導(dǎo)語(yǔ)：機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的思考一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢(xún)客服老師，歡迎參考。

2011年11月，云南省檔案局根據(jù)全省檔案工作實(shí)際，相繼出臺(tái)了《云南省國(guó)家綜合檔案館規(guī)范化管理示范檔案館認(rèn)定辦法》、《云南省黨政機(jī)關(guān)社會(huì)團(tuán)體檔案工作規(guī)范化管理示范單位認(rèn)定辦法》、《云南省企業(yè)事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化管理辦法》在全省全面推開(kāi)檔案規(guī)范化管理工作。全省各級(jí)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案館（室）緊扣這一工作抓手，按照規(guī)范化管理要求，圍繞制度建設(shè)、資源建設(shè)、業(yè)務(wù)建設(shè)、安全管理、信息化建設(shè)、保障條件、開(kāi)發(fā)利用等環(huán)節(jié)積極努力開(kāi)展規(guī)范化認(rèn)定工作，到2015年末，全省3021個(gè)機(jī)關(guān)企事業(yè)單位通過(guò)檔案規(guī)范化管理示范認(rèn)定。全省檔案工作體制機(jī)制不斷完善，檔案工作人員不斷充實(shí)，服務(wù)水平與能力不斷提升，檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和信息化建設(shè)取得大發(fā)展，檔案資源體系建設(shè)初具規(guī)模，檔案行政管理正在向法制化、規(guī)范化快速推進(jìn)。雖然檔案工作在新形勢(shì)新常態(tài)下取得了極大發(fā)展，但仍有少數(shù)單位在推進(jìn)檔案規(guī)范化管理工作中，對(duì)檔案工作不夠重視，暴露出的一些問(wèn)題和做法，影響和制約著單位檔案工作的發(fā)展，既適應(yīng)不了當(dāng)前工作發(fā)展需要，也滿足不了為人民群眾服務(wù)的需求。

一、檔案規(guī)范化管理存在的問(wèn)題

（一）個(gè)別單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案規(guī)范化管理工作認(rèn)識(shí)不到位，存在敷衍的態(tài)度。單位工作中，領(lǐng)導(dǎo)重視程度直接關(guān)系到該工作的地位和發(fā)展。檔案工作作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，已經(jīng)有越來(lái)越多的單位將檔案工作列入了目標(biāo)考核，對(duì)檔案工作的重視程度前所未有，但仍有少數(shù)單位為應(yīng)付考核，完成規(guī)范化管理示范認(rèn)定要求，采取聘用臨時(shí)人員和借調(diào)下級(jí)單位人員來(lái)完成檔案工作。聘用和借調(diào)人員本來(lái)是機(jī)關(guān)企事業(yè)單位工作中常見(jiàn)的一種方式，有利于鍛煉交流干部，提高工作能力，但檔案工作有其特殊性，且有長(zhǎng)期性和基礎(chǔ)性的特點(diǎn)，需要工作人員日積月累的熟悉掌握，才能將工作做好。突擊性工作雖能解決暫時(shí)需要，但由于他們不掌握檔案工作的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，不熟悉單位各部門(mén)工作情況和文件形成狀況及相互之間聯(lián)系，加之不同的工作態(tài)度，無(wú)法保證檔案收集、整理、歸檔等立卷質(zhì)量，必將對(duì)以后檔案工作帶來(lái)很多缺陷。（二）部分單位檔案歸檔立卷制度貫徹不到位，未實(shí)現(xiàn)部門(mén)歸檔立卷。部門(mén)歸檔立卷制度是指在機(jī)關(guān)檔案工作中，各所屬部門(mén)必須自己收集、整理、編目本部門(mén)所產(chǎn)生的各門(mén)類(lèi)載體檔案，并按時(shí)向機(jī)關(guān)綜合檔案室移交的制度?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》和《機(jī)關(guān)檔案工作條例》中都明確規(guī)定應(yīng)當(dāng)歸檔的材料必須由業(yè)務(wù)部門(mén)或文書(shū)部門(mén)（也就是文件材料形成部門(mén)）收集，并完成整理立卷工作，然后交檔案部門(mén)集中統(tǒng)一保管。機(jī)關(guān)企事業(yè)單位在履行職能工作活動(dòng)中形成的大量具有保存價(jià)值的文書(shū)檔案、電子檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等不同載體形式的檔案，以及會(huì)計(jì)、人事、基建、紀(jì)檢等專(zhuān)業(yè)檔案，都要要求由單位文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)兼職檔案員進(jìn)行整理和立卷，再移交檔案室。而實(shí)際工作中，我們發(fā)現(xiàn)，相當(dāng)一部分單位未推行部門(mén)歸檔（立卷）制度，專(zhuān)職檔案員大量精力和時(shí)間都花在與各處室索要檔案以及檔案整理、編目、錄入、掃描、裝盒等具體工作上，往往去年的檔案剛剛整理上架完畢，又要開(kāi)始進(jìn)行今年的檔案收集、整理工作，突然某個(gè)部門(mén)又送來(lái)往年的檔案材料，專(zhuān)職檔案員每年陷入收集檔案、整理檔案、再收集、再整理的無(wú)限循環(huán)工作中。而省級(jí)單位的檔案部門(mén)還負(fù)有對(duì)市（縣）同系統(tǒng)機(jī)構(gòu)檔案業(yè)務(wù)工作的監(jiān)督和指導(dǎo)職責(zé)，省直機(jī)關(guān)專(zhuān)職檔案員對(duì)自身單位的檔案工作都疲于應(yīng)付，自然沒(méi)有時(shí)間和精力對(duì)下級(jí)單位進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，對(duì)本機(jī)關(guān)檔案進(jìn)行宏觀管理，易造成系統(tǒng)整體工作水平的下降。（三）多數(shù)單位檔案管理制度不健全，無(wú)法滿足檔案工作發(fā)展需要。機(jī)關(guān)事業(yè)單位處科室數(shù)量多，但專(zhuān)職檔案員人數(shù)少，兼職檔案員具有人數(shù)多、流動(dòng)快的特點(diǎn)。僅靠業(yè)務(wù)主管部門(mén)日常的幾次培訓(xùn)很難提高其業(yè)務(wù)水平，依靠專(zhuān)職檔案員進(jìn)行手把手的一個(gè)個(gè)教也不現(xiàn)實(shí)。因此，將檔案業(yè)務(wù)技能編制成業(yè)務(wù)文件進(jìn)行指導(dǎo)能有效解決這個(gè)問(wèn)題。在眾多的業(yè)務(wù)文件中，《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》、《各級(jí)各類(lèi)檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》、《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》、《歸檔文件整理規(guī)則》以及《檔案分類(lèi)方案》、《各門(mén)類(lèi)檔案整理工作流程》、《檔案室基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作手冊(cè)》等是機(jī)關(guān)企事業(yè)單位檔案工作的基礎(chǔ)，是指導(dǎo)專(zhuān)兼職檔案員在檔案規(guī)范化管理中做好檔案工作的必要知識(shí)。但在實(shí)際工作中，我們發(fā)現(xiàn)，許多單位的專(zhuān)兼職檔案員不僅沒(méi)有按照上述規(guī)定執(zhí)行并制定適合本部門(mén)檔案管理工作的相關(guān)業(yè)務(wù)文件，甚至對(duì)以上文件的具體內(nèi)容規(guī)定都不掌握，又如何來(lái)指導(dǎo)和做好檔案工作。（四）檔案利用手續(xù)繁瑣，難以滿足服務(wù)社會(huì)的需要。目前利用檔案的方式主要有案室現(xiàn)場(chǎng)查閱、電話查閱、網(wǎng)絡(luò)查閱，而機(jī)關(guān)事業(yè)單位保管的文書(shū)檔案、民生檔案、電子檔案、專(zhuān)業(yè)檔案、科技檔案、知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案等等，涉及的種類(lèi)和專(zhuān)業(yè)涵蓋各個(gè)領(lǐng)域，各種不同門(mén)類(lèi)的檔案都有各自的利用范圍、法律效力、保密規(guī)定及利用權(quán)限，如何正確有效的提供利用是擺在各部門(mén)目前亟待解決的問(wèn)題。（五）檔案信息化管理程度底，未實(shí)現(xiàn)文檔一體化要求。隨著辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)的推進(jìn)，電子政務(wù)系統(tǒng)形成的電子檔案的收集、整理、保管、利用等也給檔案工作帶來(lái)新挑戰(zhàn)。一方面新的電子政務(wù)推行，產(chǎn)生的大量電子數(shù)據(jù)，這些電子數(shù)據(jù)俗稱(chēng)電子文件還不是嚴(yán)格意義上的電子檔案，他們?cè)趺磪^(qū)分、如何歸檔、標(biāo)準(zhǔn)要求是什么等等都需要在實(shí)踐工作中不斷探索研究；再加之實(shí)際上，各部門(mén)機(jī)關(guān)電子文件格式與檔案數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一、辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口不一致，無(wú)法實(shí)現(xiàn)無(wú)縫對(duì)接，文檔一體化要求無(wú)法實(shí)現(xiàn)，電子文件收集、加工、整理、保管、鑒定、利用等環(huán)節(jié)新問(wèn)題層出不窮，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)嚴(yán)重滯后于現(xiàn)實(shí)社會(huì)需要。（六）檔案專(zhuān)兼職人員素質(zhì)不高，隊(duì)伍不穩(wěn)定，缺乏創(chuàng)新意識(shí)。由于受工作本身在單位內(nèi)部實(shí)際地位、作用影響，以及單位領(lǐng)導(dǎo)主觀意識(shí)認(rèn)識(shí)等影響，在挑選檔案專(zhuān)兼職人員和安排經(jīng)費(fèi)時(shí)，僅以能保管好檔案不至于丟失泄密為目的，導(dǎo)致檔案專(zhuān)職人員隊(duì)伍年齡偏大、知識(shí)老化，工作方式理念陳舊，進(jìn)取心和創(chuàng)新能力不強(qiáng)，缺乏計(jì)算機(jī)等專(zhuān)業(yè)知識(shí)，難以適應(yīng)新形勢(shì)下的檔案工作管理需求；而兼職人員隊(duì)伍雖然年紀(jì)輕，知識(shí)結(jié)構(gòu)層次較高，但不熟悉檔案工作基礎(chǔ)知識(shí)，流動(dòng)性快，思想不穩(wěn)定，難以靜下心來(lái)鉆研業(yè)務(wù)，造成檔案工作服務(wù)水平偏低，檔案工作進(jìn)一步被邊緣化，綜合檔案室成為弱勢(shì)階層。

二、解決問(wèn)題的對(duì)策

（一）進(jìn)一步完善檔案工作機(jī)制，加強(qiáng)檔案工作制度建設(shè)，用機(jī)制和制度來(lái)保障和規(guī)范檔案工作人員、編制、經(jīng)費(fèi)、項(xiàng)目、設(shè)施設(shè)備和數(shù)字化建設(shè)等的投入，確保開(kāi)展檔案工作所必需的人財(cái)物不因領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)的不重視或是領(lǐng)導(dǎo)的更替而影響，同時(shí)創(chuàng)新檔案工作的激勵(lì)機(jī)制，讓熱愛(ài)工作的人有勁頭、有奔頭。（二）重視檔案專(zhuān)兼職人員的隊(duì)伍建設(shè)，穩(wěn)定檔案干部隊(duì)伍，加大基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和現(xiàn)代化技術(shù)知識(shí)技能培訓(xùn)力度，使培訓(xùn)制度化、專(zhuān)業(yè)化，著力培養(yǎng)和儲(chǔ)備專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍。機(jī)關(guān)事業(yè)單位必須采取措施，穩(wěn)步提高檔案工作人員的待遇，關(guān)心他們的成長(zhǎng)，統(tǒng)籌解決涉及他們切身利益的職務(wù)級(jí)別等問(wèn)題，不能讓埋頭干事的檔案員吃虧，著力提高他們的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，充分調(diào)動(dòng)工作的積極性和創(chuàng)造力，以適應(yīng)檔案工作的新常態(tài)新形勢(shì)，從而提高工作和服務(wù)水平。（三）認(rèn)真貫徹執(zhí)行部門(mén)歸檔（立卷）制度，積極推行文檔一體化要求。單位應(yīng)該建立主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制、各處室負(fù)責(zé)人對(duì)各自處室檔案負(fù)總責(zé)，各兼職檔案員負(fù)責(zé)檔案收集整理和移交等具體工作的一系列配套制度。將文件材料歸檔工作列入各處室目標(biāo)責(zé)任并簽訂目標(biāo)責(zé)任書(shū)以強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)。同時(shí)要使檔案人員不但要熟練掌握計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，而且要通曉電子文件的收集、整理、傳輸和歸檔工作要求，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案文檔一體化要求。（四）要根據(jù)國(guó)家檔案局出臺(tái)的相關(guān)檔案工作規(guī)定及行業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，制定適合本部門(mén)檔案工作發(fā)展需要的業(yè)務(wù)制度。要注重平時(shí)歸檔立卷工作，應(yīng)對(duì)檔案收集過(guò)程、整理結(jié)果提出明確要求，在文件制作的質(zhì)量、文件處理的程序化、制度化等方面提出要求，建立文書(shū)處理流程、歸檔范圍、保管期限、分類(lèi)大綱、保管利用、安全管理等方面的規(guī)定、制度和辦法，通過(guò)業(yè)務(wù)文件進(jìn)行指導(dǎo)，能減少培訓(xùn)時(shí)間，節(jié)省人力、物力和財(cái)力，即使兼職檔案員流動(dòng)較快，也能迅速讓新從事檔案工作的檔案員盡快掌握基本的檔案業(yè)務(wù)技能。（五）在機(jī)關(guān)檔案信息化進(jìn)程中實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化管理，加強(qiáng)軟件和硬件建設(shè)力度，建立健全機(jī)關(guān)檔案信息安全保障體系。必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，滿足數(shù)字檔案資源數(shù)據(jù)和格式規(guī)范統(tǒng)一，數(shù)據(jù)共享安全等要求。目前國(guó)家檔案局已正式出臺(tái)《電子文件元數(shù)據(jù)方案》、《電子文件長(zhǎng)期保存格式需求》和《基于XML的電子文件封裝格式》三個(gè)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，為信息化建設(shè)打下初步基礎(chǔ)。辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)以及檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該在前期開(kāi)發(fā)時(shí)就應(yīng)該以這些標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，從數(shù)據(jù)的最前端規(guī)范，讓檔案專(zhuān)業(yè)人員參與OA系統(tǒng)開(kāi)發(fā)，按檔案管理要求和特點(diǎn)提出系統(tǒng)需求，真正實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)與檔案管理軟件的無(wú)縫對(duì)接，實(shí)現(xiàn)文檔一體化。（六）要加強(qiáng)檔案工作創(chuàng)新服務(wù)，強(qiáng)化檔案服務(wù)意識(shí)，提高檔案工作為機(jī)關(guān)各項(xiàng)重點(diǎn)工作服務(wù)的能力。檔案工作者只有轉(zhuǎn)變保守思想，開(kāi)拓檔案工作利用新方式，創(chuàng)新積極服務(wù)觀念，充分利用檔案網(wǎng)絡(luò)快捷、方便的優(yōu)勢(shì)，積極開(kāi)發(fā)網(wǎng)絡(luò)利用、自助査詢(xún)等新模式，充分發(fā)揮檔案的信息作用，保證檔案信息及時(shí)、有效地為領(lǐng)導(dǎo)及機(jī)關(guān)各項(xiàng)重要工作服務(wù)，才能體現(xiàn)檔案工作的核心價(jià)值競(jìng)爭(zhēng)力。

作者:周知勇 單位:云南省檔案局

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