導(dǎo)語：民辦高校文書檔案信息化探討一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

【摘要】就民辦高校文書檔案信息化建設(shè)的重要性進(jìn)行了闡述，同時對推動信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行了剖析，提出了民辦高校文書檔案管理的基本原則，并給出了全面實現(xiàn)文書檔案信息化管理的對策措施。

【關(guān)鍵詞】民辦高校；文書檔案；信息化建設(shè)

隨著我國信息技術(shù)水平的提升，文書檔案也進(jìn)入了數(shù)字化、信息化管理的階段。民辦高校針對文書檔案信息化建設(shè)進(jìn)行深入研究探索對于其檔案管理水平的提升具有深遠(yuǎn)意義。檔案是用來記錄歷史、記載學(xué)校發(fā)展歷程的最可靠憑證。各個高校都有專門進(jìn)行檔案管理的部門，負(fù)責(zé)收集整理高校發(fā)展過程中的各類檔案記錄。文書檔案是高校檔案管理中的一個重要類別，在高校事業(yè)發(fā)展過程中起著不可忽視的重要作用。高校作為國家科學(xué)研究和人才培養(yǎng)的主陣地，探尋檔案管理新路徑，實現(xiàn)檔案數(shù)字化、信息化已成為各個高校持續(xù)深入思考的問題。

1民辦高校文書檔案信息化建設(shè)的重要性及基本原則

1.1文書檔案信息化建設(shè)的重要意義。1.1.1順應(yīng)時展必須提升辦公效率。隨著我國信息化水平的快速提升，很多現(xiàn)代社會的管理工作已經(jīng)建立在信息化的基礎(chǔ)之上了[1]。信息化時代的到來使得檔案管理與現(xiàn)代化的計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用相融合，而在高校日常管理該活動中形成的文書檔案也能夠做到隨時收集、傳輸和自動歸檔[2]，這大大提升了檔案管理部門的工作效率，從而提高了辦公速度，節(jié)約了不必要的人力、物力和財力。1.1.2檔案數(shù)量激增需要加強檔案保護(hù)。民辦高校在日益激烈的競爭中不斷尋求發(fā)展壯大，檔案的數(shù)量也越來越多，特別是會產(chǎn)生大量的文書檔案需要進(jìn)行歸檔與管理。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案容易受到高溫、火災(zāi)和蟲蛀等客觀條件的影響，同時在借閱查詢中也會存在一定程度的磨損，保存風(fēng)險較大。但文書檔案如能全部轉(zhuǎn)化為電子檔案，實現(xiàn)文書檔案的數(shù)字化，那么眾多原始文書檔案資料被損壞的可能性就會降低，穩(wěn)定性更強，保存的時間更長。1.1.3增強檔案流動和實現(xiàn)信息共享。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案的流動相當(dāng)困難，檔案管理“重保存、輕應(yīng)用”的現(xiàn)象一直存在。文書檔案中所承載的重要信息資料難以跨越時空限制實現(xiàn)信息共享。但是在信息化建設(shè)模式下，文書檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，其流動的速度和效率大大提升，文書檔案的信息資源也實現(xiàn)了有效應(yīng)用和實時共享。1.2民辦高校文書檔案信息化建設(shè)的基本原則。1.2.1規(guī)范性原則。在文書檔案信息化建設(shè)的過程中，規(guī)范操作、規(guī)范管理和規(guī)范保存是妥善處理文書檔案的核心要義。民辦高校檔案管理部門必須嚴(yán)格按照《中華人民共和國檔案法》和《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》，對檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理[3]。按照制度要求規(guī)范文書檔案管理流程，做好環(huán)節(jié)監(jiān)控，確保文書檔案管理的規(guī)范性。1.2.2安全性原則。文書檔案大部分為紙質(zhì)檔案，因此，安全是文書檔案管理的重中之重。尤其是在信息化時代，互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展迅速，網(wǎng)絡(luò)成為信息資源流動的主要場所。大量的文書檔案在轉(zhuǎn)化為電子檔案后更要注重網(wǎng)絡(luò)的安全性，避免出現(xiàn)檔案泄密或由于軟硬件出現(xiàn)問題而導(dǎo)致文件丟失的情況。1.2.3高效性原則。對文書檔案進(jìn)行信息化建設(shè)的主要目的就是要提高文書檔案管理效率，加快文書檔案在應(yīng)用過程中的流動速度，以更快的速度和更有效率的檔案管理模式實現(xiàn)文書檔案管理的高效性，是檔案部門需要持續(xù)探索的課題。1.2.4服務(wù)性原則。檔案部門是服務(wù)窗口單位，為高校和廣大師生服務(wù)是民辦高校檔案管理部門的根本宗旨。特別是在信息化時代，文書檔案管理應(yīng)該堅持效率與效益優(yōu)化原則[3]，從提高效率，遵循高效性原則出發(fā)，處理好效益與服務(wù)之間的關(guān)系，努力提高服務(wù)能力，提升服務(wù)效率。

2民辦高校文書檔案信息化建設(shè)中存在的問題剖析

2.1管理力度尚顯不足。檔案管理由于是長期處于邊緣化的部門，所以與檔案管理相關(guān)的制度也未能及時進(jìn)行完善和更新。民辦高校的大部分檔案資源都屬于文書檔案，但在制定制度的過程中也沒有針對文書檔案進(jìn)行專門的制度制定，導(dǎo)致文書檔案管理過程無法實現(xiàn)規(guī)范化和制度化。2.2經(jīng)費設(shè)施急需更新。由于民辦高校大都為自籌資金辦學(xué)，沒有公辦學(xué)校強大的政府財政補貼做后盾[1]，因此，大部分民辦高校都將資金用于師資隊伍建設(shè)和科學(xué)研究上，追求學(xué)校的事業(yè)發(fā)展，極少將資金投入到檔案管理領(lǐng)域中。這就在一定程度上表現(xiàn)出高校對于檔案管理的重視程度不足。文書檔案需要的除濕機(jī)、防磁柜和溫濕度記錄儀等設(shè)備均沒有配備，計算機(jī)、打印機(jī)和存儲設(shè)備等硬件也沒有及時更新，文書檔案的保管環(huán)境堪憂。2.3歸檔流程不合規(guī)范。民辦高校的文書檔案在收集與歸檔過程中主要存在以下問題，一是檔案內(nèi)容不齊全、不完整[4]，導(dǎo)致歸檔材料無法體現(xiàn)出事件全貌；二是檔案重復(fù)，各個部門的負(fù)責(zé)人員聯(lián)通度不高，幾個部門合作完成的項目通常會重復(fù)歸檔；三是電子文件沒有及時歸檔，紙質(zhì)、電子檔案歸檔不同步，這就造成檔案材料在一定程度上缺乏價值。2.4管理人員能力素質(zhì)有待提升。民辦高校的檔案管理人員中有不少是兼職人員，而專門負(fù)責(zé)處理文書檔案的檔案管理員幾乎沒有。由于高校每天都有大量的行政工作，兼職檔案員無法及時進(jìn)行文書檔案的整理歸檔工作，這就造成了文書檔案管理工作的質(zhì)量不高。

3提升民辦高校文書檔案信息化程度的應(yīng)對之策

3.1構(gòu)建現(xiàn)代檔案信息化管理理念。思想是行動的先導(dǎo)。檔案管理在高校事業(yè)發(fā)展過程中的重要作用已經(jīng)日益顯現(xiàn)，高校應(yīng)該著力構(gòu)建現(xiàn)代化的檔案管理理念，將信息化建設(shè)作為檔案管理長期規(guī)劃中的重要環(huán)節(jié)，逐步將紙質(zhì)檔案全部轉(zhuǎn)化為電子檔案，并實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的“雙軌制”管理。從制度建設(shè)入手，在認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保密法》《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》及《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，加強學(xué)校內(nèi)部檔案管理體系建設(shè)，并按照檔案類別分別制定相應(yīng)的細(xì)則。3.2提升文書檔案管理工作重視度。高校要切實將文書檔案管理作為檔案管理的重點加以重視，將檔案管理等相關(guān)內(nèi)容納入學(xué)校事業(yè)發(fā)展和戰(zhàn)略規(guī)劃，在人力、經(jīng)費及設(shè)備方面予以支持，增設(shè)專項資金，專款專用，增加專職管理人員，專人專責(zé)，配備儀器設(shè)備，定期檢查更新，最大限度確保檔案管理部門的正常運轉(zhuǎn)，為文書檔案的存儲、調(diào)用提供客觀條件。3.3持續(xù)推動文書檔案數(shù)字化進(jìn)程。進(jìn)一步加強檔案管理的信息化建設(shè)，嚴(yán)格實施部門、立卷歸檔制度，并采用先進(jìn)的文書檔案計算機(jī)管理技術(shù)，實現(xiàn)“雙檔案”管理，即電子檔案與紙質(zhì)檔案同步、分類歸檔管理[6]。下大力氣建設(shè)智能文書檔案管理信息系統(tǒng)，健全檔案運行體系，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、便捷化和高效化的智慧檔案建設(shè)，實現(xiàn)檔案快速流動，促進(jìn)信息資源共享。信息化時代，要更加注重檔案管理的安全性，在確保紙質(zhì)檔案存儲安全的基礎(chǔ)上，還要加強對電子文書檔案的保護(hù)。對于保密檔案要采取權(quán)限設(shè)置及密碼保護(hù)措施，防止秘密檔案外泄。3.4牢記“三心”培養(yǎng)高素質(zhì)檔案隊伍和有效提升服務(wù)能力。檔案管理工作要求檔案管理人員工作要細(xì)心，服務(wù)要熱心，還要具有責(zé)任心。高校的文書檔案數(shù)量龐大，每一份檔案都要求檔案人員分門別類，細(xì)心處理，妥善保管。如事件請示與批復(fù)、文件正本與副本、跨年度的計劃總結(jié)等，凡是需要歸檔的內(nèi)容都要按照一定的順序排好，不能漏項。在長期的檔案工作中，管理人員應(yīng)該始終保持一份為廣大師生服務(wù)的熱心，努力解決師生在查詢檔案過程中出現(xiàn)的問題，提升服務(wù)質(zhì)量。此外，由于文書檔案大部分為紙質(zhì)檔案，且年代久遠(yuǎn)的紙質(zhì)檔案保存起來尤為困難，檔案管理人員必須要有責(zé)任心，才能持久地做好這項工作。

4結(jié)語

網(wǎng)絡(luò)信息化將會是今后辦公行政工作的發(fā)展趨勢，檔案管理勢必要在信息化建設(shè)的路上越走越遠(yuǎn)。因此，民辦高校必須切實加強對信息化建設(shè)的重視，從制度建設(shè)、平臺建設(shè)和隊伍建設(shè)入手，著力加強檔案特別是文書檔案數(shù)字化水平，更好地服務(wù)于高校的其他部門，促進(jìn)高校的全面發(fā)展。

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作者:李佳 單位:運城職業(yè)技術(shù)學(xué)院