要對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行改進(jìn)，因?yàn)檫@種落后的技能已經(jīng)不再適用信息技術(shù)應(yīng)用的新要求。

1.2 檔案信息化建設(shè)的不規(guī)范性

縱觀大局，我國(guó)政府采購(gòu)檔案的信息化建設(shè)其實(shí)還處于起步期，這就導(dǎo)致了管理員在對(duì)檔案的管理上具體操作不規(guī)范的現(xiàn)象，說(shuō)到底還是因?yàn)檎y(tǒng)一管理機(jī)制的缺乏，最終造成了各個(gè)集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)采購(gòu)檔案的規(guī)范性差、開(kāi)發(fā)性差、服務(wù)性差、共享性差的局面，而這種情況下的信息系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形勢(shì)并不能與采購(gòu)檔案信息資源共享的要求相適應(yīng)。再具體的操作過(guò)程中，有的機(jī)構(gòu)甚至?xí)霈F(xiàn)將信息化僅用于采購(gòu)檔案的錄入，這樣無(wú)疑造成了人力、財(cái)力、物力的浪費(fèi)，極大的降低了利用率。

1.3 安全保障的缺乏

這種安全保障的缺乏主要體現(xiàn)在兩方面，一方面來(lái)源于檔案管理安全意識(shí)的缺乏，另一方面來(lái)源于管理方法的缺乏。管理員對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)的模糊性，往往造成采購(gòu)檔案信息丟失泄密的情況發(fā)生，給政府部門甚至國(guó)家?guī)?lái)嚴(yán)重的損失。信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用為新時(shí)期政府采購(gòu)檔案管理提供了高效、快捷的管理方法，從而大大提高了檔案采購(gòu)的工作效率，但是需要特別注意的是，一方面信息化的應(yīng)用提高了采購(gòu)工作的地位與作用，另一方面它也帶來(lái)了一定的安全隱患，比如，黑客入侵、病毒修改等等，這些事件的發(fā)生都極易影響檔案的準(zhǔn)確性與安全性。

2 新時(shí)期的政府采購(gòu)檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)和重要性

2.1傳統(tǒng)的檔案管理具有數(shù)據(jù)大、分類復(fù)雜等缺點(diǎn)，造成了查詢時(shí)間的耗損，另外，傳統(tǒng)檔案的紙制性，十分容易受到潮氣與蟲(chóng)害的侵?jǐn)_，從而導(dǎo)致了檔案資料存放的不長(zhǎng)久性，傳統(tǒng)檔案這種費(fèi)時(shí)費(fèi)力的管理已經(jīng)相當(dāng)落后，不能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求。

2.2新時(shí)期的政府采購(gòu)檔案信息化管理在中學(xué)美術(shù)檔案管理上的運(yùn)用，將在很大程度上彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案的弊端。

（1）便于查閱：新時(shí)期的政府采購(gòu)檔案信息化管理使得檔案進(jìn)行統(tǒng)一的信息化管理，其完整性便于查閱；

（2）節(jié)省空間：這種信息化的管理節(jié)省了資料儲(chǔ)備空間，不用再大費(fèi)周章的進(jìn)行大空間的歸納，，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料分類相比有明顯的優(yōu)勢(shì)；

（3）利于維護(hù)：信息化管理的有條不紊性，更加方便了管理員對(duì)相關(guān)檔案的維護(hù)，提高了管理效率；

（4）節(jié)省勞力：傳統(tǒng)管理的復(fù)雜性往往需要在對(duì)檔案的管理上花費(fèi)相當(dāng)多的精力，投入一定的勞力，但是信息化管理運(yùn)用的簡(jiǎn)單化與精細(xì)化具有方便快捷，效率高的特點(diǎn)，節(jié)省了勞力；

（5）方便檢索：信息化管理的另一大優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在使用上，傳統(tǒng)的資料查閱需要自己深入到各大查閱室，然而進(jìn)行一一勘察，而信息化管理則可以直接通過(guò)編制檢索工具，進(jìn)行關(guān)鍵詞的直接查閱，大大提高了工作效率。

（6）通過(guò)政府采購(gòu)檔案的信息化管理，對(duì)于教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)而言，將會(huì)實(shí)現(xiàn)全國(guó)性教育平臺(tái)的構(gòu)建，同時(shí)實(shí)現(xiàn)學(xué)校與圖書(shū)館在線統(tǒng)一的局面，最終得以接入互聯(lián)網(wǎng)和政府教育平臺(tái)；最重要的是，政府通過(guò)自己出資的方式對(duì)教育資源進(jìn)行購(gòu)買，然后提供給學(xué)校和學(xué)生；針對(duì)性的加強(qiáng)信息技術(shù)能力的教育和培訓(xùn)，以適應(yīng)信息時(shí)代的挑戰(zhàn)。

2.3政府采購(gòu)信息化與傳統(tǒng)最大的不同就是，它是依據(jù)計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理模式，其將快捷性與有效性集于一體，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提高了辦事效率，節(jié)省了辦事時(shí)間，真正的造福于人民。此外，隨著信息化的日益發(fā)展，政府也日漸重視采購(gòu)檔案信息化作，并逐漸形成了跨地區(qū)、跨行業(yè)、跨部門的聯(lián)合采購(gòu)，形成了規(guī)模的集中采購(gòu)。檔案信息化管理的運(yùn)用服務(wù)了大眾，這是檔案現(xiàn)代化發(fā)展的客觀要求，也是社會(huì)信息化的重要要求。

3 新時(shí)期政府采購(gòu)檔案信息化管理的創(chuàng)新對(duì)策

3.1 加強(qiáng)管理意識(shí)

提高管理員的檔案管理意識(shí)是整個(gè)檔案完善工作的第一步，也是關(guān)鍵一步，因?yàn)橹挥信まD(zhuǎn)管理員的思想意識(shí)才能為信息化檔案采購(gòu)工作的積極進(jìn)行打好基礎(chǔ)。這種管理意識(shí)包括管理員的現(xiàn)代化意識(shí)、信息化意識(shí)、計(jì)算機(jī)管理意識(shí)等等。另外，政府應(yīng)該對(duì)以往的檔案進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)的完善，以網(wǎng)絡(luò)計(jì)算為依托，實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理系統(tǒng)，政府管理員要充分發(fā)揮自身的主動(dòng)性，積極利用信息化成果進(jìn)行檔案信息資源的開(kāi)發(fā)，把不同層次、不同部門的辦公都實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，將其納入統(tǒng)一的檔案信息化系統(tǒng)管理之中，促進(jìn)管理工作水平的提高。

3.2 提高檔案信息化安全保障

政府一定要對(duì)檔案做好針對(duì)性的安全保密規(guī)定，以防檔案信息的流失，充分確保檔案的安全性與完整性。對(duì)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行必要的防火墻、防毒軟件、入侵檢測(cè)系統(tǒng)的安裝，從根本上保障系統(tǒng)的安全。

3.3 提高管理員技術(shù)水平

管理員技術(shù)水平的高低直接影響著政府采購(gòu)檔案的信息化建設(shè)，因此，提高管理員技術(shù)水平是實(shí)現(xiàn)采購(gòu)檔案工作創(chuàng)新的關(guān)鍵所在。新時(shí)期政府采購(gòu)檔案管理的信息化創(chuàng)新要求管理員必須具備堅(jiān)實(shí)的理論知識(shí)、專業(yè)素養(yǎng)以及現(xiàn)代信息技術(shù)，這種復(fù)合型人才的打造才是當(dāng)前政府部門提高檔案管理水平的必勝法門。在職學(xué)習(xí)、脫產(chǎn)培訓(xùn)、外出進(jìn)修等等都是提高管理員水平的方式，只有不斷的更新專業(yè)知識(shí)，才能適應(yīng)新時(shí)代提出的新要求，從而推進(jìn)政府采購(gòu)檔案信息化管理工作的開(kāi)展。

3.4 檔案管理規(guī)范化

加強(qiáng)檔案工作的規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一化，提高工作效率。同時(shí)，政府部門一定要解決好電子文件與紙質(zhì)文件“雙套制”保存的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)兩者之間的“通道”建設(shè)，針對(duì)兩者之間的特點(diǎn)，制定符合現(xiàn)實(shí)的管理規(guī)章制度。

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【論文摘要】采供血機(jī)構(gòu)繼續(xù)教育檔案管理工作是采供血機(jī)構(gòu)人力資源管理的重要組成部分之一，是一項(xiàng)必須受到重視的工作。本文通過(guò)對(duì)采供血機(jī)構(gòu)繼續(xù)教育檔案管理工作的特點(diǎn)和存在的問(wèn)題，以及工作要點(diǎn)來(lái)分析說(shuō)明做好采供血機(jī)構(gòu)繼續(xù)教育檔案管理工作的方式方法。

二十一世紀(jì)是一個(gè)信息全面覆蓋與科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，信息化已成為推動(dòng)時(shí)代進(jìn)步的主流。采供血機(jī)構(gòu)也不能例外，它的各類信息均需要進(jìn)行篩選、整理、分類以及保存，保存形式就是檔案管理。為適應(yīng)輸血醫(yī)學(xué)的發(fā)展與進(jìn)步的需要，滿足我國(guó)現(xiàn)代醫(yī)學(xué)科技的不斷發(fā)展與保障人民生命健康的需求，對(duì)采供血從業(yè)人員的資質(zhì)要求也不斷提高。因此繼續(xù)教育就成為提升現(xiàn)代社會(huì)中采供血機(jī)構(gòu)從業(yè)人員專業(yè)素質(zhì)，從而使其更加符合現(xiàn)代醫(yī)學(xué)水平不斷進(jìn)步發(fā)展的一種非常必要的方法和手段。但是由于現(xiàn)階段采供血機(jī)構(gòu)繼續(xù)教育檔案管理的方式方法依然還部分沿襲著傳統(tǒng)的方式來(lái)進(jìn)行，這就讓采供血機(jī)構(gòu)的繼續(xù)教育檔案管理工作有隨時(shí)代前進(jìn)的步伐做出改進(jìn)的必要。

1采供血機(jī)構(gòu)繼續(xù)教育檔案管理的優(yōu)勢(shì)

采供血機(jī)構(gòu)繼續(xù)教育檔案管理的特點(diǎn)決定了它現(xiàn)代化辦公的眾多優(yōu)勢(shì)。

1.1采用網(wǎng)上申報(bào)的流程，能夠讓需要填寫申報(bào)表的專業(yè)人員在網(wǎng)上就處理好申報(bào)的材料，然后通過(guò)網(wǎng)絡(luò)申報(bào)，等待各級(jí)主管部門審核，審核后合格的就可以存檔并公布。這種設(shè)計(jì)好處在于各級(jí)管理人員能夠?qū)訉影殃P(guān)，確保了繼續(xù)教育項(xiàng)目申報(bào)的質(zhì)量。

1.2申報(bào)時(shí)段明確。能夠讓項(xiàng)目申報(bào)人明確地知道申報(bào)的時(shí)段，尤其是明確了截止的時(shí)間，讓項(xiàng)目申報(bào)人不會(huì)因?yàn)榻刂箷r(shí)間不明確而造成延誤，減低工作失誤的可能。

1.3申報(bào)項(xiàng)目的情況能夠及時(shí)被項(xiàng)目申報(bào)人了解。特別是未能通過(guò)的項(xiàng)目，因繼續(xù)教育申報(bào)系統(tǒng)提供查詢功能，項(xiàng)目申報(bào)人可以明確得知申報(bào)項(xiàng)目未通過(guò)的原因。

1.4采用電子檔申報(bào)。相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔模式，電子檔的優(yōu)點(diǎn)在于便于儲(chǔ)存，不占實(shí)物空間，而且方便查詢。

1.5由于廣泛采用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，各類繼續(xù)教育項(xiàng)目的申報(bào)和批準(zhǔn)都能夠公開(kāi)，全國(guó)采供血機(jī)構(gòu)的同行都能夠查詢到相關(guān)繼續(xù)教育項(xiàng)目的信息，便于繼續(xù)教育工作的開(kāi)展，促進(jìn)了全國(guó)各采供血機(jī)構(gòu)的交流與合作。

1.6便于管理，隨著現(xiàn)階段輸血醫(yī)學(xué)的不斷發(fā)展進(jìn)步，對(duì)采供血機(jī)構(gòu)從業(yè)人員的要求也不斷提高，比如，每年的繼續(xù)教育學(xué)時(shí)必須達(dá)標(biāo)（75學(xué)時(shí)/年）就是最佳體現(xiàn)。繼續(xù)教育檔案管理的電子化可以便于合理安排采供血機(jī)構(gòu)各類專業(yè)人員參加相關(guān)培訓(xùn)，從而有效避免重復(fù)培訓(xùn)或者未參加相關(guān)培訓(xùn)等問(wèn)題。

2采供血機(jī)構(gòu)繼續(xù)教育檔案管理工作存在的問(wèn)題

2.1工作人員對(duì)繼續(xù)教育檔案管理工作沒(méi)有認(rèn)真對(duì)待，需要全體從業(yè)人員在整個(gè)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)的共同參與和支持。對(duì)于各類培訓(xùn)的原始文件、培訓(xùn)教材、學(xué)分記錄、考試成績(jī)和相關(guān)文書(shū)等材料的收集等工作，是需要相關(guān)工作員工來(lái)配合進(jìn)行的。如工作人員敷衍，將會(huì)造成檔案的缺失或使用壽命降低。

2.2檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力仍需加強(qiáng).檔案管理人員缺少檔案管理所需要的專業(yè)素質(zhì)和技能。

3檔案管理的工作建議

3.1要做好采供血機(jī)構(gòu)繼續(xù)教育檔案工作，首先還是要在前期工作上下功夫。對(duì)于檔案材料的收集工作要有足夠的重視。只有完整、規(guī)范的材料才能夠讓檔案的系統(tǒng)性得到體現(xiàn)。也就是說(shuō)，材料的完整和規(guī)范是做好繼續(xù)教育檔案管理工作的前提。首先，要對(duì)繼續(xù)教育檔案的對(duì)象進(jìn)行明確。最主要的是將材料中有價(jià)值值得保存的部分整理出來(lái)，進(jìn)行統(tǒng)一的保存形成檔案。其次需要對(duì)材料進(jìn)行規(guī)范。材料的來(lái)源很廣，因此形式很多。而繼續(xù)教育檔案的目的就是要形成統(tǒng)一的格式來(lái)方便管理。因此需要將收集到的材料進(jìn)行歸類整理，規(guī)范后才能進(jìn)行下一步工作。而且，平時(shí)就要有材料收集的意識(shí)，只有形成了這種意識(shí)，才能保證材料的完整性。 轉(zhuǎn)貼于

3.2檔案的形成形式要方便查閱。制作繼續(xù)教育檔案的目的就是要在事件發(fā)生過(guò)后的很長(zhǎng)一段時(shí)間里，能夠通過(guò)繼續(xù)教育檔案的情況記錄，對(duì)采供血機(jī)構(gòu)繼續(xù)教育中的各類事件進(jìn)行還原，通過(guò)繼續(xù)教育檔案的記錄，能夠真實(shí)地反應(yīng)繼續(xù)教育工作的原貌。參加繼續(xù)教育的各類工作人員專業(yè)分類繁雜，參加的各門類項(xiàng)目也很多，這就給繼續(xù)教育檔案管理的工作帶來(lái)一定的難度。因此，繼續(xù)教育檔案管理不應(yīng)該按照繼續(xù)教育的內(nèi)容來(lái)進(jìn)行分類。我們通常按照時(shí)間來(lái)進(jìn)行分類。在同一時(shí)間段中，又細(xì)分為管理、學(xué)籍和學(xué)習(xí)內(nèi)容三個(gè)內(nèi)容。三種材料的組卷不同，但又可以保持內(nèi)部聯(lián)系。通過(guò)某一部分的查詢也可以找到其他的相關(guān)資料，能夠給查詢的人員提供完整的資料數(shù)據(jù)。

3.3采供血機(jī)構(gòu)繼續(xù)教育檔案管理要在繼續(xù)教育的全部環(huán)節(jié)進(jìn)行。只有在繼續(xù)教育的全部環(huán)節(jié)都進(jìn)行，才能保證繼續(xù)教育材料的完整性，這個(gè)因素是保證檔案管理工作順利進(jìn)行的前提。在繼續(xù)教育的全程中都進(jìn)行檔案管理，可以讓教學(xué)內(nèi)容真實(shí)有效地反應(yīng)在檔案中，方便后期的整理和查詢。

4結(jié)語(yǔ)

采供血機(jī)構(gòu)繼續(xù)教育檔案管理工作非常重要，要做好這項(xiàng)工作就需要有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)足夠的重視，系統(tǒng)的檔案管理機(jī)構(gòu)，以及專業(yè)的檔案管理人員共同的努力。做好了繼續(xù)教育檔案管理工作，就能夠讓采供血機(jī)構(gòu)從業(yè)人員整體業(yè)務(wù)素質(zhì)和水平得到很大提高。

參考文獻(xiàn)

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[2]周彩英.試談繼續(xù)教育的檔案管理工作[J].成人教育.2002.

篇4

前言

醫(yī)療設(shè)備是醫(yī)院固定資產(chǎn)的重要組成部分，隨著醫(yī)療服務(wù)水平的提高，醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的數(shù)量不斷增加，相應(yīng)的檔案管理工作也受到廣泛關(guān)注。積極推進(jìn)醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的發(fā)展不僅有助于醫(yī)院加強(qiáng)固定資產(chǎn)管理，同時(shí)也能更好地服務(wù)于臨床工作，展現(xiàn)醫(yī)院的綜合管理能力。

一、醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的重要性

醫(yī)療設(shè)備檔案管理是指從論證、申請(qǐng)、采購(gòu)、安裝、驗(yàn)收、應(yīng)用、維修、保養(yǎng)、報(bào)廢等各個(gè)方面對(duì)醫(yī)療設(shè)備的檔案信息進(jìn)行的全程跟蹤管理。醫(yī)療設(shè)備是醫(yī)院開(kāi)展診斷與治療工作的基礎(chǔ)，在醫(yī)療設(shè)備全生命周期的管理過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量的資料檔案，檔案管理工作也因此具有重要意義。

一方面，對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理本身就是醫(yī)院管理工作的組成部分。通過(guò)檔案信息的生成以及持續(xù)跟蹤，能夠及時(shí)掌握設(shè)備運(yùn)行情況，提高設(shè)備的使用率，防止資源損耗。另一方面，醫(yī)療設(shè)備檔案信息與臨床工作有著緊密的關(guān)聯(lián)。大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)數(shù)據(jù)信息的分析利用至關(guān)重要，醫(yī)療設(shè)備檔案信息的生成可以為醫(yī)院臨床工作提供參考，例如設(shè)備使用頻率、故障率等信息都是醫(yī)院合理布局醫(yī)療設(shè)備、制定采購(gòu)計(jì)劃、進(jìn)行設(shè)備更新的依據(jù)，同時(shí)也體現(xiàn)出醫(yī)院的醫(yī)療技術(shù)水平。

二、醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作存在的問(wèn)題

第一，醫(yī)療設(shè)備檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。對(duì)于醫(yī)療設(shè)備的管理，建檔是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，不僅要生成大量的檔案信息和相關(guān)文件，而且還要為今后的臨床工作提供參考。但是檔案管理并不直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，醫(yī)院對(duì)醫(yī)療設(shè)備的檔案管理未能給予足夠的重視，很大程度上只是對(duì)設(shè)備購(gòu)置時(shí)的靜態(tài)信息進(jìn)行收集，后續(xù)的動(dòng)態(tài)檔案信息生成則普遍缺乏。

第二，檔案管理制度不健全。醫(yī)療設(shè)備的采購(gòu)成本高，設(shè)備使用周期長(zhǎng)，且設(shè)備使用過(guò)程中要持續(xù)開(kāi)展檔案管理工作，涉及多個(gè)部門的協(xié)同參與。但是在不少醫(yī)院中，由于缺乏嚴(yán)格的管理制度，醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)、管理、使用環(huán)節(jié)的檔案信息并不能及時(shí)生成，各部門對(duì)自身應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任缺乏清晰的認(rèn)知，設(shè)備使用與檔案管理常發(fā)生脫節(jié)，另外相應(yīng)的監(jiān)督和考核制度也流于形式。

第三，信息化管理水平不高。對(duì)于醫(yī)療設(shè)備的檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，不僅設(shè)備采購(gòu)、驗(yàn)收需要建檔，后續(xù)的使用、維護(hù)、計(jì)量、降級(jí)、報(bào)廢等各個(gè)環(huán)節(jié)也要記錄在檔案中。由于檔案信息量大，單純依靠傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足工作的要求。但是醫(yī)院檔案管理仍以手工為主，尤其是對(duì)持續(xù)生成的動(dòng)態(tài)檔案信息跟蹤記錄不全，建立的信息化檔案較少。

第四，專業(yè)檔案管理人才不足。近年來(lái)隨著我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的深入，醫(yī)院綜合實(shí)力顯著提升，醫(yī)療設(shè)備更加先進(jìn)，采購(gòu)數(shù)量不斷增加，醫(yī)療設(shè)備的管理和使用也向著更加精準(zhǔn)的方向發(fā)展。但是相應(yīng)的醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作還未跟上步伐，現(xiàn)有?n案管理人員往往是從其他部門調(diào)任，專業(yè)知識(shí)和能力儲(chǔ)備不足，難以對(duì)檔案信息的真實(shí)性、完整性做出判斷，檔案管理效率不高。

三、加強(qiáng)醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的舉措

第一，深化對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。國(guó)家衛(wèi)生部和財(cái)政部對(duì)醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作提出了明確的要求，醫(yī)療設(shè)備在申請(qǐng)購(gòu)置和使用過(guò)程中都必須做好相應(yīng)的檔案管理工作。因此，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)深刻領(lǐng)會(huì)相關(guān)工作精神，積極轉(zhuǎn)變思想，更新觀念，對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作給予充分的重視，明確檔案管理與醫(yī)院臨床治療和內(nèi)部管理之間的密切關(guān)聯(lián)。同時(shí)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)更要以身作則，在醫(yī)院內(nèi)部開(kāi)展相關(guān)的宣傳教育活動(dòng)，使各科室人員認(rèn)識(shí)到工作的重要性，樹(shù)立起全員意識(shí)。

第二，建立健全檔案管理制度。嚴(yán)格的制度是醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作實(shí)施的基礎(chǔ)和保障，醫(yī)院應(yīng)根據(jù)醫(yī)療市場(chǎng)和醫(yī)院發(fā)展的需要，制定嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理制度，明確檔案管理與使用人員的具體職責(zé)，形成崗位責(zé)任制，將醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)、使用、維護(hù)、保養(yǎng)、維修、報(bào)廢等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作責(zé)任到人，并與相應(yīng)的檔案信息生成工作對(duì)接，確保動(dòng)態(tài)檔案的及時(shí)記錄。管理人員要注意檢查設(shè)備使用和維修過(guò)程中的檔案記錄，及時(shí)反饋給臨床科室參考。另外醫(yī)院還應(yīng)對(duì)檔案管理工作給予監(jiān)督和考評(píng)，從而增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)。

第三，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。近年來(lái)醫(yī)院采購(gòu)的設(shè)備數(shù)量不斷增長(zhǎng)，醫(yī)療設(shè)備的功能以及維護(hù)要求更加復(fù)雜，使用過(guò)程中生成的信息量大，積極開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)成為當(dāng)前的一項(xiàng)緊迫工作。信息化管理不僅有助于提高檔案管理效率，而且更利于保證檔案信息的完整性和可靠性，促進(jìn)信息共享的實(shí)現(xiàn)。因此，醫(yī)院應(yīng)建立功能強(qiáng)大的檔案管理信息系統(tǒng)，科學(xué)設(shè)計(jì)檔案信息的生成、更新、查詢、分析等功能，并結(jié)合不同部門的實(shí)際情況，設(shè)立相應(yīng)的使用權(quán)限，以便于各部門在工作中隨時(shí)進(jìn)行檔案信息的查詢和使用，發(fā)揮檔案信息的使用價(jià)值。

第四，組建專業(yè)人才隊(duì)伍。檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，特別是對(duì)醫(yī)療設(shè)備的檔案管理，本身具有動(dòng)態(tài)發(fā)展的特點(diǎn)，設(shè)備從采購(gòu)計(jì)劃制定開(kāi)始到驗(yàn)收使用，以及長(zhǎng)期的維護(hù)，都需要不斷豐富檔案信息，并實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的分析利用。所以一臺(tái)設(shè)備檔案的生成只是管理工作的開(kāi)始，后續(xù)還要涉及一系列專業(yè)的工作。這就要求醫(yī)院充分重視復(fù)合型人才的培養(yǎng)，吸納具備高度責(zé)任意識(shí)、檔案管理背景和一定醫(yī)學(xué)知識(shí)的專業(yè)人才，立足長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，組建起高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，并定期組織相關(guān)培訓(xùn)，切實(shí)通過(guò)人才素質(zhì)的提高為臨床提供幫助。

篇5

一、綜合性醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理現(xiàn)狀

（一）醫(yī)療設(shè)備檔案管理的部門歸屬不明。醫(yī)療設(shè)備檔案的管理涉及多個(gè)部門。如作者所在的醫(yī)院，是三級(jí)甲等醫(yī)院，目前正在使用的中大型醫(yī)療設(shè)備有1350臺(tái)，其中2015年購(gòu)置中大型醫(yī)療設(shè)備50臺(tái)，2016年1至10月購(gòu)置38臺(tái)。形成的設(shè)備檔案1264卷，其中萬(wàn)元以下335卷，1-5萬(wàn)元436卷，5-20萬(wàn)元265卷，20萬(wàn)元以上228卷。這些醫(yī)療設(shè)備前期的采購(gòu)以及日常維護(hù)、保養(yǎng)屬于醫(yī)療設(shè)備科，具體使用則是由使用科室進(jìn)行操作，設(shè)備檔案管理部門則負(fù)責(zé)檔案的采集、照管和調(diào)用。但在實(shí)際的醫(yī)療設(shè)備檔案管理過(guò)程中，各部門之間未明確分清職責(zé)，工作不協(xié)調(diào)，重點(diǎn)是未明確醫(yī)療設(shè)備檔案管理權(quán)限的歸屬，沒(méi)有一個(gè)具體的部門來(lái)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、負(fù)責(zé)檔案的管理工作。在實(shí)際檔案管理過(guò)程中，往往出現(xiàn)以下情形：管理科室僅僅關(guān)注設(shè)備的考察、議價(jià)和采購(gòu)；使用科室僅僅關(guān)注設(shè)備的安裝、調(diào)試和驗(yàn)收，而對(duì)于醫(yī)療設(shè)備相關(guān)資料的采集、保管則予以選擇性忽視，從而未能形成完整的設(shè)備檔案。

（二）醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度不健全。目前綜合性醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案的管理工作重視不夠，相當(dāng)一部分醫(yī)院未認(rèn)識(shí)到醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的重要性，導(dǎo)致設(shè)備檔案管理活動(dòng)混亂無(wú)序，缺乏一定的系統(tǒng)性和科學(xué)性，普遍未建立規(guī)范的、有效的規(guī)章制度，重視文書(shū)檔案或人事檔案的管理，形成管理規(guī)范，忽視了對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案的管理，相關(guān)部門的職責(zé)分工不明確，互相推諉，醫(yī)院管理部門缺乏行之有效的管理和監(jiān)督手段，難以協(xié)調(diào)三者的關(guān)系，造成醫(yī)療設(shè)備檔案管理混亂，不能及時(shí)、有效地提供給維修人員使用，不能很好地服務(wù)于臨床、醫(yī)技科室，甚至造成檔案遺失的現(xiàn)象。比如未建立完整適用的醫(yī)療設(shè)備檔案管理系統(tǒng)，設(shè)備檔案管理混亂，借閱查詢制度不健全，未能充分發(fā)揮設(shè)備檔案的作用和深入挖掘設(shè)備檔案的深層價(jià)值等。2015年筆者所在的醫(yī)院新購(gòu)進(jìn)一臺(tái)高新設(shè)備，因檔案管理員未按要求登記借閱，造成購(gòu)置合同遺失，給醫(yī)院帶來(lái)難以挽回的損失。因此應(yīng)充分重視醫(yī)療設(shè)備檔案的規(guī)范管理，醫(yī)療設(shè)備檔案管理作為一項(xiàng)經(jīng)常性、系統(tǒng)性的工作，是醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)的重要技術(shù)支持和保障。

（三）設(shè)備檔案管理人員專業(yè)培訓(xùn)未完善。醫(yī)院對(duì)設(shè)備檔案重視不足，認(rèn)為設(shè)備檔案是一項(xiàng)無(wú)關(guān)緊要的工作，常常由設(shè)備維修人員或其他行政管理人員兼任設(shè)備檔案管理員，甚至沒(méi)有經(jīng)過(guò)專門的檔案管理培訓(xùn)，更不可能選擇檔案專業(yè)技術(shù)人員來(lái)?yè)?dān)任設(shè)備檔案管理員。由于缺乏專業(yè)的檔案管理技能與知識(shí)，對(duì)檔案管理的具體內(nèi)容不了解、不熟悉，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案文件保管分散、檔案資料采集不完整等問(wèn)題。同時(shí)，由于部分資料散布于使用科室或基層維修人員手中，收集起來(lái)比較困難，個(gè)別情況下還會(huì)出現(xiàn)資料殘缺丟失的問(wèn)題。此外，部分醫(yī)院未制定完善的借閱制度，檔案的借閱和歸還手續(xù)不規(guī)范，加之檔案管理人員更換頻繁，移交手續(xù)不清，對(duì)于一些久借未歸檔的資料未能及時(shí)進(jìn)行催還，最終導(dǎo)致設(shè)備檔案的永久遺失。

二、提升醫(yī)療設(shè)備檔案管理水平的途徑

（一）提高醫(yī)療設(shè)備檔案管理意識(shí)。首先必須從院領(lǐng)導(dǎo)到具體管理人員都要從思想上認(rèn)識(shí)到醫(yī)療設(shè)備檔案管理的重要性以及必需性。對(duì)于綜合性醫(yī)院來(lái)說(shuō)，醫(yī)療設(shè)備是醫(yī)院現(xiàn)代化水平的體現(xiàn)，更是保障其長(zhǎng)期經(jīng)營(yíng)以及今后發(fā)展的重要因素。認(rèn)識(shí)到設(shè)備檔案的重要性才能最大程度提高設(shè)備的使用效率，提高醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)管理水平。在醫(yī)療設(shè)備的日常使用中，設(shè)備檔案可以提供或記錄設(shè)備各方面的信息，為醫(yī)院管理層制定相關(guān)決策提供可靠依據(jù)，提高采購(gòu)活動(dòng)的科學(xué)性、有效性，防止貴重儀器的閑置浪費(fèi)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療資源的科學(xué)配置。醫(yī)療設(shè)備從最初的論證、議價(jià)、采購(gòu)，到設(shè)備的調(diào)試、使用、維修，再到最后的淘汰、更換，需要經(jīng)歷一個(gè)周期性的過(guò)程，整個(gè)過(guò)程與設(shè)備檔案的管理密不可分。因此，作為醫(yī)院的管理者，應(yīng)該把設(shè)備檔案的管理列為醫(yī)院的重點(diǎn)工作之一。

（二）明確醫(yī)療設(shè)備檔案收集的內(nèi)容。要做好設(shè)備檔案的收集工作，保證檔案內(nèi)容的完整性，首先要明確需要收集的內(nèi)容，一般來(lái)說(shuō)醫(yī)療設(shè)備檔案內(nèi)容主要源自兩個(gè)方面：一是采購(gòu)過(guò)程中產(chǎn)生的文件。二是使用過(guò)程中形成的各種資料。因此完整的醫(yī)療設(shè)備檔案內(nèi)容也應(yīng)包括兩大方面：一是院務(wù)會(huì)議上討論同意采購(gòu)立項(xiàng)的會(huì)議紀(jì)要，以及采購(gòu)過(guò)程中簽定的具有法律依據(jù)的合同書(shū)；與設(shè)備配套的相關(guān)證件、說(shuō)明書(shū)、手冊(cè)等。二是設(shè)備使用期間形成的一些記錄性資料，包括使用記錄、維護(hù)記錄、合格證、設(shè)備使用的效益分析等，這些都可以為后續(xù)的售后服務(wù)、維修活動(dòng)以及日后購(gòu)買設(shè)備提供有效的參考和依據(jù)。其中，對(duì)于合同書(shū)的收集主要是為了保證各項(xiàng)合同條款的有效性，防止醫(yī)院的合法權(quán)益遭到侵害；對(duì)于設(shè)備說(shuō)明的收集則是為后續(xù)的檢測(cè)和維護(hù)提供原始的技術(shù)資料支持，從而維護(hù)設(shè)備的安全、穩(wěn)定運(yùn)行。當(dāng)醫(yī)療設(shè)備進(jìn)入報(bào)廢環(huán)節(jié)時(shí)，需要根據(jù)設(shè)備檔案中記錄的資料來(lái)進(jìn)行報(bào)廢審核，以評(píng)估設(shè)備的真實(shí)價(jià)值，確保資產(chǎn)的合理報(bào)廢，杜絕資產(chǎn)的流失和浪費(fèi)。由此可見(jiàn)，醫(yī)療設(shè)備檔案與醫(yī)院的各項(xiàng)管理活動(dòng)息息相關(guān)，日常收集過(guò)程中應(yīng)注意把醫(yī)療設(shè)備在論證立項(xiàng)采購(gòu)、安裝監(jiān)測(cè)檢查、故障維修、日常維護(hù)以及審核報(bào)廢等過(guò)程中產(chǎn)生的相關(guān)檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確地收集到設(shè)備檔案中。

（三）完善醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度。建立一套科學(xué)、完善的規(guī)章制度是醫(yī)療設(shè)備檔案工作走向規(guī)范化、法制化的重要基礎(chǔ)。根據(jù)綜合性醫(yī)院的實(shí)際工作情況，以《檔案法》等法律法規(guī)為準(zhǔn)繩，建立一套適用于本單位工作的醫(yī)療設(shè)備檔案制度，使檔案的采集、歸檔、審核、保管、交接、整理、調(diào)用、借閱等各個(gè)環(huán)節(jié)有章可循，使醫(yī)院設(shè)備檔案管理步入標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的正軌，從而真正挖掘設(shè)備檔案的潛在價(jià)值，確保醫(yī)療設(shè)備的正常使用，提高醫(yī)療設(shè)備的使用效率，為醫(yī)院的醫(yī)療、教研工作奠定堅(jiān)實(shí)保障。另外，要從當(dāng)前的設(shè)備保養(yǎng)、維修人員以及檔案管理工作人員中選出一批思想素質(zhì)較高、專業(yè)能力過(guò)硬的人員來(lái)組建一支專門負(fù)責(zé)設(shè)備檔案管理活動(dòng)的檔案工作小組，并由醫(yī)院檔案中心進(jìn)行統(tǒng)籌管理，以充分協(xié)調(diào)醫(yī)院的設(shè)備檔案管理工作，并具體負(fù)責(zé)檔案管理制度的編制和修訂。

（四）加大醫(yī)療設(shè)備檔案管理的硬件以及軟件設(shè)施投入。要做好設(shè)備檔案的管理，提高醫(yī)療設(shè)備檔案管理重要性是第一步，同時(shí)重視硬件和軟件設(shè)施的投入，還應(yīng)給檔案管理工作提供必要的條件。應(yīng)按要求嚴(yán)格選擇設(shè)備檔案管理場(chǎng)所和設(shè)備檔案存放的庫(kù)房。其次，應(yīng)配備設(shè)備檔案管理的工具，如空調(diào)、密集架（或文件柜）、防磁柜、除濕機(jī)、加濕器、溫濕度計(jì)、打印機(jī)、掃描儀、二氧化碳滅火器等。第三，應(yīng)引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備檔案智能化管理系統(tǒng)，促進(jìn)設(shè)備檔案管理的信息化，信息化的基礎(chǔ)硬件設(shè)施主要包括網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、安全設(shè)備、檔案數(shù)字化加工設(shè)備以及其他支撐設(shè)備等，同時(shí)做好軟件建設(shè)，選擇適用的設(shè)備檔案管理軟件，有條件的綜合性醫(yī)院可根據(jù)本院特點(diǎn)來(lái)自行研發(fā)一套功能全面、使用方便的設(shè)備檔案管理系統(tǒng)，并設(shè)置相應(yīng)的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)做好檢索設(shè)計(jì)等配套工作，以滿足?t院的檔案信息檢索需求。此外，還要增加一套檔案統(tǒng)計(jì)分析工具，為檔案管理、數(shù)據(jù)分析提供詳細(xì)、準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)信息，以更好地為醫(yī)院工作提供便利。

篇6

關(guān)鍵詞 漁業(yè)檔案管理；作用；問(wèn)題；建議

中圖分類號(hào) G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 文章編號(hào) 1007-5739（2015）08-0309-02

Abstract Described the application of archives management in fisheries production，quality control of fishery products and fisheries economic operation，pointed out the current situation and problems of fisheries management，put forward recommendations of fisheries archives management，so as to provide references.

Key words fisheries archives management；role；problems；recommendations

隨著傳統(tǒng)漁業(yè)向現(xiàn)代漁業(yè)發(fā)展，檔案管理在現(xiàn)代漁業(yè)生產(chǎn)中的重要性日益突顯，本文就檔案管理在現(xiàn)代漁業(yè)生產(chǎn)中的應(yīng)用進(jìn)行探討。

1 檔案管理在漁業(yè)生產(chǎn)中的作用

1.1 檔案管理在選種選育中的應(yīng)用

1.1.1 引種馴化。通過(guò)廣泛的天然魚(yú)類資源調(diào)查，根據(jù)養(yǎng)殖目的要求有選擇性地進(jìn)行品種試養(yǎng)，確定其是否有養(yǎng)殖價(jià)值。這種方法可以較快地培育新品種。在調(diào)查中，要對(duì)天然魚(yú)類各品種進(jìn)行系統(tǒng)資料記錄整理，包括魚(yú)種名稱、數(shù)量、來(lái)源地、水體水溫情況、生態(tài)情況、氣候條件等內(nèi)容。在試養(yǎng)殖中，也要做好資料記錄整理，包括魚(yú)種名稱、數(shù)量、來(lái)源地、水體水溫情況、飼養(yǎng)管理情況、生長(zhǎng)發(fā)育情況等內(nèi)容。

1.1.2 選育提高。在魚(yú)類生長(zhǎng)發(fā)育各階段，選擇優(yōu)良性狀個(gè)體，淘汰劣質(zhì)個(gè)體，避免近親引起的退化現(xiàn)象。這就需要有原品種完整的遺傳系譜檔案，包括個(gè)體編號(hào)、出生日期、來(lái)源、譜系、生長(zhǎng)發(fā)育、繁殖、圖片等。

1.1.3 雜交培育。選用2種不同魚(yú)類進(jìn)行雜交，利用雜交優(yōu)勢(shì)產(chǎn)生所需的新品種。在雜交遺傳培育過(guò)程中，要詳細(xì)做好相關(guān)性狀的數(shù)據(jù)記錄及資料收集保存。

1.2 檔案管理在魚(yú)料研究中的應(yīng)用

漁業(yè)養(yǎng)殖的規(guī)?；?、集約化發(fā)展，在一定程度上促進(jìn)了魚(yú)用飼料的研究和工廠化生產(chǎn)，檔案管理在魚(yú)料研究中有重要作用。

1.2.1 魚(yú)料原料品種情況調(diào)查。魚(yú)料在養(yǎng)殖生產(chǎn)中占50%以上成本。因此，對(duì)魚(yú)料原料品種情況的調(diào)查了解、檢測(cè)分析、記錄存檔顯得十分重要，這是確保配合魚(yú)料生產(chǎn)質(zhì)量的基礎(chǔ)工作。如果沒(méi)有各原料品種的基礎(chǔ)檔案，比如含水量、粗蛋白質(zhì)、能量、維生素等成分的分析檔案管理，就不可能研究出科學(xué)合理的魚(yú)料配方，就無(wú)法滿足魚(yú)類生長(zhǎng)發(fā)育的需要，甚至造成魚(yú)料營(yíng)養(yǎng)浪費(fèi)[1-2]。

1.2.2 魚(yú)料原料或添加劑的采購(gòu)與使用。魚(yú)料原料或添加劑生產(chǎn)供應(yīng)方必須備有各種魚(yú)料原料或添加劑的質(zhì)量清單檔案。魚(yú)料原料或添加劑采購(gòu)方在采購(gòu)各種魚(yú)料原料或添加劑時(shí)，必須向原料方索取相關(guān)質(zhì)量清單，同時(shí)采樣檢測(cè)是否符合質(zhì)量清單標(biāo)注的指標(biāo)，確認(rèn)后方可采購(gòu)，這樣才能確保采購(gòu)的魚(yú)料原料或添加劑的質(zhì)量與使用安全。

1.2.3 配合飼料。配合飼料是根據(jù)各魚(yú)類品種不同生長(zhǎng)階段的營(yíng)養(yǎng)需要，在充分了解掌握魚(yú)料原料成分的基礎(chǔ)上，經(jīng)過(guò)科學(xué)合理搭配而成的全營(yíng)養(yǎng)魚(yú)料，這一過(guò)程離不開(kāi)建立或查閱相關(guān)檔案。

1.3 檔案管理在魚(yú)料生產(chǎn)、銷售與使用中的應(yīng)用

每生產(chǎn)一批魚(yú)料都必須建立有營(yíng)養(yǎng)成分比例、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期、添加有保健藥物的休藥期、使用說(shuō)明等檔案。銷售過(guò)程中必須建立有進(jìn)出庫(kù)時(shí)間和數(shù)量、保質(zhì)期、客戶名稱地址等檔案。使用過(guò)程中必須建立有采購(gòu)日期、保質(zhì)期、使用數(shù)量和效果等檔案。

1.4 檔案管理在魚(yú)病防控中的應(yīng)用

1.4.1 規(guī)模養(yǎng)魚(yú)場(chǎng)備案管理。漁業(yè)管理部門應(yīng)當(dāng)對(duì)規(guī)模養(yǎng)魚(yú)場(chǎng)進(jìn)行備案登記管理，登記內(nèi)容包括養(yǎng)殖場(chǎng)名稱、地點(diǎn)、業(yè)主姓名、魚(yú)類名稱、養(yǎng)殖面積、投放魚(yú)苗數(shù)量、產(chǎn)量等，并建立紙質(zhì)文檔和電子文檔備查。

1.4.2 防疫檔案。漁業(yè)疫病防控機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立養(yǎng)魚(yú)場(chǎng)防疫檔案，內(nèi)容包括養(yǎng)魚(yú)場(chǎng)名稱、地址、魚(yú)類名稱及數(shù)量、預(yù)防藥品名稱、投藥方法、投藥日期、休藥期、處方人及投藥人姓名等。

1.4.3 疫病監(jiān)測(cè)檔案。包括流行病學(xué)資料、魚(yú)病監(jiān)測(cè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、程序等相關(guān)資料。

1.4.4 疾病治療檔案。疾病治療檔案包括病魚(yú)所在池塘編號(hào)、臨床癥狀、實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)報(bào)告、確診病名，用藥名稱、用藥量、給藥方法、用藥時(shí)間、休藥期，治療效果以及處方人、用藥人姓名等。

1.4.5 病死魚(yú)處理檔案。包括魚(yú)死亡時(shí)間及原因、處理方式（深埋、焚燒、煮沸、化學(xué)處理、微生物處理等）、處理時(shí)間、負(fù)責(zé)人員等。

1.5 檔案管理在生產(chǎn)管理中的應(yīng)用

建立完善的生產(chǎn)管理檔案，有利于規(guī)范管理及進(jìn)行成本核算。

1.5.1 引種。建立品種、來(lái)源、規(guī)格、數(shù)量、健康情況等檔案。

1.5.2 生產(chǎn)檔案管理。養(yǎng)魚(yú)場(chǎng)應(yīng)當(dāng)建立養(yǎng)殖檔案，包括品種、來(lái)源、養(yǎng)殖數(shù)量、繁殖情況和進(jìn)出場(chǎng)數(shù)量日期等檔案。

1.5.3 投入品管理和使用檔案。建立魚(yú)料、添加劑和藥物采購(gòu)的來(lái)源、名稱、數(shù)量、入庫(kù)時(shí)間、領(lǐng)用名稱和時(shí)間、使用對(duì)象和用量、經(jīng)手人等有關(guān)情況。

1.5.4 發(fā)展養(yǎng)魚(yú)戶檔案。包括農(nóng)戶姓名、所在鄉(xiāng)村屯地址，品種名稱、數(shù)量、投放魚(yú)苗規(guī)格及日期，領(lǐng)用魚(yú)料和用藥情況，產(chǎn)量等。

1.5.5 產(chǎn)品銷售檔案。包括產(chǎn)品產(chǎn)地、業(yè)主名稱、養(yǎng)殖時(shí)間、用藥情況、產(chǎn)品數(shù)量、客戶名稱地址、銷售日期人、運(yùn)輸車輛牌號(hào)等[3-4]。

2 檔案管理在漁業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)管中的作用

建立和完善質(zhì)量監(jiān)管檔案，有利于確保產(chǎn)品質(zhì)量安全及其可追溯。

2.1 生產(chǎn)環(huán)節(jié)質(zhì)量監(jiān)管檔案

包括引種來(lái)源，魚(yú)料、藥品等的采購(gòu)與使用，防治情況，休藥期情況，銷售情況；崗位責(zé)任制及責(zé)任人；技術(shù)操作規(guī)程等等。

2.2 運(yùn)輸環(huán)節(jié)質(zhì)量監(jiān)管檔案

包括裝載地點(diǎn)，運(yùn)輸數(shù)量，卸載地點(diǎn)、時(shí)間，運(yùn)輸車輛號(hào)牌，運(yùn)輸人。

2.3 加工和銷售環(huán)節(jié)質(zhì)量監(jiān)管檔案

包括來(lái)源、數(shù)量、時(shí)間、用藥情況，檢疫情況，加工過(guò)程記錄，包裝儲(chǔ)藏記錄；銷售數(shù)量、時(shí)間、產(chǎn)品規(guī)格、客戶等。

3 檔案管理在漁業(yè)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行分析中的作用

通過(guò)信息檔案留存分析，可以了解某一時(shí)期漁業(yè)發(fā)展動(dòng)態(tài)、特點(diǎn)，從而預(yù)測(cè)某一階段發(fā)展趨勢(shì)，為政府提供決策依據(jù)，為生產(chǎn)者提供指導(dǎo)服務(wù)。

3.1 價(jià)格、銷售信息

包括市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)信息、銷售動(dòng)態(tài)信息等情況。

3.2 各類魚(yú)養(yǎng)殖面積

包括魚(yú)苗需求變化情況、養(yǎng)殖面積動(dòng)態(tài)等。

3.3 各類魚(yú)產(chǎn)量

包括養(yǎng)殖、加工生產(chǎn)量及同比環(huán)比，與全國(guó)或相關(guān)省比較分析情況。

3.4 產(chǎn)值和增加值

包括各品種的產(chǎn)值和增加值及同比環(huán)比，與全國(guó)或相關(guān)省比較分析情況等。

4 漁業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

4.1 重生產(chǎn)輕檔案管理

不管是傳統(tǒng)漁業(yè)生產(chǎn)，還是現(xiàn)代漁業(yè)生產(chǎn)，絕大多數(shù)養(yǎng)殖業(yè)主根本沒(méi)有檔案管理的概念，只注重如何擴(kuò)大生產(chǎn)和銷售。由于缺乏檔案的管理，在成本效益、工作效率、開(kāi)源節(jié)流等管理方面無(wú)從下手。隨著我國(guó)傳統(tǒng)漁業(yè)向現(xiàn)代漁業(yè)發(fā)展，特別是規(guī)?；?、標(biāo)準(zhǔn)化、健康養(yǎng)殖的不斷發(fā)展，漁業(yè)生產(chǎn)的檔案管理工作逐步擺上了議事日程，但重生產(chǎn)輕檔案管理的現(xiàn)象依然普遍存在，無(wú)論是漁業(yè)監(jiān)管部門還是養(yǎng)殖業(yè)主，絕大多數(shù)未建立相應(yīng)檔案，即使建立有檔案，也存在較多的缺、漏項(xiàng)現(xiàn)象，記錄、整理、歸檔、保存不完整。由于各環(huán)節(jié)缺乏檔案管理，一旦發(fā)生事件時(shí)，無(wú)檔可查、無(wú)法追根溯源，嚴(yán)重者失信于消費(fèi)者、失信于社會(huì)，最終損害自己的利益。

4.2 缺乏有效約束機(jī)制

漁業(yè)生產(chǎn)的檔案管理仍然是以業(yè)主自愿施行為原則，加上檔案管理是一項(xiàng)繁雜工作，需要一定有人力成本支出，由于缺乏有效約束機(jī)制，業(yè)主自然不愿開(kāi)展此項(xiàng)工作，即便開(kāi)展了檔案管理工作也是應(yīng)付了事。

5 漁業(yè)檔案管理的建議

5.1 加大培訓(xùn)宣傳力度

加大對(duì)漁業(yè)檔案管理重要性的輿論宣傳力度，營(yíng)造漁業(yè)行業(yè)重視檔案管理的氛圍，加強(qiáng)對(duì)涉及檔案管理的相關(guān)人員進(jìn)行系統(tǒng)檔案管理的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)和檔案管理的水平。

5.2 建立監(jiān)管約束機(jī)制

辦理漁業(yè)相關(guān)許可、審批事項(xiàng)、相關(guān)證照時(shí)，必須強(qiáng)調(diào)相關(guān)檔案的完整性，否則，不予審批；在申報(bào)和審批漁業(yè)相關(guān)項(xiàng)目時(shí)，將檔案管理作為項(xiàng)目管理要求；將檔案管理作為檢查驗(yàn)收項(xiàng)目的重要內(nèi)容。

5.3 強(qiáng)化服務(wù)立法

制定漁業(yè)生產(chǎn)各環(huán)節(jié)的檔案管理技術(shù)規(guī)范；將檔案管理納入漁業(yè)相關(guān)法規(guī)規(guī)定內(nèi)容。

6 參考文獻(xiàn)

[1] 王夢(mèng)娉.漁業(yè)船舶技術(shù)檔案管理存在問(wèn)題及對(duì)策[J].檔案與建設(shè)，2014（4）：86-87.

[2] 陶衛(wèi)忠，張良.海域使用權(quán)檔案管理初探[J].海洋開(kāi)發(fā)與管理，2008（C00）：45-47.

篇7

我們可以通過(guò)設(shè)備檔案中記錄的應(yīng)用設(shè)備質(zhì)量、運(yùn)行狀況和檢維修等情況，了解設(shè)備的綜合狀況、功能效用和適用領(lǐng)域，以便最大限度的發(fā)揮設(shè)備檔案在服務(wù)生產(chǎn)生活、教學(xué)科研等活動(dòng)中的積極作用，設(shè)備檔案的建立對(duì)設(shè)備資源的充分利用、降低運(yùn)營(yíng)成本和企事業(yè)單位的發(fā)展都具有十分重要的意義。

一、設(shè)備檔案的形成

1.設(shè)備采購(gòu)的參與工作

目前，大多數(shù)企事業(yè)單位還未能真正讓檔案人員參與到設(shè)備采購(gòu)的全過(guò)程，這就要求檔案管理人員要充分發(fā)揮自身的主觀能動(dòng)性，到設(shè)備采購(gòu)部門收集采購(gòu)的論證、合同等資料，明確購(gòu)入價(jià)格在2萬(wàn)元以上的設(shè)備均要形成設(shè)備檔案；在條件允許的情況下要積極爭(zhēng)取參與招標(biāo)采購(gòu)過(guò)程，避免重復(fù)購(gòu)入造成資源浪費(fèi)，更好為企事業(yè)單位服務(wù)。

2.資料的收集接收工作

設(shè)備檔案具有一定的特殊性，要做到一機(jī)一檔。此類檔案資料主要有兩部分，一部分是原始材料，即大型設(shè)備采購(gòu)的可行性報(bào)告、審批報(bào)告、設(shè)備樣品圖片、供方企業(yè)法人資料、購(gòu)貨合同、設(shè)備配置清單等；另一部分是隨機(jī)材料，包括設(shè)備的使用說(shuō)明書(shū)、線路圖、安裝調(diào)試、檢修報(bào)告、參數(shù)變更、維修記錄等。

3.使用過(guò)程的檔案收集

在設(shè)備的使用過(guò)程中，使用者難免由于誤操作等原因造成設(shè)備的損壞，甚至造成事故。這就需要對(duì)設(shè)備進(jìn)行維修維護(hù)，此過(guò)程中形成的記錄就成為了設(shè)備不可或缺的重要資料，也為企事業(yè)單位發(fā)展提供了重要的技術(shù)儲(chǔ)備，對(duì)于這類資料也一定要認(rèn)真收集歸檔。

4.供方資料的入檔工作。

設(shè)備的采購(gòu)是個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，所以務(wù)必將設(shè)備采購(gòu)供應(yīng)商的資質(zhì)、廉潔誠(chéng)信協(xié)議、商品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等信息資料進(jìn)行收集整理，建立設(shè)備供應(yīng)商檔案信息庫(kù)，為企事業(yè)單位決策層提供設(shè)備采購(gòu)誠(chéng)信依據(jù)。

二、設(shè)備檔案的管理

1.檔案管理制度化

設(shè)備檔案管理是質(zhì)量管理的重要組成部分，從檔案的收集、整理到最后的歸檔，都要制定工作程序、明確工作職責(zé)，實(shí)施嚴(yán)格責(zé)任管理，建立完善的設(shè)備檔案管理制度，做到條理清晰、目標(biāo)明確、檔案保存完整，為今后設(shè)備的有效使用打下良好的基礎(chǔ)。

2.管檔人員專業(yè)化

管檔人員素質(zhì)的高低直接決定了檔案管理水平的高低，設(shè)備檔案具有較強(qiáng)的專業(yè)性，更需要具有一定專業(yè)知識(shí)的管檔人員來(lái)管理。在日常管理中，要不斷提高管理人員業(yè)務(wù)水平和專業(yè)素養(yǎng)，結(jié)合設(shè)備日常使用及運(yùn)行的情況對(duì)設(shè)備檔案進(jìn)行管理，要注重設(shè)備原始資料的積累與保存，做好檔案的查借閱工作，確保檔案的安全和完整，保證設(shè)備信息的查詢、處理及上報(bào)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。

3.使用記錄完整化

工作人員對(duì)設(shè)備的操作，要按照管理制度和操作規(guī)程，對(duì)使用情況做好詳細(xì)記錄，做好情況記錄的歸檔工作。對(duì)于情況記錄要編號(hào)使用，由使用者認(rèn)真填寫，不得隨意涂改，保持記錄的完整性和原始性。還要對(duì)使用情況記錄妥善保管，要待設(shè)備報(bào)廢一年以上才可鑒定并進(jìn)行銷毀。

4.維修保養(yǎng)規(guī)范化

設(shè)備的使用及維護(hù)規(guī)范正確，可以在很大程度上避免損耗，這就要求操作人員、設(shè)備管理者要嚴(yán)格參照操作、保養(yǎng)、維修手冊(cè)進(jìn)行一系列操作，及時(shí)歸檔此過(guò)程形成的原始檔案材料，以便起到很好的參照和借鑒作用。

三、設(shè)備檔案的應(yīng)用

1.設(shè)備采購(gòu)的合理性

為避免資源閑置浪費(fèi)及節(jié)約企事業(yè)單位經(jīng)費(fèi)、成本，在設(shè)備采購(gòu)過(guò)程中一定要參照設(shè)備檔案，這不僅可以避免不必要的浪費(fèi)，還能有針對(duì)性的采購(gòu)適合本單位、質(zhì)量信譽(yù)好的設(shè)備。正確選購(gòu)設(shè)備有利于迅速投入生產(chǎn)產(chǎn)生效益，盲目和重置設(shè)備必然給企事業(yè)單位帶來(lái)不必要的浪費(fèi)。

2.設(shè)備維修的參考性

設(shè)備的日常使用要嚴(yán)格按照設(shè)備檔案中的操作規(guī)程、保養(yǎng)手冊(cè)等進(jìn)行，操作人員在正常操作設(shè)備過(guò)程中的情況記入檔案，可以為技術(shù)維修人員提供更好的參考價(jià)值，不僅縮短維修時(shí)間，節(jié)約了維修成本和費(fèi)用，還能提高維修質(zhì)量，更好地為企事業(yè)單位服務(wù)。

四、設(shè)備檔案的銷毀

篇8

【關(guān)鍵詞】醫(yī)療設(shè)備；檔案管理；難點(diǎn)；對(duì)策

一、當(dāng)前醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的現(xiàn)狀分析

現(xiàn)階段，國(guó)內(nèi)各大醫(yī)院在醫(yī)療設(shè)備檔案管理過(guò)程中“重設(shè)備而輕檔案”的思想普遍存在。因此，在醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作中大量問(wèn)題浮現(xiàn)，主要有兩方面的問(wèn)題：一、醫(yī)療設(shè)備檔案管理的專業(yè)設(shè)施落后，檔案管理中材料的收集與歸檔的范圍不明確，且沒(méi)有專業(yè)的醫(yī)療設(shè)備檔案管理隊(duì)伍；二、醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度不夠健全，對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案材料的收集、審核不及時(shí)，記錄不完整，檔案材料缺失現(xiàn)象嚴(yán)重，在整個(gè)檔案管理過(guò)程中，管理混亂現(xiàn)象嚴(yán)重。

二、當(dāng)前醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的難點(diǎn)分析

（一）醫(yī)療設(shè)備檔案管理不受重視，管理意識(shí)薄弱

醫(yī)療服務(wù)是醫(yī)院日常工作的重心，因此，多數(shù)醫(yī)務(wù)人員都將注意力放在醫(yī)療服務(wù)與提高醫(yī)療技術(shù)上，而對(duì)于醫(yī)療設(shè)備的檔案管理重視程度不夠，醫(yī)療設(shè)備檔案管理的意識(shí)較為薄弱，主要表現(xiàn)管理人員在收集檔案材料時(shí)就抱著應(yīng)付的心態(tài)，只重視文書(shū)檔案與病理檔案的收集；此外，醫(yī)療設(shè)備檔案管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)檔案管理的過(guò)程，在醫(yī)療設(shè)備檔案管理中，對(duì)于前期設(shè)備驗(yàn)收與設(shè)備說(shuō)明書(shū)的材料收集較為齊全，然而在后期設(shè)備的運(yùn)用、維修等動(dòng)態(tài)情況的材料收集較缺乏。

（二）醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員前期參與少，管理難度大

醫(yī)療設(shè)備檔案的管理主要分三個(gè)階段：前期的設(shè)備購(gòu)置、使用過(guò)程中的設(shè)備維護(hù)以及后期的設(shè)備報(bào)損與轉(zhuǎn)讓，是一個(gè)貫穿始終的系統(tǒng)過(guò)程。若醫(yī)療設(shè)備管理部門在制作設(shè)備購(gòu)置計(jì)劃時(shí)，檔案管理人員沒(méi)有參與其中，檔案部門沒(méi)有在制定計(jì)劃時(shí)參與前期檔案管理，致使整個(gè)管理過(guò)程嚴(yán)重脫節(jié)，增加了設(shè)備檔案管理的難度。

（三）設(shè)備檔案歸檔中材料收集缺乏完整性

1、收集周期長(zhǎng)。由于醫(yī)療設(shè)備檔案材料收集的周期比較長(zhǎng)，需要從醫(yī)療設(shè)備的購(gòu)置到完全報(bào)廢的整個(gè)環(huán)節(jié)中進(jìn)行設(shè)備檔案材料的收集整合，一旦其中任一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，就難以保證醫(yī)療設(shè)備檔案材料收集的完整性。

2、使用過(guò)程中，操作者流動(dòng)性比較大，容易造成醫(yī)療設(shè)備的使用說(shuō)明書(shū)、線路圖紙等材料的破損、丟失，造成醫(yī)院不必要經(jīng)濟(jì)損失。醫(yī)療設(shè)備的操作人員流動(dòng)性比較大，設(shè)備檔案使用涉及多個(gè)科室、操作人員多，特別是設(shè)備的性能介紹、使用說(shuō)明書(shū)、線路圖紙、故障維修記錄等材料，使用頻率高，造成醫(yī)院經(jīng)濟(jì)不必要的損失。如：2008年，我院彩色B超機(jī)發(fā)生故障，無(wú)法正常使用。供應(yīng)商對(duì)設(shè)備進(jìn)行了詳細(xì)的檢測(cè)，發(fā)現(xiàn)零件損壞需要更換，維修費(fèi)高達(dá)幾萬(wàn)元。醫(yī)院提出了質(zhì)疑，但無(wú)法提供有力證據(jù)，只能支付相關(guān)的維修費(fèi)。

3、設(shè)備種類多，使用人員多。醫(yī)療設(shè)備種類繁多，涉及病房護(hù)理設(shè)備、手術(shù)設(shè)備、放射治療設(shè)備、核醫(yī)學(xué)治療設(shè)備、理化設(shè)備、透析治療設(shè)備等多種不同功用的設(shè)備類型，設(shè)備使用人員多不勝數(shù)，使醫(yī)療設(shè)備的檔案管理更是難上加難。

三、加強(qiáng)醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的對(duì)策

（一）轉(zhuǎn)變醫(yī)療設(shè)備管理觀念，提高重視程度

醫(yī)院要加強(qiáng)對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理的宣傳工作，強(qiáng)化醫(yī)療設(shè)備檔案管理意識(shí)，引起對(duì)設(shè)備檔案管理的高度重視，將設(shè)備檔案管理中的前期靜態(tài)管理與后期動(dòng)態(tài)管理有效地結(jié)合起來(lái)，定期召開(kāi)醫(yī)療設(shè)備工作會(huì)議，定期向醫(yī)務(wù)人員報(bào)告醫(yī)療設(shè)備檔案材料的動(dòng)態(tài)收集情況，真實(shí)反映醫(yī)療設(shè)備的使用情況。

（二）建立健全醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度

醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度的建立要有質(zhì)量保證，如醫(yī)療設(shè)備檔案管理的預(yù)立制度、收集與歸檔制度、審核制度、借閱制度與銷毀制度等，從醫(yī)療設(shè)備的采購(gòu)、運(yùn)行、維修保養(yǎng)的整個(gè)過(guò)程中，都要建立相應(yīng)的設(shè)備檔案管理制度，并突出大型設(shè)備與重點(diǎn)設(shè)備的檔案管理制度，并做好明確的分工，指定專人跟蹤設(shè)備的使用情況，并做好記錄，這樣就建立了一個(gè)醫(yī)療設(shè)備檔案管理網(wǎng)絡(luò)，使管理工作做到有章可循。

（三）實(shí)行集中統(tǒng)一管理，保證醫(yī)療設(shè)備檔案材料的完整性

1、實(shí)行集中統(tǒng)一管理。設(shè)立專門科室，負(fù)責(zé)醫(yī)療設(shè)備的采購(gòu)、維護(hù)等工作。在醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備檔案管理中，可以成立儀器設(shè)備檔案管理小組，建立過(guò)硬的領(lǐng)導(dǎo)集體，例如以醫(yī)院的醫(yī)學(xué)工程科為核心，實(shí)施集中統(tǒng)一管理；此外還可以成立專門的科室，專門負(fù)責(zé)儀器設(shè)備采購(gòu)與維護(hù)，并且將儀器設(shè)備檔案管理工作納入醫(yī)院對(duì)科室的考核，直接與相關(guān)管理人員的考評(píng)以及年終評(píng)優(yōu)掛鉤，成為醫(yī)院目標(biāo)責(zé)任管理的一部分。

2、建立健全歸檔制度。健全歸檔制度首先要明確設(shè)備檔案的管理范圍。結(jié)合醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理實(shí)際要求，對(duì)設(shè)備申購(gòu)過(guò)程中形成的各類文件以及設(shè)備運(yùn)行到報(bào)廢過(guò)程中累積的文件均要建立檔案進(jìn)行檔案管理。此外，還要將相關(guān)檔案材料復(fù)制下發(fā)到各科室，使各科室的設(shè)備操作人員檔案歸檔的要求與內(nèi)容，各科室要全力配合醫(yī)院的資料歸檔工作。并對(duì)檔案資料采取定期與不定期的收交、整理、歸檔。

3、加強(qiáng)科室與科室之間溝通。醫(yī)療設(shè)備的檔案管理涉及醫(yī)院的各個(gè)科室，因此加強(qiáng)各科室間的溝通非常必要。各科室間加強(qiáng)溝通，是內(nèi)部溝通與外部溝通的有效統(tǒng)一。在各科室內(nèi)部，加強(qiáng)儀器設(shè)備使用人員與檔案管理人員之間的交流，對(duì)設(shè)備的運(yùn)行情況要及時(shí)了解；科室之間，特別是器械科要加強(qiáng)與其他科室如財(cái)務(wù)科、醫(yī)務(wù)科、信息科以及設(shè)備部等加強(qiáng)儀器設(shè)備管理知識(shí)的交流，以及設(shè)備的維護(hù)使用情況等的信息交流，不僅可以使檔案材料的收集更加齊全、完備，保證檔案收集與歸檔無(wú)積存現(xiàn)象，還可以提高設(shè)備檔案的利用率，從而為提高醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量服務(wù)。

醫(yī)療設(shè)備技術(shù)發(fā)展日新月異，醫(yī)院設(shè)備管理人員有義務(wù)醫(yī)療設(shè)備的發(fā)展動(dòng)態(tài)，積極主動(dòng)地參與到儀器設(shè)備檔案的管理工作中來(lái)。設(shè)備檔案歸檔完整，不僅可以延長(zhǎng)設(shè)備使用壽命，而且減少了醫(yī)院因設(shè)備檔案的管理不當(dāng)而造成的經(jīng)濟(jì)損失。

參考文獻(xiàn)

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[2]蘇羽.基層醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作現(xiàn)狀分析與對(duì)策[J].淮海醫(yī)藥，2011，（04）：370-371.

篇9

【關(guān)鍵詞】工程項(xiàng)目；檔案管理；措施

建筑設(shè)計(jì)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程，從項(xiàng)目的勘察、設(shè)計(jì)到施工、竣工、驗(yàn)收，檔案一直處于活躍的狀態(tài)，直至驗(yàn)收以后，才能相對(duì)穩(wěn)定。建筑設(shè)計(jì)的檔案記載了工程項(xiàng)目活動(dòng)的全過(guò)程，一旦工程出了問(wèn)題，或交工后，需要改建、擴(kuò)建，檔案資料就會(huì)成為寶貴的信息資源。搞好建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理，僅靠檔案管理人員埋頭進(jìn)行具體業(yè)務(wù)工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，其檔案管理體制、管理措施在整個(gè)檔案工作中有著舉足輕重的作用。

在建筑設(shè)計(jì)的過(guò)程中，影響工程資料收集歸檔工作開(kāi)展的因素主要有工期緊、任務(wù)重，部分工作人員不重視。為了解決這個(gè)問(wèn)題，檔案管理人員要注重健全和完善工程資料收集的保證措施，從制度入手、從驗(yàn)收環(huán)節(jié)和經(jīng)濟(jì)手段上進(jìn)行制約，擺正檔案和建設(shè)項(xiàng)目的關(guān)系，確保建設(shè)項(xiàng)目的收集歸檔工作的正常有序進(jìn)行。

1 建設(shè)建筑設(shè)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1 施工綜合管理文件原件不齊全

由于空間和時(shí)間的關(guān)系，有的非常重要的文件，在下發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)時(shí)就是復(fù)印件，難以滿足檔案資料管理規(guī)定中“竣工資料中不允許出現(xiàn)復(fù)印件”的基本要求。有的單位疏于資料管理，造成原始文件丟失。也有的單位頻繁更換專業(yè)技術(shù)人員，在資料移交時(shí)又把關(guān)不嚴(yán)，同樣造成了原始文件遺失。

1.2 工程資料驗(yàn)收簽證不齊全，存在代簽現(xiàn)象

隨著工程施工進(jìn)度的需要，或?yàn)榱思庇跐M足施工進(jìn)度要求，工程進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收后，沒(méi)有按照國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定要求辦理書(shū)面簽字，結(jié)果，等驗(yàn)收小組解散后，找不到當(dāng)事人簽字。

1.3 竣工圖編制不規(guī)范

有些施工單位不能按照有關(guān)竣工圖的編制要求進(jìn)行編制，在竣工圖的形成過(guò)程中，或使用舊的施工圖改制成竣工圖，或?qū)υ瓐D修改過(guò)多，或使用計(jì)算機(jī)圖的復(fù)印件，或劃改不當(dāng)，以上種種現(xiàn)象均不符合竣工圖編制要求。

1.4 施工資料格式不規(guī)范

施工過(guò)程中形成的資料格式不統(tǒng)一，不規(guī)范。有用A4的，有用16開(kāi)的，有用32開(kāi)的，文件幅面的頁(yè)邊距不等，差距較大，使案卷的裝訂工作被動(dòng)。

1.5 施工原始資料書(shū)寫不規(guī)范

施工過(guò)程中原始資料的書(shū)寫五花八門，形形，有用鋼筆的，有用圓珠筆的，有用鉛筆的，有用復(fù)寫紙的。而這些簽證都不利于檔案資料的長(zhǎng)期保存，與竣工資料歸檔要求不符。

1.6 施工原始驗(yàn)收簽證資料填寫不規(guī)范

交工證書(shū)、隱蔽工程、竣工報(bào)告、質(zhì)量保證資料里，有的欄目沒(méi)有簽署意見(jiàn)，有的隨意進(jìn)行涂改，降低了原始資料的可信度，從而降低了竣工資料的使用價(jià)值。

2 建筑設(shè)計(jì)檔案管理的措施

2.1 施工圖設(shè)計(jì)文件的管理

目前，有些建筑施工單位為了搶時(shí)間，搶進(jìn)度實(shí)施“先上車，后買票”，邊施工、邊設(shè)計(jì)、邊辦手續(xù)，造成返工、停工，嚴(yán)重影響了工程質(zhì)量，給工程檔案收集、管理帶來(lái)諸多弊端。

2.1.1 要健全城建工程施工圖預(yù)報(bào)審查制度

各施工單位在工程施工前辦理《報(bào)送工程竣工檔案責(zé)任書(shū)》的同時(shí)，將工程施工圖報(bào)送城建檔案管理部門，經(jīng)城建檔案管理人員審查，確定符合要求，再行通知施工。這樣就可以避免無(wú)工程施工圖先施工，或邊設(shè)計(jì)邊施工。同時(shí)，城建檔案管理人員也熟悉和掌握了工程施工的要求、進(jìn)度，從而增強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)的可行性和目的性，也為工程竣工后檔案收集工作奠定了一個(gè)良好的基礎(chǔ)。

2.1.2 要加強(qiáng)施工單位檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，依法管理工程檔案意識(shí)

檔案管理人員要掌握《檔案法》和《工程檔案管理辦法》等法律、規(guī)章，嚴(yán)格依法管理，堅(jiān)決禁止無(wú)施工圖先施工、邊設(shè)計(jì)邊施工的現(xiàn)象，要及時(shí)做好工程圖紙、資料收集。及時(shí)把工程施工檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間送到施工人員手中，并經(jīng)常深入施工第一線，了解施工進(jìn)度，了解施工工程圖的實(shí)施情況，確保施工檔案材料齊全完整。

2.2 廠家檔案管理

廠家檔案資料由廠家提供，經(jīng)采購(gòu)方驗(yàn)核后移交，有合格證、檢驗(yàn)報(bào)告、使用說(shuō)明書(shū)、圖紙等多種內(nèi)容，包括設(shè)備、儀器、儀表和材料等多種類別，有國(guó)產(chǎn)和進(jìn)口之分。資料本身復(fù)雜繁多，加之涉及廠家多，各廠家提交的資料又各有其特點(diǎn)，情況復(fù)雜，給廠家資料的驗(yàn)核工作增加了不少難度。一般情況下，商務(wù)合同及其技術(shù)附件會(huì)對(duì)廠家應(yīng)提交的資料有一個(gè)要求，除了參與簽訂合同的部門，如：采購(gòu)部門、使用單位、專業(yè)管理部門等，工程管理單位及檔案管理部門也要參與其中，在廠家提交資料時(shí)，核實(shí)其完整性。

廠家檔案資料包含了物供中心采購(gòu)部分（即甲方采購(gòu)）及EPC項(xiàng)目由總包單位采購(gòu)的部分。對(duì)于甲方采購(gòu)部分，檔案部門要保證主要的資料收集齊全。做到按要求領(lǐng)取及驗(yàn)核，并結(jié)合經(jīng)驗(yàn)，主動(dòng)出擊，避免隨機(jī)資料不齊，給歸檔工作增加難度。在沒(méi)有合同或協(xié)議的情況下，對(duì)照設(shè)計(jì)圖紙，了解采購(gòu)情況及應(yīng)提交的資料，爭(zhēng)取在工作中處于主動(dòng)，及時(shí)做好催交工作，迫使業(yè)務(wù)人員重新重視，對(duì)照合同或協(xié)議檢查廠家資料，完善所交資料。對(duì)于EPC項(xiàng)目，要監(jiān)督廠家按合同匯總移交，EPC單位質(zhì)檢人員要認(rèn)真把關(guān)，保證隨機(jī)資料歸檔齊全并且不影響歸檔時(shí)間。

2.3 施工文件的檔案管理

2.3.1 竣工資料的收集應(yīng)從工程項(xiàng)目立項(xiàng)做起

設(shè)立工程項(xiàng)目資料管理機(jī)構(gòu)和管理人員應(yīng)從工程項(xiàng)目立項(xiàng)開(kāi)始，負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目竣工資料的收集、整理和歸檔管理工作，負(fù)責(zé)對(duì)施工單位竣工資料的指導(dǎo)、監(jiān)督?？⒐べY料編制工作應(yīng)實(shí)行“三同步”管理制度，即工程立項(xiàng)開(kāi)始與竣工資料收集同步；工程施工過(guò)程與竣工資料形成同步；工程完工驗(yàn)收與工程資料驗(yàn)收同步。將資料管理貫穿到工程施工的全過(guò)程。

2.3.2 建立健全資料管理制度

項(xiàng)目管理部門在工程建設(shè)初期就應(yīng)結(jié)合工程項(xiàng)目的實(shí)際情況，制定適合本工程項(xiàng)目的資料管理規(guī)定，明確建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位在工程資料形成過(guò)程中各自的職責(zé)和應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，做到分工明確，責(zé)任明確。工程項(xiàng)目管理單位和監(jiān)理單位，在項(xiàng)目開(kāi)始之初就應(yīng)制定出一套可行的、適合本工程特點(diǎn)的竣工資料所要求的表格及樣本，以便于各參建單位在工程資料整理過(guò)程中有依據(jù)，好操作，這樣，才能避免資料格式的多樣性、不規(guī)范性。只有加強(qiáng)工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，才能保證歸檔文件材料及圖紙內(nèi)容的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，才能保證施工技術(shù)資料記錄齊全、簽署完備，原材料質(zhì)量保證資料真實(shí)可靠。

2.3.3 加強(qiáng)過(guò)程控制是保證竣工資料真實(shí)有效的手段

建筑設(shè)計(jì)的相關(guān)單位、工程管理人員、工程技術(shù)人員要切實(shí)負(fù)起責(zé)任，做到建筑設(shè)計(jì)與資料整理同步進(jìn)行，避免設(shè)計(jì)施工與資料分離，切忌先完成施工任務(wù)，而后補(bǔ)資料的現(xiàn)象發(fā)生，負(fù)有管理職責(zé)的檔案資料管理人員要經(jīng)常深入施工現(xiàn)場(chǎng)，對(duì)各施工單位的資料的同步性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性進(jìn)行檢查。

2.4 結(jié)語(yǔ)

建筑設(shè)計(jì)檔案管理工作是工程項(xiàng)目管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，認(rèn)真抓好此項(xiàng)工作有利于促進(jìn)工程管理工作的順利進(jìn)行，縮短交工驗(yàn)收的期限，避免工作完工后牽制建設(shè)、施工單位大量的人力、物力，順利完成建筑設(shè)計(jì)檔案的驗(yàn)收和移交工作。

參考文獻(xiàn)

[1]藺湘：《施工企業(yè)應(yīng)重視工程項(xiàng)目的文件檔案管理》，《陜西建筑》，2008年第11期。

篇10

在新時(shí)期，企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要，一些大型機(jī)械設(shè)備、大型精密儀器進(jìn)入各大企業(yè)單位，這些設(shè)備儀器檔案在企業(yè)設(shè)備管理中有著突出的作用。設(shè)備儀器包括外購(gòu)設(shè)備儀器、自制設(shè)備儀器、特種設(shè)備儀器和信息設(shè)備（計(jì)算機(jī)軟、硬件）四大類，設(shè)備儀器檔案一般是指能夠反映設(shè)備儀器的計(jì)劃選購(gòu)、開(kāi)箱驗(yàn)收、安裝調(diào)試、運(yùn)行維護(hù)和改造各階段全貌的、具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、圖冊(cè)等不同載體類型的信息記錄。設(shè)備儀器檔案作為項(xiàng)目檔案的重要組成部分，直接關(guān)系到相關(guān)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收。

1.設(shè)備儀器檔案管理的重要性

2006年國(guó)家檔案局、國(guó)家發(fā)改委聯(lián)合下發(fā)了《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》（檔發(fā)?z2006?{2 號(hào)），對(duì)建設(shè)項(xiàng)目包括設(shè)備儀器檔案的管理提出了詳細(xì)、明確的要求。并在“總則第四條”中指出：“項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分。未經(jīng)檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過(guò)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收”。設(shè)備儀器檔案在管理上有其特殊性，企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中逐漸認(rèn)識(shí)到，加強(qiáng)設(shè)備儀器檔案管理，規(guī)范工作流程，是提升項(xiàng)目質(zhì)量，保障項(xiàng)目順利竣工驗(yàn)收不可或缺的重要環(huán)節(jié)。

2.設(shè)備儀器檔案管理中存在的問(wèn)題

設(shè)備儀器檔案在形成的過(guò)程中，涉及到的單位比較多，管理起來(lái)相對(duì)要復(fù)雜，也會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題，主要的原因是對(duì)檔案管理制度宣傳力度不夠，還有也是因?yàn)闄n案管理工作不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，所以檔案工作也沒(méi)有受到應(yīng)有的重視，下面從幾點(diǎn)總結(jié)儀器檔案管理中存在的問(wèn)題：

2.1缺少實(shí)際檔案管理制度與規(guī)范

《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》和《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》是項(xiàng)目檔案管理工作的指導(dǎo)文件，但在實(shí)際的工作中，卻缺少執(zhí)行有力的制度與規(guī)范。很多企業(yè)的檔案管理員都是兼職的，并不十分了解檔案工作。單位也沒(méi)有具體可行的檔案管理制度，沒(méi)有針對(duì)企業(yè)本身制定具體的操作手冊(cè)和實(shí)施細(xì)則，以致于檔案管理員在執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)偏差。

2.2保管方式不合理，沒(méi)有成套管理

《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》中明確規(guī)定，項(xiàng)目檔案需要實(shí)行統(tǒng)一管理，即對(duì)設(shè)備儀器檔案按“成套性”原則進(jìn)行管理。購(gòu)置設(shè)備的流程是從購(gòu)置申請(qǐng)的提出到最后入庫(kù)使用，其中會(huì)產(chǎn)生“計(jì)劃”、“開(kāi)箱”、“安裝”、“維護(hù)”等不同階段的各種記錄。有些單位，根據(jù)本單位的職能設(shè)置，把應(yīng)按單臺(tái)套管理的設(shè)備儀器檔案分成兩塊分別保管：一塊是前期的購(gòu)置請(qǐng)示、批復(fù)、招、投標(biāo)書(shū)等；一塊是設(shè)備儀器的隨機(jī)資料、使用說(shuō)明書(shū)等。雖然兩大塊合起來(lái)看，收集比較全面，但未能體現(xiàn)設(shè)備儀器檔案單臺(tái)成套的整理原則，不能全面地反映設(shè)備儀器在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的歷史全貌，也不利于后期的利用。

2.3 檔案整理不規(guī)范

設(shè)備儀器檔案整理不規(guī)范主要有（1）隨機(jī)軟（光）盤與紙質(zhì)文檔混放在一起；（2）外文資料沒(méi)有將題目、目錄等翻譯成中文；（3）卷內(nèi)文件排列順序混亂；（4）案卷中存在不符合檔案保管要求的裝訂物。

3.企業(yè)設(shè)備儀器常見(jiàn)問(wèn)題的解決措施

3.1.建立有效的過(guò)程控制管理機(jī)制

建立良好的企業(yè)設(shè)備儀器檔案過(guò)程控制管理機(jī)制，首先就要了解、掌握企業(yè)設(shè)備儀器檔案的形成特點(diǎn)與文件材料流轉(zhuǎn)特點(diǎn)及規(guī)律，企業(yè)設(shè)備儀器檔案形成于設(shè)備儀器購(gòu)進(jìn)時(shí)的開(kāi)箱驗(yàn)收，那么開(kāi)箱驗(yàn)收階段就是我們加強(qiáng)過(guò)程控制管理的切入點(diǎn)，因此，加強(qiáng)檔案人員參加設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收機(jī)制的實(shí)施就是設(shè)備儀器檔案過(guò)程控制管理的最好手段。在實(shí)踐工作中檔案工作人員可通過(guò)把握以下幾點(diǎn)來(lái)保證制度的實(shí)施：（1）做好檔案人員參加設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收工作重要性的宣傳工作，可通過(guò)部門領(lǐng)導(dǎo)幫助溝通協(xié)調(diào)、上交提案及下發(fā)文本通知等多種形式，力爭(zhēng)做到檔案人員及時(shí)參加設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收。（2）明確開(kāi)箱驗(yàn)收的目的，檔案人員參加設(shè)備儀器開(kāi)箱驗(yàn)收的目的是保證應(yīng)歸檔的設(shè)備儀器隨機(jī)文件能全部及時(shí)歸檔保存。（3）明確開(kāi)箱驗(yàn)收的范圍，檔案人員參加開(kāi)箱驗(yàn)收應(yīng)該限于有歸檔價(jià)值的設(shè)備儀器的開(kāi)箱驗(yàn)收。（4）驗(yàn)收過(guò)程中做好設(shè)備儀器隨機(jī)各種文件材料的登記

3.2明確不同階段各部門的職責(zé)，確保設(shè)備儀器檔案的齊套

設(shè)備儀器的購(gòu)置從立項(xiàng)申請(qǐng)到竣工驗(yàn)收，一般有四個(gè)階段，即計(jì)劃階段、采購(gòu)階段、開(kāi)箱驗(yàn)收階段和使用管理階段。在這四階段中，各相關(guān)部門分工不同，職責(zé)也不同，在項(xiàng)目檔案管理上，也應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。在立項(xiàng)階段，資產(chǎn)管理部門應(yīng)負(fù)責(zé)收集本階段形成的文件材料，如“購(gòu)買設(shè)備儀器的請(qǐng)示、批復(fù)”等。

在采購(gòu)階段，采購(gòu)部門應(yīng)負(fù)責(zé)收集歸檔購(gòu)買設(shè)備儀器的招、投標(biāo)書(shū)，合同，協(xié)議等。特別要注意的是，合同、協(xié)議一定要?dú)w檔原件，必要時(shí)，采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，增加合同簽訂的份數(shù)。在開(kāi)箱驗(yàn)收階段，設(shè)備儀器的兼職檔案員應(yīng)參加設(shè)備儀器的開(kāi)箱驗(yàn)收，收集開(kāi)箱驗(yàn)收及安裝調(diào)試過(guò)程中產(chǎn)生的文件材料。在使用管理階段，資產(chǎn)管理部門應(yīng)協(xié)調(diào)設(shè)備儀器的使用部門，及時(shí)歸檔在設(shè)備的培訓(xùn)、使用、維護(hù)等過(guò)程中形成的文件材料。

3.3設(shè)備儀器檔案的整理工作

（ 1） 分類要科學(xué)。分類必須符合本單位的生產(chǎn)、工作性質(zhì)與特點(diǎn)：根據(jù)本單位生產(chǎn)規(guī)模的大小， 主要生產(chǎn)設(shè)備的多少， 以及本企業(yè)的體制結(jié)構(gòu)， 靈活地選擇合適的分類方法。簡(jiǎn)單地、機(jī)械地搬用別單位的現(xiàn)成分類方法是不適宜的。

（ 2） 組卷要遵循設(shè)備儀器文件材料的形成規(guī)律， 保持卷內(nèi)文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系， 便于檔案保管利用。與設(shè)備儀器關(guān)系密切的管理文件材料， 如設(shè)備管理工作計(jì)劃、總結(jié)、指標(biāo)考核、設(shè)備轉(zhuǎn)讓、固定資產(chǎn)折舊管理以及其他綜合性文件材料， 應(yīng)列入設(shè)備儀器類中組卷。設(shè)備維修中形成的文件材料單獨(dú)組卷， 外購(gòu)設(shè)備中的隨機(jī)文件材料可以單獨(dú)組卷。

（ 3） 案卷和案卷內(nèi)文件材料的排列應(yīng)有機(jī)聯(lián)系。設(shè)備儀器類案卷可按設(shè)備依據(jù)材料、外購(gòu)設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收（ 自制設(shè)備的設(shè)計(jì)、制造、驗(yàn)收） ， 設(shè)備安裝調(diào)試、隨機(jī)文件材料、設(shè)備運(yùn)行、設(shè)備維護(hù)等排列。案卷內(nèi)文件材料排列要求文字材料在前、圖祥在后。