導(dǎo)語(yǔ)：現(xiàn)代化信息技術(shù)開拓管理事業(yè)論文一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

編者按：本文主要從現(xiàn)代化的檔案管理，呼喚高素質(zhì)的專職人員；實(shí)現(xiàn)學(xué)校師生檔案管理信息化的途徑進(jìn)行論述。其中，主要包括：學(xué)校檔案管理系統(tǒng)是一所學(xué)校不可缺少的組成部分、學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立起現(xiàn)代化的檔案管理體制，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化和現(xiàn)代化、由于受傳統(tǒng)檔案管理意識(shí)的影響，現(xiàn)在學(xué)校的檔案管理水平還停留在紙介質(zhì)的基礎(chǔ)上、一個(gè)檔案管理人員必須具備的素質(zhì)，應(yīng)該是其思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力素質(zhì)最佳狀態(tài)的綜合表現(xiàn)、有效地推進(jìn)檔案管理自動(dòng)化建設(shè)、抓好學(xué)校檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、提高學(xué)校檔案管理的工作質(zhì)量等，具體請(qǐng)?jiān)斠姟?/p>

學(xué)校檔案管理系統(tǒng)是一所學(xué)校不可缺少的組成部分，它的內(nèi)容對(duì)于學(xué)校的決策者和管理者來(lái)說(shuō)都是至關(guān)重要的。所以，學(xué)生的檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該是能夠?yàn)橛脩籼峁┏渥愕男畔⒑涂旖莸牟樵兪侄巍?/p>

筆者認(rèn)為，針對(duì)傳統(tǒng)檔案管理方式所存在的效率低、保密性差、檔案查找和維護(hù)困難等問(wèn)題，學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立起現(xiàn)代化的檔案管理體制，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化和現(xiàn)代化。因?yàn)椋F(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)具有處理迅速、存儲(chǔ)量大、查閱方便等特點(diǎn)，可以方便地查詢、閱讀、修改、交流和重復(fù)使用，對(duì)促進(jìn)學(xué)校檔案管理的高視點(diǎn)、高層次、科學(xué)化和規(guī)范化具有十分重要的意義。

一、現(xiàn)代化的檔案管理，呼喚高素質(zhì)的專職人員

從當(dāng)前來(lái)看，由于受傳統(tǒng)檔案管理意識(shí)的影響，現(xiàn)在學(xué)校的檔案管理水平還停留在紙介質(zhì)的基礎(chǔ)上，檔案管理工作流程還停留在傳統(tǒng)的管理層面上，檔案管理人員隊(duì)伍普遍存在著觀念落伍、知識(shí)老化、知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理等現(xiàn)象，浪費(fèi)了許多人力和物力。二十一世紀(jì)是信息時(shí)代，要跟上社會(huì)的進(jìn)步，解決檔案事業(yè)發(fā)展中的問(wèn)題，就要不斷提高檔案管理工作者的整體素養(yǎng)，以適應(yīng)檔案事業(yè)的迅速發(fā)展。一個(gè)檔案管理人員必須具備的素質(zhì)，應(yīng)該是其思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力素質(zhì)最佳狀態(tài)的綜合表現(xiàn)。因而，合格的檔案管理工作者應(yīng)該是一個(gè)與時(shí)俱進(jìn)，善于吸收新理念、新技術(shù)、新模式、新方法的廣涉博學(xué)的多面手。只有具備了較好的基礎(chǔ)知識(shí)、較高的專業(yè)素養(yǎng)和良好的管理能力，才能使學(xué)校的檔案管理工作跟上時(shí)代的發(fā)展步伐，向更高的層次邁進(jìn)。

二、實(shí)現(xiàn)學(xué)校師生檔案管理信息化的途徑

為適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，學(xué)校應(yīng)盡快建立起現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)，走檔案管理信息化之路。我認(rèn)為，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理的信息化應(yīng)從以下途徑入手：

1、有效地推進(jìn)檔案管理自動(dòng)化建設(shè)。

目前，檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理滯后和應(yīng)用軟件的多且亂，檔案歸檔內(nèi)容分類不科學(xué)、文件格式不統(tǒng)一、部門之間管理系統(tǒng)不能相互兼容等現(xiàn)象，這些都嚴(yán)重影響了檔案管理系統(tǒng)整體水平的提高。我認(rèn)為，能對(duì)這一問(wèn)題達(dá)成共識(shí)是檔案管理建設(shè)意識(shí)上的一次飛躍，它使我們的視野在立足于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，擴(kuò)大到整個(gè)檔案信息管理系統(tǒng)。因?yàn)?，檔案信息自動(dòng)化的內(nèi)涵應(yīng)包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首要的是規(guī)范檔案業(yè)務(wù)、建立健全檔案標(biāo)準(zhǔn)和真正的實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，抓好檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)，掌握好兩者之間的相輔相成、相互促進(jìn)的辯證關(guān)系，才能有效地推進(jìn)檔案管理的自動(dòng)化建設(shè)。

2、抓好學(xué)校檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。

從總體來(lái)看，目前檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過(guò)渡階段，而完成這一步的關(guān)鍵完全在于檔案信息的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。數(shù)據(jù)庫(kù)的含義是依托于先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)所歸檔的資料進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。因此，全力抓好學(xué)校檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，是全面提高學(xué)校檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化和規(guī)范化的基礎(chǔ)，也是其基本的前提。

3、提高學(xué)校檔案管理的工作質(zhì)量。

要全面推進(jìn)檔案管理自動(dòng)化建設(shè)，學(xué)校必須在人力、物力、財(cái)力上給予優(yōu)先支持，創(chuàng)造條件，切實(shí)抓好學(xué)校的檔案硬件建設(shè)。發(fā)揮庫(kù)房、辦公區(qū)和閱覽室的獨(dú)立功能，嚴(yán)格按照檔案保管“八防”要求，配備相應(yīng)設(shè)備。建立分管領(lǐng)導(dǎo)、教研組長(zhǎng)、檔案員等組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)機(jī)構(gòu)，及時(shí)調(diào)整充實(shí)檔案管理人員，配備專職檔案員，通過(guò)職業(yè)道德教育和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，全面提高檔案管理人員的素質(zhì)。堅(jiān)持檔案工作為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)、為教育教學(xué)服務(wù)、為教職工服務(wù)的導(dǎo)向，努力提高檔案的利用率。加強(qiáng)檔案的編研工作，利用現(xiàn)有的數(shù)據(jù)和資料，進(jìn)行研究匯集，為檔案的綜合利用開辟重要的途徑。嚴(yán)把質(zhì)量檢查關(guān)，嚴(yán)格歸檔入庫(kù)手續(xù)，及時(shí)將歸檔的文件資料按照有關(guān)檔案要求，進(jìn)行自動(dòng)化處理和存檔。對(duì)不符合要求的歸檔材料進(jìn)行退回整改，并對(duì)歸檔情況進(jìn)行鑒定評(píng)估。

總之，學(xué)校檔案管理的信息化是檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。因此，積極利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，結(jié)合學(xué)校傳統(tǒng)檔案工作的管理經(jīng)驗(yàn)，開拓信息化、網(wǎng)絡(luò)化的學(xué)校檔案管理事業(yè)，對(duì)全面推進(jìn)學(xué)校教育整體改革、維護(hù)學(xué)校權(quán)益、促進(jìn)教師隊(duì)伍的發(fā)展具有十分重要的作用。

【參考文獻(xiàn)】

［1］郭志敏《檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題》，《山東檔案》，2003年第19期。

［2］張正強(qiáng)：《電子文件管理》，解放軍出版社，2004年。