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【摘要】隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，人們對(duì)于檔案信息的需求越來(lái)越高，同時(shí)也認(rèn)識(shí)到公共檔案尤其是婚姻登記檔案管理的重要性?；橐龅怯洐n案是證明夫妻雙方婚姻關(guān)系的重要文件，與婚姻關(guān)系中的財(cái)產(chǎn)、房產(chǎn)等有著密切的關(guān)系，直接關(guān)系到婚姻當(dāng)事人的利益，因此在新形勢(shì)下加強(qiáng)婚姻登記檔案的規(guī)范化管理工作顯得尤為重要。

【關(guān)鍵詞】婚姻登記;檔案管理;規(guī)范化

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們的生活水平越來(lái)也高，現(xiàn)在很多人都有購(gòu)房和出國(guó)等需求，尤其是作為婚姻雙方的當(dāng)事人來(lái)說(shuō)，在辦理很多業(yè)務(wù)和手續(xù)時(shí)都需要用到婚姻登記檔案，隨著檔案信息利用率的不斷提高，在部分檔案管理中存在的問(wèn)題也逐漸顯現(xiàn)出來(lái)。因此在新形勢(shì)下加強(qiáng)婚姻登記檔案的規(guī)范化管理就成為了檔案管理人員必須要重視的問(wèn)題。

一、目前婚姻登記檔案管理存在的問(wèn)題

1、婚姻檔案管理人員責(zé)任心不高，資料保存不完整。在婚姻登記檔案管理中，由于檔案管理人員的工作能力不強(qiáng)，責(zé)任意識(shí)不高，很容易出現(xiàn)婚姻登記檔案資料的遺失或者資料保存不完整，比如婚姻當(dāng)事人的身份證或者戶(hù)口簿等復(fù)印件不齊全或者婚姻登記檔案一些重要的材料登記用的筆墨紙不規(guī)范，或者一些復(fù)印件不清楚等，這些都不利于婚姻登記檔案的長(zhǎng)期保存。存在這些問(wèn)題的客觀原因是婚姻登記檔案比較分散，時(shí)間跨度較大，很多婚姻登記檔案的保存都經(jīng)歷了地方行政區(qū)域劃分的變更或者鄉(xiāng)鎮(zhèn)的撤銷(xiāo)合并，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的人員對(duì)其進(jìn)行管理，也沒(méi)有固定的檔案存放地點(diǎn)，導(dǎo)致婚姻登記檔案在移交過(guò)程中出現(xiàn)遺漏或者丟失、毀損的情況。主觀原因是很多婚姻登記檔案管理人員的責(zé)任心不強(qiáng)，很多婚姻登記檔案登記管理人員都沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，工作水平和能力較差，不知道如何科學(xué)地對(duì)婚姻登記檔案進(jìn)行管理，再加上平時(shí)缺少上級(jí)部門(mén)的監(jiān)督，工作散漫馬虎，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到婚姻登記檔案對(duì)婚姻雙方當(dāng)事人的重要性，導(dǎo)致很多檔案資料歸檔不及時(shí)、不完整，甚至該歸檔和移交的不歸檔、不移交，造成婚姻登記檔案的損失。2、婚姻登記檔案硬件建設(shè)落后?；橐龅怯洐n案的管理工作不同于其它的工作，不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，因此工作人員的業(yè)績(jī)很難得到肯定，再加上有些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于婚姻登記檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，沒(méi)有把科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)幕橐龅怯洐n案規(guī)范納入到平時(shí)的議事日程當(dāng)中，而婚姻登記檔案管理也不是由專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才擔(dān)任，這就會(huì)導(dǎo)致婚姻登記檔案的硬件建設(shè)水平落后，有些婚姻登記檔案管理部門(mén)沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案儲(chǔ)藏室，或者儲(chǔ)藏室不符合檔案長(zhǎng)期保存的要求，通風(fēng)不好、潮濕、保存條件差都很容易對(duì)檔案造成一定的影響。其次是婚姻登記檔案建設(shè)不規(guī)范、不科學(xué)，缺乏現(xiàn)代化的檔案管理辦公設(shè)備和安全設(shè)施，信息化條件落后，沒(méi)有配備專(zhuān)門(mén)的婚姻登記檔案管理軟件，導(dǎo)致檔案的查詢(xún)和保存效率低下，由于沒(méi)有信息化系統(tǒng)的幫助，在婚姻登記檔案調(diào)閱時(shí)耗時(shí)較長(zhǎng)，加大了管理人員的工作負(fù)荷，影響工作效率。3、婚姻登記檔案管理制度不健全。目前在婚姻登記檔案管理部門(mén)很多檔案管理制度不健全，尤其是在檔案?jìng)鬟f和利用的過(guò)程中沒(méi)有明確的責(zé)任分工和工作流程安排，沒(méi)有嚴(yán)格按照程序進(jìn)行辦理，對(duì)于使用者的身份審核不嚴(yán)格，婚姻登記檔案保密性差，這樣就會(huì)造成婚姻登記檔案在使用過(guò)程中造成的檔案資料遺失和泄密無(wú)法追責(zé)，不但損害了婚姻雙方當(dāng)事人的利益，而且造成了不良的社會(huì)影響。最主要的原因就是管理制度不健全、缺乏必要的約束管理機(jī)制，而對(duì)于檔案管理工作也缺乏必要的獎(jiǎng)懲機(jī)制，工作干好干壞一個(gè)樣，干與不干一個(gè)樣，導(dǎo)致婚姻登記檔案管理人員工作積極性不高。

二、做好婚姻登記檔案規(guī)范化管理的幾點(diǎn)建議

1、加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)、重視檔案管理工作?；橐龅怯洐n案是登記機(jī)關(guān)在當(dāng)事人進(jìn)行結(jié)婚登記、離婚登記等過(guò)程中形成的具有重要憑證作用的工作記錄，內(nèi)容繁多，是具有非常重要的現(xiàn)實(shí)憑證價(jià)值和歷史憑證價(jià)值的資料。而婚姻登記檔案管理部門(mén)的主要職責(zé)之一就是要對(duì)涉及到婚姻雙方當(dāng)事人的各種資料進(jìn)行收集、整理、保管以及合理的使用。當(dāng)?shù)孛裾块T(mén)要切實(shí)負(fù)起責(zé)任，與檔案管理部門(mén)一起做好對(duì)婚姻登記檔案管理工作的溝通和協(xié)調(diào)工作，要從思想上重視婚姻登記檔案管理工作，將與檔案管理工作相關(guān)的各項(xiàng)內(nèi)容納入到重要的議事日程當(dāng)中，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)于在婚姻登記檔案管理工作中出現(xiàn)的困難和問(wèn)題要及時(shí)加以解決。要提升婚姻登記檔案室的硬件配備，做好檔案室的防潮、防火以及防盜工作;同時(shí)要切實(shí)做到主要領(lǐng)導(dǎo)親自抓、分管領(lǐng)導(dǎo)具體管，業(yè)務(wù)科室和登記管理部門(mén)共同負(fù)責(zé)的工作格局，上下一致做好婚姻登記檔案的規(guī)范化工作。2、完善婚姻登記檔案的各項(xiàng)規(guī)章制度?；橐龅怯洐n案管理工作是一項(xiàng)科學(xué)化和系統(tǒng)性的工作，必須有相關(guān)的管理制度進(jìn)行完善和規(guī)范，這也是促進(jìn)婚姻登記檔案正規(guī)化、科學(xué)化管理的必然要求，是婚姻雙方當(dāng)事人的個(gè)人信息能夠得到保護(hù)的最大保障。婚姻檔案管理記錄著大量的人員信息，如果沒(méi)有科學(xué)的制度約束和管理辦法的指引，婚姻登記檔案管理工作人員的日常工作就無(wú)章可循，工作也就無(wú)從開(kāi)展?；橐龅怯洐n案不同于一般的檔案管理，除了具有普通檔案具有的共性特點(diǎn)以外，還有屬于自身的專(zhuān)屬特性。比如婚姻登記涉及到的是雙方的隱私，因此要求的法定性和保密性更強(qiáng)?；橐龅怯洐C(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)根據(jù)《婚姻登記法》等一系列法律法規(guī)，結(jié)合本單位工作實(shí)際，建立健全婚姻登記印章、證書(shū)、檔案及數(shù)據(jù)等事項(xiàng)的管理制度，如《婚姻登記檔案管理員職責(zé)》、《保密工作制度》、《婚姻登記檔案查閱制度》和《應(yīng)急預(yù)案》等，使各項(xiàng)工作流程都能按照統(tǒng)一的規(guī)章制度進(jìn)行，確保依法行政、程序合法，從而保證檔案信息的保密性，使登記人合法權(quán)益得到有效保護(hù)。3、利用現(xiàn)代化的信息手段加強(qiáng)婚姻檔案管理。婚姻登記檔案涉及到的信息量非常龐大，如果全靠人工進(jìn)行管理那將是龐大的工作量，現(xiàn)在檔案管理已經(jīng)進(jìn)入了信息化時(shí)代，作為婚姻登記檔案管理也必然要步入信息化的軌道。我國(guó)的婚姻檔案管理辦法規(guī)定婚姻登記檔案的管理期限長(zhǎng)達(dá)100年，對(duì)于一些具有保存價(jià)值的資料甚至需要保存更長(zhǎng)時(shí)間，這些都要求婚姻登記檔案從傳統(tǒng)的書(shū)面檔案向信息化檔案轉(zhuǎn)化，將現(xiàn)代科學(xué)信息化技術(shù)應(yīng)用到婚姻登記當(dāng)中，這樣不但能夠讓婚姻登記機(jī)關(guān)、司法機(jī)關(guān)以及公安機(jī)關(guān)能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享，避免紙質(zhì)檔案在傳遞過(guò)程中出現(xiàn)丟失和毀損現(xiàn)象，而且通過(guò)信息化能夠及時(shí)掌握公民個(gè)人的婚姻信息，提高工作效率，避免在婚姻方面出現(xiàn)違法違規(guī)的情況，同時(shí)能夠更加準(zhǔn)確便捷地獲取婚姻登記信息，大幅度提升婚姻登記檔案管理工作的準(zhǔn)確性和便捷性。需要注意的是在信息化的管理過(guò)程中必須注意網(wǎng)絡(luò)的安全問(wèn)題，避免公民的個(gè)人隱私遭到泄露，保證公民的婚姻自由得到充分的保護(hù)。4、提升婚姻登記檔案管理人員素質(zhì)?；橐龅怯洐n案主要是依靠管理人員的工作，工作人員的素質(zhì)和能力高低直接影響到婚姻檔案管理的水平，因此必須提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和水平，加強(qiáng)對(duì)婚姻登記檔案管理人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)。對(duì)于業(yè)務(wù)能力的提升可以采用不同的辦法，比如可以采取全員定期集中培訓(xùn)和工作人員自學(xué)相結(jié)合，利用案例教學(xué)、相互探討、教授講課等方式展開(kāi)學(xué)習(xí)，特別是要提升管理人員的計(jì)算機(jī)操作能力，這樣才能適應(yīng)信息化條件下的婚姻登記檔案管理工作?；橐龅怯浌芾砉ぷ魃婕暗搅斯竦膫€(gè)人隱私，因此檔案管理人員也要提升自己的職業(yè)道德素養(yǎng)，確?；橐鲭p方當(dāng)事人的各項(xiàng)利益。5、加強(qiáng)對(duì)于婚姻登記檔案管理人員的激勵(lì)與考核。為了提升檔案管理人員的工作積極性，應(yīng)該在公平和公正的前提下給與管理人員適當(dāng)?shù)募?lì)，讓他們具有更高的工作積極性，要建立婚姻登記檔案管理目標(biāo)責(zé)任制，明確每一位工作人員應(yīng)該達(dá)到的工作目標(biāo)，考核的重點(diǎn)主要是人員的德能勤政等方面的工作表現(xiàn)，通過(guò)適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)措施，讓檔案管理人員保持工作的熱情，并更加積極主動(dòng)地完成各項(xiàng)工作任務(wù)。

三、結(jié)語(yǔ)

婚姻登記檔案管理工作涉及到公民的個(gè)人信息以及切身利益，必須引起相關(guān)部門(mén)的足夠重視，進(jìn)一步加強(qiáng)婚姻登記檔案管理工作的規(guī)范化管理，明確目標(biāo)責(zé)任制和檔案管理工作所要達(dá)到的目標(biāo)與標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能促進(jìn)婚姻登記檔案的規(guī)范化管理。

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作者:許曉暉 單位:福建省寧德市古田縣民政局