導(dǎo)語：如何才能寫好一篇采購驗(yàn)收制度，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

為了規(guī)范原料的采購驗(yàn)收過程，通過明確原料的采購流程、檢驗(yàn)要求和不合格的處理，確保原料在受控的情況下使用，以滿足配方設(shè)計(jì)的質(zhì)量要求，并使之符合相關(guān)法規(guī)和質(zhì)量安全控制的規(guī)定。

2.范圍

適用于本公司原料（單一飼料原料、玉米胚芽粕）和編織袋等的采購驗(yàn)收。

3.職責(zé)

3.1采購部：負(fù)責(zé)選擇合格供方，簽訂符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求的合同，按流程要求實(shí)施申購，辦理不合格原料的退貨。

3.2倉管員：負(fù)責(zé)卸貨過程和庫存原料的質(zhì)量跟蹤，對不合格品進(jìn)行隔離標(biāo)識，嚴(yán)格按品管部通知安排的原料使用，及時(shí)辦理原料的出入庫手續(xù)。

3.3品管部：原料質(zhì)量的綜合判斷、異常情況的處理。

4.內(nèi)容

4.1采購驗(yàn)收流程

4.1.1采購計(jì)劃

采購部根據(jù)原料月度需求、原料庫存表、市場價(jià)格波動(dòng)分析、原料周轉(zhuǎn)率、原料特性和運(yùn)輸時(shí)間等，提出采購計(jì)劃。

4.1.2溝通審批

采購部按采購計(jì)劃從合格供應(yīng)商中咨詢原料質(zhì)量、價(jià)格和供貨期等信息，對比不同供應(yīng)商的差異，通過提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。

4.1.3簽訂合同

經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，采購部與相應(yīng)的供應(yīng)商簽訂原料采購合同，合同必須包含以下內(nèi)容：采購原料的通用商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、主成分指標(biāo)、衛(wèi)生指標(biāo)、單價(jià)、總價(jià)、驗(yàn)收方法、交貨方式及日期、雙方責(zé)任等內(nèi)容。

4.1.4執(zhí)行合同

雙方按照合同約定事項(xiàng)執(zhí)行。

4.1.5原料到廠后，由庫管通過查驗(yàn)貨物包裝、標(biāo)簽檢查，并第一次取樣，填寫《原料驗(yàn)質(zhì)、劃碼憑證》送化驗(yàn)室進(jìn)行原料初檢。

4.1.6倉管部根據(jù)品管部初步查驗(yàn)結(jié)果，通知搬運(yùn)工卸貨，或通知貨車司機(jī)退貨，未經(jīng)允許卸貨的原料所產(chǎn)生的責(zé)任由倉管部負(fù)責(zé)。

4.1.7質(zhì)檢員根據(jù)不同原料的特點(diǎn)，在卸貨過程或卸完貨后進(jìn)行綜合取樣，然后送樣到化驗(yàn)室進(jìn)行化驗(yàn)和留樣。

4.1.8卸貨完畢后，倉管員清點(diǎn)數(shù)量無誤，完善《原料驗(yàn)質(zhì)、劃碼憑證》內(nèi)信息。

4.1.9所有原料必須符合《飼料原料目錄》的要求，標(biāo)識清楚規(guī)范，否則，禁止接收。

4.2檢驗(yàn)要求

4.2.1抽樣規(guī)范

4.2.1.1按《GB/T 14699.1 采樣》的要求，抽取具有代表性的樣品，做好抽樣登記和標(biāo)識，并對來貨進(jìn)行相關(guān)檢查：

Ø 包裝檢查：確認(rèn)標(biāo)簽和包裝標(biāo)記是否符合規(guī)范要求（禁止出現(xiàn)化學(xué)桶或化工包裝袋），生產(chǎn)日期、有效期限、含量等是否合理,對存放時(shí)間過長，離失效期短的不予接收。注意包裝是否完整，有無破損，標(biāo)簽、品名、規(guī)格、產(chǎn)地是否與合同相符。

Ø 色澤與氣味：是否與該產(chǎn)品應(yīng)有顏色和氣味相符，有無發(fā)熱結(jié)塊現(xiàn)象。

4.2.1.2依據(jù)來貨的種類準(zhǔn)備必要、干凈的抽樣工具，按不同原料的要求進(jìn)行抽樣查驗(yàn)

4.2.1.3原料卸前、卸中、卸后必須跟蹤檢查，防止變質(zhì)、摻假等不合格原料進(jìn)入原料倉庫。中間如發(fā)現(xiàn)有異?，F(xiàn)象，則要求暫停卸貨，并抽樣重新檢定其質(zhì)量情況再?zèng)Q定能否卸貨或退貨。

4.2.1.4抽樣分布：按隨機(jī)抽樣的原則進(jìn)行，要求對貨車外圍與中間按3：7抽取來貨，如貨物差異明顯則分裝檢測。

4.2.1.5抽樣要求：要具有針對性，從整批原料中取出足夠有代表性的樣品，取樣的角度、位置和數(shù)量應(yīng)能代表整批原料，同時(shí)，要根據(jù)不同原料來貨特點(diǎn)，進(jìn)行針對性的抽樣，使抽樣能充分反映出該批貨物的質(zhì)量狀況。

4.3.1.8編織袋的抽樣查驗(yàn)：

Ø 編織袋來貨時(shí)，由倉管部發(fā)出《原料送檢單》，通知品管部進(jìn)行查驗(yàn)。

Ø 品管部按公司的編織袋標(biāo)準(zhǔn)要求予以查驗(yàn)，每品種抽取至少兩個(gè)，檢查其尺寸、重量、印刷內(nèi)容、字體、外觀是否與標(biāo)準(zhǔn)要求相符，合格的來貨由質(zhì)檢員在送檢單上簽名，標(biāo)明為卸貨可用，有一項(xiàng)不達(dá)標(biāo)，必須再抽取10條以上復(fù)檢，仍不達(dá)標(biāo)即判不合格，由質(zhì)檢員標(biāo)明為不合格，退貨。

Ø 未經(jīng)品管部查驗(yàn)的編織袋禁止入庫使用。

4.3感觀檢驗(yàn)事項(xiàng)

4.3.1氣味：是否新鮮、正常，有無霉味、酸味、哈味、臭味、藥味等異味。

4.3.2色澤：是否正常，有無燒焦、變色現(xiàn)象。

4.3.3形狀：是否正常，是否有結(jié)塊，粒度是否符合要求等。

4.3.4其它：有無發(fā)熱、發(fā)酵、吸潮、污染和蟲害等。

4.3.5初檢裝樣：

4.3.5.1感官判定合格的原料安排卸貨，質(zhì)檢員抽取有代表性的樣品，采用四分法分樣，根據(jù)《原料驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)》和原料質(zhì)量分析狀況確定化學(xué)檢測項(xiàng)目，然后裝瓶化驗(yàn)和留樣（注意要防止抽樣過程吸潮的問題）。

4.3.3.2對于不符合感官指標(biāo)的原料，有氣味異常、外觀異常、標(biāo)識不符和大面積淋濕等不合格原料進(jìn)行退貨處理。

4.3.3.3根據(jù)不同來貨原料的特性，質(zhì)檢員要有重點(diǎn)監(jiān)控卸車過程中的質(zhì)量差異，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)制止卸車，并立即上報(bào)主管處理；卸完車的原料要跟蹤倉管員懸掛標(biāo)識牌情況。

4.3.6化驗(yàn)室檢驗(yàn)

4.4.6.1化驗(yàn)員接收到質(zhì)檢員采集的樣品后，根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的檢驗(yàn)方法，按《原料驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)》規(guī)定的驗(yàn)收指標(biāo)進(jìn)行檢驗(yàn)。

4.4.6.2化驗(yàn)員檢驗(yàn)完畢后，填寫《物料檢驗(yàn)報(bào)告單》，交由品管部主管審核。

4.5不合格原料處置

篇2

設(shè)置合理的組織機(jī)構(gòu)是物資管理活動(dòng)順利進(jìn)行的保證，為了保證物資管理有效開展，必須進(jìn)行科學(xué)崗位分工，嚴(yán)格按著授權(quán)審批權(quán)限進(jìn)行業(yè)務(wù)活動(dòng)。企業(yè)通過完善的組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和崗位分工體系，不斷提高物資管理活動(dòng)質(zhì)量，才能實(shí)現(xiàn)本業(yè)務(wù)循環(huán)的控制目標(biāo)。企業(yè)應(yīng)設(shè)置使用部門、計(jì)劃審批部門、采購部門、驗(yàn)收部門、倉庫管理部門、財(cái)務(wù)部門。上述組織機(jī)構(gòu)間的關(guān)系非常密切，各個(gè)部門的業(yè)務(wù)活動(dòng)形成銜接和配合關(guān)系，組織機(jī)構(gòu)責(zé)任和權(quán)限明確、崗位適當(dāng)分離和有效的制衡。

一、計(jì)劃的編制和申請

使用部門是形成采購需求的主要?jiǎng)右?，也是接受物資的使用部門，根據(jù)企業(yè)內(nèi)部制度和程序，編制采購計(jì)劃，提出申請和對采購物資的要求。使用部門主要職責(zé)：考擦本部門的物資需求；及時(shí)向計(jì)劃部門上報(bào)；按規(guī)定的格式編制計(jì)劃單，計(jì)劃單包括年計(jì)劃、月計(jì)劃、日計(jì)劃；并經(jīng)過審批程序報(bào)送有關(guān)部門；評價(jià)供應(yīng)商物資質(zhì)量和服務(wù)等信息；參與驗(yàn)收，監(jiān)督物資采購實(shí)施過程。

民營企業(yè)主要存在問題：一是物資需求量報(bào)不準(zhǔn)；二是使用時(shí)間不固定；三是所需物資規(guī)格型號不準(zhǔn)確。造成了物資積壓，供不及時(shí)，調(diào)換頻繁。主要原因是使用部門人員專業(yè)水平不夠，人員不穩(wěn)定，業(yè)務(wù)不熟練。解決的主要辦法是聘用專業(yè)人員，加強(qiáng)內(nèi)部培訓(xùn)，崗位輪換不要太頻繁。

二、計(jì)劃審批

計(jì)劃部門是計(jì)劃審批的職能部門，屬于事前控制。計(jì)劃部門的任務(wù)是編制、匯總、實(shí)施和監(jiān)控企業(yè)的物資采購和資金支付計(jì)劃。主要的控制內(nèi)容包括：按著年度、季度、月、日等會計(jì)期間編制采購計(jì)劃，并按規(guī)定進(jìn)行審批；當(dāng)采購活動(dòng)實(shí)際情況與采購計(jì)劃出現(xiàn)差異時(shí)，負(fù)責(zé)辦理采購計(jì)劃的調(diào)整手續(xù)；監(jiān)督采購計(jì)劃的執(zhí)行情況，對偏離計(jì)劃的差異進(jìn)行分析，查明原因并提出解決方案；對日?；顒?dòng)進(jìn)行管理。

民營企業(yè)的優(yōu)點(diǎn)：權(quán)利集中，決策果斷，行為快捷。

民營企業(yè)主要存在問題：沒有專職的計(jì)劃人員，計(jì)劃負(fù)責(zé)人都是兼職，只是對數(shù)量的審批，沒有精力詢價(jià)和確認(rèn)供應(yīng)商；采購監(jiān)督力度差，沒有采購跟蹤，市場調(diào)研，總結(jié)分析；主要原因是民營企業(yè)人員少，一人多崗，工資成本低，沒有比較人工成本與材料成本誰低，不能通觀全局；解決的方法是設(shè)專職計(jì)劃人員，定期走訪客戶，建立供應(yīng)商檔案，詢價(jià)人員與選擇供應(yīng)商職責(zé)分離，建立貨比三家，比質(zhì)、比價(jià)、比服務(wù)。

三、采購實(shí)施

采購部門主要負(fù)責(zé)建立、實(shí)施本企業(yè)和供應(yīng)商、市場主體的采購契約關(guān)系，編制和處理請購單，簽署采購訂單或合同，并執(zhí)行企業(yè)的采購流程，保證資金的合理有效使用，主管人員或?qū)徍耸跈?quán)人員還要負(fù)責(zé)審核采購發(fā)票的內(nèi)容是否完整、合法，最后采購部門對采購全過程進(jìn)行控制和監(jiān)督。

民營企業(yè)主要優(yōu)點(diǎn)：靈活、機(jī)動(dòng)，效率高。

民營企業(yè)存在問題：供應(yīng)商不固定，資質(zhì)差，產(chǎn)品質(zhì)量低；供應(yīng)商一般納稅人少，開發(fā)票經(jīng)常出差，小規(guī)模發(fā)票多；合同簽訂不規(guī)范，預(yù)付款較多，公司法律糾紛多，經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)大。主要原因是民營企業(yè)是家族企業(yè)，采購員都是近親，監(jiān)督力度差；沒有固定供應(yīng)商，詢價(jià)和選擇供應(yīng)商都由采購員決定；采購員法律意識淡薄，沒有責(zé)任追究制度。解決辦法建立責(zé)任追究制度，讓沒有關(guān)聯(lián)方的人采購，詢價(jià)與選擇供應(yīng)商權(quán)利分離。

四、物資驗(yàn)收

驗(yàn)收環(huán)節(jié)也是采購活動(dòng)過程中重要的控制措施，驗(yàn)收部門要按著合同標(biāo)準(zhǔn)，負(fù)責(zé)對購進(jìn)物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等屬性進(jìn)行檢查。具體的控制內(nèi)容包括:根據(jù)購進(jìn)物資的驗(yàn)收結(jié)果，評價(jià)供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量，協(xié)助采購部門的選擇決策；制定驗(yàn)收程序和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，并將信息傳達(dá)給采購部門；制定驗(yàn)收人員管理制度，對購進(jìn)的物資進(jìn)行實(shí)際驗(yàn)收。

民營企業(yè)主要優(yōu)點(diǎn)：驗(yàn)收可觀、及時(shí)，能協(xié)助計(jì)劃、采購人員工作。主要原因驗(yàn)收崗位不受重視，由非家族企業(yè)人員承擔(dān)，為了不失去工作能按制度驗(yàn)收。

民營企業(yè)存在問題:驗(yàn)收人員不專業(yè)，沒有專職驗(yàn)收人員。解決辦法是按制度驗(yàn)收，驗(yàn)收時(shí)請專業(yè)人員和使用部門參加。

五、物資保管

采購的商品入庫后，倉庫管理工作一直伴隨著商品的使用過程。倉庫管理部門主要負(fù)責(zé)采購商品的接受、儲存和保管，實(shí)現(xiàn)商品在倉庫內(nèi)安全。主要控制內(nèi)容包括：負(fù)責(zé)制定倉庫管理制度，對接近商品的人員進(jìn)行控制，出入庫登記；根據(jù)庫存商品的數(shù)量，負(fù)責(zé)審核使用部門的請購單；倉庫自身需要物資的請購；按著企業(yè)要求妥善保管物資。

民營企業(yè)的優(yōu)點(diǎn)：控制嚴(yán)格，跑、冒、滴、漏較少。

民營企業(yè)存在問題：出入庫登記是流水賬，沒有規(guī)范的保管賬，出入庫查找困難。主要原因管理層重視實(shí)物流程，不注重賬務(wù)管理，保管員工作量大，沒有時(shí)間和精力登記入賬。解決辦法減少保管員工作量，建立登記入賬制度，建立保管賬。

六、物資出庫與廢舊物資回收

物資出庫是成本控制的主要環(huán)節(jié)，由使用部門提出申請，部門領(lǐng)導(dǎo)審核，公司分管物資領(lǐng)導(dǎo)審批，才能出庫；合理制定出庫制度是成本控制和提高企業(yè)效率的關(guān)鍵點(diǎn)；出庫與責(zé)任成本相結(jié)合，才能提高企業(yè)效益。

民營企業(yè)出庫優(yōu)點(diǎn)：出庫靈活。

民營企業(yè)存在問題：手續(xù)時(shí)而簡單，時(shí)而復(fù)雜，不穩(wěn)定。過簡失去控制易丟失，過復(fù)雜效率低。主要原因沒有完善的管理制度，缺少懂管理的人才。解決辦法引進(jìn)人才，加強(qiáng)內(nèi)部培訓(xùn)，建立完善的管理制度。 物資回收：建立完善的廢舊物資管理制度，以舊換新，及時(shí)處理廢舊物資，盤活企業(yè)資產(chǎn)。按一定比例對廢舊物資管理人員獎(jiǎng)勵(lì)。

七、材料核算

會計(jì)部門負(fù)責(zé)對采購付款活動(dòng)的資金運(yùn)動(dòng)過程進(jìn)行控制，并確認(rèn)、計(jì)量采購業(yè)務(wù)活動(dòng)的會計(jì)信息，以及進(jìn)行采購資金的結(jié)算和使用控制。會計(jì)部門主要控制內(nèi)容包括：負(fù)責(zé)制定采購資金預(yù)算和使用規(guī)范；傳遞采購資金運(yùn)動(dòng)的結(jié)算單據(jù)和憑證；設(shè)置專門管理采購業(yè)務(wù)的會計(jì)崗位；對采購經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行核算。

民營企業(yè)材料核算的特點(diǎn):國家審計(jì)部門檢查少。

民營企業(yè)材料核算存在問題：出庫成本不準(zhǔn)確；使用范圍不明確，預(yù)付款科目使用和明細(xì)準(zhǔn)確。主要原因財(cái)務(wù)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)低，采購員備用金較大。解決辦法建立完善的財(cái)務(wù)核算制度，減少預(yù)付款，減少現(xiàn)金支付，降低采購員的備用金額度。

篇3

(一)醫(yī)院內(nèi)部控制制度審計(jì)

醫(yī)用耗材采購的內(nèi)部審計(jì)除了對采購全過程的跟蹤審計(jì)之外，必須審查醫(yī)院內(nèi)部控制制度的健全性、完善性和有效性。耗材采購的相關(guān)部門都應(yīng)制定相應(yīng)的工作制度及流程，如采購流程、驗(yàn)收制度等等，明確各部門或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請購審批手續(xù)，做到采購和付款過程中不相容職務(wù)相分離，如采購預(yù)算的編制與審批、采購預(yù)算的審批與執(zhí)行、請購與審批等。

(二)采購全過程審計(jì)

醫(yī)用耗材采購的內(nèi)部審計(jì)不同于常規(guī)財(cái)務(wù)審計(jì)模式，在耗材采購之前就應(yīng)介入審查，審計(jì)的重點(diǎn)應(yīng)從科室申請、采購招標(biāo)、合同簽訂到驗(yàn)收入庫及付款整個(gè)采購全過程中的行為是否規(guī)范進(jìn)行。

第一，采購前的審計(jì)。

在醫(yī)院具有良好內(nèi)部控制制度的前提下，醫(yī)用耗材在采購前都應(yīng)由需求科室填寫耗材采購申請表，并逐級經(jīng)相關(guān)部門或人員審批后，最終提交至醫(yī)院設(shè)立的專門統(tǒng)一負(fù)責(zé)采購的部門進(jìn)行采購。審計(jì)人員則應(yīng)重點(diǎn)對是否按要求辦理請購手續(xù)、采購申請是否按醫(yī)院規(guī)定經(jīng)權(quán)限人審批、是否超出部門預(yù)算等進(jìn)行審計(jì)。

第二，采購招標(biāo)審計(jì)。

醫(yī)用耗材采購一般采取公開招標(biāo)、競爭性談判、詢價(jià)等方式，招議標(biāo)由采購部門負(fù)責(zé)組織安排，提請使用部門、審計(jì)、監(jiān)察、財(cái)務(wù)及其他相關(guān)部門參與。招議標(biāo)應(yīng)遵循公開、公平、公正、誠實(shí)信用的原則，參與人員應(yīng)對每個(gè)投標(biāo)公司的資質(zhì)進(jìn)行審查，整個(gè)過程應(yīng)有完整、清晰的書面記錄，中標(biāo)結(jié)果需全部參與人員簽字確認(rèn)。內(nèi)部審計(jì)應(yīng)重點(diǎn)對采購部門是否采取合理的方式進(jìn)行招議標(biāo)、相關(guān)部門是否都參與、投標(biāo)公司提供的資質(zhì)文件是否符合要求、最終價(jià)格是否不超過政府采購中標(biāo)價(jià)等進(jìn)行審計(jì)。

第三，合同簽訂審計(jì)。

根據(jù)中標(biāo)結(jié)果，采購部門負(fù)責(zé)簽訂合同（協(xié)議）。在合同審計(jì)中，首先審計(jì)人員應(yīng)重點(diǎn)審查合同條款是否明確、齊全、內(nèi)容完整，切實(shí)可行并符合法律法規(guī)，以及有無損害醫(yī)院利益的條款；其次是合同簽約方以及耗材名稱、規(guī)格、價(jià)格等是否與中標(biāo)結(jié)果一致，注冊名、規(guī)格是否與提供的醫(yī)療器械注冊證一致；此外對方提供的資質(zhì)是否齊全，如：醫(yī)療器械注冊證、營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼、稅務(wù)登記證、許可證、法人授權(quán)委托書及身份證復(fù)印件等，若簽約公司是商，還需提供上級、廠家對簽約方的授權(quán)書及上述證照，并通過對資質(zhì)的審查確認(rèn)合同主體經(jīng)營資格的合法性和有效性，即對經(jīng)營范圍和有效期限的審查。耗材采購可以分為臨時(shí)采購和長期采購。臨時(shí)采購特別是一些時(shí)間緊迫的，應(yīng)重點(diǎn)審查采購申請的規(guī)范性以及采購價(jià)格的合理性。對于長期采購，經(jīng)上述步驟簽訂協(xié)議，在協(xié)議有效期內(nèi)，采購部門每周根據(jù)臨床、倉庫庫存需求填制申購表，經(jīng)相應(yīng)權(quán)限人審批后，進(jìn)行批量常規(guī)采購。在這后續(xù)采購中審計(jì)的重點(diǎn)還應(yīng)包括審查采購部門采購業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)記錄的規(guī)范性和可追溯性。

第四，驗(yàn)收入庫審計(jì)。

醫(yī)院應(yīng)建立嚴(yán)格的采購驗(yàn)收制度，確定驗(yàn)收方式，由專門的驗(yàn)收人員對采購物資進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，負(fù)責(zé)驗(yàn)收的人員及時(shí)報(bào)告，查明原因并及時(shí)處理。驗(yàn)收入庫審計(jì)的重點(diǎn)是審查產(chǎn)品的入庫名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額等內(nèi)容與實(shí)物、發(fā)票、合同是否一致，驗(yàn)收程序是否合規(guī)，發(fā)現(xiàn)問題是否及時(shí)辦理退貨，驗(yàn)收后是否及時(shí)準(zhǔn)確入庫等。第五，付款審計(jì)。財(cái)務(wù)部門需加強(qiáng)采購付款的管理，完善付款流程，明確付款審核人的責(zé)任和權(quán)力。該環(huán)節(jié)審計(jì)的重點(diǎn)是審查付款審批手續(xù)是否齊全，發(fā)票是否有效，發(fā)票上名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額等與入庫單、合同是否一致，以及是否按合同規(guī)定的付款方式進(jìn)行付款等。

二、醫(yī)用耗材采購管理內(nèi)部審計(jì)的建議

醫(yī)用耗材采購具有很強(qiáng)的時(shí)效性，涉及的范圍廣、品種類別多，且由于目前內(nèi)審人員大都為財(cái)務(wù)專業(yè)，缺乏對醫(yī)用耗材相關(guān)知識的掌握，這也就對醫(yī)院及內(nèi)審人員提出了一系列的要求。

(一)醫(yī)院應(yīng)不斷完善內(nèi)部控制制度，創(chuàng)建良好的審計(jì)環(huán)境

加強(qiáng)信息化建設(shè)，建立完善的采購活動(dòng)會計(jì)系統(tǒng)控制；加強(qiáng)耗材采購供應(yīng)管理，做好采購業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)的記錄，確保采購業(yè)務(wù)的可追溯性。

(二)內(nèi)部審計(jì)應(yīng)采取多種方式來進(jìn)行

審計(jì)人員可以通過抽查某一家公司供應(yīng)的所有耗材，或是選取某月采購的所有耗材，亦或是對某類耗材比如高值耗材的專項(xiàng)審計(jì)等方式來進(jìn)行審計(jì)，加強(qiáng)對耗材采購的全方位審計(jì)監(jiān)督，維護(hù)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)秩序。

(三)內(nèi)審人員需不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，努力提高綜合素質(zhì)

對于新的內(nèi)部審計(jì)方法、國內(nèi)外先進(jìn)審計(jì)經(jīng)驗(yàn)、自身缺乏的醫(yī)療知識等都需不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)并掌握，并主動(dòng)在實(shí)踐中增加業(yè)務(wù)能力，從而促使醫(yī)院內(nèi)審工作順利有效地開展。

三、結(jié)束語

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關(guān)鍵詞:企業(yè) 采購業(yè)務(wù) 內(nèi)部控制

存貨是指企業(yè)在日?；顒?dòng)中持有以備出售的產(chǎn)成品或商品、處在生產(chǎn)過程中的在產(chǎn)品、在生產(chǎn)過程中或提供勞務(wù)過程中耗用的材料、物料等。內(nèi)部控制是指企業(yè)為了保證業(yè)務(wù)活動(dòng)的有效進(jìn)行，保護(hù)資產(chǎn)的安全和完整，防止、發(fā)現(xiàn)、糾正錯(cuò)誤與舞弊，保證會計(jì)資料的真實(shí)、合法、完整而制定和實(shí)施的政策與程序。存貨是企業(yè)流動(dòng)資產(chǎn)的重要組成部分之一，是企業(yè)生產(chǎn)循環(huán)中重要的一環(huán)，而采購是存貨業(yè)務(wù)流程諸多環(huán)節(jié)中的重點(diǎn)環(huán)節(jié)之一。采購業(yè)務(wù)流程主要包括編制需求和采購計(jì)劃、采購申請、供應(yīng)商的選擇、制定采購價(jià)格、采購合同的簽訂、驗(yàn)收入庫、結(jié)算付款等環(huán)節(jié)。采購是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的起點(diǎn)，既是企業(yè)“實(shí)物流”的重要部分，又與企業(yè)”資金流“密切相關(guān)。企業(yè)采購的物資和商品，在很大程度上決定了企業(yè)的生存和發(fā)展，因而企業(yè)應(yīng)建立采購業(yè)務(wù)的授權(quán)制度和審核批準(zhǔn)制度，對存貨進(jìn)行集中采購，實(shí)行物歸一口原則，建立健全采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，加強(qiáng)采購業(yè)務(wù)的管理。

一、編制需求和采購計(jì)劃

需求部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要向采購部門提出物資需求計(jì)劃，采購部門根據(jù)需求計(jì)劃歸類匯總平衡現(xiàn)有庫存物資后，統(tǒng)籌安排采購計(jì)劃，并按規(guī)定的權(quán)限和程序?qū)徟髨?zhí)行。需求部門在提出需求計(jì)劃時(shí)，不能指定或變相指定供應(yīng)商。采購計(jì)劃是企業(yè)年度生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃的一部分，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)發(fā)展目標(biāo)的實(shí)際需要，結(jié)合庫存和在途情況，科學(xué)安排采購計(jì)劃，防止采購過高或過低。采購計(jì)劃應(yīng)納入采購預(yù)算管理，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后，嚴(yán)格執(zhí)行。

二、建立健全采購申請制度

企業(yè)應(yīng)建立采購申請制度，生產(chǎn)經(jīng)營部門根據(jù)采購計(jì)劃和實(shí)際需要，提出采購申請。依據(jù)購買物資或接受勞務(wù)的類型，確定歸口管理部門，授予相應(yīng)的請購權(quán)，明確相關(guān)部門或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請購程序。具有請購權(quán)的部門對于預(yù)算內(nèi)采購項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請購手續(xù)，并根據(jù)市場變化提出合理采購申請。對于超預(yù)算和預(yù)算外采購項(xiàng)目，應(yīng)先履行預(yù)算調(diào)整程序，由具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批后，再辦理采購申請手續(xù)。具備審批權(quán)限的部門或人員應(yīng)嚴(yán)格審批采購申請。

三、供應(yīng)商選擇制度

選擇供應(yīng)商是企業(yè)采購業(yè)務(wù)流程中非常重要的環(huán)節(jié)。供應(yīng)商選擇不當(dāng)，可能導(dǎo)致采購物資質(zhì)次價(jià)高，甚至出現(xiàn)舞弊行為。企業(yè)應(yīng)建立科學(xué)的供應(yīng)商評估和準(zhǔn)入制度，對供應(yīng)商資質(zhì)信譽(yù)情況的真實(shí)性和合法性進(jìn)行審查，確定合格的供應(yīng)商清單，健全企業(yè)統(tǒng)一的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)。采購部門應(yīng)當(dāng)按照公平、公正和競爭的原則，擇優(yōu)確定供應(yīng)商，在切實(shí)防范舞弊風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)上，與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議。

四、采購合同管理

企業(yè)應(yīng)根據(jù)采購需要、確定的供應(yīng)商、采購方式、采購價(jià)格等情況與供應(yīng)商簽訂具有法律約束力的采購合同，該合同對雙方的權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任等情況作出明確規(guī)定。對大宗商品的采購應(yīng)當(dāng)采用招投標(biāo)方式并簽訂合同協(xié)議，一般商品的采購可以采用詢價(jià)或定向采購方式并簽訂合同協(xié)議。雙方協(xié)商簽訂的合同條款，應(yīng)符合國家和企業(yè)的相關(guān)規(guī)定。

五、采購價(jià)格管理

企業(yè)應(yīng)制定科學(xué)的采購定價(jià)機(jī)制，采取協(xié)議采購、招標(biāo)采購、詢比價(jià)采購、動(dòng)態(tài)競價(jià)采購等多種方式，科學(xué)合理地確定采購價(jià)格。采購價(jià)格應(yīng)遵循“三同三比”的原則，即同名稱、型號規(guī)格比質(zhì)量，同質(zhì)量比價(jià)格，同價(jià)格的比費(fèi)用，分別采取詢價(jià)、招標(biāo)、專家會審、最高限價(jià)等形式確定采購價(jià)格。

六、驗(yàn)收入庫制度

企業(yè)應(yīng)制定明確的采購驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，各級驗(yàn)收部門或人員、采購部門、請購部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)規(guī)定的驗(yàn)收制度和批準(zhǔn)的合同訂單、合同協(xié)議等采購文件，對采購物資的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格驗(yàn)收，以確保其符合合同相關(guān)規(guī)定或產(chǎn)品質(zhì)量要求。對驗(yàn)收合格的物資，填制入庫憑證，加蓋物資“收訖章”，登記實(shí)物賬，及時(shí)將入庫憑證傳遞給財(cái)務(wù)部門。對于驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)查明原因并及時(shí)處理。給企業(yè)造成損失的，采購部門要按照合同約定向有關(guān)單位進(jìn)行索賠。

七、結(jié)算付款

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1 目的

規(guī)范物資采購程序，控制物資計(jì)劃、定價(jià)、采購、驗(yàn)收、結(jié)算五大環(huán)節(jié)，做好工程設(shè)計(jì)參謀。 2 適用范圍

公司所有地產(chǎn)項(xiàng)目使用物資。 3 職責(zé)分工

3.1設(shè)計(jì)單位：材料、設(shè)備選型，技術(shù)要求；

3.2施工單位：材料、設(shè)備采購計(jì)劃；按材料計(jì)劃要求書面申報(bào)材料價(jià)格。

3.3工程部：計(jì)劃、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)要求審核；審核價(jià)格申報(bào)表中的材料計(jì)劃是否符合施工要求。

3.4采購部：材料、設(shè)備核價(jià)、采購、所有進(jìn)場物資的驗(yàn)收；負(fù)責(zé)料價(jià)格審核、公布大宗工程材料市場價(jià)、材料價(jià)格爭議處理，匯總審批價(jià)格報(bào)工程成本管理中心。

3.5財(cái)務(wù)部：資金財(cái)務(wù)核算、賬務(wù)管理、質(zhì)量驗(yàn)收、出入庫核算、材料驗(yàn)收；負(fù)責(zé)材料價(jià)格審批的監(jiān)督、協(xié)助價(jià)格爭議處理

3.6辦公室：物資現(xiàn)場管理（門衛(wèi)管理：沒有采購部通知物資不允許進(jìn)出場）； 4 采購方式

采購方式分公司統(tǒng)一采購（簡稱甲供）、施工單位采購（簡稱乙供）二種。

4.1甲供物資由公司根據(jù)工程項(xiàng)目的實(shí)際情況決定采購范圍，大致原

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4.2、上述材料物資范疇（模板）以外的其他材料物資由各施工單位按需據(jù)實(shí)采購供應(yīng)。 5 物資采購程序

5.1甲供物資：接受采購計(jì)劃（采購部）-編制采購計(jì)劃（采購部）-編制詢價(jià)（采購部）、招標(biāo)文件（由招標(biāo)辦組織，使用單位提出材料驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)要求，工程部確認(rèn)審核）-組織招標(biāo)（以集團(tuán)審批意見為主）-簽定供貨合同（采購部）-物資運(yùn)輸（供貨方）-現(xiàn)場驗(yàn)收（驗(yàn)收小組）-辦理入庫-領(lǐng)用出庫-發(fā)票入帳-辦理結(jié)算-質(zhì)保服務(wù)-支付質(zhì)保金。

5.2乙供物資：物資使用方提出采購計(jì)劃-工程部審核計(jì)劃（確認(rèn)品牌或技術(shù)要求、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)）-采購部確認(rèn)采購價(jià)格-施工單位采購-采購部組織驗(yàn)收-物資進(jìn)場。 6 物資采購計(jì)劃的管理

6.1物資采購計(jì)劃分類:甲供物資分月度計(jì)劃、臨時(shí)計(jì)劃二類（表3）, 乙供物資報(bào)月度采購計(jì)劃（表4）。 6.2 物資采購計(jì)劃填報(bào)、審核與提交：

6.2.1工程部于工程準(zhǔn)備階段填寫工程物資監(jiān)管計(jì)劃（表1）、項(xiàng)目主要物資采購控制表（表3）中的基礎(chǔ)內(nèi)容，由工程部、采購部、財(cái)務(wù)部共同確認(rèn)采購方案，完善工程物資監(jiān)管計(jì)劃、項(xiàng)目主要物資采購控制表后上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。

6.2.2設(shè)計(jì)圖紙定稿后1月內(nèi)由工程預(yù)決算、工程部將采購計(jì)劃交項(xiàng)目部。

6.2.3如有漏報(bào)、臨時(shí)急用或需補(bǔ)報(bào)物資計(jì)劃的，須向采購部提交臨時(shí)用料計(jì)劃表，但每月不得超過3次。臨時(shí)采購計(jì)劃到貨時(shí)間由工程部、使用單位、采購部協(xié)商確定。

6.2.4因工期發(fā)生變更,物資采購計(jì)劃發(fā)生變化的,工程項(xiàng)目部須書面

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告之采購部,以便保證物資到貨的及時(shí)性或減少庫存中轉(zhuǎn). 6.3物資采購計(jì)劃的申報(bào)程序

6.3.1甲供物資申報(bào)程序:物資使用單位填報(bào)物資采購計(jì)劃申請表—使用單位審批—工程部審批—項(xiàng)目經(jīng)理—采購部—安排采購業(yè)務(wù)員采購。

6.3.2乙供物資申報(bào)程序:乙供物資使用單位填報(bào)物資采購價(jià)格審批表(表5)—使用單位審批—工程部審批—采購部核實(shí)單價(jià)—使用單位采購。

6.4物資采購計(jì)劃的管理

6.4.1物資采購計(jì)劃實(shí)行“誰使用、誰負(fù)責(zé)提供采購計(jì)劃”的原則 。甲供物資采購計(jì)劃由工程部負(fù)責(zé)申報(bào)，每月25日前將第三月采購計(jì)劃報(bào)采購部。供貨周期超過一月的物資工程部根據(jù)生產(chǎn)、采購周期相應(yīng)提前。

6.4.2工程部審核采購計(jì)劃及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量要求,對采購物資質(zhì)量負(fù)責(zé)。所有采購計(jì)劃、物資價(jià)格審批表必須有詳細(xì)的技術(shù)要求和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，因技術(shù)要求、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)不合格除按制度進(jìn)行考核外，因此而影響物資采購到貨時(shí)間而造成損失，由計(jì)劃申報(bào)單位承擔(dān)。采購物資技術(shù)要求和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)由工程部、項(xiàng)目經(jīng)理、總工程師審核簽字確認(rèn)生效。 6.4.3財(cái)務(wù)部工程預(yù)決算提供材料預(yù)算用量，控制采購總量。 6.4.4乙供物資采購價(jià)格審批表在3-7日內(nèi)完成價(jià)格審批手續(xù)。 6.4.5甲供物資因計(jì)劃不準(zhǔn)剩余物資能退貨的退貨，費(fèi)用由計(jì)劃單位支付，不能退貨的由計(jì)劃單位承擔(dān)所有損失 ，相關(guān)審批單位承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

6.5乙供物資審批價(jià)格爭議處理（單據(jù)傳遞管理辦法：甲供按照辦公室制度執(zhí)行，乙供物資由乙方填報(bào)后交甲方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目經(jīng)理簽字確認(rèn)后，乙方傳遞至采購部，采購部審批后通知乙方前來領(lǐng)取采購部審批文件，乙方領(lǐng)取審批文件并在審批臺賬上簽字確認(rèn)）

6.5.1對于采購部審批的物資價(jià)格，若施工單位爭議較大，由施工單位（于審批臺賬簽字確認(rèn)時(shí)間3日內(nèi)）提出書面申請,交工程部負(fù)責(zé)

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人簽批,由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人組織預(yù)決算、采購部、質(zhì)量安全管理處等相關(guān)人員對市場進(jìn)行調(diào)查、復(fù)核，7日內(nèi)給予答復(fù)。

6.5.2若施工單位對復(fù)核后的價(jià)格還有較大爭議，由施工單位再次提出書面申請,交工程項(xiàng)目經(jīng)理簽批,由項(xiàng)目經(jīng)理組織預(yù)決算、采購部、質(zhì)量安全管理處等進(jìn)行多處聯(lián)合市場調(diào)查，7日內(nèi)確定最終價(jià)格。 6.5.3在價(jià)格爭議期間，施工單位不得以價(jià)格為由停工或推遲工期。 6.5.4申報(bào)價(jià)格后因市場或施工要求需變更材料品種或規(guī)格型號的，施工單位應(yīng)在材料進(jìn)場前按上述程序重新申報(bào)審批，并注明原因。 7 物資采購驗(yàn)收管理

所有進(jìn)場物資必須嚴(yán)格驗(yàn)收，沒有采購部通知所有物資不允許進(jìn)入施工場地。甲供物資通知驗(yàn)收責(zé)任主體為采購部，乙供物資通知驗(yàn)收責(zé)任主體為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，物資進(jìn)場管理責(zé)任主體為辦公室。 7.1物資采購驗(yàn)收程序

7.1.1甲供物資—物資采購人員通知驗(yàn)收小組到貨時(shí)間—采購部通知驗(yàn)收小組人員到現(xiàn)場—驗(yàn)收小組現(xiàn)場驗(yàn)收—填寫驗(yàn)收報(bào)告（表6）—辦理出入庫手續(xù)（表7、表8）—填寫設(shè)備\材料使用許可證（表9）—物資進(jìn)入施工進(jìn)場。

7.1.2乙供物資供（表5）—使用單位通知項(xiàng)目負(fù)責(zé)人到貨時(shí)間—項(xiàng)目負(fù)責(zé)人通知驗(yàn)收相關(guān)人員—物資運(yùn)輸?shù)浆F(xiàn)場—驗(yàn)收小組現(xiàn)場驗(yàn)收—填寫驗(yàn)收報(bào)告（表6）—填寫設(shè)備\材料使用許可證（表9）—物資進(jìn)入施工現(xiàn)場。

7.1.3乙供物資出場—使用單位通知項(xiàng)目負(fù)責(zé)人項(xiàng)目負(fù)責(zé)人通知驗(yàn)收相關(guān)人員—填寫出場材料登記表—物資出場。 7.2物資驗(yàn)收管理

7.2.1采購部負(fù)責(zé)組織工程部、監(jiān)理單位、使用單位、財(cái)務(wù)部成立聯(lián)合驗(yàn)收小組。

7.2.2重要物資驗(yàn)收：電梯、設(shè)備、大宗物資、主體工程、隱蔽工程所有進(jìn)場物資都必須作為重要物資進(jìn)行驗(yàn)收，要求驗(yàn)收小組全員驗(yàn)收。

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工程用砂、石，由監(jiān)理人員或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人驗(yàn)收。

7.2.3驗(yàn)收小組成員由各部門申報(bào)，原則上各部門驗(yàn)收人員不能低于3人（甲方含監(jiān)理不少于3人），驗(yàn)收人員經(jīng)公司批準(zhǔn)后成立驗(yàn)收小組成員庫，驗(yàn)收時(shí)臨時(shí)從驗(yàn)收小組成員庫中隨機(jī)抽取。

7.2.4采購物資原則上在確定供貨單位時(shí),供貨單位必須送樣至工程部,由工程部、監(jiān)理單位、使用單位、采購部、供貨單位、質(zhì)安處共同確認(rèn)樣品，不能送樣品的要確認(rèn)詳細(xì)的技術(shù)要求及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。 7.2.5嚴(yán)格按樣品、采購合同中技術(shù)要求及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，有樣品的嚴(yán)格按認(rèn)可的樣品驗(yàn)收，嚴(yán)格驗(yàn)收型號、材質(zhì)、技術(shù)參數(shù)、等級、生產(chǎn)廠家、供貨數(shù)量、供貨時(shí)間與采購合同中一致，抽驗(yàn)數(shù)量不能低于供貨量的10%。 合同中的技術(shù)要求及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)最終由工程部提供，項(xiàng)目經(jīng)理、總工程師確認(rèn)。

7.2.6不需專業(yè)機(jī)構(gòu)檢驗(yàn)的物資在驗(yàn)收現(xiàn)場要有明確的驗(yàn)收意見。驗(yàn)收合格物資、頒發(fā)設(shè)備\材料使用許可證，并在3日內(nèi)辦理入庫手續(xù)。 7.2.7現(xiàn)場驗(yàn)收不合格、有質(zhì)量問題的產(chǎn)品，要有明確的處理意見，并填寫供應(yīng)商不誠信問題處理報(bào)告單(表10)，迅速上報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。 7.2.8所有進(jìn)場物資（特別是施工材料）驗(yàn)收合格方能進(jìn)入施工場地，在未驗(yàn)收合格之前嚴(yán)禁進(jìn)入施工區(qū)域。夜間驗(yàn)收要于當(dāng)日下班前通知驗(yàn)收小組（甲方由采購部負(fù)責(zé)通知，乙方由該項(xiàng)目負(fù)責(zé)人通知），原則上不夜間不進(jìn)行驗(yàn)收工作（施工急用物資除外）。 7.3樣品的管理

7.3.1所有使用物資能送樣品的原則上必須送樣品。

7.3.2物資原始樣板由公司領(lǐng)導(dǎo)、設(shè)計(jì)院、工程部、質(zhì)量安全處、招標(biāo)中心、供貨單位共同簽名確認(rèn)。

7.3.3所有樣品要分類登記，由監(jiān)理負(fù)責(zé)保管。 8 物資采購倉儲管理

8.1公司原則上不在施工現(xiàn)場設(shè)臵倉庫，實(shí)行零庫存管理。

8.2采購物資到現(xiàn)場后與使用單位共同驗(yàn)收，驗(yàn)收后直接與使用單位現(xiàn)場移交，直接進(jìn)入施工單位的倉庫。

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8.3采購人員在與施工單位現(xiàn)場移交時(shí)辦理入庫、出庫的手續(xù)。 8.4使用單位庫存量與使用量之和原則上不超過總用量的95%。 8.5使用單位在入庫前發(fā)現(xiàn)物資的損壞、損耗由供貨單位承擔(dān)責(zé)任,入庫后的物資的損壞、損耗由保管單位承擔(dān)全部責(zé)任。 8.6倉庫盤存管理

8.6.1財(cái)務(wù)部根據(jù)材料物資類別、品種、規(guī)格、型號設(shè)立明細(xì)賬（表11）。并根據(jù)已確認(rèn)的入庫單時(shí)序登記物資出入庫明細(xì)帳。

8.6.2每月25日為倉庫的結(jié)賬日，每月最后1-2日為盤點(diǎn)時(shí)間，財(cái)務(wù)部、采購部、工程部等部門共同盤存，認(rèn)真統(tǒng)計(jì)上個(gè)月材料的入庫、出庫及結(jié)余情況。

8.6.3盤存的具體事項(xiàng)：

8.6.3.1盤存前，保管員必須將材料物資進(jìn)行分類，按品種、規(guī)格和型號分門別類擺放整齊，并先按帳面數(shù)打印出物資臺帳。

8.6.3.2盤存時(shí)，逐一清點(diǎn)實(shí)物，細(xì)心做好賬、卡、物的核對工作，認(rèn)真清點(diǎn)每種物資、仔細(xì)核對物資臺帳，對材料物資進(jìn)行賬賬核對和賬實(shí)核對，并記錄盤存實(shí)際情況。

8.6.3.3盤存后，所有現(xiàn)場盤存人員必須在物資臺帳上簽名確認(rèn)。對盤盈、盤虧的實(shí)物應(yīng)及時(shí)查明原因并做好記錄，不能馬上查明原因的盤盈、盤虧，應(yīng)及時(shí)注明待查原因，并在五天內(nèi)完成。

8.6.3.4盤存期間已收到而未辦妥入帳手續(xù)的貨品或已辦理出庫手續(xù)尚未提貨的貨品，應(yīng)另行分別存放，并予以標(biāo)示。

8.6.3.5所有盤存財(cái)務(wù)都以靜態(tài)盤點(diǎn)為原則，因此盤存開始后應(yīng)停止材料物資的進(jìn)出及移動(dòng)。

8.6.3.6盤存使用的單據(jù)、報(bào)表內(nèi)所有欄位若遇修改處，均須經(jīng)所有盤存人員簽認(rèn)始能生效。

8.6.3.7對盤盈、盤虧物資的處理由財(cái)務(wù)部出具《物資盤盈、盤虧處理意見報(bào)告表》(表12)，寫明盤盈、盤虧的材料物資類別、品種、規(guī)格、型號、數(shù)量、金額和具體原因，并給出初步處理意見，經(jīng)財(cái)務(wù)部審核后根據(jù)盤盈、盤虧的金額大小報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，5000元以內(nèi)（含

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5000元）的報(bào)項(xiàng)目經(jīng)理審批，超過5000元的對責(zé)任人進(jìn)行責(zé)任追究后報(bào)公司董事長審批。審批后交財(cái)務(wù)部和采購部各一份進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整。

9 物資采購合同的管理

9.1采購合同采用由公司領(lǐng)導(dǎo)、法律部門審核的標(biāo)準(zhǔn)合同文本，非標(biāo)準(zhǔn)合同文本在簽定前必須通過法律部門審核。 9.2采購合同嚴(yán)格按合同審批程序進(jìn)行報(bào)批。

9.3采購部、財(cái)務(wù)部、綜合辦公室合同原件各存檔1份，并進(jìn)行分類編號管理。

9.4采購部對合同執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，每月匯總合同執(zhí)行情況形成報(bào)表上報(bào)（表13）。 10 物資采購結(jié)算管理

10.1供貨單位、采購部、財(cái)務(wù)部以驗(yàn)收單據(jù)、采購合同共同核實(shí)結(jié)算金額，并確定付款額度。

10.2采購員負(fù)責(zé)填寫申請匯款單,并按集團(tuán)規(guī)定程序報(bào)批,每月15日、30日集中按合同約定內(nèi)容支付兩次物資采購款。 10.3物資存在質(zhì)量問題未解決前禁止支付貨款。

10.4支付最后貨款（不含質(zhì)保金）前應(yīng)開據(jù)全額發(fā)票入帳后辦理付款手續(xù)。 11 考核:

凡違反以上管理制度的，根據(jù)具體情況給予責(zé)任人50～1000元的考核。

12 本制度由采購部負(fù)責(zé)解釋、考核，自下發(fā)之日起執(zhí)行。 附件：工程材料進(jìn)出場登記表

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附件：

工 程 材 料 進(jìn)（出） 場 登 記 表

注：此表一式兩聯(lián)。第一聯(lián)由施工單位材料員保管并存放在現(xiàn)場，建設(shè)方工程管理人員隨時(shí)進(jìn)行檢查，完工時(shí)作為工程結(jié)算的重要依據(jù)隨結(jié)算資料送工程成本管理中心；第二聯(lián)登記后即交工程成本管理中心存檔。

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施工單位負(fù)責(zé)人： 施工單位材料員：

工 程 材 料 價(jià) 格 審 批 表

工程名稱：

施工單位：

項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字（審核材料計(jì)劃）： 物管部領(lǐng)導(dǎo)審核：

施工單位申報(bào)時(shí)間： 年 月 日

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關(guān)鍵詞：采購業(yè)務(wù)；控制；制度

中圖分類號：F253 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-4117（2012）01-0222-01

采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制制度設(shè)計(jì),就是依據(jù)采購業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)發(fā)生頻繁、工作量大、運(yùn)行環(huán)節(jié)多、貨物流動(dòng)帶動(dòng)資金流動(dòng)、容易產(chǎn)生管理漏洞等工作特點(diǎn),設(shè)計(jì)出規(guī)范整個(gè)業(yè)務(wù)流程和每個(gè)關(guān)鍵控制點(diǎn)的規(guī)定、方法、措施等,并規(guī)范執(zhí)行,嚴(yán)格監(jiān)督,認(rèn)真考核,使采購業(yè)務(wù)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化。

一、企業(yè)采購業(yè)務(wù)活動(dòng)的內(nèi)容。采購業(yè)務(wù)涉及實(shí)物資產(chǎn)收入、使用和處置，又涉及資金支付結(jié)算事項(xiàng)。以制造業(yè)為例，企業(yè)的采購業(yè)務(wù)內(nèi)容主要包括：（一）生產(chǎn)或管理部門根據(jù)采購預(yù)算或計(jì)劃提出采購申請。企業(yè)的生產(chǎn)計(jì)劃部門一般會根據(jù)顧客訂單或者對銷售預(yù)測和存貨需求來分析決定生產(chǎn)授權(quán)，簽發(fā)預(yù)先編號的生產(chǎn)通知單和材料需求報(bào)告。（二）對采購申請作出審批。審批人根據(jù)職責(zé)、權(quán)限等程序?qū)Σ少徤暾堊鞒鰧徟＃ㄈ?shí)施采購。采購的過程包括聯(lián)系商家、談判、簽訂采購合同等。采購合同應(yīng)預(yù)先編號并經(jīng)過被授權(quán)的采購人員簽名。（四）驗(yàn)收商品或勞務(wù)。采購物資或接受勞務(wù)后理應(yīng)對著訂單或購貨合同進(jìn)行驗(yàn)收，由獨(dú)立部門或人員對貨物或勞務(wù)進(jìn)行品種、規(guī)格、數(shù)量和其他內(nèi)容進(jìn)行核實(shí)，并出具驗(yàn)收證明資料。（五）支付款項(xiàng)。（六）進(jìn)行賬務(wù)處理。以支票結(jié)算為例，在手工系統(tǒng)下，會計(jì)部門應(yīng)根據(jù)已簽發(fā)的支票編制付款記賬憑證，并據(jù)以登記銀行存款日記賬及其相關(guān)賬薄。（七）對采購工作進(jìn)行檢查和評價(jià)。

二、采購控制制度的具體設(shè)計(jì)。根據(jù)《內(nèi)部會計(jì)控制規(guī)范――采購與付款（試行）》的要求，實(shí)現(xiàn)企業(yè)采購業(yè)務(wù)的控制目標(biāo)，單位應(yīng)建立以下制度。（一）采購業(yè)務(wù)崗位分工制度。只有進(jìn)行了科學(xué)的崗位分工，才能有效預(yù)防采購業(yè)務(wù)的中的弊端，保證采購業(yè)務(wù)活動(dòng)的合法性、合理性和經(jīng)濟(jì)性。（二）采購業(yè)務(wù)授權(quán)批準(zhǔn)制度。（三）請購制度。企業(yè)應(yīng)建立采購申請制度，依據(jù)購置物品或勞務(wù)類型，確定管理部門，授予相應(yīng)的請購權(quán)。（四）采購業(yè)務(wù)審批制度。對于超預(yù)算和預(yù)算外的采購項(xiàng)目，應(yīng)明確審批程序，由審批人根據(jù)其職責(zé)、權(quán)限以及單位實(shí)際需要對請購申請進(jìn)行審批。（五）采購業(yè)務(wù)驗(yàn)收制度。（六）采購業(yè)務(wù)付款制度。（七）采購業(yè)務(wù)監(jiān)督檢查制度。企業(yè)應(yīng)建立采購業(yè)務(wù)內(nèi)部會計(jì)控制的監(jiān)督檢查制度，明確監(jiān)督檢查機(jī)關(guān)或人員的職責(zé)權(quán)限，定期或不定期地進(jìn)行檢查。

三、采購業(yè)務(wù)的具體內(nèi)部控制方法。以制造業(yè)企業(yè)為例，一般而言，我們把采購業(yè)務(wù)的環(huán)節(jié)歸納為采購預(yù)算、請購、采購作業(yè)、驗(yàn)收入庫、貨款結(jié)算、賬務(wù)處理及檢查分析與評價(jià)六個(gè)環(huán)節(jié)。如下圖所示。

（一）采購預(yù)算。采購預(yù)算是根據(jù)銷售計(jì)劃或生產(chǎn)進(jìn)度，由使用部門填報(bào)“采購預(yù)算申請單”，經(jīng)有關(guān)部門核準(zhǔn)后，交采購部門編制。該環(huán)節(jié)具體控制工作有以下幾個(gè)方面。1、劃分申請采購部門。對于常備原料和生產(chǎn)用常備物料，通常由使用或倉儲部門提出申請；對于常備物料中非生產(chǎn)用物料和非常不物料，可以由總務(wù)部門提出申請。2、采購預(yù)算編制。采購預(yù)算編制依據(jù)是個(gè)申請采購單位已獲批準(zhǔn)的“申請采購單”。采購預(yù)算內(nèi)容包括采購品名、規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、單位價(jià)格等。3、采購預(yù)算批準(zhǔn)。采購預(yù)算批準(zhǔn)需要經(jīng)過單位預(yù)算管理委員會通過。如果單位未建立全面預(yù)算管理體制，單位主要原料及其他金額較大的存貨采購應(yīng)有總經(jīng)理、主管存貨采購的副總經(jīng)理、“三總”（總工程師、總經(jīng)濟(jì)師、總會計(jì)師）和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人通過會議或聯(lián)審等形式進(jìn)行集體決策。（二）請購。采購部門收到請購單后和在最終發(fā)出購貨訂單前都必須對于對該數(shù)量、訂購對象及發(fā)出購貨訂單時(shí)間三個(gè)方面做出決定。請購環(huán)節(jié)應(yīng)從以下方面進(jìn)行控制。1、采購申請控制。有關(guān)部門或人員應(yīng)按以銷定產(chǎn)和庫存合理的原則，根據(jù)單位預(yù)算和實(shí)際情況，及時(shí)向有關(guān)部門提出采購申請。凡是不需用、不急用的材料一律不得采購或提前采購。2、審批控制。審批人根據(jù)職責(zé)、權(quán)限和程序?qū)Σ少徤暾堖M(jìn)行審批。對不符合規(guī)定的采購申請，審批人應(yīng)該要求請購人調(diào)整采購內(nèi)容或拒絕批準(zhǔn)。（三）采購。采購作業(yè)是以審批過的請購為依據(jù)實(shí)施采購的過程，在這一過程中要決定供應(yīng)商、采購價(jià)格、簽訂合同等事情，它是整個(gè)采購環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)。1、供應(yīng)商的選擇。選擇供應(yīng)商不僅要貨比三家，而且更要注意從企業(yè)的戰(zhàn)略出發(fā)，考慮原材料供應(yīng)的長期性、穩(wěn)定性。2、采購價(jià)格的控制。采購價(jià)格是最容易出現(xiàn)違紀(jì)、違規(guī)問題的環(huán)節(jié)。采購價(jià)格的控制需從組織、程序、授權(quán)與批準(zhǔn)等方面進(jìn)行控制。通常要首先控制制定價(jià)格的標(biāo)準(zhǔn)，可以考慮成本項(xiàng)目、價(jià)格制定方法等因素。3、采購數(shù)量、時(shí)間的控制。采購數(shù)量控制是對訂購多少的控制。采購數(shù)量多，價(jià)格就便宜，但不是采購越多就越好。對采購數(shù)量的控制，采購部門應(yīng)對每一份請購單審查其請購數(shù)量是否在控制限額的范圍內(nèi)。（四）驗(yàn)收。驗(yàn)收從以下兩個(gè)方面進(jìn)行。1、憑證審核。憑證審核的內(nèi)容包括對入庫存貨的相關(guān)憑證加以確認(rèn)。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與采購和生產(chǎn)部門聯(lián)系，并采取相應(yīng)的措施。2、數(shù)量、質(zhì)量的檢驗(yàn)。對數(shù)量的檢驗(yàn)包括實(shí)際交貨量與交貨通知單的數(shù)量是否一致；實(shí)際數(shù)量與訂貨單副本數(shù)量是否一致；實(shí)際交貨量是否能達(dá)到生產(chǎn)作業(yè)計(jì)劃中的需要量等。（五）付款。付款環(huán)節(jié)則側(cè)重于現(xiàn)金流控制。付款申請由債權(quán)人已經(jīng)銷售發(fā)票提出，送交采購部門的采購人員，采購人員報(bào)采購部門主管審批，經(jīng)審批后的材料報(bào)送財(cái)會部門審核，審核無誤后，由出納直接付款。（六）采購業(yè)務(wù)檢查分析與評價(jià)。單位應(yīng)定期與供應(yīng)商和對應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、預(yù)付賬款等往來款項(xiàng)。如有不符，應(yīng)查明原因，及時(shí)處理。采購與付款業(yè)務(wù)監(jiān)督檢查的內(nèi)容包括：采購與付款業(yè)務(wù)相關(guān)崗位與人員的設(shè)置情況，采購與付款業(yè)務(wù)授權(quán)審批制度的執(zhí)行情況，采購與付款業(yè)務(wù)驗(yàn)收制度的執(zhí)行情況，應(yīng)付賬款與預(yù)付賬款的管理。

作者單位：范麗娜 河北定興第一中學(xué)

姜永濤 華北電力大學(xué)科技學(xué)院動(dòng)力系

參考文獻(xiàn)：

[1]國際內(nèi)部控制師協(xié)會（IIA）著.內(nèi)部控制實(shí)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)[M].中國內(nèi)部控制協(xié)會編譯.北京:中國時(shí)代經(jīng)濟(jì)出版社,2003.

篇7

[關(guān)鍵詞]采購與付款業(yè)務(wù)流程；內(nèi)控

采購過程透明化、標(biāo)準(zhǔn)化,讓采購的每一個(gè)過程均留下痕跡,讓每一個(gè)業(yè)務(wù)都可追溯,對降低采購成本有舉足輕重的作用,是企業(yè)內(nèi)控制度的需要,本文擬以采購業(yè)務(wù)流程為線索,探討ERP環(huán)境下購貨與付款業(yè)務(wù)流程的內(nèi)部控制設(shè)計(jì)。

一、傳統(tǒng)方式的采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)控的局限性

由于技術(shù)條件的限制,目前我國大多數(shù)企業(yè)的采購與付款主要通過人工操作實(shí)施內(nèi)控。在現(xiàn)代企業(yè)中,僅僅依靠這些傳統(tǒng)的手段無法滿足內(nèi)控的要求,其存在的局限主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面:

1.控制效率低下。在相互牽制、相互核對、檢查監(jiān)督等重要的內(nèi)容措施實(shí)施過程中,包含大量的信息提取、傳輸和校驗(yàn)等工作,這些工作大多依靠手工進(jìn)行?，F(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營環(huán)境復(fù)雜、經(jīng)營內(nèi)容廣泛、地理分布遼闊,管理的區(qū)域越來越寬,管理的內(nèi)容越來越多,信息處理工作量非常大。如果采用傳統(tǒng)手段,效率低、速度慢、準(zhǔn)確度差,需要花費(fèi)大量的人力物力?，F(xiàn)代經(jīng)濟(jì)學(xué)理論認(rèn)為,制度能否得到有效執(zhí)行的一個(gè)關(guān)鍵因素在于其交易成本的高低,因此,工作效率及經(jīng)濟(jì)效率低下可能造成企業(yè)的內(nèi)控制度流于形式。

2.難以避免主觀因素的影響?，F(xiàn)代企業(yè)提倡“以人為本”的管理理念,因此在制度的制定和執(zhí)行過程中不能忽視人性的弱點(diǎn)。在我國企業(yè),通過人工進(jìn)行內(nèi)控難以逾越以下兩個(gè)障礙,給企業(yè)留下風(fēng)險(xiǎn)隱患:(1)人情障礙。我國社會有重視人情關(guān)系的文化傳統(tǒng),在對關(guān)鍵環(huán)節(jié)的控制中,難免發(fā)生由于控制人“抹不開面子、邁不開人情”而喪失原則的情況。(2)素質(zhì)障礙。員工在內(nèi)控程序執(zhí)行過程中,由于各人業(yè)務(wù)素質(zhì)的差異,難免發(fā)生錯(cuò)誤或疏漏。

3.采購過程難以透明化、標(biāo)準(zhǔn)化。因在手工狀態(tài)下,對單據(jù)的查詢、追溯難度很大,難以實(shí)現(xiàn)采購信息透明化,因人為操作,雖制訂了相關(guān)的制度,但對其執(zhí)行的考核難發(fā)操作,故相關(guān)制度難免不流于形式,更談不上標(biāo)準(zhǔn)化采購。

二、利用ERP系統(tǒng)進(jìn)行內(nèi)控的優(yōu)勢

利用ERP系統(tǒng)進(jìn)行內(nèi)控可以有效彌補(bǔ)現(xiàn)有人工控制的缺陷:

1.通過ERP系統(tǒng)的建立,統(tǒng)一了信息平臺,使業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)均來源于一個(gè)平臺,保證了數(shù)據(jù)的唯一性。

2.在統(tǒng)一的平臺上工作,極大地提高了工作效率。

3.將業(yè)務(wù)流程通過ERP軟件系統(tǒng)固化了業(yè)務(wù)流程并實(shí)施控制,可以克服人為因素的干擾,做到一絲不茍、鐵面無私。

4.因采購與付款的業(yè)務(wù)過程可以通過ERP系統(tǒng)追溯查詢,采購信息通過ERP系統(tǒng)公開化、透明化。

三、如何實(shí)現(xiàn)ERP下的采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)控

ERP環(huán)境下的購貨與付款業(yè)務(wù)是優(yōu)化了材料采購和物資審批流程實(shí)施辦法以及財(cái)務(wù)工作業(yè)務(wù)流程、操作流程等,優(yōu)化了資金支出審批流程,提高了應(yīng)對市場變化的反應(yīng)能力和財(cái)務(wù)管理水平。通過崗位設(shè)置,將請購、審批、詢價(jià)、比價(jià)、采購、驗(yàn)收、付款等崗位職責(zé)分離,從形式上保證了相應(yīng)的獨(dú)立性,將請購、采購、驗(yàn)收、庫房管理全部信息化,關(guān)鍵環(huán)節(jié)均留下可追溯的痕跡,做到采購全員監(jiān)督透明化管理,使公司物流管理更精細(xì),相關(guān)內(nèi)控制度得到更有效的保證和執(zhí)行。具體業(yè)務(wù)流程如下:

1.請購與審批

該業(yè)務(wù)流程是:對專用物資的請購,由物資需求部門指定專人根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃進(jìn)行請購,在ERP系統(tǒng)內(nèi)錄入請購單,根據(jù)物資用途注明請購類型、質(zhì)量等級、規(guī)格、數(shù)量、相關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)、到貨時(shí)間等,由部門負(fù)責(zé)人審核請購物資的必要性和準(zhǔn)確性,根據(jù)不同請購類型指定請購類型審核負(fù)責(zé)人,對該類型的請購合理性進(jìn)行審核。

對通用物資的請購,在存貨管理模塊中預(yù)設(shè)本企業(yè)倉庫最低存貨量,只要現(xiàn)有庫存達(dá)到再訂購點(diǎn)就可以自動(dòng)提出采購申請,由倉庫負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。

為確保內(nèi)部控制程序的有效實(shí)施,在ERP系統(tǒng)中,應(yīng)統(tǒng)籌考慮符合內(nèi)部控制要求的職責(zé)分工,請購與審批不能為同一人;請購權(quán)限的設(shè)定、請購項(xiàng)目的范圍、請購商品價(jià)格的預(yù)先設(shè)定和請購單的編制權(quán)限,應(yīng)由具有相應(yīng)授權(quán)的獨(dú)立部門和人員分別執(zhí)行,ERP系統(tǒng)內(nèi)的經(jīng)濟(jì)進(jìn)貨量和最低存貨采購量的修改和增加必須附有相關(guān)批準(zhǔn)文件。

在ERP環(huán)境下,系統(tǒng)應(yīng)內(nèi)置嚴(yán)格的請購業(yè)務(wù)批準(zhǔn)程序,并且這種程序可以在ERP系統(tǒng)定制固化。應(yīng)內(nèi)置的批準(zhǔn)程序包括符合企業(yè)請購政策的業(yè)務(wù)批準(zhǔn)程序和不符合企業(yè)請購政策的業(yè)務(wù)的特殊批準(zhǔn)權(quán)限授權(quán)。符合企業(yè)請購政策的業(yè)務(wù)批準(zhǔn)程序包括采購量的審批和采購價(jià)格政策預(yù)前審批。在審核請購商品的品種、規(guī)格和數(shù)量時(shí),應(yīng)充分利用ERP的集成性,調(diào)用生產(chǎn)制造和進(jìn)銷存等模塊的信息,設(shè)置不合格品種、規(guī)格和數(shù)量短缺報(bào)警機(jī)制,避免給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失。

請購流程保證了物資采購從源頭得到控制

2.詢價(jià)與確定供應(yīng)商,采購合同的訂立與審核

采購部門在收到請購單后,對經(jīng)過批準(zhǔn)的請購單發(fā)出訂購單。對每張訂購單采購部門應(yīng)在確定的合格供應(yīng)商中進(jìn)行詢價(jià)。對一些大額、重要采購項(xiàng)目,應(yīng)采用競價(jià)方式確定供應(yīng)商,以保證供貨的質(zhì)量、及時(shí)性和成本的低廉。詢價(jià)與確定供應(yīng)商崗位應(yīng)分離,不能為同一人。訂購單的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括:商品的品名、數(shù)量、價(jià)格、廠商名稱和地址。ERP采購系統(tǒng)雖是一個(gè)有效的采購平臺,但即使如此,供應(yīng)商的評估、選擇、談判、合同的簽訂等各個(gè)過程也需要用制度加以規(guī)范。ERP系統(tǒng)內(nèi)供應(yīng)商的資信、到貨率直接影響到對供應(yīng)商的評估,所以供應(yīng)商信息資料需要專人維護(hù),應(yīng)建立有效的供應(yīng)商評審機(jī)制,只有評審合格的供應(yīng)商才能進(jìn)入供應(yīng)商目錄。評估程序的不當(dāng)或資料的不準(zhǔn)確容易造成選擇供應(yīng)商的不恰當(dāng),由此形成的不能供按時(shí)、保質(zhì)保量供貨便是這一環(huán)節(jié)所面臨的風(fēng)險(xiǎn)。

在ERP環(huán)境下,系統(tǒng)應(yīng)內(nèi)置嚴(yán)格的審核程序,確保訂購單所列內(nèi)容的完整性和可接受性,該程序的使用應(yīng)由企業(yè)預(yù)先制定的最佳信息提供支持,該模塊應(yīng)當(dāng)具備及時(shí)更新的內(nèi)容。例如,某種商品近期的市場價(jià)格(或可接受價(jià)格的高低范圍)、規(guī)格、型號以及供應(yīng)商的距離、信譽(yù)等。為確保信息更新的準(zhǔn)確與及時(shí),同樣信息的更新必須由特別授權(quán)的人員進(jìn)行修改并附相應(yīng)的文件。在ERP系統(tǒng)中,在接收到已批準(zhǔn)的請購單之后,系統(tǒng)會自動(dòng)生成訂貨單并連續(xù)編號,經(jīng)系統(tǒng)連續(xù)編號的訂貨單在經(jīng)授權(quán)的采購人員確認(rèn)之后形成正式的采購訂單和采購合同,采購合同經(jīng)審批后生效,采購訂單會自動(dòng)分別傳送至檢驗(yàn)部門、倉庫管理部門、請購部門、財(cái)務(wù)部門。采購合同信息和采購訂單信息一致,采購合同除包含采購訂單具有的所有信息外,還具有更詳盡的付款信息和質(zhì)量保證信息等,采購合同作為物流和資金流聯(lián)系的紐帶,而采購訂單主要是物資信息,和在ERP內(nèi)將規(guī)定的內(nèi)部審核機(jī)制固化在系統(tǒng)內(nèi)上,應(yīng)嚴(yán)格單據(jù)完整性檢查,審核項(xiàng)目不完整的單據(jù)將不能流轉(zhuǎn)到下一步驟。采購合同的訂立和審核不能為同一人。

3.驗(yàn)收商品

驗(yàn)收部門接受有效的訂單代表企業(yè)接收供應(yīng)商發(fā)運(yùn)來的商品,驗(yàn)收應(yīng)當(dāng)逐一比較所收商品與訂購單的要求是否相符,如商品的品名、說明、數(shù)量、到貨時(shí)間等,然后盤點(diǎn)商品并檢查商品是否符合質(zhì)量要求。

驗(yàn)收是采購業(yè)務(wù)的重要控制環(huán)節(jié),ERP系統(tǒng)中應(yīng)當(dāng)控制所收商品與訂單所列內(nèi)容相一致。驗(yàn)貨入庫后相關(guān)的采購單在ERP內(nèi)部也會進(jìn)行自動(dòng)檢查,當(dāng)差異超過了預(yù)先設(shè)置的界限時(shí)將會被拒收。只要實(shí)現(xiàn)了收貨員、驗(yàn)貨員與記賬員的不相容職責(zé)分離,這一環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)是較小的。

為了防止驗(yàn)收部門無法驗(yàn)證某些特殊商品(例如化工產(chǎn)品)是否符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),ERP系統(tǒng)中規(guī)定特殊商品的驗(yàn)收必須經(jīng)授權(quán)的人員檢驗(yàn)方可確認(rèn)驗(yàn)收。驗(yàn)收之后,驗(yàn)收部門在ERP系統(tǒng)中應(yīng)對根據(jù)采購訂單生成的收貨單點(diǎn)擊確認(rèn),并由此生成連續(xù)的驗(yàn)收單,作為驗(yàn)收和檢驗(yàn)商品的依據(jù)(特殊商品還需授權(quán)人員確認(rèn)),驗(yàn)收合格的物資自動(dòng)傳送給倉庫部門作為其入庫的依據(jù)。與此同時(shí),系統(tǒng)還會將生成的驗(yàn)收單傳輸至財(cái)務(wù)部門,以備付款。

4.儲存已驗(yàn)收的商品

本環(huán)節(jié)理想的控制程序是:單獨(dú)設(shè)立存放商品的存儲區(qū),確保實(shí)物資產(chǎn)的安全與完整。實(shí)行資產(chǎn)的保管與采購的其他職責(zé)相分離,減少未經(jīng)授權(quán)的采購和盜用商品的風(fēng)險(xiǎn)。在ERP系統(tǒng)中預(yù)設(shè)定期盤點(diǎn)提醒模塊,對已經(jīng)到期的商品的盤點(diǎn)工作,應(yīng)由不同的部門來履行。

5.付款控制

企業(yè)財(cái)會部門在辦理付款業(yè)務(wù)時(shí),應(yīng)當(dāng)對采購合同約定的付款條件以及采購發(fā)票、結(jié)算憑證、檢驗(yàn)報(bào)告、計(jì)量報(bào)告和驗(yàn)收證明等相關(guān)憑證的真實(shí)性、完整性、合法性及合規(guī)性進(jìn)行嚴(yán)格審核。

為了降低編制付款單過程中出現(xiàn)的遺漏、重復(fù)、錯(cuò)誤計(jì)價(jià)或其他差錯(cuò)風(fēng)險(xiǎn),付款單應(yīng)由系統(tǒng)根據(jù)采購合同給定的付款時(shí)間結(jié)合入庫單、驗(yàn)收單、采購發(fā)票自動(dòng)生成。系統(tǒng)中的付款單應(yīng)記錄采購合同號,以便于體現(xiàn)合同與付款兩者之間的勾稽關(guān)系。開具付款單前系統(tǒng)內(nèi)部程序應(yīng)能自動(dòng)核查入庫單、驗(yàn)收單、采購發(fā)票的完整性。在職責(zé)劃分上,開具付款單業(yè)務(wù)與存貨保管業(yè)務(wù)、存貨驗(yàn)收業(yè)務(wù)和編制采購合同業(yè)務(wù)是不相容職務(wù),不能由同一人執(zhí)行。

6.發(fā)票過賬

財(cái)務(wù)部門收到采購部門傳來的采購發(fā)票應(yīng)核對:①確認(rèn)供應(yīng)商發(fā)票的內(nèi)容與請購單、合同、驗(yàn)收單、入庫單是否一致、完整,供應(yīng)商發(fā)票金額計(jì)算是否正確;②生成付款單計(jì)算的金額是否正確,是否有被授權(quán)人在憑單上確認(rèn)付款和延期辦理付款的日期。所有未付憑單應(yīng)保存在未付憑單部門的未付憑單檔案中,以待日后付款。

為確認(rèn)購貨的真實(shí)性、確保購貨記錄的完整性、保證業(yè)務(wù)估價(jià)與分?jǐn)偟恼_性,ERP系統(tǒng)應(yīng)具備單據(jù)追蹤能力,在購貨系統(tǒng)生成總賬所需憑證時(shí),應(yīng)能聯(lián)查驗(yàn)收單、訂單、入庫單等,保證記錄購貨程序的完整性。

7.付款

為防止審批手續(xù)不全、賬戶信息錯(cuò)誤帶來的不應(yīng)有損失,財(cái)務(wù)部門授權(quán)的人員應(yīng)審核已簽發(fā)支票的總額與所處理的付款憑單的總額是否一致。此環(huán)節(jié)在確保系統(tǒng)形成的金額下付款,支付風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)當(dāng)較小。

綜上所述,全面、有效的內(nèi)控離不開信息手段與傳統(tǒng)手段的協(xié)調(diào)配合。ERP系統(tǒng)可以方便地實(shí)現(xiàn)各個(gè)不同業(yè)務(wù)模塊之間信息的即時(shí)傳遞,可以使企業(yè)的內(nèi)控體系實(shí)時(shí)反映運(yùn)營狀況,將內(nèi)部控制在事前、事中、事后都能得以很好的控制,相比手工狀態(tài)的內(nèi)控有質(zhì)的飛躍。但是,技術(shù)不是萬能的。首先,并不是所有的控制目標(biāo)都可以量化,也不是所有的控制手段都可以通過程序進(jìn)行模擬。僅憑ERP系統(tǒng)不能保證萬無一失。其次,ERP系統(tǒng)只是一種工具,能否發(fā)揮作用取決于管理當(dāng)局的支持程度、系統(tǒng)使用者的素質(zhì)和態(tài)度以及企業(yè)的文化傳統(tǒng)、經(jīng)營方式等環(huán)境因素。因此,只有將管理思想與信息技術(shù)完美結(jié)合在一起,才是企業(yè)內(nèi)控有效的解決之道。

篇8

1、建立完善了一套完整的物資管理制度，包括物資的目標(biāo)管理制度、物資的供應(yīng)和使用制度及獎(jiǎng)罰制度。使得物資的采購、加工、運(yùn)輸、儲備、供應(yīng)、回收和處理得到了有效的控制、監(jiān)督和考核，順利實(shí)現(xiàn)當(dāng)期施工任務(wù)和物資效益的合理化。此外，對物資管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)及考核，實(shí)行獎(jiǎng)罰并重的原側(cè)，進(jìn)一步提升了物資管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

2、把好物資采購關(guān)。要建立以領(lǐng)導(dǎo)分工負(fù)責(zé)，由財(cái)務(wù)、倉庫及采購人員組織的審查小組，嚴(yán)格審查材料采購合同，對采購物資實(shí)行三對比的辦法，即比材料質(zhì)量、比運(yùn)距，堅(jiān)持質(zhì)量擇優(yōu)而選、價(jià)格擇廉而買、路途擇近而運(yùn)的原則，此外，采購人員還必須做到腿勤、眼勤、嘴勤，熟悉市場行情，掌握市場動(dòng)態(tài)。在采購具體材料前首先要向供料單位索取產(chǎn)品合格證或出廠質(zhì)量證明單，并對證明單上所列各種材料、質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格認(rèn)真審查，將證明單、合格證或試驗(yàn)單送交驗(yàn)收人員和資料員。采購、調(diào)撥人員在采購中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題和解決情況要作詳細(xì)記錄以便備查，對各種材質(zhì)證明要有登記和簽收手續(xù)。

3、嚴(yán)格物資進(jìn)場驗(yàn)收制度。大宗材料一律由現(xiàn)場收料員、領(lǐng)工員和班組長共同驗(yàn)收，做好試驗(yàn)并建立臺帳，其它材料由保管員驗(yàn)收入庫。物資到場后，由現(xiàn)場材料員就其質(zhì)量和數(shù)量進(jìn)行檢查、驗(yàn)收并辦理手續(xù)?，F(xiàn)場材料員、管理員對進(jìn)場入庫材料要嚴(yán)格執(zhí)行驗(yàn)規(guī)格、驗(yàn)品種、驗(yàn)質(zhì)量、驗(yàn)數(shù)量的四驗(yàn)制度，明確了在以下情況下的物資不予驗(yàn)收：(1)呆滯積壓、質(zhì)量低劣的材料；(2)無使用對象的特殊材料；(3)超儲備定額懸殊的一般材料；(4)打短線物資應(yīng)視生產(chǎn)施工的需要，不能超過3-12個(gè)月的用量，超出者不予驗(yàn)收；(5)成件包裝物資要進(jìn)行抽查，凡質(zhì)量、數(shù)量等與收料單不相符的不予驗(yàn)收。

4、做好進(jìn)場入庫物資的保管工作，減少損失和浪費(fèi)，防止流失。根據(jù)各類材料的特點(diǎn)，采取有效的保管措施，建立健全保管制度，標(biāo)識牌完好無缺。做到先進(jìn)先用，對于各種工料應(yīng)采取隨班組轉(zhuǎn)移的辦法，按定額配備，增強(qiáng)職工的責(zé)任感，減少丟失和避免混用，情節(jié)嚴(yán)重的要給予重罰款。倉儲材料按不同規(guī)格科學(xué)合理擺放，標(biāo)志鮮明，便于存取、查點(diǎn)。為了保證倉庫安全和材料不致變形，按材料性能分門別類，按類分庫，采取相應(yīng)措施做好防滲、防潮、防腐、防火、防老化等工作。

存在的主要問題

1、由于物資工作項(xiàng)目雜、量大，雖然堅(jiān)持完成了各項(xiàng)工作，但還沒有完全做到面面俱到，一些工作中存在“差不多”思想。

2、整體業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)水平還有待進(jìn)一步提高。

下半年工作重點(diǎn)

1、一如既往，積極探討物資供應(yīng)路子，不斷完善公司物資供應(yīng)的規(guī)范管理。

2、進(jìn)一步規(guī)范落實(shí)本部門的崗位職責(zé)、工作要求和工作標(biāo)準(zhǔn)、物資倉儲管理、勞動(dòng)紀(jì)律、質(zhì)量信息等目標(biāo)任務(wù)。

3、進(jìn)一步增強(qiáng)服務(wù)于生產(chǎn)一線意識，把牢進(jìn)貨計(jì)劃關(guān)和質(zhì)量關(guān)，杜絕無計(jì)劃不審批進(jìn)貨、超計(jì)劃和重復(fù)進(jìn)貨，嚴(yán)格控制物資儲備定額，認(rèn)真篩選合格的供貨廠商，積極配合技術(shù)部門把好質(zhì)量關(guān)。

篇9

【關(guān)鍵詞】全面加強(qiáng)財(cái)務(wù)工作采購管理庫存管理

隨著公司規(guī)模的擴(kuò)大及內(nèi)部控制的需求，各公司的財(cái)控工作已更進(jìn)一層滲透到公司的每一個(gè)角落，并已在實(shí)際工作中取得一定的成績。在公司財(cái)務(wù)控制中，物資管理問題已變得十分突出。本人結(jié)合各法規(guī)的學(xué)習(xí)心得及實(shí)際工作，針對物流控制的課題談?wù)劰P者的觀點(diǎn)：

一、全面加強(qiáng)財(cái)務(wù)工作

1.要有全面財(cái)務(wù)管理及實(shí)際操作經(jīng)驗(yàn)的主管執(zhí)行此工作。他的做法及改革思路在很大程度上就代表公司財(cái)務(wù)管理的發(fā)展方向。同時(shí)要賦予他人相應(yīng)的職權(quán)，以便開展工作。

2.財(cái)會部門的會計(jì)人員要明確分工，建立崗位責(zé)任制，做到人人有壓力，事事有人管。當(dāng)然同時(shí)應(yīng)建立相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，這樣才有利于長期提高工作積極性，發(fā)揮每一個(gè)會計(jì)人員良好的職業(yè)道德作風(fēng)。

3.會計(jì)人員要做到所管轄的賬目、賬賬、賬物相符，及時(shí)保質(zhì)保量地上報(bào)各項(xiàng)財(cái)務(wù)報(bào)表，真實(shí)合法地提供各項(xiàng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。

4.認(rèn)真履行財(cái)務(wù)監(jiān)控職能，與相關(guān)部門建立好物資單據(jù)的交接、監(jiān)管、控制的管理體系，與物資設(shè)備管理部門、采購供應(yīng)部門、產(chǎn)品銷售部門要經(jīng)常溝通，及時(shí)協(xié)調(diào)，形成制度。發(fā)現(xiàn)問題，做到有規(guī)可循、有章可依，嚴(yán)格按制度辦事。

5.加強(qiáng)成本核算，嚴(yán)格各種支出費(fèi)用審計(jì)，定期搞好財(cái)務(wù)分析，及時(shí)反映資金物化運(yùn)動(dòng)中各環(huán)節(jié)情況，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)參謀。

二、加強(qiáng)采購管理

1.選擇合格稱職的采購人員。一個(gè)好的采購員既要了解公司的經(jīng)營和生產(chǎn)，還要掌握原材料的性能知識，了解原材料的市場行情，熟悉財(cái)務(wù)制度。為加強(qiáng)控制，有關(guān)管理人員同樣要熟悉市場、銷售渠道及有關(guān)知識。發(fā)現(xiàn)采購人員有違規(guī)舞弊行為應(yīng)立即調(diào)離崗位，及時(shí)處理，甚至除名，決不姑息，決不能讓其在經(jīng)濟(jì)上占有任何便宜，并追究責(zé)任。

2.建立物資采購計(jì)劃和審批制度。公司在總體計(jì)劃的基礎(chǔ)上有具體的采購供應(yīng)計(jì)劃。具體物資采購時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照“先申請、審批再采購”的原則辦事。無申報(bào)審批手續(xù)的，倉庫不予驗(yàn)收，財(cái)務(wù)不予報(bào)賬，一切經(jīng)濟(jì)責(zé)任自負(fù)?！跋葦睾笞唷钡淖龇ǎ蕴降?。否則，“例外”的事情屢禁不止。

3.加強(qiáng)采購質(zhì)量管理。要使公司的產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定，必須使用質(zhì)量穩(wěn)定的原材料。管理人員應(yīng)對常用的原材料按照公司的產(chǎn)品質(zhì)量要求制定標(biāo)準(zhǔn)采購規(guī)格，并分送采購員，供應(yīng)商，倉庫驗(yàn)收員和有關(guān)管理人員。若采購員所進(jìn)物資質(zhì)量不符合標(biāo)準(zhǔn)采購規(guī)格所提出的物資質(zhì)量要求，倉庫可以拒絕驗(yàn)收供應(yīng)商的貨物，并予以退回，經(jīng)濟(jì)責(zé)任自負(fù)，或采取價(jià)格折讓的方式。

4.加強(qiáng)采購間隔時(shí)間和采購數(shù)量管理。物資采購數(shù)量應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)狀況和庫存量的變化來決定，科學(xué)地制定合理采購間隔時(shí)間和原材料采購量，對企業(yè)減少積壓、降低成本是至關(guān)重要的?；驹瓌t是既保證原材料的充足供應(yīng)又無過多的剩余及過長時(shí)間的積壓。

5.采購價(jià)格的控制。原材料價(jià)格的高低直接影響公司直接成本和效益，應(yīng)做到貨比三家。在確定供應(yīng)商及價(jià)格前對市場行情進(jìn)行廣泛調(diào)查，以取得公平、公開、保質(zhì)、低價(jià)的效果。另外，不管采購的物品價(jià)值大小，首先要有索取增值稅發(fā)票的概念。索取增值稅發(fā)票也是降低成本的一個(gè)方面。

三、強(qiáng)化物資的驗(yàn)收、儲存管理

1.建立嚴(yán)格的驗(yàn)收制度。所采購物資按類別、規(guī)格、供貨單位、數(shù)量及破損進(jìn)行入庫前的驗(yàn)收，并按物料編號開具收料單辦理入庫手續(xù)，對加強(qiáng)物資控制是至關(guān)重要。手續(xù)雖繁瑣，不能隨意減而淡之。驗(yàn)收員一定要按操作程序進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后要在有關(guān)賬單上加蓋驗(yàn)收章并由采購員、質(zhì)檢員、驗(yàn)收員簽字，以及主管人員同意賬單金額付款簽字，形成連鎖控制。2.加強(qiáng)儲存管理。倉庫保管員對入庫物資井然有序地分門別類、擺放整齊，并定期檢查，及時(shí)整理。這樣可以克服庫房物資儲存管理的混亂，杜絕原料滯存時(shí)間過長變質(zhì)、偷盜丟失、私自挪用等不良現(xiàn)象的發(fā)生，保證企業(yè)成本控制，同時(shí)要建立健全有關(guān)規(guī)章制度，如貨品標(biāo)牌、保安、防火、衛(wèi)生等，進(jìn)行有效控制。

3.堅(jiān)持定期庫存盤點(diǎn)制度。庫存盤點(diǎn)能有效全面清點(diǎn)庫房的庫存物資，檢查原材料的實(shí)際存貨額是否與賬面額相符，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，以便實(shí)施有效控制。有條件的情況下，要求每季對庫存進(jìn)行一次盤點(diǎn)，但至少一年要一次全面盤點(diǎn)。盤點(diǎn)工作必須有財(cái)務(wù)人員參加，盤點(diǎn)時(shí)應(yīng)對每一種庫存物資進(jìn)行實(shí)際點(diǎn)數(shù)。實(shí)際存貨數(shù)與賬面庫存數(shù)進(jìn)行比較，計(jì)算庫存短缺率，與公司規(guī)定的短缺率進(jìn)行比較，按規(guī)定進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)或懲罰。

四、加強(qiáng)物資發(fā)放管理

1.憑單發(fā)放。領(lǐng)料單上準(zhǔn)確地記錄庫房向各部門發(fā)放物資的數(shù)量、經(jīng)辦人員及領(lǐng)導(dǎo)簽批，嚴(yán)格執(zhí)行憑單領(lǐng)料有利于杜絕無單領(lǐng)料，少報(bào)多領(lǐng)，控制庫房的庫存短缺，也有利于核算各部門的生產(chǎn)成本，控制原材料的種類和數(shù)量，減少各部門車間的積壓、耗費(fèi)。同時(shí)領(lǐng)料單及時(shí)上報(bào)財(cái)務(wù)部，有利于財(cái)務(wù)核算、監(jiān)督。同時(shí)領(lǐng)料的用途要注明清楚，以便財(cái)務(wù)核算準(zhǔn)確，費(fèi)用考核正確。

2.嚴(yán)格控制補(bǔ)發(fā)料。補(bǔ)料單要詳細(xì)注明其原因，并由主管領(lǐng)導(dǎo)簽批。由于用料等人為操作不當(dāng)造成的補(bǔ)料，應(yīng)追究他人責(zé)任，不可弄虛作假。

3.生產(chǎn)訂單完單分析。每月應(yīng)定期做完單分析，完工單要交財(cái)務(wù)部、生產(chǎn)控制、成品管理等相關(guān)部門。生產(chǎn)訂單數(shù)、實(shí)際投產(chǎn)數(shù)、合格品入庫數(shù)、不合格品數(shù)等逐一清楚，對提高投入產(chǎn)出率的分析及時(shí)提供了第一手資料。

4.提倡原材料主料盡用。雖然物料的領(lǐng)用控制是以生產(chǎn)訂單作依據(jù)的，但因?yàn)槲锪系陌b（如整卷、整筒、整包、整捆）等特殊原因可能造成主料有余，這時(shí)就應(yīng)提倡盡用，否則天長日久，余下的料就變成滯存料了，這樣還大大降低了生產(chǎn)成本及物料成本。至于可能與銷售部門所訂的銷售訂單收貨的正付比差造成了矛盾，但從公司利益出發(fā)，公司部門之間是可以妥善處理的。

五、加強(qiáng)成品庫房管理

1.建立嚴(yán)格的成品入庫制度。強(qiáng)化成品入庫制度是保證公司生產(chǎn)的產(chǎn)品都能產(chǎn)生收入。成本控制固然重要，但企業(yè)產(chǎn)品若不能如數(shù)入庫，則企業(yè)計(jì)劃的預(yù)期收入就會落空，成本控制的效率就不能實(shí)現(xiàn)。放松這一環(huán)節(jié)，就可能出現(xiàn)有的人內(nèi)外勾結(jié)，鉆制度空子，使公司資金、利潤流失。很多公司花錢上了ERP或其他物流控制的系統(tǒng)，只要按系統(tǒng)的要求操作，且嚴(yán)格有序，就能達(dá)到目標(biāo)。

篇10

關(guān)鍵詞：物資采購 三方驗(yàn)收 企業(yè)和諧

1.課題研究的意義

物資驗(yàn)收是物資采購的最后環(huán)節(jié)，不把好最后這一關(guān)，一旦偽劣、不合格的物資流入生產(chǎn)，后果不堪設(shè)想。它將會給企業(yè)造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失，甚至留下安全隱患。因此，煤炭企業(yè)必須強(qiáng)化物資驗(yàn)收管理工作。企業(yè)要加強(qiáng)物資驗(yàn)收管理，應(yīng)從三方面入手。

2.多舉并措推進(jìn)完善三方驗(yàn)收管理制度

2.1 制定完善的物資驗(yàn)收管理辦法

⑴聯(lián)合驗(yàn)收。成立驗(yàn)收小組，驗(yàn)收小組應(yīng)由以下成員組成：倉庫保管員、使用單位、修理廠。

⑵驗(yàn)收的原則。無計(jì)劃、超計(jì)劃不驗(yàn)收的原則；聯(lián)合驗(yàn)收的原則；驗(yàn)收人員簽字的原則；驗(yàn)收記錄存檔的原則。

⑶驗(yàn)收的準(zhǔn)則。①采購資料及資質(zhì)證件的驗(yàn)收。驗(yàn)收小組要認(rèn)真核對采購資料及資質(zhì)證件，要求必須證件齊全，采購資料與合同要求相符。②質(zhì)量的驗(yàn)收。到貨物資驗(yàn)收小組要按合同規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)協(xié)議等進(jìn)行驗(yàn)收。③數(shù)量的驗(yàn)收。物資數(shù)量原則上應(yīng)全部驗(yàn)收，按重量計(jì)量的全部檢斤稱重，按件數(shù)計(jì)算的全部點(diǎn)數(shù)，按理論換算的全部檢尺換算重量，以實(shí)際驗(yàn)收的結(jié)果為實(shí)收數(shù)量。一切物資均需按合同規(guī)定的計(jì)量方法進(jìn)行計(jì)量驗(yàn)收，在規(guī)定誤差范圍內(nèi)按實(shí)發(fā)數(shù)量驗(yàn)收進(jìn)賬，超過允許誤差率者，則作為數(shù)量不符處理。符合下列情況的可抽樣檢驗(yàn)：包裝嚴(yán)密，打開包裝容易損壞物資質(zhì)量或不易恢復(fù)原包裝的；供應(yīng)渠道穩(wěn)定，信譽(yù)度較高，供貨數(shù)量大，包裝完整無損的；理論換算的物資規(guī)格整齊的。抽檢比例不少于一次進(jìn)貨量的5%，抽樣的物資要有代表性，要按生產(chǎn)批次、規(guī)格型號的不同分別進(jìn)行抽檢。抽檢中發(fā)現(xiàn)不符合規(guī)定要求或有問題時(shí)，要進(jìn)行全部檢驗(yàn)。

⑷驗(yàn)收記錄及相關(guān)資料。物資驗(yàn)收后，及時(shí)填寫驗(yàn)收記錄，驗(yàn)收小組成員分別簽名。驗(yàn)收記錄要完整、準(zhǔn)確、清晰、客觀、真實(shí)地反映驗(yàn)收的全過程，用詞準(zhǔn)確恰當(dāng)，不主觀臆斷，模棱兩可。驗(yàn)收記錄及供方提供的必要證件，定期歸納、存檔。合格的驗(yàn)收記錄作為財(cái)務(wù)掛賬的依據(jù)。

⑸產(chǎn)品質(zhì)量跟蹤、追溯。對新供貨方所供物資發(fā)放后，在使用過程中進(jìn)行質(zhì)量跟蹤、追溯。填寫質(zhì)量信息反饋單，以便對發(fā)生的質(zhì)量問題及時(shí)處理。

⑹驗(yàn)收時(shí)間。一般物資（除外委檢驗(yàn)物資）無質(zhì)量異議的當(dāng)日驗(yàn)收完畢；大宗材料要在三日內(nèi)驗(yàn)收完畢；大型設(shè)備要在五日內(nèi)驗(yàn)收完畢；有質(zhì)量異議的物資，放入待驗(yàn)區(qū)，請有關(guān)部門鑒定，時(shí)間不超過七天。

⑺責(zé)任追究及獎(jiǎng)罰。驗(yàn)收小組成員明確責(zé)任，各負(fù)其責(zé)，互相監(jiān)督。因責(zé)任心不強(qiáng)或弄虛作假而造成入庫物資質(zhì)量不合格，數(shù)量短缺的，對直接責(zé)任者免職、調(diào)離工作崗位并處以相應(yīng)額度的罰款，對間接責(zé)任者處以相應(yīng)額度的罰款；對堅(jiān)持原則嚴(yán)格驗(yàn)收，拒收不合格物資的驗(yàn)收人員，根據(jù)拒收物資額度給予相應(yīng)獎(jiǎng)勵(lì)。

2.2 創(chuàng)建一個(gè)完善必要的計(jì)量、檢測條件

隨著科技的進(jìn)步，現(xiàn)代化企業(yè)管理的升級，安全理念的提升，企業(yè)生產(chǎn)對物資的需求更注重的是物資內(nèi)在質(zhì)量及其性能，這對物資驗(yàn)收工作提出了更高的要求，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營的需要及時(shí)增添計(jì)量、檢測所需的儀器、設(shè)施等，加強(qiáng)檢測手段。若企業(yè)不具備檢測條件，而要求強(qiáng)制檢測的物資，送國家指定的專業(yè)檢測機(jī)構(gòu)檢測。另外，還應(yīng)當(dāng)定期對驗(yàn)收人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的技術(shù)、檢測方法。

2.3 驗(yàn)收人員應(yīng)具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德

⑴愛崗敬業(yè)。驗(yàn)收人員必須熱愛自己的崗位，有高度的責(zé)任感，不怕吃苦、不怕臟、不怕累。

⑵不斷學(xué)習(xí)。當(dāng)今社會，是科技時(shí)代、知識時(shí)代。新物資、新產(chǎn)品不斷地涌現(xiàn)，要想盡快地去認(rèn)知、熟悉，就必須不斷地學(xué)習(xí)，更新知識，提高業(yè)務(wù)水平。

⑶堅(jiān)持原則。物資驗(yàn)收是一項(xiàng)原則性比較強(qiáng)的工作，驗(yàn)收人員必須把堅(jiān)持原則放在第一位，嚴(yán)格地遵守各項(xiàng)規(guī)章制度，對違反規(guī)定、違背原則的事堅(jiān)決抵制。

⑷廉潔自律。在物資驗(yàn)收工作中，會經(jīng)常與供貨方打交道，驗(yàn)收人員必須廉潔自律，大公無私，不循私情，不吃、拿、卡、要，秉著客觀、公正的態(tài)度處理質(zhì)量方面的糾紛，維護(hù)本企業(yè)的利益，保持良好的企業(yè)形象。

3.取得效益

3.1促使企業(yè)現(xiàn)代化管理邁出了重要的一步

它作為全礦物資考核閉環(huán)管控系統(tǒng)的重要組成部分，將預(yù)算管理、計(jì)劃管理、生產(chǎn)管理、物資管理等緊緊地連在了一起。