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關(guān)鍵詞:高校數(shù)字檔案館;必要性;建設(shè)

中圖分類號:TU242.3 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:B 文章編號:1009-9166(2009)08(c)-0123-01

一、高校數(shù)字檔案館建設(shè)的必要性

(一)高校檔案利用現(xiàn)代化手段的需要。各高校檔案館和各單位所藏的檔案、資料基本上都經(jīng)過規(guī)范化整理,編制了案卷目錄、卷內(nèi)目錄、專題索引等檢索工具。隨著教學(xué)、科研等各項工作的開展,一方面造成各類檔案大量增加,檔案館館藏不斷豐富;另一方面學(xué)校對檔案的利用需求也大幅度增加,如果仍然用傳統(tǒng)的手工操作,用戶利用檔案時,要反復(fù)調(diào)閱原件并逐個查看,這不僅使大量珍貴檔案受損嚴(yán)重,而且給用戶帶來極大的不便。(二)是社會各界對檔案利用的需要。一流的大學(xué)必須有一流的管理和一流的信息服務(wù),數(shù)字化檔案館就是把照片、底片、基建圖紙、學(xué)籍卡、校內(nèi)外新聞錄像及專題片等數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化,廣大師生和校友要利用檔案,可以在自己的辦公室內(nèi)通過校園網(wǎng)下載、打印。海內(nèi)外校友也可通過互聯(lián)網(wǎng)將自己畢業(yè)后所取得的成果,直接登錄到檔案館服務(wù)器上,將重要獎狀、獎品原樣掃描上載到服務(wù)器。這樣不僅可以大提高檔案利用效率和檔案管理水平,更重要的是通過互聯(lián)網(wǎng)可向全國、全世界宣傳自己的學(xué)校和學(xué)校所取得的累累碩果。(三)是搭建及時采集電子文檔歸檔平臺的需要。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的普遍應(yīng)用,幾乎所有師生撰寫論文、專著、起草各種管理性文件,制作各種統(tǒng)計報表,早就應(yīng)用了計算機(jī),這就產(chǎn)生了大量的電子文檔資料和各種信息數(shù)據(jù)庫等等。同時高校數(shù)字化校園環(huán)境的不斷完善,各單位都在校園網(wǎng)上建立了自己的網(wǎng)頁,這又制作了大量現(xiàn)行的網(wǎng)頁電子文檔。

二、高校數(shù)字檔案館建設(shè)的任務(wù)

(一)檔案信息資源建設(shè)。1、將現(xiàn)有館藏檔案信息資源數(shù)字化。其原則是“搶救優(yōu)先、利用優(yōu)先、逐步擴(kuò)展”,指導(dǎo)部分檔案的全文數(shù)字化的實(shí)施。所謂搶救優(yōu)先,就是在全文數(shù)字化中優(yōu)先考慮因特定時期,特殊原因造成的檔案形成和保管條件限制而導(dǎo)致部分損毀的檔案、紙質(zhì)較差或酸度較高的檔案,優(yōu)先進(jìn)行了全文數(shù)字化。限于目前檔案信息化資金投入的局限,將這些檔案先行數(shù)字化十分必要。所謂利用優(yōu)生,就是根據(jù)目前高校利用的實(shí)際情況,優(yōu)先把“涉民”檔案全文數(shù)字化。把那些涉及人民利益的如:學(xué)生學(xué)籍卡、錄取名冊、成績冊、畢業(yè)生電子注冊編碼、照片、底片、基建圖紙、學(xué)校新聞錄像、專題片等。2、電子文件的收集和歸檔。高校建立起統(tǒng)一的數(shù)字檔案管理平臺,各單位兼職檔案員要對本單位所產(chǎn)生的電子文檔、網(wǎng)頁及時集、上傳,否則所產(chǎn)生的電子文檔過段時間后會自動刪除,造成電子文檔“自生自滅”,給檔案工作帶來損失。3、檔案網(wǎng)站的建設(shè)(把數(shù)字檔案在網(wǎng)上出來)。提出控制論的數(shù)學(xué)家維納,在其著名的、包含人文關(guān)懷的著作《人與人的用處――控制與社會》中明確指出:信息的價值在于傳播,而不在儲藏,任何“意義”、“價值”一類的判斷,在沒有傳播的情況下都成為無意義與無價值的。檔案部門要及時跟上時代的發(fā)展,盡量采取現(xiàn)代信息處理技術(shù)傳播檔案信息,以最大限度地發(fā)揮檔案的作用。各高?？梢越⑿@網(wǎng)、外部網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng),同時把上述非保密的檔案信息通過互聯(lián)網(wǎng),向全校各級領(lǐng)導(dǎo)、廣大師生提供重要檔案全文檢索、目錄信息檢索、照片底片、基建圖紙以及校園新聞錄像等媒體服務(wù)。(三)檔案信息化保障體系建設(shè)1、人才隊伍建設(shè)。人才隊伍建設(shè)包括:信息處理技術(shù)隊伍、計算機(jī)軟件應(yīng)用與數(shù)據(jù)錄用隊伍、檔案信息開發(fā)利用隊伍的建設(shè)。建立數(shù)字化檔案館人才隊伍建設(shè)是關(guān)鍵,因此,各高校要重視檔案隊伍建設(shè),要對年輕的檔案人員進(jìn)行繼續(xù)教育與培訓(xùn),提高業(yè)務(wù)水平,更新知識結(jié)構(gòu),另一方面,學(xué)校檔案館要不斷引進(jìn)計算機(jī)專業(yè)人才,并對其進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn),只有這樣才能使他們既懂業(yè)務(wù)又精通計算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才。2、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)猶如交通規(guī)則,這是數(shù)字檔案館能否有條不紊、順利建設(shè)的有力保障,現(xiàn)在各高校在建設(shè)數(shù)字檔案館時普遍存在的問題是管理系統(tǒng)不統(tǒng)一,五花八門、自成體系,這樣,不僅造成經(jīng)濟(jì)上的大量浪費(fèi),而且各高校之間的經(jīng)驗(yàn)交流也受阻,不利于發(fā)展。因此,名高校在建設(shè)數(shù)字檔案館時要強(qiáng)調(diào)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范包括:管理性、業(yè)務(wù)性、技術(shù)性的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。(四)檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)1、數(shù)字檔案館的概念結(jié)構(gòu)。數(shù)字檔案館作為一種信息系統(tǒng),它由四大部分組成,即檔案信息源、檔案信息處理器、檔案信息用戶和檔案信息管理者。利用概念結(jié)構(gòu)最能體現(xiàn)數(shù)字檔案館信息的流向,在數(shù)字檔案館中,檔案信息是從文件形成部門經(jīng)過檔案部門的整理等工作,最后提供給用戶,信息處理器按概念又可分為檔案信息的收集、整理、鑒定、保管等一系列流程。數(shù)字檔案管的概念結(jié)構(gòu),說明了人與人之間的關(guān)系、人與計算機(jī)之間的關(guān)系。2、數(shù)字檔案館的軟件結(jié)構(gòu)。數(shù)字檔案館作為一種信息系統(tǒng)必須依靠軟件才能實(shí)現(xiàn)其功能,數(shù)字檔案館的軟件就是我們平時所說的管理系統(tǒng)。各高校要根據(jù)自己本單位的實(shí)際情況,選擇適合自己的軟件。當(dāng)前國內(nèi)從事數(shù)字檔案館軟件開發(fā)的廠商不少,不同的軟件其結(jié)構(gòu)和功能均不一樣。3、數(shù)字檔案館的硬件結(jié)構(gòu)。數(shù)字檔案館的硬件結(jié)構(gòu)是數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)結(jié)構(gòu),它主要由輸入子系統(tǒng)、輸出子系統(tǒng)、存儲子系統(tǒng)、服務(wù)系統(tǒng)等組成。其中的硬件投入各高?？筛鶕?jù)自己的需要選擇,它主要是描述數(shù)字檔案館硬件的組成部分及其關(guān)系,硬件結(jié)構(gòu)圖還須描述硬件的性能。但性能必須視數(shù)字檔案館的規(guī)模及數(shù)據(jù)量而定,并沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。其中輸入子系統(tǒng)包涵著檔案數(shù)字化技術(shù):由掃描儀、照片機(jī)、攝像機(jī)、視頻集等構(gòu)成;輸出子系統(tǒng)包涵有數(shù)字化輸出技術(shù):由打印機(jī)、彩噴機(jī)、畫圖儀、展覽、出版等構(gòu)成;存儲系統(tǒng)包涵有數(shù)字化存儲技術(shù):由磁盤、光盤、磁帶、磁盤陣列等構(gòu)成;服務(wù)系統(tǒng)包涵有數(shù)字化技術(shù):由網(wǎng)上信息、新聞媒體構(gòu)成。

作者單位:湖南人文科技學(xué)院

作者簡介:譚偉貞,女,湖南人文科技學(xué)院綜合檔案室。

參考文獻(xiàn):

[1]鄭鷗.關(guān)于檔案全文數(shù)字化工作的思考[J].中國檔案,2007(2)

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關(guān)鍵詞：信息資源；檔案；建設(shè)

中圖分類號：G7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-026X（2013）09-0000-01

隨著高等教育的快速發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)信息化的快速推進(jìn)，傳統(tǒng)檔案管理工作方式已不能滿足信息化時代的要求，越來越多的高校相關(guān)檔案將以電子文件出現(xiàn)，但現(xiàn)階段卻沒有對應(yīng)的系統(tǒng)管理制度，高校檔案工作的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)迫在眉睫。

1.數(shù)字檔案館的概念

“數(shù)字檔案館”有廣義和狹義之分。廣義的定義是用指存儲和利用檔案信息資源的信息空間，是一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構(gòu)成的數(shù)字檔案館群體。數(shù)字檔案館的實(shí)現(xiàn)與迅速發(fā)展和技術(shù)密切相關(guān)，它是基于現(xiàn)代信息技術(shù)的數(shù)字手段，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)電子檔案信息資源的分布式連接，利用檔案信息不受時間和空間的限制，大規(guī)模，分布式的數(shù)字信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資源共享。

2.檔案信息化的重要性和數(shù)字檔案館的建設(shè)的重要性

隨著信息時代的到來，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的廣泛使用已經(jīng)涉及高校管理工作的所有領(lǐng)域，電子信息傳輸，電子文件，各種管理系統(tǒng)，應(yīng)用程序和檔案數(shù)字化建設(shè)的需要，使傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能適應(yīng)新形勢。檔案現(xiàn)代化管理和信息技術(shù)的建立已經(jīng)成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢。隨著近年來招生規(guī)模的擴(kuò)大，高校檔案的數(shù)量不斷增加，高校檔案信息和數(shù)字檔案館的檔案管理要求的更加規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在數(shù)字檔案館的應(yīng)用已經(jīng)或正在逐步引入到文件管理，文件鑒定，整理。而科學(xué)，規(guī)范的電子文件管理流程，檔案信息資源開發(fā)的專業(yè)化和集成化也逐步體現(xiàn)出對電子檔案管理的重要性。

3.高校數(shù)字檔案館建設(shè)的必要性

高校檔案的數(shù)量不斷增加，存儲空間則沒有變化，數(shù)字檔案館的建設(shè)是減輕管理壓力的必然趨勢。近年來，隨著高校的擴(kuò)招，高校檔案數(shù)量激增，然而，文件存儲空間并沒有得到相應(yīng)的擴(kuò)展。文件數(shù)量的激增帶來的不僅僅是存儲的問題，檔案的快速增長不能得到有效的管理和整理。檔案人員往往陷于檔案庫的貨架，倉庫管理，這阻礙了進(jìn)一步提高高校檔案管理水平。數(shù)字檔案館的建設(shè)，從長遠(yuǎn)的角度來看，可以對檔案工作人員的正常業(yè)務(wù)過程中解放出來，而且還可以大大減少檔案的占地面積。同時，多媒體教學(xué)文件，CAD文件可以有效保護(hù)和利用。檔案現(xiàn)代化管理的最終目的是數(shù)字檔案信息的收集，整理和利用的發(fā)展，滿足人民群眾日益增長的信息需求。因此，數(shù)字檔案館的建立是知識經(jīng)濟(jì)時代對檔案管理的迫切需求。

4.高校檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題

4.1高校檔案管理意識薄弱

高校檔案數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)識不夠。許多學(xué)院和大學(xué)都有專門的機(jī)構(gòu)檔案，開發(fā)出了多種檔案法規(guī)，但執(zhí)行不力。特別是對一些領(lǐng)導(dǎo)對本部門檔案工作的重要性認(rèn)識不足，同時，一些檔案部門的管理人員檔案意識淡薄，備案業(yè)務(wù)監(jiān)督不力，指導(dǎo)不足。

4.2 專業(yè)人員的缺乏

數(shù)字檔案館的理論體系還未形成，目前的高校數(shù)字檔案國內(nèi)學(xué)者的研究理論還沒有具體實(shí)施，數(shù)字檔案館工作人員必須掌握計算機(jī)的基本知識和技能。目前，具備這個能力的檔案人才還比較匱乏，這是高校數(shù)字檔案館建設(shè)面臨的一個重大問題。另一方面高校檔案管理人員承擔(dān)的檔案管理職責(zé)，其工作水平和業(yè)務(wù)能力直接影響著學(xué)校的檔案和檔案管理水平。檔案管理工作是具有高度專業(yè)化的工作，但在現(xiàn)實(shí)中，高校檔案管理人員基本上都是身兼數(shù)職，更不具備專業(yè)的知識和技能，能提高業(yè)務(wù)水平的培訓(xùn)不多，檔案專業(yè)技術(shù)人員數(shù)量、業(yè)務(wù)水平參差不齊，且崗位經(jīng)常發(fā)生變化，導(dǎo)致檔案管理隊伍不穩(wěn)定。

4.3安全問題

高校數(shù)字檔案館建設(shè)的目的是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，在局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)的數(shù)字檔案信息的傳輸，安全問題變得尤為重要，傳遞數(shù)字化檔案信息的基礎(chǔ)是通信網(wǎng)絡(luò)，遠(yuǎn)程登錄使數(shù)字檔案館的利用不受地域限制。目前我國互聯(lián)網(wǎng)的傳輸速度較慢，用戶的接收設(shè)備沒有普及，網(wǎng)絡(luò)安全問題尚術(shù)解決，這些都阻礙了數(shù)字檔案館的發(fā)展。

4.4 工作標(biāo)準(zhǔn)、工作制度的缺乏

規(guī)范化，制度化和檔案材料的標(biāo)準(zhǔn)化是 檔案信息化建設(shè)的前提和必要條件。信息化背景下的計算機(jī)數(shù)據(jù)處理對高校檔案的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范提出了更高的要求。但高校更偏好教學(xué)管理軟件的購買，但許多高校都有自己管理的實(shí)際情況，所以在實(shí)用性等方面存在一些不足，再加上計算機(jī)軟件及相關(guān)設(shè)備的硬件差異，這些問題和差異是影響電子數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和共享，并制約著信息交換的范圍，直接影響著檔案信息化建設(shè)步伐。

5.如何有效建設(shè)高校數(shù)字化檔案館

5.1轉(zhuǎn)變觀念，整合信息資源

檔案工作是一項非常重要的工作，涉及部門多、范圍廣，領(lǐng)導(dǎo)干部和工作人員要高度重視，統(tǒng)一思想，增強(qiáng)檔案意識。在提高認(rèn)識的基礎(chǔ)上，轉(zhuǎn)變觀念，以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，把檔案工作納入學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃。完善學(xué)校的管理制度，定期組織學(xué)校中層干部學(xué)習(xí)檔案法規(guī)，并通過學(xué)校辦公自動化系統(tǒng)，校園網(wǎng)絡(luò)等載體，大力宣傳檔案法和檔案工作的重要性。建立統(tǒng)一的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，制定本校檔案工作發(fā)展目標(biāo)和每年的年度計劃。學(xué)校本身就是一個非常豐富的信息資源，所有部門都有自己的信息系統(tǒng)和網(wǎng)站，每年生產(chǎn)大量的數(shù)字文件。這些教學(xué)，研究，管理的相關(guān)文件，需要進(jìn)行整合，統(tǒng)一管理。

5.2完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

完備的基礎(chǔ)設(shè)施是數(shù)字檔案館建設(shè)的先決條件。根據(jù)數(shù)字檔案館的功能要求，硬件主要包括：計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，文件系統(tǒng)管理軟件，服務(wù)器，文件處理設(shè)備，存儲設(shè)備，數(shù)碼設(shè)備，照相機(jī)，和捕獲設(shè)備，光盤記錄設(shè)備等。此外，還將建立一個滿足適應(yīng)檔案信息系統(tǒng)集成平臺和管理和時展需要網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)。

5.3解決信息安全問題

針對高校數(shù)字檔案館建設(shè)中存在的安全問題，我們必須解決以下幾個方面的內(nèi)容：一是使網(wǎng)絡(luò)安全盡快立法，保證網(wǎng)絡(luò)信息安全體系；二是檔案的真實(shí)性，安全系統(tǒng)的建立，建立一個可靠的備份系統(tǒng)；三是要找到可靠的載體，研發(fā)壽命長的電子檔案；四是采用傳統(tǒng)與現(xiàn)代相結(jié)合的電子文件檔案管理，確保檔案的真實(shí)性。

5.4加強(qiáng)數(shù)字化檔案的工作質(zhì)量檢查

《高等學(xué)校檔案管理辦法》的第十四條規(guī)定：“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度?！本W(wǎng)絡(luò)平臺和工作規(guī)范建立起來以后，高校應(yīng)根據(jù)積極實(shí)施管理糾偏。并且基于網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行的檢查更為便捷，各個部門根據(jù)管理權(quán)限只要檢查自己管理的模塊數(shù)據(jù)庫中的檔案就可，這樣可有效減少收儲遺漏，更便捷的考核二級學(xué)院的工作質(zhì)量。

6.結(jié)語

數(shù)字化檔案館建設(shè)是高校建設(shè)工作中的重要工程。數(shù)字檔案館將影響到高校在各個領(lǐng)域的發(fā)展，為現(xiàn)代社會教育提供可靠的信息服務(wù)。高校檔案數(shù)字化建設(shè)才剛剛起步，仍需依靠政府部門大力支持，同時借鑒國內(nèi)外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，不斷推進(jìn)檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 張照余.檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)[M].中國檔案出版社.2001：94-99

篇3

關(guān)鍵詞： 高校 學(xué)籍檔案 數(shù)字化管理建設(shè)

高校學(xué)籍檔案是學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)期間在學(xué)校的學(xué)習(xí)狀況及生活狀況的記錄，這些記錄對學(xué)生以后就業(yè)和升學(xué)都是比較重要的證明，所以加強(qiáng)對高校學(xué)籍檔案的管理就很重要。隨著信息化技術(shù)的應(yīng)用，其在學(xué)籍檔案管理中的應(yīng)用比較關(guān)鍵，從而提高學(xué)籍檔案管理效率。

1.高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)重要性及主要特征

1.1高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)重要性分析

對高校學(xué)籍檔案進(jìn)行數(shù)字化管理能夠有效提高管理效率，減少人力勞動的投入。由于高校學(xué)生學(xué)籍檔案中存有學(xué)生比較豐富化的信息，加上高校招生人數(shù)的增加，自然在學(xué)籍檔案管理上帶來很大麻煩，而數(shù)字化管理下能將管理問題得到有效解決[1]。不僅如此，在數(shù)字化管理方式下對學(xué)生學(xué)籍檔案在信息的完善性層面得到增強(qiáng)，數(shù)字化管理將不同學(xué)習(xí)信息內(nèi)容進(jìn)行集中呈現(xiàn)，讓學(xué)生的檔案信息更完整。另外，學(xué)生的學(xué)籍信息共享成為可能，實(shí)現(xiàn)對檔案的科學(xué)化管理，讓學(xué)生的學(xué)籍檔案為學(xué)生和學(xué)校及社會服務(wù)。

1.2高校學(xué)籍檔案主要特征分析

高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)有比較鮮明的特征體現(xiàn)，首先是在學(xué)生學(xué)籍檔案形成過程中較分散化，是從各項活動及教務(wù)處和學(xué)生處等層面進(jìn)行收集的，材料的分散性在具體搜集過程中存在很大的困難，在人工勞動上的付出相對較多。再者就是學(xué)籍檔案內(nèi)容較廣泛，從學(xué)生學(xué)籍檔案的內(nèi)容層面看，主要有學(xué)生的學(xué)習(xí)成績及獎懲情況等[2]，而電子學(xué)籍信息則包含學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)期間的所有基本信息內(nèi)容。基于學(xué)籍檔案的內(nèi)容廣泛性及材料搜集的困難性，使得檔案形成在周期性問題上比較突出。

2.高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問題及優(yōu)化策略探究

2.1高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問題分析

從實(shí)際發(fā)展情況看，我國高校學(xué)生的學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)過程中還有諸多問題有待解決，這些問題主要體現(xiàn)在學(xué)籍檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施方面相對比較薄弱，主要是多媒體技術(shù)及通信網(wǎng)絡(luò)的傳輸數(shù)據(jù)在速度上達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)要求，存在安全性問題，數(shù)字化程度還不是很充足，當(dāng)前高校使用的數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和時代的發(fā)展步伐無法緊密結(jié)合。學(xué)校對學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)存在重視硬件輕視軟件的現(xiàn)象，這些方面對高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)都會造成很大的影響。

再者，高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理人員的檔案意識不強(qiáng)，在對學(xué)生的學(xué)籍檔案收集整理過程中不積極，在信息上沒有完善化，尤其在時間編排和材料分類層面較混亂，以及在組卷裝訂方面沒有得到規(guī)范化。另外，高校學(xué)籍檔案的管理系統(tǒng)層面沒有得到完善，以及在學(xué)籍檔案管理人員自身對計算機(jī)操作的水平方面相對比較薄弱，因?yàn)閷W(xué)籍檔案的管理工作相對比較復(fù)雜化，工作內(nèi)容不容易量化，造成檔案管理人員的流動性較大，管理隊伍不穩(wěn)定等[3]。除此之外，高校學(xué)籍檔案的信息保密性及安全性需得到加強(qiáng)。

2.2高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)優(yōu)化策略探究

第一，針對高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)要從多方面考慮，在管理過程中遵循相應(yīng)的原則，這樣才能將數(shù)字化管理的作用得到充分發(fā)揮。主要就是將協(xié)調(diào)統(tǒng)一的原則得到充分體現(xiàn)，學(xué)籍和成績管理是重點(diǎn)管理內(nèi)容，在學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)過程中與學(xué)校整體發(fā)展相結(jié)合，建立獨(dú)立的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的科學(xué)收集及管理和共享[4]。另外，還要遵循學(xué)籍檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理原則，確保數(shù)據(jù)格式及數(shù)據(jù)庫建立的規(guī)范統(tǒng)一，在兼容擴(kuò)展的原則層面得到顯著體現(xiàn)。

第二，對高校學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)的加強(qiáng)要從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)層面著手，從具體措施實(shí)施來看要配置高容量及高服務(wù)器和刻錄機(jī)、掃描儀的學(xué)籍檔案管理軟件，并要對學(xué)籍檔案的資源網(wǎng)站等服務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)進(jìn)行完善化。還要將電子文件的收集歸檔及管理工作得到完善，在相關(guān)制度建立上進(jìn)行加強(qiáng)和完善，使電子文件的歸檔安全性得到保障。

第三，高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)離不開專業(yè)的管理人員，所以要加強(qiáng)管理軟件的開發(fā)人員及學(xué)校學(xué)籍管理人員之間的聯(lián)系，結(jié)合實(shí)際開發(fā)出適合學(xué)校學(xué)籍檔案管理的軟件，這樣才能真正將數(shù)字化效果良好呈現(xiàn)[5]。不僅如此，在信息技術(shù)高水平的學(xué)籍檔案管理隊伍的建設(shè)層面要加強(qiáng)，提高自身信息技術(shù)水平，在專業(yè)化培訓(xùn)及考核層面嚴(yán)格按照要求，培養(yǎng)適合高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的人員，只有這樣才有利于高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。

總而言之，針對高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)的策略實(shí)施，要和實(shí)際相結(jié)合，不斷增強(qiáng)管理人員在這一領(lǐng)域的管理能力，學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)字化管理是發(fā)展趨勢，所以要充分重視。

參考文獻(xiàn)：

[1]秦芳遠(yuǎn)，劉環(huán)瓊.學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)施方法研究[J].蘭臺世界，2015（23）.

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關(guān)鍵詞：高職高專 會計檔案 數(shù)字化 共享 安全

高職高專院校的數(shù)量和招生規(guī)模同本科院校平分天下，培養(yǎng)了大量的高級技能型人才，為我國的經(jīng)濟(jì)建設(shè)持續(xù)健康發(fā)展發(fā)揮了不可替代的作用。新常態(tài)下高職院校的作用和責(zé)任更加凸顯，作為記錄學(xué)校教育教學(xué)、科學(xué)研究、校園建設(shè)與發(fā)展等所發(fā)生的經(jīng)濟(jì)往來賬目的財務(wù)檔案，對于分析資金投入產(chǎn)出效益、預(yù)測今后建設(shè)和改革方向提供了基礎(chǔ)性資料，為國家和地方政府分析高職高專院校的發(fā)展和建設(shè)情況提供準(zhǔn)確的信息。計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，特別是財務(wù)活動電算化，為財務(wù)檔案數(shù)字化、信息化、電子化建設(shè)打下了堅實(shí)的基礎(chǔ)。高職高專院校財務(wù)檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，方便查閱與分析，才能充分發(fā)揮其資料價值。但是，目前高職高專院校的數(shù)字化會計檔案的建設(shè)、管理和使用仍存在不少問題，制約高職高專院校財務(wù)分析效能，影響學(xué)校的管理和建設(shè)，不利于高職高專院校的長遠(yuǎn)發(fā)展。

一、數(shù)字化會計檔案的重要意義

（一）方便查詢和分析

數(shù)字化會計檔案采用計算機(jī)軟件管理檔案資料，建立了電子目錄以后，使用一網(wǎng)的電腦或其他終端設(shè)備，取得授權(quán)許可，即可幾分鐘內(nèi)在任何地點(diǎn)查到所需要的資料，方便快捷。而傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計檔案資料的查詢，需要趕到檔案存放地點(diǎn)，征得檔案管理員的同意，手工查詢目錄資料，根據(jù)目錄檢索再到檔案庫房翻閱相應(yīng)資料，費(fèi)時費(fèi)力，效率低下，并且容易污損紙質(zhì)檔案。

根據(jù)財務(wù)數(shù)據(jù)綜合分析和比較資金使用效果，數(shù)字化會計檔案通過調(diào)取原始資料，采用相應(yīng)軟件，數(shù)分鐘內(nèi)就可以得到所需要的報表。而根據(jù)紙質(zhì)會計檔案資料，需要根據(jù)財務(wù)數(shù)據(jù)資料，人工分析數(shù)據(jù)之間的關(guān)系和變化規(guī)律，需要占用大量的人力物力和財力，而且不能及時得到分析結(jié)果。

對于檔案資料，能夠及時查詢和分析，才是其存在價值的真正所在。

（二）提升財務(wù)管理效率和水平

采用數(shù)字化會計檔案，財務(wù)管理面臨大量的數(shù)字資料，需要建設(shè)相應(yīng)的硬件和軟件，包括計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)資源、會計專業(yè)和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識均有所掌握的專門人才。管理者必須轉(zhuǎn)變觀念，科學(xué)管理，同時還需要及時更新知識，才能適應(yīng)新的工作環(huán)境，管理者能夠更加及時的掌握單位的財務(wù)運(yùn)行狀況，預(yù)測財務(wù)運(yùn)行風(fēng)險，提高管理效率。

（三）節(jié)約資源

會計檔案數(shù)字化，采用磁盤、光盤、服務(wù)器等方式存儲，原始憑證、記賬憑證、各種賬簿和報表等不再使用紙張書寫或打印，降低打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等的使用率，降低了紙張使用，實(shí)現(xiàn)低碳環(huán)保工作模式。同時，會計檔案數(shù)字化以后，提高了大量數(shù)據(jù)錄入和處理的效率，報表分析可以自動生成，降低人力資源的占用，解放出來的人力資源可以投入到財務(wù)數(shù)據(jù)的分析和預(yù)測等智慧型的工作中去，提高人力資源的勞動質(zhì)量和效率。再者，采用數(shù)字化會計檔案，不需要很大的房間就可以把一個單位的所有會計資料保存起來，節(jié)約空間和場地資源。

二、高職高專院校數(shù)字化會計檔案存在的問題

高職高專院校以培養(yǎng)高級技能型人才為己任，而我國傳統(tǒng)觀念認(rèn)為接受高等教育的目的是為了走向管理崗位，所謂學(xué)而優(yōu)則仕。所以，高職高專院校一直沒有受到社會各界的充分重視，沒有受到本科院校特別是研究型本科院校同樣的重視，導(dǎo)致其占有的軟硬件資源較少，會計部門也不例外。高職高專院校會計部門開展數(shù)字化建設(shè)，會計檔案電子化，面臨著一些特殊的問題。

（一）重視不足，資金和人才投入均較少

會計檔案是財務(wù)工作的附屬工作，往往沒有受到單位領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，相應(yīng)科室在學(xué)校的管理結(jié)構(gòu)層次中，還算不上三級科室，其工作屬于學(xué)校工作層級中的最底層。會計檔案長期以來沒有得到學(xué)校的重視，現(xiàn)代化建設(shè)更無從談起。校領(lǐng)導(dǎo)大多不清楚會計檔案室的工作內(nèi)容、工作職責(zé)、工作要求等基本知識，對于會計檔案工作的發(fā)展和建設(shè)沒有工作計劃。如此，會計檔案信息化建設(shè)工作難以取得資金投入，難以有專業(yè)知識和計算機(jī)知識都掌握的專業(yè)人才來負(fù)責(zé)會計檔案工作，會計檔案信息化建設(shè)難以取得進(jìn)展。

（二）會計檔案數(shù)字化建設(shè)規(guī)劃的前瞻性不強(qiáng)

有些高職高專院校開展會計檔案數(shù)字化建設(shè)，沒有根據(jù)數(shù)字化發(fā)展預(yù)測今后二十年的發(fā)展趨勢，網(wǎng)絡(luò)硬件和軟件建成后五年左右就過時了，存放這些硬件設(shè)施的房間防水、防火等的安全等級較低，可擴(kuò)展的空間有限，沒有預(yù)留網(wǎng)絡(luò)接口，硬件升級困難，導(dǎo)致后期發(fā)展難以適應(yīng)會計檔案的要求。由此帶來了資源使用年限的降低，造成了浪費(fèi)。

（三）管理制度缺失，檔案資料不完整

有效的管理制度是機(jī)構(gòu)高效運(yùn)行的保障，數(shù)字化會計檔案建設(shè)需要相應(yīng)的管理制度為之提供運(yùn)行和維護(hù)的制度保障。但是，有些高職高專院校建立的信息化會計檔案，由于沒有配套的管理制度，資料收集、整理、歸檔不及時，沒有對原始資料進(jìn)行分析總結(jié)和歸納，使用和維護(hù)不能保證會計檔案的完整，導(dǎo)致會計檔案容易出現(xiàn)缺失和不完整，甚至損毀，造成難以挽回的損失。

（四）信息化會計檔案工作人員專業(yè)知識不完整

信息化會計檔案工作人員，不僅需要熟練掌握會計專業(yè)知識，還需要掌握會計電算化以及計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)相關(guān)知識。但是，受到經(jīng)費(fèi)以及傳統(tǒng)觀念的影響，會計檔案管理人員大多由新進(jìn)人員或者將要退休人員管理，這些人員的最新會計專業(yè)知識、計算機(jī)知識有限，會計檔案信息化管理的能力不強(qiáng)，制約著會計檔案信息化建設(shè)。

三、高職高專院校數(shù)字化會計檔案建設(shè)意見

（一）提高會計檔案重要性的認(rèn)識

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)特別是分管財務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)自覺學(xué)習(xí)和更新會計知識，包括《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》以及《會計檔案管理辦法》等，正確完整的認(rèn)識會計檔案的歸檔內(nèi)容和要求，提高對會計檔案重要性的認(rèn)識，重視會計檔案工作，推進(jìn)會計檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)。觀念改變和提升是事業(yè)成功的前提和基礎(chǔ)。

（二）重視會計檔案的硬件和軟件建設(shè)

會計檔案信息化、電子化建設(shè)，需要計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器以及存放這些設(shè)備的房間，建設(shè)這些設(shè)備和設(shè)施需要結(jié)合本單位的現(xiàn)狀以及未來至少二十年的發(fā)展趨勢，預(yù)留足夠的發(fā)展空間，避免頻繁大修、更換設(shè)備甚至搬遷，節(jié)約資源和資金，同時滿足未來的發(fā)展需要。購置的存儲會計檔案的軟件，要滿足兼容性、可升級、安全性、分級提供服務(wù)、自處理等功能和要求，簽訂安全和保密協(xié)議，明確權(quán)責(zé)。

（三）建立可操作的信息化會計檔案管理制度

考慮《會計檔案管理辦法》（征求意見稿），根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》等，結(jié)合單位實(shí)際情況，制定切實(shí)可行的詳細(xì)管理制度，是信息化會計檔案有效管理的制度保障。為此，可以從會計資料收集、整理、裝訂、歸檔、保管、鑒定銷毀以及查閱、維護(hù)、安全措施等環(huán)節(jié)制定管理制度，明確管理職責(zé)。屬于歸檔范圍的會計資料包括會計憑證（原始憑證，記賬憑證）、會計賬簿（總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，其他輔賬簿）、財務(wù)會計報告（月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告）以及其他會計資料（銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，納稅申報表，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊，會計檔案鑒定意見書，其他具有保存價值的會計資料）等。

（四）培養(yǎng)或引進(jìn)專業(yè)會計檔案管理人員，提升知識水平

會計檔案專業(yè)技術(shù)人員是檔案管理質(zhì)量和水平的決定性因素。根據(jù)單位的人員情況，把那些責(zé)任心強(qiáng)、專業(yè)能力好、愿意為會計檔案事業(yè)盡力盡責(zé)的人員派出去培訓(xùn)，充實(shí)和完善知識結(jié)構(gòu)，提高專業(yè)技術(shù)能力?；蛘咭M(jìn)那些懂得計算機(jī)、信息管理、財務(wù)管理、資產(chǎn)評估等專業(yè)知識的專業(yè)性技術(shù)人才，確保會計檔案工作優(yōu)質(zhì)高效開展。

（五）提高數(shù)字化會計檔案的共享能力

會計檔案保管與維護(hù)價值主要體現(xiàn)在使用上，包括本單位用戶的使用以及相關(guān)單位用戶的使用。為此，需要實(shí)現(xiàn)會計檔案電子化信息的資源共享。目前，互聯(lián)網(wǎng)高度發(fā)達(dá)，為會計檔案共享創(chuàng)造了客觀條件。當(dāng)然，資源共享需要遵循相應(yīng)的會計檔案資源利用的規(guī)定，符合法律規(guī)定?？梢愿鶕?jù)各單位的實(shí)際情況，對會計檔案數(shù)字化資源分級、分層次地共享，加入校園網(wǎng)系統(tǒng)，設(shè)置不同的訪問權(quán)限。把享受共享資源的用戶劃分為會計人員、會計檔案管理人員、上級管理人員、財務(wù)部門主管、校領(lǐng)導(dǎo)以及省市主管部門等不同的用戶，根據(jù)各自所擁有的訪問權(quán)限，訪問和使用相應(yīng)的會計檔案電子化資源。

（六）加強(qiáng)數(shù)字化檔案的安全性

21世紀(jì)的世界已經(jīng)進(jìn)入信息時代、互聯(lián)網(wǎng)時代、大數(shù)據(jù)時代、云計算時代，數(shù)據(jù)的錄入、傳輸、復(fù)制變得異常簡單，這些技術(shù)的發(fā)展為會計檔案數(shù)字化資源的獲取、存儲、傳遞和使用帶來了巨大的方便。但是，開放的互聯(lián)網(wǎng)時代，網(wǎng)絡(luò)上的數(shù)據(jù)被修改、刪除和再編輯同樣變得容易起來，導(dǎo)致會計檔案數(shù)據(jù)有可能被惡意刪除或篡改，給會計檔案帶來安全隱患，危害到數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性，而且，這種事故常常難以修復(fù)。為此，必須對數(shù)字化的會計檔案采取安全措施，例如雙備份或者多備份，設(shè)置網(wǎng)絡(luò)安全密碼等。當(dāng)然，會計檔案的安全措施是相對的，沒有絕對的安全。安全性越高，所需要的投入也越大?？梢圆捎枚嘀匕踩胧?，將會計檔案的安全性提高到該信息資料所需要的水平。

四、結(jié)束語

會計檔案信息化，可以提升檔案的使用效率、降低資源消耗，高職高專院校會計檔案信息化建設(shè)，需要根據(jù)會計檔案真實(shí)性、完整性、安全性要求高，結(jié)合自身辦學(xué)經(jīng)費(fèi)有限、人力資源不足等實(shí)際情況，量力而行，并考慮空間和硬件的可擴(kuò)展性、兼容性要求，制定相應(yīng)的管理辦法，建設(shè)高質(zhì)量的會計檔案信息化管理模式，為高職高專院校的發(fā)展提供基礎(chǔ)性資料，分析高職院校的辦學(xué)效率，為學(xué)校以及政府的決策提供參考。

參考文獻(xiàn)：

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商業(yè)利益的技術(shù)杠桿：數(shù)字化依賴的不可持續(xù)性

資本唯一的目的就是在有限的物質(zhì)和時間上賺取盡可能多的經(jīng)濟(jì)利益。商品經(jīng)濟(jì)社會，商業(yè)和所謂的前沿、潮流是密不可分的，并不是所有的前沿、潮流對我們的檔案工作都是有幫助的，有的甚至反而有害的，我們在追隨前沿、潮流、流行時尚的同時，不要忘記了追求檔案工作的本質(zhì)是“保管和利用”，保管是檔案事業(yè)唯一的基礎(chǔ)，沒有其他的基礎(chǔ)。

高校檔案事業(yè)的數(shù)字化建設(shè)對商業(yè)技術(shù)有著嚴(yán)重的心理依賴性，這種崇拜技術(shù)的心理造成了一種依賴性，即對任何商業(yè)開發(fā)的技術(shù)不作過多的考證：我是否能用?是否適合我?而是盲目肯定，從而導(dǎo)致被商家所左右，失去了辨別力。

全國高校檔案事業(yè)發(fā)展嚴(yán)重不平衡，這種不平衡性不僅表現(xiàn)在南北檔案館的差異，還表現(xiàn)在同一地區(qū)不同學(xué)科背景高校檔案事業(yè)發(fā)展的差別。無法獨(dú)立開發(fā)數(shù)字檔案系統(tǒng)使得很多高校依賴商業(yè)操作。一些商家往往缺乏信譽(yù)，在立項、應(yīng)用實(shí)施方案前期，做出種種口頭承諾，人勤腿勤嘴勤，但是項目結(jié)束錢到手后，馬上變得人懶腿懶嘴，系統(tǒng)維護(hù)、升級服務(wù)跟不上，信譽(yù)大打折扣；一些軟件公司流刊、作坊式作業(yè)，在市場中的穩(wěn)定性較差，往往做了幾年就破產(chǎn)，留下一個爛攤子給檔案館；而且由于各個高校的檔案結(jié)構(gòu)、設(shè)置等具體情況千差萬別，往往很難用統(tǒng)一的數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)―。

高校檔案事業(yè)的數(shù)字化建設(shè)對商業(yè)的嚴(yán)重依賴性還表現(xiàn)在數(shù)字化軟件本身開發(fā)的“二手”特征。我們知道，目前的多數(shù)軟件都建立在微軟操作系統(tǒng)基礎(chǔ)上的，很多軟件適用于IE瀏覽器6.0，但是卻無法應(yīng)用于IE瀏覽器7.O、8.0的環(huán)境，這使得某些高價買的數(shù)字軟件的一些功能變得毫無用處。隨著商業(yè)軟件不斷升級而不得不進(jìn)行更新的數(shù)字檔案館軟件令高校檔案館叫苦不迭，進(jìn)退維谷，繼續(xù)投入資金如同無底洞，而中斷某些與微軟等公司軟件綁定功能升級又使得購買的商業(yè)數(shù)字化軟件逐漸被不斷更新?lián)Q代的商業(yè)潮流淘汰，最終隨著“蟻穴效應(yīng)”而喪失其本來應(yīng)用的目的。

商業(yè)利益的資金杠桿：建設(shè)投入的不可持續(xù)性

高校的檔案部門是全額撥款事業(yè)單位，其相對獨(dú)立性只是就它和其他同一級部門而言的，這種關(guān)系使得高校檔案部門在建設(shè)和日常辦公的經(jīng)費(fèi)上不能超越其他同一級部門的平均投人水平，甚至多數(shù)檔案部門連平均水平都無法達(dá)到。多數(shù)高校檔案信息化建設(shè)因資金缺乏，在必要的技術(shù)支撐方面也相對滯后。

我們發(fā)現(xiàn)，以專項資金、特殊審批方式開展數(shù)字化的高校檔案館占據(jù)了多數(shù)。而在沒有相關(guān)專項資金制度化、長期保障的情況下，高校檔案館數(shù)字化投入和維持的資金鏈條隨時都有可能遭遇中斷的命運(yùn)。

此外，高校檔案事業(yè)的數(shù)字化建設(shè)不得不依賴龐大的數(shù)據(jù)服務(wù)器，計算機(jī)的脆弱性使得數(shù)據(jù)服務(wù)器每到一定年份就要進(jìn)行更新和變化，這種對物質(zhì)硬件的依賴性將是持續(xù)不斷的資金投入，在沒有確切學(xué)校資金投入制度保障的情況下，很難能夠做到科學(xué)發(fā)展、健康、可持續(xù)。

商業(yè)運(yùn)作：數(shù)字化應(yīng)用前景的不可持續(xù)性，不確定性

數(shù)字化應(yīng)用到何種程度在學(xué)術(shù)界是有爭論的，但是要數(shù)字化已經(jīng)基本成為了共識。我們看到，商業(yè)的欲望驅(qū)動著高校檔案館充當(dāng)商業(yè)技術(shù)“小白鼠”實(shí)驗(yàn)品的角色。一些商家將那些并不成熟、缺乏長期檢驗(yàn)的技術(shù)推銷給急于上馬數(shù)字檔案館建設(shè)的高校。這種人為推動的機(jī)制在高校內(nèi)部通過經(jīng)驗(yàn)交流等方式傳播開來以后，又成為所謂的“前沿”而被推崇，這種方式是否科學(xué)，值得商榷。商業(yè)化帶有投機(jī)性，因此往往導(dǎo)致高校數(shù)字檔案館建設(shè)中數(shù)字化應(yīng)用帶有不可持續(xù)性、不確定性。

在西方國家檔案館和他們的大學(xué)檔案館，檔案工作者只從事管理的工作，只簡單把案卷的標(biāo)題和基本內(nèi)容介紹提供給利用者，他們自身并不從事科研活動，也沒有科研任務(wù)，因而沒有這一矛盾。但是在中國，這一情況卻是異常的矛盾體。

隨著數(shù)字化的影響，電子文件管理以及日常計算機(jī)辦公的需要，導(dǎo)致了高校各個部門包括檔案館對計算機(jī)專業(yè)人員的需求，甚至一定程度上左右了招聘人員的門檻設(shè)置。對于那些需要數(shù)字化作為支撐的高校兼職檔案員，數(shù)字化建設(shè)如同新開了一門專業(yè)和工作內(nèi)容，無形中使得人力缺乏的檔案館增加了各種成本，這種成本使得檔案館的精力無法專注于某―工作本身，不得不對多種不同內(nèi)容的工作疲于應(yīng)付。目前高校檔案館除了引進(jìn)技術(shù)人才外，繼續(xù)教育和培訓(xùn)也是兩種最重要的方式。這些方式都是需要成本投入的，是高校檔案館沒有計算到實(shí)際投入中的部分

商業(yè)化：高校數(shù)字檔案館建設(shè)缺乏全感

對安全保管的追求是檔案管理部門的基礎(chǔ)目標(biāo)。如果檔案部門連檔案的安全性都不能保證，那么檔案管理部門設(shè)立的基礎(chǔ)就會動搖。而商業(yè)動機(jī)推動的數(shù)字化使得高校過度專注數(shù)字化，忽視了紙質(zhì)文件的基礎(chǔ)性重要地位。因此，單純就管理而言，檔案部門對電子化的慎重程度越高越好。筆者上面已經(jīng)分析，檔案部門有管理和開發(fā)兩種定位的矛盾。但是對于開發(fā)，電子化的慎重又阻礙了信息的快速流通、被人們利用的便利性。因此，電子化在管理和利用中面臨的矛盾也說明了高校檔案部門的尷尬。

實(shí)現(xiàn)檔案的電子化，能夠大大提高工作效率，然而，數(shù)字化的成本很高，硬件嚴(yán)重依靠計算機(jī)，系統(tǒng)維護(hù)起來很有困難，這種困難使得高校檔案館花費(fèi)大量的時間與精力在數(shù)字化上，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案的精力投入相應(yīng)有所減少。有人認(rèn)為，檔案電子化檢索減少了查詢時間，但是這部分時間相應(yīng)地被計算機(jī)維護(hù)、軟件升級、使用指導(dǎo)等多種工作內(nèi)容抵消了。值得我們警惕的是，一些檔案部門存在著嚴(yán)重著以數(shù)字化取代紙質(zhì)化的傾向，交接手續(xù)、借閱記錄、目錄等內(nèi)容在脆弱的商業(yè)軟件上得到了體現(xiàn)，但是紙質(zhì)文獻(xiàn)上卻沒有相應(yīng)地更新，紙質(zhì)檔案材料不能實(shí)現(xiàn)真正的“雙軌同步”，還無形中增加了手續(xù)的煩瑣性。

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一、基于知識管理的數(shù)字檔案館信息服務(wù)特點(diǎn)

（1）“以人為本”，以服務(wù)用戶為中心知識服務(wù)是滿足用戶知識需求的信息活動,要以用戶為中心,以滿足用戶的知識需求為追求是知識服務(wù)的根本原則。數(shù)字檔案館的一切服務(wù)要以用戶為中心,以滿足用戶的知識需求為出發(fā)點(diǎn),根據(jù)用戶實(shí)際需求搜集選擇各種檔案信息,為用戶的檔案信息需求提供索引指南。因此，數(shù)字檔案館知識服務(wù)一切都要以用戶為核心，制定相關(guān)的制度和服務(wù)策略。(2)注重發(fā)現(xiàn)“檔案隱性知識”，提升檔案潛在價值數(shù)字環(huán)境下用戶所需信息中所隱含的潛在知識內(nèi)容對檔案知識服務(wù)來說是非常重要的，通過分析用戶提出的問題,再根據(jù)集成現(xiàn)有或歷史數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)并找出有價值的檔案信息,對這類信息進(jìn)行分類、組織與加工,分析各類信息內(nèi)容結(jié)構(gòu)間隱含的知識鏈,最終找到與用戶需求相吻合的檔案信息,并對外提供利用。(3)以“服務(wù)創(chuàng)新”為根本目標(biāo)知識創(chuàng)新是數(shù)字檔案館服務(wù)的潛在動力,因此數(shù)字檔案館知識服務(wù)的本質(zhì)特征就是創(chuàng)新。這一方面需要根據(jù)用戶需求,不斷收集提供相關(guān)檔案信息,在解決問題的過程中,不斷發(fā)現(xiàn)新知識；另一方面,檔案工作人員對知識進(jìn)行加工整理、分類與重組,使得這些檔案信息變得更加有條理性、針對性，進(jìn)而使用新方法新方式將這些檔案信息對外提供利用。(4)強(qiáng)調(diào)“服務(wù)內(nèi)容個性化”傳統(tǒng)的檔案服務(wù)模式太過單一，無法解決利用者的實(shí)際要求或深層次的檔案信息需求，而基于知識的服務(wù)則以用戶角度出發(fā),根據(jù)用戶的實(shí)際需求為其提供一對一的實(shí)際問題的解決途徑。(5)基于檔案資源的“綜合集成”數(shù)字檔案館背景下的知識服務(wù)是要將各類資源(硬件資源、人力資源、信息資源和技術(shù)資源)有機(jī)結(jié)合起來,發(fā)揮數(shù)字檔案館在人力和智力、信息與技術(shù)等資源方面的整合優(yōu)勢?！熬C合集成”的檔案資源將基于開放式的對外服務(wù)模式,并提供多元化的知識服務(wù)。

二、基于知識管理的數(shù)字檔案館服務(wù)類型與模式

數(shù)字檔案館資源利用服務(wù)方式是多元化的，主要包括基于門戶網(wǎng)站的檔案服務(wù)利用方式，基于檔案信息利用平臺的自助式方式，基于現(xiàn)代通訊手段的檔案信息咨詢服務(wù)方式，基于電子閱覽室和傳統(tǒng)查閱室的本地服務(wù)方式等等。

1、高?；谥R管理的檔案信息資源服務(wù)方式可以歸納為以下幾類：

（1）條件性、自助式服務(wù)高校存在的最普通的檔案查詢服務(wù)。用戶可以依據(jù)自己的不同權(quán)限查詢本單位歷年歸檔的檔案，還能查詢開放的數(shù)字化檔案信息全文。實(shí)現(xiàn)廣大教師員工足不出戶就可以查閱到開放檔案目錄及數(shù)字化掃描全文。同時還提供在線預(yù)約、電話、電子郵件等條件性的檔案服務(wù)。（2）及時性、瀏覽式服務(wù)針對廣大一般不了解館藏，但又有利用需要的普通用戶。根據(jù)用戶需求，按檔案專題分類，進(jìn)行自動化組織，形成專題匯編等深層次的檔案信息產(chǎn)品。通過網(wǎng)站等多樣化形式的展示，比如很多高校在檔案網(wǎng)站上設(shè)有畢業(yè)照、專題匯編、干部任免、教學(xué)獎、管理獎、科研獎等專題欄目。（3）科研性、推送式服務(wù)對檔案查詢有一定要求的學(xué)?？蒲腥藛T。檔案工作人員通過編研陳展平臺，組織用戶感興趣的檔案信息，按照專題深層次研究為基礎(chǔ)，挖掘館藏相關(guān)信息，提供深層次的檔案信息，例如檔案網(wǎng)站推出的專題匯編服務(wù)。（4）涉民檔案服務(wù)主要針對廣大學(xué)生群體。歷屆畢業(yè)生可通過檔案網(wǎng)站提交學(xué)位學(xué)歷認(rèn)證的申請，上傳相關(guān)的證件，并經(jīng)審核通過后予以辦理，大大方便了用戶。（5）陳展性檔案服務(wù)陳展是以檔案數(shù)字化成果為基礎(chǔ)，圍繞大學(xué)文化建設(shè)等學(xué)校中心工作，利用豐富的檔案信息資源，以專題展覽形式，舉辦主題明確的網(wǎng)上展覽，開展宣傳教育工作。

2、基于知識管理的數(shù)字檔案館服務(wù)模式

（1）檔案信息整合服務(wù)模式隨著數(shù)字檔案館信息共享程度的不斷提高,各類檔案信息資源匯集起來數(shù)量驚人，不同形式的數(shù)字檔案資源庫也應(yīng)運(yùn)而生。檔案利用者獲取檔案信息的方式增多,導(dǎo)致信息過量無法正常選擇，這就要求數(shù)字檔案館必須向廣大用戶提供集成化的檔案信息資源,按來源將這些信息進(jìn)行分類并有序整合,將不同類型的檔案信息歸納為一個有機(jī)整體,再向廣大利用者提供一站式服務(wù)。（2）檔案信息增值服務(wù)模式數(shù)字檔案館環(huán)境下形成了巨大的信息體系，為了使得檔案用戶體驗(yàn)到無差別的信息服務(wù),檔案工作人員需對海量的信息進(jìn)行篩選,生成有一定價值的全新檔案信息資源,使得檔案用戶獲得具有一定知識含量的信息產(chǎn)品，從而實(shí)現(xiàn)對檔案信息的增值。（3）自助式服務(wù)模式這是一種以用戶為主體的服務(wù),用戶根據(jù)自身的需要,通過點(diǎn)擊檔案館的網(wǎng)站來尋找自己所需相關(guān)檔案信息。這種模式需要用戶具有一定的檔案基本常識及自我服務(wù)的能力。（4）個性化服務(wù)模式又稱為定制服務(wù)，是一種以用戶為中心，根據(jù)用戶需求量身定做的服務(wù)模式，它以用戶滿意為根本出發(fā)點(diǎn)，提供主動服務(wù)，通過研究用戶的行為和習(xí)慣，與用戶進(jìn)行雙向交流，從而設(shè)計出用戶期望的個性化服務(wù)模型，主動提供滿足用戶的特色服務(wù)，最終實(shí)現(xiàn)用戶全方位的信息需求。

三、基于知識管理的數(shù)字檔案館服務(wù)體系建設(shè)策略

1、建立“主動交互式”服務(wù)模式

知識服務(wù)最重要原則的就是根據(jù)不同的用戶，提供不同的服務(wù)，高校檔案館要按照層次劃分用戶類型，再根據(jù)不同的用戶提供不同的服務(wù)。例如：(1)普通檔案用戶，是檔案信息服務(wù)中的一般用戶,檔案知識層次不高,所進(jìn)行的檔案信息利用基本是查閱紙質(zhì)的、直觀性的檔案信息。(2)科研型檔案用戶，一般指高校的科研人員或承擔(dān)科研的教學(xué)人員。他們的利用目的是為了科研或教學(xué)，目標(biāo)性很強(qiáng),一般是圍繞某個科研主題或教學(xué)內(nèi)容查詢檔案信息。(3)業(yè)務(wù)型檔案用戶，一般指歸檔的各個部門,他們主要是為了復(fù)印檔案原件來滿足日常工作上的需求。(4)社會檔案用戶,往往是高校歷屆畢業(yè)生，他們的利用目的是為了工作需求而開具畢業(yè)證明，成績翻譯等。

2、構(gòu)建并豐富檔案信息資源庫

檔案信息的知識管理要注重檔案信息資源的收集,內(nèi)容豐富的的信息資源庫是知識服務(wù)的源泉。數(shù)字檔案館要為社會提供深層次的檔案信息服務(wù),就必須構(gòu)建內(nèi)容豐富的檔案信息資源庫。例如各類檔案目錄級信息庫、多媒體檔案資源庫、名人檔案信息庫、論文系統(tǒng)信息庫等。

3、健全檔案信息服務(wù)法律法規(guī)

檔案信息環(huán)境安全的幾個關(guān)鍵點(diǎn)包括:檔案信息錄入安全、檔案信息存儲安全、檔案信息傳遞環(huán)境安全,因此要針對不同的環(huán)節(jié)制定不同的安全制度。例如，針對檔案數(shù)字化掃描和檔案信息網(wǎng)站等制定的一系列制度：①《數(shù)字檔案館電子文件元數(shù)據(jù)實(shí)施要則》；②《檔案館館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》；③《數(shù)字檔案館檔案信息著錄與標(biāo)引規(guī)則》；④《檔案館計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全及病毒防治手冊》；⑤《檔案館門戶網(wǎng)站管理暫行辦法》等。

4、加大檔案人力資源開發(fā)力度

人才是知識服務(wù)體系的重要因素,知識服務(wù)的創(chuàng)新能力取決于人才的創(chuàng)新意識，做好檔案專業(yè)人才的引進(jìn)、培養(yǎng)工作是提高檔案信息服務(wù)的關(guān)鍵。檔案人員要有計劃地參加各類信息技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓(xùn)，使得檔案工作人員既懂得檔案管理知識，又掌握計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等知識?？梢愿鶕?jù)實(shí)際情況有步驟、有計劃的引進(jìn)既懂檔案管理知識又懂計算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才，從而為提高檔案信息服務(wù)能力添磚加瓦。

5、建立檔案知識共享平臺

知識管理的最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)知識共享和創(chuàng)新,檔案信息只有在利用與共享過程中才體現(xiàn)其社會價值。檔案信息服務(wù)的意義就是為廣大利用者的信息需求創(chuàng)造有利條件,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。因此，要加強(qiáng)對檔案隱性知識的開發(fā)、管理和利用,創(chuàng)造能夠使隱性知識與顯性知識產(chǎn)生互動的機(jī)制和平臺，構(gòu)建數(shù)字檔案館內(nèi)部共享的知識庫和信息交流平臺,將隱性知識顯性化,并轉(zhuǎn)換為服務(wù)產(chǎn)品,

篇7

對現(xiàn)代國有企業(yè)檔案工作的思考

大數(shù)據(jù)時代學(xué)校檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展

以合格評估為契機(jī)優(yōu)化高校教學(xué)檔案管理

廣東省檔案館館藏香港檔案史料概況

怎樣做好項目竣工文件的歸檔審查

在法治中促規(guī)范在創(chuàng)新中促服務(wù)

廣東省檔案行政執(zhí)法檢查情況綜述

學(xué)好《意見》抓落實(shí)搶抓機(jī)遇促發(fā)展

統(tǒng)籌兼顧協(xié)調(diào)推進(jìn)全市檔案信息化建設(shè)

護(hù)知識產(chǎn)權(quán)檔案提供證明

在全省檔案信息化工作推進(jìn)會上的講話

潮陽石刻——潮汕文化遺產(chǎn)的瑰寶

國共合作與黃埔軍校的政治教育

省檔案局(館)長莫震到省審計廳調(diào)研指導(dǎo)檔案工作

文書檔案歸檔材料短缺問題及其解決措施

建設(shè)數(shù)字檔案室推進(jìn)檔案信息資源整合利用

拓展檔案資源不斷推動檔案管理躍上新臺階

基于大數(shù)據(jù)分析技術(shù)的數(shù)字化檔案

狠抓檔案開放鑒定確保檔案信息安全

走基層,接地氣,立足檔案工作為群眾服務(wù)

為建設(shè)廣東檔案強(qiáng)省插上科技的翅膀

對廣東省檔案工作服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的建議

數(shù)字檔案小常識(三)—硬件篇之服務(wù)器

省文化廳陳杭副廳長率隊到省檔案局調(diào)研

珠海市檔案局長周曉文與網(wǎng)民在線互動交流

廣東省檔案館收集檔案范圍實(shí)施細(xì)則

發(fā)揮企業(yè)檔案價值服務(wù)企業(yè)文化建設(shè)

宣貫新細(xì)則爭創(chuàng)收集整理工作新業(yè)績

對提高檔案編研工作質(zhì)量和效益之淺見

淺析微博在高校檔案工作中的應(yīng)用

低碳視角下高校檔案信息化環(huán)境設(shè)計研究

強(qiáng)化民生檔案建設(shè)搭建民生幸福橋梁

創(chuàng)新發(fā)展評價機(jī)制全面貫徹企業(yè)檔案工作規(guī)范

紙質(zhì)檔案數(shù)字化前期準(zhǔn)備工作的關(guān)鍵點(diǎn)

高校科研檔案管理比較研究及導(dǎo)向性思考

辦公自動化給檔案管理帶來的新挑戰(zhàn)

廣東省檔案局召開全省檔案館工作會議

高校檔案管理臺賬的功能模塊設(shè)計及其運(yùn)用

大朗檔案館的展覽兩周迎數(shù)千名百方來客

檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)問題研究

構(gòu)建幸福學(xué)校檔案給力幸福廣東

辦公自動化給檔案管理帶來的新挑戰(zhàn)

試析學(xué)校檔案信息資源開發(fā)與利用

省領(lǐng)導(dǎo)批示肯定我省檔案教育培訓(xùn)工作

珠海涉外婚姻檔案進(jìn)館便民惠民

牢固樹立服務(wù)意識落實(shí)服務(wù)先行戰(zhàn)略

東莞市大朗鎮(zhèn)推動檔案事業(yè)實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展

篇8

以浙江省為例，高校檔案信息化工作起步較早，目前絕大部分院校已使用了計算機(jī)管理檔案目錄，浙江大學(xué)、浙江師范大學(xué)、浙江電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院等高校還完成或開始了文件級的檔案錄入，變“案卷級管理”為“文件級管理”。有相當(dāng)一批院校建立使用了“OA”系統(tǒng)。各高校檔案館還加強(qiáng)了檔案信息化的制度建設(shè)，如浙江大學(xué)出臺了《浙江大學(xué)電子文件歸檔與管理暫行辦法》《浙江大學(xué)檔案館網(wǎng)絡(luò)信息安全保護(hù)技術(shù)措施》等。此外，浙江大學(xué)、中國計量學(xué)院、浙江工業(yè)大學(xué)、浙江師范大學(xué)等一批高校檔案館的門戶網(wǎng)站也陸續(xù)建立開通。以浙江大學(xué)為例，浙大數(shù)字檔案館門戶網(wǎng)站2005年下半年對外開放，到2006年年末，可供查詢的檔案目錄數(shù)據(jù)就達(dá)285000余條，其中“電子文件中心”提供近5000余份校發(fā)電子文件。在文檔的網(wǎng)絡(luò)管理方面，不少院校采用了南京大學(xué)的“南大之星”網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，浙江大學(xué)檔案館于2006年4月正式在全校范圍內(nèi)啟用部門預(yù)立卷遠(yuǎn)程歸檔系統(tǒng)和數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，并對學(xué)校各立卷部門電子文件的積累、鑒定、著錄、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督與指導(dǎo)。

盡管高校檔案信息化建設(shè)有了一定的發(fā)展，但高校的檔案信息化建設(shè)總體上遠(yuǎn)滯后于高校信息化建設(shè)的整體水平，而且高校間檔案信息化建設(shè)發(fā)展水平也很不平衡，部屬院校、省屬高校及各類職業(yè)技術(shù)學(xué)院(民辦院校)之間的檔案信息化水平參差不齊，前二者檔案信息化水平較高，而不少職業(yè)技術(shù)學(xué)院則尚未建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，有的雖然配備了計算機(jī)，但未配置檔案管理軟件，只能實(shí)現(xiàn)單機(jī)下的檔案檢索；還有少數(shù)院校檔案館(室)甚至連計算機(jī)、掃描儀等基礎(chǔ)設(shè)施都未配置?？傮w上看，高校檔案信息化建設(shè)還處于初級階段，與機(jī)關(guān)、銀行等部門的檔案信息化建設(shè)水平相比還存在著很大差距：檔案信息化建設(shè)意識淡薄，思想觀念跟不上形勢發(fā)展的需要；缺乏統(tǒng)一的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)薄弱；經(jīng)費(fèi)和技術(shù)保障還不夠有力-信息化安全保障體系建設(shè)不完善；檔案信息化人才隊伍建設(shè)需進(jìn)一步加強(qiáng)。

對高校檔案信息化建設(shè)的建議

高校檔案信息化建設(shè)是高校信息化建設(shè)的組成部分，建設(shè)過程中要把握以下原則：一是全局性原則，檔案信息化建設(shè)須納入高校信息化建設(shè)整體規(guī)劃，與學(xué)校信息化同步發(fā)展。二是標(biāo)準(zhǔn)化原則，加強(qiáng)各類標(biāo)準(zhǔn)的制定工作，以有效實(shí)現(xiàn)信息互通資源共享。三是經(jīng)濟(jì)性原則，建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)要與本單位的具體情況相結(jié)合，追求投入最小化，效益最大化。四是安全性原則，采取必要措施，確保信息安全、數(shù)字檔案可靠和內(nèi)容的真實(shí)。

1　加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為高校檔案信息化建設(shè)打牢基礎(chǔ)

檔案信息化建設(shè)必須建立在一整套現(xiàn)代化軟硬件設(shè)備基礎(chǔ)上，此外，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享還需要特定技術(shù)環(huán)境一一高速的數(shù)字通信網(wǎng)絡(luò)。它主要通過三個層次來建設(shè)：一是學(xué)校檔案館范圍內(nèi)的檔案局域網(wǎng)式的自動化集成管理，面向檔案館內(nèi)的整理、編目、利用等主要業(yè)務(wù)工作環(huán)節(jié)，使全館業(yè)務(wù)管理在自動化的基礎(chǔ)上形成一個整體，并向來館的利用者提供檢索和查詢等項聯(lián)機(jī)服務(wù)。二是通過校園網(wǎng)面向?qū)W校各教學(xué)、科研、管理和服務(wù)部門提供服務(wù)，用戶可在各自辦公室甚至住宅、宿舍內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)工作站上對館藏檔案進(jìn)行網(wǎng)上利用等服務(wù)。檔案館還要通過校園網(wǎng)支持的各種網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)，如校園管理信息系統(tǒng)、校園圖書情報系統(tǒng)等來實(shí)現(xiàn)對電子文件的收集、歸檔。三是通過校園網(wǎng)連接互聯(lián)網(wǎng)，開展合作業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)全球高校檔案資源共享。對此，高校應(yīng)當(dāng)設(shè)立專項經(jīng)費(fèi)，保障檔案信息化建設(shè)與學(xué)校校園建設(shè)同步進(jìn)行。

2　完善制度建設(shè)，健全工作體系，為高校檔案信息化建設(shè)提供保障

檔案信息化建設(shè)目前還缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，在原有的檔案管理規(guī)章制度已不適應(yīng)檔案信息化需要的情況下，高校應(yīng)根據(jù)自身的特點(diǎn)，注意吸收相關(guān)行業(yè)的管理標(biāo)準(zhǔn)和經(jīng)驗(yàn)。制定完善的符合實(shí)際需要的標(biāo)準(zhǔn)和制度，以保障檔案信息化建設(shè)工作安全、有序地開展。此外，檔案的收集、保管、利用等各個工作環(huán)節(jié)都需要進(jìn)行重新設(shè)置。

首先是數(shù)字化檔案的收集。收集手段主要通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理來完成。由于高校校園網(wǎng)建設(shè)已達(dá)成熟階段，學(xué)校各部門均已接通，所以數(shù)字化文件歸檔將是一種很便捷的方式，只需各單位文書處理人員在完成本單位形成的電子文件后，通過校園網(wǎng)再轉(zhuǎn)發(fā)一份到檔案管理部門即可。一般應(yīng)在完成邏輯歸檔(即電子文件的原存儲位置不變)后，把需要?dú)w檔的電子文件集中下載到檔案管理部門可脫機(jī)保存的存儲介質(zhì)上，完成物理歸檔。

其次是數(shù)字化檔案的保管。由于數(shù)字檔案載體的特殊性，檔案存放方式由檔案柜架變?yōu)橛脭?shù)字存儲器存儲，保管的重點(diǎn)是保證數(shù)字檔案的可讀性和可利用性，同時，防止信息丟失、被非法更改等。

最后是數(shù)字化檔案的利用。文件制作與檔案管理采用同一系統(tǒng)軟件，在文件制作的工作平臺上，將文件內(nèi)容已包含的檢索字節(jié)，如文號、題名、密級、作者，時間等用一定的格式固定下來再加上檔案管理的部分編號如檔號等，做到文件制作與編制檢索工具基本同步。

3　建設(shè)功能齊全的檔案信息數(shù)據(jù)庫是高校檔案信息化的關(guān)鍵

檔案信息數(shù)據(jù)庫是一個有組織、系統(tǒng)化的數(shù)字大集合，目前高校要建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫，其信息一方面來源于現(xiàn)有的館藏檔案，利用數(shù)字化技術(shù)將其他形式存儲的所有館藏檔案數(shù)據(jù)信息，通過手工著錄、掃描等形式，轉(zhuǎn)化為數(shù)字記錄方式存儲到光盤、磁盤等各類存儲器中，完成現(xiàn)有館藏檔案信息向數(shù)字化的轉(zhuǎn)化；另一方面，通過對電子文件的收集，按照數(shù)字化管理體系進(jìn)行歸檔、整理轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，建立相應(yīng)的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫。

根據(jù)高校的特點(diǎn)，所建成的檔案信息數(shù)據(jù)庫至少要包括以下內(nèi)容：首先要建立數(shù)字化館藏檔案基本目錄數(shù)據(jù)庫。根據(jù)學(xué)校各類檔案基本情況，通過著錄標(biāo)引，建立以原始檔案保存狀態(tài)為編目單位的各種檔案基本目錄數(shù)據(jù)庫，即傳統(tǒng)手工案卷目錄和卷內(nèi)目錄的數(shù)字化，且能通過計算機(jī)檢索與編目。其次要建立各類專題數(shù)據(jù)庫。根據(jù)學(xué)?，F(xiàn)代化管理與發(fā)展要求，建立一系列專題數(shù)據(jù)庫，從目錄到檔案全文內(nèi)容齊全。最后要建立檔案全文原貌的數(shù)據(jù)庫。把學(xué)校館藏珍貴的黨政檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案以及人事檔案等類原件或?qū)嵨?，通過掃描或數(shù)碼相機(jī)攝錄等方式，把檔案原件以圖形方式存儲在計算機(jī)中，并為其編制題名，責(zé)任者、關(guān)鍵詞等索引，建立相應(yīng)數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案全文原貌的管理。

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關(guān)鍵詞： 高校圖書館；紙質(zhì)檔案；數(shù)字化管理

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-4311（2012）22-0257-030 引言

隨著社會的發(fā)展和科技的進(jìn)步，檔案數(shù)量的激增，越來越多的大學(xué)圖書館檔案的收集，整理和利用作為一個基本的工作任務(wù)，并取得了顯著的成功。但也有很多大學(xué)圖書館忽視了建立自身檔案特色的建設(shè)，這應(yīng)該引起我們的注意。本文主要討論高校圖書館紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理過程中的一些方法和原則。

1 概述

1.1 高校圖書館檔案的重要性 高校圖書館檔案管理工作是高校圖書館工作的重要組成部分，它是保存高校圖書館活動和工作最直接最原始的記錄載體，從館建之日起它就已經(jīng)有了記錄，隨著高校的圖書館的發(fā)展而一起發(fā)展，最準(zhǔn)確而客觀真實(shí)地反映記錄了高校圖書館每個歷史階段的發(fā)展軌跡，對圖書館的管理工作有著極高的參考和利用價值。

1.2 高校圖書館檔案的特點(diǎn) 一般來說，高校圖書館檔案分文件和文書檔案，其各自的特點(diǎn)不同。

文件檔案是由學(xué)校上級政策對圖書館的日常工作和管理，政策，和法律文件，包括中央，省，高校當(dāng)局和其他有關(guān)單位的上級下發(fā)的各種文件的。文件有一定相對的統(tǒng)一性，具有一定保密功能。文書檔案則來源于高校圖書館本身，是學(xué)校教職員工在圖書館開展日常工作和舉行各種日常活動產(chǎn)生并積累的，其保留有一定目的性。其包括各種載體的文件材料，如會議紀(jì)要，會議決定、從事資源，產(chǎn)權(quán)登記、重要的電話記錄，發(fā)送和接收消息，珍貴照片，錄音帶，以及具保護(hù)價值的各種文稿。

具體的說，高校圖書館檔案具有以下兩個特點(diǎn)：

內(nèi)容豐富，文書檔案內(nèi)容包羅萬象，既有圖書館的人事、財務(wù)以及文件等日常工作檔案，還包括圖書館的文獻(xiàn)采購、文獻(xiàn)典藏、情報交流、課題跟蹤、讀者信息以及借閱登記內(nèi)容等業(yè)務(wù)工作檔案。

保存時間長，如圖書館的各項業(yè)務(wù)檔案就屬于永久性保存檔案。

1.3 紙質(zhì)檔案保護(hù)難、查找難、共享難現(xiàn)狀 高校圖書館館藏豐富眾多，頻繁查詢及借閱紙質(zhì)檔案，經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失、丟頁、頁面污染等情況。紙質(zhì)檔案查找起來非常不便，如果需要批量查找更是困難；更麻煩的是，查找出來的檔案還要放回原來的位置，否則會給下次查找造成更大的困難。由于高校圖書館檔案工作的內(nèi)容包括的比較廣泛，像重點(diǎn)學(xué)科及課題跟蹤檔案以及文獻(xiàn)典藏檔案和借閱檔案，如果需要查詢檔案，就必須到圖書館來，并由圖書館工作人員協(xié)助查找，所以紙質(zhì)檔案的共享也是一個問題，這種低效的重復(fù)勞動不利于高效辦公，降低了工作效率。

2 紙質(zhì)檔案數(shù)字化的作用和實(shí)現(xiàn)途徑

2.1 紙質(zhì)檔案數(shù)字化的作用 檔案信息化建設(shè)的核心是資源建設(shè)，資源開發(fā)，包括兩個主要方面的任務(wù)，首先，現(xiàn)有的檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)和收集重要文件檔案，圖片，音頻，視頻文件，數(shù)字，其二，目前的電子歸檔及電子檔案管理。

數(shù)字文件可以有效地保護(hù)原始檔案，可以提高文件的使用模式。紙質(zhì)檔案數(shù)字化代替原來的使用，保護(hù)原始檔案。不再受“孤本”限制，該文件可以提供給所有需要的人分享。數(shù)字圖像文件異地轉(zhuǎn)移，使異地存取使用可能通過計算機(jī)局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)得到實(shí)現(xiàn)。擴(kuò)大使用檔案空間，讓更多人了解檔案使用檔案。數(shù)字檔案還有“時間”不再受限制的優(yōu)勢，使用者隨時獲得他們所需要的文件。檔案數(shù)字化以后，將已開放的檔案上網(wǎng)，這樣所有利用者就可以在任何時間上網(wǎng)利用檔案信息資源。

數(shù)字文件可以有效地保護(hù)原始文件：替代原有的使用，保護(hù)原始檔案；數(shù)字拷貝下來，輸出盤，磁帶則永久保存，它將給這些檔案因不可抗拒的自然災(zāi)害時不致受到嚴(yán)重的損害；恢復(fù)檔案材料模糊褪色的字跡和修復(fù)損毀的不完整的圖片文件。

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化是檔案館走向數(shù)字檔案館的唯一途徑。二十一個世紀(jì)數(shù)字檔案館無疑是發(fā)展的方向，不論是什么樣的類型和層次的檔案館，雖然到目前為止其具體組成，組織和管理模式仍處于探索中，可其“館藏”的數(shù)字化特征是肯定的，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化將是其“館藏”的重要組成部分。

2.2 紙質(zhì)文檔數(shù)字化外包服務(wù)必要途徑 高校圖書館如果自己進(jìn)行紙質(zhì)檔案的數(shù)字化這項工作，需要投入大量人力參與工作，投入資金購買專業(yè)的掃描儀、修圖軟件等，此外，數(shù)字化后的文件管理也需要專業(yè)的軟件支持。隨著外包公司的專業(yè)化發(fā)展，外包公司所倡導(dǎo)的文件生命周期管理解決方案已經(jīng)延伸到包括文件采集、分發(fā)、存儲、檢索、流轉(zhuǎn)、共享、輸出等在內(nèi)的各環(huán)節(jié)，完全符合了高校圖書館紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理的要求。并可以大大降低高校自己做紙質(zhì)檔案數(shù)字化的成本。因此數(shù)字化外包已成為目前高校紙質(zhì)文檔數(shù)字化的必要途徑。

3 紙質(zhì)檔案數(shù)字化創(chuàng)新性原則

篇10

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)；高校檔案；云存儲

高校檔案是高校教育教學(xué)活動的真實(shí)記錄，是高校從事教育教學(xué)活動、高校管理、教學(xué)科研工作必不可少的參考借鑒資料。高校檔案不僅是高校政策決策的重要保障，也是高校日常管理決策不可或缺的資源。

然而，隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、云計算等信息技術(shù)的飛速發(fā)展，整個社會已經(jīng)邁入了大數(shù)據(jù)時代，高校也不例外。在大數(shù)據(jù)背景下，高校學(xué)生的學(xué)籍、發(fā)表的論文、課程成績以及教師的基本信息、教學(xué)課件、發(fā)表的科研論文、參加的科研項目等會產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)，同時還有實(shí)驗(yàn)室設(shè)備、學(xué)校機(jī)房和行政部門產(chǎn)生的檔案信息等也會產(chǎn)生海量數(shù)據(jù)。除了在學(xué)生培養(yǎng)方面會產(chǎn)生海量數(shù)據(jù)外，高校行政管理活動、科研和學(xué)術(shù)交流、社會服務(wù)等方面也都會產(chǎn)生海量數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)數(shù)量大，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)多樣，數(shù)據(jù)來源廣泛，明顯具備了大數(shù)據(jù)的特征，對這些有價值的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行歸檔存儲，并確保在需要時能被有效地查詢和利用，這將成為高校檔案部門無法推脫的責(zé)任，同時也為高校檔案工作帶來巨大的挑戰(zhàn)。目前高校檔案管理面臨的最主要的兩個挑戰(zhàn)：一是如何為檔案數(shù)據(jù)提供足夠大的存儲空間。二是如何為用戶提供一個更安全、高效、方便的檔案訪問平臺。幸運(yùn)的是，面對大數(shù)據(jù)帶來的挑戰(zhàn)，云存儲技術(shù)應(yīng)運(yùn)而生。簡潔地說，“云存儲”是將數(shù)據(jù)資源存放到網(wǎng)絡(luò)上供人們查詢的一種新興方案。用戶可以在任何時間、任何地方，通過任意可上網(wǎng)的設(shè)備方便地存取數(shù)據(jù)?，F(xiàn)在許多國內(nèi)外的大公司如微軟、亞馬遜和谷歌已經(jīng)引入了相關(guān)的云存儲平臺服務(wù)。在大數(shù)據(jù)背景下，如果能將云存儲技術(shù)應(yīng)用到高校檔案管理領(lǐng)域，不僅可以解決以上兩個挑戰(zhàn)，也將會為高效檔案事業(yè)帶來歷史性的變革。

一、云存儲在高校檔案管理中的優(yōu)勢

（一）云存儲技術(shù)的應(yīng)用，能降低高校檔案管理的成本，提高檔案資源的利用率。傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)存儲都是靜態(tài)的，多用于存儲PB級以下的數(shù)據(jù)。若采用傳統(tǒng)的存儲架構(gòu)，當(dāng)存儲容量需求增加時，就需要添加新的存儲陣列。隨著需要管理的陣列數(shù)增加，存儲環(huán)境變得日益復(fù)雜，管理難度更大，需要的運(yùn)營成本也隨之增加。而云存儲能夠?qū)崿F(xiàn)動態(tài)擴(kuò)展，按需求進(jìn)行配置。各高校檔案館可以根據(jù)自身需求申請適當(dāng)?shù)拇鎯θ萘?，無須額外的存儲設(shè)備，相比較傳統(tǒng)存儲模式，降低了購置設(shè)備的成本。存儲平臺的運(yùn)行和維護(hù)工作由云存儲提供商完成，降低了高校檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)的成本。云存儲提供了一個較為開放的訪問平臺，用戶可以隨時隨地通過任何可上網(wǎng)的設(shè)備訪問檔案資源，這就解決了某些用戶由于時間、地點(diǎn)等因素限制而無法實(shí)時訪問檔案資源的問題，從而大大提高了高校檔案資源的利用率。

（二）云存儲技術(shù)的應(yīng)用，能為檔案數(shù)據(jù)提供海量的存儲空間。隨著高校檔案信息化建設(shè)的不斷加快，高校檔案數(shù)據(jù)也由原來單一形式向電子文件、圖像、視頻、音頻等多種形式發(fā)展，高校檔案館要安全存儲這些數(shù)據(jù)，需要不斷擴(kuò)充服務(wù)器和相應(yīng)的存儲設(shè)備，這會給高校檔案館帶來很大的資金壓力。由云計算發(fā)展起來的云存儲平臺，用戶只需要利用幾臺可以上網(wǎng)的電腦終端就可以方便地上傳和下載存儲在云中的電子文件。云由成千上萬的存儲設(shè)備和服務(wù)器集群構(gòu)成，它具有無限的存儲空間和海量的存儲能力，能夠更好地滿足檔案數(shù)據(jù)海量增長的存儲需求。

（三）云存儲技術(shù)的應(yīng)用，能增強(qiáng)容災(zāi)、異地備份能力。云存儲可以實(shí)現(xiàn)跨領(lǐng)域部署，并可以通過虛擬化技術(shù)實(shí)現(xiàn)多物理存儲節(jié)點(diǎn)、多應(yīng)用系統(tǒng)和多業(yè)務(wù)服務(wù)協(xié)調(diào)的共享存儲構(gòu)架。特別是當(dāng)發(fā)生不可預(yù)測的數(shù)據(jù)災(zāi)難時，通過云存儲的分布式備份功能可以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的快速恢復(fù)。同時，云存儲可實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)在線異地備份，以上兩類功能可避免各高校檔案館單獨(dú)存儲檔案數(shù)據(jù)時遭遇停電、火災(zāi)、水災(zāi)、地震等特殊災(zāi)難情況時可能帶來的檔案數(shù)據(jù)丟失和損失。

（四）云存儲技術(shù)的應(yīng)用，能實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)中復(fù)雜數(shù)據(jù)類型的虛擬化存儲。采用云存儲所具備的虛擬化技術(shù)和大數(shù)據(jù)管理技術(shù)，能實(shí)現(xiàn)很好地復(fù)雜數(shù)據(jù)類型的虛擬化存儲。特別是針對特殊類型的檔案，如：電子期刊、古典文籍、照片資源、音頻視頻文件等。

二、云存儲在高校檔案存儲中的存在的問題和風(fēng)險

（一）云存儲平臺的安全風(fēng)險。高校檔案的保密性以及檔案工作的機(jī)密性決定了高校檔案存儲需要一個相對安全的存儲環(huán)境，現(xiàn)有的高校檔案存儲方式在檔案安全存儲方面有一定的優(yōu)勢。首先，云存儲自身的虛擬化、無邊界性、流動性等特性，使得其面臨較多的安全威脅。其次，與傳統(tǒng)的存儲方式不同，云存儲是將數(shù)據(jù)信息存儲在云端，這對數(shù)據(jù)的存儲安全、傳輸安全、服務(wù)安全和訪問控制都帶來極大的挑戰(zhàn)。同時，云存儲應(yīng)用導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)資源、信息資源、用戶數(shù)據(jù)和應(yīng)用的高度集中，由此帶來的安全隱患與安全風(fēng)險也較傳統(tǒng)應(yīng)用高出很多。目前為止，還沒有任何一家云存儲供應(yīng)商保證可以提供絕對安全的存儲平臺。此外，如果將不能公開的數(shù)字檔案以遠(yuǎn)程方式存儲到云端，必定會引發(fā)檔案管理者的擔(dān)憂。

（二）云存儲的可靠性問題。大多數(shù)云服務(wù)供應(yīng)商都對云存儲的安全性做出過承諾，但亞馬遜彈性云服務(wù)出現(xiàn)的服務(wù)中斷事件以及微軟出現(xiàn)的云數(shù)據(jù)托管中斷事件都表明用戶能否訪問到自己的云存儲數(shù)據(jù)取決于云服務(wù)提供商的服務(wù)是否可靠，一旦云服務(wù)供應(yīng)商出現(xiàn)問題，用戶則無法正常訪問自己存儲在云服務(wù)上的數(shù)據(jù)，因此可靠性問題是目前云存儲急需解決的難題。

（三）缺乏可靠的國內(nèi)云存儲供應(yīng)商。現(xiàn)在大部分成功的云存儲供應(yīng)商都是Google、微軟等國外品牌，盡管國內(nèi)的一些IT公司正努力追求云存儲技術(shù)，但就技術(shù)水平和發(fā)展規(guī)模來看還存在一定的差距。當(dāng)高校檔案選擇云存儲方式，云平臺就控制了檔案數(shù)據(jù)，這將會導(dǎo)致潛在的數(shù)據(jù)威脅行為，例如通過數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)挖掘機(jī)密的檔案信息。因此，在某種程度上我們更希望找到一個具有獨(dú)立R&D 認(rèn)證的國內(nèi)云存儲供應(yīng)商，最大程度地保證高校檔案的安全性和保密性。

（四）缺乏統(tǒng)一的云存儲技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。在技術(shù)層面，對于長期有效存儲數(shù)字檔案尚存在很多需要解決的問題，其中最重要的問題之一就是技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)問題。想要實(shí)現(xiàn)數(shù)字文件長期、高效地存儲，必須制定一系列的統(tǒng)一的存儲標(biāo)準(zhǔn)。然而，到目前為止國際上還未形成一套公認(rèn)的數(shù)字檔案信息長期保存的標(biāo)準(zhǔn)，這有可能導(dǎo)致在將檔案數(shù)據(jù)上傳到云端的過程中產(chǎn)生數(shù)據(jù)丟失、錯序等問題，從而直接影響檔案數(shù)據(jù)的完整性和一致性。

三、高校檔案云存儲實(shí)現(xiàn)的觀點(diǎn)

（一） 積極參與檔案云存儲設(shè)計。高校應(yīng)該以檔案管理部門為領(lǐng)導(dǎo)，由各部門共同支持建立起一個較為全面的檔案管理系統(tǒng)，從而避免過多地依賴于云服務(wù)供應(yīng)商。在檔案管理系統(tǒng)的核心設(shè)計以及資源建設(shè)過程中，高校內(nèi)部應(yīng)該制定一套統(tǒng)一的安全標(biāo)準(zhǔn)和機(jī)密性協(xié)議，所有的檔案管理人員都應(yīng)積極參與檔案云存儲管理系統(tǒng)的設(shè)計與實(shí)現(xiàn)，學(xué)習(xí)云存儲相關(guān)的知識，建立一個規(guī)模合理的檔案管理系統(tǒng)?？紤]到高校檔案的保密性要求，在云存儲供應(yīng)商進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)以及業(yè)務(wù)合作過程中需要建立一套嚴(yán)格的機(jī)密性協(xié)議，以降低檔案數(shù)據(jù)泄密的風(fēng)險。

（二）建立高校檔案私有云。云服務(wù)按部署方式和服務(wù)對象范圍可以分為三類，即公共云、私有云和混合云。公共云通常適用于大規(guī)模和多用戶。相對于公共云和混合云，私有云的用戶完全擁有整個云中心設(shè)施，提供了更多地安全和保密等專屬性的保證，因此在安全性、法規(guī)遵從以及服務(wù)質(zhì)量方面更加具有保障。高校檔案管理選擇私有云可以保障在使用云存儲技術(shù)的同時最大程度地維持對檔案數(shù)據(jù)的控制權(quán)，提高檔案的安全性和保密性。

（三）建立云存儲平臺下的檔案數(shù)據(jù)的安全備份策略。采用云存儲技術(shù)存儲高校檔案數(shù)據(jù)后，相應(yīng)的備份策略也會發(fā)生根本性的變化，由脫機(jī)備份轉(zhuǎn)換為網(wǎng)絡(luò)在線備份。為了提高檔案數(shù)據(jù)的存儲安全和災(zāi)難恢復(fù)能力，高?？梢赃x擇對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行多套備份，通過將檔案數(shù)據(jù)副本在本地、同城和異地進(jìn)行備份的策略，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源的多套多地備份，這不僅能夠提高檔案數(shù)據(jù)訪問的實(shí)時性和共享性，更加增強(qiáng)了檔案數(shù)據(jù)的容災(zāi)能力。對于重要的、機(jī)密的高校檔案數(shù)據(jù)應(yīng)該做好提前備份，一旦云存儲數(shù)據(jù)庫遭受致命損壞時，可以立即啟動備份系統(tǒng)以確保高校檔案數(shù)據(jù)的正常使用。

（四）加強(qiáng)云存儲人才的建設(shè)和培養(yǎng)。將檔案數(shù)據(jù)向私有云遷移時，需要采用成熟的技術(shù)方案，解決私有云的系統(tǒng)建設(shè)及運(yùn)營管理安全工作。同時，應(yīng)做好系統(tǒng)容災(zāi)、數(shù)據(jù)備份，以及業(yè)務(wù)回退機(jī)制，以提高應(yīng)對各類突發(fā)事件安全事件的處理能力，這些工作都離不開掌握相關(guān)技術(shù)的IT技術(shù)人員。管理檔案系統(tǒng)的IT技術(shù)人員不僅要有較為深厚的計算機(jī)背景知識，還需要熟悉檔案的相關(guān)知識。因此，高校檔案館建設(shè)要注重人才的建設(shè)和培養(yǎng)，做好人才的儲備工作。

四、結(jié)語

云存儲技術(shù)的出現(xiàn)為高校海量檔案數(shù)據(jù)的高效存儲和利用提供了新的平臺，為高校檔案的管理工作指明了新的發(fā)展方向，高校檔案管理工作者應(yīng)積極投入到高校檔案私有云建設(shè)中，充分利用云存儲的技術(shù)優(yōu)勢。同時，也要重視高校檔案云存儲中存在的問題和風(fēng)險，尤其是檔案安全和保密問題，積極提出相應(yīng)的策略。

本文系云南省檔案科技項目“基于Hadoop云平臺的高校檔案資源管理研究”（項目編號：2016-y-125-006）研究成果之一。

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