導(dǎo)語：如何才能寫好一篇工程檔案整理規(guī)范，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

關(guān)鍵詞:工程檔案;整理;模式

中圖分類號:C93

文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A

文章編號:1672-3198(2010)13-0172-01

大型工程的檔案資料,是工程在規(guī)劃、勘察、設(shè)計、施工、驗(yàn)收等工作中直接形成的,具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)及聲像等資料,是工程建設(shè)過程和建設(shè)成果的真實(shí)反映,加強(qiáng)對這些資料的收集整理,具有很強(qiáng)的使用價值和現(xiàn)實(shí)意義。

1 大型工程檔案收集整理特點(diǎn)

大型工程檔案的收集整理工作具有“五多兩少”的特點(diǎn):一是參建單位多。大型工程是在市場經(jīng)濟(jì)條件下,依托社會力量進(jìn)行建設(shè)的,參與工程建設(shè)的施工、監(jiān)理、物資供應(yīng)單位較多。二是大型工程項(xiàng)目分類多。大型工程大多是綜合性的工程,有土建工程項(xiàng)目、安裝工程項(xiàng)目等。三是參與大型工程的各個單位收集整理工程檔案的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范多。有國家標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和地方標(biāo)準(zhǔn)。四是技術(shù)復(fù)雜、需攻克的科研課題多。大型工程為適應(yīng)新時代社會的需要,建設(shè)質(zhì)量要求高,會有許多新技術(shù)、新設(shè)備、新材料被應(yīng)用,且施工工藝復(fù)雜,操作難度大,有很多不確定因素,因此,工程的設(shè)計變更可能較多,科研課題較多。五是大型工程文件資料表現(xiàn)形式的多樣性。工程的復(fù)雜性決定了工程文件資料表現(xiàn)形式的多樣性,這里的工程文件資料表現(xiàn)形式是指參建單位產(chǎn)生工程文件資料的式樣,如:文件、圖表、聯(lián)系單、報驗(yàn)材料和電子聲像資料等。參建企業(yè)根據(jù)每個工程項(xiàng)目特點(diǎn)和國家行業(yè)規(guī)范,在以往的工程檔案工作中已形成了固定的模式,如:大型國企一般使用國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范;民企一般使用省級制定的地方建筑標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范;特殊行業(yè)使用行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,經(jīng)過我們對這些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行深入研究后,發(fā)現(xiàn)他們都有很強(qiáng)的適用性和合理性。因此,大型工程文件資料的表現(xiàn)形式?jīng)]有必要統(tǒng)一到一種標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范中來(實(shí)踐證明這也是不可能的),是可以呈現(xiàn)多樣性的,但應(yīng)符合省部級以上的建筑標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。六是竣工移交時間緊、收集整理檔案資料的時間少。大型工程一般都有精確的時間節(jié)點(diǎn),竣工后應(yīng)盡快向使用單位移交,這也要求竣工時必須完成工程檔案的整理歸檔工作。通常越是大型的工程,工程檔案工作的時間節(jié)點(diǎn)越是緊迫(如奧運(yùn)工程)。七是專業(yè)人員少。大型工程的文件資料和各種圖紙數(shù)量和種類多,工程檔案的收集整理工作相當(dāng)繁重。而建設(shè)單位的檔案工作人員數(shù)量一般較少,有的單位沒有圖檔專業(yè)人員。

2 大型工程檔案收集整理的方法措施

施工單位普遍存在著重施工、輕檔案管理的觀念,有些單位沒有專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。為此,我們反復(fù)強(qiáng)調(diào),承建單位必須強(qiáng)化二個管理,一個是施工管理,要交一件合格的產(chǎn)品;另一個是檔案管理,就是交一份合格的檔案資料。為此,我們主要采取了以下措施:

2.1 明確大型工程檔案收集整理責(zé)任分工

用合同約定各單位收集整理工程檔案的責(zé)任。在與參建單位簽訂合同時,明確規(guī)定各單位收集整理工程檔案的條款。一是參建單位務(wù)必按照相關(guān)要求收集整理本單位負(fù)責(zé)的工程檔案。工程檔案同工程實(shí)體一樣,是工程竣工驗(yàn)收的一項(xiàng)硬性指標(biāo)。二是收集整理工程檔案必須參照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。三是工程檔案工作的時間約定。一項(xiàng)大型工程建成,與之配套的工程檔案收集整理完畢(工程驗(yàn)收產(chǎn)生的資料除外),該項(xiàng)工程才能申請驗(yàn)收。因此,工程檔案要邊施工,邊收集,邊整理,確保工程檔案工作與工程建設(shè)的時間節(jié)點(diǎn)相吻合。

2.2 合理地劃定立檔單位

通過合同的約定,工程文件資料的分類,建設(shè)單位的各部門和各參建企業(yè)順其自然地被劃成了若干個立檔單位。只不過這些立檔單位是人為指定的,是階段性的,他會隨著大型工程竣工驗(yàn)收而自然結(jié)束。

2.3 科學(xué)地將工程文件資料進(jìn)行分類

根據(jù)大型工程檔案工作的實(shí)際情況,將大型工程的文件資料分為三部分:一是建設(shè)單位產(chǎn)生的工程文件資料(含工程設(shè)計文件資料)。二是施工單位產(chǎn)生的工程文件資料(竣工文件資料)。包括施工組織設(shè)計文件;編制的預(yù)算文件;施工中間的經(jīng)濟(jì)簽證;分部、分項(xiàng)工程驗(yàn)收記錄表;分部和單位工程質(zhì)量評定表;隱蔽工程驗(yàn)收、評定資料;工程的主要材料、構(gòu)件、設(shè)備的檢驗(yàn)單、試驗(yàn)報告和出廠合格證;工程的設(shè)計變更資料;本單位產(chǎn)生的與建設(shè)單位、監(jiān)理單位來往的施工管理聯(lián)系單、會議紀(jì)要等文件;工程的竣工驗(yàn)收資料及質(zhì)量等級評定資料;工程竣工圖;工程竣工報告;編制的工程結(jié)算文件;施工情況總結(jié);工程的質(zhì)量保修資料;工程質(zhì)量事故報告和處理情況報告;施工日志;工程的聲像資料等。三是監(jiān)理單位產(chǎn)生的工程文件資料(監(jiān)理文件資料)。包括監(jiān)理規(guī)劃書;監(jiān)理細(xì)則;本單位產(chǎn)生的與建設(shè)、設(shè)計、施工單位來往文件;監(jiān)理工作日志;監(jiān)理通知書;停(復(fù))工通知單;會議記錄(紀(jì)要);監(jiān)理工作月報;材料抽驗(yàn)單;工程質(zhì)量抽驗(yàn)單;工程質(zhì)量事故處理記錄(報告);專題報告;工程質(zhì)量評估報告;監(jiān)理工作總結(jié)報告等。

2.4 采取多種方法收集大型工程檔案

多種方法收集,是指各立檔單位從自身的實(shí)際出發(fā),千方百計地全面收集與大型工程有關(guān)的所有工程文件資料,這是保證每個工程項(xiàng)目歸檔文件資料的真實(shí)、齊全和完整的基本要求,也是保證工程文件資料安全保密的需要。對全面收集來工程文件資料,一是按照職責(zé)分工的范圍,對號入座,組織鑒定。二是對于不在本單位整理范圍內(nèi)的文件資料,交建設(shè)單位的檔案部門處理,重新鑒定后或歸檔,或統(tǒng)一銷毀。

3 統(tǒng)一歸檔,規(guī)范錄著,實(shí)現(xiàn)信息自動化管理各立檔單位將表現(xiàn)形式多樣的工程文件資料,采用多種方法收集齊全完整后,一定要遵照《大型工程檔案整理技術(shù)規(guī)范》的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理,做到外觀整齊化一、內(nèi)容真實(shí)完整,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)電腦管理、檢索快捷便利。為此,可采用以下措施:

(1)根據(jù)《大型工程檔案整理技術(shù)規(guī)范》的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合本工程項(xiàng)目的實(shí)際情況,制定下發(fā)《工程檔案整理實(shí)施辦法》(此文件的內(nèi)容要與工程合同的有關(guān)條款相符),使工程檔案整理工作有章可循。

(2)對立檔單位的工程檔案人員進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化培訓(xùn)。各立檔單位的工程檔案人員,有的是一直使用其它標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行整理的;有的是從其它部門臨時抽調(diào)的非專業(yè)人員,從未接觸過工程檔案的整理工作。對他們進(jìn)行有效的培訓(xùn)是十分必要的。同時,建設(shè)單位的檔案部門最好能制作出工程檔案的標(biāo)準(zhǔn)樣品。從卷盒、案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、到備考表逐一做出樣品,供各立檔單位參考比對。通過培訓(xùn),使檔案人員從各種工程檔案整理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的差異中統(tǒng)一起來;通過制作樣品,使檔案人員,特別是初次接觸工程檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的人員,有更直觀的認(rèn)識,更快地進(jìn)入正規(guī)狀態(tài)。

(3)用工程檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行管理。各個立檔單位所使用的檔案管理系統(tǒng)有所不同,給參建企業(yè)下發(fā)統(tǒng)一的工程檔案信息管理系統(tǒng)。驗(yàn)收后的工程檔案移交給建設(shè)單位后,使用統(tǒng)一的工程檔案信息管理系統(tǒng)將所有檔案信息錄入計算機(jī),實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)化管理。這樣,才能保證利用工程檔案自動化查詢服務(wù)。

綜上所述,這種工程檔案管理模式就是科學(xué)地利用了多種工程檔案收集整理規(guī)范,進(jìn)一步明確責(zé)任分工,將繁重的工程檔案收集整理工作分?jǐn)偟礁鲄⒔▎挝缓徒ㄔO(shè)單位的各部門,使他們各司其職,各負(fù)其責(zé),最后由建設(shè)單位的檔案部門統(tǒng)一進(jìn)行驗(yàn)收、歸檔和交付使用。始終使工程檔案工作與工程竣工驗(yàn)收以及交付使用保持同步發(fā)展。

篇2

高河礦井工程項(xiàng)目檔案管理存在的問題

(1)參建單位多，建設(shè)周期長，形成項(xiàng)目文件歸檔不齊全。一是高河礦井項(xiàng)目正式開工以后，建設(shè)單位，多個施工和監(jiān)理單位進(jìn)場，檔案管理主體因建設(shè)主體，參建單位的不同，呈現(xiàn)多元態(tài)勢，造成檔案來源復(fù)雜，管理難度大。二是建設(shè)項(xiàng)目周期長，高河項(xiàng)目從2003年開始籌備建設(shè)，2006年正式開工，2011年進(jìn)合試運(yùn)轉(zhuǎn)階段，從勘查、申報、審批到竣工驗(yàn)收前后近10年時間，文件收集跨度時間長，中間多有變更，給檔案收集造成很大困難。三是檔案工作沒有與項(xiàng)目建設(shè)同步管理，建設(shè)單位建設(shè)期間各項(xiàng)批復(fù)文件和各專業(yè)技術(shù)資料，大多集中在各個責(zé)任部門;各施工單位只重視工程進(jìn)度，平時不注重整理工程資料，驗(yàn)收前突擊收集整理，缺少建設(shè)單位、監(jiān)理單位把關(guān)。(2)礦井工程項(xiàng)目檔案整理規(guī)范不統(tǒng)一，部分規(guī)范陳舊，在實(shí)際運(yùn)用中指導(dǎo)性有限。高河礦井項(xiàng)目竣工資料存在遵循國家標(biāo)準(zhǔn)《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》GB/T50328－2001和檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》DA/T28－2002兩個標(biāo)準(zhǔn)，管理規(guī)范的不統(tǒng)一這就給項(xiàng)目審計、質(zhì)量評定、竣工驗(yàn)收帶來隱患。在這兩個標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，同時依據(jù)高河項(xiàng)目合同文件要求，采用以下煤炭行業(yè)及山西省標(biāo)準(zhǔn):①礦建工程高河礦井項(xiàng)目礦建單位工程施工文件依照《煤炭建設(shè)工程質(zhì)量技術(shù)資料管理規(guī)定與評級辦法》(煤規(guī)字1999第34號文)、《煤礦井巷工程質(zhì)量檢驗(yàn)評定標(biāo)準(zhǔn)》MT5009－94編制。②土建工程高河礦井項(xiàng)目土建單位工程施工文件依照《山西省建筑工程施工資料管理規(guī)程》DBJ04－214－2004及《山西省建筑工程施工質(zhì)量驗(yàn)收規(guī)程》DBJ04－214－2003編制。③安裝工程高河礦井項(xiàng)目礦井設(shè)備安裝文件按照《煤礦安裝工程質(zhì)量檢驗(yàn)評定標(biāo)準(zhǔn)》MT5010－95編制單位工程竣工資料，其他設(shè)備安裝文件依據(jù)其行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范編制。有的規(guī)范都已經(jīng)執(zhí)行將近20年了，早已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)在的煤礦項(xiàng)目建設(shè)實(shí)際情況了，礦建工程和安裝工程的規(guī)范中就缺少監(jiān)理單位整理項(xiàng)目檔案的規(guī)范，必定給監(jiān)理單位，施工單位在整理項(xiàng)目檔案資料時造成文件材料不齊全和檔案管理不完善的問題。(3)檔案工作人員素質(zhì)良莠不齊，人員流動性大。在高河礦井項(xiàng)目檔案管理過程中涉及合作公司總工辦檔案管理人員，合作公司相關(guān)工程責(zé)任部門管理人員，監(jiān)理單位人員和施工單位人員。高河礦井項(xiàng)目屬新建項(xiàng)目，各相關(guān)人員沒有經(jīng)驗(yàn)可借鑒，在項(xiàng)目檔案工作中走過不少彎路。很多檔案管理人員是臨時抽調(diào)人員，這些人沒有參加過檔案專業(yè)知識培訓(xùn)，對檔案管理規(guī)范不熟悉，不能做到科學(xué)整理，歸檔和立卷，這就造成單位工程竣工資料質(zhì)量低，影響了項(xiàng)目檔案的整理驗(yàn)收。高河礦井項(xiàng)目由于建設(shè)周期長，監(jiān)理單位和施工單位由于各自單位的原因，很多檔案管理人員流動性很大，很多人員工作一段時間，對檔案各項(xiàng)業(yè)務(wù)相對熟悉之后都被調(diào)離高河項(xiàng)目，新?lián)Q的人員又得重新開始熟悉檔案各方面的專業(yè)知識，這給檔案工作帶來很大的不穩(wěn)定性。

針對高河礦井工程項(xiàng)目檔案管理存在的問題采取的措施

(1)超前介入。為保證工程檔案工作與工程建設(shè)同步，在工程建設(shè)過程中，檔案人員自始至終參加工程建設(shè)全過程管理，努力做到提前介入，全程控制。在項(xiàng)目前期文件的管理上，檔案室與各工程管理部門共同梳理工作線索，劃定相關(guān)部門歸檔責(zé)任，歸檔范圍，各類文件歸檔的時間，使檔案管理的有關(guān)規(guī)定能夠緊密結(jié)合各職能部門管理工作實(shí)際，準(zhǔn)確反映管理工作流程，在前期文件的收集上，堅持“早介入”、“早檢查”、“早動手”，緊緊跟蹤前期工作的進(jìn)展，指導(dǎo)相關(guān)部門及時歸檔，同時做到隨時歸檔隨時整理，具備成卷?xiàng)l件的馬上歸檔組卷，并隨時根據(jù)后續(xù)資料補(bǔ)充調(diào)整，保證工程竣工時前期文件的齊全、完整。(2)納入合同管理。我公司在與設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建單位簽訂的合同或協(xié)議中列入了檔案工作的內(nèi)容，采取預(yù)留5%相應(yīng)工程款對其進(jìn)行約束，采取工程完工檔案移交不及時或未移交按相應(yīng)條款進(jìn)行處罰。并對工程檔案的移交時間、整理質(zhì)量和項(xiàng)目竣工圖的編制責(zé)任、編制質(zhì)量和移交套數(shù)等，作了具體規(guī)定。(3)納入建設(shè)單位、工程監(jiān)理、設(shè)計單位及質(zhì)量監(jiān)督全程控制。公司要求項(xiàng)目竣工圖需經(jīng)監(jiān)理單位監(jiān)理人員審核，履行簽字手續(xù);項(xiàng)目驗(yàn)收前，監(jiān)理單位需出具書面意見，要對檔案收集、整理歸檔等情況進(jìn)行評價，質(zhì)監(jiān)站要對每個單位工程進(jìn)行質(zhì)量認(rèn)證。通過各方人員的嚴(yán)格把關(guān)和審查，確保了歸檔資料符合程序標(biāo)準(zhǔn)和要求。(4)納入經(jīng)濟(jì)責(zé)任制管理。按照每一實(shí)體工程造價5%的比例，預(yù)留檔案資料保證金，規(guī)定凡檔案資料不齊全的，扣除保證金;檔案工作與工程建設(shè)不同步的，不組織工程中間驗(yàn)收、不進(jìn)行月度工程結(jié)算;竣工工程資料不按要求歸檔或歸檔不符合要求的，停止該單位在礦井所有工程款的支付。經(jīng)濟(jì)手段的制約，有力地推動和促進(jìn)了項(xiàng)目檔案的收集歸檔工作，從而有效地保障歸檔文件資料及時性。(5)實(shí)行動態(tài)跟蹤監(jiān)管。在礦井建設(shè)過程中，公司專職檔案人員經(jīng)常到各責(zé)任部門和施工現(xiàn)場檢查工程檔案，督促、指導(dǎo)各施工單位在施工過程中形成的檔案資料，現(xiàn)場進(jìn)行答疑解惑，保證資料的齊全、完整;公司檔案人員參加月末驗(yàn)收和單位工程竣工驗(yàn)收和工程資料例會，積極監(jiān)督項(xiàng)目檔案工作，確保工程檔案與工程實(shí)體同步進(jìn)行。(6)嚴(yán)格驗(yàn)收程序。在單位工程竣工后，本公司嚴(yán)格執(zhí)行竣工驗(yàn)收管理規(guī)定，確保項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、安全性。在組織每個單位工程竣工驗(yàn)收時，均由潞安集團(tuán)驗(yàn)收組和我單位工程部門、計劃、財務(wù)等成員，以及設(shè)計單位、監(jiān)理單位、質(zhì)量監(jiān)督單位成員一同參加、一同把關(guān)，不論工程還是檔案實(shí)行“一票否決”制，竣工驗(yàn)收報告中無檔案人員簽字，就不能通過驗(yàn)收、結(jié)算，直至工程和檔案均符合標(biāo)準(zhǔn)要求才能通過驗(yàn)收。施工單位移交檔案均要經(jīng)過監(jiān)理、分管部門、質(zhì)檢站、檔案人員進(jìn)行多方審查，確保歸檔檔案符合程序和要求。(7)嚴(yán)把檔案移交關(guān)。本項(xiàng)目工程在嚴(yán)格執(zhí)行竣工驗(yàn)收程序和規(guī)定的同時，檔案人員嚴(yán)把工程檔案移交關(guān)。專業(yè)檔案人員系統(tǒng)地對每個工程檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性逐項(xiàng)進(jìn)行認(rèn)真檢查。檢查每個單位工程開工前的人員資質(zhì)、管理制度等工程管理資料;檢查施工組織設(shè)計、圖紙會審、技術(shù)交底等工程技術(shù)資料;檢查設(shè)備、購配件等材料質(zhì)量出廠證明文件等質(zhì)量控制資料;檢查工程施工中測量、隱蔽、焊接等施工記錄資料;檢查分部分項(xiàng)檢驗(yàn)批等工程驗(yàn)收資料;檢查各類安全和主要功能各類檢驗(yàn)、測試、系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)等核檢資料;檢查工程驗(yàn)收質(zhì)量評定等竣工驗(yàn)收資料;檢查監(jiān)理公司規(guī)則、細(xì)則、制度、報驗(yàn)、造價控制等監(jiān)理資料;檢查竣工圖是否符合程序和歸檔要求等。檔案人員嚴(yán)格的把關(guān)，保證了項(xiàng)目檔案的歸案質(zhì)量。

本文作者：鄭超徐蘇云工作單位：潞安集團(tuán)

篇3

一、工程質(zhì)量監(jiān)督檔案類別及內(nèi)容

（一）質(zhì)量監(jiān)督檔案的主要內(nèi)容。包括工程質(zhì)量監(jiān)督注冊登記資料、工程監(jiān)督工作方案及監(jiān)督交底資料、工程質(zhì)量監(jiān)督工作記錄資料、工程質(zhì)量驗(yàn)收監(jiān)督記錄資料、工程質(zhì)量監(jiān)督報告、工程質(zhì)量事故報告及相關(guān)資料、行政執(zhí)法資料、需要保存的其他文件資料等。

（二）竣工驗(yàn)收備案檔案主要內(nèi)容。包括市政基礎(chǔ)設(shè)施工程竣工驗(yàn)收備案表、工程施工許可證、工程質(zhì)量評價資料、工程質(zhì)量監(jiān)督報告、相關(guān)機(jī)構(gòu)認(rèn)可文件、工程質(zhì)量保障文件、法律法規(guī)要求的其他文件資料等。

二、分類整理方法

（一）類號的確定。將工程質(zhì)量監(jiān)督檔案確定為專業(yè)檔案，采用混合號碼制方式確定類號，工程質(zhì)量監(jiān)督檔案確定為“Z1”，竣工驗(yàn)收備案檔案確定為“Z2”。

（二）分類方法的確定。工程質(zhì)量監(jiān)督檔案圍繞工程建設(shè)分階段逐步自然積累，以工程項(xiàng)目為中心，對象明確，實(shí)體單一，聯(lián)系密切，構(gòu)成了一個有機(jī)的整體。檔案資料有明確的內(nèi)容，外部界限清晰，便于歸類?；谏鲜鎏卣?，采取“性質(zhì)―工程項(xiàng)目分類法”進(jìn)行分類。

（三）檔案號的確定。市政工程大多跨多年施工，以年度為單位整理難以完整反映工程建設(shè)全過程，在編制檔案號時不以年度為限，直接以流水號順序排列，采取“分類號+案卷順序號”的方式編制檔案號。

（四）檔案保管期限的確定。工程質(zhì)量監(jiān)督檔案是與工程質(zhì)量密切相關(guān)的原始資料記錄，是工程一旦發(fā)生質(zhì)量問題、出現(xiàn)投訴后進(jìn)行調(diào)查處理的重要依據(jù)，是監(jiān)督機(jī)構(gòu)和監(jiān)督人員履職盡責(zé)的有效憑證，依據(jù)《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》及《湖北省房屋建筑和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程質(zhì)量監(jiān)督管理暫行辦法》，確定保管期限為永久。

三、結(jié)合檔案實(shí)際的特殊處理

（一）兩類檔案的對應(yīng)。每項(xiàng)工程既有一套質(zhì)量監(jiān)督檔案，又有一套竣工驗(yàn)收備案檔案。為照顧其相互聯(lián)系，在分類整理過程中，對兩類檔案分別確定類別號，但使用相同的案卷號。如此，通過工程名稱按照案卷號查閱到質(zhì)量監(jiān)督檔案后，同一案卷號對應(yīng)該工程的竣工驗(yàn)收備案檔案，反之亦然。

（二）工程建設(shè)周期的對應(yīng)處理。利用流水號方式順序編排案卷號，直接從檔案號中無法反映檔案的生成年度和工程建設(shè)周期。整理過程中，采用增加備注、編制專用檢索工具的辦法予以解決。首先在檔案裝具封面上標(biāo)注質(zhì)量監(jiān)督注冊登記號和竣工驗(yàn)收備案號，直接反映工程的開工建設(shè)時間和驗(yàn)收時間；其次是在編制檢索目錄時，在案卷號后備注對應(yīng)工程的質(zhì)量監(jiān)督注冊登記號和備案號，在檢索工具中實(shí)?F一目了然。

（三）特殊檔案的處理。市政工程情況復(fù)雜，有的工程完工后遲遲不辦理竣工驗(yàn)收備案手續(xù)，造成質(zhì)量監(jiān)督檔案已經(jīng)形成，竣工驗(yàn)收備案檔案無從整理。按照兩類檔案對應(yīng)一致設(shè)置案卷號的原則，已形成的質(zhì)量監(jiān)督檔案也難以編號整理。為解決上述問題，對單獨(dú)形成的質(zhì)量監(jiān)督檔案，采取類別號剔除阿拉伯?dāng)?shù)字只確定為“Z”，案卷號仍以流水號方式編排的方式加以整理，集中保管時歸為臨時檔案，待對應(yīng)的竣工驗(yàn)收備案檔案形成后再重新編號整理。

四、相關(guān)工作體會

（一）根據(jù)檔案實(shí)際合理分類。各地工程質(zhì)量監(jiān)督體制多樣，質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)承擔(dān)的工作職責(zé)也不盡相同，有的監(jiān)督站可能并不承擔(dān)工程竣工驗(yàn)收備案的工作職責(zé)。在工程質(zhì)量監(jiān)督檔案分類整理過程中，檔案人員應(yīng)從已有的檔案資料出發(fā)，合理確定分類整理方法，保證檔案資料得到妥善保管。

篇4

【關(guān)鍵詞】工程檔案管理；收集整理；編制歸檔；應(yīng)對措施

1、加強(qiáng)政策宣傳

要做好工程檔案的管理工作,離不開各單位、各部門的支持和協(xié)作。我們在建筑工程檔案資料的收集過程中,注重運(yùn)用行政、經(jīng)濟(jì)等手段,多方式、多渠道、多層次地宣傳《檔案法》等法律法規(guī),積極主動開展工作,使廣大工作人員真正認(rèn)識到做好工程檔案工作的重要意義。

2、完善工作機(jī)制

首先應(yīng)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。堅持工程項(xiàng)目建設(shè)與工程檔案管理兩手抓,健全管理網(wǎng)絡(luò)。項(xiàng)目建設(shè)單位要將設(shè)計、施工、監(jiān)理等各參建單位都納入管理網(wǎng)絡(luò),建立檔案領(lǐng)導(dǎo)小組和檔案工作小組,以綜合檔案室為紐帶,開展工程檔案的監(jiān)督管理和具體業(yè)務(wù)工作。理順檔案管理機(jī)構(gòu)與各檔案生成單位和部門的關(guān)系,明確職責(zé)。一是部門職責(zé)。規(guī)定基建部門(工程項(xiàng)目部)負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的收集、整理、匯總、歸檔工作。

勘察、設(shè)計單位負(fù)責(zé)各階段設(shè)計文件、竣工圖的移交歸檔工作。施工單位負(fù)責(zé)完成職責(zé)范圍或合同規(guī)定的工程文件和設(shè)備開箱文件的收集、整理、移交、歸檔工作;負(fù)責(zé)向設(shè)計單位提供竣工草圖及全部變更設(shè)計文件作為設(shè)計單位編制竣工圖的依據(jù)。監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集、整理監(jiān)理文件材料,向建設(shè)單位的移交歸檔;負(fù)責(zé)編制《設(shè)計變更匯總表》,審核施工單位的竣工文件、竣工圖等，并審核其完整、準(zhǔn)確性。二是專、兼職檔案員職責(zé)。兼職檔案員負(fù)責(zé)工程管理部門工程材料的收集、整理，定期移交檔案室;專職檔案員負(fù)責(zé)各部門、單位的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和質(zhì)量把關(guān),負(fù)責(zé)檔案管理、資料編研、提供利用;項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對檔案文件材料內(nèi)容的審核。

完善制度建設(shè)。建立健全工程檔案收集工作制度,將歸檔制度的有關(guān)規(guī)定細(xì)化到每項(xiàng)工作的標(biāo)準(zhǔn)程序中去。每項(xiàng)工作結(jié)束前都有一個收集整理和移交相關(guān)材料的程序,并將其列入工作質(zhì)量的考核,使工程檔案收集真正成為一項(xiàng)日常性工作,保證工程檔案工作有章可循,有法可依,達(dá)到規(guī)范化管理的目標(biāo)要求。

推進(jìn)信息化建設(shè)。一方面,加快做好歷史紙質(zhì)檔案的數(shù)字化整理工作;另一方面,嚴(yán)格按照國家有關(guān)電子文件歸檔及管理規(guī)范、檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范等技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),統(tǒng)一系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的建設(shè),統(tǒng)一檔案信息的歸檔存儲格式,確保信息技術(shù)條件下各類檔案能夠全面收集、安全保管、有效提供利用。

3、強(qiáng)化過程控制

前期介入。堅持從檔案材料形成的“源頭”抓起,做到前端控制。工程項(xiàng)目立項(xiàng)后,建設(shè)單位檔案管理部門對項(xiàng)目管理部門進(jìn)行檔案交底,交底內(nèi)容為項(xiàng)目前期和竣工驗(yàn)收文件材料的收集、整理、歸檔的范圍及要求;工程項(xiàng)目開工后,建設(shè)單位項(xiàng)目管理和檔案管理部門對設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建單位進(jìn)行檔案交底,檔案交底的內(nèi)容主要是建設(shè)過程中文件材料的形成、積累、整理、歸檔的要求。各參建單位要以“建一流工程、創(chuàng)一流檔案”為目標(biāo),認(rèn)真分解檔案工作目標(biāo)任務(wù)。要根據(jù)規(guī)程規(guī)范要求,做好技術(shù)文件材料的形成、積累,并注重形成質(zhì)量,技術(shù)文件材料的形成與工程建設(shè)同時計劃、同時布置、同時檢查、同時考核,保證其真實(shí)可靠。

中期控制。工程開工后,檔案管理部門要加強(qiáng)現(xiàn)場的檢查和指導(dǎo)力度,全程參與,確保工程檔案各個管理環(huán)節(jié)始終受控在控。檔案管理部門要檢查項(xiàng)目管理部門和各參建單位的工程技術(shù)文件的收集、整理情況,對不符合歸檔要求的文件提出意見,督促整改完成,形成閉環(huán)。在業(yè)務(wù)指導(dǎo)上,檔案專職人員應(yīng)勤跑工地,跟蹤了解項(xiàng)目信息, 隨時檢查指導(dǎo)。

后期檢查。重大建設(shè)項(xiàng)目可采取階段性歸檔。項(xiàng)目管理部門和各參建單位在階段性工作完成后,要按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T11822-2000)對本單位(部門)涉及到的項(xiàng)目文件進(jìn)行整理、立卷,編寫移交目錄清單。檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)督查,歸檔文件應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),應(yīng)真實(shí)記錄和反映項(xiàng)目建設(shè)過程和竣工時的實(shí)際情況,圖物相符、技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備。檢查驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)不符合規(guī)范要求的,堅決退回整改。在檔案接收方面,要充分利用行政程序把關(guān),建立工程檔案初驗(yàn)認(rèn)可制和檔案驗(yàn)收合格報送移交制,保證工程檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,保證不出現(xiàn)擅自修改、偽造或事后補(bǔ)做的現(xiàn)象。參與工程建設(shè)的施工、安裝、監(jiān)理、調(diào)試等單位應(yīng)在竣工驗(yàn)收后一個月內(nèi),向項(xiàng)目管理部門移交。設(shè)計單位在調(diào)研、初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、竣工圖編制等階段性工作完成后即歸檔,竣工圖歸檔時間不得超過竣工驗(yàn)收后兩個半月?？⒐を?yàn)收后兩個半月內(nèi)項(xiàng)目管理部門將項(xiàng)目的全部檔案向本單位檔案部門整體移交歸檔,在移交紙質(zhì)檔案的同時,還應(yīng)移交相應(yīng)的電子文件、工程重要活動的音像材料。歸檔范圍包括建設(shè)項(xiàng)目前期文件、招投標(biāo)文件、施工文件、監(jiān)理文件及竣工驗(yàn)收文件。項(xiàng)目管理和檔案管理部門對各參建單位提交的竣工資料進(jìn)行驗(yàn)收,保證歸檔文件的完整、準(zhǔn)確。確認(rèn)符合歸檔條件后,辦理交接手續(xù)。

4、提高隊伍素質(zhì)

人是生產(chǎn)力發(fā)展的第一要素。因此，加強(qiáng)現(xiàn)有檔案員隊伍建設(shè), 培養(yǎng)和造就一支具有廣博知識、精通業(yè)務(wù)和恪守職業(yè)道德的人才隊伍, 是目前和今后一段時間內(nèi)一項(xiàng)刻不容緩的工作任務(wù),也是提高檔案管理水平,實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)跨越發(fā)展的關(guān)鍵。

“工欲善其事, 必先利其器”,學(xué)習(xí)能提高個人素質(zhì),提升我們的道德素養(yǎng)。隨著檔案工作涉及的面越來越廣,社會關(guān)注程度越來越高, 工作的要求也越來越嚴(yán),難度越來越大,對檔案員素質(zhì)要求也越來越高。就專、兼職檔案員而言, 必須要做到:

第一,加強(qiáng)檔案工作職業(yè)道德建設(shè),自覺樹立愛崗敬業(yè)、默默奉獻(xiàn)意識,從思想意識上真正熱愛檔案工作。

第二,加強(qiáng)工作作風(fēng)建設(shè),努力培養(yǎng)自身舍得吃苦、樂于為基層服務(wù)的意識,增強(qiáng)工作的責(zé)任感和使命感。

第三,一要主動學(xué)習(xí)黨的路線、方針政策,學(xué)習(xí)各級檔案工作的相關(guān)法律、法規(guī),學(xué)習(xí)系統(tǒng)內(nèi)外關(guān)于檔案工作的文件規(guī)定,做到規(guī)范管理,依法治檔。二要加強(qiáng)專業(yè)知識的學(xué)習(xí)。通過檔案專業(yè)業(yè)務(wù)培訓(xùn)、組織外出參觀、學(xué)習(xí)交流,邀請專家舉辦講座和現(xiàn)場講解、開展檔案工作檢查評比等形式提高工程檔案人員的專業(yè)理論水平。

加強(qiáng)現(xiàn)代辦公設(shè)備的學(xué)習(xí),提高熟練運(yùn)用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)管理檔案的技能水平,真正成為一崗多能、業(yè)務(wù)精湛的管理能手, 以適應(yīng)新時期新階段對檔案工作的要求。

篇5

關(guān)鍵詞：檔案管理；合同檔案；探討

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1673-8500（2013）03-0064-02

合同檔案記錄了企業(yè)在各類活動中與自然人、法人或其他組織就設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系而形成的合同、協(xié)議、意向書及其過程。合同除具有一般檔案共性外，還有三個獨(dú)特的特點(diǎn)，就是憑證性、規(guī)范性和時效性。合同作為企業(yè)對外經(jīng)營活動的憑證性依據(jù)，具有規(guī)范的形式要求和嚴(yán)格的時效屬性，規(guī)范的合同管理是維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的重要保障，而合同檔案形成經(jīng)歷環(huán)節(jié)較復(fù)雜，材料多，參與人員廣、履行時間長，在管理過程中很容易造成疏漏。因此，如何規(guī)范合同材料收集、整理、歸檔、利用，使之成為保障企業(yè)合法利益的有力憑證和依據(jù)，如何使合同檔案更好地開發(fā)利用，是每個企業(yè)必須重視的課題。

一、健全規(guī)章制度，明確管理責(zé)任

合同及其輔證材料多而繁雜，合同管理也必須健全相關(guān)管理制度，明晰合同檔案管理責(zé)任，明確責(zé)任單位和責(zé)任人；目前企業(yè)的合同管理普遍是“誰主管誰負(fù)責(zé)、誰簽訂誰履行”，所以合同履行完畢后就保存在各個職能部門中。檔案管理部門對合同管理人員不提出歸檔要求，合同人員就不會主動將應(yīng)歸檔合同材料整理向檔案管理部門歸檔，而合同檔案是企業(yè)維護(hù)經(jīng)濟(jì)利益的重要法律依據(jù)，因此為保障企業(yè)合法權(quán)益，從制度上明確合同檔案的管理是做好合同檔案管理的關(guān)鍵。

在市場條件下，企業(yè)為實(shí)現(xiàn)一定的經(jīng)濟(jì)目的，明確相互權(quán)利義務(wù)關(guān)系而簽訂的合同是民事合同，這種通過合同確立法律關(guān)系的行為是一種民事法律行為，由于合同這一特性決定了合同的主管部門為法律顧問部門。一般而言，合同管理都采用統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理的模式，企業(yè)法律顧問部門對一定金額以上的合同及重大合同進(jìn)行審核備案，普通合同的簽訂法律顧問部門一般是會簽及目錄留底。在合同的管理流程中，合同檔案的歸檔是合同管理流程的閉環(huán)處理環(huán)節(jié)，合同管理主管部門應(yīng)在合同管理制度中明確合同檔案的歸檔要求。檔案管理部門更要積極主動與法律顧問部門就企業(yè)經(jīng)營管理實(shí)際情況明確合同檔案的歸檔范圍、歸檔要求，從制度上明確合同簽訂部門需對合同檔案管理負(fù)責(zé)，并指定專門人員跟蹤已簽訂合同收集、積累、整理和及時歸檔，企業(yè)合同檔案管理專責(zé)要做好統(tǒng)計、核查歸檔管理工作，在檔案管理制度上規(guī)范合同檔案的分類整編，使企業(yè)檔案管理形成橫向到邊、縱向到底的檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系，保證檔案管理不留死角，確保合同檔案管理達(dá)到優(yōu)質(zhì)高效，具備規(guī)范性和時效性。

二、強(qiáng)化合同檔案過程管理，確保合同檔案管理完整性

（一）合同檔案齊全完整的重要性

合同檔案包括合同考察、洽談、簽訂、履行、變更、解除和解決糾紛等過程中所形成的所有書面材料及封存樣品等實(shí)物。合同檔案文字類原始檔案有合同文本及附件、補(bǔ)充協(xié)議或變更或解除合同協(xié)議、對方資信調(diào)查資料、來往文書、會議紀(jì)要、會談記錄、現(xiàn)場簽證、會簽單及合同招投標(biāo)過程形成的資料等。由于合同涉及面廣、環(huán)節(jié)多、實(shí)施時間長，如大型建筑工程需要幾年時間，特別有些單位只注重主合同的收集，對相關(guān)會議紀(jì)要、簽證、變更等助證材料收集管理不規(guī)范，容易造成合同檔案資料不完整，嚴(yán)重的會影響了合同結(jié)算、合同糾紛的解決，部分經(jīng)濟(jì)合同還牽涉到合同參與人員的廉政問題。如某企業(yè)十幾年前進(jìn)行一項(xiàng)大型技改工程，其中基礎(chǔ)工程抽沙回填。有關(guān)管理人員十幾年后被誣告，說當(dāng)時該工程采取圍標(biāo)，招投標(biāo)造假，且在工程結(jié)算時隨意加大工程量并收取回扣等。檢察機(jī)關(guān)到單位進(jìn)行取證，查閱了當(dāng)時合同檔案資料，由于此工程檔案從招投標(biāo)文件、合同、竣工圖、施工竣工文件收集完整，所有收集的文件都是原件，并收集了招投標(biāo)和簽署合同過程的影像檔案和會議紀(jì)要，整個工程起止過程材料十分齊全、準(zhǔn)確，足以證明合同招投標(biāo)過程主要是合法合規(guī)的；決算金額比合同額大的原因十分清楚，其證據(jù)材料（如設(shè)計變更通知單、工程量簽證單等）也十分齊全，檢察機(jī)關(guān)認(rèn)為該工程的合同檔案資料完整規(guī)范，具有較高的可信度，最終采信該檔案材料，還了當(dāng)事人的清白。因此，確保合同檔案資料的完整性、規(guī)范性非常重要。

（二）明確、規(guī)范合同管理流程，保證合同檔案收集及時、完整

合同檔案的齊全完整需合同主辦單位、歸口管理部門、主管部門（法律顧問部門）、檔案管理部門的共同努力。為了確保合同檔案資料收集齊全，需從企業(yè)工程程序、工作流程中規(guī)范各部門的工作行為，保證企業(yè)工作的規(guī)范化。合同主辦部門應(yīng)及時收集、整理合同簽訂、履行等相關(guān)資料。對方先行簽章的正式合同交付我方簽章，合同生效的同時合同主辦部門就將合同正本及相關(guān)資料提交合同歸口管理部門歸檔；對于我方先行簽章的合同交付對方簽章后，應(yīng)在規(guī)定時間（如10個工作日等）內(nèi)取得對方簽章的正式合同文本，及時交合同歸口管理部門歸檔。履行時間長的合同當(dāng)雙方主要權(quán)利與義務(wù)履行完畢后應(yīng)及時交合同歸口管理部門。

（三）合同檔案的收集要求

合同檔案形式與內(nèi)容的規(guī)范要求合同檔案的全面性與準(zhǔn)確性較高，檔案管理部門接收合同檔案齊全完整的程序決定了收集工作的質(zhì)量。合同檔案的收集應(yīng)及時才能保證其齊全完整，合同文本一經(jīng)簽字、蓋章、公證后應(yīng)實(shí)時歸檔，雙方在談判過程中互致的信件、傳真、電子數(shù)據(jù)資料等是確認(rèn)雙方權(quán)利義務(wù)的重要憑證，合同主辦部門經(jīng)辦人應(yīng)隨時收集、整理和保管，避免合同檔案的遺漏和有效性的損失。

三、明確合同檔案歸檔范圍、整理要求，規(guī)范合同檔案的分類整編

（一）明確合同檔案的歸檔范圍

除在管理制度規(guī)范明確責(zé)任單位和責(zé)任人、健全責(zé)任網(wǎng)絡(luò)外，還要明確規(guī)范收集范圍。一般情況下，一般性合同應(yīng)歸檔的材料包括以下幾個方面內(nèi)容：（1）合同文本（原件，不可缺。（2）合同會簽表。（3）合同的附件 （合同有附件的不可缺）如：技術(shù)協(xié)議，方案書等。（4）變更、轉(zhuǎn)讓、終止等合同補(bǔ)充協(xié)議 （有補(bǔ)充協(xié)議的不可缺） 。（5）合同資信資質(zhì)材料，包括：對方營業(yè)執(zhí)照、資格證、特種經(jīng)營許可證等資信資料；對方簽約人、法定代表人身份證明或授權(quán)委托書。（6）合同簽約依據(jù)性材料，包括：詢比價及招投標(biāo)資料、意向書、備忘錄、會談記錄、中標(biāo)單位選擇說明等。（7）合同履約過程材料，（履約過程有文件產(chǎn)生的應(yīng)歸檔）包括：送達(dá)回執(zhí)或確認(rèn)書、往來信函、電報、傳真、電子郵件、質(zhì)量異議書、催款通知書等。（8）合同驗(yàn)收材料，包括：合同竣工（交貨、發(fā)貨）確認(rèn)單、驗(yàn)收確認(rèn)書、測試報告、工作報告、驗(yàn)收報告。（9）合同終結(jié)表。重大合同除包括一般合同歸檔范圍的八方面內(nèi)容外，還包括合同形成過程中的有關(guān)上級主管部門及政府（或相關(guān)部門）報批文件、批準(zhǔn)證書、領(lǐng)導(dǎo)批示等文檔資料。

合同檔案歸檔時一定要齊全完整，歸檔合同文本和相關(guān)材料以及每份文件的頁數(shù)等方面都應(yīng)保持齊全完整，否則不能稱作一套完整的合同檔案。針對每個項(xiàng)目要收集的資料列出清單，合同歸口管理部門按照檔案整理規(guī)范的要求整理好履行完畢的合同檔案，檔案部門接收合同檔案時根據(jù)合同統(tǒng)計臺賬與檔案移交清單認(rèn)真核對，并檢查檔案質(zhì)量。有合同管理軟件運(yùn)行條件的單位可將電子文本實(shí)時邏輯歸檔，再按規(guī)定進(jìn)行合同檔案實(shí)體歸檔和電子版的物理歸檔。

（二）合同檔案的整理要求

合同檔案的整理必須保持一份合同內(nèi)相關(guān)資料的有機(jī)聯(lián)系，保證合同的完整性；應(yīng)當(dāng)充分利用原有的整理基礎(chǔ)，不宜打亂其原有的保存狀況，整理后的合同檔案要便于保管和利用。

（三）規(guī)范合同檔案的分類整理

合同檔案資料繁多，尤其工程合同，合同檔案實(shí)行按“件”歸檔方式，按照“一事一檔、一項(xiàng)一檔”原則，分門別類，由各合同主辦部門負(fù)責(zé)合同履行過程涉及到的履行、變更、廢止信息的收集，統(tǒng)一交合同歸口管理部門整理。對單項(xiàng)合同（如采購、單項(xiàng)工程、融資借貸）及系統(tǒng)性較強(qiáng)的合同（如建筑、財務(wù)等），在整編中可多設(shè)一級類目，使合同檔案間關(guān)系更加清晰。檔案管理部門要肩負(fù)起合同檔案指導(dǎo)責(zé)任，指導(dǎo)相關(guān)業(yè)務(wù)人員按規(guī)范做好合同材料的整理歸檔工作。

四、重視合同檔案信息開發(fā)利用，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益

合同檔案歸檔資料繁多，要利用好合同信息管理，建立系統(tǒng)、方便、快捷的查詢信息系統(tǒng)相當(dāng)重要。檔案管理部門應(yīng)及時編制合同檔案檢索工具，及時有效地提供合同檔案利用服務(wù)。合同檔案的利用應(yīng)制度化，按保密規(guī)定設(shè)定利用者權(quán)限，并按規(guī)定進(jìn)行登記。檔案管理部門可對合同檔案信息進(jìn)行綜合整理，形成專題匯編，方便利用。

一是利用現(xiàn)代數(shù)字化管理手段建立合同管理應(yīng)用系統(tǒng)，并與檔案管理系統(tǒng)通過接口直接歸檔電子版，提高合同檔案運(yùn)轉(zhuǎn)效率，通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)瀏覽、快捷傳輸、實(shí)時歸檔、實(shí)現(xiàn)資源共享，便于服務(wù)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營。

二是加強(qiáng)對企業(yè)管理人員業(yè)務(wù)和相關(guān)法律知識的培訓(xùn)，增強(qiáng)工作主動性和提高法律意識，積極配合合同歸口管理部門開展定期檢查合同檔案歸檔情況，確保檔案信息完整。

三是做好合同檔案的專題匯編和檔案利用實(shí)例的編寫。專題匯編便于合同檔案的利用，利用實(shí)例的編寫是凸顯檔案價值，促進(jìn)檔案工作的發(fā)展。

綜上所述，合同檔案的管理通過制度規(guī)范合同管理程序、把好合同檔案收集源頭、抓好合同形成關(guān)鍵點(diǎn)，使合同檔案的收集、保管、提供利用有序規(guī)范，對維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營持續(xù)發(fā)展具有重要意義。

參考文獻(xiàn)：

篇6

關(guān)鍵詞：監(jiān)理 檔案 管理

中圖分類號： G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：

工程監(jiān)理是指監(jiān)理企業(yè)接受建設(shè)單位的委托，根據(jù)合同及有關(guān)要求，對工程建設(shè)參與者的行為所進(jìn)行的監(jiān)控、監(jiān)督和評價，并采取相應(yīng)的管理措施，制止建設(shè)行為的隨意性，保證建設(shè)行為符合要求，促使建設(shè)項(xiàng)目按計劃實(shí)現(xiàn)。我國從1988年開始開展建設(shè)監(jiān)理工作，從根本上改善了工程建設(shè)管理體制，提高了管理效率和工程質(zhì)量。但就目前許多工程建設(shè)監(jiān)理來看，由于對監(jiān)理檔案管理的重視不夠，給監(jiān)理工作業(yè)績評定和建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收都造成了一定的難度。

一、監(jiān)理檔案的形成

監(jiān)理檔案是指在監(jiān)理活動中直接形成的具有一定保存價值的各種形式和載體的文獻(xiàn)，它不僅反映出施工進(jìn)度、工程質(zhì)量情況，而且是監(jiān)理工程師公正處理索賠和延期、合理解決合同糾紛的依據(jù)，是監(jiān)理單位進(jìn)行工程建設(shè)管理的成果，對該工程項(xiàng)目竣工后的管理和維護(hù)具有長期或永久查詢、考證和指導(dǎo)作用。監(jiān)理檔案是工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的重要組成部分，完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的監(jiān)理檔案能為工程建設(shè)、運(yùn)行、管理維護(hù)提供可靠的依據(jù)，是評定監(jiān)理工作、界定監(jiān)理責(zé)任的證據(jù)，也是工程建設(shè)管理、審計檢查工作的重要依據(jù)，其重要性不言自明。

二、監(jiān)理檔案的重要性

監(jiān)理檔案對于監(jiān)理單位和建設(shè)單位都有非同尋常的意義。監(jiān)理工作不同于工程勘察、設(shè)計和建筑施工，有著自身明顯的特點(diǎn)：即不以實(shí)物形式體現(xiàn)，是一種管理性質(zhì)的軟服務(wù)，它的工作效果不能單獨(dú)呈現(xiàn)出來，而是隱含在建設(shè)產(chǎn)品之中，這就要靠完整、翔實(shí)的監(jiān)理檔案來體現(xiàn)。同時，監(jiān)理檔案的質(zhì)量，也直接影響到工程項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收，在建設(shè)單位項(xiàng)目檔案中舉足輕重。因此，監(jiān)理檔案是監(jiān)理單位和建設(shè)單位檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

三、監(jiān)理檔案管理存在的問題

一項(xiàng)工程項(xiàng)目的建設(shè)，尤其是規(guī)模大、投資多、自然條件復(fù)雜、涉及面廣、建設(shè)周期長的工程，所形成的監(jiān)理檔案是十分浩繁的，而且雜亂無章，形式不一。由于部分監(jiān)理單位對監(jiān)理檔案資料的管理工作不重視，造成了監(jiān)理檔案管理存在一些問題，主要表現(xiàn)在：

1、監(jiān)理人員檔案意識淡漠。在工程建設(shè)中，監(jiān)理人員將主要精力放在了抓進(jìn)度、抓質(zhì)量、抓關(guān)鍵目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)上，忽視了檔案管理工作，檔案意識不強(qiáng)，對監(jiān)理檔案重要性認(rèn)識不夠，不重視原始資料的形成和積累，導(dǎo)致原始資料內(nèi)容填寫不準(zhǔn)確、簽署不全、墨跡不符合要求、簽字潦草難以辯認(rèn)。

2、歸檔制度不健全、資料收集滯后。工程建設(shè)項(xiàng)目具有建設(shè)周期長、人員變動大的特點(diǎn)，容易造成監(jiān)理資料交接手續(xù)不到位，導(dǎo)致原始資料遺失。由于制度不健全，沒有合理確定歸檔時間，導(dǎo)致該歸檔的原始資料滯留在個人手中，也容易造成原始資料的丟失。部分監(jiān)理項(xiàng)目的監(jiān)理人員平時不注意資料的收集、編寫和整理，一旦工程驗(yàn)收或檢查時搞突擊，粗制濫造、漏洞百出。

3、忽視對施工單位檔案工作的監(jiān)督、檢查。工程監(jiān)理對施工單位檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查是監(jiān)理的工作職責(zé)，工程監(jiān)理要對施工單位文件材料的形成情況進(jìn)行質(zhì)量檢查把關(guān)，在控制節(jié)點(diǎn)進(jìn)行審核、簽署，發(fā)現(xiàn)問題及時令其整改?！秶抑卮蠼ㄔO(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》規(guī)定：“建設(shè)單位委托的項(xiàng)目監(jiān)理單位負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查項(xiàng)目建設(shè)中文件收集、積累和完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況，審核、簽署竣工文件，并向建設(shè)單位提交有關(guān)專項(xiàng)報告、驗(yàn)證材料及其他監(jiān)理文件”、“監(jiān)理單位對施工單位收集、編制、整理后的項(xiàng)目竣工文件的完整準(zhǔn)確情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查”。

四、加強(qiáng)監(jiān)理檔案管理的措施

1、加強(qiáng)宣傳，提高檔案意識。工程監(jiān)理單位應(yīng)充分認(rèn)識到檔案管理對監(jiān)理工作的重要性，定期開展檔案知識講座，深入學(xué)習(xí)《檔案法》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收和整理規(guī)范》等法律法規(guī)，逐步提高監(jiān)理人員的檔案意識，使監(jiān)理人員了解檔案工作的重要性，明白檔案整理規(guī)范要求，支持檔案工作并發(fā)揮每個監(jiān)理人員的作用，共同做好檔案工作。

2、建立健全檔案管理制度。重視監(jiān)理檔案管理工作，成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，明確檔案管理職責(zé)，設(shè)置專職監(jiān)理檔案員，并將檔案工作納入工作責(zé)任制，加大考核力度。建立健全檔案管理制度，規(guī)范檔案收集、整理、組卷、編號、編目、鑒定、審核等各環(huán)節(jié)的程序和標(biāo)準(zhǔn)。明確監(jiān)理檔案的收集范圍、保管期限和分類方案，確保檔案工作協(xié)調(diào)及時有力，檔案收集整理有章可循。

3、監(jiān)理工作與監(jiān)理資料收集同步。監(jiān)理資料是在工程監(jiān)理過程中逐步形成的。根據(jù)這個特點(diǎn)，為了保證監(jiān)理資料管理工作的有序進(jìn)行，項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)還應(yīng)建立內(nèi)部工作制度，確定工作程序、內(nèi)部會議制度、工作檢查、匯報制度，監(jiān)理人員匯報監(jiān)理工作時，應(yīng)同時匯報監(jiān)理資料的情況。總監(jiān)理工程師在檢查監(jiān)理人員工作時，也應(yīng)同時檢查其負(fù)責(zé)的監(jiān)理資料。

4、監(jiān)理施工質(zhì)量與施工資料并重。監(jiān)理檔案管理要做到及時、真實(shí)、有序，在施工監(jiān)理中，還必須重視對施工資料的監(jiān)理。施工資料是施工過程的記錄，對工程的驗(yàn)收是在審核施工資料的基礎(chǔ)上，對工程實(shí)體質(zhì)量進(jìn)行檢查驗(yàn)收。施工資料不符合要求，則工程實(shí)體質(zhì)量就無從談起，因此對施工資料的監(jiān)理也是監(jiān)理工作的重要內(nèi)容。為促使施工單位對施工資料管理的重視，在工程施工之初就要強(qiáng)調(diào)施工資料的重要性，要嚴(yán)格把關(guān)施工單位對其資料管理的質(zhì)量，堅持工程報驗(yàn)必須資料先行。

5、監(jiān)理資料的分類整理與收集并重。監(jiān)理資料是在工程生產(chǎn)過程中形成的，雖然資料已經(jīng)按要求生成，但許多監(jiān)理工作者在檢查時不能提供所需資料，究其原因是監(jiān)理資料管理人員未對監(jiān)理資料進(jìn)行有效整理，致使在需要查找某份資料時不能及時提供，其實(shí)有效的分類能使監(jiān)理過程比較明朗，同時也能體現(xiàn)一個監(jiān)理組的管理水平。

總之，監(jiān)理檔案是建設(shè)項(xiàng)目檔案中一項(xiàng)重要的內(nèi)容，對工程施工的質(zhì)量評定和竣工驗(yàn)收都有很重要的意義，監(jiān)理企業(yè)應(yīng)重視監(jiān)理檔案的管理，從源頭上把好監(jiān)理檔案的收集關(guān)，為工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整性、真實(shí)性提供保障，真正發(fā)揮好工程建設(shè)項(xiàng)目監(jiān)理工作的作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》（GB50319—2000），北京：中國建筑工業(yè)出版社，2001.2

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【關(guān)鍵詞】監(jiān)理；檔案；問題；對策建議

城市建設(shè)工程檔案是工程建設(shè)活動的真實(shí)記錄，它直接反映了項(xiàng)目工程建設(shè)活動的過程和成果，建設(shè)工程檔案質(zhì)量也像建筑工程質(zhì)量一樣日益受到人們的重視，隨著對建筑工程質(zhì)量和工程檔案質(zhì)量要求的不斷提高，監(jiān)理工作在建設(shè)工程檔案材料收集整理過程中所起的作用也日益顯著。

建設(shè)工程監(jiān)理檔案是建設(shè)工程監(jiān)理活動中直接形成的真實(shí)記錄，是監(jiān)理工作質(zhì)量的反映，是總結(jié)、評價工程質(zhì)量和處理工程責(zé)任事故的重要依據(jù)。因此，加強(qiáng)對監(jiān)理檔案的管理是監(jiān)理單位一項(xiàng)非常重要的工作。監(jiān)理文件檔案資料的管理是把監(jiān)理過程中各項(xiàng)工作中形成的全部文字、聲像、圖紙及報表等文件進(jìn)行統(tǒng)一管理和保存，從而確保文件和檔案資料的完整性。

一、目前監(jiān)理資料檔案中存在的問題

（一）監(jiān)理人員檔案意識淡薄

目前，監(jiān)理單位的檔案管理人員大多為兼職，普遍由現(xiàn)場監(jiān)理人員兼任，兼職檔案管理人員缺乏檔案基礎(chǔ)理論知識，檔案意識不強(qiáng)，收集、整理工作馬虎。而現(xiàn)場監(jiān)理部從總監(jiān)到一般監(jiān)理人員往往都以實(shí)體質(zhì)量控制為監(jiān)理工作的中心，偏廢了監(jiān)理檔案的編制管理工作，對施工單位工程資料監(jiān)督管理也不到位。施工資料與監(jiān)理資料銜接不夠緊密且漏洞百出。

（二）監(jiān)理檔案整理層次不清、內(nèi)容繁雜

監(jiān)理檔案貫穿于整個建設(shè)工程監(jiān)理的全過程，施工周期長，參與的主體較多，普遍存在監(jiān)理檔案與建設(shè)單位、施工單位工程資料重復(fù)交叉的現(xiàn)象，導(dǎo)致監(jiān)理檔案收集內(nèi)容缺乏系統(tǒng)性，層次不清，排序混亂、內(nèi)容繁雜，復(fù)印件較多。報送移交時一團(tuán)亂麻，很難理清，給查詢利用檔案帶來麻煩。

（三）監(jiān)理檔案制作材料不規(guī)范

監(jiān)理檔案的編制大多由兼職檔案員來完成，一般未經(jīng)過正規(guī)培訓(xùn)上崗，且對檔案資料重視程度不夠，造成監(jiān)理檔案制作材料不規(guī)范、不統(tǒng)一。目前還有的監(jiān)理部“監(jiān)理通知”、“工作聯(lián)系單”、“旁站記錄”等監(jiān)理文件使用手寫填表，且使用的公文紙各式各樣，與檔案規(guī)定公文（A4，297mm×210mm）規(guī)格不一致。監(jiān)理工程師簽署工程資料所涉及的欄目簽字不全，有的只有姓名，無簽署日期。分部、分項(xiàng)工程驗(yàn)收表無現(xiàn)場監(jiān)理驗(yàn)收后簽署的結(jié)論性意見，簽名、日期書寫均不規(guī)范。甚至有對資料進(jìn)行涂改、偽造、隨意抽取或損毀的現(xiàn)象發(fā)生。

（四）監(jiān)理檔案報送滯后

建設(shè)單位組織建設(shè)工程檔案預(yù)驗(yàn)收，施工單位提供的檔案資料相對完整，且系統(tǒng)性較高，而監(jiān)理單位負(fù)責(zé)整理的監(jiān)理檔案資料往往質(zhì)量不高，內(nèi)容不全，報送滯后，影響工程竣工驗(yàn)收的組織。

二、針對監(jiān)理資料檔案中存在問題的對策

（一）加強(qiáng)城建檔案法律、法規(guī)宣傳

進(jìn)一步增強(qiáng)全社會的城建檔案意識和城建檔案法制觀念，建立健全監(jiān)理檔案管理責(zé)任制，層層分解，各負(fù)其責(zé)，責(zé)任到人。培養(yǎng)一支有一定專業(yè)基礎(chǔ)，經(jīng)過專門培訓(xùn)上崗的檔案管理隊伍，從組織、制度、業(yè)務(wù)上提供保證。

（二）監(jiān)理檔案的收集、整理、編制要遵循監(jiān)理檔案的自然形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系

監(jiān)理檔案是建設(shè)工程全過程監(jiān)理活動的真實(shí)記錄，有其自身的專業(yè)特點(diǎn)和特定的專業(yè)程序。因此，記錄著監(jiān)理活動全過程的監(jiān)理檔案，一方面要反映整個建設(shè)工程質(zhì)量、進(jìn)度、投資的控制情況；另一方面要反映監(jiān)理單位本身技術(shù)管理、經(jīng)濟(jì)管理、合同管理、組織管理及工作協(xié)調(diào)等監(jiān)理活動的情況。就監(jiān)理檔案而言，它是自成體系的有機(jī)整體，有它的內(nèi)在聯(lián)系和完整性。因此，在整理編制監(jiān)理檔案的時候，千萬不能人為地分散或打亂，要科學(xué)地分類、排列，做到：歸檔文件材料不凌亂，自成體系；檔案內(nèi)容不繁雜，整理有條理；檔案排列不顛倒，用表類別層次清楚；歸檔文件資料收集不重復(fù)、不交叉，保持聯(lián)系有規(guī)律。

（三）監(jiān)理檔案要具有專業(yè)性、科學(xué)性、公正性的特征

監(jiān)理檔案是監(jiān)理單位依據(jù)法律、法規(guī)及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、施工合同、監(jiān)理合同等對工程建設(shè)實(shí)施的專業(yè)化監(jiān)理的真實(shí)反映，具有科學(xué)性、可靠性、公正性的特點(diǎn)。它既是總結(jié)評價工程質(zhì)量的依據(jù)，又是檢查監(jiān)理工作的依據(jù)，同時也是探索、完善監(jiān)理制度的重要參考。因此，監(jiān)理檔案的編制要做到“三個絕對”：絕對真實(shí)可靠、絕對規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、絕對公正科學(xué)。

（四）明確檔案的歸檔范圍和歸檔文件的質(zhì)量要求

監(jiān)理檔案的編制要按照《建筑工程資料管理規(guī)程》（DB11/T695-2009）、《市政基礎(chǔ)設(shè)施工程資料管理規(guī)程》（DB11/T 808-2011），明確監(jiān)理檔案的歸檔范圍和歸檔文件的質(zhì)量要求。準(zhǔn)確把握卷內(nèi)文件資料的排列方法，始終保持監(jiān)理檔案的內(nèi)在聯(lián)系，真實(shí)全面地反映監(jiān)理工作的全過程和工程項(xiàng)目的質(zhì)量。

（五）要加強(qiáng)監(jiān)理檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理

監(jiān)理檔案的表式應(yīng)統(tǒng)一使用《建筑工程資料管理規(guī)程》（DB11/T695-2009）、《市政基礎(chǔ)設(shè)施工程資料管理規(guī)程》（DB11/T 808-2011）中的樣表，表式涉及的內(nèi)容應(yīng)認(rèn)真填寫完整，實(shí)行計算機(jī)輔助管理，表格的內(nèi)容為機(jī)打，監(jiān)理審核意見有明確的結(jié)論，簽字為手寫，簽章齊備。

（六）建立監(jiān)理檔案責(zé)任制

《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》（GB50319-2000）規(guī)定，總監(jiān)理工程師“主持整理工程項(xiàng)目的監(jiān)理資料”，專業(yè)監(jiān)理工程師“負(fù)責(zé)本專業(yè)監(jiān)理資料的收集、匯總及整理”。工程監(jiān)理項(xiàng)目部資料管理實(shí)行項(xiàng)目總監(jiān)負(fù)責(zé)制，由總監(jiān)指定專人進(jìn)行監(jiān)理資料管理，具體完成所監(jiān)理項(xiàng)目資料的收集、整理和歸檔工作。項(xiàng)目部負(fù)責(zé)人對本項(xiàng)目部所形成資料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性負(fù)責(zé)。鑒于上述規(guī)定，建設(shè)單位與監(jiān)理單位在簽署工程項(xiàng)目委托監(jiān)理合同中應(yīng)設(shè)立監(jiān)理檔案專門條款，注明監(jiān)理檔案歸檔的套數(shù)、移交時間、質(zhì)量要求及違約責(zé)任追究等內(nèi)容，做到職責(zé)明確，制度健全，管理到位。

（七）完備的監(jiān)理檔案是竣工驗(yàn)收的重要條件

《建筑工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》（國務(wù)院第279號令）第十六條規(guī)定，建設(shè)工程竣工驗(yàn)收應(yīng)當(dāng)“有完整的技術(shù)檔案和施工管理資料”，“有勘察、設(shè)計、施工、工程監(jiān)理等單位分別簽署的質(zhì)量合格文件”。第十七條規(guī)定“建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定，及時收集、整理建設(shè)項(xiàng)目各環(huán)節(jié)的文件，建立、健全建設(shè)項(xiàng)目檔案，并在建設(shè)工程竣工驗(yàn)收后，及時向建設(shè)行政主管部門或其他有關(guān)部門移交建設(shè)項(xiàng)目檔案”，工程檔案（包括監(jiān)理檔案）預(yù)驗(yàn)收不合格，不得進(jìn)行竣工驗(yàn)收。所以，監(jiān)理單位在建設(shè)工程竣工驗(yàn)收合格后，應(yīng)及時組織監(jiān)理人員整理檔案，一式四套，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時限內(nèi)將其中的一套監(jiān)理檔案（原件）會同建設(shè)單位、施工單位的檔案一并向工程項(xiàng)目所在地的城建檔案館報送歸檔，辦結(jié)相關(guān)移交手續(xù)。

三、就目前監(jiān)理資料檔案中存在問題的建議和意見

（一）建立監(jiān)理機(jī)構(gòu)內(nèi)部責(zé)任制和工作制度

監(jiān)理資料是在工程監(jiān)理過程中逐步形成的。而整個工程監(jiān)理過程環(huán)節(jié)繁雜，專業(yè)各異，不論總監(jiān)理工程師，還是專職資料員，僅僅依靠個人的力量是無法做好這項(xiàng)工作的。根據(jù)監(jiān)理資料產(chǎn)生與監(jiān)理過程的特點(diǎn)，制定“誰監(jiān)理、驗(yàn)收，誰負(fù)責(zé)”的監(jiān)理資料管理原則是適宜的。因此監(jiān)理機(jī)構(gòu)內(nèi)部必須明確分工，劃分監(jiān)理工作范圍，建立內(nèi)部責(zé)任制。專業(yè)監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)本專業(yè)的原材料、分項(xiàng)工程的驗(yàn)收及有關(guān)監(jiān)理資料的收集匯總及整理，分部工程驗(yàn)收完畢，即應(yīng)將完整、真實(shí)的監(jiān)理資料交資料員驗(yàn)收歸檔。資料員負(fù)責(zé)監(jiān)理資料的驗(yàn)收、分類整理。為了保證監(jiān)理資料管理工作的有序進(jìn)行，項(xiàng)目監(jiān)理部還應(yīng)建立內(nèi)部工作制度，確定工作程序、內(nèi)部會議制度、工作檢查、匯報制度。工作有人做，資料有人管，監(jiān)理日志有人記，確保監(jiān)理資料的連續(xù)性、完整性。

監(jiān)理人員在要求施工單位的施工技術(shù)資料與施工進(jìn)度同步的同時，一定要做到監(jiān)理資料與施工進(jìn)度同步，并隨時真實(shí)地記錄現(xiàn)場監(jiān)理情況?？偙O(jiān)理工程師在檢查監(jiān)理人員工作時，也應(yīng)同時檢查其負(fù)責(zé)的監(jiān)理資料。從監(jiān)理資料的質(zhì)量可評估該監(jiān)理人員的工作質(zhì)量。

（二）要重視對施工資料的監(jiān)理

在施工監(jiān)理的全過程中，還必須重視對施工資料的管理。施工資料是施工過程的記錄，是每一工序、分項(xiàng)、分部工程的實(shí)體質(zhì)量合格文件，監(jiān)理工程師對工程的驗(yàn)收就是在審核施工資料的基礎(chǔ)上，對工程實(shí)體進(jìn)行檢查，以驗(yàn)證施工資料的真實(shí)性。施工資料不符合要求，則工程實(shí)體質(zhì)量就無從談起。我們對工程實(shí)體的質(zhì)量控制是從工序、分項(xiàng)、分部工程依次做起，同樣對施工資料的質(zhì)量控制也應(yīng)從工序、分項(xiàng)、分部工程做起。細(xì)分目標(biāo)，步步把關(guān)。對施工資料的監(jiān)理是監(jiān)理工程師的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容。

施工資料也是日后分清施工單位質(zhì)量責(zé)任的依據(jù)。施工單位必須做好施工資料的管理。為了促使施工單位對工程資料管理的重視，在第一次工地會議上就要強(qiáng)調(diào)施工資料的重要性，要交代有關(guān)施工報驗(yàn)工作的程序和基本條件。特別是在施工準(zhǔn)備階段一定要嚴(yán)格把關(guān)，堅持報驗(yàn)必須資料先行，各項(xiàng)施工資料必須真實(shí)、合格的原則。在平時的監(jiān)理例會上也要多次重申。

（三）加強(qiáng)與建設(shè)單位的溝通

監(jiān)理資料管理工作與其他監(jiān)理工作一樣需要加強(qiáng)與建設(shè)單位的溝通，爭取建設(shè)單位的理解和支持。監(jiān)理資料中的施工合同文件、勘察設(shè)計文件、施工圖紙、設(shè)計變更、工程定位及標(biāo)高資料、地下障礙物資料等，都由建設(shè)單位提供。平時工作的來往信函、會議紀(jì)要、監(jiān)理工作聯(lián)系單等也和建設(shè)單位有關(guān)。工程計量和工程款支付、工期的延期、費(fèi)用索賠等工作也要與建設(shè)單位溝通。對施工資料的嚴(yán)格要求也需要爭取建設(shè)方的理解和支持。

（四）加強(qiáng)監(jiān)督，分類指導(dǎo)，注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)

針對監(jiān)理檔案管理現(xiàn)狀，檔案管理部門要加大對監(jiān)理檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度，并把其作為檔案目標(biāo)管理、檢查的重點(diǎn)內(nèi)容。同時，針對不同現(xiàn)狀，采取不同方式進(jìn)行分類指導(dǎo)，力爭整體水平的提高。注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面加強(qiáng)對資料檔案人員專業(yè)知識和技能的培訓(xùn)，為保管好監(jiān)理檔案奠定良好的基礎(chǔ)。

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關(guān)鍵詞:公路工程;檔案管理;驗(yàn)收;項(xiàng)目

公路工程建設(shè)檔案是一個項(xiàng)目從立項(xiàng)、可行性研究、設(shè)計、招投標(biāo)到施工、竣工等全過程的真實(shí)記錄和客觀反映,這些技術(shù)檔案資料,對工程質(zhì)量的監(jiān)督及今后的道路規(guī)劃、維修及改擴(kuò)建具有重要的意義。

1檔案專項(xiàng)驗(yàn)收中存在的問題

工程質(zhì)量驗(yàn)收簽證原始資料不齊全,有用復(fù)印件替代原件現(xiàn)象,且在復(fù)印件上未能體現(xiàn)出原文出處;竣工圖文件編制不夠規(guī)范,變更部分沒有充分體現(xiàn),不能真正反映竣工后的工程實(shí)際情況;施工原始簽證資料的格式、填寫不規(guī)范,內(nèi)容有失真現(xiàn)象;資料的跟蹤收集不及時,竣工資料編制時間長、效率低、費(fèi)用高;文件分類及編制規(guī)則不統(tǒng)一;工程資料檢查手段落后、工作強(qiáng)度大、檢索效率低。

2問題存在的主要原因

(1)工程檔案資料的管理沒有形成制度。工程實(shí)施過程中,施工隊伍和內(nèi)業(yè)資料管理人員更換頻繁,工程資料的交接制度不完善,有人走檔案走、人走檔案丟的現(xiàn)象出現(xiàn),資料整理困難。

(2)工程管理人員和檔案管理人員對相互的業(yè)務(wù)不熟悉,各單位平時的檔案管理基本上沿用了文書檔案管理的方式,內(nèi)業(yè)資料整理過程中的重復(fù)返工現(xiàn)象時有出現(xiàn)。

(3)缺乏高科技的信息化技術(shù)手段對工程資料進(jìn)行管理、利用和編制竣工資料。

除此之外,各單位的管理水平,也是決定內(nèi)業(yè)資料整理水平的重要因素?？⒐の募墓芾砗凸こ掏鈽I(yè)的管理一樣,都是工程建設(shè)管理的重要組成部分,在工程外業(yè)一開始就應(yīng)嚴(yán)格按照竣工驗(yàn)收辦法的要求收集資料、編排目錄、編制檔號,做到“邊整理、邊歸檔”,達(dá)到工程完成竣工文件即編制完成的目的。

3提高公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的途徑和方法

3.1加強(qiáng)制度建設(shè),規(guī)范檔案管理

加強(qiáng)工程檔案制度建設(shè)是使檔案工作邁向科學(xué)化、規(guī)范化的關(guān)鍵,在檔案管理工作中要形成一種制度。

(1)加強(qiáng)過程控制。堅持建路與建檔同步發(fā)展,抓檔案質(zhì)量的關(guān)鍵階段應(yīng)當(dāng)在檔案形成過程,而非事后。公路工程檔案是公路建設(shè)中各個環(huán)節(jié)的真實(shí)記錄,是極其珍貴的原始資料和重要的信息資源。工程檔案管理應(yīng)與工程建設(shè)同步,在工程建設(shè)過程中進(jìn)行過程管理,建立健全的項(xiàng)目檔案,從項(xiàng)目籌劃到工程驗(yàn)收各環(huán)節(jié),都要嚴(yán)格按照規(guī)定對有關(guān)文件材料進(jìn)行收集、整理、歸檔,杜絕工程結(jié)束后“補(bǔ)檔案”的不當(dāng)行為發(fā)生。

(2)加強(qiáng)檔案的合同管理。公路工程建設(shè)單位在建設(shè)項(xiàng)目發(fā)包給承包方時,建議在工程合同中訂立檔案管理?xiàng)l款,明確公路工程竣工文件材料的形成、整理、組卷要求。

(3)工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人必須把項(xiàng)目檔案管理納入其職責(zé)范圍、工作計劃和工作程序中。要明確工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人為項(xiàng)目檔案主要責(zé)任人,對工程項(xiàng)目進(jìn)行集中統(tǒng)一管理,保證工程項(xiàng)目檔案系統(tǒng)的完整、真實(shí)和安全適用。

(4)工程檔案不能單獨(dú)依靠檔案管理部門去管理,可以建立全方位的工程檔案檢查、監(jiān)督、技術(shù)咨詢、指導(dǎo)管理體系。每個項(xiàng)目可成立由業(yè)主、監(jiān)理、檔案管理人組成的督導(dǎo)小組,擔(dān)負(fù)對工程檔案工作制度的學(xué)習(xí)、宣傳及監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)工作,并由具體的質(zhì)量保證部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)督辦。

a(5)工程檔案資料的收集整理工作列入工程參建各方工作實(shí)績的考核項(xiàng)目。定期檢查評比,優(yōu)勝者給予獎勵,建議設(shè)立工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收保證金,將竣工檔案的編制工作與計量支付和質(zhì)量保證金結(jié)合起來,可規(guī)定如不通過工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收或不能及時完成檔案的整理歸檔,不予結(jié)算或扣一定金額的質(zhì)量保證金,以此保證竣工檔案及時、順利地通過驗(yàn)收。

3.2重視檔案人才的培養(yǎng),努力提高公路建設(shè)檔案人員的素質(zhì),一方面要加強(qiáng)檔案管理新知識、新技術(shù)運(yùn)用的教育,檔案人員以學(xué)習(xí)并貫徹執(zhí)行現(xiàn)行《細(xì)則》為契機(jī),使檔案工作者在檔案的收集、整理、組卷、編目、分類、排列、歸檔范圍及檔號編制等方面的業(yè)務(wù)知識更加精深;另一方面要用現(xiàn)代化的知識和管理手段來武裝檔案工作者,尤其是要加強(qiáng)檔案計算機(jī)管理、電子文件歸檔與電子檔案管理方面知識和技能的培養(yǎng),使檔案的管理更加科學(xué)化、規(guī)范化。為此,對現(xiàn)有的檔案人員,可以通過進(jìn)修、培訓(xùn)、參觀學(xué)習(xí),與其他單位開展交流等方式,不斷拓寬其知識面,增強(qiáng)業(yè)務(wù)能力。

3.3加速推進(jìn)工程檔案信息化管理,早日實(shí)現(xiàn)文檔一體化傳統(tǒng)的工程檔案管理是基于人工的管理過程,管理效率低下,檔案檢索、查找和利用十分不便,在編制竣工檔案過程中需投入大量的人力、物力,編制周期長、出錯率高,編制完成的工程檔案基本上只有紙文檔,無法提供作為信息化基礎(chǔ)的電子文檔資料,很多的資料、檔案都成了“死”資料“、死”檔案,這就要求我們要緊跟時展,盡快采用信息化技術(shù),確保具有保存價值的電子文件(檔案)信息,真實(shí)、完整、安全地保存在檔案管理部門,我們工程檔案人員下一步要在工程檔案的數(shù)據(jù)化處理、電子檔案的收集、管理和利用方面探索新的應(yīng)用模式,早日使我們的工程檔案實(shí)現(xiàn)文檔一體化,充分體現(xiàn)出專業(yè)水準(zhǔn)和與時俱進(jìn)的創(chuàng)新精神,為查閱者提供方便、快捷的服務(wù)。超級秘書網(wǎng)

3.4重視項(xiàng)目檔案的開發(fā)利用,加強(qiáng)重點(diǎn)項(xiàng)目檔案的編研項(xiàng)目檔案是本單位工程建設(shè)科技資源的優(yōu)勢所在,我們花費(fèi)大量時間和心血積累的文件材料,實(shí)際上是積累項(xiàng)目建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)。項(xiàng)目檔案是否得到有效的選用,應(yīng)作為衡量和檢驗(yàn)項(xiàng)目檔案管理水平和項(xiàng)目檔案發(fā)揮作用大小的重要尺度。

篇9

關(guān)鍵詞：園林工程；檔案管理；價值；資料收集；問題

Abstract: The landscaping is an important measure of people's living standard, it has a very important role in building a modern city, the garden project file management is an important part of the garden project, and it can provide the basis for the garden project implementation. This paper combines with the practice, and discussed issues related to the garden project file management.Key words: landscape works; file management; value; data collection; problem

中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A 文章編號：2095-2104（2012）04-0020-02

1 園林工程資料檔案的價值

園林工程資料是對施工情況的記錄，真實(shí)反映了工程施工的全過程，反映了工程的內(nèi)在

質(zhì)量，特別是對于隱蔽工程和建成后不易檢測的項(xiàng)目更具有唯一的、不可替代的重要價值。資料的收集、篩選、分類及整理是一項(xiàng)煩瑣又需要有耐心的工作，往往得不到人們的重視，特別是在項(xiàng)目實(shí)施的前期更容易被忽視。每次交竣工驗(yàn)收前的資料檢查時，由于資料不齊、表格內(nèi)容填寫不規(guī)范、填寫錯誤等等問題，很大程度的影響工程的評分和質(zhì)量鑒定的成績，因此資料整理和存檔工作就顯得更加重要，強(qiáng)調(diào)質(zhì)量保證資料的重要性，將有利于促進(jìn)工程質(zhì)量的提高。因此，加強(qiáng)對工程資料的收集、歸檔與保存是非常重要的一項(xiàng)工作。為了建立完善園林工程資料，作為資料檔案管理人員，首先要收集大量的基本資料。

2 園林工程檔案資料的收集和整理

在大多數(shù)施工單位中散存著豐富的檔案，但大都沒有加以分類、整理、匯總，這樣既不便于開發(fā)，又不利于共享和利用。同時，由于對工程資料不重視，造成一系列的不良后果：其一是拖延了工程交工時間。其二是耗費(fèi)大量人力、物力、財力。其三是給項(xiàng)目檔案資料歸檔帶來較大難度。工程建設(shè)檔案資料的整理、立卷、歸檔是整個工程建設(shè)工作中的一項(xiàng)重要工作，必須認(rèn)真做好。首先，要清理檔案資料，把不歸檔的資料予以剔除；其次，按照工程項(xiàng)目程序整理檔案資料；三是按檔案資料的具體內(nèi)容進(jìn)行歸類立卷，整理出目錄和全部檔案資料的總目錄，最后把檔案資料按要求分類編號、立卷。立卷所用的卷宗、卷宗目錄、立卷說明等用品要使用統(tǒng)一規(guī)格的用品，做到檔案資料的規(guī)范、統(tǒng)一、并具可操作性和可使用性。

3 園林工程檔案資料的保管和使用

首先，要確保資料的安全，在保管工作中要采取防盜、防火、防腐、防蟲、防污、防鼠等安全措施，防止檔案資料的損壞，已經(jīng)損壞的資料要及時組織修復(fù)或復(fù)制；其次，是做到借閱資料必須登記，外單位人員借閱的監(jiān)理資料不得私自轉(zhuǎn)借，不得私自復(fù)印，不得遺失、拆折、抽掉、污損，不得在檔案資料上圈點(diǎn)、劃線和涂改。

4園林工程檔案原始資料的規(guī)范化

4.1 施工原始驗(yàn)收簽證資料填寫不規(guī)范

交工證書、竣工報告、質(zhì)量保證資料里，有的欄目沒有簽署意見，有的隨意進(jìn)行涂改，還有的園林工程資料驗(yàn)收簽證不齊全，存在代簽，這些現(xiàn)象都沒有按照國家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定要求辦理書面簽字，從而降低了原始資料的可信度，從而降低了竣工資料的使用價值。

4.2 園林工程原始資料不齊全

由于空間和時間的關(guān)系，有的單位疏于資料管理，造成原始文件丟失。有的非常重要的文件，在下發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)時就是復(fù)印件。難以滿足檔案資料管理規(guī)定中" 竣工資料中不允許出現(xiàn)復(fù)印件"的基本要求。也有的單位頻繁更換專業(yè)技術(shù)人員，在資料移交時又把關(guān)不嚴(yán)。同樣造成了原始文件遺失。

4.3 園林工程資料利用率低

目前城建檔案館里的各方面工程技術(shù)資料很多，但很少有人去查閱、利用。遇到需要查找技術(shù)資料時，不是去查檔案，反而找原來參與建設(shè)施工的人員了解情況，回憶規(guī)劃建設(shè)狀況，這實(shí)在是一種浪費(fèi)資源、不尊重科學(xué)的行為。另外，因?yàn)殚L期的封閉、半封閉管理，造成園林工程資料檔案利用率不高。過去由于過于強(qiáng)調(diào)保密，檔案很少對公眾開放。多年來檔案館的這種自我封閉、與世隔絕，又是檔案館檔案利用率不能增長的內(nèi)部原因之一。

4.4 園林工程資料信息化程度不高

目前一些城市，園林工程資料信息化水平還比較低，安裝使用工程檔案專

用軟件的單位，各種數(shù)據(jù)庫還未規(guī)范建立起來，錄入任務(wù)十分繁重。很多領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識不足，僅能做到安排定時檢查資料的收集、整理、保管和利用情況，但在推動園林資料信息化的認(rèn)識上還存在差距，認(rèn)為此工程竣工后向城建檔案館提交了文字資料，就算工程總體結(jié)束了。這就導(dǎo)致了檔案資料信息化落后。

5園林工程檔案資料管理工作的優(yōu)化措施

5.1 從工程項(xiàng)目立項(xiàng)抓起是做園林工程全過程文件資料管理與歸檔的前提

當(dāng)前園林工程建設(shè)項(xiàng)目大多實(shí)行項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)制的管理模式，項(xiàng)目法人既然對整個項(xiàng)目負(fù)責(zé)，自然也就意味著對項(xiàng)目的各階段產(chǎn)生的工程資料負(fù)責(zé)，從園林工程項(xiàng)目立項(xiàng)開始就設(shè)立園林工程項(xiàng)目資料管理機(jī)構(gòu)和管理人員，負(fù)責(zé)園林工程項(xiàng)目各階段文件資料的收集、整理和歸檔管理工作，負(fù)責(zé)對各階段文件資料管理的指導(dǎo)，監(jiān)督。實(shí)現(xiàn)園林工程立項(xiàng)開始與竣工資料收集同步；園林工程施工過程與竣工資料形成同步；園林工程完工驗(yàn)收與工程資料驗(yàn)收同步，從而將資料管理"三同步"原則貫穿到園林工程施工資料管理的全過程。

5.2 建立健全園林工程資料管理制度是做好園林工程資料檔案的根本

一個園林工程要求所有歸檔的資料具有準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范的特點(diǎn)。當(dāng)有多個單位參與同一園林工程建設(shè)時。項(xiàng)目管理部門在園林工程建設(shè)初期(而不是中后期)就應(yīng)結(jié)合園林工程項(xiàng)目的實(shí)際情況，制定適合本園林工程項(xiàng)目的資料管理規(guī)定。明確建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位在工程資料形成過程中各自的職責(zé)和應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，做到分工明確，責(zé)任明確。園林工程項(xiàng)目管理單位和監(jiān)理單位，在園林工程項(xiàng)目開始之初就應(yīng)制定出一套可行的，適合本工程特點(diǎn)的資料所要求的表格及樣本．以便于各參建單位在工程資料整理過程中有依據(jù)，好操作，這樣才能避免資料格式的多樣性、不規(guī)范。只有加強(qiáng)園林工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，才能保證歸檔文件材料內(nèi)容的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，才能保證施工技術(shù)資料記錄齊全、簽署完備，原材料質(zhì)量保證資料真實(shí)可靠。

5.3 加強(qiáng)過程控制是保證園林工程資料真

實(shí)有效的最好措施園林工程項(xiàng)目建設(shè)單位、監(jiān)理單位和工程管理人員、工程技術(shù)人員要切實(shí)負(fù)起責(zé)任，做到園林工程建設(shè)與資料整理同步進(jìn)行，避免園林施工與資料整理兩張皮。切忌先完成施工任務(wù)，而后補(bǔ)資料的現(xiàn)象發(fā)生。負(fù)有管理職責(zé)的檔案資料管理人員要經(jīng)常深入施工現(xiàn)場，對各施工單位的資料的同步性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性進(jìn)行檢查，建立過程控制獎罰制度，督促各參建單位商標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求做好工程檔案資料。

5.4 提高園林工程檔案利用率的方法

首先，擴(kuò)大宣傳，提高園林資料檔案工作的知名度。檔案館應(yīng)通過辦宣傳欄、舉辦圖片展覽等宣傳手段廣泛宣傳《檔案法》，同時介紹館藏的園林工程資糧檔案向社會開放的內(nèi)容、數(shù)量，提高園林資料檔案工作的知名度，讓社會各界和公民都了解利用園林工程檔案的意義和實(shí)際效果。其次，加強(qiáng)園林資料檔案社會化服務(wù)的力度。隨著數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷應(yīng)用和普及，各類信息，隨著網(wǎng)絡(luò)進(jìn)入千家萬戶，人們對知識和信息的需要越來越迫切，使信息的社會服務(wù)成為一種需要。要提高園林工程檔案的利用率，信息服務(wù)社會化是關(guān)鍵，我們應(yīng)針對不同的信息需求，提供不同的信息服務(wù)。同時要充分利用網(wǎng)絡(luò)等先進(jìn)技術(shù)手段，擴(kuò)大服務(wù)范圍，暢通交流渠道，提高檔案信息服務(wù)的普及力和影響力。

5.5 扎實(shí)開展檔案信息化工作，加快園林工程檔案信息化

首先，提高認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。

加強(qiáng)對園林工程檔案信息化建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)，要明確分管領(lǐng)導(dǎo)，確定工作人員，及時研究解決

工作開展過程中遇到的各種困難問題。及時完善計算機(jī)配置，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，軟件更新等。只有具有先進(jìn)的計算機(jī)系統(tǒng)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。

其次，引進(jìn)和培養(yǎng)現(xiàn)代化管理人才，同時穩(wěn)定隊伍。

在檔案管理信息化時代要求管理人員必須有現(xiàn)代化素質(zhì)。為此,要積極讓檔案管理人員參加檔案專業(yè)現(xiàn)代化培訓(xùn)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)。檔案工作是一項(xiàng)技術(shù)性、時效性很強(qiáng)的工作，沒有熟練掌握檔案業(yè)務(wù)技術(shù)知識，沒有愛崗敬業(yè)精神和耐心細(xì)致的工作方法是根本做不好的。因此，檔案人員要自覺加強(qiáng)對檔案業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)，同時要積極參加檔案行政主管部門舉辦的業(yè)務(wù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，增長本領(lǐng)。再次，提高檔案信息的指導(dǎo)、督查、鑒定、評估能力。指導(dǎo)各工程項(xiàng)目施工單位的園林工程檔案工作的開展，幫助查找存在的問題及原因，提出切實(shí)可行的改進(jìn)意見，規(guī)范園林工程檔案工作。同時要加強(qiáng)督促檢查，對沒有完成的園林工程檔案工作任務(wù)的要通報批評，對完成任務(wù)出色的要表彰獎勵，形成你追我趕的生動局面。同時，把有價值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者是檔案工作著的一項(xiàng)基本職責(zé),也是利用者評價檔案部門信息服務(wù)質(zhì)量的一個重要標(biāo)準(zhǔn)。

總之，在信息化的時代，檔案工作者必須具備比以往更強(qiáng)的鑒定評估能力，對檔案信息進(jìn)行判斷、鑒選、綜合分析，從中捕捉到與特定利用者密切相關(guān)的部分為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]張偉.檔案信息化建設(shè)中存在的問題及完善措施 [J]. 太原師范學(xué)院學(xué)報, 科學(xué)社會版,2007(3):166- 167.

篇10

一、建設(shè)項(xiàng)目的各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視檔案工作

建立和落實(shí)項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，將檔案工作納入工程質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督。各參建單位領(lǐng)導(dǎo)在基建工作中，都要把檔案工作同時計劃、同時布置、同時檢查、同時考核。及時建立檔案管理機(jī)構(gòu)，配備相應(yīng)的檔案管理人員，形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)。在項(xiàng)目建設(shè)單位的領(lǐng)導(dǎo)下，由監(jiān)理牽頭，成立由設(shè)計、施工、監(jiān)理、調(diào)試等單位有關(guān)人員參加的檔案領(lǐng)導(dǎo)小組和檔案協(xié)作組，從組織上保證建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的開展。

二、檔案人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，掌握電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的有關(guān)規(guī)定

檔案人員要不斷提高業(yè)務(wù)水平和自身素質(zhì)，積極主動與有關(guān)部門人員聯(lián)系，了解項(xiàng)目建設(shè)的動態(tài)，做好每一環(huán)節(jié)的歸檔工作。工程檔案是記錄工程項(xiàng)目開始、發(fā)展、結(jié)束的原始信息，是推動工程建設(shè)業(yè)務(wù)流程發(fā)展的驅(qū)動器。只有將工程文件、檔案的管理真正作為工程實(shí)體檢查評分并且設(shè)立重要考核指標(biāo)，加強(qiáng)工程項(xiàng)目檔案的全過程控制和質(zhì)量控制，才能實(shí)現(xiàn)以工程檔案管理促進(jìn)項(xiàng)目管理，使工程檔案管理與工程項(xiàng)目管理同步進(jìn)行，互相支持，互相促進(jìn)。

三、制定符合項(xiàng)目特點(diǎn)的檔案規(guī)章制度

明確各參建單位在項(xiàng)目檔案上的職責(zé)，是做好建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的保證和協(xié)調(diào)檔案工作的依據(jù)。從建設(shè)項(xiàng)目開始，建立科學(xué)、合理、適用和可操作性強(qiáng)、力度大的一整套建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度，從組織領(lǐng)導(dǎo)、管理體系、各方職責(zé)等方面做出明確規(guī)定，將文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、組卷以及竣工圖編制和交接驗(yàn)收等問題，提出具體要求。

四、健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)，發(fā)揮檔案管理網(wǎng)絡(luò)的作用

依靠一線兼職檔案員，健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)，各參建單位分工負(fù)責(zé)。網(wǎng)絡(luò)成員各司其職，使建設(shè)單位部門由單純地收集、整理檔案，變?yōu)樨?fù)責(zé)整個工程檔案的管理、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)。加強(qiáng)對工程檔案全過程的協(xié)調(diào)、監(jiān)督和指導(dǎo)，統(tǒng)一工程檔案標(biāo)準(zhǔn)和要求，定期對兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

五、開展工程檔案管理的前期策劃和技術(shù)交底

在工程項(xiàng)目建設(shè)前期，應(yīng)制定檔案管理的總體目標(biāo)和整體戰(zhàn)略策劃，建立符合項(xiàng)目實(shí)際需求的檔案管理體系，明確各參建單位歸檔職責(zé)和過程文件、檔案的形成、收集、整理、組卷、歸檔要求，并將具體責(zé)任落實(shí)到人。

1.前端控制

前端控制要求工程項(xiàng)目檔案管理人員在工程開始前就提前介入，并對文件的形成、整理、保管和利用全工程負(fù)責(zé)。只有在工程開工前對所有形成文件的信息做到事先掌握和事先策劃，才能有效地加強(qiáng)對文件的前端控制。

2.過程控制

過程控制主要體現(xiàn)了全員參與的理念。要求在整個工程項(xiàng)目建設(shè)各個階段中全員參與。同時，要將工程檔案管理納入基建工程計劃及工程管理工作程序之中，納入有關(guān)部門和有關(guān)人員的職責(zé)范圍之中，檔案人員要參與設(shè)備開箱、工程竣工驗(yàn)收等相關(guān)活櫻做到工程檔案收集、整理工作與工程管理、工程進(jìn)度同步，把工程檔案的管理作為整個工程管理的一部分，而不是單獨(dú)地、孤立地檔案管理。

3.后端控制

后端控制即對文件轉(zhuǎn)化為檔案的階段里對檔案的控制。必須對這個階段的工程檔案的歸檔質(zhì)量和整理規(guī)范進(jìn)行嚴(yán)格控制，維護(hù)工程檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、規(guī)范和系統(tǒng)，同時還應(yīng)以工程創(chuàng)流動紅旗檢查、質(zhì)量監(jiān)督檢查、工程中間驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收檢查及達(dá)標(biāo)投產(chǎn)、創(chuàng)優(yōu)檢查等活動為契機(jī)，對各參建單位檔案資料嚴(yán)格把關(guān)、抽查，對歸檔資料不規(guī)范、不齊全的參建單位，及時提出口頭或書面意見并敦促整改，最終達(dá)到形成檔案工作責(zé)任管理和檔案資料考核機(jī)制的目標(biāo)。

六、強(qiáng)化聲像檔案資料的管理