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一、我館數字化工作回顧：

近年來，全國城建檔案館在檔案信息化建設方面都作了大量的工作，經歷了從單一到綜合，從獨立到網絡，從內部到Internet的發(fā)展過程，建立了相應的計算機管理系統(tǒng)，發(fā)揮了較大的作用。天津城建檔案館為了適應發(fā)展，一直十分注重進行檔案管理的現(xiàn)代化建設，致力于將最新的計算機技術運用于檔案工作。1997年成立了《城建檔案信息計算機光盤管理系統(tǒng)》課題小組。并于1999年與“北京高電光盤技術聯(lián)合公司”聯(lián)合開發(fā)了城建檔案信息管理系統(tǒng)，（基于WindowsNt操作系統(tǒng)，Oracle8i數據庫，客戶機/服務器的C/S操作模式）系統(tǒng)以城建檔案信息為開發(fā)主體和核心，加大了城建檔案信息處理的深度和廣度，是一個全方位、多層面管理的檔案信息管理系統(tǒng)。2000年系統(tǒng)一期開發(fā)完成，2001年，購置HPLH6000服務器，雙機熱備份，HPR12磁盤陣列柜，完成了高速局域網的建設。磁盤陣列存儲，雙機熱備系統(tǒng)，解決了檔案系統(tǒng)海量數據存儲與實時查詢的矛盾，又提高了系統(tǒng)的安全可*性及抗災難性。2002年實現(xiàn)了館藏7萬卷檔案的數字化處理工作。著錄檔案73000卷，掃描文件33026卷，掃描圖紙20756卷，目前總數據量已達230G.。初步實現(xiàn)了館藏檔案信息的計算機管理，大大提高了工作效率。城建檔案館計算機的應用水平也有了很大的提高，城建檔案館的信息化工作取得初步成果。

但隨著數字技術和計算機及其外圍設備的成熟和發(fā)展，信息技術的廣泛應用和電子政務的快速推進，城建檔案的基礎業(yè)務建設的重心向檔案的信息化建設轉移，目前現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)工作模式，以及現(xiàn)有的城建檔案館的日常辦公模式都難以適應新的需求，主要體現(xiàn)：1系統(tǒng)平臺的局限，原來系統(tǒng)是由PowerBuilder開發(fā)完成，在Internet飛速發(fā)展的今天，利用C/S體系結構開發(fā)的系統(tǒng)在很大程度上無法達到數字化城建檔案館的要求，從平臺選擇的本質上必須作調整，采用Browser/Server體系結構。2.功能的局限：原有系統(tǒng)在統(tǒng)計的靈活性、全面性、方便性無法滿足社會各方面高層次的需求，查詢系統(tǒng)無法實現(xiàn)跨庫查詢，使檔案利用出現(xiàn)不便，3.業(yè)務、行政辦公自動化不成體系，無法適應數字局的基本要求，雖然我館已擁有臺式機、打印機等基礎IT終端與外設產品但電腦應用仍然停留在文字處理、財務管理等數據處理上。檔案館自身的技術和信息化基礎設施相對落后。4提供利用方式傳統(tǒng)單一，仍未走出封閉狀態(tài)。仍停留在必須到館查詢的階段，與不斷增長的需求量和現(xiàn)代信息利用方式差距較大，

5隨著新技術革命的不斷深入檔案的存儲載體發(fā)生了變化，紙質檔案已不在是唯一的檔案存儲載體，聲像檔案、電子檔案等現(xiàn)代技術制作的機讀檔案數量不斷增加，如何存儲、開發(fā)成為新的課題，電子文件接收歸檔管理仍沒提上日程。

因此采用現(xiàn)代高新技術和數碼信息處理技術對城建檔案的收集、管理、利用各工作環(huán)節(jié)進行優(yōu)化，已成為城建檔案向綜合開發(fā)利用為中心的現(xiàn)代化管理模式轉化的必然趨勢，我們迫切需要加快數字城建檔案館建設。

二、數字城建檔案館開發(fā)原則：

數字城建檔案館開發(fā)需遵循“先進實用、安全可*、開放靈活”的原則，系統(tǒng)以開發(fā)利用城建檔案信息，建設數字城建檔案館為目的，以城建檔案管理標準規(guī)范為依托，以數據庫為管理手段，以磁盤陣列為存儲介質，利用計算機網絡技術、信息處理技術、圖象處理技術等現(xiàn)代科學新技術，實現(xiàn)館藏紙質檔案、聲像檔案、電子檔案的信息數字化及海量存儲，實現(xiàn)城建檔案登記、監(jiān)督、指導、驗收等管理環(huán)節(jié)，及接收、整理、檢索、保管、利用、鑒定、統(tǒng)計等業(yè)務工作全過程的計算機管理，同時系統(tǒng)輔助以城建檔案館的日常工作流程和行政辦公事務處理功能，支持互聯(lián)網的應用和遠程查詢，有效提高城建檔案館的管理水平和數字化水平。

三、建設目標：

1提高城建檔案館的信息化建設整體水平，建設全國一流的數字檔案館。

這次開發(fā)將建設一個館藏檔案的信息化、文檔管理一體化、保管智能化和服務現(xiàn)代化、辦公自動化的數字城建檔案館。實現(xiàn)館藏檔案資源的合理配置和有序高效的開發(fā)利用，滿足社會各方面的利用需求，具備數字化檔案的管理能力，具備數字化信息的處理能力，具備數字化信息的傳輸能力，做“數字城市、數字局”合格的基礎數據源。城建檔案館將更加貼近城市建設的脈搏，將為城市建設提供更及時、準確的檔案信息。

2實現(xiàn)對檔案信息的多功能開發(fā)，更加合理利用檔案信息資源。

1999年，我館在開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)時，率先提出了城建檔案計算機管理系統(tǒng)應以“城建檔案信息”為主體和核心的觀點，系統(tǒng)水平在全國一直處于領先地位。這次升級新系統(tǒng)將運用當今新的開發(fā)工具，克服PB這種老開發(fā)工具的局限性，在原有C/S結構上，增加B/S結構，我們將通過升級改造，1完善各項功能，2增加信息量：開發(fā)聲像檔案、地礦檔案、地名檔案等新類型檔案的信息，通過業(yè)務信息與現(xiàn)有檔案信息系統(tǒng)的銜接，進一步整合檔案信息，優(yōu)化信息源，實現(xiàn)檔案信息更深層次的開發(fā)，我們將建立一套針對檔案實體、檔案信息并行管理的新模式。為實現(xiàn)數字城建檔案館管理探索一條新路，發(fā)揮城建檔案在數字城市建設中的重要作用。

3簡化工作程序，提高工作效率與質量。

（1）城建檔案館主要業(yè)務工作是圍繞檔案管理進行的，建立基于檔案業(yè)務管理的辦公自動化系統(tǒng)，充分運用信息技術和網絡通訊技術實現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、管理、檢索、瀏覽、統(tǒng)計、打印等工作，實現(xiàn)網上辦公。將手工作業(yè)交給計算機，將信息處理交給網絡，可以改變目前我館目前有些工作周轉時間長，程序多。工作量大，耗費時間長，準確率低，工作煩瑣的現(xiàn)象

（2）業(yè)務辦公、行政辦公自動化的實現(xiàn)，使城建檔案館的信息化工作從點發(fā)展達到面，改變了原先在辦公自動化應用方面的空白，并可通過數據庫技術及網絡技術等手段直接查詢、統(tǒng)計，從而獲得最新的最準的工作信息，大大提高工作效率。使之能夠適應規(guī)劃國土資源局對全局的信息化工作的要求，適應城市建設、發(fā)展的基本需要。

（3）相關電子數據直接導入系統(tǒng)，保證了檔案信息質量。

目前檔案接收、著錄環(huán)節(jié)中數據重復錄入，造成的人力、物力浪費。通過建立電子檔案接收數據格式，推廣應用相關的城建檔案整理著錄軟件，實現(xiàn)信息管理的提前介入，使檔案、信息同時進館。從源頭抓起，達到準確信息，節(jié)約資源的目的，促進檔案形成者、利用者、保管者、管理者之間的合作，共同產生更為優(yōu)質的服務，從而保證我們能鑒定、保存和利用真實、可*、完整的文件和檔案。從根本上解決檔案著錄數量大、時間長、費用高的問題，改變由檔案館來進行數字化的被動局面。

4實現(xiàn)檔案信息的資源共享，為城市建設、規(guī)劃、管理服務。

城建檔案管理信息系統(tǒng)通過與局電子檔案系統(tǒng)的連接，將檔案管理直接延伸到文件初始形成及流轉過程，這不僅實現(xiàn)電子文件、檔案一體化管理。更重要的是實現(xiàn)歷史數據與現(xiàn)實數據的互動交換、有效查詢，。它將一方面為規(guī)劃、設計、管理人員，為城市規(guī)劃、管理工作提供更方便、更快捷的服務，另一方面，也為檔案館豐富館藏，更好為社會服務開啟了一扇新的大門。

5實現(xiàn)業(yè)務管理工作的程序化、規(guī)范化。

通過辦公自動化系統(tǒng)推廣業(yè)務工作中的規(guī)范化標準，統(tǒng)一工作程序，統(tǒng)一指導思想，實現(xiàn)業(yè)務指導、接收、保管各環(huán)節(jié)的科學化管理，克服人為因素給工作帶來的不確定性，保證進館檔案實體及其信息的質量。

6.開發(fā)網上辦公，實現(xiàn)服務模式的根本轉變。

隨著城建檔案館服務模式轉變的需要，深層次服務與利用成為當前城建檔案服務的主題與發(fā)展方向。提供利用方式也隨著互聯(lián)網的普及，發(fā)生了根本的改變，用戶從網上查詢城建的檔案的需求日益增加，開發(fā)建立高速互動、突出本行業(yè)特點的網站，成為城建檔案館由被動服務變主動服務的一個主要途徑，成為城建檔案館為社會提供優(yōu)質服務的一個重要窗口。

7.引進最新的立體倉庫的建設思想，改變傳統(tǒng)的庫房管理方式。

在庫房管理中運用三維立體顯示技術與溫濕度監(jiān)控、自動報警系統(tǒng)相結合，是我們這次開發(fā)的又一亮點，它將立體顯示各庫房的情況，如：溫濕度監(jiān)控、庫存檔案占位情況、庫房空位情況、某卷檔案在庫房中的具體位置等，實現(xiàn)庫房管理真正意義上的現(xiàn)代化管理。

四、開發(fā)內容：

1.城建檔案信息系統(tǒng)升級。

實現(xiàn)由原C/S結構，升級為B/S結構，同時增加以下主要功能：

（1）信息查詢實現(xiàn)各類檔案信息的跨庫查詢。

（2）著錄信息項動態(tài)維護，能自行編輯定義統(tǒng)計報表，加強信息編研功能，實現(xiàn)靈活信息分析匯總功能。

（3）建立標準的數據接口：滿足與國土資源局電子檔案管理系統(tǒng)數據交換功能；工程檔案電子文檔接收與檔案信息系統(tǒng)的數據導入接口；圖紙錄入能支持各種圖形文件（包括CAD格式圖紙）的導入。

（4）實現(xiàn)與辦公自動化系統(tǒng)的銜接。

（5）開發(fā)管理、整理著錄小程序。

（6）解決聲像檔案（錄像帶）信息數字化海量存儲、管理。

（7）實現(xiàn)庫房管理的三維模擬圖形處理及恒溫恒濕系統(tǒng)系統(tǒng)的數據接入。

（8）新增地名、土地出讓等檔案類別的數據庫管理功能。

2.業(yè)務辦公自動化：圍繞城建檔案館目前業(yè)務工作，實現(xiàn)各項工作網上辦公、信息共享。

3.行政辦公自動化：實現(xiàn)館內公文的網上運轉、歸檔、管理。實現(xiàn)館內行政事務辦理的網上督察、考核。實現(xiàn)固定資產、辦公用品、工資的自動化管理。

4.網站：建立一個為社會提供優(yōu)質服務的，具備宣傳城建館形象、檔案查詢、信息、網上辦公等功能的高度互動的網站。重點是實現(xiàn)基于數據庫的、即時的在線查詢系統(tǒng)，用于各類信息的實時，要求具有管理功能強大，速度快，可擴充能力強等特點。

五、開發(fā)技術路線：

系統(tǒng)技術路線：操作系統(tǒng)平臺：采用Windows系列Windows2003Server

數據庫系統(tǒng)：采用Oracle9i

WEB服務器:采用MicrosoftInternetInformationServer(IIS)

系統(tǒng)開發(fā)模式：基于Brower/Server體系結構

開發(fā)工具：采用微軟的.NET技術。

六、目前實施情況

1、數據準備：截止2004年8月，天津市城建檔案館已完成著錄檔案8萬卷。掃描文件44000余張，圖紙36000卷。

2、標準制定：幾年來先后制定《城建檔案分類大綱》《城建檔案著錄細則》《聲像檔案分類大綱》《城建照片檔案檔案整理細則》《天津市建設工程文件整理歸檔規(guī)范》等一系列標準化文件。

3、技術開發(fā)：業(yè)務辦公、。業(yè)務辦公自動化系統(tǒng)已開發(fā)完成，現(xiàn)已進入試運行階段，檔案信息管理系統(tǒng)升級將在9月10日完成，網站也將在九月中旬開通。SAN存儲區(qū)域網建設已經完成設備采購，進入安裝調試階段。

七、幾點體會：

1、提高認識，樹立信息化的意識。

在全球信息公開程度越來越高的形勢下。檔案的文化性質和社會性質逐步強化，利用的范圍和對象逐步擴大，必須在思想上充分認識檔案信息資源的重要意義，增強信息化的緊迫感和責任感，要認識到在這個信息時代，只有充分發(fā)揮檔案信息資源在現(xiàn)代化建設中的作用，將“死檔案”變?yōu)榛钚畔ⅰn案部門才能有自己的地位，才能獲得上級支持，加大資金投入。

2、解放思想，轉變觀念。

首先要樹立以市場需求為導向的觀念，圍繞社會需求開展數字館的建設，檔案館館藏的檔案資源浩瀚，不加選擇地全部數字化是不必要的。我們應根據社會需求，研究確定數字化的原則，我館采用的原則是部分館藏數字化，優(yōu)先數字化館藏中利用率高的、重點工程、特色檔案。這樣一方面加快實現(xiàn)館藏檔案數字化的速度，另一方面節(jié)約資金。其次樹立服務觀念，要以向社會提供高效能的服務為最終目的。為社會服務，傳統(tǒng)地提供檔案原件的方式，不能適應社會需要，只有對城建檔案信息進行標準化處理，加大檔案資源的開發(fā)深度，才能滿足全方位，多層次，多專業(yè)的需求。我們對館藏十幾類檔案進行了詳細的調研、分析，特別是進行了利用分析，我們沒有采用當是較為普遍的通用的系統(tǒng)結構，而是根據各類檔案的不同特點設置了十三類庫結構。通過多層著錄，深度標引大大加強了檔案資源的開發(fā)深度，同時我們還本著“以人為本”的設計思路，在檢索圖徑、檢索層次、可瀏覽內容等各方面都充分考慮利用者的需求。第三要樹立以“檔案信息”為主要管理對象的觀念。轉變以檔案實體為主要管理對象的傳統(tǒng)觀念。數字檔案館的建設要圍繞這一觀念去進行。

3、注重前期準備，突出開發(fā)需求。

我館從長遠維護考慮，采用“以我為主，聯(lián)合開發(fā)原則”開發(fā)方式。因此開發(fā)的前期準備工作十分關鍵。我館分六個階段進行準備，第一階段是市場調研。既對開發(fā)技術、開發(fā)公司又對館內、社會需求進行調研。

第二階段考察階段，對有關軟件開發(fā)公司進行考察，審核其相關的資質材料、開發(fā)業(yè)績。第三階段是需求，我們召開城建檔案館數字化開發(fā)需求會，組織通過初選的軟件開發(fā)公司來館，了解館目前業(yè)務情況及原有系統(tǒng)情況。聽取館開發(fā)需求，并提出統(tǒng)一要求，限時上報開發(fā)方案。第四階段方案評審階段。為了保證開發(fā)工作的科學、嚴密、公平、公正，我館聘請計算機、檔案等專業(yè)的有關專家組成專家評審組。召開城建檔案館數字化建設方案評審會：由各軟件公司匯報方案。由專家評審組，對參評單位的方案進行評審。第五階段確定合作的開發(fā)公司。我們根據專家意見及商務談判的結果，選擇優(yōu)尼泰信息技術有限公司為開發(fā)合作公司。第六階段深化需求階段。館計算機開發(fā)部門同開發(fā)公司、相關業(yè)務部門一起對用戶需求進行功能性的深化。初步摸清城建檔案館的業(yè)務流程、數據流程和數據規(guī)模，明確各職能科室所要處理的數據，科室間的發(fā)生的數據量，以及對計算機系統(tǒng)的功能需求和性能要求，規(guī)范了各類表格、名稱。我們用需求推動開發(fā)，用開發(fā)拓展需求。讓用戶與計算機開發(fā)人員充分交流，，讓用戶在開發(fā)初期，就能看到原型。增加開發(fā)過程透明度，盡量減少后期的修改，實現(xiàn)效率、質量的雙贏。

4、檔案信息質量是數字檔案館的根基。

信息質量關系到整個系統(tǒng)建設的成敗，在檔案數字化過程中，要注重全面的質量檢查，加強數據的質量控制。我館為嚴把檔案信息質量關，建立檔案數字化的全程控制，我們編寫了著錄掃描培訓教材，對每個上崗人員進行崗位培訓。同時建立三級審驗制度。一是錄入人員要對數字化的檔案進行整理檢查?？纯词欠穹险硪?guī)范，分類排序是否正確。二是科室項目負責人對數字化檔案進行數據質量、圖象質量的檢查，并對著錄數據進行核查。三是室主任對數字化檔案進行抽查。保證檔案信息數字化的質量。

5、基礎工作是數字化的前提，基礎工作先行才能保證系統(tǒng)的，從1999年系統(tǒng)開發(fā)，我館一直同步抓好檔案的基礎工作。

（1）進行標準化規(guī)范體系的建設。標準規(guī)范體系建設是實現(xiàn)數字館的保證、基礎、條件，系統(tǒng)建設，標準先行，只有安計劃有步驟地作好信息標準化，才能建立堅實的數據管理基礎。我館目前已從管理、業(yè)務、技術三方面出發(fā)，圍繞數字檔案的采集，信息著錄管理，信息安全與維護等內容分階段分步驟來進行數字城建檔案館的標準規(guī)范體系建設。目前已完成《城建檔案分類大綱》《城建檔案著錄細則》《聲像檔案分類大綱》《城建照片檔案檔案整理細則》等標準化文件的制定工作。（2）館藏檔案進行標準化整理，幾年來，我館先后完成建管檔案、用地檔案、規(guī)劃檔案、地名檔案等4萬余卷舊檔案的整理。為館藏檔案的數字化打下了堅實的基礎。

（3）通過業(yè)務指導，規(guī)范新進館的檔案質量。

6、基礎設施投入統(tǒng)籌規(guī)劃、分步進行。

要考慮到數字檔案館的建設是一個較長的過程，硬件設備購置不可能一步到位，因此我們要從實際需要和長遠打算出發(fā)，制定一個長遠的有發(fā)展?jié)摿Φ呐渲糜媱?，注意數字化設備配置的成套性，注意檔案數字化設備硬件與軟件的集成性，以及設備與館需求的適應性。力求使其具有較強的支撐能力和擴展能力。

7、加強人力資源的開發(fā)與人才培養(yǎng)：完善職工繼續(xù)教育、崗位培訓、獎懲機制的建設，提高職工應用新技術、新設備的能力，增強業(yè)務培訓。引進人才，保障數字城建檔案館的順利建設。