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一、高校留學生信息管理與中國學生信息管理的異同

高校留學生信息管理內容主要包括學生信息管理，住宿信息管理，學費管理，獎學金管理，保險管理，考勤管理等內容，各高校主要采用現(xiàn)代化計算機技術，通過信息管理系統(tǒng)對學生信息進行管理。根據(jù)院校大小不同，留學生規(guī)模不同以及高校的實際情況，留學生信息管理系統(tǒng)也不盡相同。但由于留學生與中國學生信息差異巨大，留學生管理人員很難直接使用適用于中國學生的信息管理系統(tǒng)對留學生信息進行管理，適用于留學生的信息管理系統(tǒng)開發(fā)不可避免。在設計留學生信息管理系統(tǒng)時，必須要考慮到其中的差異性。

二、留學生與中國學生信息管理的共同性

第一，目前，大部分高校留學生的學費是按人民幣進行繳費和結算，收費部門一般為高校的財務部門。雖然留學生與中國學生學費收費標準差距明顯，但收費信息可以統(tǒng)一進行管理。留學生管理信息系統(tǒng)可以通過接口與高校財務系統(tǒng)進行對接，方便留學生管理部門對留學生繳費信息進行統(tǒng)一管理。第二，學籍信息包括了入學時間，專業(yè)，班級，學制，在校狀態(tài)等信息，留學生的學籍信息管理與中國學生基本相同，各高校中國學生學籍管理管理規(guī)定與留學生學籍管理規(guī)定差異也不明顯，留學生管理信息系統(tǒng)可以通過接口與高校教務系統(tǒng)進行對接，方便留學生管理部門對留學生學籍信息進行統(tǒng)一管理。第三，學生考勤一般通過任課教師隨堂考勤，班主任或輔導員抽查考勤，此類考勤方式通過紙張進行記錄與管理考勤信息。部分高校也采取在規(guī)定時間和地點刷學生卡或者指紋考勤等現(xiàn)代化考勤方式通過電子文檔進行信息管理。中國學生和留學生的考勤管理方式并無不用，留學生管理部門可以沿用高校學生考勤管理方式對留學生考勤信息進行管理。

三、留學生信息與中國學生信息的差異性

第一，高校招收中國學生主要是通過高考進行統(tǒng)招，留學生的招收工作則一般采取在校學生推薦，中介機構推薦，在線網(wǎng)站宣傳招生，校際交流項目和海外孔子學院或招生點招生等多渠道招生辦法。招生工作的重點一般為審核留學生的報名材料，部分重點高校由于報名留學生較多也采取入學考試的選拔辦法。留學生報名材料一般包括了留學生的基本信息（英文名，國籍，護照號，報名渠道等），高中畢業(yè)證，高中成績單和各類獲獎證明等材料。這些信息是留學生信息管理的基礎，但和中國學生信息完全不同，獲得渠道也完全不同，需要重新設計管理系統(tǒng)功能模塊進行管理。第二，由于國家對留學生教育事業(yè)的鼓勵態(tài)度，留學生在中國高校就讀將更容易獲得獎學金的資助。留學生獎學金種類繁多，包括國家級獎學金（留學生國家獎學金，一帶一路獎學金等），當?shù)卣剬W金（上海市政府獎學金等），高校獎學金（校長獎學金等），這些獎學金申請的資質不同，年度評審的要求也不同，需要根據(jù)其不同特點進行信息管理。第三，簽證管理是留學生管理與中國學生管理的最大不同，留學生來華學習時間受到了簽證時間的限制，留學生簽證逾期會造成巨額的罰款，所以留學生管理部門對簽證信息的管理要格外的重視。目前，涉及高校留學生的簽證包括X1長期學習簽證，X2短期學習簽證和居留許可。這些簽證的有效時間并不相同，留學生管理部門必須根據(jù)留學生簽證信息，及時督促在校留學生辦理簽證延期或離華手續(xù)，防止罰款。第四，外國留學生與中國學生的住宿管理存在很大的不同，根據(jù)《中華人民共和國出境入境管理法》第三十九條規(guī)定：“外國人在中國境內旅館住宿的，旅館應當按照旅館業(yè)治安管理的有關規(guī)定為其辦理住宿登記，并向所在地公安機關報送外國人住宿登記信息。外國人在旅館以外的其他住所居住或者住宿的，應當在入住后二十四小時內由本人或者留宿人，向居住地的公安機關辦理登記?！?，留學生管理部門在督促留學生赴所在地公安機關報送住宿信息的同時，也承擔了定期向所在地公安機關報送在校留學生住宿與聯(lián)系信息的工作。以上所述，僅為留學生與中國學生信息異同的一部分。在管理留學生信息時，需要充分考慮留學生信息的特點，在提高信息管理效率的同時避免錯誤的產(chǎn)生。

四、留學生信息管理系統(tǒng)

第一，留學生信息管理系統(tǒng)作為一個多人使用的共享系統(tǒng)，多用戶和權限分配功能必不可缺。系統(tǒng)管理員可以使用系統(tǒng)的全部功能并為其他用戶分配系統(tǒng)使用權限。系統(tǒng)子用戶根據(jù)個人管理職責使用系統(tǒng)功能對留學生信息進行采集和維護。留學生信息一經(jīng)采集，即可被其他用戶使用，避免多頭信息采集造成的錯誤；留學生信息一經(jīng)維護，即可被其他用戶知曉，避免信息傳遞不及時影響留學生管理人員之間的合作，大大地提高了工作效率。第二，留學生來華學習全過程涉及了大量信息，這些信息可以被分為基本信息，可變信息和關聯(lián)信息。其一，留學生基本信息主要包括了留學生的英文姓名、學號、性別、國別、出身日期、入學日期、出生地點等信息。此類信息采集后無需再次維護，是最常被使用的數(shù)據(jù)，也是其他數(shù)據(jù)的基礎。其二，留學生可變信息主要包括了留學生的中文名、護照號、漢語能力、獎學金、電話號碼、電子郵箱、住宿地址、簽證信息等信息。此類信息采集后需要隨時進行維護和更新。其三，留學生關聯(lián)信息是可變信息的一種，但此類信息之間相互關聯(lián)，信息的變化會相互影響。如：大部分高校會將留學生的繳費信息與留學生簽證信息進行關聯(lián)。沒有繳納學費的留學生，學校不會為其辦理簽證手續(xù)。留學生管理系統(tǒng)的基本功能就是對以上信息進行增加、刪除、修改和查找操作。第三，留學生教務信息管理包括留學生分班，選課和考試等日常信息管理，也包括了留學生轉專業(yè)、留級、休學、轉校、退學等特殊事件處理。系統(tǒng)擁有查詢與維護這些信息功能的同時，也需要具備報表打印的功能，如：班級名單，課程學生名單，課程表，考試安排表等。教務管理人員應及時對此類信息維護，方便留學生管理人員對學生的管理工作。第四，由于大部分留學生需要通過英語或小語種授課，留學生管理部門需要為留學生任課教師單獨建立教師信息檔案。教師信息檔案除了包含教師工號、姓名、所在二級學院等基礎信息外，還可以標注上課時間，課程名稱和工作量計算等內容。第五，留學生管理部門需要定期向上級部門上報在校留學生各類統(tǒng)計信息，留學生信息管理系統(tǒng)具備統(tǒng)計功能，可以減輕留學生管理人員的工作并避免出錯。留學生信息統(tǒng)計功能可以包括國別統(tǒng)計、性別統(tǒng)計、學生類別統(tǒng)計、獎學金統(tǒng)計等。第六。系統(tǒng)自動備份。由于留學生信息十分重要，留學生信息管理系統(tǒng)需要定期進行數(shù)據(jù)備份，防止意外事件造成的數(shù)據(jù)丟失。留學生信息管理系統(tǒng)需要具備相關文檔的打印功能，這些文檔包括了JW202表、錄取通知、在校證明、外國人辦證申請函等。

五、留學生信息管理的展望

隨著我國經(jīng)濟的迅速發(fā)展，改革開發(fā)的持續(xù)深化，越來越來的留學生將會赴中國高校進行學習。面對來華留學生教育事業(yè)的發(fā)展，留學生信息管理水平需要不斷提高以面對新的挑戰(zhàn)，希望以下幾點建議對高校留學生信息管理工作有促進作用。第一，目前，與留學生相關的系統(tǒng)較多，如：全國來華留學生管理信息系統(tǒng)，高校財務系統(tǒng)，高校教務系統(tǒng)，高校留學生管理信息系統(tǒng)等。為了維護和更新這些系統(tǒng)，留學生管理人員進行了大量的重復工作。建立一套留學生信息傳輸?shù)臉藴屎托畔鬏斀涌冢沽魧W生信息能夠及時共享，可以有效提高工作效率。第二，由于留學生的特殊性，留學生使用中文系統(tǒng)存在困難。以教務系統(tǒng)為例，大部分高校提供的教務信息平臺使用的語言只有中文，導致留學生查詢課表、成績和考試信息等內容時存在困難。如果此類數(shù)據(jù)可以通過接口直接傳輸至留學生信息管理系統(tǒng)，再由系統(tǒng)自動翻譯后展現(xiàn)給留學生，可有效提高留學生管理與服務質量。第三，隨著手機和便攜式電腦的普及，移動應用軟件被廣泛地運用于教育領域。留學生信息管理系統(tǒng)也應開發(fā)相應的移動版本，這樣將會使信息更新較為及時準確，留學生也將更為便捷地獲得學校的信息服務。

六、結束語

留學生信息管理工作是高校信息化建設和留學生來華教育的一個重要組成部分，也是留學生管理的依據(jù)和基礎。研究和發(fā)展留學生信息管理系統(tǒng)符合國務院關于推進辦公自動化的有關精神，為進一步提高留學生來華留學教育質量提供可能。

作者:羅飛達 單位:上海立信會計金融學院