導語：如何才能寫好一篇檔案管理建議與意見，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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【關鍵詞】高校 基建工程檔案 基建管理

基建工程檔案也稱工程建設檔案，是指在基建管理和基建工程項目活動過程中直接形成的、有保存和利用價值的竣工圖紙、文字記錄、工程價款結算書、審計結論以及后期使用過程中的維修、翻修改造等有關經(jīng)濟技術資料。它是工程建設及竣工驗收、交付使用的必備條件，也是對工程進行管理、改建、擴建、修繕的重要資料。隨著醫(yī)院基建工程的迅速發(fā)展，基礎設施建設不斷完善，基建工程檔案作為一個獨立的檔案管理門類，也越來越受到醫(yī)院檔案管理部門的重視，搞好基建工程檔案建設，提高檔案的實用價值顯得非常重要。

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醫(yī)院基建工程檔案特點

醫(yī)院基建工程檔案是在工程項目建設過程中累積成套的資料。工程項目的檔案材料是有機聯(lián)系的整體，圍繞一個工程項目的基本建設活動形成了一個互相之間密切聯(lián)系的基建檔案背景?；üこ虣n案伴隨著工程的實施過程按一定的內(nèi)在規(guī)律產(chǎn)生，并被傳送到相關的部門和資料的需要者，形成工程項目實施中的檔案資料。工程檔案資料除具有一般信息共性特征--價值性、滯后性、共享性外，還具有工程技術個性特征，它具有原始數(shù)據(jù)來源的分散性，加工處理的多樣性和其時間、空間的差異性，以及基建工程檔案要求的事實性、專業(yè)性和重復使用性［1］。

基建工程檔案和其它科技檔案一樣具有兩個屬性，一是具有使用價值，二是其本身就是一種科技信息。利用基建工程檔案可以提高辦事效率，節(jié)省人力、物力、財力，縮短設計、施工、結算周期；同時為醫(yī)院的基建提供有價值的信息，為領導的決策提供有力的依據(jù)。只有充分了解和認識醫(yī)院基建工程檔案的價值，才有可能從實際出發(fā)，進行具體分析，發(fā)現(xiàn)其使用價值，充分發(fā)揮基建工程檔案的社會效益和經(jīng)濟效益，更好地為醫(yī)院教育和科研服務。

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醫(yī)院基建工程檔案的構成

醫(yī)院基建工程檔案構成內(nèi)容可分為工程準備階段檔案、工程設計檔案、工程施工檔案、工程竣工結算經(jīng)濟檔案和工程后期使用過程中的維修改造檔案五大部分組成［2］。根據(jù)基建檔案形成的特點，為了保證檔案的完整性、可靠性和系統(tǒng)性，應實行檔案工作與工程建設同步收集管理的原則。①工程準備階段檔案包括項目建議書，可行性研究報告，批準的立項報告，土地征用、拆遷補償文件，批準的醫(yī)院規(guī)劃圖，有關部門測繪的地形圖、用地紅線圖，以及開工前必須的各種文件，如規(guī)劃許可證、施工許可證等。②工程設計檔案包括委托設計合同，地質勘探資料，施工圖紙，圖紙會審記錄，設計修改通知、竣工圖紙等。③工程施工檔案包括開工報告，施工組織設計，技術交底，隱蔽工程驗收記錄，混凝土工程施工記錄，主體結構驗收記錄，鋼筋、混凝土、砂漿及各種材料檢驗報告，工程竣工驗收報告和工程質量評定報告等。④工程竣工結算經(jīng)濟檔案包括招標文件，中標通知書，投標文件(或工程概、預算書)，竣工結算審核書，工程量計算書，審計報告和審計工作底稿等。⑤工程后期維修、裝修、改造檔案包括改造翻修圖紙或文字敘述的簡單維修、裝修內(nèi)容，招投標文件，工程結算審核書，工程量計算書，審計報告和審計工作底稿等。

3 醫(yī)院基建工程檔案的作用

要搞好醫(yī)院基建工程檔案的建設，首先要全面、深入地認識醫(yī)院基建工程檔案的作用，建檔的目的是為醫(yī)院的建設和發(fā)展服務，檔案離開了“作用”其價值就無從體現(xiàn)。

3.1 對同類工程設計具有重復利用和參考價值 醫(yī)院基建工程檔案是從過去建院過程中形成的各種文件、憑證、函件、圖紙、工程預算、竣工結算和各項記錄等技術資料轉化而來，它客觀地記載了當時的歷史情況，反映醫(yī)院基本建設的完整過程。尤其是工程設計檔案的最大特點是可以重復利用，這是基建工程檔案通用性強的特征決定的，例如一些醫(yī)技樓，

病房樓、門診樓和道路等都可以略加修改重復使用或借鑒以往的施工圖?；üこ淘O計檔案一般已經(jīng)過了施工考驗，承受了實踐的檢驗。重復利用或參考這些圖紙和資料，不僅可以加快速度，還可以提高設計質量減少設計成本［3］。

3.2 對日常維修具有參考借鑒和利用價值 高?；üこ虣n案對日常維修中的實用價值在于檔案利用，檔案利用工作是檔案工作中最富有活力的一個環(huán)節(jié)。每年年初醫(yī)院對修、購專項資金投資估算和立項申報，維修工程招標時的工程量清單編制及竣工價款的結算等均需利用基建工程檔案，基建工程檔案的利用價值得到了充分體現(xiàn)。利用工程竣工結算檔案中的工程結算書中相關工程項目造價加以調整，就是一份準確的投資估算；利用設計檔案的竣工圖紙對維修內(nèi)容和要求進行詳細說明，就是一套完整的維修施工圖紙；利用工程竣工結算經(jīng)濟檔案中的工程量計算書和審計工作底稿，維修工程價款結算可以做到快速準確。地下管網(wǎng)的改造、維修和新建工程地基開挖，更離不開基礎設施工程檔案，學校基礎設施的維護與管理需要基建檔案提供詳細信息。

4 醫(yī)院基建工程檔案的建設

醫(yī)院基建工程檔案具有歷史憑證作用、重復利用作用和日常維修作用，必須搞好基建工程檔案的建設，要把基建工程檔案的收集、管理和整理擺到重要的工作El程上，需要做好以下幾個方面的工作。

4.1 提高人員素質，增強檔案意識 要增強檔案意識，改變“在檔案收集時你送我要，在檔案利用上你查我調”的狀態(tài)，檔案人員不能僅僅是檔案材料的保管員，而應是檔案的形成者、管理者，要具有一定的檔案管理知識、較強的立卷意識、管理和利用意識并逐步將這些意識形成習慣。要加強基建工程檔案管理人員的素質訓練，選拔有事業(yè)心和責任感、具有一定專業(yè)知識的人員擔任檔案管理工作，同時考慮到基建工程檔案的特殊性，要從基建管理和檔案管理兩方面進行培訓，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務水平。

4.2 完善管理機制，健全崗位責任制 在重視基建工程進度、質量、造價等環(huán)節(jié)的同時，要建立和完善基建檔案管理的有效機制。由于醫(yī)院基建工程檔案冗繁的特征，它的內(nèi)容多、種類雜、收集時間長，故必須建立崗位責任制，責任到人，分工合作，獎勵先進，鞭策落后，這是一項難度較大的管理工作，它需要多方配合方能落到實處。施工單位應做好收集和提供原始憑證工作，包括開工、竣工報告，施工組織設計，技術交底，隱蔽工程驗收記錄，圖紙會審紀錄，設計修改通知、定位放線測量記錄，材料出廠合格證，材料質量鑒定書，混凝土工程施工記錄，主體結構驗收記錄，鋼筋、混凝土、砂漿及各種材料檢驗報告，工程竣工驗收報告和工程質量評定報告等。監(jiān)理單位應收集在監(jiān)理活動中形成的具有價值的文件，如開工令、停工令、返工令、竣工令、工程大事件、工程質量檢查記錄、檢查報告、工程質量等級評定材料，包括分項工程、分部工程、單位工程質量等級評定、基礎處理基礎工程施工記錄、現(xiàn)場監(jiān)理例會記錄、監(jiān)理月報、監(jiān)理指令，沉降觀察記錄各種驗收文件等?；ú块T應收集作為基建職能部門在進行建設過程中與有關部門之間產(chǎn)生的相關工程建設的文件、函件，如設計文件、招投標文件，政府有關職能部門批文等。審計部門應收集在審計過程中對施工單位所提供的審計資料的真實性、完整性、可靠性的確認資料，市場材料價格確認資料、收集工程量計算書、結算過程的初審意見、核對后意見，終審意見及完整的結算審計報告及審計底稿等。醫(yī)院基建工程管理部門要明確將檔案工作納入基建各科室的工作職責范圍，對于施工過程的經(jīng)濟技術資料不能一味依賴施工單位收集提供，形成人人關心檔案，自覺收集、保管、愛護檔案的習慣。

4.3 加大硬件投入。建立電子檔案 要加大硬件投入，引進現(xiàn)代化管理技術，為檔案管理現(xiàn)代化、電子化提供物質基礎。計算機的運用極大地方便檔案的整理、檢索等工作。隨著檔案電子化的發(fā)展，基建檔案管理工作面臨的一個主要問題就是將工程圖紙電子化。可要求設計單位提供電子版竣工圖紙，把設計變更完整地在圖紙上進行反映，對以前大量的有保存價值的圖紙檔案，可通過掃描轉化為電子檔案，如有條件可進一步對文件進行矢量化，以便于直接利用［4］。對于工程竣工結算等資料必須做到電子存檔。

4.4 規(guī)范建檔程序。密切協(xié)作關系 在每項工程開工前，檔案管理人員都要做好資料收集的前期準備工作，要保證資料收集與工程建設同步進行，在工程建設前期，檔案人員要及時了解工程的總體安排，對需要收集的資料做到心中有數(shù)；在施工過程中，基建檔案人員要深入施工現(xiàn)場。要加強對基建管理單位檔案工作的指導、督察，并定期對檔案進行階段性清查清欠，對沒有及時歸檔的部分，要列出清單及時索取，借用檔案的要及時督促歸檔，以防因借用人對檔案保管不善而造成丟失損壞。

4.5 科學分類。系統(tǒng)立卷 立檔工作是檔案工作的重要一環(huán)，立檔說明是人們查閱檔案資料的指南。由于工程規(guī)模大小不一、復雜程度不同，產(chǎn)生的檔案數(shù)量也不一樣，隨之而來的案卷確立也不盡一致。因此分類不能憑主觀想象，而應考慮項目特點及其內(nèi)在聯(lián)系，要依照有關規(guī)定和要求進行案卷整理，合理劃分，并按重要程度和工作程序依次排列，方便管理，方便查閱。

4.6 重視維修改建資料歸檔，不斷完善基建檔案 工程投入使用后，由于各種原因，建筑物的改造、裝修時有發(fā)生，如門窗拆換、隔墻拆除或新砌，弱電系統(tǒng)增加，強電部分改造等，這些有的有圖紙，有的用文字敘述，對于這些都應進行有關資料的整理，該補圖的補圖，該拍照的拍照，該寫備忘錄的就寫備忘錄，連同維修、改建工程結算資料一起納入變更檔案管理，使學校的基建工程檔案不斷的充實完善，有利于今后查閱和重復利用。

5 結束語

基建工程檔案是醫(yī)院的寶貴財富，是醫(yī)院基本建設的歷史記錄，反映了醫(yī)院基礎設施和固定資產(chǎn)的整體水平，隨著醫(yī)院規(guī)模的擴大、辦院條件的改善，醫(yī)院的基本建設檔案會大量產(chǎn)生，隨之而來的維修工程也會大量增加，檔案的開發(fā)利用價值會不斷顯現(xiàn)，醫(yī)院基建工程檔案的管理是醫(yī)院基建管理的基礎，在醫(yī)院基本建設中起著不容忽視的作用，只有加強其建設，認識其重要性，才能更好的發(fā)揮它的作用。

參 考 文 獻

［1]王傳宇.科學技術檔案管理學［M］.北京:檔案出版社，1986:28

［2]朱曉青.醫(yī)院基建檔案的收集和利用問題的探討[J].溫州大學學報，2002，18，(2):95-96．

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一、建立醫(yī)德醫(yī)風檔案的必要性

醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)密切關系著群眾的生活，所以醫(yī)德醫(yī)風的好與壞直接決定著醫(yī)療部門的發(fā)展以及醫(yī)療部門在建設和諧社會中的適應情況。但是，要建設良好的醫(yī)德醫(yī)風并不是一朝一夕的事情，它是一個漫長而艱巨的過程。醫(yī)德醫(yī)風建設不可或缺，而要做到低成本高質量的醫(yī)療服務更是不容易的。因此，建立醫(yī)德檔案是勢在必行的也是迫不及待的，它不僅能使醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的醫(yī)德醫(yī)風得到有效改善，同時對醫(yī)護人員的職業(yè)責任及職業(yè)紀律教育也能起到很好的強化作用。

二、醫(yī)德醫(yī)風檔案的內(nèi)容

醫(yī)務人員醫(yī)德考評表的基本構成包括四個部分：第一，是關于相關技術人員的基本情況考評；第二，是醫(yī)務人員個人一年來醫(yī)德醫(yī)風工作總結；第三，是醫(yī)務人員獎懲情況；第四，也是考評的最重要的部分，就是關于考評的內(nèi)容、方法及步驟?？荚u內(nèi)容包括七個方面：首先是救死扶傷，這是醫(yī)者的天職；其次就是尊重患者，為患者保密，這是道德；另外還要構建和諧的醫(yī)患關系，這是基礎；還有就是要廉潔行醫(yī)，這是本分；同時要因病施治，這是醫(yī)術；此外要顧全大局，這是戰(zhàn)略；最后就是要嚴謹求實，這是態(tài)度。醫(yī)德考評分為兩種方式同時進行：一種是院內(nèi)考評，這種方式主要是通過醫(yī)務人員的自我總結與評價，再由其所在科室進行相應的考評。一種是院外考評，這種方式主要以患者的真實反饋以及社會考評為主。

三、醫(yī)德醫(yī)風檔案管理中存在的問題

3.1觀念陳舊，思想上認識不足

群體檔案法規(guī)意識淡漠，對醫(yī)德醫(yī)風檔案的作用了解不夠，對其重要意義認識不充分，存在模糊觀念。致使醫(yī)德醫(yī)風檔案管理工作擺不上議事日程。故在檔案書寫、紙張、內(nèi)容上出現(xiàn)不規(guī)范現(xiàn)象；個別檔案管理人員認為收集整理檔案是額外負擔；個別領導則認為檔案的利用價值不大。故造成了醫(yī)德醫(yī)風檔案可有可無、可建可不建、可管可不管、可用可不用的局面。

3.2各自為政，檔案管理不集中

目前尚有一些醫(yī)院將各種類型檔案分散保管，各自為政，檔案室僅保管文書檔案而已。病歷檔案為醫(yī)務科管理，科技檔案為科教科管理，人事檔案為人事科管理，醫(yī)德醫(yī)風檔案為黨委辦管理。一個從事科技工作的單位沒有科技檔案可查，一個創(chuàng)建一流的現(xiàn)代職業(yè)文明的醫(yī)院沒有醫(yī)德醫(yī)風檔案可利用，勢必造成家底不清、情況不明、各行其是、勞而無績。

3.3檔案材料收集不及時、不規(guī)范

由于各方面的原因，醫(yī)德醫(yī)風檔案形成者無意或不愿把自己保管的材料交給檔案收集者，這就使得檔案材料收集不全面、不規(guī)范。造成檔案資料缺乏完整性、連續(xù)性和可靠性。

3.4檔案事業(yè)資金不到位

檔案用房較小，有的醫(yī)院保管條件更差，無固定庫房，與其它部門合用，管理設備陳舊，管理技術跟不上現(xiàn)代信息化時代，制約了檔案事業(yè)的飛速發(fā)展。

四、加強醫(yī)德醫(yī)風檔案管理的方法

檔案的管理與利用是相輔相成、互相促進的，開展醫(yī)德考評，是為了全面提高醫(yī)務人員的整體素質，樹立良好的職業(yè)形象和榜樣，起到積極的模范作用。另一方面也是為了讓那些醫(yī)德惡劣的人受到相應的懲處，懲惡揚善，讓那些醫(yī)德高尚的人成為人們學習的榜樣，為醫(yī)療行為的正確面樹立起良好的標桿。醫(yī)德檔案不但要保管好，還要利用好。

4.1增強各級領導的檔案意識，營造良好工作環(huán)境

加強醫(yī)德醫(yī)風檔案工作，提高各級領導對檔案工作重要性的認識，是做好醫(yī)德醫(yī)風檔案工作的前提和保證。爭取領導重視，明確主導思想，建立檔案管理中心有利于集中統(tǒng)一管理，建立健全工作制度，將醫(yī)德醫(yī)風檔案管理納入醫(yī)院整體管理系統(tǒng)之中。將檔案工作的內(nèi)容納入到各級領導干部的崗位責任制，將檔案材料的規(guī)范化、收集的及時性等作為個人年度考核、升職、評優(yōu)、評先等條件之一，以提高歸檔工作的質量和效率。

4.2規(guī)范檔案傳遞程序，保證檔案規(guī)范化

?t德醫(yī)風檔案的性質和特點決定了材料構成和形式不同于其它檔案[3]。一是為了避免和人事檔案沖突，在收集證書、處分材料時，應以復印件入檔。醫(yī)德醫(yī)風檔案編號與人事檔案類同，采用工作人員工作證號。二是對調出或調入的人員，原單位應將醫(yī)德檔案轉至新單位。做到“檔隨人走、檔如其人”，避免因檔案轉移不及時而產(chǎn)生“有檔無人、有人無檔”現(xiàn)象，防止編造、篡改檔案等行為。

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【關鍵詞】財政檔案；管理；工作；建議

財政檔案管理工作對于提高企業(yè)管理水平極為重要。尤其是在市場經(jīng)濟體制條件下，企業(yè)競爭的不僅是產(chǎn)品質量、服務更是企業(yè)的信譽。也只有完善的管理體系才能夠加強企業(yè)的內(nèi)部控制，才能提高企業(yè)的競爭力。而財政檔案管理工作更是企業(yè)管理工作的重要組成部分，對于企業(yè)制定運營決策具有十分重要的指導作用。因而企業(yè)應該采取科學、規(guī)范的措施加強財政檔案管理。

一、健全組織機構，落實責任制

財政檔案管理工作的實質是進行財政數(shù)據(jù)信息的管理。但是實際情況是多數(shù)企業(yè)并不重視財政檔案管理工作。這極其不利于企業(yè)的長久發(fā)展。因而企業(yè)應該重視健全財政檔案管理工作的組織機構，保證財政檔案管理能夠有序地開展。另外，企業(yè)還應該重視落實責任制，確保責任到人，促使員工能夠重視財政檔案管理工作。

財政檔案管理主要是進行各種財務檔案的收集、整理、歸檔、查閱。在健全組織結構時，企業(yè)應該建立專門的財政檔案管理機構，并細化管理部門。另外，企業(yè)還應該重視加強財政檔案管理的定期檢查，以提高財政檔案管理工作效率。最重要的是企業(yè)應該根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》等相關條例，落實檔案管理責任制，確保出現(xiàn)財政檔案管理工作問題時能夠責任到人。例如某企業(yè)為了加強財政檔案管理工作的組織領導，切實提高財政檔案管理工作效率。企業(yè)成立了專門的財政檔案管理小組，并下設辦公室，由專門的管理人員負責財政檔案管理工作。而且企業(yè)還確立了每個管理崗位的責任制，提高企業(yè)員工對財政管理檔案工作的認識?？傊?，在市場經(jīng)濟體制條件下，企業(yè)應該加強財政檔案管理，以使高層決策人員能夠全面掌握企業(yè)的經(jīng)濟事項，并以此為基礎做出有利于企業(yè)發(fā)展的經(jīng)營決策，從而促進企業(yè)的快速發(fā)展。

二、完善管理制度

在新時期，企業(yè)應該加強財政檔案管理工作制度的管理，并對原有的管理制度進行完善、修訂以使其能夠適應企業(yè)的現(xiàn)代化管理。企業(yè)在財政檔案管理制度中應該明確規(guī)范的工作行為，并盡量保證工作人員在工作中能夠有章可循，依法辦事。

完善的財政檔案管理制度應該包括檔案工作制度、檔案保管制度、檔案員崗位責任制等。為了全面提升企業(yè)的財政檔案管理水平，企業(yè)應該實現(xiàn)財政檔案的規(guī)范化管理，實現(xiàn)財政檔案的“管理有序”。首先，企業(yè)應該建立規(guī)章制度，明確檔案收集、庫房管理等工作的工作規(guī)范。其次，企業(yè)應該結合日常的財務工作從收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計、借閱、銷毀、保密等多個方面入手，細化財政檔案的工作規(guī)范。最后，企業(yè)應該完善財政檔案的后期管理制度，建立檔案借閱登記賬、移交登記賬、檔案銷毀清冊等管理賬目，真正做到財政檔案的規(guī)范化管理。例如某企業(yè)的財政檔案管理制度中，對借閱登記程序的規(guī)定如下：檔案室內(nèi)設有閱覽室，查閱檔案只允許在閱覽室內(nèi)進行，并且對不允許記錄、復印的載體事先申明；對需要借閱的檔案履行借閱登記程序。自綜合檔案機要室成立以來，無擅自出賣、轉讓、贈送國家所有檔案事件發(fā)生，杜絕任何檔案違法行為發(fā)生，無毀損、丟失檔案和涂改、偽造檔案現(xiàn)象發(fā)生，更嚴禁擅自提供、抄錄、公布、銷毀檔案。另外，為使檔案工作能在安全的工作環(huán)境下有序進行，綜合檔案機要室安裝了鐵門、鐵窗、鐵柜、防火防盜報警裝置和空氣濕度檢測設備，檔案柜內(nèi)放置蟲霉防治藥物，并配合制定火災應急預案，盡量排除一切可能的安全隱患。總之，為了實現(xiàn)財政檔案管理工作的規(guī)范化，企業(yè)應該重視完善財政檔案的管理制度。

三、實現(xiàn)財政檔案數(shù)字化管理

隨著我國信息技術的發(fā)展，數(shù)字化管理系統(tǒng)越來越受到企業(yè)的青睞。尤其是對于財政檔案管理工作來說，數(shù)字化管理不僅能夠提高檔案管理工作的效率，還能減輕工作人員的勞動強度，真正實現(xiàn)財政檔案管理工作的無紙化辦公。

實現(xiàn)財政的數(shù)字化管理可以從以下三個方面入手：一是實現(xiàn)文書檔案數(shù)字化管理，包括在線歸檔、原文掃描、在線檢索、電子查閱、文書類原文檢索等功能。如檔案管理員可通過檔案管理系統(tǒng)將上一年度會計憑證、賬本錄入系統(tǒng)后產(chǎn)生的檔案號作為每本憑證、賬本的編號，簡化查詢資料過程；二是加強隊伍建設，提高工作人員業(yè)務水平。企業(yè)應該重視開展財政檔案數(shù)字化管理的業(yè)務培訓工作，切實提高工作人員應用數(shù)字管理系統(tǒng)的能力。三是完善相應的配套設施，確保照相機、打印機、復印機、溫濕度記錄儀、滅火器等硬件設備齊全，為檔案管理創(chuàng)造了良好的工作環(huán)境和條件。如各類文件可以通過錄入文件相關內(nèi)容和上傳掃描文件到檔案管理系統(tǒng)，在以后的工作中查看文件時，可以直接打開檔案管理系統(tǒng)掃描文件，進行查看，簡化了查找原始文件過程?？傊瑢崿F(xiàn)財政檔案的數(shù)字化管理能夠有效提高檔案管理工作的效率，使財政檔案管理更加規(guī)范、科學。

四、總結

綜上所述，加強財政檔案管理工作對于提高企業(yè)財務管理工作水平具有非常重要的意義。鑒于此，企業(yè)應該健全組織機構，完善管理制度，并借助信息技術實現(xiàn)財政檔案的數(shù)字化管理，切實提高財政檔案管理工作的效率，提高企業(yè)的競爭力。

參考文獻：

[1]秦衛(wèi)光. 做好財政檔案管理工作的幾點建議[J]. 檔案天地，2015，S1： 124+126.

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關鍵詞：檔案管理 電子文件 紙質檔案 差異

自我國進入21世紀以來,世界信息化的高度進步極大的促進了我國信息化領域的蓬勃發(fā)展,而電子文件以其傳播速度快、復制和修改簡單等諸多優(yōu)點受到社會廣大群眾的青睞,目前已經(jīng)成為人們工作、生活中不可獲取的重要信息工具之一。因此,只有及時有效的分析電子文件與紙質檔案在檔案管理中的差異性,才能真正做好各類檔案的管理工作,建設符合社會發(fā)展需求的現(xiàn)代化檔案管理。以下筆者從多個角度對檔案管理中電子文件與紙質檔案的差異進行粗淺的探索。

1、檔案管理中電子文件與紙質檔案信息載體的壽命差異

目前我國檔案管理主要分為電子文件管理、紙質檔案管理兩種。紙質檔案的保存壽命的長短主要取決于紙張的纖維素。因為在紙質檔案管理保存中一旦遇到高溫、高濕、氧化劑等化學作用就會使紙張纖維素發(fā)生氧化和水解反應,造成紙質檔案的損壞。因此在檔案管理中,一般對紙質檔案的保存要注意排除外界環(huán)境的化學影響,使用科學、合理的保存手段可以加強紙質檔案的保存壽命直至千年以上。

電子文件的載體主要是由磁性物質或者是光盤所構成的。首先,磁盤和磁帶的支持體聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電、吸引塵埃、易卷曲的等諸多缺點。其連接地基和磁粉的粘合劑又具易磨損、生霉、脫離等缺點,直接影響著電子文化信息的再次使用。同時,在受到外界磁場影響時,也極易導致磁盤和磁帶的退磁、消磁現(xiàn)象;其次,光盤的信息存取主要是利用激光進行,主要由保護層、盤基、記錄介質等部分組成。而目前市面上使用的光盤記錄介質主要有硒、碳鋁化合物、碲、碲合金以及一些在激光熱效應作用下極易發(fā)生物化性質變化的材料。而正是由于這些材料的易氧化、不穩(wěn)定,電子文件與紙質檔案相比,電子載體的壽命要相對短很多,磁帶、磁盤等電子載體一般使用壽命均不超過10年,而光盤的使用壽命也不超過30年。

因此,針對電子文件使用壽命短、不穩(wěn)定、易氧化等諸多特點,想要有效的提高電子文件的有效壽命,應該將電子文件存放在非陽光直射并且通風的環(huán)境中,同時對電子文件的使用壽命做詳細的標注,在臨近電子文件載體保質期時,應該及時進行電子文件的復制,以免造成不可彌補的檔案信息損失。

2、檔案管理中電子文件與紙質檔案技術壽命的差異

當紙質檔案形成時,它所使用的紙張就會與字跡、內(nèi)容永遠的結合在一起,非人為變動的情況下不會出現(xiàn)絲毫的改動。

而電子文件主要是依托于計算機,通過計算機技術將電子信息與載體結合在一起,并且通過計算機進行識別、讀取、修改。而一旦電子文件的技術過時,其載體上的信息將無法識讀。主要表現(xiàn)在兩個方面:一方面由于計算機技術革新,以至于新的存儲技術代替舊版的存儲技術。如曾經(jīng)使用到的存儲載體5英寸軟盤到目前的光盤、U盤,在短短幾十年的技術發(fā)展中,最初的5英寸軟盤計數(shù)機早已不法識別;另一方面由于經(jīng)濟體制的變化,致使原生產(chǎn)模式消失。如單個生產(chǎn)廠家所生產(chǎn)的電子文件設備,由于某種經(jīng)濟原因而導致廠家破產(chǎn)、倒閉,而使其銷售的產(chǎn)品無法再找到配套的產(chǎn)品,以至于計算機無法在識取電子文件信息。

因此,對電子文件來講技術壽命所到來的影響遠遠大于其載體壽命。所以,在檔案管理中,針對每一份生成的電子文件都要相應保留一套運行電子文件的操縱系統(tǒng)、硬件設備等讀取電子文件相關的技術或者在技術更新?lián)Q代時,及時做好電子文件的一系列轉換工作以適應新技術革新下,電子文件的可讀性和可管理性。

3、檔案管理中電子文件與紙質檔案信息保護的差異

在檔案管理中我們對紙質檔案信息保護的目標主要是延長紙質的使用壽命。因為紙張和紙張上記錄的內(nèi)容、信息在客觀條件下是結為一體的,在保證紙質文件形體的同時其文字信息就得以保存下來,且不宜更改其信息的原始形態(tài)。

而對電子文件而言,記錄電子文件的載體和信息是可分離的,也正因如此,電子文件信息也面臨著隨著被修改、盜竊、銷毀的危險。同時電子病毒作為電子文件信息保護中一個不容忽視的隱形殺手正無時無刻的危險者計算機的系統(tǒng)程序。因此在檔案管理工作中,加強對電子文件的信息保護尤為重要。

在日常電子文件檔案管理中為了確保電子文件信息處于安全、穩(wěn)定的環(huán)境下,檔案管理部門應該加強對電子文件的看管,使用數(shù)據(jù)加密法、數(shù)字水印法、數(shù)字時間印章法等方法。數(shù)據(jù)加密是指對電子文件中的電子信息進行處理,形成一種難以識別、讀取的數(shù)據(jù)模式。數(shù)字水印法是指將作者的標識隱藏于電子文件之內(nèi),以確保即便文件被拷貝時,作者的相關重要標識仍然不會被拷貝走,以確保電子文件載體信息的唯一性。而數(shù)字時間印章法則是通過計算手段將形成后的電子信息予以信息封鎖,一旦當歸檔的電子文件被惡意修改或者刪除時,由于信息封鎖其修改和刪除時間與網(wǎng)上初始確認時間不符,其電子文件內(nèi)容、信息不法更改,以確保電子文件的安全性。同時,加強對計算機防火墻技術,存儲和錄入人員職責的權限控制,以此形成科學、有效的檔案信息管理系統(tǒng)。

4、檔案管理中電子文件與紙質檔案管理方法的差異

電子文件與紙質檔案在管理方法上有許多差異,其主要體現(xiàn)在以下兩個方面上:首先,電子文件與紙質檔案在歸檔的方式上不同,導致其管理方式上存在一定差異。因為電子文件是由計算機將電子信息與信息載體緊密結合在一起技術過程,而由于信息載體無法固定,在編輯修改中葉不留痕跡,致使電子文件的原始憑證處于復雜而又多變的環(huán)境中,給電子文件的鑒別歸檔帶來很大的困難。因此,對電子文件的歸檔在傳送和處理過程中需要進行數(shù)字簽名、信息認證、加密保護等等手段,以確定電子文件的真實性、準確性和原始性;其次,在電子文件與紙質檔案在分類和編目的方式上不同,導致其管理方式上存在一定差異。在電子文件的分類和編目上,由于電子文件在計算機中早已形成一個系統(tǒng)的管理文件,因此檔案管理人員在接收到電子文件時,可以馬上為電子文件自動生成一個唯一的文件號,并且給出電子文件想對應的分類號和檔案號。同時,可以在檔案管理上建立全方位的收索工具,方便電子文件的查詢,極大的降低了檔案工作人員的勞動強度和工作時間;最后,電子文件與紙質檔案在利用方式的不同,導致其管理方式存在一定差異。因為利用者想要查詢電子文件時必須要通過計算機進行識別、讀取,也因此決定了電子文件在使用上需要符合一定的條件,即部分電子文件只有在符合檔案管理要求,成為檔案館注冊會員時才能通過遠程登錄等方式,經(jīng)過檔案管理中心確認其身份獲取查閱電子文件的授權資格后,才能進行有關電子文件的查閱。因此,在電子文件的管理上,檔案管理中心需要對利用者進行借閱登記并且提供相應的電腦繳費查詢功能。

5、結語

綜上所述,我們可以看出電子文件作為信息化時展的智慧結晶,為傳統(tǒng)的檔案管理工作創(chuàng)造了新的機遇和挑戰(zhàn)。因此,檔案管理工作人員在日常管理工作中不僅要熟練掌握紙質檔案的管理知識,更要充分了解到電子文件與其實施管理上的不同,管理的注意事項。同時,掌握先進的計算機網(wǎng)絡技術,以此加強電子文件的檔案管理工作,做到與時俱進,滿足我國社會主義信息化發(fā)展的需求。

參考文獻

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[2]謝維麗.淺析加強電子文件的管理[J].中國科技信息,2005,(9).

[3]王紅蕾,單德凱.電子文件管理芻議[J].遼寧師專學報(自然科學版),2004,(2).

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一、醫(yī)學院校人文社科檔案管理工作現(xiàn)狀

作為醫(yī)學為主的?？菩痛髮W，多數(shù)醫(yī)學院校普遍存在著對人文社會科學檔案重視不夠和管理不到位等現(xiàn)象，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：一是檔案意識薄弱，對人文社會科學檔案工作的重要性認識不足。在多數(shù)醫(yī)學院校沒有把人文社會科學資料管理列為檔案管理工作，沒有專門的檔案管理崗位設置，多以辦公室人員兼管為主，許多人認為社科檔案只是圖書館檔案工作的一部分，沒有獨立的必要。二是人文社會科學檔案管理模式落后，三是管理制度不健全。長期以來，人文社會科學檔案工作被忽視，沒有建立相應的規(guī)章制度，從而形社會科學檔案工作隨意性強、管理混亂的局面。一方面收集的檔案資料不全，大家普遍認為人文社科的檔案資料都是常規(guī)性資料，存不存檔也沒人看，不是斷檔，就是缺檔；另一方面檔案缺乏系統(tǒng)性和完整性，或是應立卷的卻沒有立卷。此外，對收集到的檔案資料沒有進行系統(tǒng)的整理，沒有按照《檔案法》的要求進行分類、編目和排列。這樣不僅給查找、利用檔案帶來許多不便，還會造成檔案丟失，給思政課教學、科研查找相關資料帶來麻煩。三是人文社會科學檔案管理多未實行專人專職管理，在用人上具有一定的隨意性，在日常工作中，容易被其他行政事務所取代，使檔案管理經(jīng)常處于無序狀態(tài)；四是檔案管理手段上缺乏科學性，目前仍有部分高?；卦跈n案管理中實行原始的手工勞動方式，特別是在編制目錄索引的方法上，還沒有很好地通過現(xiàn)代化手段進行編制《檔案目錄索引》，在很大程度上影響了檔案管理效率。四是人文社會科學檔案工作信息化程度不成比例。近幾年，高校圖書館的數(shù)字化建設與自動化建設程度大大提高，通過回溯建庫，實現(xiàn)了館藏資源的數(shù)字化建設，館內(nèi)不僅建有自己的局域網(wǎng)，而且與院域網(wǎng)互通，實現(xiàn)了館藏資源的網(wǎng)上利用。相比之下，人文社會科學檔案工作的基礎設施、設備條件和技術條件都比較落后，限制了人文社會科學檔案的發(fā)展。

二、提高醫(yī)學院校對人文社會科學檔案重要性的認識

首先，人文社會科學檔案是思想政治課程評估的客觀條件。2007年6月，廣東省教育廳下發(fā)《廣東省高等學校（本科）思想政治理論課建設評估指標體系（修訂）》，人文社會科學檔案被列為思想政治理論課建設評估指標體系保障條件的重要部分，是醫(yī)學院校思想政治課程評估的客觀要素和優(yōu)勢條件。人文社會科學檔案的建設和管理水平，涉及到人文社會科學有關課程的教學和科研的實施環(huán)節(jié)，代表著思想政治課程的整體建設水平。人文社會科學檔案應充分開發(fā)利用檔案信息資源，探索為教學和科研服務、為學科建設服務的新方法，提高服務的層次和水平[1]。

其次，人文社會科學檔案是思想政治教育基地的重要信息資源。建立思想政治教育基地，是開展大學生思想政治教育的有效形式，引導大學生黨員接觸當代社會，感受時代脈搏、重溫革命歷程，激發(fā)愛國熱情，培養(yǎng)和弘揚當代大學生核心價值觀；通過認識教育基地的歷史，解讀我國革命歷史、社會主義改革發(fā)展史，對增強當代大學生的社會責任感，加強大學生修養(yǎng)有著不可替代的重要作用。我校從2005年起先后建立了數(shù)十個思想政治教育基地，幾年來在我校大學生思想政治理論教育教學中發(fā)揮了重要作用，其中人文社會科學檔案中大量圖書、影象及案例資料也發(fā)揮了不可磨滅的作用。

另外，人文社會科學檔案是思政課和通識教育的信息資源。思想政治教育一直是我國高等教育的重要內(nèi)容，對大學生樹立正確的世界觀、人生觀和價值觀起著非常重要的作用。隨著教育的深入發(fā)展和社會的急劇變化，高校的思想政治教育也暴露出一些問題，比如教學內(nèi)容跟不上時代的變化，實效性不高等。鑒于思想政治教育一直是我國高校教育的重要內(nèi)容，不能削弱只能加強，所以在現(xiàn)階段要探尋思想政治教育的途徑。目前高校的思想政治教育與通識教育是分開實施的，而二者在教育目標、課程設置等很多方面都有共通之處，因此怎樣使二者結合起來，相互促進，相互補充，共同推動高等教育的發(fā)展，達到培養(yǎng)高素質人才的目標。為在醫(yī)學生中開展通識教育，培養(yǎng)專業(yè)知識扎實，動手能力強，有創(chuàng)新意識，人格好，人緣好，會辦事的醫(yī)學應用型人才，我校于2013年成立了通識教育中心，致力于培養(yǎng)具有合理的知識結構、能力結構、全面發(fā)展的高素質人才。人文社會科學檔案成為思政課和通識教育的主要教學資源，通識教育有關文獻還需要不斷補充和完善。

三、加強醫(yī)學院校人文社會科學檔案的建設與管理

首先，要提高對人文社會科學檔案管理的重視。檔案管理人員的業(yè)務素質直接影響到人文社會科學檔案管理的管理水平[2]。學校領導要重視檔案管理工作的重要性，并設置專人負責管理或由資料管理員兼職。學校檔案部門一定要重視社科檔案的建設，把社科檔案管理人員列入學校檔案人員，同意管理和定期參加檔案培訓，推動社科檔案管理的專業(yè)化和專門化。

要樹立檔案管理的法規(guī)意識和誠信意識，制定一系列的制度和標準化操作規(guī)范，保證檔案管理的科學化。人文社會科學檔案必須按照《檔案法》的要求，科學、規(guī)范地收集和整理圖書等檔案資料，切實做好各類統(tǒng)計數(shù)據(jù)、文件檔案的整理和保存工作，把檔案信息資源的管理和建設納入圖書館整體資源建設中進行。

檔案建設和管理應遵循“三化”，即目錄設置科學化，管理過程規(guī)范化，開發(fā)利用人性化[3]。醫(yī)學院校要根據(jù)自身學科特點及對人文社會科學檔案需求的特殊性，圍繞“為教學服務、科研服務、為學科建設服務”的宗旨，不斷加強人文社會科學檔案的建設與管理。一是拓寬檔案信息收集范圍，準確、全面地做好各類人文社會科學檔案信息的收集、整理、存儲工作，開展文獻采購與典藏檔案、課題跟蹤服務檔案、讀者借閱檔案等。二是建立檔案管理制度，確保檔案的完整與系統(tǒng)，保證圖書館檔案信息資料齊全、完整。三是充分利用現(xiàn)代化技術手段，不但重視紙本文件的收集與整理，更要關注電子文檔的收集、整理與保存。三是開展檔案信息資料的編研工作，對原始材料進行有目的、有計劃的篩選、分析與研究，編制具有典型性、規(guī)律性、有使用價值的各類綜合檔案信息。充分開發(fā)利用人文社會科學檔案信息資源，探索人文社會科學為教學科研服務、為學科建設服務的新方法，不斷滿足教學科研人員對人文社會科學檔案的需求，提高人文社會科學檔案服務的層次和水平。

四、提高醫(yī)學院校人文社會科學檔案的服務水平

在醫(yī)學院校中，人文社會科學檔案不僅要為思想政治理論課教學和開展科研工作提供豐富的文獻資料，還要充分發(fā)揮其在醫(yī)學生思想政治教育和人文素質培養(yǎng)中的重要作用。

一是根據(jù)學校人文社會科學檔案發(fā)展的具體情況和發(fā)展要求，人性化地設置醫(yī)學院校人文社會科學檔案，包括紙質檔案、電子檔案和實物檔案，其中紙質檔案根據(jù)科技檔案管理辦法編目；電子檔案如相關紙質檔案的數(shù)字化、實物檔案拍照和攝像的電子檔案、考察等相關的照片，適合按分類或時間進行編目，最大程度的方便提取應用。二是要提高人文社會科學檔案的服務意識和服務水平，在檔案利用上要采取領域拓展與服務跟進，推動檔案文化建設。

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關鍵詞：醫(yī)院 檔案管理 創(chuàng)新 實踐

中圖分類號：R197.3 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）06（a）-0246-01

醫(yī)院檔案管理全面、真實地反映醫(yī)院的重要工作和重要的事件，在不同的發(fā)展階段記載醫(yī)院的發(fā)展歷程，是醫(yī)院發(fā)展的歷史見證。醫(yī)院檔案管理工作的作用非常重要。醫(yī)院管理機構檔案的建立是在工作或項目中相關的記錄為以后工作提供基礎的檔案，醫(yī)院所涉及的文件范圍很廣，除了醫(yī)院醫(yī)生、員工信息，關于技術和設備更換記錄和病人的條件的調整以及出入院情況，等等。因此，醫(yī)院檔案管理工作的探討對于醫(yī)療事業(yè)具有積極的促進作用。

1 新時期醫(yī)院檔案管理特點

1.1 電子病歷替代紙質病歷

電子醫(yī)療記錄已經(jīng)成為主流，在各級醫(yī)院檔案管理中應用達到了普遍化，在新時期電子醫(yī)療記錄以及醫(yī)院信息化發(fā)展象征著新事物的應用。電子病歷的研究和應用始于1980年，國際社會對于電子醫(yī)療記錄成立于1992年，標志著電子病歷的發(fā)展更加的專業(yè)化。在國際上，電子醫(yī)療記錄有關病人信息采集、存儲、傳輸和利用。目前國內(nèi)市級以上醫(yī)院基本實現(xiàn)電子醫(yī)療記錄。

1.2 檔案保密是工作基礎

建立各種各樣的全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，對管理權限進行加密，保證數(shù)據(jù)機密性，對數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理，資源共享，實現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化和網(wǎng)絡化，使檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化水平。提高工作效率，改變傳統(tǒng)的手工歸檔、人工檢索管理等傳統(tǒng)方法，例如，使用電腦起草、修改，自動生成檔案，醫(yī)院的行政工作文檔處理和傳輸過程，實現(xiàn)實時在線歸檔的電子文件，確保安全的電子文件傳輸，對電子文件、電子檔案有效管理。

1.3 檔案管理的服務意識加強

充分利用電子檔案資源，轉化過去重實踐輕管理服務，堅持檔案管理和檔案服務同等地位，使檔案資源的利用達到最大化，拓展服務領域，多層次、多角度的公共服務。從被動到達主動的服務模式，主動服務意識，樹立服務提前，對檔案工作深入調查研究，了解需求方向，構建以人為本的，每個人都是平等的高質量和高效的服務平臺，充分發(fā)揮檔案的信息資源和服務的醫(yī)院檔案管理工作。

2 新形勢下醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新與實踐

2.1 管理理念與管理制度的創(chuàng)新

醫(yī)院檔案管理存在“重管輕用”的問題，制度不靈活，具有“等，靠，要”的傳統(tǒng)管理模式，大大降低了檔案管理有效工作?？茖W技術在不斷發(fā)展，在檔案管理增加電子盤和縮微膠片的使用和普及，需要改變檔案管理的傳統(tǒng)觀念與方法，利用多種方式來管理工作。在管理過程中，要繼續(xù)建立和完善檔案管理，在人力資源管理上，提高檔案管理工作的活力，建立有效的績效評價機制。創(chuàng)新激勵機制來激勵員工的創(chuàng)造性，創(chuàng)造一個健康的工作環(huán)境。

此外，應該建立一套切實可行的、有效的，規(guī)范化、制度化的規(guī)則文件管理，減少檔案管理的隨意性，確保標準化和統(tǒng)一化。在制定檔案管理規(guī)定時，應根據(jù)醫(yī)院發(fā)展的實際情況，以及醫(yī)院未來發(fā)展的科學評價，用發(fā)展的眼光來指導醫(yī)院檔案管理，科學的調整與修改的規(guī)則和條例。在文件管理中，可以簡化檔案管理備案制度，積極實施數(shù)字化管理，電子文件管理標準化，及時總結并綜合醫(yī)院檔案信息，提高檔案管理的效率。

2.2 檔案管理的服務特色與手段創(chuàng)新

檔案管理是醫(yī)院管理工作中的一個重要部分，是服務于醫(yī)院的中心，在實施文件管理創(chuàng)新的情況下應突出其管理服務的優(yōu)勢。檔案管理是信息全面、真實的記錄，需要密切配合，在醫(yī)院各部門之間起著相互協(xié)調的作用。因此，不能閉門造車，而應積極接觸，與各部門溝通，應努力在信息服務方面轉變被動服務現(xiàn)象，共享信息。在知識經(jīng)濟時代，信息的迅速傳播，檔案管理工作應適應醫(yī)院信息化的發(fā)展需要，建立檔案機構的網(wǎng)絡系統(tǒng)，擴大服務的范圍和層次，通過各種渠道，如檔案編研，咨詢服務，方案研討等工作，為醫(yī)院提供必要的信息，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息的共享。此外，現(xiàn)代科學技術的應用，還可以提高檔案管理的效率，確保檔案管理的質量。檔案管理工作可以通過計算機電子化手段完成信息實時更新和保護。在文件管理、文件管理軟件來完成文件結構、編目、整合、利用等內(nèi)容，建立檔案數(shù)據(jù)庫，通過掃描輸入將全部檔案信息統(tǒng)一管理，檔案和文件的醫(yī)院醫(yī)務人員找到供應整個狀況。醫(yī)院信息資源包括書籍、文件、聲音和圖像輸入電腦系統(tǒng)，醫(yī)院局域網(wǎng)（LAN）完成醫(yī)院檔案信息的共享。

2.3 增強檔案管理人員的創(chuàng)新意識，提高管理人員的素質

檔案管理工作中，檔案管理人員的素質和效率具有較大的影響力。目前，該專業(yè)的檔案管理人員技術性不強，許多醫(yī)院沒有專職檔案員，不了解檔案管理具體工作。人事檔案管理質量參差不齊，文化水平，理論水平，服務水平差異較大，文件管理人員知識結構不合理。

醫(yī)院檔案管理，文件管理人員的綜合素質應該認真對待，加強管理人員的培訓和教育，以提高醫(yī)院管理水平。檔案管理是專業(yè)性很強的管理和服務工作，高質量管理人員才可以勝任。加強醫(yī)院檔案信息、檔案管理人員的素質，首先應該改變以前的工作方法和工作原理，合理高效利用現(xiàn)代科學技術，拓展工作思路，積極創(chuàng)新，適應醫(yī)院長遠快速發(fā)展的需要。

3 結語

總之，醫(yī)院檔案管理是一項乏味的工作，但如果你能注意合理運用信息化，可以在模式、思想觀念、管理模式、服務模式上，不斷地創(chuàng)新和改進質量管理團隊，那么檔案管理工作是非常有意義的，只有一個鏈接來把握好，檔案管理工作可以更好的促進各部門之間的密切合作，促進醫(yī)院的繁榮發(fā)展。

在新形勢下，醫(yī)院檔案管理工作要創(chuàng)新管理理念和管理系統(tǒng)，以先進的管理理念參與到檔案管理工作中來，以檔案管理科學和完善的管理體系，規(guī)范信息化管理的檔案工作。做好新時代的檔案信息工作還要創(chuàng)新服務功能和管理功能，在檔案管理工作，以現(xiàn)代科學技術來提高文件管理的效率。

參考文獻

[1] 王小菁.醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題和改革思路[J].中國現(xiàn)代醫(yī)生，2012（28）.

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關鍵詞：建設工程；電子檔案；管理

隨著科學技術的迅猛發(fā)展信息時代的到來，現(xiàn)代通訊技術及網(wǎng)絡技術的應用已滲透到各個領域，建設工程檔案的電子化和信息化將成為必然趨勢。在實際工作中，運用現(xiàn)代電子技術能大大提高人們的工作效率和工作質量，促使檔案管理的根本性變革，因此，實際工作中建設工程電子文件是建設工程電子檔案管理的一項重要內(nèi)容，充分認識工程電子文件的特點對于我們做好建設工程電子文件管理工作，維護工程電子檔案齊全、完整、準確、系統(tǒng)，都是十分必要的。

1建設工程電子檔案的特點

建設工程電子文件是指在工程建設過程中通過數(shù)字設備及環(huán)境生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤或光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的文件。建設工程電子檔案是指按照規(guī)程編制、經(jīng)過驗收合格并歸檔的電子文件的集合。建設工程電子檔案是檔案的一種，具有檔案的一般特性，即原始記錄性。同時，又具有不同于其他檔案的特性，即專業(yè)性、成套性等，根據(jù)房屋建筑工程電子檔案的特點，歸納起來有“七性”。

1.1專業(yè)性

任何一項科技生產(chǎn)活動都是在一定的專業(yè)范圍內(nèi)進行的，建設工程檔案涉及的專業(yè)技術活動包括了工程勘察、設計、施工等專業(yè)，涉及到工程地質、水文地質、勘探、測繪、水文、土建施工、設備及管線安裝施工、電氣儀表安裝施工、設備管理等。房屋建筑工程竣工電子檔案也涉及多個專業(yè)，包括地基與基礎、主體結構、建筑裝飾裝修、建筑屋面、建筑設備安裝等專業(yè)。每個專業(yè)及其施工、竣工過程中形成的電子文件是特定專業(yè)技術活動的成果，具有鮮明的專業(yè)性特征，不同專業(yè)的技術文件不能混淆在一起。由于CAD設計軟件在各專業(yè)的使用中不統(tǒng)一，因此，電子文件在歸檔時應同時考慮各專業(yè)的特點。

1.2成套性

建設工程檔案形成于整個建設項目，貫穿從設計、施工到竣工的所有專業(yè)技術活動，反映了建設項目從調研、可行性評估、審批、計劃、勘測、施工、竣工等專業(yè)的內(nèi)容，其檔案記載反映了建設項目活動的全部過程和成果。房屋建筑工程電子檔案是按照獨立工程項目組成的一套完整、準確、系統(tǒng)的電子檔案，它包括建設項目各專業(yè)在施工、竣工過程中形成的圖紙、表格、文件材料等。

1.3階段性

以工程建設項目為單位進行施工，有一定的基本程序，分為施工組織設計、變更設計、工程施工、工程試驗、竣工驗收等階段。每一階段都形成大量的電子文件，它們之間既有密不可分的有機聯(lián)系，又有明顯的階段區(qū)分。階段性的特點要求歸檔時必須與紙質檔案一樣進行整理分類。

1.4動態(tài)性

工程從開工、建設、驗收，一直處于動態(tài)之中。在施工過程中經(jīng)常出現(xiàn)變更設計，需要對施工設計文件進行修改和補充，以適應施工要求。這種修改的動態(tài)性要求紙質文件與電子文件的修改同時進行，做到圖物相符，才能保證電子檔案與紙質檔案內(nèi)容的一致性。

1.5依賴性

建設項目電子文件與其他電子文件一樣是計算機生成和讀取且用數(shù)字代碼記錄信息的，其歸檔和形成的電子檔案也同樣依賴于計算機系統(tǒng)，包括計算機硬件，由于電子文件在存儲和識讀方面對系統(tǒng)的依賴性，脫離了賴以支持的軟、硬件系統(tǒng)后，有些文件就會變成無法識讀的“死文件”，將無法對電子文件進行傳遞和管理。

1.6分離性

計算機系統(tǒng)中信息的相對獨立性使得對信息的修改十分容易，而且修改之后不顯示任何改動過的痕跡。同紙質檔案相比，電子檔案的顯著特點是：內(nèi)容與載體可分離，易于修改、復制且不具備直觀性，易于偽造仿制以至真假難辨。因此，歸檔的電子文件要做特殊技術處理，以確保其憑證效力。

1.7壽命的不確定性

與紙質檔案不同，電子文件的載體脆弱、不穩(wěn)定，信息載體依賴于一定的硬件和軟件技術，一旦該技術過時，數(shù)字載體信息就無法讀出，其壽命也無法保證。因此，電子檔案保護技術和措施尤為重要，檔案人員應針對其特點，結合紙質檔案的管理方法，對電子檔案采取必要的保護措施。

2工程電子檔案的歸檔要求

2.1歸檔時間

建設單位應負責組織、監(jiān)督和檢查勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位的工程電子文件的形成、積累和立卷歸檔工作，并對其歸檔文件資料的內(nèi)容及質量進行檢查，確保文件的齊全完整。工程建設項目應在工程竣工驗收備案后三個月內(nèi)，將竣工紙質文件和電子文件一并向各級檔案部門移交，并附有電子文件目錄及說明。

2.2歸檔范圍

建設工程電子文件歸檔范圍，應依據(jù)紙質工程文件的歸檔內(nèi)容，整理與紙質檔案完全一致的電子檔案。一是文本文件，包括重要的可行性研究報告、施工組織設計、沉降評估咨詢報告、竣工驗收報告等；二是CAD圖樣文件，包括全套施工設計圖紙文件、變更設計、竣工形成的圖紙文件及掃描后的圖片等；三是各種檢測文件，包括產(chǎn)品質量證明文件，原材料、質檢站的各項檢驗檢測報告等；四是各類表格文件，包括分部、分項工程質量驗收記錄、隱蔽工程質量驗收記錄、竣工驗收報告等。

2.3歸檔方式

可分為網(wǎng)上和介質移交。網(wǎng)上移交是指有條件的地方在移交單位開通網(wǎng)絡技術的前提下，工程項目負責人向檔案部門傳輸電子文件；介質移交不通過網(wǎng)絡傳輸，歸檔時將電子文件拷貝后刻錄在光盤上移交給檔案部門。

3工程電子檔案的管理

建設工程電子檔案與傳統(tǒng)的紙質檔案相比其易損性大，在保管上要求更加嚴格，為此應注意以下六點：

3.1電子檔案的介質要求

電子檔案應使用較高質量的光盤作為存儲介質，質量不好的存儲介質可能影響甚至危害電子檔案信息的安全，作為長期保存的工程項目電子檔案的存貯介質應選擇高質量的CD銅質光盤。銅質光盤的保存期為80 a以上，一般光盤的保存期僅為7 a左右。銅質CD盤可以在任何硬件和軟件中通用且存貯費用低、容量大、壽命長、讀取速度快。

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3.2控制好溫濕度

不要讓光盤接觸熱源，光盤的盤基主要成分是聚碳酸脂，在接觸熱源后，會同塑料一樣發(fā)生變形。為防止不適宜的溫濕度對光盤載體的危害，一般要求環(huán)境溫度在17～20 °C左右，

濕度在35%～45%左右。高溫、潮濕的環(huán)境會影響光盤的性能和壽命。

3.3防止光盤損傷

要對光盤的反射層加強保護，如果反射層損傷，激光無法反射到光驅的光敏探頭，信息也就無法讀入計算機。

3.4專柜保管

光盤裸露在空氣中或陽光，會導致光盤逐漸老化，反射層的鋁也會在空氣中氧化，縮短光盤的使用壽命。因此，光盤片應存放在具有防潮、防磁、防靜電等功能的防磁柜中。

3.5日常管理要注意操作方法

管理人員不能用手直接觸摸光、磁性介質，應戴手套操作，輕拿輕放。

3.6信息安全至關重要

信息技術條件下，信息的共享性、開放性決定了檔案信息安全的脆弱性。因此，必須采取有利措施，加強對電子檔案信息安全的管理，確保檔案信息系統(tǒng)的絕對安全。

4需要注意的幾點問題

（1）對建設工程竣工電子文件進行歸檔管理是當務之急，各勘察、監(jiān)理、設計、施工、建設單位應將電子版工程文件及時保存下來，以便充分發(fā)揮其在檢索、利用、傳輸、存貯等方面具有的特殊作用。

（2）檔案部門應提高檔案數(shù)字化管理能力，將庫存的大量重要的需永久保存的紙質工程項目竣工檔案，有選擇地進行掃描轉換為電子文件。

（3）針對建設工程電子文件多種來源的現(xiàn)狀，要統(tǒng)一歸檔渠道，利用建設工程電子文件歸檔與管理系統(tǒng)軟件，實現(xiàn)對建設工程電子文件的前端控制和全程管理，保證建設工程電子文件的真實性、完整性與長期可讀性。

（4）在把握證實電子文件的憑證之前，計算機生成的電子文件要及時轉換成紙質文件脫機保存，防止機型變化后不能使用的后顧之憂。實行“雙軌制”，紙質檔案和電子檔案必須同時并存。

（5）電子檔案最終保存在光盤中，所有電子文件必須刻盤保存（一次寫入型光盤CD－R），檔案人員需對其編號、排列加以整理。

（6）各級檔案部門的職能應從重保管輕利用的管理模式轉變?yōu)橹匾曢_發(fā)利用信息上來，工作重點是將檔案中的信息通過檔案人員開發(fā)挖掘出來，及時在網(wǎng)上提供利用，更好地體現(xiàn)檔案的價值。

篇8

論文關鍵詞：信息化；科技；檔案管理；必由之路

進入21世紀以來，由于現(xiàn)代信息化技術得到突飛猛進的發(fā)展，對于科技檔案管理而言，不再只停留在保存原有資料的功能上，更重要的是依靠現(xiàn)代信息、網(wǎng)絡等高新技術和資源，利用信息化網(wǎng)絡和計算機技術構成嶄新平臺，從而提高企業(yè)的綜合運作能力，增強企業(yè)的核心競爭能力。由此可見，信息化是科技檔案管理的必由之路。作為企業(yè)的檔案管理者，務必要樹立起強烈的職業(yè)創(chuàng)新意識，以信息化建設推動科技檔案管理工作，把建立企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡，實現(xiàn)館藏科技檔案數(shù)字化、資源共享、服務對象與需求擴大化，當成義不容辭的職責。

一、科技檔案在企業(yè)信息化建設中發(fā)揮的作用

檔案具有歷史再現(xiàn)性、知識性、信息性、政治性、文化性、社會性、教育性、價值型等特點，其中歷史再現(xiàn)性為其本質屬性，其他特點為一般屬性。因此，可將檔案的定義簡要表述為：檔案是再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻。

科技檔案是指在自然科學研究、生產(chǎn)技術、基本建設等活動中，形成的應該歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像帶等科技文件材料?？萍紮n案管理是檔案管理的重要組成部分，它在企事業(yè)單位中是一項技術基礎工作。盡管檔案管理歷史悠久，而科技檔案管理卻誕生在近代工業(yè)革命之后，是社會化大生產(chǎn)和專業(yè)分工的產(chǎn)物?？萍紮n案對于企業(yè)建設與發(fā)展具有重大的作用，特別是在進入現(xiàn)代化企業(yè)建設中，科技檔案在科研、生產(chǎn)、企業(yè)科學管理中顯示出越來越明顯的無可替代的作用，具有相當高的經(jīng)濟價值。

對于一個企業(yè)來說，研發(fā)能力的強弱，是衡量其核心競爭力的重要指標，而許多新的研發(fā)成果不可能從零開始，更多的是要借鑒、吸收大量的前人成功經(jīng)驗，吸取大量的前人失敗教訓?？萍紮n案利用價值是它本身固有的特點，使其變利用價值為使用價值，使科學技術成為生產(chǎn)力，在企業(yè)建設與發(fā)展中產(chǎn)生經(jīng)濟效益。

當今社會正步入一個新的技術革命新時代，這些高新技術廣泛應用于生產(chǎn)，應用于社會之中，勢必帶來社會生產(chǎn)力的飛躍，同樣也會引起社會生活的深刻變化，尤其是計算機和通信技術的迅速發(fā)展和廣泛應用，信息已成為人類生存和發(fā)展的重要資源，是現(xiàn)代科學技術的支柱之一。信息資源的利用就是人類知識和智慧的利用，科學信息的交流、利用必將推動科技生產(chǎn)力的不斷發(fā)展，科技檔案信息化管理勢在必行。

所謂科技檔案信息化，就是根據(jù)企業(yè)的實際情況，在科技檔案管理中，全面運用現(xiàn)代信息技術，對企業(yè)科技檔案信息資源進行處置、管理并提供利用服務。企業(yè)科技檔案信息化一般而言，可以從實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡化，實現(xiàn)檔案的信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化，實現(xiàn)檔案信息的高度共享，引發(fā)檔案管理模式的變革。具體來說，由于原始檔案經(jīng)過反復查閱，不可避免地受到一定程度的損害，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。而信息化技術就彰顯出獨特的魅力，可以說，現(xiàn)代信息技術成為實現(xiàn)科學開發(fā)檔案信息資源的關鍵條件。

二、科技檔案管理是企業(yè)信息化建設和發(fā)展的重要環(huán)節(jié)

企業(yè)信息化以現(xiàn)代化的信息處理技術、網(wǎng)絡技術和網(wǎng)絡設備，對企業(yè)進行全方位、多角度、高效能的改造，通過信息資源的開發(fā)和信息技術的有效利用，來提高企業(yè)的生產(chǎn)能力和經(jīng)營管理水平，增強企業(yè)在國內(nèi)外市場中的競爭力。

供電企業(yè)在改革發(fā)展的歷史進程中，特別是經(jīng)歷了IP市場風雨變換的考驗，以“抓住機遇，迎接挑戰(zhàn)”為口號，已實現(xiàn)了信息化建設的新局面。以遼寧省電力公司ERP項目為例，2008年9月26日全面啟動，2009年6月25日成功上線，11家市級供電公司按照試點設計流程無差異推廣，當年11月25日，ERP項目在14家市級供電公司全面推廣。繼后，2010年ERP在農(nóng)電系統(tǒng)的71個縣區(qū)上線。這說明了以ERP為核心的各信息系統(tǒng)深化應用為主線，為支撐堅強智能電網(wǎng)和三集五大體系建設，為盡快建成“一強三優(yōu)”現(xiàn)代公司，奠定了堅實的信息化建設的基礎。

同樣，在供電企業(yè)科技檔案信息化管理也是如此。更多更快地收集、整理、傳遞有價值的信息，為供電企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、研發(fā)和領導決策服務，已成為供電企業(yè)信息化建設的核心環(huán)節(jié)。供電企業(yè)的科技檔案信息化建設，將檔案管理的電子化、網(wǎng)絡化納入整體企業(yè)信息化的重要內(nèi)容。通過長期的全方位地跟蹤國內(nèi)外本行業(yè)的科技動態(tài)、成果和進展水平，建設成具有行業(yè)特色的專題數(shù)據(jù)庫，這樣才能為本企業(yè)提供高質量的信息服務。

三、科技信息化管理是一項系統(tǒng)工程

供電企業(yè)一般設置科技信息管理部門，這個部門的主要職責是：根據(jù)本企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和發(fā)展需要，開展科技工作，解決實際問題，推動電網(wǎng)技術進步與信息化；運用科技管理、計算機應用、信息化和技術監(jiān)督等手段，提高本企業(yè)科學管理水平。管理的內(nèi)容：一是負責制定科技發(fā)展規(guī)劃，負責科技計劃（資金）管理，包括科技項目計劃，青年科技促進費項目計劃等；二是負責科技管理成果，包括鑒定、申報、評審、獎勵、科技成果產(chǎn)業(yè)化及推廣應用、技術市場等；三是負責專利管理，包括申報、統(tǒng)計、實施等；四是負責計量管理，包括計量升級、貫徹執(zhí)行計量法、計量認證與認可、計量標準的建立與檢定、計量站管理等；五是負責全質管理，包括全質管理成果的申報、評審、發(fā)表、獎勵等；六是負責標準化管理，包括標準的制訂、修訂、標準化審查等；七是負責科技統(tǒng)計工作；八是負責信息化工作，包括信息規(guī)劃、信息網(wǎng)的建設與維護、組織開發(fā)應用軟件等。當然，供電企業(yè)科技管理部門管理的內(nèi)容并非僅僅以上八個方面，筆者之所以羅列出來，是說明科技信息絕非是檔案管理部門一家的事情，它是供電企業(yè)科技管理的重要組成部分，建立科技管理系統(tǒng)與科技數(shù)據(jù)庫，同樣是一項系統(tǒng)工程。 　供電企業(yè)科技管理系統(tǒng)服務于全網(wǎng)的各級科技管理部門，在功能上覆蓋運作層、運作管理層、戰(zhàn)術管理層和戰(zhàn)略管理層。通過集約化的共享數(shù)據(jù)庫和發(fā)達的計算機通信網(wǎng)絡，溝通各層間的信息交流，實現(xiàn)全網(wǎng)科技管理工作（當然包括科技檔案管理）的統(tǒng)一管理。

科技管理系統(tǒng)、科技計劃管理系統(tǒng)、科技成果管理系統(tǒng)、科技統(tǒng)計管理系統(tǒng)、計量管理系統(tǒng)、全面質量管理標準化管理系統(tǒng)以及科技評審專家?guī)?、科技成果專家評審系統(tǒng)等等，就為科技檔案管理提供了強大的支撐能力，提供了科技檔案靈活、方便的查詢、統(tǒng)計功能。

推進科技檔案信息化的關鍵是人才。舉例來說，如由于科技檔案的信息化，其中包括檔案信息內(nèi)容的數(shù)字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術化，開發(fā)利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質檔案的管理有著截然不同的方法，這就對檔案管理人員提出了更高的要求。只有把人才問題解決好了，才能使檔案信息化建設符合正確的方向，才能最大限度地能滿足企業(yè)對科技檔案的需求。

科技檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化建設的實現(xiàn)不可能是檔案部門力所能及的，也不是僅僅單憑幾個計算機技術人員，它固然需要所有科技檔案人員的積極參與，更需要企業(yè)統(tǒng)籌兼顧全面安排，特別是依靠企業(yè)科技信息管理部門所發(fā)揮的主導作用。

四、科技管理系統(tǒng)實現(xiàn)了科技檔案現(xiàn)代化管理

1.科技計劃管理系統(tǒng)

以遼寧省電力公司為例，科技計劃管理信息系統(tǒng)采用面向對象的系統(tǒng)分析與設計，利用先進的三層體系結構（BAS），應用JAVA技術開發(fā)，符合J2EE標準的強大的企業(yè)級資源管理平臺，是建立并實施ERP的核心?？萍加媱澒芾淼闹饕δ馨ǎ簩鶎?、省公司和發(fā)供電企業(yè)的科技計劃進行分類查詢，按項目類別，負責單位對資金分配的統(tǒng)計，設備的購置計劃，科技計劃草稿，科技計劃的上報等。該系統(tǒng)運行以來，通過信息網(wǎng)絡完成計劃上報與下達、項目申請若干個。

2.計量管理系統(tǒng)

計量管理主要包括：基層單位申報計量室認證資料、基層單位計量管理資料信息采集與查詢等。

3.全質及標準化管理系統(tǒng)

全質及標準化管理系統(tǒng)主要包括：行業(yè)標準維護、基層單位上報QC成果、QC成果評審結論及上報QC成果，企業(yè)標準化編寫模板等。

4.科技成果和專利管理

科技成果和專利管理主要包括：基層單位上報科技成果、科技成果匯總維護、基層單位上報專利、篩選申報科技進步獎項目、基層單位返回科技進步獎推薦書、匯總上報科技進步獎推薦書、科技成果專利統(tǒng)計及收集科技成果推廣項目申請書等。

5.科技統(tǒng)計系統(tǒng)

篇9

隨著城市化進程的加快和城市化水平的提高，城建檔案作為城市建設的信息庫，是城市建設的真實記錄，是城市可持續(xù)發(fā)展的寶貴資源，是建設行政主管部門依法實施行政管理、行政許可、市場監(jiān)管和執(zhí)法監(jiān)督的重要依據(jù)，在進行社會管理、提供公共服務、保障城市生產(chǎn)生活秩序、維護城市安全、應對城市突發(fā)事件，以及在城市各項建設活動中，起到了越來越重要的作用。

一、定義。城建檔案是指在城市規(guī)劃、建設及其管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。任何人都不得將公務活動中形成應歸檔的文件、資料和借閱的檔案材料據(jù)為己有或拒絕歸檔。

二、機構。經(jīng)局黨委研究決定，建立樂清市規(guī)劃建設局城建檔案館，為局內(nèi)設機構，目前歸口局辦公室，待市編委批準后，單獨設立。

三、程序。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、國務院令第279號《建設工程質量管理條例》、建設部令第90號《城市建設檔案管理規(guī)定》、浙江省政府令第217號《浙江省城市建設檔案管理辦法》等法律法規(guī)規(guī)定，建設單位在辦理建筑工程施工許可證前，持建設工程項目批文、（發(fā)展和改革局立項文件）中標通知書等手續(xù)到市行政服務中心規(guī)劃建設局窗口，填寫建設工程概況登記表，簽訂《建設工程竣工檔案承諾書》。建設單位組織工程竣工驗收時，必須有樂清市規(guī)劃建設局城建檔案館管理人員參加，并對建設工程的技術檔案和施工管理資料是否完整提出意見。凡沒有樂清市規(guī)劃建設局城建檔案館出具的《建設工程竣工檔案審核意見書》，建設工程將不予備案。

四、要求。城建檔案館指導、督促局機關業(yè)務科室及下屬單位有關城建檔案的形成、積累、整理和歸檔工作，全面收集規(guī)劃建設管理工作中形成的文件材料，進行科學整理和集中統(tǒng)一管理，維護檔案的完整與安全，并按規(guī)定積極提供利用。

1、城建檔案管理納入各科室和單位年度考核，各科室和單位必須高度重視，一級抓一級，層層抓落實。各規(guī)劃建設管理所必須指定一位專職或兼職檔案管理人員。各所對所有私建審批檔案統(tǒng)一裝訂組卷，報送局打字室打證，然后移交樂清市規(guī)劃建設局城建檔案館。各所在裝訂組卷時，必須嚴格執(zhí)行文書部門、業(yè)務部門整理歸檔制度，檔案移交時，交接雙方必須認真清點核對簽字，辦理交接手續(xù)。對不符要求的，堅決實行退件。

2、局有關科室和單位因工作需要借閱檔案，要嚴格遵守借閱制度，認真填寫借閱登記表。經(jīng)局領導批準后，方可借閱，并要及時歸還。外單位和個人查閱檔案，需持單位介紹信、本人身份證明，經(jīng)領導批準后方可查閱。

3、凡利用檔案的單位和個人、必須愛護檔案，不得遺失、涂改、拆散、剪裁、勾畫和轉借。樂清市規(guī)劃建設局檔案館工作人員對歸還的檔案要當面查清，如有損壞、任意涂改、丟失，應及時追查責任，嚴重處理。

篇10

【摘要】筆者針對信息化環(huán)境下醫(yī)學病歷檔案的管理建設進行了全方位分析與探討，闡述了病歷檔案對醫(yī)院的重要性，并結合實際病案對如何加強醫(yī)學病歷檔案信息化管理建設進行了深刻研究。

【關鍵詞】信息化環(huán)境 病歷檔案 信息化管理

一、信息化背景下醫(yī)學病歷檔案管理的重要性分析

醫(yī)學病歷檔案是指醫(yī)院臨床醫(yī)學中的檔案資料，是對醫(yī)療診斷人員對患者檢查及診斷等過程的詳細記錄，對醫(yī)院醫(yī)療工作的開展具有重要意義。因此醫(yī)院進行醫(yī)學病歷檔案管理十分必要。

1.醫(yī)學病歷檔案是醫(yī)院不可或缺的信息資料庫

病歷檔案是醫(yī)院進行臨床實踐的原始數(shù)據(jù)，通過病歷檔案資料在一定程度上能夠看出當時患者疾病狀況及治療的整個過程，可以說病歷檔案是醫(yī)院不可或缺的信息資料庫。首先，在醫(yī)學教學中，可以將其作為重要的參考書，以此來增加醫(yī)學理論的說服力；其次，它在一定意義上能夠真實反映醫(yī)師的醫(yī)療水平及服務態(tài)度，是對醫(yī)師考核與管理的關鍵因素，因此對其進行科學合理的管理尤為必要，對醫(yī)院而言具有多重意義。

2.醫(yī)學病歷檔案是醫(yī)療教學的重要參考資料

醫(yī)學病歷檔案不僅僅是患者治療的詳細記錄，更是醫(yī)師進行科學診斷及治療的重要依據(jù)，對病歷檔案進行有效管理，能夠確保檔案信息的準確性，從而為醫(yī)師開展醫(yī)療工作提供合理的治療手段，為患者提供更好的服務。一份真實完整的病歷檔案完全可以當作醫(yī)療教學的參考書，它是醫(yī)療診斷的真實再現(xiàn)，能夠提高醫(yī)療教學水平，促進了醫(yī)療教學的發(fā)展。對其進行制度化管理，能夠提高病歷檔案資料的使用價值與經(jīng)濟價值。

二、信息化背景下醫(yī)學病歷檔案管理建設中的不足之處

信息化背景下的醫(yī)學病歷檔案管理建設與傳統(tǒng)病例檔案管理存在較大的差異性，其給病歷檔案管理帶來一定機遇的同時也伴隨著挑戰(zhàn)，以下是筆者結合某市對病歷檔案管理的實際情況進行了如下分析：

1.病歷檔案管理體系不夠完善

本文論述中所選取的某市一所保健院的病歷檔案管理進行了分析，就該市的醫(yī)院檔案管理整體格局而言，其管理方式為多部門進行病歷檔案管理，這種管理方式較為混亂，因為每個部門在管理中所采取的管理方式不同，在病歷檔案記錄中也有所區(qū)別，多部門病歷檔案管理極易丟失部分病歷信息資料，造成病歷檔案的不完整性，阻礙了信息化背景下醫(yī)學病歷檔案管理建設的腳步。

2.在病歷檔案管理建設中沒有充分發(fā)揮信息技術的作用

隨著計算機信息技術的快速發(fā)展，諸多醫(yī)院在病歷檔案管理中運用了信息化技術，但是部分醫(yī)院并沒有真正貫徹落實到病歷檔案管理中，只是流于形式，就案例該市中一所保健院的病歷檔案信息化管理建設而言，該醫(yī)院檔案管理人員在記錄管理中并沒有過多利用信息網(wǎng)絡技術，更是通過手動的方式進行一系列操作，大大降低了病歷檔案管理效率，沒有發(fā)揮信息技術在病歷檔案管理建設中的積極作用。

3.病歷檔案管理軟件系統(tǒng)開發(fā)利用較為落后

病歷檔案管理建設中雖應用了信息技術，但是相對于計算機硬件技術相比，病歷檔案管理建設中軟件系統(tǒng)開發(fā)利用較為落后，隨著我國病例種類的不斷多發(fā)，對病歷檔案信息化管理也提出了更高的要求，然而目前大部分醫(yī)院包括本文案例醫(yī)院中所運用的信息技術較為單一，缺乏一定的兼容性與可擴張性，那么在信息化背景下對病歷檔案管理建設軟件系統(tǒng)進行科學升級與更新。

三、信息化背景下加強醫(yī)學病歷檔案管理建設的有效策略

1.建立完善規(guī)范的醫(yī)學病歷檔案管理體系

在信息化環(huán)境下，要建立完善規(guī)范的醫(yī)學病歷檔案管理體系，應結合我國相關規(guī)定建立較為規(guī)范的病歷檔案管理檔案，運用信息化系統(tǒng)在一定程度上能夠確保病歷檔案的完整性與規(guī)范性。在管理過程中可以運用多種存儲格式對病歷檔案進行信息化管理，實現(xiàn)病歷檔案的收集、整理、存儲及借閱等一體化管理，充分發(fā)揮信息化技術在病歷檔案中的作用，提高病歷檔案管理工作效率。

2.強化病歷檔案信息傳輸?shù)男畔⒒瑢崿F(xiàn)病案資源共享

傳統(tǒng)的病歷檔案人工管理模式，存在諸多弊端，且工作效率較低，在醫(yī)院病歷檔案管理中，利用信息化技術在醫(yī)院內(nèi)部建立專門用于病歷檔案管理的信息網(wǎng)站，通過網(wǎng)絡信息傳輸，及時新的病例信息，讓醫(yī)院內(nèi)部人員及時了解相關知識，實現(xiàn)病案資源共享，這一做法不僅能夠有效管理病歷檔案，還極大發(fā)揮了病歷檔案的作用，醫(yī)師可以隨時查看最新病例消息，全面了解醫(yī)療狀況及醫(yī)療水平。除此之外，還可以利用網(wǎng)絡開醫(yī)療咨詢平臺，為患者提供更多的醫(yī)療服務渠道，對醫(yī)院醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展具有一定的促進作用。

3.及時升級病歷檔案管理軟件系統(tǒng)

我國計算機技術發(fā)展較為迅速，在信息環(huán)境下，要提高醫(yī)院病歷檔案管理水平，就要保持病歷檔案管理與計算機信息技術發(fā)展相一致，及時升級與更新病歷檔案管理軟件系統(tǒng)，從而更好的對病歷檔案進行快速收集、整理、歸檔等操作，大大提高工作效率，為從事醫(yī)療事業(yè)的工作人員提供更多高質量的病歷檔案及資料，確保病歷資料的完整性、正確性與時效性。另外要強化病歷檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)及信息化水平，原因在于病歷檔案需要對多種病案進行詳細記錄與整理，在管理中吸納復合型人才，有利于病歷檔案管理軟件的技術更新及病歷檔案管理水平的提升。

四、總結

總而言之，在醫(yī)學病歷檔案管理建設中廣泛應用信息化技術，能夠實現(xiàn)病歷檔案的有效收集與整理，并能夠準確歸納，對病歷信息資料進行合理化分類，提高了病歷資料的完整性與準確性。另外信息網(wǎng)絡技術涉及范圍較廣，在信息環(huán)境下，能夠實現(xiàn)病歷檔案的資源共享，醫(yī)療工作人員及時了解先進醫(yī)療手段及相關程序，促進了醫(yī)療事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻

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