導(dǎo)語：如何才能寫好一篇檔案管理規(guī)定，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

第二條基建檔案是指各單位在項(xiàng)目規(guī)劃、建設(shè)、管理工作中所形成應(yīng)歸檔保存的有關(guān)土建和設(shè)備的資料，包括各種圖紙、圖表、文字資料、模型、樣品、照片、錄相、錄音等各種技術(shù)文件材料。作為歷史的原始真實(shí)記錄，是醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)建設(shè)和管理的重要依據(jù)和信息資源。

第三條基建檔案工作是醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)建設(shè)的重要組成部分。各單位均應(yīng)依照本實(shí)施細(xì)則，重視和搞好基建檔案的管理工作。

第四條衛(wèi)生系統(tǒng)基建檔案管理工作，包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)及有關(guān)裝備的管理，為此將實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、同一標(biāo)準(zhǔn)、分級管理的原則。

第五條市衛(wèi)生局計(jì)財(cái)處作為本系統(tǒng)基建檔案工作的主管部門，在市檔案管理部門的協(xié)助下，對本系統(tǒng)基建檔案實(shí)施統(tǒng)一、宏觀的協(xié)調(diào)和督辦管理。其主要職責(zé)是：

(一)負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理和指導(dǎo)本系統(tǒng)的基建檔案工作；在市檔案管理部門的協(xié)助下，起草、制定、修改基建檔案工作法規(guī)性文件、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)；組織本系統(tǒng)的檢查評比考核；協(xié)調(diào)基建檔案工作與其它工作之間的關(guān)系。

(二)參加本系統(tǒng)基建項(xiàng)目工程竣工和裝備安裝調(diào)試的驗(yàn)收工作，審查需長期、永久保存的基建和裝備檔案，監(jiān)督各單位做好建檔工作。

第六條各單位應(yīng)設(shè)置基建檔案管理機(jī)構(gòu)，根據(jù)本單位的情況，或成立基建檔案室，或納入綜合檔案室，建立和健全基建檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，配置專職或兼職管理人員（名單報(bào)市衛(wèi)生局計(jì)財(cái)處備案），配備用房和必要的裝備。其主要職責(zé)是：

(一)負(fù)責(zé)收集本單位的基建和裝備檔案資料，督促基建管理部門和裝備購置管理部門及時(shí)、準(zhǔn)確地報(bào)送有關(guān)資料，審核后，進(jìn)行系統(tǒng)整理、編目、科學(xué)排列，為本單位的建設(shè)和發(fā)展及管理提供服務(wù)。

(二)匯編整理資料，按時(shí)向市城建檔案管理部門移交檔案。

(三)配合有關(guān)部門認(rèn)真參與本單位基建工程竣工和裝備安裝調(diào)試的驗(yàn)收工作，接受市衛(wèi)生局及市檔案管理部門的檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，參與其組織的各項(xiàng)活動。

第七條根據(jù)*市城建檔案分級管理規(guī)定，市城建檔案館為一級管理單位，各單位基建檔案管理機(jī)構(gòu)為二級管理單位。市衛(wèi)生局作為衛(wèi)生系統(tǒng)行政主管部門，在兩者之間起到協(xié)調(diào)管理和督辦的作用。

第八條本系統(tǒng)各建設(shè)單位基建檔案管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)基建工程和相關(guān)裝備的檔案管理，并做好資料的上報(bào)工作。

(一)基建工程檔案

1、工程項(xiàng)目立項(xiàng)或開工報(bào)建至竣工驗(yàn)收的所有原始文字資料。

2、項(xiàng)目設(shè)計(jì)相關(guān)的紅線圖、方案設(shè)計(jì)、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)和地質(zhì)勘察等原始圖紙、照片、模型和錄像資料。

3、工程項(xiàng)目概、預(yù)、決（結(jié)）算資料，招投標(biāo)文件，工程合同和其它合同協(xié)議等原始資料。

(二)裝備檔案

1、裝備考察論證報(bào)告、申請購置報(bào)告及有關(guān)批復(fù)文件、裝備購置計(jì)劃和資金預(yù)算文件。

2、裝備購置招投標(biāo)文件，投標(biāo)商背景資料，裝備型號、配置、報(bào)價(jià)和定標(biāo)價(jià)資料，合同及有關(guān)商貿(mào)文件，裝備商檢、安裝調(diào)試驗(yàn)收材料（包括設(shè)計(jì)、安裝、施工圖紙和照片）。

第九條工程竣工檔案由各建設(shè)單位按下列要求匯總，并做好上報(bào)和移交工作；裝備檔案應(yīng)及時(shí)匯總，與土建有關(guān)的裝備檔案統(tǒng)歸于基建檔案，其它以報(bào)表形式報(bào)送市衛(wèi)生局計(jì)財(cái)處（市屬單位）和區(qū)衛(wèi)生局（區(qū)屬單位）：

(一)各單位所有建設(shè)工程項(xiàng)目的竣工檔案，從工程竣工驗(yàn)收之日起三至六個(gè)月內(nèi)移交完畢。裝備檔案從驗(yàn)收之日起一個(gè)月內(nèi)歸檔上報(bào)完畢。

(二)所有建設(shè)工程項(xiàng)目的竣工檔案，要求做到一式三套，原件交市城建檔案館，其它兩套交建設(shè)（或主管部門）和使用單位。所有裝備檔案（與土建有關(guān)的除外），要求做到一式二套，一套上報(bào)市（區(qū)）衛(wèi)生局，一套使用單位存檔。

(三)歸檔的基建檔案應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)；各種簽證手續(xù)完備，字跡清晰；原件嚴(yán)禁用復(fù)印、復(fù)寫及易褪色的墨水編寫和書寫。

(四)竣工圖原則上由施工單位負(fù)責(zé)編制，對變更大的竣工圖由責(zé)任單位負(fù)責(zé)編制。竣工圖應(yīng)是與實(shí)物相符的新藍(lán)圖，并經(jīng)工程技術(shù)負(fù)責(zé)人簽字、加蓋“竣工圖”章。

(五)檔案的組卷，原則上按所屬類別和專業(yè)進(jìn)行，對照歸檔范圍細(xì)則的順序號對號入座進(jìn)行排列，每卷厚度不超過二公分，同一內(nèi)容的檔案材料應(yīng)緊接排列，防止內(nèi)容脫節(jié)。

(六)整理好的工程竣工檔案，移交報(bào)告及有關(guān)資料經(jīng)市衛(wèi)生局審核后，由建設(shè)單位向市城建檔案管理部門移交。移交書應(yīng)填寫真實(shí)，各種簽字蓋章完備，原件由各單位存檔，移交書及移交報(bào)告的復(fù)印件交市（區(qū)）衛(wèi)生局。

篇2

為貫徹落實(shí)衛(wèi)生部、國家檔案局關(guān)于《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》（以下簡稱《規(guī)定》）和衛(wèi)生部的有關(guān)通知精神，加強(qiáng)衛(wèi)生檔案管理工作，現(xiàn)結(jié)合我省實(shí)際，制定本實(shí)施意見。

一、提高認(rèn)識，規(guī)范管理

《規(guī)定》是規(guī)范全國衛(wèi)生系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理工作的指導(dǎo)性文件，做好衛(wèi)生檔案管理工作是提高各級衛(wèi)生行政部門、各級各類醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)（含醫(yī)療、疾病預(yù)防控制、衛(wèi)生監(jiān)督、科研、血站、婦幼保健和社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)）管理水平與服務(wù)質(zhì)量，維護(hù)公民和各衛(wèi)生機(jī)構(gòu)合法權(quán)益的基礎(chǔ)性工作。對此我們必須提高認(rèn)識，增強(qiáng)依法做好衛(wèi)生檔案管理工作的自覺性和主動性。各地、各單位要認(rèn)真組織檔案管理人員，嚴(yán)格按照《檔案法》和《規(guī)定》的要求，加強(qiáng)文件及有關(guān)資料的收集、整理和歸檔，規(guī)范衛(wèi)生檔案管理，切實(shí)提高檔案管理水平，更好地為我省衛(wèi)生醫(yī)療行業(yè)信息公開提供服務(wù)。

二、工作細(xì)化，全面實(shí)施

（一）各地、各單位要認(rèn)真學(xué)習(xí)、全面掌握《規(guī)定》基本內(nèi)容，做到準(zhǔn)確理解、正確執(zhí)行、工作細(xì)化、全面落實(shí)。要提高全體人員自覺歸檔、依法治檔意識。認(rèn)真查找檔案工作中的薄弱環(huán)節(jié)，結(jié)合本單位檔案的實(shí)際工作，對現(xiàn)有的檔案規(guī)章制度該修訂的修訂，該完善的完善，建立健全本單位衛(wèi)生檔案管理制度、檔案工作管理辦法及各類檔案整理規(guī)則、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和防災(zāi)應(yīng)急預(yù)案等，集中統(tǒng)一管理本單位文書、基建、會計(jì)、科技、醫(yī)療衛(wèi)生專業(yè)等各種門類和載體的檔案。

（二）要重視衛(wèi)生檔案隊(duì)伍建設(shè)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，采取有力措施，切實(shí)提高檔案人員素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。省衛(wèi)生廳每年適時(shí)組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)，積極參加衛(wèi)生部和省檔案局舉辦的學(xué)習(xí)班。各市、各單位要組織相關(guān)人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《規(guī)定》，請當(dāng)?shù)貦n案專業(yè)人員講授國家檔案管理法律、法規(guī)和檔案業(yè)務(wù)等方面的知識，交流經(jīng)驗(yàn)信息，開闊工作思路，創(chuàng)新工作方法，按照《規(guī)定》要求，推進(jìn)衛(wèi)生檔案工作規(guī)范化、信息化、數(shù)字化建設(shè)，力爭明年年內(nèi)將本單位的檔案工作在原有基礎(chǔ)上再上升一個(gè)等級。

（三）完善歸檔范圍和檔案保管期限。省衛(wèi)生廳直屬各單位要按照國家檔案局《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》修訂本單位檔案歸檔范圍和文書檔案保管期限，在修訂過程中要結(jié)合單位職能和工作實(shí)際，合理界定文件材料歸檔范圍，準(zhǔn)確劃分文書檔案保管期限，盡量細(xì)化，便于操作。并于*年12月底以前，報(bào)省衛(wèi)生廳審批備案后執(zhí)行。

篇3

關(guān)于會計(jì)檔案管理辦法

第一條 為了加強(qiáng)會計(jì)檔案管理，有效保護(hù)和利用會計(jì)檔案，根據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)法律和行政法規(guī)，制定本辦法。

第二條 國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織(以下統(tǒng)稱單位)管理會計(jì)檔案適用本辦法。

第三條 本辦法所稱會計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計(jì)檔案。

第四條 財(cái)政部和國家檔案局主管全國會計(jì)檔案工作，共同制定全國統(tǒng)一的會計(jì)檔案工作制度，對全國會計(jì)檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

縣級以上地方人民政府財(cái)政部門和檔案行政管理部門管理本行政區(qū)域內(nèi)的會計(jì)檔案工作，并對本行政區(qū)域內(nèi)會計(jì)檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

第五條 單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)會計(jì)檔案管理工作，建立和完善會計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)和措施，保證會計(jì)檔案的真實(shí)、完整、可用、安全。

單位的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員所屬機(jī)構(gòu)(以下統(tǒng)稱單位檔案管理機(jī)構(gòu))負(fù)責(zé)管理本單位的會計(jì)檔案。單位也可以委托具備檔案管理?xiàng)l件的機(jī)構(gòu)代為管理會計(jì)檔案。

第六條 下列會計(jì)資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔：

(一)會計(jì)憑證，包括原始憑證、記賬憑證;

(二)會計(jì)賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔賬簿;

(三)財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告，包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告;

(四)其他會計(jì)資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報(bào)表、會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊、會計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會計(jì)資料。

第七條 單位可以利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會計(jì)檔案。

第八條 同時(shí)滿足下列條件的，單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會計(jì)資料可僅以電子形式保存，形成電子會計(jì)檔案：

(一)形成的電子會計(jì)資料來源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸;

(二)使用的會計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計(jì)資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)表等會計(jì)資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序;

(三)使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計(jì)檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計(jì)檔案的檢索關(guān)系;

(四)采取有效措施，防止電子會計(jì)檔案被篡改;

(五)建立電子會計(jì)檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響;

(六)形成的電子會計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會計(jì)檔案。

第九條 滿足本辦法第八條規(guī)定條件，單位從外部接收的電子會計(jì)資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計(jì)檔案。

第十條 單位的會計(jì)機(jī)構(gòu)或會計(jì)人員所屬機(jī)構(gòu)(以下統(tǒng)稱單位會計(jì)管理機(jī)構(gòu))按照歸檔范圍和歸檔要求，負(fù)責(zé)定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會計(jì)資料整理立卷，編制會計(jì)檔案保管清冊。

第十一條 當(dāng)年形成的會計(jì)檔案，在會計(jì)年度終了后，可由單位會計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管一年，再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。因工作需要確需推遲移交的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機(jī)構(gòu)同意。

單位會計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管會計(jì)檔案最長不超過三年。臨時(shí)保管期間，會計(jì)檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，且出納人員不得兼管會計(jì)檔案。

第十二條 單位會計(jì)管理機(jī)構(gòu)在辦理會計(jì)檔案移交時(shí)，應(yīng)當(dāng)編制會計(jì)檔案移交清冊，并按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。

紙質(zhì)會計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝。電子會計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)將電子會計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。

單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)對電子會計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測，符合要求的才能接收。

第十三條 單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相關(guān)制度利用會計(jì)檔案，在進(jìn)行會計(jì)檔案查閱、復(fù)制、借出時(shí)履行登記手續(xù)，嚴(yán)禁篡改和損壞。

單位保存的會計(jì)檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定必須借出的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。

會計(jì)檔案借用單位應(yīng)當(dāng)妥善保管和利用借入的會計(jì)檔案，確保借入會計(jì)檔案的安全完整，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。

第十四條 會計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為20xx年和30年。

會計(jì)檔案的保管期限，從會計(jì)年度終了后的第一天算起。

第十五條 各類會計(jì)檔案的保管期限原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表執(zhí)行，本辦法規(guī)定的會計(jì)檔案保管期限為最低保管期限。

單位會計(jì)檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，應(yīng)當(dāng)比照類似檔案的保管期限辦理。

第十六條 單位應(yīng)當(dāng)定期對已到保管期限的會計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，并形成會計(jì)檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限;對保管期滿，確無保存價(jià)值的會計(jì)檔案，可以銷毀。

第十七條 會計(jì)檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭，組織單位會計(jì)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員共同進(jìn)行。

第十八條 經(jīng)鑒定可以銷毀的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀：

(一)單位檔案管理機(jī)構(gòu)編制會計(jì)檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時(shí)間等內(nèi)容。

(二)單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會計(jì)管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。

(三)單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織會計(jì)檔案銷毀工作，并與會計(jì)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會計(jì)檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對;在會計(jì)檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。

電子會計(jì)檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)電子檔案的規(guī)定，并由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會計(jì)管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。

第十九條 保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會計(jì)憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的會計(jì)憑證不得銷毀，紙質(zhì)會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，電子會計(jì)檔案單獨(dú)轉(zhuǎn)存，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。

單獨(dú)抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案鑒定意見書、會計(jì)檔案銷毀清冊和會計(jì)檔案保管清冊中列明。

第二十條 單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的，在終止或辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計(jì)檔案，按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置。

第二十一條 單位分立后原單位存續(xù)的，其會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計(jì)檔案。

單位分立后原單位解散的，其會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置，各方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計(jì)檔案。

單位分立中未結(jié)清的會計(jì)事項(xiàng)所涉及的會計(jì)憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。

單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計(jì)檔案。對其中未結(jié)清的會計(jì)事項(xiàng)所涉及的會計(jì)憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由承接業(yè)務(wù)單位保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。

第二十二條 單位合并后原各單位解散或者一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管。單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會計(jì)檔案仍應(yīng)當(dāng)由原各單位保管。

第二十三條 建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會計(jì)檔案，需要移交給建設(shè)項(xiàng)目接受單位的，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工財(cái)務(wù)決算后及時(shí)移交，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。

第二十四條 單位之間交接會計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計(jì)檔案交接手續(xù)。

移交會計(jì)檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會計(jì)檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會計(jì)檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限和已保管期限等內(nèi)容。

交接會計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的單位有關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)督人應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案移交清冊上簽名或蓋章。

電子會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其元數(shù)據(jù)一并移交，特殊格式的電子會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。檔案接受單位應(yīng)當(dāng)對保存電子會計(jì)檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，確保所接收電子會計(jì)檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全。

第二十五條 單位的會計(jì)檔案及其復(fù)制件需要攜帶、寄運(yùn)或者傳輸至境外的，應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第二十六條 單位委托中介機(jī)構(gòu)記賬的，應(yīng)當(dāng)在簽訂的書面委托合同中，明確會計(jì)檔案的管理要求及相應(yīng)責(zé)任。

第二十七條 違反本辦法規(guī)定的單位和個(gè)人，由縣級以上人民政府財(cái)政部門、檔案行政管理部門依據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)處理處罰。

第二十八條 預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料，應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定，不適用本辦法。

第二十九條 不具備設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)或配備檔案工作人員條件的單位和依法建賬的個(gè)體工商戶，其會計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等參照本辦法執(zhí)行。

第三十條 各省、自治區(qū)、直轄市、計(jì)劃單列市人民政府財(cái)政部門、檔案行政管理部門，新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)財(cái)務(wù)局、檔案局，國務(wù)院各業(yè)務(wù)主管部門，中國總后勤部，可以根據(jù)本辦法制定具體實(shí)施辦法。

第三十一條 本辦法由財(cái)政部、國家檔案局負(fù)責(zé)解釋，自20xx年1月1日起施行。1998年8月21日財(cái)政部、國家檔案局的《會計(jì)檔案管理辦法》(財(cái)會字〔1998〕32號)同時(shí)廢止。

附表：1.企業(yè)和其他組織會計(jì)檔案保管期限表(略)

關(guān)于會計(jì)檔案管理辦法里的第五條規(guī)定

第五條

單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)會計(jì)檔案管理工作，建立和完善會計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)和措施，保證會計(jì)檔案的真實(shí)、完整、可用、安全。

(一)客體要件

本罪的客體是會計(jì)檔案管理制度。

會計(jì)檔案，是指會計(jì)憑證、會計(jì)帳簿和財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告等會計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。會計(jì)檔案具有以下主要的特點(diǎn)：

(1)會計(jì)檔案并非是人為故意制造的，而是機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體和企業(yè)事業(yè)單位等會計(jì)主體在會計(jì)活動過程申自然形成的，是具有合法地位的會計(jì)機(jī)構(gòu)和會計(jì)人員依法履行職務(wù)活動的產(chǎn)物。

(2)會計(jì)檔案產(chǎn)生的直接目的，不是為了故意形成會計(jì)檔案供人查閱，而是作為一種核算手段，為了處理會計(jì)事項(xiàng)的需要而產(chǎn)生的。

(3)會計(jì)檔案是反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動的史料，但又不同于一般的文獻(xiàn)資料，文獻(xiàn)資料通常是由特定的機(jī)構(gòu)組織制定的，而會計(jì)檔案是由會計(jì)人員和經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的當(dāng)事人為體現(xiàn)，反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)辦理會計(jì)手續(xù)所形成的。同時(shí)，會計(jì)檔案作為會計(jì)核算的專業(yè)材料、是對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的客觀記錄和描述，沒有經(jīng)過人為的修飾，可以比較客觀地反映當(dāng)時(shí)的經(jīng)濟(jì)活動情況。

(4)會計(jì)檔案是按照一定的規(guī)律集中保存起來的、會計(jì)憑證、會計(jì)帳簿和財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告等會計(jì)資料，不是隨意保留下來就自然形成會計(jì)檔案，而是必須按照一定的要求集中保存起來，才能形成會計(jì)檔案。

會計(jì)檔案具有以下主要的作用，(1)會計(jì)檔案既是國家檔案的重要組成部分，又是各單位的重要檔案，是記錄和反映國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位開展經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動的重要?dú)v史資料和證據(jù)。通過會計(jì)檔案，可以反映出各單位開展經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)辦理會計(jì)手續(xù)、進(jìn)行會計(jì)核算、執(zhí)行會計(jì)制度的情況

(2)會計(jì)檔案可以比較詳細(xì)地反映出一個(gè)單位會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范中的一些情況，如果一個(gè)單位存在會計(jì)帳目混亂、手續(xù)不清、資料散失等問題，可以清楚地從會計(jì)檔案中體現(xiàn)出來;同時(shí)，如果一個(gè)單位存在弄虛作假、違法亂紀(jì)等活動，也可以從會計(jì)檔案中反映和體現(xiàn)出來。

篇4

第二條根據(jù)《暫行規(guī)定》第四條的基本要求，檔案庫房技術(shù)管理工作，是檔案館、室的一項(xiàng)重要經(jīng)常性的工作。省檔案館應(yīng)設(shè)置技術(shù)管理機(jī)制；省級專業(yè)檔案館和地、市、自治州、大型企業(yè)檔案館亦應(yīng)設(shè)置專門機(jī)構(gòu)或配備專人負(fù)責(zé)；縣、區(qū)級檔案館應(yīng)明確分工專人負(fù)責(zé)；各機(jī)關(guān)檔案室也應(yīng)將庫房技術(shù)管理作為一項(xiàng)專人業(yè)務(wù)認(rèn)真抓好。

第三條已經(jīng)按照《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》，建成新庫或基本符合庫建筑設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)的檔案館，應(yīng)切實(shí)重視和抓好庫房技術(shù)管理工作；目前尚未建成新庫房的單位，亦應(yīng)利用現(xiàn)有條件，開展庫房技術(shù)管理工作。

第四條檔案館應(yīng)嚴(yán)格堅(jiān)持專庫專用的原則；機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案室應(yīng)選擇利于通風(fēng)和防潮、防高溫的專門房間作為檔案庫房，不應(yīng)和閱覽室、曬圖室、辦公室共用一室，也不應(yīng)設(shè)在樓房的底層或頂層，以便給開展庫房技術(shù)管理工作創(chuàng)造條件。所有檔案館、室均不得兼作宿舍。

第五條各級各類檔案館、室均應(yīng)結(jié)合具體情況，建立健全檔案庫房技術(shù)管理規(guī)章制度，落實(shí)相應(yīng)的重點(diǎn)防護(hù)措施，提高庫戶的技術(shù)管理水平，基本達(dá)到清潔衛(wèi)生，溫濕度適宜，無蟲霉滋生，防治措施完善，最大限度地處長檔案的壽命。

第六條《暫行規(guī)定》第七、八條規(guī)定的檔案庫戶（含膠片庫、磁帶庫）的溫度應(yīng)控制在14-24℃，相對濕度應(yīng)控制在45-60℃；保存母片的膠片庫溫度應(yīng)控制在13-15℃，相對濕度應(yīng)控制在35-45℃的指標(biāo)范圍。各地除應(yīng)按上述指標(biāo)范圍有效的進(jìn)行庫內(nèi)溫濕度控制調(diào)節(jié)外，根據(jù)不同的氣候條件應(yīng)有所側(cè)重。

（1）地處隴南南部年平均氣溫高于14℃的亞熱帶氣候區(qū)的庫房，應(yīng)在高溫、陰雨季節(jié)做好庫區(qū)降溫、除濕工作，完善庫區(qū)通風(fēng)設(shè)施，選擇適當(dāng)電動機(jī)通風(fēng)降溫。處于該地區(qū)的庫房應(yīng)按照《暫行規(guī)定》第九條要求配備去濕機(jī)。

（2）地處年平均氣溫低于1-6℃的甘南高寒濕潤區(qū)和河西南部高寒蘭干旱區(qū)的庫戶，應(yīng)將庫區(qū)內(nèi)保溫作為技術(shù)管理的得要措施。特別是該氣候區(qū)目前尚未安裝采暖設(shè)備的庫房，尤應(yīng)在冬季根據(jù)實(shí)際條件采取安全可行的措施予以增溫，增溫時(shí)力戒庫溫的急劇變化。

（3）地處其它氣候區(qū)的庫房，亦根據(jù)所在地區(qū)溫濕度變化的特點(diǎn)，采取相應(yīng)的措施予以控制調(diào)節(jié)。

第七條檔案庫房應(yīng)科學(xué)地安置溫濕度測記儀表。地、市、自治州以上檔案館庫房外應(yīng)設(shè)置氣象百葉箱，并合理安放測記裝置；庫內(nèi)的測記儀表應(yīng)安放在中心通風(fēng)位置。溫濕度測記儀表應(yīng)按要求定期校驗(yàn)，以保證其正常工作。

第八條各檔案館、室?guī)靸?nèi)外溫濕度應(yīng)定時(shí)測記并建立資料累積制度。溫濕度測記一般每天兩次，每年進(jìn)行一次綜合分析。掌握本地溫濕度變化規(guī)律，制定綜合處置措施。

第九條利用舊房作為檔案庫房的檔案館、室，要注意維修屋頂、墻基，建立庫房四周排水系統(tǒng)，防止水浸、水濕檔案。

第十條新建和改建、擴(kuò)建庫房峻工后，原則上需經(jīng)蘭年以上通風(fēng)干燥，逐漸排除建筑水分方可將檔案入庫。各地可根據(jù)氣候的具體條件，待濕度基本達(dá)到保管檔案要求時(shí)方可使用。如需提前使用，必須采取去濕措施。

第十一條各檔案館、室應(yīng)設(shè)置消毒室或配備消毒箱。中、小型檔案館相對集中的地、市也可設(shè)備共用或購置流動消毒設(shè)備。尚未設(shè)置或設(shè)備不完善的，應(yīng)設(shè)置和完善起來。

第十二條空庫和木質(zhì)柜應(yīng)事先消毒、殺蟲，入庫的檔案未經(jīng)除塵、來菌不得入庫。消毒殺蟲用藥，盡可能選用較安全的消毒藥劑，并嚴(yán)格按照操作規(guī)程消毒處理。

第十三條《暫行規(guī)定》中第十六、十七條的庫房除塵和防塵，主要應(yīng)采取以下措施：

（1）庫房周圍空地應(yīng)植樹種草，綠化環(huán)境?？蛇x種能大量吸附和滯留塵埃的樹種和草種。對影響、惡化庫房環(huán)境的灰塵和污染源，應(yīng)采取措施予以清除。

（2）庫房應(yīng)設(shè)置和加裝密封門或過渡門，窗戶應(yīng)能全部密封，庫區(qū)通風(fēng)洞要安裝空氣過濾裝置。

（3）適當(dāng)處理庫房地面及墻壁，以防庫內(nèi)起塵。河西走廊等多塵沙地區(qū)，尤應(yīng)加強(qiáng)監(jiān)測手段及除塵措施，處于該地區(qū)的庫房要配備吸塵器。

（4）檔案應(yīng)放在中性或偏堿性卷皮內(nèi)存放于柜中，珍貴檔案可特制嚴(yán)密的紙盒、木盒或多層密封，以使灰塵的侵入減少至最小程度。

（5）建立防塵規(guī)章制度。工作人員進(jìn)庫要換鞋，珍貴檔案庫房謝絕外人參觀；進(jìn)庫的柜架等設(shè)備應(yīng)先行除塵；建立定期的掃除及衛(wèi)生崗位責(zé)任制。

第十四條注意對檔案害蟲的監(jiān)測和防治。檔案柜架內(nèi)要施放驅(qū)蟲劑，以“長效防霉驅(qū)蟲靈”和樟腦精等為好，失效及揮發(fā)殆盡的定期增添更換。

第十五條檔案庫房嚴(yán)禁堆放雜物及食物，清潔工具應(yīng)放置庫外，以免帶來鼠害和其它有害因素。

第十六條檔案庫戶應(yīng)安裝防火和防盜報(bào)警裝置，門窗應(yīng)布設(shè)置有效的防盜措施。

第十七條庫區(qū)應(yīng)安裝消防水龍及配備二氧化碳乙基溴滅水器、二氧化碳滅火器等對檔案無害的滅火設(shè)備，并按照要求定期檢查更換。地、市新建檔案館必須設(shè)置消防系統(tǒng)和安裝防火、防盜報(bào)警裝置。

第十八條庫內(nèi)導(dǎo)電線路不允許有明線，注意安全使用電器設(shè)備，要定期檢查用電線路。庫內(nèi)嚴(yán)禁使用電爐及存放易燃易爆物品，下班后應(yīng)切斷庫內(nèi)所有電源。任何人不得將明火帶進(jìn)檔案庫房。

第十九條各檔案館、室都應(yīng)配備專兼職安全人員，健全安全防范制度，包括門衛(wèi)值班，規(guī)范用火，安全用電，事故報(bào)警，火災(zāi)隱患的排除，消防器材的維護(hù)保養(yǎng)，火災(zāi)事故的報(bào)告、調(diào)查處理等制度，確保檔案的安全。

第二十條房庫不宜采用自然光源，宜選用白熾燈作人工照明光源，并可根據(jù)各庫房的需要，控制其照度。

第二十一條庫房窗戶應(yīng)采取遮陽措施，設(shè)置陽光檔板和厚質(zhì)淺色窗簾。處在年日照百分率大的河西走廊西部、北部的庫房，可在窗玻璃上涂濾紫外線的涂料或采取其它防光措施。

第二十二條各級檔案館、室要經(jīng)常對庫藏檔案進(jìn)行檢查，對因缺乏必要的設(shè)施、裝具或不符合保管條件而造成事故隱患的，應(yīng)創(chuàng)造相應(yīng)的條件，及時(shí)予以改善。對因保管條件惡劣而造成檔案蟲蛀、霉?fàn)€、破損、紙張老化、字跡褪變的，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行合理搶救。

第二十三條各級檔案行政管理部門，對所屬檔案館、室的庫藏檔案每年要進(jìn)行一次抽樣檢查，也可配合上級檔案行政管理部門組織實(shí)施。對檢查出的問題必須及時(shí)研究，認(rèn)真處理。

篇5

一、社保業(yè)務(wù)檔案的概念及特點(diǎn)

2009年7月23日，人力資源社會保障部和國家檔案局以部門規(guī)章的形式聯(lián)合公布了《社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》。它專門規(guī)范了社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理，維護(hù)了社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案真實(shí)、完整和安全，發(fā)揮了檔案的服務(wù)作用，依據(jù)是《中華人民共和國檔案法》和社會保險(xiǎn)相關(guān)法規(guī)制定的檔案規(guī)章。這一規(guī)定，從2009年9月1日起施行，對我們社保部門和社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案工作者來說，是最為直接的一個(gè)關(guān)于檔案管理的規(guī)范性文件?！渡鐣ｋU(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》第三條規(guī)定，本規(guī)定所稱社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案，是指社會保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在辦理社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)過程中，直接形成的具有保存和利用價(jià)值的專業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案具有其獨(dú)特的特征：一是數(shù)量龐大，隨著我國社保制度的改革，全民參保的實(shí)現(xiàn)，社保業(yè)務(wù)檔案數(shù)量會出現(xiàn)爆炸式增長；二是動態(tài)變化，隨著個(gè)人工作單位、工資數(shù)額等情況出現(xiàn)變化，社保業(yè)務(wù)檔案也必須時(shí)刻跟隨具體情況而不斷變化；三是以人為本，社保業(yè)務(wù)檔案是個(gè)人參與社保的原始憑證，也是維護(hù)個(gè)人利益的重要憑證；四是規(guī)范性強(qiáng)，從產(chǎn)生的過程到形成的材料，從辦理程序到繳費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)都具有固定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，不能隨意改變。

二、當(dāng)前社保業(yè)務(wù)檔案管理存在的問題及對策

社保業(yè)務(wù)檔案工作是社保體系建設(shè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，涉及內(nèi)容多、范圍廣、政策性強(qiáng)。社保業(yè)務(wù)檔案是做好社保工作的最基礎(chǔ)的前提，它不僅是參保人員維護(hù)其合法權(quán)益的重要憑證，同時(shí)也是社保部門進(jìn)行科學(xué)管理、提高工作水平的必要條件。

1.當(dāng)前在社保業(yè)務(wù)檔案管理工作中存在的主要問題一是不夠重視。主要是對社保業(yè)務(wù)檔案的管理缺少相應(yīng)的投入，人員配備、經(jīng)費(fèi)不到位等。有些部門沒有專門的檔案室，部分檔案室不符合標(biāo)準(zhǔn)，檔案隨意保存、丟失的情況比較嚴(yán)重，部分業(yè)務(wù)人員存在概念不清、檔案意識淡漠的問題。二是檔案多頭管理，缺乏規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。社保業(yè)務(wù)檔案由于涉及的面比較廣泛，有養(yǎng)老保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)等不同類別，不一樣的類別的檔案分別歸屬不一樣的部門管理，造成一個(gè)人的保險(xiǎn)資料分別保存在不一樣的機(jī)構(gòu)。雖然2009年7月23日，人力資源社會保障部和國家檔案局以部門規(guī)章的形式聯(lián)合公布了《社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》，我省社保系統(tǒng)也于2010年2月25日起施行了《吉林省社會保險(xiǎn)檔案管理制度》，但其他類別的社保檔案管理缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，造成水平參差不齊，運(yùn)行機(jī)制和工作秩序缺乏科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。三是業(yè)務(wù)素質(zhì)不強(qiáng)，信息開發(fā)滯后。社保管理機(jī)構(gòu)對檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)較少，開展經(jīng)驗(yàn)交流不多，檔案專業(yè)人才很少，兼職檔案工作者業(yè)務(wù)水平偏低，影響了檔案管理工作的水平和效率。不能有效地開發(fā)社保業(yè)務(wù)檔案的信息資源，社保管理部門缺乏全局意識和長遠(yuǎn)意識，沒有充分認(rèn)識到社會保險(xiǎn)檔案的信息開發(fā)對推動社會保險(xiǎn)改革所起的重要作用。

篇6

要做好士兵檔案的管理，首先應(yīng)該從嚴(yán)格管控新兵檔案入手。新兵檔案主要由入伍材料和新訓(xùn)材料組成，是士兵檔案的基礎(chǔ)。多年來由于個(gè)別單位對新兵檔案管理重視程度不夠，導(dǎo)致新兵檔案材料丟失、缺件、損壞等問題頻發(fā)，給后期士兵檔案的管理工作帶來了不利影響。

一、新兵檔案管理存在的主要問題

（一）思想重視程度不高

新兵的入伍材料主要來自于各地區(qū)的人武部門或士兵入伍前就讀學(xué)校，在檔案材料產(chǎn)生過程中標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，信息不齊全，填寫不規(guī)范的現(xiàn)象普遍存在。軍隊(duì)各單位負(fù)責(zé)接收入伍材料，針對存在問題認(rèn)為是地方單位的事與部隊(duì)無關(guān)，沒有及時(shí)與相關(guān)單位部門進(jìn)行溝通解決，給后期的檔案管理及士兵退役安置工作埋下了隱患。

（二）入伍前材料填寫不規(guī)范

新兵入伍前檔案材料主要包括：《應(yīng)征公民體格檢查表》、《應(yīng)征公民政治考核表》、《應(yīng)征公民入伍批準(zhǔn)書》以及黨團(tuán)材料和學(xué)生檔案等。征兵過程中由于時(shí)間緊、涉及部門多，部分規(guī)定程序沒有嚴(yán)格按照規(guī)定落實(shí)，導(dǎo)致入伍檔案材料中士兵個(gè)人信息與實(shí)際情況不符，或相關(guān)材料內(nèi)容不一致現(xiàn)象發(fā)生。

（三）審核材料不細(xì)致

部分軍隊(duì)接收單位在接收新兵檔案材料時(shí)沒有按照要求對材料逐份進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的審核，導(dǎo)致新兵入伍后出現(xiàn)檔案缺件、姓名錯(cuò)誤、出生年月或黨團(tuán)時(shí)間涂改等問題。

（四）檔案保管不正規(guī)

在新兵訓(xùn)練期間，部分單位為方便利用士兵檔案將檔案存放在各自新訓(xùn)中隊(duì)，沒有上交上級檔案主管部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，這種行為容易出現(xiàn)因管理方法不當(dāng)造成檔案材料丟失，或隨意查閱、私自裝入檔案材料等問題。

二、管理過程中應(yīng)重點(diǎn)把握的幾個(gè)問題

（一）要把好思想認(rèn)識關(guān)

涉及新兵檔案產(chǎn)生和管理的兵員征集單位、接收單位、新訓(xùn)單位和士兵所在單位，要利用專題會議和業(yè)務(wù)培訓(xùn)等時(shí)機(jī)，搞好宣傳教育，明確做好新兵檔案管理的重要意義。規(guī)范新兵檔案管理是落實(shí)《士兵檔案管理規(guī)定》、服務(wù)部隊(duì)建設(shè)的現(xiàn)實(shí)需要，檔案管理制度不落實(shí)，工作不到位將對士兵個(gè)人成長進(jìn)步造成現(xiàn)實(shí)危害。檔案管理工作者在工作中要以嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度對待新兵檔案的接收、鑒定、建立、收集、整理、保管等各項(xiàng)工作。

（二）把好業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)

各級機(jī)關(guān)要利用兵員參謀業(yè)務(wù)培訓(xùn)、接兵骨干培訓(xùn)、新訓(xùn)骨干集訓(xùn)等時(shí)機(jī)，及時(shí)搞好新兵檔案材料形成的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，明確注意事項(xiàng);檔案主管部門要針對各個(gè)環(huán)節(jié)容易出現(xiàn)的問題，規(guī)范信息采集流程、下發(fā)填寫說明，制作采集樣表，幫助相關(guān)人員提高業(yè)務(wù)水平;檔案材料形成單位要指定專人負(fù)責(zé)新兵數(shù)據(jù)采集和材料填寫，同時(shí)對士兵本人明確相關(guān)要求和注意事項(xiàng)，指導(dǎo)士兵按規(guī)范填寫上報(bào)相關(guān)信息，防止出現(xiàn)材料收集不及時(shí)，信息采集不準(zhǔn)確等問題。

（三）把好檔案材料接收審核關(guān)

新兵檔案材料的接收審核是士兵檔案管理的首要環(huán)節(jié)，檔案材料接收審核是否符合要求，關(guān)系到士兵的成長進(jìn)步和檔案的保管、利用、轉(zhuǎn)遞等各環(huán)節(jié)工作的順利開展。士兵檔案管理人員應(yīng)在新兵到達(dá)部隊(duì)后根據(jù)士兵來源的不同，區(qū)分普通應(yīng)征公民入伍士兵、大學(xué)畢業(yè)生入伍士兵、在校大學(xué)生入伍士兵及直招士官入伍等不同類別，及時(shí)準(zhǔn)確的接收士兵的入伍材料、黨團(tuán)材料、學(xué)生檔案等相關(guān)材料，并嚴(yán)格按照《士兵檔案管理規(guī)定》要求，對逐人逐份檔案材料進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的審核、鑒別。確保新兵檔案材料齊全完整、內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確。

（四）把好檔案材料整理關(guān)

一是填寫檔案材料一律使用黑色鋼筆或中性簽字筆，字跡要工整、清晰，內(nèi)容要簡明扼要，不得使用同音字、錯(cuò)別字或不規(guī)范的簡化字。二是新兵檔案填寫表格除上級統(tǒng)一制發(fā)外，自制表格一定要嚴(yán)格按照上級統(tǒng)一下發(fā)模板式樣進(jìn)行印制，避免出現(xiàn)各單位表格形式多樣、五花八門的現(xiàn)象。三是檔案排序要嚴(yán)格按照《士兵檔案管理規(guī)定》中明確的材料放置順序，按入伍材料、黨（團(tuán)）材料、警銜職務(wù)晉升調(diào)整材料、獎懲材料等類別和時(shí)間順序進(jìn)行準(zhǔn)確排列，并完成檔案材料目錄，將材料序號、名稱、頁數(shù)、形成時(shí)間、備注等內(nèi)容逐一填寫在目錄中。四是發(fā)現(xiàn)檔案材料內(nèi)容錯(cuò)誤時(shí)，不可隨意進(jìn)行涂改。重要內(nèi)容需要更正時(shí)，屬入伍前情況的須由地方縣級主管部門做出書面證明;屬入伍后情況的，須由團(tuán)級以上單位有關(guān)部門做出書面證明，經(jīng)警務(wù)部門核實(shí)后予以更正，并將證明材料裝入檔案。

（五）把好檔案材料保管關(guān)

按照規(guī)定新兵到達(dá)部隊(duì)后，其檔案應(yīng)交由團(tuán)級以上單位警務(wù)部門進(jìn)行集中保管，存放在士兵檔案室，并指定專人負(fù)責(zé)管理。新兵在新訓(xùn)期間或下連后所形成的檔案材料，必須經(jīng)警務(wù)部門審核后才能歸檔，士兵檔案保管員和其他人員不得擅自裝入檔案材料。在日常管理過程中要嚴(yán)格落實(shí)查借閱審批登記制度，規(guī)范新兵檔案的保管。

篇7

關(guān)鍵詞：市政管理；市政建設(shè)；作用

1市政檔案管理的內(nèi)涵

隨著城市進(jìn)程的加快，市政基礎(chǔ)設(shè)施逐漸完善，城市規(guī)劃起著越來越重要的作用，然而不管是建造一個(gè)新的城市，還是在舊城的基礎(chǔ)上做出相應(yīng)的改動，又或者其他與城市建設(shè)具有緊密聯(lián)系的工程建設(shè)和規(guī)劃，都需要充分發(fā)揮市政工程檔案的作用，為城市規(guī)劃和建設(shè)提供重要的參考依據(jù)?？梢姡姓n案管理在促進(jìn)城市建設(shè)方面起著至關(guān)重要的作用。

2市政檔案管理的作用

2.1市政檔案是城市總體規(guī)劃的基礎(chǔ)

在城市建設(shè)過程中，市政專業(yè)規(guī)劃是城市總體規(guī)劃的重要組成部分。不管是打造一座新的城市，還是對舊城進(jìn)行翻新改造，都需要掌握城市所有的道路交通狀況、地下管網(wǎng)情況（供水、供熱、排水等）及城市防洪抗災(zāi)能力等。這些信息的來源與市政檔案密不可分。只有做好市政檔案管理工作，提供準(zhǔn)確詳實(shí)的基礎(chǔ)資料，才能保證規(guī)劃編制和調(diào)整的合理性、科學(xué)性和準(zhǔn)確性。

2.2市政檔案是市政工程質(zhì)量保證體系的重要組成部分

根據(jù)《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》的有關(guān)規(guī)定：“要建立健全項(xiàng)目檔案，違反本條例規(guī)定，建設(shè)工程竣工驗(yàn)收后，建設(shè)單位未向建設(shè)行政主管部門或其他有關(guān)部門移交建設(shè)項(xiàng)目檔案的，責(zé)令改正，處1萬元以上，10萬元以下的罰款”。之后，我國建設(shè)部又從實(shí)際出發(fā)制定了《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》規(guī)定中明確提出：“工程檔案管理的負(fù)責(zé)機(jī)構(gòu)是城建檔案館，工程完工后的預(yù)驗(yàn)收工作應(yīng)交由市政檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，在預(yù)驗(yàn)收合格之后應(yīng)由城建檔案管理機(jī)構(gòu)給出檔案認(rèn)可文件”。從中可以看出，實(shí)施工程竣工驗(yàn)收的重要前提是工程檔案必須合格，不僅有助于提高市政工程檔案管理水平，還有助于為市政工程的質(zhì)量提供可靠的保障。

2.3市政檔案是科技資源的儲備庫

從事市政建設(shè)工作，不但需要充分的物質(zhì)資源和資金，同時(shí)需要設(shè)計(jì)文件、勘測、施工和預(yù)算資料等科技資源。利用現(xiàn)有的市政檔案資料，可以啟迪思路、開闊視野，促進(jìn)科研工作的發(fā)展。通過現(xiàn)有的市政檔案資料的分析比較，有助于探索市政建設(shè)的發(fā)展變化規(guī)律，為市政建設(shè)決策者提供依據(jù)，為科研指明方向。

3加強(qiáng)市政檔案管理工作的對策

3.1認(rèn)真貫徹及落實(shí)《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》

在市政工程建設(shè)過程中，市政建設(shè)工作人員起著重要的能動作用，其業(yè)務(wù)技能及綜合素質(zhì)對市政建設(shè)的質(zhì)量和水平起著直接性的影響。因此，為進(jìn)一步提高市政檔案管理水平，就要加強(qiáng)市政建設(shè)工作者的法律意識，使其能夠在工作中自覺遵守《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》中的具體要求，切實(shí)做好自己的工作，將市政檔案的整理、收集以及歸檔等諸多方面的工作認(rèn)真落實(shí)到位，為入館后檔案資料的準(zhǔn)確性和完整性提供可靠的保障，從而實(shí)現(xiàn)提高市政檔案管理水平及市政建設(shè)水平的目的。

3.2建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的市政檔案

市政檔案的標(biāo)準(zhǔn)化在市政建設(shè)過程中占據(jù)著十分重要的地位。檔案標(biāo)準(zhǔn)化是規(guī)范化管理的基礎(chǔ)，建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化檔案是國家的要求，也是城市可持續(xù)發(fā)展的需要。為了最大發(fā)揮市政檔案的作用，市政檔案管理人員在對檔案收集、整理以及立卷歸檔驗(yàn)收、移交等各個(gè)工作環(huán)節(jié)過程中，要嚴(yán)格按照 相關(guān)文件檔案管理規(guī)范中的具體規(guī)定和要求執(zhí)行，以確保市政檔案的管理能夠變得更加標(biāo)準(zhǔn)化，提高市政檔案的管理水平，為提高市政工程建設(shè)提供可靠的保障。

3.3保證市政檔案的延續(xù)性

隨著城市化進(jìn)程的不斷加快，城市對市政工程的要求越來越高，為適應(yīng)城市的發(fā)展變化，需要在原有發(fā)展的基礎(chǔ)上做出快速的更新與轉(zhuǎn)變，城市的點(diǎn)、線、面有所變化，市政檔案必須跟上，確保其延續(xù)性。因此要不斷加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能和素質(zhì)水平，提高市政檔案的質(zhì)量及管理水平，為市政工程建設(shè)水平的提高提供可靠的信息依據(jù)。市政檔案在管理過程中需要從城市發(fā)展的實(shí)際情況出發(fā)作出相應(yīng)的改變和創(chuàng)新，只有確保檔案的延續(xù)性，以便市政工程建設(shè)人員能夠在實(shí)際工作過程中有的放矢，從而實(shí)現(xiàn)提高市政建設(shè)水平的目的。

3.4市政檔案管理自動化

在科技日異月新的今天，辦公條件得到了很大的改善和提高，市政檔案管理工作更應(yīng)該實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)自動化，充分利用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)信息，使檔案管理工作更加自動化、規(guī)范化，有利于檔案人員的效率提高。如可以將重要的文件信息、紙張上的文字信息輸入到計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)中，使地下管網(wǎng)監(jiān)測網(wǎng)絡(luò)得以建立，這種做法不僅能夠大大降低紙質(zhì)檔案的經(jīng)濟(jì)成本，還能夠快速地查找到城市中不同地點(diǎn)、不同時(shí)間地下管網(wǎng)存在的諸多問題，以便采取及時(shí)有效的措施使問題得到有效的解決，為城市人們正常的生活秩序提供可靠的保障。因此，需要實(shí)現(xiàn)市政檔案管理的自動化，減少紙質(zhì)檔案的數(shù)量，降低經(jīng)濟(jì)成本的投入，從而實(shí)現(xiàn)提高檔案管理人員工作效率及促進(jìn)市政建設(shè)的目的。

3.5建立市政檔案檢查和調(diào)審制度

市政檔案全面記錄了市政工程建設(shè)、管理養(yǎng)護(hù)工作登實(shí)踐活動，因此真實(shí)性是市政檔案的基礎(chǔ)與核心。如果不能準(zhǔn)確反映工作實(shí)踐活動，那么檔案就失去了它的作用和價(jià)值。因此，應(yīng)定期對重點(diǎn)項(xiàng)目的檔案進(jìn)行檢查和調(diào)審，確保檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

4結(jié)語

總之，城市的建設(shè)需要大量的市政檔案，用來指導(dǎo)城市的改造、開發(fā)，加強(qiáng)市政檔案的管理，可以隨時(shí)發(fā)現(xiàn)并及時(shí)解決城市日常運(yùn)轉(zhuǎn)中出現(xiàn)的故障，可以準(zhǔn)確判斷市政設(shè)施的利用價(jià)值。在此基礎(chǔ)上，才能實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理市政設(shè)施、減少勘測設(shè)計(jì)及試驗(yàn)費(fèi)用、節(jié)約建設(shè)資金，從而提高社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，并創(chuàng)造良好的投資環(huán)境。

參考文獻(xiàn)：

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【關(guān)鍵詞】基層央行 會計(jì)檔案管理 對策建議

會計(jì)檔案作為央行會計(jì)信息的保存載體，是記錄和反映人民銀行各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動的會計(jì)史料，其憑證依據(jù)性很強(qiáng)，不僅是經(jīng)濟(jì)金融決策的重要依據(jù)，而且對保護(hù)央行財(cái)產(chǎn)、執(zhí)行央行財(cái)經(jīng)紀(jì)律起到監(jiān)督作用。因其具有較強(qiáng)的專業(yè)性、廣泛性和嚴(yán)密性，因此，對其加強(qiáng)管理非常必要。然而，在長期以來的會計(jì)工作實(shí)踐中，基層央行往往只注重日常的會計(jì)核算工作，對會計(jì)檔案管理這一會計(jì)管理的最后環(huán)節(jié)，往往容易被忽視，形成會計(jì)管理工作的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，直接影響了會計(jì)管理工作的質(zhì)量和水平。且隨著央行會計(jì)（營業(yè)）、國庫、貨幣金銀等部門核算業(yè)務(wù)的不斷系統(tǒng)化、集中化、電子化發(fā)展，目前央行會計(jì)檔案管理已不能適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要，實(shí)際操作中暴露出諸多問題，亟待進(jìn)一步規(guī)范和解決。

一、當(dāng)前基層央行會計(jì)檔案管理現(xiàn)狀

由于人民銀行會計(jì)核算業(yè)務(wù)分散，按會計(jì)資料形成部門，人民銀行會計(jì)檔案包括營業(yè)會計(jì)檔案、國庫會計(jì)檔案、發(fā)行會計(jì)檔案、經(jīng)費(fèi)會計(jì)檔案、基建會計(jì)檔案等。受當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)、單位環(huán)境、設(shè)備配置、人員素質(zhì)等因素影響，目前，基層央行會計(jì)檔案管理具有多元化、動態(tài)化的模式特征。主要分為以下幾種管理模式：

（一）會計(jì)檔案集中統(tǒng)一管理

即建立中心支行綜合檔案室，由中心支行檔案管理部門對本單位所有檔案（含會計(jì)檔案）實(shí)行集中統(tǒng)一管理。央行會計(jì)集中核算系統(tǒng)產(chǎn)生的所有會計(jì)資料（包括中心支行核算中心、專柜和縣支行網(wǎng)點(diǎn)柜產(chǎn)生的資料）和中心支行國庫部門的會計(jì)憑證、賬表、清單、系統(tǒng)工作日志等會計(jì)資料經(jīng)事后監(jiān)督中心監(jiān)督完畢后，由事后監(jiān)督中心負(fù)責(zé)定期裝訂、歸檔，并辦理日常會計(jì)檔案查詢和保管，期滿后于中心支行綜合檔案管理部門移交等事宜。

（二）會計(jì)檔案分級管理

即在央行系統(tǒng)內(nèi)對會計(jì)檔案實(shí)行分級管理，即中心支行、縣級支行會計(jì)核算資料經(jīng)中心支行事后監(jiān)督中心監(jiān)督后，形成的會計(jì)檔案仍返歸各級行檔案部門自行保管，由其負(fù)責(zé)歸檔、查詢等后續(xù)管理工作。

（三）會計(jì)檔案分散管理

即由各級行的會計(jì)、國庫、營業(yè)、發(fā)行等部門對自身業(yè)務(wù)核算形成的會計(jì)檔案自行進(jìn)行管理。

目前基層央行會計(jì)檔案管理多為適當(dāng)集中的分級管理模式。即營業(yè)會計(jì)檔案、中心支行國庫會計(jì)檔案集中到中心支行事后監(jiān)督中心，由其保管或定期移交中心支行綜合檔案室。發(fā)行會計(jì)檔案及縣級國庫會計(jì)檔案經(jīng)事后監(jiān)督中心監(jiān)督完畢后，返還至貨幣金銀部門或縣支行，由其自行保管，而經(jīng)費(fèi)會計(jì)檔案和基建會計(jì)檔案則由負(fù)責(zé)核算部門保管。

二、會計(jì)檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理意識淡薄

各業(yè)務(wù)部門只重視業(yè)務(wù)不出問題，忽略了會計(jì)業(yè)務(wù)在會計(jì)檔案形成過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)。在實(shí)際工作中，會計(jì)人員對會計(jì)業(yè)務(wù)非常熟練，經(jīng)常參加會計(jì)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，但對檔案知識，特別是對會計(jì)檔案規(guī)范化管理知之甚少，也沒有參加過會計(jì)檔案管理的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，造成會計(jì)檔案管理質(zhì)量不高，達(dá)不到規(guī)范化管理要求。

（二）會計(jì)檔案管理制度不健全

《中國人民銀行會計(jì)檔案管理規(guī)定》只是一個(gè)指導(dǎo)性的管理規(guī)定，不少基層行沒有制定實(shí)施細(xì)則，沒有制定較為完善的會計(jì)立卷、歸檔、保管等制度，對會計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、整理標(biāo)準(zhǔn)、移交等問題沒有作出具體的可操作性強(qiáng)的規(guī)定，也沒有把會計(jì)檔案規(guī)范化管理納入會計(jì)人員崗位責(zé)任制中。

（三）會計(jì)檔案歸檔不及時(shí)

部分重要業(yè)務(wù)科室的會計(jì)檔案沒有及時(shí)整理、裝訂、歸檔，而是放置在各職能科室?？陀^上講，會計(jì)檔案放置在職能科室方便查閱利用，而歸入檔案室保管會給調(diào)閱利用造成一些不便。但會計(jì)檔案不及時(shí)歸檔，一方面不符合會計(jì)檔案法規(guī)定要求，另一方面，由于缺乏專業(yè)保管條件和專職保管人員，容易出現(xiàn)會計(jì)檔案遺漏和丟失的現(xiàn)象。

（四）管理分散，安全隱患較大

有的行雖然建立了統(tǒng)一的檔案保管庫，但沒有實(shí)行真正意義上的集中統(tǒng)一管理，而是在檔案保管庫指定各部門擺放會計(jì)檔案的位置，會計(jì)檔案仍由各部門指定人員保管。由于各部門會計(jì)檔案保管員同時(shí)擁有單位統(tǒng)一檔案保管庫的鑰匙，進(jìn)出檔案保管庫不受任何限制，管理不嚴(yán)謹(jǐn)，很容易使會計(jì)檔案存在遺失風(fēng)險(xiǎn)；有的行會計(jì)檔案由各部門自行保管，由于沒有單獨(dú)的檔案庫房和充足的檔案柜存放，辦公室哪里有鐵皮柜就往哪里放，隨意性很強(qiáng)，加之相關(guān)人員頻繁往來，環(huán)境嘈雜，十分不利于檔案的安全保管。

（五）紙質(zhì)會計(jì)檔案與存儲會計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案沒有同步歸檔

《中國人民銀行會計(jì)檔案管理規(guī)定》規(guī)定：會計(jì)檔案可采用紙、磁帶、磁盤、光盤、縮微膠片等方便實(shí)用、易于保管的介質(zhì)保存，磁盤保存的會計(jì)檔案應(yīng)半年檢查并復(fù)制一次，磁帶保管的會計(jì)檔案應(yīng)一年檢查并復(fù)制一次，光盤、縮微膠片保存的檔案每兩年檢查并復(fù)制一次。然而，在實(shí)際工作中，基層行形成的大量磁介質(zhì)會計(jì)檔案基本上由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員保管，有的機(jī)構(gòu)未配備防磁柜，而將磁介質(zhì)檔案隨意放置在普通檔案柜中，更不用說及時(shí)對破損、變質(zhì)會計(jì)檔案進(jìn)行復(fù)制、修復(fù)或其他技術(shù)處理，存在所備份數(shù)據(jù)無法恢復(fù)業(yè)務(wù)的可能性。有的未按規(guī)定期限保管磁介質(zhì)檔案，不符合“統(tǒng)一會計(jì)檔案以不同介質(zhì)保存時(shí)，保管期限應(yīng)該一致”的管理要求。

（六）監(jiān)督檢查不到位，不規(guī)范操作得不到糾正

在會計(jì)工作檢查中，檢查單位或部門往往只注重會計(jì)業(yè)務(wù)規(guī)范的檢查，對會計(jì)檔案的檢查僅限于檔案登記簿的登記保管和檔案的裝訂整理等，對于檔案歸類的正確性、入檔的及時(shí)性和全面性以及安全性等檢查較少，使會計(jì)檔案處于“失控”狀態(tài)。

三、加強(qiáng)會計(jì)檔案管理的措施與建議

（一）制訂完善會計(jì)檔案管理制度，確保檔案規(guī)范化管理

根據(jù)現(xiàn)行的《中國人民銀行會計(jì)檔案管理規(guī)定》，制定《會計(jì)檔案歸檔整理實(shí)施細(xì)則》，統(tǒng)一指導(dǎo)會計(jì)（營業(yè)）、國庫、貨幣金銀業(yè)務(wù)會計(jì)資料的收集、整理和歸檔，統(tǒng)一央行會計(jì)檔案的歸檔類別、編號方法、保管期限等。同時(shí)，整合現(xiàn)有各部門會計(jì)檔案管理制度，使各基層行之間、同一基層行各業(yè)務(wù)部門之間的會計(jì)（營業(yè)）、國庫、貨幣金銀會計(jì)檔案歸檔類別、編號方法及同類會計(jì)檔案保管期限達(dá)到一致，進(jìn)一步規(guī)范會計(jì)檔案管理。

（二）實(shí)行會計(jì)檔案集中統(tǒng)一管理，防范安全隱患

把各部門的會計(jì)檔案集中移交到檔案保管庫，由本行綜合檔案管理部門統(tǒng)一管理，既可以減少會計(jì)檔案在部門人員中經(jīng)常移交的煩瑣手續(xù)，又可以使檔案部門嚴(yán)密保管好會計(jì)檔案，做到“防火”、“防蟲”、“防鼠”、“防塵”等“十防”，這樣一來，既便于檔案的庫房管理，又確保了檔案的安全完整。

（三）加強(qiáng)會計(jì)人員崗位培訓(xùn)，提高會計(jì)檔案案卷質(zhì)量

會計(jì)人員是會計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人，會計(jì)人員對會計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計(jì)檔案質(zhì)量的高低。因此，必須將會計(jì)檔案管理及操作技能的培訓(xùn)納入會計(jì)人員上崗前的培訓(xùn)。同時(shí)，檔案管理部門和業(yè)務(wù)部門要聯(lián)合起來，組織會計(jì)人員學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理制度，聘請專家為會計(jì)人員授課，使每位會計(jì)人員認(rèn)識到會計(jì)檔案和會計(jì)檔案管理的重要性，并熟練掌握會計(jì)檔案管理的基本知識與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會計(jì)檔案的整理規(guī)范工作。

篇9

談到檔案工作，部分專業(yè)檔案中也存在正卷和副卷的名詞概念。例如：

1994年印發(fā)的《派出所檔案管理規(guī)定》中第五條：根據(jù)公安部《關(guān)于重點(diǎn)人口管理工作規(guī)定》，對列管的重點(diǎn)人口(包括暫住人口中的重點(diǎn)人口)進(jìn)行管理中形成的有關(guān)材料，應(yīng)當(dāng)建立重點(diǎn)人口卷。已經(jīng)查實(shí)的有法律效用的材料，立為正卷；內(nèi)部審批的和未經(jīng)查實(shí)的材料，立為副卷。

1991年印發(fā)的《人民法院訴訟文書立卷歸檔辦法》中第二十一條規(guī)定了“各類案件副卷訴訟文書材料的排列順序”，閱卷筆錄，案件承辦人的審查報(bào)告，承辦人與有關(guān)部門內(nèi)部交換意見的材料或筆錄，有關(guān)本案的內(nèi)部請示及批復(fù)，合議庭評議案件筆錄，審判庭研究、匯報(bào)案件記錄，審判委員會討論記錄，案情綜合報(bào)告原、正本，判決書、裁定書原本，審判監(jiān)督表或發(fā)回重審意見書和其他不宜對外公開的材料都在副卷之中。

1991年印發(fā)的《公安業(yè)務(wù)檔案管理辦法》中的政治偵察案卷、刑事偵查案卷、預(yù)審案卷、調(diào)查案卷、組織案卷等類檔案均需要建立副卷。

在地方專業(yè)主管部門和檔案行政管理部門參與制發(fā)的專業(yè)檔案管理制度中，也出現(xiàn)了正副卷的字樣。如2010年印發(fā)的《廣東省勞動人事爭議仲裁檔案管理辦法》中第七條：勞動人事爭議仲裁檔案文書材料按照利于保密、方便利用的原則，分別立正卷和副卷。

既然正副卷名詞概念在如此多的專業(yè)檔案中出現(xiàn)，是否意味著按字面理解，正卷和副卷各自包含的檔案形式、內(nèi)容、保存價(jià)值差別巨大呢?

筆者認(rèn)為顯然不是。例如在《勞動人事爭議仲裁辦案規(guī)則》中規(guī)定：副卷包括：評議記錄、立案審批表、調(diào)查提綱、閱卷筆錄、會議筆錄、底稿、結(jié)案審批表等。仔細(xì)分析可以看出，副卷包含的文件材料都是在仲裁過程之中形成的，是完整的仲裁檔案中不可或缺的組成部分。缺少任何一種材料只能說明仲裁過程某個(gè)環(huán)節(jié)沒有進(jìn)行或者是歸檔未實(shí)現(xiàn)齊全完整。這些文件材料是仲裁過程中部分環(huán)節(jié)的真實(shí)記錄，是仲裁檔案的組成部分，根本沒必要列為副卷。公安業(yè)務(wù)檔案、人民法院訴訟檔案的副卷情況類似，也需要和正卷一起移交。又例如《罪犯、勞教人員檔案管理暫行規(guī)定》中第六條中規(guī)定：罪犯、勞教人員釋放、解教、死亡和撤銷勞動教養(yǎng)之后，其檔案應(yīng)進(jìn)行整理，正副卷合并，每個(gè)人的檔案組成一卷或數(shù)卷。這說明正卷、副卷內(nèi)的檔案材料同樣重要，不能厚此薄彼。既然如此，又何必將其先分開后合并，增加基層檔案工作人員的無效工作呢?

據(jù)筆者了解，在實(shí)際工作中，仲裁檔案的正卷是可以讓申請人、被申請人查閱、復(fù)制的，而副卷牽涉到仲裁工作人員對當(dāng)事雙方利益平衡問題，因而不能向申請人、被申請人提供利用。這一做法源于2002年12月7日實(shí)施的《最高人民法院關(guān)于訴訟人查閱民事案件材料的規(guī)定》中的條文，民事案件的當(dāng)事人及訴訟人可免費(fèi)到法院查閱本人案件的案卷，查閱案卷的范圍僅限于“正卷”，包括書、答辯書、庭審筆錄及各種證據(jù)材料等。

如果說在若干年前手工立卷方式下，必須通過實(shí)體分開以達(dá)到限制利用的目的，那么在計(jì)算機(jī)管理非常普及、以件為單位進(jìn)行整理的今天，再提正副卷這樣的名詞概念就顯得很滯后了。有關(guān)部門完全可以通過單獨(dú)標(biāo)識、單件利用的方式解決限制利用問題，沒必要再使用似是而非的名詞概念。

不過也有例外，《派出所檔案管理規(guī)定》中的副卷中包括“未經(jīng)查實(shí)的重大嫌疑線索和群眾檢舉材料……耳目提供未證實(shí)的材料”等材料，而后面又規(guī)定“已查明否定的嫌疑材料”屬于不歸檔范圍。這就是自相矛盾的規(guī)定，屬于不歸檔范圍的材料為什么要納入到檔案的副卷去呢?這恐怕就是常識性錯(cuò)誤了。

在此需要特別指出的是，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》實(shí)施辦法第四條規(guī)定“國務(wù)院各部門經(jīng)國家檔案局同意，省、自治區(qū)、直轄市人民政府各部門經(jīng)本級人民政府檔案行政管理部門同意，可以制定本系統(tǒng)專業(yè)檔案的具體管理制度和辦法”。如果專業(yè)主管機(jī)關(guān)擅自專業(yè)檔案管理制度，就多多少少有違法的嫌疑。

篇10

【關(guān)鍵詞】工程設(shè)計(jì)；檔案；管理

在設(shè)計(jì)中形成的工程檔案和資料是一筆很大的財(cái)富，這些檔案資料是設(shè)計(jì)院的命脈，具有極高的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，對設(shè)計(jì)院今后的壯大及發(fā)展有著非常重要的參考價(jià)值。設(shè)計(jì)檔案不僅服務(wù)于本企業(yè)的設(shè)計(jì)人員，同時(shí)也服務(wù)于業(yè)主和施工單位等，這類工程設(shè)計(jì)檔案往往具有其自身的特點(diǎn)。檔案種類繁多，包括設(shè)計(jì)前期資料、圖紙、電子圖檔等；檔案形成的周期長，工程設(shè)計(jì)檔案有的設(shè)計(jì)周期長，周期能達(dá)到數(shù)十年；檔案數(shù)量大，一個(gè)大型工程的圖紙有成百上千張，檔案的使用效率高等特點(diǎn)。規(guī)范設(shè)計(jì)檔案管理工作，對于提高設(shè)計(jì)院的管理層次有著非常重要的指導(dǎo)作用。本文將圍繞加大檔案管理力度，增強(qiáng)檔案意識；建立健全檔案管理規(guī)章制度；強(qiáng)化檔案管理人員的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的素質(zhì)；推進(jìn)工程設(shè)計(jì)檔案信息化建設(shè)和加強(qiáng)檔案開發(fā)利用，結(jié)合筆者實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，介紹如何在新形勢下開展工程設(shè)計(jì)檔案管理。

一、加大檔案管理力度，增強(qiáng)檔案意識

加大檔案管理力度，確保檔案工作與設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)的開展同步進(jìn)行，促進(jìn)設(shè)計(jì)院檔案工作的科學(xué)發(fā)展。明確各部室檔案管理人員職責(zé)，加強(qiáng)過程監(jiān)管，將檔案工作納入設(shè)計(jì)院管理體系，對檔案工作從項(xiàng)目開始直至項(xiàng)目結(jié)束（或竣工）進(jìn)行全程管理和前端控制，將歸檔職責(zé)納入設(shè)計(jì)經(jīng)理和專業(yè)負(fù)責(zé)人的考核中，促使檔案工作順利開展，保證檔案的完整、齊全、準(zhǔn)確。同時(shí)，強(qiáng)化宣傳力度，通過檔案知識培訓(xùn)、競賽等活動，增強(qiáng)各級人員的檔案意識，特別是增強(qiáng)院領(lǐng)導(dǎo)和咨詢設(shè)計(jì)事業(yè)部總經(jīng)理的檔案意識。領(lǐng)導(dǎo)重視了，制度的執(zhí)行，合理化的建議，檔案設(shè)備的購置，人員的配備等問題才會迎刃而解。領(lǐng)導(dǎo)重視了，檔案管理力度才會加強(qiáng)，才會真正把歸檔和員工績效掛鉤，進(jìn)一步提升員工的檔案意識，從而達(dá)到全面提高設(shè)計(jì)院檔案管理的目的。

二、建立健全檔案管理規(guī)章制度

建立健全檔案管理制度是做好檔案管理工作、發(fā)揮檔案作用的基本保證。由于工程設(shè)計(jì)檔案種類繁多，數(shù)量大，有的設(shè)計(jì)周期長，周期能達(dá)到數(shù)十年，甚至還需要多次的修改補(bǔ)充，這使得工程設(shè)計(jì)檔案完整性很難得到有效的保證，因此，設(shè)計(jì)院應(yīng)結(jié)合實(shí)際，建立健全檔案管理制度如《檔案管理辦法》《項(xiàng)目文件收集歸檔控制程序》《歸檔電子文件管理規(guī)定》《檔案保密規(guī)定》《檔案銷毀管理規(guī)定》，規(guī)范檔案的收集、整理、移交、立卷、入庫、保管、借閱、利用、保密和鑒定銷毀等工作，確保工程設(shè)計(jì)檔案的完整性，確保管理規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化，增強(qiáng)檔案部門工作的縝密性，防止隨意性。

三、強(qiáng)化檔案管理人員的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的素質(zhì)

隨著工程設(shè)計(jì)檔案管理向信息化、科學(xué)化、系統(tǒng)化方向邁進(jìn)，作為檔案管理人員必須注意學(xué)習(xí)新技術(shù)。努力提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)和科學(xué)知識。工程設(shè)計(jì)檔案不同于一般的文書檔案，因此，工程設(shè)計(jì)檔案管理涉及檔案專業(yè)知識，還涉及到與工程設(shè)計(jì)相關(guān)的業(yè)務(wù)知識。在一套圖紙中，需要檔案管理人員能夠分清其前后形成的過程，內(nèi)在的聯(lián)系，這樣才能更準(zhǔn)確地管理工程設(shè)計(jì)檔案。培訓(xùn)是提高管理素質(zhì)的最主要途徑，在培訓(xùn)中講解工程設(shè)計(jì)一般形成哪些文件材料、具體歸檔范圍等，如化工項(xiàng)目中會形成什么文件資料、圖紙，規(guī)定哪些是必須歸檔的資料等。工程設(shè)計(jì)檔案管理人員還可以通過加強(qiáng)業(yè)務(wù)研究來探索工程設(shè)計(jì)檔案的管理方法，以適應(yīng)新形勢下工程設(shè)計(jì)檔案管理的工作需要。

四、推進(jìn)工程設(shè)計(jì)檔案信息化建設(shè)

推進(jìn)檔案信息資源管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化進(jìn)程，是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值最大化的重要手段。專業(yè)人員在工程設(shè)計(jì)時(shí)，往往產(chǎn)生大量的電子文件，檔案管理人員在接受紙質(zhì)資料的同時(shí)也要接受和管理電子檔案，這些電子檔案是設(shè)計(jì)院重要的知識資產(chǎn)。只有推進(jìn)檔案信息化，才能管理好這些知識資產(chǎn)。因此，推進(jìn)工程設(shè)計(jì)檔案信息化建設(shè)勢在必行。推進(jìn)檔案信息化建設(shè)要“以需求為導(dǎo)向，以應(yīng)用促發(fā)展”，確保檔案管理系統(tǒng)及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系建設(shè)，建成以數(shù)字資源為基礎(chǔ)、安全管理為保障、網(wǎng)絡(luò)利用為目標(biāo)的信息化檔案管理體系。推進(jìn)信息化要制定檔案管理系統(tǒng)建設(shè)計(jì)劃，保證檔案信息化建設(shè)與企業(yè)信息化建設(shè)同步，并健全檔案信息安全管理體制。同時(shí)，要積極推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。筆者所在公司根據(jù)“存量數(shù)字化、增量電子化”原則，結(jié)合檔案館藏實(shí)際，對利用率高、保存時(shí)間較久、載體面臨損壞的2010年前的檔案已優(yōu)先實(shí)施數(shù)字化，目前圖紙數(shù)字化已達(dá)10萬余張，檔案數(shù)字化率達(dá)到了85％，預(yù)計(jì)2016年可以使2013年前的圖紙實(shí)現(xiàn)全部數(shù)字化。2013年，筆者所在公司將檔案信息化建設(shè)與企業(yè)信息化建設(shè)工作同步規(guī)劃、同步建設(shè)，針對檔案管理的需求，購買開發(fā)了OA系統(tǒng)和圖檔管理系統(tǒng)，系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了檔案的收集、驗(yàn)收、整理、借閱利用各個(gè)環(huán)節(jié)的功能需求，建立了檔案信息資源數(shù)據(jù)庫和檔案網(wǎng)上查詢功能，從而最大限度地促進(jìn)了檔案資源共享。

五、加強(qiáng)檔案開發(fā)利用工作

檔案管理最終的目的是為了利用，只用通過利用才能更好地實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。加強(qiáng)檔案開發(fā)利用工作，一要強(qiáng)化檔案信息服務(wù)功能，主動開發(fā)檔案資源，不斷挖掘檔案的價(jià)值，使檔案更好地為設(shè)計(jì)院的決策、管理提供參考。二要創(chuàng)新檔案利用方式，拓展服務(wù)渠道。檔案管理人員要完善檔案檢索體系，編制檔案全套目錄索引，便于檔案查找利用。加強(qiáng)對設(shè)計(jì)人員的培訓(xùn)和指導(dǎo)，做好檔案的借閱服務(wù)和一般性的參考咨詢服務(wù)。主動推送有價(jià)值的信息，從檔案原件中提煉出讓專業(yè)人員有用的信息，編寫多方位、多種類的檢索工具，這樣加工出來的檔案信息才能夠使設(shè)計(jì)院的專業(yè)技術(shù)人員、管理者、業(yè)主更加快捷地查詢到自己所需要的信息，使檔案更好地發(fā)揮其價(jià)值。三要充分發(fā)揮信息系統(tǒng)的作用，使檔案管理信息系統(tǒng)與設(shè)計(jì)管理系統(tǒng)、經(jīng)營管理系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)等融合，并在融合的基礎(chǔ)上逐步升級，實(shí)現(xiàn)與互聯(lián)網(wǎng)連接，實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源全球共享和社會價(jià)值，拓展服務(wù)渠道。

六、結(jié)語

工程設(shè)計(jì)檔案是設(shè)計(jì)院不可或缺的信息資源和知識資產(chǎn)，對設(shè)計(jì)院的發(fā)展具有重要作用。工程設(shè)計(jì)檔案管理是設(shè)計(jì)院管理的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，應(yīng)結(jié)合自身檔案特點(diǎn)，做好工程設(shè)計(jì)檔案工作，管好、用好這筆財(cái)富，充分發(fā)揮工程設(shè)計(jì)檔案的價(jià)值，為設(shè)計(jì)院的發(fā)展作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

【參考文獻(xiàn)】

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