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摘要：我國經(jīng)濟(jì)制度改革以來，企業(yè)在改革的過程中逐漸向精細(xì)化管理模式發(fā)展，其中提高企業(yè)辦公室管理質(zhì)量尤為重要，其對企業(yè)整體運(yùn)行質(zhì)量的提升有較大影響。文章圍繞精細(xì)化管理，闡述了辦公室管理的特點(diǎn)，明確了辦公室管理實(shí)施精細(xì)化管理的必要性，并分析了當(dāng)前管理過程中存在的問題和提出針對性措施，為企業(yè)整體管理質(zhì)量的提高奠定良好的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：精細(xì)化管理；辦公室管理；企業(yè)發(fā)展

我國企業(yè)在發(fā)展的過程中，辦公室管理扮演著較為重要的角色，在精細(xì)化管理模式下能夠全面提升辦公室管理質(zhì)量，并且在此基礎(chǔ)上降低管理成本，促使辦公室管理達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。但是，企業(yè)在精細(xì)化管理背景下，辦公室管理質(zhì)量存在一些問題，不利于企業(yè)未來的良好發(fā)展，需要采取有效措施提升辦公室管理的質(zhì)量。

一、精細(xì)化管理概述

精細(xì)化管理是管理學(xué)中一個(gè)較為重要的理論知識(shí)，最早起源于科學(xué)管理，主要是從不同的方面創(chuàng)新管理理念，比如規(guī)范化、精細(xì)化以及個(gè)性化，其中精細(xì)化管理主要是人與崗位之間的匹配理論，在分配崗位的過程中，需要明確崗位人員自身職責(zé)，并且在此基礎(chǔ)上將責(zé)任劃分到個(gè)人，同時(shí)對管理內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化，這對企業(yè)各個(gè)管理環(huán)節(jié)質(zhì)量的提高具有較大促進(jìn)作用[1]。此外，辦公室在管理期間，應(yīng)當(dāng)應(yīng)用精細(xì)化管理模式，不但能夠降低企業(yè)運(yùn)行成本，而且對管理人員具有約束作用，為提高辦公室管理水平奠定良好的基礎(chǔ)，從而使企業(yè)市場競爭力得到提升。

二、辦公室管理特點(diǎn)

（一）規(guī)范性與約束性。在辦公室管理的過程中，主要是通過工作人員對具體管理內(nèi)容進(jìn)行操作，并且達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，由此可以看出辦公室管理水平與效率是提升管理質(zhì)量的基礎(chǔ)，具有較高的約束性與規(guī)范性。此外，在辦公室管理期間，還應(yīng)制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，確保管理工作順利實(shí)施，主要是規(guī)章制度起到約束與規(guī)范的作用，能夠規(guī)范管理人員的行為，從而提升管理效率，以此適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需求。（二）政治性與原則性。辦公室管理工作具有一定的政治性，要求管理人員在管理期間應(yīng)遵循一定原則，并且應(yīng)具有較高的政治觀念，只有這樣才能使管理工作向正確的方向發(fā)展。此外，管理工作人員遵守政治性與原則性，能夠提高其責(zé)任感與使命感，并且注重自身知識(shí)積累與綜合素質(zhì)的提升。（三）無私性與連接性。工作人員在辦公室管理的過程中，管理目標(biāo)主要是以企業(yè)利益為重，并且在此基礎(chǔ)上應(yīng)遵循廉潔自律、公私分明原則，這在較大程度上能夠提高辦公室管理效率。由此可以看出，辦公室管理具有無私性與連接性特點(diǎn)，需要管理人員提升自身思想覺悟，抵御各種利益誘惑，這對辦公室管理質(zhì)量的提升具有較大促進(jìn)作用。

三、精細(xì)化管理視角下的辦公室管理的必要性

在精細(xì)化管理視角下，辦公室管理是企業(yè)發(fā)展過程中的重要部分，這在一定程度上體現(xiàn)了企業(yè)科學(xué)發(fā)展理念。從微觀角度分析，辦公室管理應(yīng)當(dāng)端正管理態(tài)度，細(xì)化管理過程。此外，辦公室在精細(xì)化管理的過程中，不但是一種管理理念，而且受到企業(yè)文化的影響，比如國外企業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)服務(wù)質(zhì)量精細(xì)化與管理分工精細(xì)化，并在此基礎(chǔ)上將此種管理理念模式化[2]。我國企業(yè)辦公室管理采用精細(xì)化管理，能夠提高工作人員工作效率，并且大大降低管理成本，主要通過管理化結(jié)構(gòu)、精細(xì)化結(jié)構(gòu)、個(gè)性化層次三層管理模式相互制約與補(bǔ)充，使管理效率與質(zhì)量得到提高。除此之外，企業(yè)辦公室精細(xì)化管理應(yīng)以堅(jiān)持學(xué)習(xí)為基礎(chǔ)，實(shí)踐發(fā)展動(dòng)力，并且在此基礎(chǔ)上細(xì)化管理內(nèi)容，這就需要辦公室管理采取有效措施適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)管理模式，以此構(gòu)建規(guī)范、高效的管理機(jī)制與體系，這對企業(yè)未來發(fā)展具有一定重要性。辦公室管理人員在管理的過程中，還應(yīng)端正態(tài)度、嚴(yán)格謹(jǐn)慎，對所有管理環(huán)節(jié)嚴(yán)加把控，以此落實(shí)企業(yè)持續(xù)發(fā)展觀念，實(shí)現(xiàn)辦公室管理質(zhì)量的提升。

四、精細(xì)化管理視角下辦公室管理存在的問題

（一）權(quán)責(zé)不統(tǒng)一。一些企業(yè)在辦公室管理的過程中，會(huì)出現(xiàn)權(quán)責(zé)不統(tǒng)一問題，致使在管理期間產(chǎn)生沖突，主要因?yàn)楣芾砣藛T責(zé)任意識(shí)偏低，在解決管理問題的過程中，很難尋找到有效的管理方法，只是將管理問題匯報(bào)上級。此外，不同部門之間沒有高效的溝通與交流，并未明確辦公室管理人員自身工作范圍，導(dǎo)致崗位職責(zé)無法確定，以至于出現(xiàn)互相推諉現(xiàn)象，從而難以提高辦公室管理質(zhì)量。（二）對辦公室管理認(rèn)識(shí)不足。我國較多企業(yè)在辦公室管理的過程中，將重心放在提高質(zhì)量方面，在一定程度上忽略了工作人員自身管理水平，并且對管理具體內(nèi)容認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致管理質(zhì)量無法得到有效提升。此外，一些管理人員以消極心態(tài)面對管理工作，對管理中的一些問題與要求很難以積極心態(tài)解決，導(dǎo)致在管理期間懶散情況的發(fā)生，不但阻礙了辦公室管理順利實(shí)施，而且對整個(gè)企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生較大影響。（三）管理意識(shí)偏低。在辦公室管理的過程中，一些管理人員管理意識(shí)有待提升，主要體現(xiàn)在很難實(shí)施一些管理制度，即便實(shí)施，力度也無法達(dá)到要求，其主要原因便是管理人員管理意識(shí)普遍較低，管理者普遍認(rèn)為，辦公室管理只需將日常工作做好即可，從而在工作中存在懶散行為，導(dǎo)致管理期間出現(xiàn)不同問題，嚴(yán)重影響不同部門之間的正常溝通與交流。（四）管理制度不完善。在辦公室管理的過程中，管理制度在其中扮演著較為重要的角色，對提高辦公室精細(xì)化管理質(zhì)量具有較大促進(jìn)作用。但是在實(shí)際管理期間，較多企業(yè)管理制度不完善，導(dǎo)致一些管理人員規(guī)范性、約束性意識(shí)較低，工作內(nèi)容缺乏針對性，導(dǎo)致管理效率無法得到有效提升。除此之外，較多企業(yè)沒有構(gòu)建責(zé)任制度，致使面對管理問題很難將責(zé)任具體到人，同時(shí)獎(jiǎng)罰制度不明確，這在一定程度上降低了管理工作人員的工作積極性。

五、精細(xì)化管理視角下辦公室管理策略分析

（一）制度化推動(dòng)精細(xì)化。企業(yè)應(yīng)在精細(xì)化管理的基礎(chǔ)上提升管理水平，落實(shí)精細(xì)化思想，以此使管理人員從思想上認(rèn)識(shí)到管理的重要性，這也需要以科學(xué)的制度管理作為保障[3]。此外，在辦公室管理的過程中，還應(yīng)定期或不定期分析與總結(jié)日常管理經(jīng)驗(yàn)，并形成一套規(guī)范化的工作制度，這對提高辦公室管理人員精細(xì)化水平具有較大的促進(jìn)作用，比如在辦公室會(huì)議管理的過程中，需要將會(huì)議目的、會(huì)議申請以及意義等環(huán)節(jié)歸納成一套會(huì)議管理體系，為后續(xù)會(huì)議管理質(zhì)量的提高奠定良好的基礎(chǔ)。（二）強(qiáng)化協(xié)同意識(shí)，應(yīng)用流程與標(biāo)準(zhǔn)化理論。我國企業(yè)辦公室管理需要不同部門之間良好的協(xié)同與配合，只有這樣才能實(shí)現(xiàn)辦公室精細(xì)化管理，對此，需要各部門工作人員具有較高的協(xié)同化意識(shí)，并且在此基礎(chǔ)上注重投入與產(chǎn)出關(guān)系，同時(shí)嚴(yán)格控制管理成本，以此確保辦公室精細(xì)化管理工作效率與質(zhì)量。此外，還應(yīng)將精細(xì)化管理理念融入到管理中，并對不同管理工作進(jìn)行合理的分解，對分解后工作順序?qū)嵤┦崂恚_保不同工作環(huán)節(jié)之間的銜接性。（三）完善企業(yè)文化。企業(yè)文化是企業(yè)發(fā)展過程中較為重要的部分，能夠提高工作人員的積極性，并增強(qiáng)其歸屬感，因此進(jìn)行辦公室管理工作時(shí)應(yīng)該融入文化建設(shè)，從而提高工作人員的歸屬感與凝聚力。在日常工作中，應(yīng)開展相關(guān)文化活動(dòng)，宣傳辦公室管理精神，同時(shí)為管理人員營造一個(gè)良好的工作氛圍。除此之外，關(guān)注管理人員自身思想活動(dòng)，并通過會(huì)議、年會(huì)的方式對管理價(jià)值觀念進(jìn)行充分解讀和宣傳，工作人員在總結(jié)的過程中，能夠?qū)ψ陨硇袨檫M(jìn)行約束，可使辦公室管理質(zhì)量得到提升。（四）構(gòu)建崗位目標(biāo)責(zé)任制度。在辦公室管理的過程中，首先需要明確管理責(zé)任與目標(biāo)，構(gòu)建崗位目標(biāo)責(zé)任制度，對工作任務(wù)制定嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，使工作人員在日常工作中根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理。對于一些程序化較強(qiáng)的工作，應(yīng)當(dāng)界定工作責(zé)任與目標(biāo)，使每個(gè)工作環(huán)節(jié)責(zé)任落實(shí)到人，同時(shí)對工作目標(biāo)實(shí)施總結(jié)，以此使辦公室管理模式更加細(xì)化。（五）應(yīng)用辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)。當(dāng)前，科學(xué)技術(shù)日新月異，互聯(lián)網(wǎng)不斷發(fā)展，企業(yè)要想提高辦公室精細(xì)化管理質(zhì)量，應(yīng)當(dāng)應(yīng)用辦公室自動(dòng)化管理系統(tǒng)。此外，辦公室精細(xì)化管理的主要目標(biāo)是明確工作責(zé)任，通過規(guī)范化管理，將成本控制在一定范圍內(nèi)，以此實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。根據(jù)企業(yè)實(shí)際發(fā)展情況，在對辦公室職能分配的過程中應(yīng)根據(jù)不同特點(diǎn)，賦予辦公室在企業(yè)中的樞紐角色。除此之外，將信息技術(shù)應(yīng)用到辦公室管理中，能夠使各種信息及時(shí)傳遞，并且可將繁瑣的管理工作難度降低，為辦公室管理質(zhì)量的提升奠定良好的基礎(chǔ)[4]。（六）量化管理科目。我國企業(yè)在進(jìn)行辦公室管理的過程中，實(shí)效性與延續(xù)性很難較好實(shí)現(xiàn)，處于一種模糊狀態(tài)。辦公室管理人員在管理期間，一般情況下根據(jù)自身經(jīng)驗(yàn)管理，在一定程度上對管理量化不夠重視，很難使管理科目進(jìn)行有效量化。為此，首先需要改革傳統(tǒng)管理模式，再對管理科目進(jìn)行實(shí)時(shí)性量化，同時(shí)詳細(xì)劃分管理任務(wù)，以此為管理精細(xì)化和管理質(zhì)量的提高提供依據(jù)。在辦公室管理的過程中，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)有效配合，并對工作流程實(shí)施革新與優(yōu)化，從而提升辦公室管理水平。此外，因辦公室管理具有較高的針對性，在實(shí)際管理的過程中，首先明確崗位職責(zé)，對臨時(shí)管理任務(wù)需要指派專業(yè)管理人員負(fù)責(zé)，這在較大程度上能夠確保辦公室管理工作的有序進(jìn)行，以此為辦公室管理質(zhì)量的提升奠定良好的基礎(chǔ)，這對企業(yè)整體管理效率的提高具有較大促進(jìn)作用。

六、結(jié)束語

綜上所述，我國企業(yè)在精細(xì)化管理背景下，辦公室管理存在一些問題，為此需要構(gòu)建合理的崗位目標(biāo)責(zé)任制度，并且在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)辦公室自動(dòng)化管理。同時(shí)，還應(yīng)提高辦公管理人員服務(wù)模式意識(shí)，細(xì)化管理內(nèi)容，這在較大程度上能夠確保企業(yè)正常運(yùn)行。此外，管理人員還應(yīng)認(rèn)識(shí)到提升辦公室管理質(zhì)量對企業(yè)未來發(fā)展的重要性，逐步使管理模式向精細(xì)化管理方向發(fā)展，只有這樣才能提升辦公室管理效率與質(zhì)量，為企業(yè)未來發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

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作者:顏超 單位:中交四航局第三工程有限公司