導(dǎo)語：檔案工作計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：計(jì)算機(jī)技術(shù)為實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、數(shù)字化和信息化提供了強(qiáng)大的技術(shù)支持，在高校檔案管理工作中，應(yīng)當(dāng)重視加強(qiáng)檔案信息歸檔的基本工作，加強(qiáng)檔案管理的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和檔案管理的多媒體信息建設(shè)，提高檔案管理的工作效率。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù)；檔案管理；現(xiàn)代化

隨著信息時(shí)代的飛速發(fā)展，更多的計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)廣泛服務(wù)于國民的生活和工作，它帶動(dòng)了人類社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的迅猛發(fā)展，成為人們生活和工作的重要工具。在這個(gè)信息技術(shù)大爆炸的時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理和存儲(chǔ)手段已經(jīng)不能滿足時(shí)展的需求，只有采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、數(shù)字化和信息化，才能充分應(yīng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)量大而且存儲(chǔ)調(diào)閱繁瑣的現(xiàn)狀。因此，檔案的管理人員需要認(rèn)真掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案工作中的具體應(yīng)用，認(rèn)真辨識(shí)檔案管理過程中存在的不足，利用其來加強(qiáng)檔案管理工作，有效提高檔案管理的效率。

1計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)

當(dāng)今信息時(shí)代的突出表現(xiàn)就是計(jì)算機(jī)技術(shù)在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，它給檔案工作帶來了眾多的便利，但是也形成了巨大的沖擊，檔案管理工作的現(xiàn)代化面臨的各種挑戰(zhàn)日益增大，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)迫在眉睫，它的幾個(gè)優(yōu)勢(shì)主要表現(xiàn)為：

1.1先天優(yōu)勢(shì)

計(jì)算機(jī)技術(shù)為檔案管理提供了諸多先進(jìn)的掃描、打印和復(fù)印設(shè)備，它們的廣泛應(yīng)用大大提高了檔案管理工作的質(zhì)量，通過將檔案文檔的內(nèi)容進(jìn)行歸納分類，將紙質(zhì)檔案分頁掃描，可以實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案內(nèi)容的數(shù)字化存檔，高質(zhì)量的掃描儀能夠保證檔案內(nèi)容高清有效，完整存儲(chǔ)。檔案卷宗的基本信息在通過工作人員核對(duì)后錄入到數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，就可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫信息與檔案卷宗的相互印證，提高檔案卷宗的信息化轉(zhuǎn)化效率，保證檔案卷宗的完整存儲(chǔ)流程。在查閱過程中，可以利用計(jì)算機(jī)來登錄工作網(wǎng)站，可以快速瀏覽搜索相關(guān)的檔案文件，可以通過打印和復(fù)印等外設(shè)產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)文檔的調(diào)閱和打印，避免在翻閱傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案時(shí)所引起的損毀或者丟失。電子檔案的存儲(chǔ)可以通過縮微技術(shù)和光盤技術(shù)來實(shí)現(xiàn)，避免因?yàn)橛?jì)算機(jī)信息系統(tǒng)出現(xiàn)故障所造成的電子文件丟失。

1.2信息化優(yōu)勢(shì)

檔案的收集、錄入和存儲(chǔ)涉及到眾多類比的信息資料，它的工作繁重而且安全級(jí)別要求高，當(dāng)傳統(tǒng)的檔案管理工作遇到爆炸性的信息量時(shí)，繁重的錄入和歸檔工作會(huì)使得工作人員不堪重負(fù)，很容易出現(xiàn)錯(cuò)亂現(xiàn)象，也容易給保存帶來安全隱患。而計(jì)算機(jī)技術(shù)為代表的信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用到檔案管理工作后，人們可以更加便捷高效地運(yùn)用其來管理電子檔案，可以將傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案信息錄入到信息系統(tǒng)中，這樣就建立了分類齊全、內(nèi)容豐富的數(shù)字化檔案館，而先進(jìn)的信息化技術(shù)為檔案管理工作提供了便捷的條件，促進(jìn)檔案管理工作向著更高層次發(fā)展。而在檔案的歸檔和分類階段，可以根據(jù)檔案文件或者卷宗內(nèi)容建立信息檢索目錄，制成檔案管理的信息文獻(xiàn)卡，這樣可以實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案每個(gè)卷宗的信息集合，也能將每一個(gè)文件或者卷宗的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行歸納、選擇和登錄。

1.3管理優(yōu)勢(shì)

當(dāng)前，計(jì)算機(jī)信息管理工作中，檔案管理人員可以充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化建設(shè)和無紙化辦公，由于在前期階段，管理人員將大量的紙質(zhì)版檔案文件錄入到信息系統(tǒng)，就建立了完整的電子檔案。當(dāng)檔案管理者或者使用者需要查找相關(guān)的檔案信息時(shí)，只需要在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中查詢相關(guān)的檢索信息或者關(guān)鍵字，就可以快速查詢到相關(guān)信息，為檔案管理工作節(jié)省了大量的人力和物力，同時(shí)也保證了檔案信息檢索的質(zhì)量。而根據(jù)企業(yè)或者事業(yè)單位的實(shí)際需要，檔案管理人員可以及時(shí)調(diào)整檔案管理系統(tǒng)的分類、檢索和存儲(chǔ)設(shè)置，創(chuàng)作出符合企業(yè)或者事業(yè)單位需要的信息系統(tǒng)，從而保證計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)能夠滿足企業(yè)的檔案管理的需要，能夠保證利用最短的時(shí)間、最高的效率來實(shí)現(xiàn)檔案管理的更新?lián)Q代，方便人們?cè)谌粘５墓ぷ?、生活和學(xué)習(xí)中，能夠及時(shí)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來獲取到各種有益的信息知識(shí)，方便管理人員對(duì)于各種檔案進(jìn)行科學(xué)、有序和高效的整理和管理，有效提高檔案管理的工作效率。

2存在的問題

在信息時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展和傳統(tǒng)手工檔案管理的束縛成為鮮明的對(duì)比，它體現(xiàn)在檔案管理的額前期準(zhǔn)備工作、計(jì)算機(jī)管理應(yīng)用和專業(yè)化人才建設(shè)的各個(gè)方面，主要的問題集中在以下幾個(gè)方面：

2.1檔案管理的前期準(zhǔn)備工作不充分

檔案部門在啟用計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的時(shí)候，往往是主管部門的硬性要求，或者是檔案系統(tǒng)的系統(tǒng)架構(gòu)，而對(duì)于檔案部門來說，沒有做好足夠的準(zhǔn)備工作，往往是為了應(yīng)付主管部門的檢查，或者僅僅是作為檔案信息管理系統(tǒng)的組成部分，對(duì)于檔案管理的重要性和必要性沒有充分的認(rèn)識(shí)。比如，在準(zhǔn)備過程中，檔案存儲(chǔ)的電子數(shù)據(jù)不到位，很多需要保持的紙質(zhì)版的檔案材料通過高分辨率的掃描儀轉(zhuǎn)換成電子檔案資料，或者通過人工錄入的方式將檔案信息錄入電腦。但是，由于檔案管理人員的技術(shù)有限，容易導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)在向數(shù)字化轉(zhuǎn)化過程中產(chǎn)生人為的損壞或者丟失，影響檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和權(quán)威性。此外，檔案部門的軟、硬件水平不足，很多檔案館的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施落后，計(jì)算機(jī)設(shè)備相對(duì)陳舊，它們嚴(yán)重影響了檔案數(shù)據(jù)的采集、保存、歸檔和分類，也不利于檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用。

2.2檔案管理的計(jì)算機(jī)運(yùn)用不充分

在很多檔案館或者檔案部門都運(yùn)用了計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，也對(duì)于檔案管理人員進(jìn)行了必要的專業(yè)培訓(xùn)和計(jì)算機(jī)操作指導(dǎo)。但是在實(shí)際工作中，很多檔案館或者檔案部門都沒有有效利用計(jì)算信息系統(tǒng)，或者只是將計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)作為傳統(tǒng)檔案管理的輔助工具，主要側(cè)重使用它的收集、登錄和儲(chǔ)存功能，往往忽略了其檢索和信息加工的功能。此外，在當(dāng)今信息大爆炸的時(shí)代，檔案信息已經(jīng)不僅僅局限于文字，它需要檔案管理者加強(qiáng)檔案信息中的圖像、聲音、動(dòng)畫等多媒體檔案數(shù)據(jù)的整理工作，而這些都是計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)所在，但是往往被廣大檔案管理者所忽略。因此，在此背景下，檔案的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)優(yōu)勢(shì)不能得到充分發(fā)揮，而檔案管理工作往往重復(fù)著相似的錯(cuò)誤，或者埋沒在浩瀚的檔案歸檔工作紅，它體現(xiàn)不了檔案管理的高效率，更不能發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)項(xiàng)目。

2.3檔案管理的專業(yè)化人才建設(shè)不足

在當(dāng)今信息化時(shí)代，檔案管理工作已經(jīng)從過去的密集型重復(fù)勞動(dòng)過渡到現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)為依托的信息化工作，它要求檔案管理人員具有專業(yè)的檔案管理知識(shí)，掌握扎實(shí)的計(jì)算機(jī)知識(shí)，熟練運(yùn)用各種信息檢索技術(shù)，而這些都需要具有高素質(zhì)、專業(yè)化和高技能的信息管理人員才能勝任。然后我國檔案管理人才大多是從傳統(tǒng)高校檔案專業(yè)畢業(yè)，而且一般年齡都比較偏大，他們工作以后接受傳統(tǒng)的手工檔案管理模式，無論是在計(jì)算機(jī)操作、檔案管理思維的轉(zhuǎn)變和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的運(yùn)用上都存在著不小的差距，而對(duì)于計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)安全防御則更是知之甚少，這就造成了很多時(shí)候，國家、社會(huì)和企業(yè)投入大量人力物力建成的檔案管理信息化系統(tǒng)不能投入使用或者用之甚少，檔案管理的人才梯隊(duì)建設(shè)不能跟上日新月異的信息化發(fā)展，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用成為了一種空談，檔案管理人員沒有危機(jī)意識(shí)，不能提高檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新發(fā)展，使得檔案管理工作陷入被動(dòng)的局面，落后于時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)的需要。

3創(chuàng)新應(yīng)用

檔案管理是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工作，而計(jì)算機(jī)技術(shù)是傳統(tǒng)檔案工作的創(chuàng)新之舉，需要側(cè)重加強(qiáng)檔案信息歸檔、檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和專業(yè)人才梯隊(duì)等各方面的建設(shè)，才能真正將計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)發(fā)揮到最大。

3.1重視加強(qiáng)檔案信息歸檔的基本工作

檔案信息的存儲(chǔ)和歸檔是檔案管理的基本工作，也是檔案現(xiàn)代化管理的重要環(huán)節(jié)，只有充分保證檔案信息的收集、整理、歸檔和錄入工作的有序進(jìn)行，才能保證歸檔的檔案信息真實(shí)有效，為后續(xù)的檔案管理工作提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。因此，需要充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來加強(qiáng)檔案信息歸檔的基本工作，運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)來加強(qiáng)檔案辦公自動(dòng)化、檔案文檔管理一體化、檔案管理信息智能化和檔案服務(wù)現(xiàn)代化，滿足信息化時(shí)代對(duì)于檔案信息數(shù)字化歸檔的需求。此外，在檔案信息歸檔的過程中，需要認(rèn)真完善計(jì)算機(jī)硬件、軟件等相關(guān)設(shè)備，保證檔案信息歸檔過程中的數(shù)字化存儲(chǔ)需要，提高檔案管理系統(tǒng)對(duì)于存儲(chǔ)容量、圖形讀取、性能優(yōu)化、系統(tǒng)兼容等各種信息存檔所需要的基本運(yùn)行條件，加強(qiáng)優(yōu)化計(jì)算機(jī)信息化系統(tǒng)的整體性能，提升系統(tǒng)兼容性，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)軟件更新，保證信息歸檔的高效安全運(yùn)行。

3.2重視加強(qiáng)檔案管理的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

當(dāng)前環(huán)境下，檔案信息的計(jì)算機(jī)管理需要兼顧計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息通信技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，它側(cè)重于檔案管理能夠服務(wù)于民，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的服務(wù)最大化，這就需要檔案信息管理部門和管理者加強(qiáng)對(duì)于計(jì)算機(jī)設(shè)備和技術(shù)進(jìn)行及時(shí)的更新工作，加強(qiáng)檔案信息的數(shù)字化建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，真正保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)內(nèi)外的用戶都能及時(shí)訪問到檔案信息管理系統(tǒng)，能夠根據(jù)自己的訪問權(quán)限獲取到足夠的檔案信息，確保檔案信息數(shù)字化對(duì)于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迫切需求。為了提升檔案計(jì)算機(jī)管理的效率，需要在檔案管理內(nèi)部建立一套完整、有效和安全的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，將檔案信息系統(tǒng)的檔案整理、掃描錄入、程序管理、組織結(jié)構(gòu)、權(quán)限管理、查詢操作、安全防御等內(nèi)容納入到信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的可查詢、分級(jí)訪問和防火墻防御等多重操作，可以通過網(wǎng)絡(luò)信息查詢來實(shí)現(xiàn)信息整理收集的目的。

3.3重視加強(qiáng)檔案管理的多媒體信息建設(shè)

當(dāng)今社會(huì)，計(jì)算機(jī)技術(shù)的重要應(yīng)用就是通過多媒體等信息技術(shù)來顛覆傳統(tǒng)的管理模式。在檔案管理領(lǐng)域，側(cè)重通過多媒體等信息技術(shù)來實(shí)現(xiàn)檔案信息的立體化，注重對(duì)檔案信息的開發(fā)與利用，提高了檔案信息的服務(wù)功能，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化、智能化管理。（1）通過多媒體信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案信息的工具化。目前，很多檔案館已經(jīng)開始利用多媒體系統(tǒng)建立檔案館搜索目錄、參觀指南等，它將單調(diào)枯燥的檔案信息形象化，方便普通觀眾的查閱和參觀。（2）通過多媒體信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化。目前，國內(nèi)檔案館和檔案部門的檔案存檔標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，造成檔案在存儲(chǔ)和交換過程中出現(xiàn)信息不對(duì)稱的狀況，不利于多媒體信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和交流，國家正在統(tǒng)一和規(guī)范多媒體信息存儲(chǔ)的介質(zhì)，力爭(zhēng)通過多媒體信息存儲(chǔ)來規(guī)范檔案信息采集和存儲(chǔ)的規(guī)范性。（3）通過多媒體信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新性。目前，多媒體技術(shù)已經(jīng)逐漸從單純的技術(shù)應(yīng)用過渡到功能應(yīng)用，它能夠?qū)渭兊奈淖中畔⑥D(zhuǎn)化為詳細(xì)的圖像、語音或者動(dòng)畫的形式。另外，多媒體技術(shù)在檔案檢索目錄中可以實(shí)現(xiàn)擬人化操作，加強(qiáng)了檔案信息與管理者的聯(lián)系。

4結(jié)語

隨著信息時(shí)代的飛速發(fā)展，檔案管理工作也逐漸向著信息化、多媒體化和數(shù)字化方向發(fā)展，也使得計(jì)算機(jī)技術(shù)得到了充分的應(yīng)用，它促使檔案管理向著現(xiàn)代化、智能化和自動(dòng)化方向發(fā)展，也真正提高了檔案管理的工作效率，可以說，計(jì)算機(jī)技術(shù)成為了檔案管理不可多得的利器，促進(jìn)了高校檔案發(fā)展進(jìn)程。

作者:張燕敏 單位:濟(jì)南市技師學(xué)院

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