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[關(guān)鍵詞]檔案管理 數(shù)字化

[中圖分類號]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1009-5349（2014）02-0064-01

王麗（1982-），吉林德惠人，德惠市人力資源和社會保障局初級助理管員。

一、檔案數(shù)字化管理的必然性

首先，檔案數(shù)字化是時展的必然。計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)和多媒體技術(shù)的發(fā)展，使分散于不同載體、不同地點的信息得以實現(xiàn)數(shù)字化存儲。通過網(wǎng)絡(luò)互通，實現(xiàn)共享利用，方便快捷，因此形成了大量的數(shù)字化檔案。同時，數(shù)字化檔案也有很多傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案所不能代替的優(yōu)勢，如數(shù)字化檔案節(jié)省占地空間，查閱方便，節(jié)約了保管費用，避免了人力浪費。數(shù)字化檔案傳遞快速，利用及時，大大提高了工作效率。因此，檔案數(shù)字化將是未來時展的必然趨勢。隨著數(shù)字化檔案的興起，檔案管理數(shù)字化必然應(yīng)運而生。檔案管理數(shù)字化是發(fā)展的必然要求，也是因為其有不可替代的作用。首先，數(shù)字化管理更有利于保護(hù)檔案。因為在將傳統(tǒng)檔案資源數(shù)字化的過程中，必將能夠發(fā)現(xiàn)檔案中不完整和欠缺部分，便于及時補齊，同時檔案的數(shù)字化存儲還可以彌補紙張字跡模糊、污損的問題。檔案數(shù)字化后成為原紙質(zhì)檔案的副本，相當(dāng)于一個備份，極大限度地保護(hù)了原件資料的完整性。其次，檔案管理數(shù)字化也有利于改進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量，提高歸檔、立卷、查詢效率。

二、檔案數(shù)字化管理的內(nèi)容

數(shù)字化管理主要內(nèi)容包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊伍建設(shè)以及安全保障體系建設(shè)等內(nèi)容。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)是指是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源各方面制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并指導(dǎo)實施的過程，對于確保數(shù)字化檔案管理的安全、暢通具有十分重大的意義。

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)指網(wǎng)絡(luò)和設(shè)備的建設(shè)，它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件。應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)主要包括檔案信息的收集、管理、利用、安全等方面，關(guān)系到檔案數(shù)字化管理的速度與質(zhì)量。檔案信息化資源建設(shè)包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設(shè)主要指數(shù)據(jù)庫建設(shè)。人才建設(shè)指專業(yè)人才，特別是既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才，是當(dāng)前數(shù)字化檔案管理工作所需要的。

最后是檔案數(shù)字化管理所需的安全保障體系建設(shè)，檔案數(shù)字化管理過程需要有強大的安全保障體系支撐，這是一項復(fù)雜而龐大的系統(tǒng)工程，主要應(yīng)該由以下五個要素組成：法制標(biāo)準(zhǔn)保障、基礎(chǔ)設(shè)施保障、組織管理保障、安全技術(shù)保障和災(zāi)難恢復(fù)機制。積極促進(jìn)檔案整體信息化應(yīng)用水平的全面提高，為信息化建設(shè)保駕護(hù)航。

三、檔案管理數(shù)字化要把握的環(huán)節(jié)

我國的檔案管理數(shù)字化建設(shè)剛剛發(fā)展，其中有需要改善的環(huán)節(jié)，也有需要注意避免的問題。

（一）避免資源的浪費

電子文件與紙質(zhì)文件的雙重保管容易造成資源的浪費，有些檔案已經(jīng)形成了廣泛傳播的電子文件，就沒有必要轉(zhuǎn)化成紙質(zhì)文檔再保存一次。因此，除了對已有珍貴檔案進(jìn)行數(shù)字化再傳播和保存外，后續(xù)檔案的管理就要注意避免資源浪費的問題。

（二）提高數(shù)字化檔案利用率

數(shù)字化檔案具有非常方便快捷的優(yōu)勢，這是紙質(zhì)檔案無法比擬的。其傳播快捷、查閱快捷、使用快捷，因此，完全有理由提高數(shù)字化檔案的利用率，使之充分發(fā)揮作用。但現(xiàn)實往往不盡如人意，人們對于浩瀚的網(wǎng)絡(luò)資源往往只利用了其20%的功能。因此，要提高數(shù)字化檔案的利用率，首先應(yīng)該建立起檔案電子化的系統(tǒng)工程，做好系統(tǒng)的總體設(shè)計，配套設(shè)備選型，檔案管理軟件的開發(fā)和采用，檔案整理和錄入，備份和安全措施也要做好。面對大量的查詢和共享，檔案管理系統(tǒng)的設(shè)備首先要選用雙服務(wù)器的設(shè)備，并進(jìn)行雙備份，同時設(shè)置查詢系統(tǒng)，為資源共享提供方便。

（三）提高檔案管理人員隊伍水平

檔案管理要轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化管理，檔案管理工作也由原來的勞動密集型工作轉(zhuǎn)變?yōu)橹R技能型工作。這就要求檔案管理人員的知識技能水平也要有相應(yīng)的提高，這一方面包括檔案整理者的宏觀分析能力，準(zhǔn)確識別有效檔案進(jìn)行歸檔；另一方面，根據(jù)眾多使用者的要求提供準(zhǔn)確的檔案。這都要求檔案管理者具有一定的知識技能水平，需要高素質(zhì)技能的信息化人才。因此，管理部門要加強檔案管理人員這方面的培訓(xùn)，提高電子文件管理意識，加快工作轉(zhuǎn)型，提高檔案管理水平。

四、檔案管理數(shù)字化中對電子檔案的管理

（一）電子檔案的鑒定

在歸檔管理前，首先要對檔案進(jìn)行鑒定。鑒別檔案的價值以確定管理期限，對無保存價值的電子文件進(jìn)行刪除和銷毀。對電子檔案的有效鑒別是保證檔案管理工作準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)的前提。

（二）電子檔案的著錄歸檔

對電子文件的著錄包括。對歸檔前文件著錄和歸檔后文件著錄，歸檔前著錄的文件有文件級與案卷級，歸檔后只需對案卷級文件進(jìn)行著錄。檔案管理部門可以將需要的著錄項目編成表格發(fā)放給檔案形成單位，實現(xiàn)雙方的銜接。

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［關(guān)鍵詞］數(shù)字化；檔案管理；信息安全

一、檔案信息數(shù)字化的主要內(nèi)容

檔案數(shù)字化主要包括檔案目錄信息的數(shù)字化，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，以多種類型的檢索關(guān)鍵字為基礎(chǔ)以便于快速檢索；載體檔案的數(shù)字化，是檔案信息數(shù)字化的主體對象，如紙質(zhì)檔案、檔案縮微品、照片檔案、錄音錄像檔案等利用計算機技術(shù)、掃描與信息處理技術(shù)、數(shù)據(jù)庫等新技術(shù)進(jìn)行數(shù)字化，最后以數(shù)字化的形式存儲、與網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié)，利用計算機系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時利用，實現(xiàn)資源共享。

二、檔案信息數(shù)字化存在的安全隱患

（一）制度建設(shè)層面缺失。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和信息安全相關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定，要求在開展檔案信息數(shù)字化建設(shè)時，必須制定相應(yīng)健全的管理制度，以確保檔案信息數(shù)字化工作中的各個環(huán)節(jié)有據(jù)可依。但是在實際工作中，一些單位對制度建設(shè)不重視，使得在檔案信息數(shù)字化建設(shè)中，沒有建立相應(yīng)的管理制度用于規(guī)范工作行為，使其在檔案數(shù)據(jù)采集與加工、檔案數(shù)據(jù)存儲及管理、檔案數(shù)據(jù)查詢利用過程中責(zé)任主體不明，無章可循。（二）技術(shù)上的不安全因素。1.使用國外技術(shù)和產(chǎn)品帶來的安全隱患。目前我國大多數(shù)的檔案信息系統(tǒng)所需要硬件、軟件均沒有實現(xiàn)國產(chǎn)化。我國數(shù)字化信息管理還處在較低的水平，這些國外的產(chǎn)品和技術(shù)特別是操作系統(tǒng)和應(yīng)用系統(tǒng)都存在一定的安全風(fēng)險和安全隱患。2.計算機網(wǎng)絡(luò)的安全因素。要提高檔案管理和利用的便捷性，以計算機為終端，采用局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)并用的方式是一個很好的解決方案。不同應(yīng)用系統(tǒng)（管理系統(tǒng)和利用系統(tǒng)）之間的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)處于相對隔離的狀態(tài)，而且設(shè)有必要的防護(hù)措施，但是這樣也無法完全保證檔案信息的絕對安全，檔案管理和利用便捷性和安全性的矛盾時刻存在。3.安全漏洞帶來的安全隱患。俗話說：“道高一尺，魔高一丈”，計算機病毒、黑客攻擊是一個世界范圍內(nèi)的信息安全難題，雖然近年來我國計算機安全技術(shù)領(lǐng)域有了長足進(jìn)步，但它們或多或少在技術(shù)上還存在不完善的地方，在維護(hù)檔案信息安全上還存在著一些漏洞。（三）管理人員的因素。無論是檔案管理還是利用，實施這個過程的主體都是人，而人為的因素有很大的不確定性，這會影響到檔案數(shù)據(jù)的安全。例如，人為的操作失誤，導(dǎo)致數(shù)字化檔案誤刪、泄密；少部分人員職業(yè)操守欠缺，為私利對數(shù)據(jù)有意地篡改，將檔案信息管理的用戶與口令等信息向外部人員透露；管理人員責(zé)任心不強造成備份數(shù)據(jù)丟失、損毀等，這些都對檔案信息安全構(gòu)成威脅。

三、檔案信息數(shù)字化安全的具體措施

（一）制度建設(shè)層面完善。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和信息安全相關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定，制定切實可行的信息安全管理標(biāo)準(zhǔn)。建立和完善電子檔案信息的采集錄入、信息處理、信息存儲、信息與利用等方面的安全管理規(guī)章制度和操作規(guī)程。在制度中，要根據(jù)工作人員不同的專業(yè)特長，進(jìn)行合理的工作安排，要有明確分工、明確責(zé)任主體、權(quán)限分明，做到在檔案信息數(shù)字化過程中的各個環(huán)節(jié)都有人負(fù)責(zé)。發(fā)生泄密或其他事故時要有相應(yīng)的倒查機制。明確電子文件的歸檔范圍，明確電子文件的管理人員；明確數(shù)字檔案信息記錄備份要求，對備份時間、格式、份數(shù)有明確記錄，備份要有專人管理；明確定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查的內(nèi)容和時間標(biāo)準(zhǔn)，指定檢查的人員。（二）提高技術(shù)層面安全防護(hù)能力。檔案信息數(shù)字化安全防護(hù)能力在技術(shù)層面上的提高是包括硬件設(shè)施、軟件設(shè)計、網(wǎng)絡(luò)防護(hù)、通信安全的一個綜合性課題。（1）應(yīng)提高我國具有自主知識產(chǎn)權(quán)硬件及軟件的使用率，在核心設(shè)備上可以用國產(chǎn)替代的，要堅決使用國產(chǎn)設(shè)備。（2）應(yīng)保障存儲設(shè)備的安全，建立符合標(biāo)準(zhǔn)的電子設(shè)備信息機房。（3）對內(nèi)部局域網(wǎng)和外部互聯(lián)網(wǎng)要進(jìn)行物理隔離，防止外部網(wǎng)絡(luò)對內(nèi)網(wǎng)的非法訪問。（4）應(yīng)長期跟蹤軟件的使用效果，發(fā)現(xiàn)并及時修補軟件的安全漏洞，并按要求配備經(jīng)國家有關(guān)部門認(rèn)證的防火墻和殺毒軟件。（5）按照制定的備份機制與規(guī)范，及時做好數(shù)據(jù)的備份。（6）建立嚴(yán)格的數(shù)字化檔案信息的安全防范機制，包括信息登錄訪問控制、用戶權(quán)限控制、信息分類與安全控制。（7）在檔案信息傳輸使用進(jìn)程中建立數(shù)字化檔案傳輸安全控制，包括網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測和鎖定控制、網(wǎng)絡(luò)端口和節(jié)點的安全控制、信息加密控制等。（三）注重管理人員培養(yǎng)。無論是制度建設(shè)還是技術(shù)手段最后都需要具體的人去操作。所以在管理人員的培養(yǎng)方面應(yīng)注意：（1）做好檔案管理人員專業(yè)技能培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)能力。（2）加強職業(yè)道德培訓(xùn)和相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，使相應(yīng)的人員具備較高的職業(yè)操守和較強的法紀(jì)意識。（3）結(jié)合檔案數(shù)字化管理自身的特點，通過定期的培訓(xùn)提高從業(yè)人員的信息化水平。數(shù)字化檔案信息的安全管理是一項系統(tǒng)工程，在檔案信息數(shù)字化實施過程及后期的管理、應(yīng)用中，需要從制度、技術(shù)、人員三方面入手，以制度的建立健全為綱，以人員管理為主線，以軟硬件設(shè)施的不斷完善為基礎(chǔ)，確保檔案信息數(shù)字化應(yīng)用的安全。

作者:楊玉宏 單位:內(nèi)蒙古烏蘭察布市微波總站

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數(shù)字化病歷檔案室的建設(shè)要以病歷檔案使用需求為原則，以最大限度服務(wù)病歷檔案使用者為導(dǎo)向，建立一種多功能的數(shù)字化病歷檔案智能平臺。數(shù)字化病歷檔案室主要由兩部分組成：

（一）病歷檔案信息資料的數(shù)字化是數(shù)字化病歷檔案存在的基礎(chǔ)

病歷檔案信息資料的收集是病歷檔案工作者的最基礎(chǔ)工作。將病歷檔案信息資料數(shù)字化是數(shù)字化病歷檔案室存在的基礎(chǔ)。數(shù)字化病歷檔案是傳統(tǒng)病歷檔案管理通過“應(yīng)用數(shù)字技術(shù)處理和存儲病歷檔案”的方式來管理病歷檔案信息資料。它們的區(qū)別不只是處理和存儲病歷檔案的方式上，同時也是在病歷檔案室發(fā)展階段的不同上的區(qū)別。在電子病歷后時代，數(shù)字化病歷檔案室是傳統(tǒng)病歷檔案室發(fā)展的一個全新階段。病歷檔案信息資料的數(shù)字化來源包括：

1.病歷檔案數(shù)字化影像處理系統(tǒng):主要是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)病歷檔案進(jìn)行影像化處理，然后以文檔和數(shù)據(jù)庫的方式存儲并配以加工、管理、應(yīng)用的體系。目前我國紙質(zhì)病歷檔案數(shù)字化技術(shù)主要有三種：翻拍、掃描、縮微掃描結(jié)合三種方案。數(shù)字化影像處理系統(tǒng)將紙質(zhì)病歷檔案數(shù)字化后，存儲成JPEG或PDF文件格式。PDF通常占用空間比較小，易于傳輸與儲存，也易于閱讀和展現(xiàn)。一般醫(yī)院都采用PDF格式存儲。

2．電子病歷系統(tǒng)：這是未來數(shù)字化病歷檔案室數(shù)據(jù)來源的主要形式。電子病歷是指醫(yī)務(wù)人員在醫(yī)療活動過程中，使用醫(yī)療機構(gòu)信息系統(tǒng)生成的文字、符號、圖表、圖形、數(shù)據(jù)、影像等數(shù)字化信息，并能實現(xiàn)存儲、管理、傳輸和重現(xiàn)的醫(yī)療記錄，是病歷的一種記錄形式。電子病歷系統(tǒng)則是采集、存儲、傳輸、處理、使用電子病歷的一整套工具和應(yīng)用程序。在電子病歷系統(tǒng)中，電子病歷存儲的格式通常有兩種:一種是XML(Extensi-bleMarkupLanguage)，是當(dāng)前處理結(jié)構(gòu)化文檔信息的常用工具。另一種格式是PDF，電子病歷可以采用虛擬打印的方式生成PDF文件。PDF文件支持電子簽名、支持帶水印的顯示輸出，有助于保證數(shù)字化病歷檔案的安全性和合法性。一般醫(yī)院都采用PDF來實現(xiàn)數(shù)字化病歷檔案的歸檔和存儲。PDF是數(shù)字化病歷檔案的較理想存儲格式。

3.病歷檔案數(shù)字化影像處理系統(tǒng)與電子病歷系統(tǒng)相結(jié)合形成一份完整的電子化病歷。根據(jù)衛(wèi)生部電子病歷基本規(guī)范：對目前還不能電子化的植入材料條形碼、知情同意書等醫(yī)療信息資料，可以采取措施使之信息數(shù)字化后納入電子病歷并留存原件。因此，即便在電子病歷時代，電子病歷所無法包含的知情同意書等也必須通過數(shù)字影像化處理后，才能形成一份完整的電子化病歷。故完整的數(shù)字化病歷檔案管理系統(tǒng)包括了數(shù)字化影像處理系統(tǒng)與電子病歷這兩種存儲方式。

（二）數(shù)字化病歷檔案的管理與服務(wù)參照傳統(tǒng)病歷檔案管理及三級醫(yī)院評審要求，數(shù)字化病歷檔案室的病歷檔案管理與服務(wù)的應(yīng)用應(yīng)包括如下幾系統(tǒng)：

1.病歷檔案管理系統(tǒng)：對病歷檔案資料、病歷檔案服務(wù)及對象進(jìn)行管理。有病歷檔案信息管理模塊；病歷檔案查詢與檢索模塊；病歷檔案報表管理；病歷檔案科研檢索模塊等。

2．病歷檔案資料提供與服務(wù)系統(tǒng)：提供病歷檔案復(fù)印、復(fù)制及打印功能。還包括用戶登記、身份證明資料存儲、復(fù)印的病歷檔案資料項目登記及服務(wù)收費登記等。

3.智能數(shù)據(jù)平臺。這是數(shù)字化病歷檔案室的終極目標(biāo)。它是一個使用方便、界面友好的通用數(shù)字化病歷檔案智能信息服務(wù)平臺。是基于電子化病歷檔案信息系統(tǒng)、電子醫(yī)學(xué)圖書館、電子醫(yī)學(xué)期刊及相關(guān)醫(yī)療信息及醫(yī)療法律法規(guī)等有關(guān)電子病歷檔案系列知識的一個綜合性平臺。主要是對病歷檔案信息進(jìn)行二次開發(fā)，包括針對科學(xué)研究及統(tǒng)計分析建立的智能專題病歷檔案信息數(shù)據(jù)庫。其功能包括：數(shù)據(jù)檢索權(quán)限管理、智能數(shù)據(jù)應(yīng)用導(dǎo)航、專題病歷檔案數(shù)據(jù)檢索系統(tǒng)、自定義數(shù)據(jù)庫設(shè)計及智能知識庫檢索系統(tǒng)等。當(dāng)然，在醫(yī)院數(shù)字化病歷檔案室的基礎(chǔ)上，未來，還可建立區(qū)域數(shù)字化病歷檔案室。

（三）數(shù)據(jù)化病歷檔案室的實踐

我院電子病歷于2007年6月4日開始實施，至今其電子病歷檔案管理擁有的信息集成及應(yīng)用系統(tǒng)有：

1.電子病歷檔案管理系統(tǒng)集成了如下幾子系統(tǒng)：電子病歷系統(tǒng)、醫(yī)囑子系統(tǒng)、手術(shù)麻醉子系統(tǒng)、檢驗系統(tǒng)、影像系統(tǒng)、護(hù)理系統(tǒng)、臨床路徑、日間手術(shù)等，基本涵蓋了所有的病歷資料。圖片導(dǎo)入功能：對不能電子化的紙質(zhì)病歷檔案案如知情同意書等進(jìn)行掃描或拍攝導(dǎo)入電子病歷系統(tǒng)，以保證病歷檔案的完整性。

2.電子病歷檔案管理工作站：含這幾個模塊：電子病歷檔案編碼、審核模塊；病歷檔案回退管理；病歷檔案歸檔管理；電子病歷檔案借閱管理：電子病歷檔案復(fù)印管理；電子病歷檔案封存管理；

3.數(shù)據(jù)化病歷檔案應(yīng)用系統(tǒng)目前只有病歷檔案首頁管理模塊及綜合查詢模塊。

（四）體會

數(shù)字化病歷檔案室提高了病歷檔案的服務(wù)能力，它是數(shù)字化醫(yī)院的重要組成部分，是提升病歷檔案管理與信息利用水平的必由之路。

1.年輕化、專業(yè)化的人力資源隊伍是實現(xiàn)數(shù)字化病歷檔案室的基礎(chǔ)。我院是一所新發(fā)展起來的?？啤叭住眿D幼保健醫(yī)院，其病歷檔案室成員的專業(yè)化與年輕化是它的主要特點；和其它醫(yī)院相比，它少了老醫(yī)院病歷檔案室的種種冗余，多了觀念的創(chuàng)新及病歷檔案信息新技術(shù)和主動服務(wù)技巧；同時，科室文化倡導(dǎo)積極主動的學(xué)習(xí)與參與意識，積極參與醫(yī)院的各種有關(guān)病歷檔案建設(shè)；同時，努力按照PDCA管理模式精細(xì)化管理病歷檔案，力爭打造一個服務(wù)型、學(xué)術(shù)型病歷檔案管理隊伍。

2.專業(yè)素養(yǎng)的建立。病歷檔案管理是一門邊緣學(xué)科，其管理人員除了具有病歷檔案管理及醫(yī)學(xué)知識外，還必須具有計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)、法律法規(guī)等多方面知識的一種全新的復(fù)合型人才。

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關(guān)鍵詞:檔案管理 信息 數(shù)字化 網(wǎng)絡(luò)化

Abstract: the archives information essence is the digital and network is the use of the computer technology, the amount of files with the digital information to express, storage, again through the network to transmission communication, realize high share files resources of the era. The file information network construction of archives work is the only way of in the network era, deepening the archives of socialization service request inevitably.

Keywords: file management ,information, digital, network

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：

作為檔案信息化,我認(rèn)為就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃組織下,在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息、網(wǎng)絡(luò)技術(shù),對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理、開發(fā)和提供利用服務(wù)的過程。據(jù)報道,保存大量珍貴檔案文獻(xiàn)的美國國會圖書館將館藏的“大事材料”轉(zhuǎn)換成了便于下載保存的圖像、文本等形式,通過現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行傳遞與交流,以滿足社會利用者的多樣化需求。而在我國,利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)環(huán)境開展的檔案信息服務(wù)方式仍然主要以館藏介紹、目錄查詢等為主;館藏檔案的全息上網(wǎng)、檔案信息的網(wǎng)絡(luò)利用在國內(nèi)較為鮮見。同國外一些國家相比,差距顯得尤為突出,這說明我國目前檔案信息服務(wù)的可獲得性水平還有待于提高。因此,《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》明確提出將檔案信息化建設(shè)作為今后較長時間內(nèi)檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略重點之一。

一、檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的必備條件

實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程,必須具備一定的條件才能實現(xiàn)。其主要條件是,一要有儲存和傳輸信息把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案并傳輸上網(wǎng)的硬件設(shè)備;二要有檔案信息上網(wǎng)、利用、組織等系統(tǒng)的法律、法規(guī)和規(guī)章;三要有過硬的編輯和操作檔案信息的高技術(shù)人才?，F(xiàn)在就對這三個條件分析如下:

1. 檔案信息網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的配置。檔案信息上網(wǎng),一要有輸入、輸出的終端設(shè)備計算機;二要有儲存、管理檔案信息的中央處理器;三要有編輯檔案信息的管理軟件;四要有將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息的掃描輸入器。這是四個基本設(shè)備。這四個設(shè)備的配置,關(guān)鍵就是領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識、重視和資金的投入。實現(xiàn)計算機的普及,互聯(lián)網(wǎng)的開通,從大環(huán)境上講,這些條件容易實現(xiàn)。但對于檔案界這個小環(huán)境而言,還擺不上席位,檔案工作的資金完全來源于財政,一些黨政領(lǐng)導(dǎo)對這項工作還沒有足夠的重視,因此,在本來財政資金就困難的情況下,投入就更少,根本就無法購置現(xiàn)代化設(shè)備。人為的因素和資金的短缺制約了高科技在檔案管理和利用中的運用,所以許多檔案管理還處于手檢檔案的低級階段。

2. 制定統(tǒng)一的檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理規(guī)范。第一,檔案信息是一個內(nèi)容十分豐富,形式極其復(fù)雜的信息源。要保證人們輕松、快捷的在網(wǎng)上查檔,就必須在全國范圍內(nèi)統(tǒng)一上網(wǎng)目錄標(biāo)準(zhǔn)。否則,形式各異的檢索目錄,就會影響利用者快速、準(zhǔn)確的查閱檔案。第二,檔案具有保密性,必須建立一個完整的管理體系,對文件的產(chǎn)生到永久保存或銷毀的整個生命周期應(yīng)進(jìn)行全程管理,涉及到文件的流程、管理規(guī)劃、管理方法以及質(zhì)量要求,對重要的、保密的程序和數(shù)據(jù)要加密并備份,隨時進(jìn)行病毒檢測、制定系統(tǒng)運行安全管理和電子文件管理制度,規(guī)范重要的場所(如機房、庫房等)的出入規(guī)則,制定保護(hù)政策、管理規(guī)劃、管理方法以及質(zhì)量要求,從而建立一個涵蓋檔案信息資源、計算機全部管理活動的目標(biāo)體系、程序體系和技術(shù)方法體系。第三,檔案信息資源保管單位利益的保護(hù),也應(yīng)有一定的規(guī)則。因此檔案信息的編輯、保管、轉(zhuǎn)載等都需要大量的人力和物力的投入。由于網(wǎng)上用檔、利用者與管理者不直接接觸,該收取的一切費用,就只好在網(wǎng)上進(jìn)行,這樣就應(yīng)該建立檔案信息利用收費網(wǎng)站。國家制定統(tǒng)一的收費標(biāo)準(zhǔn)和自動計費軟件。對每次的訪問收費,都必須有一個系統(tǒng)而詳細(xì)的規(guī)定。這樣才能保證利用和管理人雙方利益均等或不受損失。

3. 建立一支會計算機編輯、會操作計算機網(wǎng)絡(luò)的高技術(shù)管理人才隊伍。檔案信息化建設(shè)是一項長期、全面而又具體的工作,信息化的實現(xiàn)不是檔案館(室)某一部門的工作,也不是單靠幾個計算機技術(shù)人員就能實現(xiàn)的,它需要所有檔案人員的積極參與與配合,檔案隊伍素質(zhì)對檔案工作信息化建設(shè)的質(zhì)量起著關(guān)鍵的作用,因此,檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質(zhì)教育的重中之重。

二、實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的對策

隨著網(wǎng)上辦公、網(wǎng)上用檔的普及,檔案部門還有許多工作要做,針對網(wǎng)上用檔的條件,我們還必須做好以下幾方面工作,為檔案實現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)化奠定堅實的基礎(chǔ)。

1.加強網(wǎng)上用檔管理理論研究。為了更好地開展網(wǎng)上工作,保證提供系統(tǒng)、完整、真實的電子文件信息給利用者,我們必須加強歸檔電子文件的理論研究,其探討的理論主要包括:(1)用文字處理技術(shù)形成的電子文件,歸檔時應(yīng)有文字存儲格式、屬性和文字處理平臺的說明材料。(2)用掃描儀等設(shè)備獲得的圖像電子文件,用計算機輔助設(shè)計或繪圖等獲得的圖形電子文件等如何歸檔的理論研究。(3)檔案信息上網(wǎng)后信息如何管理、利用的理論研究。(4)檔案信息源如何系統(tǒng)編輯上網(wǎng)的理論研究等等。

2.加強檔案部門網(wǎng)上辦公先進(jìn)設(shè)備的配置。現(xiàn)階段檔案部門設(shè)備十分落后,現(xiàn)代化程度不高。因此,我們要加強宣傳,爭取社會的支持,爭取政府加大對檔案事業(yè)的投入。再就是要把檔案事業(yè)推向市場,讓檔案體現(xiàn)其經(jīng)濟價值,把檔案信息作為一種特殊商品經(jīng)營,增加社會對檔案事業(yè)的投入?？傊?要采取多種方式來解決檔案資金的不足,以便檔案界配置先進(jìn)的管理設(shè)備。

3.加強檔案管理人才的培養(yǎng)。人才確定事業(yè)成敗,檔案事業(yè)發(fā)展與否,關(guān)鍵在人才。網(wǎng)絡(luò)時代,檔案管理人才必須重新更新自己的知識,爭做檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理軟件的編輯開發(fā)人才,爭做網(wǎng)絡(luò)檔案信息管理人才,爭做網(wǎng)絡(luò)檔案信息源組織編研人才和其它載體形式的管理人才。

4.加強網(wǎng)上用檔的法律、制度的制定。必須加強風(fēng)上用檔工作立法和制度的建設(shè),用法律和制度來保障檔案資源的齊全完整。為此,需要從以下幾方面進(jìn)行規(guī)范:

(1)加強網(wǎng)上用檔的立法規(guī)定,對那些非授權(quán)訪問,冒充合法用戶破壞數(shù)據(jù)完整性、干擾系統(tǒng)正常運行、利用網(wǎng)絡(luò)傳播病毒、線路竊聽等形式的犯罪分子,要以法律為武器進(jìn)行堅決的打擊。(2)制定應(yīng)急計劃,進(jìn)行安全檢查和審計,撰寫安全情況匯報的規(guī)定;(3)嚴(yán)格進(jìn)行權(quán)限管理,包括授予完成工作所需最小特權(quán)、回收特權(quán)的規(guī)定。(4)網(wǎng)上查閱檔案信息目錄的規(guī)定。(5)定期進(jìn)行安全評估,不斷改進(jìn)、優(yōu)化系統(tǒng)的規(guī)定。

三、如何保障檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)安全

作為開放的信息交流平臺,Internet的某些特殊屬性對檔案信息服務(wù)的安全性、可靠性帶來了一定威脅。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,影響檔案信息服務(wù)安全的主要因素有三個方面:操作系統(tǒng)因素、硬件設(shè)備因素以及“網(wǎng)絡(luò)黑客”因素。其中操作系統(tǒng)是計算機運行的最基本的要求,實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上傳遞,首先要解決操作系統(tǒng)的安全問題;硬件設(shè)備對檔案信息安全的影響主要來自其核心——CPU芯片的安全性,亦應(yīng)引起我們的關(guān)注;“網(wǎng)絡(luò)黑客”則是專指非法制作與傳播計算機病毒或惡意攻擊特定網(wǎng)站的人。其行為借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案信息資源的安全同樣構(gòu)成危害:存儲于網(wǎng)絡(luò)的檔案信息,會因病毒的侵襲而發(fā)生嚴(yán)重?fù)p毀。因此,利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境開展檔案信息服務(wù)的安全性、可靠性問題需要我們采取必要措施,保證檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)的安全與正常運行。并根據(jù)檔案信息自身的特點與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源整合利用的實際需要,健全相關(guān)的防火墻技術(shù)、VPN(虛擬專用網(wǎng))技術(shù)、加密技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)病毒防治技術(shù)、跟蹤檢測技術(shù)以及數(shù)字檔案信息資源備災(zāi)基地建設(shè)等,以切實保障網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源優(yōu)化整合與開發(fā)利用的安全。

參考文獻(xiàn)：1.趙培慎;要想有地位必須有作為[J];檔案管理;1994年02期

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關(guān)鍵詞：數(shù)字；稅收；檔案；人才；安全；應(yīng)用

一、引言

現(xiàn)代社會發(fā)展日新月異，稅收檔案工作也需要與時俱進(jìn)，實現(xiàn)稅收檔案管理的有序發(fā)展，關(guān)鍵在于現(xiàn)代數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，能否輻射到稅收檔案管理之中，數(shù)字化技術(shù)是計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的整體化發(fā)展技術(shù)，這些技術(shù)可以實現(xiàn)稅收檔案管理工作效率的提升，可以進(jìn)一步構(gòu)建現(xiàn)代化的檔案管理新次序，不斷提高稅收檔案管理的服務(wù)能力。

二、稅收檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

首先，稅收檔案管理的工作效率進(jìn)一步提升。計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在稅收檔案管理過程中應(yīng)用之后，與原來的人員檔案歸檔、整理等方式來說，電腦化的管理可以大大提高工作效率，實現(xiàn)管理人員工作量的大幅度降低，使得更多的稅收檔案管理人員從繁重的工作中解放出來。其次，稅收檔案整理的準(zhǔn)確性進(jìn)一步提升。稅收檔案管理具有嚴(yán)肅性，必要保證其客觀、準(zhǔn)確的記錄，相關(guān)資料保存必須萬無一失，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用之后，人員整理檔案過程中的準(zhǔn)確性將進(jìn)一步提升。最后，實現(xiàn)稅收檔案資料保存的多元化。以前的檔案管理工作在整理紙質(zhì)檔案的時候，相關(guān)資料保存相對比較單一，隨著時間的推移，資料保存需要付出更多的精力和時間，同時在管理過程中需要進(jìn)一步構(gòu)建現(xiàn)代化的管理手段，將實現(xiàn)這些資料的有效保存，另外，一些其他形式資料可以進(jìn)一步實現(xiàn)更好的保持效率，不斷推進(jìn)稅收檔案管理的多元化發(fā)展。

三、稅收檔案數(shù)字化建設(shè)的具體措施

1.管理人才數(shù)字化技術(shù)的培養(yǎng)。稅收檔案數(shù)字化管理主要就是解決的紙質(zhì)檔案管理過程中出現(xiàn)的標(biāo)準(zhǔn)不齊，內(nèi)容不全，歸檔準(zhǔn)確度不高等問題，實現(xiàn)數(shù)字化管理之后，稅收檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、齊全性、準(zhǔn)確性等大大提升，但是需要對相關(guān)人才進(jìn)行有效提升。這些管理人員僅有高尚的道德、優(yōu)良的職業(yè)準(zhǔn)則是不能勝任具體稅收檔案管理工作的，從事稅收檔案管理工作需要有相對專業(yè)的技能。就管理人才的培養(yǎng)應(yīng)該是一種系統(tǒng)化的管理，進(jìn)一步提升他們?nèi)粘；?、指?biāo)化、數(shù)字化、累積化、導(dǎo)向化的管理。不同類型的檔案管理，需要有不同形式的管理，需要管理人員掌握相關(guān)的專業(yè)技能?，F(xiàn)代化的數(shù)字化技術(shù)也是稅收檔案管理人員需必須掌握的專業(yè)知識，電腦、信息技術(shù)可以實現(xiàn)稅收檔案管理的高效性以及零誤差，這樣的管理可以使管理人員更加方便地管理檔案。具體來說，針對不斷優(yōu)化的信息、計算機等技術(shù)，組織稅收檔案管理人員及時學(xué)習(xí)，不斷更新他們的知識結(jié)構(gòu)。多創(chuàng)造一些學(xué)習(xí)稅收檔案數(shù)字化技術(shù)，對應(yīng)該學(xué)習(xí)了解的大數(shù)據(jù)、云存儲等概念進(jìn)行有效掌握運用。開展數(shù)字化技術(shù)學(xué)習(xí)的傳幫帶工作，讓那些具有一定數(shù)字技術(shù)水平的人員幫助其他管理人員。2.構(gòu)建稅收檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全屏障。稅收檔案管理需要對網(wǎng)絡(luò)安全問題提高認(rèn)識，因為很多稅收檔案信息都可能通過網(wǎng)絡(luò)泄漏出去，這樣的管理更多的需要管理部門進(jìn)行系統(tǒng)化的網(wǎng)絡(luò)安全措施應(yīng)用，不斷提升服務(wù)主機的安全性，全局性統(tǒng)一更新病毒庫，同時嚴(yán)格遵守稅收檔案調(diào)閱的相關(guān)規(guī)章制度，更好的實現(xiàn)檔案管理的有效開展。嚴(yán)格細(xì)化稅收檔案管理數(shù)字化在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)傳遞的級別，根據(jù)其信息的重要程度、核心程度設(shè)置不同的等級，這樣可以保證一些核心稅收檔案管理信息不泄漏。同時需要進(jìn)一步規(guī)范單位內(nèi)外網(wǎng)的使用制度，不能將內(nèi)外網(wǎng)進(jìn)行互通使用。數(shù)字化的管理可以實現(xiàn)電子化的數(shù)據(jù)存儲，雖然紙質(zhì)的檔案資料也保存，在查閱的時候，一般都選擇電子化的查閱方式，這種方式更多方便、快捷，對于管理人員調(diào)取檔案資料也相對簡單。大大提高的工作效率，然而這種借閱、審批流程需要嚴(yán)格管理，保證每一次借閱的記錄都可以查詢到。提供更加優(yōu)質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)安全條件，這樣的環(huán)境下，稅收檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)推進(jìn)。3.強化稅收檔案數(shù)字化推進(jìn)力度。稅收檔案的數(shù)字化發(fā)展需要進(jìn)一步構(gòu)建其相關(guān)紙質(zhì)資料的電子化系統(tǒng)，穩(wěn)步推進(jìn)原始檔案的整體化發(fā)展，組織相關(guān)技術(shù)人員對原始稅收檔案進(jìn)行拍照、掃描。數(shù)字化的稅收檔案管理需要在企業(yè)中將相關(guān)事宜辦結(jié)之后，及時進(jìn)行掃描進(jìn)入電腦，這種隨時變化稅務(wù)檔案管理不再需要進(jìn)行裝訂，只需要對其按照時間的先后順序進(jìn)行編號。一方面需要對原始資料的完整性進(jìn)行有效保存，另一方面需要進(jìn)一步加強這些資料電子化發(fā)展的推進(jìn)，研究一套符合檔案保存規(guī)律的措施和手段。具體的推進(jìn)措施：第一，以“件”為單位確定稅收檔案管理的基本要求。可以將處理的一個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)所涉及到的所有資料作為一“件”。第二，將檔案進(jìn)行有效分類。根據(jù)檔案管理的不同環(huán)節(jié)，將其進(jìn)行有效分類，目前的主要種類有：稅務(wù)登記、管理認(rèn)定、納稅申報、稅款征收、發(fā)票管理、會統(tǒng)核算、納稅評估、稅務(wù)稽查。4.推進(jìn)稅收檔案數(shù)字化發(fā)展的軟硬件建設(shè)?，F(xiàn)代的稅收檔案數(shù)字化管理掃描的清晰度相對就是比較高，企業(yè)法人的簽字、相關(guān)部門的審核意見和公章相對都是比較清楚。在電腦上查閱這些稅收檔案，可以有效實現(xiàn)對檔案的查閱，那些不全、申報的時候出現(xiàn)問題等，都是可以進(jìn)行事前檢查。稅收檔案數(shù)字化管理的這些優(yōu)勢需要通過其軟硬件的完善實現(xiàn)。首先需要提高稅收檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的重視程度。不斷強化部門領(lǐng)導(dǎo)對稅收檔案管理數(shù)字化工作的重視程度，這是現(xiàn)代稅收檔案數(shù)字化設(shè)施優(yōu)化的基礎(chǔ)和前提。其次，構(gòu)建系統(tǒng)化的管理制度。管理制度是一項工作有效開展稅收檔案數(shù)字化發(fā)展的必要條件，例如調(diào)閱稅收檔案管理的具體規(guī)定可以降低檔案的缺失率，使得更多的檔案管理具有規(guī)范化、系統(tǒng)化。進(jìn)一步構(gòu)建稅收檔案數(shù)字化管理的具體流程，保密管理制度，信息查詢和維護(hù)辦法等。最后，進(jìn)一步強化稅收檔案管理的設(shè)備更新，在條件允許的情況下，不斷優(yōu)化稅收檔案管理的硬件設(shè)施，實現(xiàn)檔案設(shè)施的數(shù)字化，不斷構(gòu)建符合大數(shù)據(jù)時代特征的稅收檔案管理設(shè)備。目前稅收檔案整理工作基本電腦等硬件設(shè)施都已經(jīng)配備齊全，大大提升了整理的工作效率。有時在網(wǎng)絡(luò)信息化硬件推進(jìn)的過程中需要進(jìn)一步強化，不斷提升網(wǎng)絡(luò)速度，優(yōu)化更加廣闊的網(wǎng)絡(luò)交流平臺，有助于稅收檔案整理工作。這些硬件建設(shè)都是需要加大政府的財政支持，不斷提高相關(guān)設(shè)備的政府采購力度，更好地滿足稅收檔案管理的有序化發(fā)展。

四、結(jié)語

稅收檔案是政府對企業(yè)進(jìn)行稅務(wù)管理的有效依據(jù)，具有嚴(yán)肅性。同時隨著企業(yè)數(shù)量的增加，稅收檔案管理工作成倍增加，數(shù)字化管理工作需要進(jìn)一步加強人才培養(yǎng)，完善網(wǎng)絡(luò)安全、有效推進(jìn)工作力度、優(yōu)化軟硬件建設(shè)，從而避免出現(xiàn)人為檔案管理誤差，提升工作效率，進(jìn)一步實現(xiàn)稅收檔案管理的質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙利民.科技檔案數(shù)字化管理[A].煤礦自動化與信息化——第21屆全國煤礦自動化與信息化學(xué)術(shù)會議暨第3屆中國煤礦信息化與自動化高層論壇,2011,06:145-146.

[2]莫尚東.淺談“問題導(dǎo)學(xué)”的內(nèi)涵及模式解讀,《導(dǎo)學(xué)案》規(guī)范制作,使用和管理[A].2015年9月現(xiàn)代教育教學(xué)探索學(xué)術(shù)交流會,2015,09:129-130.

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【關(guān)鍵詞】高校；數(shù)字化校園；人事檔案管理；模式

一、構(gòu)建基于高校數(shù)字化校園平臺的人事檔案管理系統(tǒng)

（一）嚴(yán)格執(zhí)行信息化標(biāo)準(zhǔn)要求。數(shù)字化校園建設(shè)投入較大，影響較為廣泛，信息化標(biāo)準(zhǔn)要求較高。因此，構(gòu)建基于高校數(shù)字化校園平臺的人事檔案管理系統(tǒng)，必須符合和遵守國家、教育部頒發(fā)的各類標(biāo)準(zhǔn)以及高等學(xué)校制定的信息化標(biāo)準(zhǔn)要求，滿足國家及省級教育管理部門管理、科研統(tǒng)計要求，以便規(guī)范地進(jìn)行業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的采集、存儲、傳輸、應(yīng)用。須嚴(yán)格參照教育行業(yè)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范設(shè)計，如《教育管理信息高等學(xué)校管理信息》等。采用純B/S模式實現(xiàn)目前主流的技術(shù)與開發(fā)語言，基于WEB的多層體系結(jié)構(gòu)進(jìn)行開發(fā)，流程化界面和向?qū)讲僮鲬?yīng)具有良好的可擴展性，依照安全要求設(shè)計合理的安全架構(gòu)。（二）滿足接入高校三大平臺的相關(guān)要求。人事檔案管理系統(tǒng)接入數(shù)字化校園，須集成到高校的三大平臺，滿足信息門戶集成、公共數(shù)據(jù)平臺集成、統(tǒng)一身份認(rèn)證集成等功能。需要為門戶開發(fā)對應(yīng)的集成表現(xiàn)界面，并提供由該頁面鏈接進(jìn)入人事檔案管理系統(tǒng)相應(yīng)框架的功能?？筛鶕?jù)高校需要，從系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中抽取出需要共享的數(shù)據(jù)到公共數(shù)據(jù)中心，完成數(shù)據(jù)層的集成。須為信息門戶單點登錄開發(fā)相應(yīng)的接口程序，支持現(xiàn)有的高校統(tǒng)一身份認(rèn)證系統(tǒng)。

二、基于高校數(shù)字化校園的人事檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用

（一）人事檔案管理部門應(yīng)用基于高校數(shù)字化校園平臺的人事檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行信息化管理。1.全面、準(zhǔn)確地采集人員的基本信息檔案。通過基于數(shù)字化校園平臺的人事檔案管理系統(tǒng)，人事檔案管理部門原有的人事檔案數(shù)據(jù)信息可以導(dǎo)入系統(tǒng)之中，后續(xù)可單獨及批量追加信息，如教職工的專業(yè)技術(shù)職務(wù)、行政職務(wù)等的晉升、變更；并根據(jù)需要定義各種信息項目，便于增加、修改信息。高校教職員工也可登錄系統(tǒng)，上傳人事檔案相關(guān)材料，如各類學(xué)歷、學(xué)位、進(jìn)修、培訓(xùn)、職稱、獲獎證書圖片等數(shù)字檔案，經(jīng)人事部門審核后存入管理系統(tǒng)。這種多途徑、多渠道的收集方式，促進(jìn)了人事檔案信息更全面、準(zhǔn)確的收集。2.根據(jù)人員類別進(jìn)行檔案的自動分類管理。高校因人事管理需要，對教職工進(jìn)行分類管理，基于高校數(shù)字化校園的人事檔案管理系統(tǒng)可根據(jù)教職工的分類，可自定義不同的檔案類別，并能根據(jù)實際變化情況變更類別。如：在職正式、離退休、延長退休、干部、工人、技術(shù)合同、臨時合同等的分類，并可在各類別間進(jìn)行變動，如在職變更為退休，在職變更為調(diào)動等，從而實現(xiàn)一鍵式分類，使人員的檔案管理更清晰明了、定位準(zhǔn)確、有序規(guī)范。3.合同檔案管理。在基于數(shù)字化校園平臺的人事檔案管理系統(tǒng)中，可導(dǎo)入所需的合同內(nèi)容、格式，并可完成勞動合同的簽訂、變更、續(xù)簽、終止和解除等工作；系統(tǒng)可上傳保存合同數(shù)字圖片；篩選符合相應(yīng)條件的人員，批量打印合同、續(xù)簽合同、解除合同通知書等等?？稍谙到y(tǒng)中靈活設(shè)置合同管理中的提醒條件，如合同到期、試用到期等。并能通過系統(tǒng)進(jìn)行合同基數(shù)統(tǒng)計核算，使合同管理高效、完善、及時、準(zhǔn)確。4.年度考核檔案管理。年度考核流程通過基于數(shù)字化校園的人事管理系統(tǒng)與人事檔案管理系統(tǒng)對接，完成年度考核表的收集歸檔工作及年度考核數(shù)據(jù)匯總工作。5.進(jìn)修培訓(xùn)檔案管理。教職工培訓(xùn)信息檔案可批量導(dǎo)入系統(tǒng)，也可單個錄入，可自定義參加培訓(xùn)人員姓名、編號、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)單位、培訓(xùn)起止時間等，教職工可登錄系統(tǒng)上傳培訓(xùn)結(jié)業(yè)鑒定表等相關(guān)數(shù)字圖片檔案，人事管理部門審核保存歸檔。還可運用系統(tǒng)按年度、項目匯總進(jìn)修培訓(xùn)檔案信息，進(jìn)行統(tǒng)計分析。6.自動生成各類人事檔案相關(guān)表格。錄入到系統(tǒng)中的人事檔案數(shù)據(jù)形成檔案目錄，職務(wù)職稱變動、工資變動均形成變動情況登記表。人事檔案轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出，可制作生成名冊表、轉(zhuǎn)遞通知單等。7.統(tǒng)計分析。可對系統(tǒng)中教職工的相關(guān)檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計，如學(xué)歷、學(xué)位、職稱、年齡、工齡等各種信息結(jié)構(gòu)、變動情況的統(tǒng)計數(shù)據(jù)、圖表，生成相關(guān)報表等。（二）其他教職員工對基于高校數(shù)字化校園平臺的人事檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)應(yīng)用。根據(jù)不同人員類別，在系統(tǒng)中設(shè)置不同的應(yīng)用權(quán)限，設(shè)定不同的操作及查閱范圍。1.校領(lǐng)導(dǎo)。在系統(tǒng)中可通過文字、數(shù)字圖片等瀏覽方式，查閱了解教職工的基本情況、學(xué)歷、學(xué)位、職稱、個人簡歷、考核等檔案情況，及時、準(zhǔn)確地掌握相關(guān)信息，為學(xué)校工作決策提供參考。2.部門領(lǐng)導(dǎo)。在系統(tǒng)中可通過文字、數(shù)字圖片等瀏覽方式，查閱本部門教職員工基本信息、學(xué)歷、學(xué)位、職稱、個人簡歷、考核等檔案情況；審核本部門教職工更新的信息和上傳的各類學(xué)歷、學(xué)位、進(jìn)修、培訓(xùn)、職稱、獲獎等數(shù)字圖片檔案材料。為部門的管理、決策把關(guān)。3.教職工。在系統(tǒng)中可通過文字、數(shù)字圖片等瀏覽方式，查閱本人的基本信息、學(xué)歷、學(xué)位、職稱、個人簡歷、年度考核結(jié)果等檔案情況；上傳更新圖文數(shù)字檔案材料，如學(xué)歷、學(xué)位、職稱、進(jìn)修培訓(xùn)等。

三、基于高校數(shù)字化校園的人事檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)管理

制定基于高校數(shù)字化校園的人事檔案管理系統(tǒng)的相關(guān)維護(hù)管理制度，以確保系統(tǒng)安全、高效運行。（一）維護(hù)計算機及網(wǎng)絡(luò)等硬件設(shè)備，保證系統(tǒng)正常運行。定期檢查維護(hù)計算機及網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)備，及時發(fā)現(xiàn)、維修處理硬件設(shè)備問題。做好設(shè)備故障處理預(yù)案并有效落實。（二）維護(hù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息。對基于高校數(shù)字化校園的人事檔案管理系統(tǒng)的運行狀況進(jìn)行嚴(yán)格的管理監(jiān)控。按不同的人員管理類別，合理設(shè)置不同的應(yīng)用權(quán)限。及時更新數(shù)據(jù)信息，及時審核教職工上傳的新的檔案信息材料，嚴(yán)格把關(guān)，確保檔案材料信息真實可靠、充實全面、實時更新。（三）維護(hù)系統(tǒng)安全。加強防火墻保護(hù)屏障。定期、不定期升級殺毒軟件、查殺計算機病毒、木馬等。根據(jù)人員類別的變動情況，及時變更系統(tǒng)中的類別管理，確保按人員類別進(jìn)行使用權(quán)限的實時更新。

【參考文獻(xiàn)】

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[關(guān)鍵詞]城建檔案；管理；信息化；數(shù)字化；現(xiàn)代化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.136

[中圖分類號]G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）18-0-01

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式存在很多不足之處，如檔案資源的調(diào)閱費力、耗時以及占用空間大等。應(yīng)加強城市檔案管理的信息化建設(shè)，增強城建檔案管理的數(shù)字化能力。為此，要借助先進(jìn)的計算機硬件和軟件設(shè)施，以電子化的形式保存城建檔案，注重城建檔案的信息化管理，以提升城建檔案的管理效率，更加有效地體現(xiàn)城建檔案的重要功能。

1 規(guī)范城建檔案信息化建設(shè)指標(biāo)和要求

城建檔案信息化的指標(biāo)是推動檔案信息化建設(shè)的前提條件和基礎(chǔ)保障，也是檔案信息化建設(shè)的主要方式。在城建檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程中，它逐步成為一個關(guān)鍵性組成部分，為使共享信息資源更加有效，要確保檔案信息的準(zhǔn)確性與真實性。為此，應(yīng)嚴(yán)格要求檔案信息的搜集、整理、儲存、加工等一系列工作，確保檔案信息資源的有效性。這要求相關(guān)人員根據(jù)行業(yè)規(guī)范和國家要求，制定有關(guān)指標(biāo)規(guī)范，其主要涵蓋：①城建檔案信息資源的數(shù)據(jù)格式要求。信息管理系統(tǒng)中錄入的信息需要確保格式一致，以增強信息資源共享和傳遞的有效性；②處理業(yè)務(wù)的要求，換言之，即涉及檔案業(yè)務(wù)的要求；③管理性的指標(biāo)和要求，規(guī)范管理檔案管理工作者的行為和設(shè)備等，包括提取與錄入檔案信息，以及規(guī)范檔案管理工作者的行為等。

2 建設(shè)城建檔案信息管理系統(tǒng)

目前，一般由專業(yè)開發(fā)軟件的企業(yè)來建設(shè)城建檔案管理系統(tǒng)，但檔案管理部門的工作者也應(yīng)參與前期的方案探究與調(diào)研事項，并認(rèn)真調(diào)試測試軟件。除此之外，為更加有效地共享信息資源，應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一電子政務(wù)資源以及城建檔案信息管理系統(tǒng)，提高城建檔案管理的起點，使其可從更高的視角上進(jìn)行信息化建設(shè)，大大提高城建檔案管理效率。對于檔案信息管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，應(yīng)在實現(xiàn)各種開放需求的過程中，創(chuàng)建一定的硬件平臺與軟件平臺，提升網(wǎng)絡(luò)的穩(wěn)定性與可靠性，規(guī)避檔案信息化風(fēng)險。

3 設(shè)計城建檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫儲存

目前，城建檔案管理信息化的基礎(chǔ)性條件業(yè)已具備，且逐步健全了硬件與網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，城建檔案信息化建設(shè)的另一重點是管理和設(shè)計數(shù)據(jù)庫。因此，要科學(xué)設(shè)計數(shù)據(jù)庫。首先，城建檔案管理數(shù)據(jù)庫需涵蓋三項內(nèi)容，即文檔庫、影像庫、空間庫。其中，數(shù)據(jù)庫不同，文件的儲存格式也不同，所有的數(shù)據(jù)庫間存在相互聯(lián)系，在用戶調(diào)取某一種信息的過程中，其他文件庫都能對其實施管理和編碼。其次，創(chuàng)建高效檢索系統(tǒng)。有效檢索信息資源是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，否則，信息系統(tǒng)就僅成為記錄數(shù)據(jù)的工具。在設(shè)計數(shù)據(jù)庫的過程中，要借助先進(jìn)的多媒體技術(shù)以及計算機技術(shù)有效整合不同載體的檔案信息資源，多層次開發(fā)檔案信息資源。從某種意義上來講，整個系統(tǒng)的工作效率受系統(tǒng)檢索效率的制約，因此，在設(shè)計檔案管理數(shù)據(jù)庫時，應(yīng)遵循科學(xué)與安全原則，并注重提高信息檢索的效率。

4 應(yīng)用及管理城建檔案信息資源

在應(yīng)用及管理城建檔案信息資源的過程中，要注意以下幾點。首先，創(chuàng)建與完善信息化安全管理機制。立足于我國相關(guān)的法律和法規(guī)，創(chuàng)建與完善檔案管理制度和體系，清楚劃分登錄系統(tǒng)不同工作者的責(zé)任與權(quán)限，提升系統(tǒng)信息的安全性。其次，注重培養(yǎng)信息化的專業(yè)性人才，持續(xù)提高檔案管理工作者的素質(zhì)，有效實現(xiàn)城建檔案信息化建設(shè)。

5 注重建設(shè)城建檔案管理的信息化人才隊伍

城建檔案信息化的一個重要保障是具備一支綜合素質(zhì)較高的信息化人才專業(yè)隊伍。建設(shè)人才隊伍除要提高內(nèi)部管理工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)外，還應(yīng)培訓(xùn)、引進(jìn)現(xiàn)代化的管理人才和信息技術(shù)開發(fā)的技術(shù)性人才，以優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu)。尤為關(guān)鍵的是，要不斷更新各個級別領(lǐng)導(dǎo)的知識領(lǐng)域和結(jié)構(gòu)，確保城建檔案信息化具備一個優(yōu)秀的引路人，且形成一支強大的人才隊伍鏈，在城建檔案管理工作者和信息技術(shù)開發(fā)工作者緊密配合的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)城建檔案的信息化建設(shè)。

6 結(jié) 語

城建檔案管理的數(shù)字化建設(shè)處于一個理想的發(fā)展階段，人們的認(rèn)知能力與思想意識的改變決定了其發(fā)展趨勢與發(fā)展方向。檔案管理人員不能停留在以往陳舊的管理理念和管理模式中，應(yīng)創(chuàng)新思想，立足于城建檔案管理的現(xiàn)代化和信息化，縱觀歷史發(fā)展趨勢和新形勢，確保城建檔案管理的數(shù)字化建設(shè)能有效推動城市經(jīng)濟的發(fā)展與社會文明的進(jìn)步。

主要參考文獻(xiàn)

[1]陳濤.云存儲技術(shù)在圖書館隨書光盤管理工作中的應(yīng)用[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2012（5）.

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關(guān)鍵詞:高校檔案 檔案管理創(chuàng)新 檔案管理數(shù)字化

創(chuàng)新是一個民族進(jìn)步的靈魂，是一個國家興旺發(fā)達(dá)的不竭動力，要發(fā)展就要有創(chuàng)新，檔案事業(yè)也是如此。高校檔案管理只有不斷創(chuàng)新，才能使檔案事業(yè)適應(yīng)和服務(wù)于社會，跟上當(dāng)今和未來世界發(fā)展的步伐，才能適應(yīng)社會主義市場環(huán)境對檔案工作的需要。

1.1檔案信息時展的要求

首先，數(shù)字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時間、空間的限制，在任一地點、任一時間只需有一網(wǎng)的電腦，即可進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)查閱自己需要的檔案信息。美國經(jīng)濟學(xué)家邁克爾·戈德海伯于1997年指出:在以計算機網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的信息社會中，面對浩如煙海的信息，對人們來說，信息已不再是一種稀缺的資源，而是相對過剩，稀缺的是人的注意力。因此，目前以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的新經(jīng)濟，其實質(zhì)就是“注意力經(jīng)濟”。 高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是提高檔案注意力的有效手段，同時可以提高檔案的管理效率。網(wǎng)上利用的開展，將會使檔案工作進(jìn)入一個嶄新的工作環(huán)境，進(jìn)入極好的良性循環(huán)之中。

以往檔案人員為開發(fā)檔案資源，為檔案利用而進(jìn)行許多文獻(xiàn)匯編、數(shù)字匯編、專題匯編等編研工作可以減少，甚至平時查閱工作中可取消，檔案人員有更多的時間用于檔案數(shù)據(jù)整理工作。其次，使高校檔案業(yè)務(wù)工作變得方便、快捷、高效。數(shù)字化檔案信息使檔案能及時歸檔，盡快地提供利用。平時在網(wǎng)上文書處理部門將收文或發(fā)文都輸入到計算機中，各級部門可根據(jù)自己的權(quán)限范圍在網(wǎng)上分組傳閱自己相關(guān)的文件，并注上處理意見，年終歸檔時，只需向檔案館移交一份分類組卷清單，把數(shù)據(jù)通過網(wǎng)上按檔案數(shù)據(jù)格式傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中即可，從而使檔案館減少了檔案數(shù)據(jù)錄入工作。

1.2高校檔案信息數(shù)字化是計算機大量應(yīng)用于高校管理的必然結(jié)果

首先，高校檔案部門出于自身管理需要使用計算機管理檔案，形成了大量的數(shù)字化檔案信息。計算機管理檔案可使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體形式的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機讀檔案，它以光盤、磁盤作為信息存儲的載體，向數(shù)字格式轉(zhuǎn)變。 許多高等院校建立了校園網(wǎng)，并與教育科研網(wǎng)和國際互聯(lián)網(wǎng)相連。校園網(wǎng)的開通為學(xué)校教學(xué)、科研及管理提供了先進(jìn)的技術(shù)手段和嶄新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，廣大師生可以不出校門、不出國門就與國內(nèi)外的專家進(jìn)行科研項目合作、查詢資料、 學(xué)術(shù)交流、籌備各種會議等等。計算機網(wǎng)絡(luò)化管理的出現(xiàn)，使計算機從輔的工具很快發(fā)展成一種工作環(huán)境，并伴隨著應(yīng)用的普及而演變成一種工作方式。伴隨工作方式的變化而產(chǎn)生的大量機讀文件，即電子文件也就應(yīng)運而生。

1.3高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的條件已經(jīng)基本成熟

1.3.1通訊技術(shù)和計算機網(wǎng)絡(luò)迅速發(fā)展;90年代以來，我國先后筑起中國互聯(lián)網(wǎng)(Chinanet)、中國教育科研網(wǎng)(caep.cetinnet)、中國科技網(wǎng)(CSTnet)和中國金橋網(wǎng)(ChinaGBnet)，并均與國際互聯(lián)網(wǎng)Internet接軌。就全國高校來看，1994年以來，由于"211工程"和CERnet工程的促進(jìn)，很多高校紛紛著手建設(shè)校園網(wǎng)，至1996年底，已有220所高校建成校園網(wǎng)并連入CERNET， 800余所高校的校園網(wǎng)自2000年底開始陸續(xù)建成。我國通訊技術(shù)的迅速發(fā)展和計算機網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的迅速崛起，為高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了前所未有的條件。

1.3.2高校檔案館自動化建設(shè)初見成效

自動化是高校檔案館走向網(wǎng)絡(luò)化的必由之路。自20世紀(jì)80年代后期以來，高校檔案館自動化建設(shè)經(jīng)過10多年的努力，開發(fā)出數(shù)百個自動化專用軟件。許多檔案館均采用比較成熟的計算機管理系統(tǒng)，已基本實現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能的自動化管理。自動化建設(shè)大大改善了檔案館的服務(wù)手段，提高了服務(wù)質(zhì)量和工作效率，促進(jìn)了各項標(biāo)準(zhǔn)的制定和完善。尤其可喜的是，計算機應(yīng)用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養(yǎng)出了一批計算機系統(tǒng)開發(fā)、維護(hù)和應(yīng)用人才。數(shù)據(jù)庫建設(shè)也具備了一定的規(guī)模。所有這些為檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了有利條件和強有力的技術(shù)保證。 轉(zhuǎn)貼于

2現(xiàn)在高校檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化存在的問題

2.1數(shù)字化、輔助管理方面存在的問題

事實上現(xiàn)有的高校檔案工作計算機管理模式，多數(shù)是建立在原有的手工管理模式基礎(chǔ)上，這種管理模式的特點是以檔案信息載體為核心，工作對象不是檔案信息，而是紙張、塑膠等載體材料。計算機的作用只是輔助人工管理檔案實體，而不是處理檔案數(shù)據(jù)。其結(jié)果是非但沒代替手工管理工作，而且是大大的增加額外手工勞動的投入。表現(xiàn)在:首先是檔案計算機輔助管理模式僅局限于檔案工作內(nèi)部的編目和檢索環(huán)節(jié)發(fā)生局部作用，而且是輔助檔案工作人員對檔案實體進(jìn)行編目和檢索，不是針對具體的檔案信息，比如，這種形式編目須大量依靠手工勞動進(jìn)行前期準(zhǔn)備工作，常常須先手工做好著錄或填寫好手工目錄后，再往計算機中錄入。編目的實際目的是為了讓計算機排版和打印出“至臻完美”案卷目錄。以供展示或手工查閱。其次是檔案工作計算機輔助管理不同外界發(fā)生關(guān)系，它只為檔案部門內(nèi)部服務(wù)，作用是輔助檔案工作人員人工管理檔案實體。這樣做檔案工作計算機輔助管理發(fā)展也失去了外在的動力。

2.2高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問題

2.2.1缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機構(gòu)

由于受高校管理體制和運行機制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門，這種分散管理體制無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統(tǒng)、各自為政、自我完善、自找發(fā)展的局面。雖然許多高校檔案館已意識到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動。而國家目前尚沒有一個統(tǒng)一的組織機構(gòu)來規(guī)劃協(xié)調(diào)檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享工作。大多數(shù)檔案館仍然是采取封閉式的辦館方式，無論是軟硬件的購置，還是數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，都處于各自為政的低水平重復(fù)狀態(tài)，這不僅造成了人力物力的巨大浪費，也影響了我國檔案館的標(biāo)準(zhǔn)化、自動化和網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程。

2.2.2標(biāo)準(zhǔn)化水平低

由于歷史的原因，高校檔案館自動化建設(shè)走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個檔案館根據(jù)自己的經(jīng)濟實力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應(yīng)用軟件，都沒有遵循相應(yīng)國家標(biāo)準(zhǔn)，功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無主題標(biāo)引，共享性差。而國家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，各館的發(fā)展存在著很大盲目性。這種狀況發(fā)展下去，勢必給檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享造成隱患。

2.2.3數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后;

經(jīng)過多年的努力，高校檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，各館均存在浮躁情緒及急功近利傾向。主要表現(xiàn)在建庫缺乏整體性，數(shù)據(jù)庫大多自建自用，建成的數(shù)據(jù)庫規(guī)模小，標(biāo)準(zhǔn)化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復(fù)建設(shè)，數(shù)據(jù)無規(guī)范化控制，商業(yè)服務(wù)水平差。大多數(shù)據(jù)庫僅僅供本單位使用，嚴(yán)重地影響了數(shù)據(jù)庫的利用率。而且目前高校檔案館所建的數(shù)據(jù)庫大多為條目數(shù)據(jù)庫，缺少全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，無法滿足用戶的多種需求。許多高校檔案館雖與Cernet和Internet聯(lián)網(wǎng)，但只能訪問其主頁，根本無實質(zhì)性的資源司共享。

2.2.4經(jīng)費保障率低

目前雖然硬件的質(zhì)量在不斷提高而價格在不斷下跌，但檔案館網(wǎng)絡(luò)化的實現(xiàn)仍然需要投入大量的資金。目前高校檔案館的經(jīng)費投入較少，用于檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的經(jīng)費非常有限，無法購置好的硬軟件，建立高起點的檔案館網(wǎng)絡(luò)，更談不上對設(shè)備的及時更新。目前經(jīng)費仍是影響高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的最大障礙。

3高校檔案管理現(xiàn)代化的初步構(gòu)想

3.1采用客戶機/服務(wù)器(Client/Server)體系結(jié)構(gòu)模式;客戶機/服務(wù)器結(jié)構(gòu)模式是通過網(wǎng)絡(luò)把分散的計算機系統(tǒng)連接起來，系統(tǒng)把這些計算機根據(jù)其功能劃分為服務(wù)器與客戶機C/S結(jié)構(gòu)系統(tǒng)處理方式同以往的“文件共享型”網(wǎng)絡(luò)處理方式相比，其主要的不同點在于將一種應(yīng)用分解成為若干部分，如用戶界面、商業(yè)邏緝和數(shù)據(jù)庫，并將這些部分交給多臺機器(包括工作站、一個或多個服務(wù)器)分別執(zhí)行，共同實現(xiàn)整體應(yīng)用。用戶在工作站(前臺)看到的通常是用戶界面，當(dāng)前臺需要調(diào)用某些數(shù)據(jù)時，工作站向被稱為后臺的數(shù)據(jù)庫服務(wù)器(Server)發(fā)出請求，服務(wù)器即對此做出響應(yīng)，并把處理的結(jié)果返回給前臺，這樣工作站就成了數(shù)據(jù)庫服務(wù)器的客戶(Client)。C/S模式實際上是一種軟件運行和組織方式，不是指工作站、服務(wù)器等硬件結(jié)構(gòu)系統(tǒng)，它必須依賴網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)而存在，并且充分利用了網(wǎng)絡(luò)的資源優(yōu)勢，但它對具體的網(wǎng)絡(luò)硬件、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)并無嚴(yán)格的要求。在Windows NT、Netware上均可以構(gòu)造起實用C/S結(jié)構(gòu)系統(tǒng)。服務(wù)器作為信息集中處理和交換的中心，硬件上選用市面上常見的高檔微機即可。 轉(zhuǎn)貼于

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【關(guān)鍵詞】 學(xué)校；檔案管理創(chuàng)新；檔案管理數(shù)字化

檔案管理工作的質(zhì)量是高中學(xué)校管理質(zhì)量的重要表現(xiàn)之一，也能反映出學(xué)校發(fā)展水平。我國相關(guān)政策要求學(xué)校必須重視檔案工作的管理，將檔案工作融入到學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃中去，順應(yīng)時展，利用信息技術(shù)對學(xué)校的檔案管理進(jìn)行科學(xué)創(chuàng)新，實現(xiàn)數(shù)字化管理。檔案管理數(shù)字化就是把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案通過現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案，進(jìn)而根據(jù)檔案類型、期限等不同特點將檔案信息分類以方便查閱、共享，這就需要借助計算機平臺以及局域網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)，以此來提高學(xué)校檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

一、學(xué)校檔案管理的創(chuàng)新

（一）管理理念上的創(chuàng)新。子曰：“工欲善其事，必先利其器?！敝v的是工匠要想使他的工作做好，就一定要先讓工具鋒利起來，也就是說要想做好一件事，準(zhǔn)備工作是非常重要的。而在對學(xué)校檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新之前，首先要對其理論進(jìn)行創(chuàng)新，摒棄傳統(tǒng)觀念帶給的思想上的局限性，培養(yǎng)先進(jìn)的思想意識以及創(chuàng)新理念。比如學(xué)校檔案管理不應(yīng)該只停留在利用文字、圖表對個人及團隊進(jìn)行概括，適當(dāng)?shù)匾獙⒍嗝襟w影像資料納入檔案管理范圍，可以提高檔案的全面性，提升檔案管理的創(chuàng)新意識。

（二）管理模式上的創(chuàng)新。檔案管理的創(chuàng)新在很大程度上是檔案管理模式和方式的創(chuàng)新。在檔案管理的工作中，首先應(yīng)提高檔案管理的工作地位，特設(shè)專門的檔案管理部門，并制定相關(guān)的政策以及工作原則等分發(fā)給學(xué)校各部門，這樣可以讓檔案管理部門自行解決內(nèi)部工作事宜，避免檔案管理工作由其他部門的員工代勞所造成的檔案更新、管理不到位等現(xiàn)象出現(xiàn)，提升各部門的工作效率，也更加民主平等。

由于檔案管理系統(tǒng)根據(jù)檔案性質(zhì)而決定其操作，在實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化后，可以結(jié)合學(xué)校自身的檔案特點，建立相應(yīng)的檔案管理平臺，便于檔案的管理，并能通過網(wǎng)絡(luò)與師生及時分享。

（三）管理方法上的創(chuàng)新?，F(xiàn)在所提到的方法的創(chuàng)新，主要是指傳統(tǒng)的學(xué)校檔案管理工作是以人力手抄為主，然而在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，信息技術(shù)已經(jīng)走進(jìn)了人民的生活并對人們的生活產(chǎn)生了質(zhì)的改變，顯然傳統(tǒng)的人工手抄的工作方式已跟不上社會發(fā)展的步伐。所以，利用現(xiàn)代信息手段，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，積極改革高效檔案管理的方法，實現(xiàn)信息儲存、信息傳輸、信息分享等多個方面的創(chuàng)新，可以有效提高檔案管理工作的效率，同時，還可以增加檔案的安全性。

（四）管理方式上的創(chuàng)新。做事成功與否在很大程度上取決于對這件事的管理方式，其中因事物性質(zhì)的不同而改變管理方式是事情成敗的關(guān)鍵因素。比如曾經(jīng)倡導(dǎo)的威嚴(yán)管理，認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)者和決策者要在群體中樹立絕對的威嚴(yán)，因為只有絕對的威嚴(yán)才能保證有足夠的執(zhí)行力，才能確保每一個環(huán)節(jié)都能按時、高質(zhì)量地完成。但隨著社會的發(fā)展，人人平等且職業(yè)沒有高低貴賤之分，人們在工作中普遍渴望能夠受到他人尊敬，如果此時實行傳統(tǒng)的威嚴(yán)管理，在很大程度上會引起員工的不滿，甚至產(chǎn)生抗拒心理，使得管理工作沒法順利展開，由此，漸漸出現(xiàn)了人性化管理，在保持威嚴(yán)的同時，采用寬松的人性化管理模式，可以在不影響領(lǐng)導(dǎo)者和決策者的執(zhí)行力的同時，改善工作氛圍，促進(jìn)員工間的友好合作，提高工作效率。

二、數(shù)字化檔案管理

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理不同，數(shù)字化檔案管理是建立在現(xiàn)代計算機科學(xué)技術(shù)的成果上，以計算機為紙，以可收集信息的設(shè)備為筆，對檔案信息資源進(jìn)行收集和整理，并通過信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)檔案資源的共享與跨地區(qū)轉(zhuǎn)移，將檔案管理從繁雜的資料中拯救出來，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展，成為當(dāng)前檔案管理部門的熱點話題。

（一）檔案信息管理數(shù)字化。數(shù)字化就是將繁雜的檔案信息通過計算機科學(xué)技術(shù)轉(zhuǎn)變成數(shù)字與數(shù)據(jù)，再將這些數(shù)字、數(shù)據(jù)建立起適當(dāng)?shù)臄?shù)字化模型，引入計算機內(nèi)部進(jìn)行處理。需要先進(jìn)的數(shù)字化儲存技術(shù)方案，具有較高的科學(xué)性、穩(wěn)定性、有效性以及通用性的特點。

（二）檔案資源管理形式虛擬化。利用計算機科學(xué)技術(shù)在終端對服務(wù)器資源進(jìn)行審閱或修改，可大大提高服務(wù)器的利用效率，節(jié)省大量的人力物力，進(jìn)而降低成本。通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來建設(shè)虛擬資源，可以實現(xiàn)檔案的互通服務(wù)，進(jìn)而達(dá)到檔案信息管理共享，比如：高中生的升學(xué)，其高中可以將學(xué)生的電子檔案根據(jù)其升學(xué)情況通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)送至大學(xué)檔案管理處，真正做到文書檔案資源管理的虛擬化。

三、對學(xué)校檔案管理數(shù)字化的意見見解

雖然我國高中學(xué)校在檔案管理工作中積極引進(jìn)了現(xiàn)代計算機科學(xué)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來改革創(chuàng)新，取得了一定成果，但還存在著一些不足之處需要檔案管理人員加以完善。

首先是檔案管理工作人員中存在思想意識不到位的現(xiàn)象，高中學(xué)生的檔案不同于其他學(xué)段的學(xué)生檔案，具有一定的特殊性，所以在對高中學(xué)生檔案進(jìn)行管理時需要檔案管理工作人員積極嚴(yán)謹(jǐn)?shù)赝瓿蓹n案的收集工作，提高自身應(yīng)有的工作效率。同時，由于信息技術(shù)與計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)屬于新興技術(shù)產(chǎn)業(yè)，而學(xué)校內(nèi)部的檔案管理人員大多沒有經(jīng)過（下轉(zhuǎn)第189頁）（上接第183頁）專業(yè)的信息技術(shù)與計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的培訓(xùn)，缺乏相關(guān)的專業(yè)知識，缺乏相關(guān)的專業(yè)技能，便出現(xiàn)了不會操作或操作不當(dāng)?shù)膶擂尉置?，存在因誤操作遺失檔案信息的可能，也沒法從最大程度上發(fā)揮數(shù)字化檔案管理平臺應(yīng)有的效率，在很大程度上浪費了資源。所以就需要學(xué)校內(nèi)部檔案管理工作人員看清實際，努力跟上信息化的浪潮，提高自身的專業(yè)素養(yǎng)，抓緊時間掌握計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的相關(guān)知識，并能良好地應(yīng)用于日常檔案管理工作。

其次是需要注意網(wǎng)絡(luò)安全性，建立數(shù)字化檔案管理平臺的目的是實現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)共享，檔案信息可以通過網(wǎng)絡(luò)高速傳播，但是近幾年來隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)犯罪與信息泄露等信息安全問題受到了人們的廣泛關(guān)注，近年來頻發(fā)的個人檔案信息泄露事件使得部分高校檔案管理部門也緊張了起來，所以，儲存眾多信息資源的學(xué)校更應(yīng)該加強信息網(wǎng)絡(luò)安全防范措施，避免信息泄露所帶來的損失，不能因顧忌信息網(wǎng)絡(luò)安全便不敢開放學(xué)校的數(shù)字化檔案管理平臺，進(jìn)而限制了數(shù)字化檔案管理的應(yīng)用與發(fā)展。

四、結(jié)語

高中的檔案管理工作是學(xué)校各項管理工作中的重要組成部分，應(yīng)充分利用計算機科學(xué)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將其應(yīng)用于實際的檔案管理工作中，搭建數(shù)字化檔案管理平臺是高校檔案管理工作發(fā)展的最終趨勢，當(dāng)前此項應(yīng)用還處于剛起步階段，但是只要在工作實踐中不斷積累經(jīng)驗，勇于創(chuàng)新，不斷完善檔案管理手段，就可以提高檔案管理的工作效率，促進(jìn)學(xué)校與檔案管理部門的發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

[1]王麗勇.探討高校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問題[J]. 赤峰學(xué)院學(xué)報（自然科學(xué)版），2014（03）：164-165.

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一、數(shù)字化檔案管理體系概述

數(shù)字化檔案管理體系是由檔案信息綜合管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)信息共享系統(tǒng)兩大部分組成。其中檔案信息綜合管理系統(tǒng)是由數(shù)字化處理子系統(tǒng)、檔案信息管理子系統(tǒng)、信息服務(wù)子系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)庫管理子系統(tǒng)組成；網(wǎng)絡(luò)信息共享系統(tǒng)則是由信息子系統(tǒng)和Web管理子系統(tǒng)組成。整體來說，數(shù)字化檔案管理體系是由現(xiàn)代信息技術(shù)為基礎(chǔ)，以檔案信息為核心內(nèi)容，依靠先進(jìn)，高效，便捷的開發(fā)模式，面向多層次，多用戶的標(biāo)準(zhǔn)、安全、有序的分布式檔案信息資源管理系統(tǒng)。

二、建立數(shù)字化檔案管理體系的動因

（一）是順應(yīng)電子管理現(xiàn)代化和檔案管理信息化的需要。檔案信息數(shù)字化，網(wǎng)絡(luò)化是科技時代的要求。數(shù)字化檔案管理體系可以讓每一位利用者在任何時間，任何地點進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)，查詢自己需要的檔案信息，不受時間和空間的限制。數(shù)字化檔案管理體系可以提高檔案的注意力和管理效率。計算機的利用可以使檔案管理工作進(jìn)入一個嶄新的管理環(huán)境，處于良性循環(huán)體系之中。并且數(shù)字化管理的運用還可以使檔案管理業(yè)務(wù)更加方便高效快捷，檔案能夠及時地歸檔，迅速地得到整理，更快地提供運用，還能夠準(zhǔn)確地反映檔案當(dāng)前的情況。

（二）是實現(xiàn)資源共享和改進(jìn)檔案工作的途徑。近些年來，隨著經(jīng)濟市場的不斷發(fā)展，查詢檔案的人越來越多，對于檔案館來說，單憑計算機類的存儲和查找的原始管理模式，已不適應(yīng)現(xiàn)代化管理的步伐，更不能滿足檔案利用者的需求。據(jù)了解，交通部門的一些直屬機構(gòu)已經(jīng)將各種配套的設(shè)備儀器投入使用，將各種資料廣泛地進(jìn)行掃描錄入，大大地提高了工作的效率，減少了檔案館工作的負(fù)擔(dān)，也更好地為利用者提供了方便。數(shù)字化檔案管理體系可以使資源得到充分的共享。因此，各單位建立辦公自動化系統(tǒng)，建立信息一體化的數(shù)字化檔案信息管理體系是當(dāng)務(wù)之急。

（三）計算機的普遍應(yīng)用是實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的必然結(jié)果。檔案部門出于自身管理的需要而大量地使用計算機管理檔案，形成了一系列的數(shù)字化信息。計算機管理可以將大量的數(shù)據(jù)進(jìn)行掃描錄入，將其他形式向數(shù)字化形式轉(zhuǎn)變。許多檔案部門建立起自己的網(wǎng)絡(luò)，并將其與同機構(gòu)其他網(wǎng)絡(luò)和國際互聯(lián)網(wǎng)相聯(lián)接，為檔案管理體系提供了更為廣闊的空間，人們可以不出門就查詢國內(nèi)的或國際的信息，進(jìn)行交流等，充分地實現(xiàn)了資源的充分共享。

三、數(shù)字化檔案管理體系建設(shè)的若干問題及建議

我國由于起步較晚，數(shù)字化檔案管理體系仍然處于初級階段，在利用的過程中出現(xiàn)了這樣那樣的一些問題，而發(fā)現(xiàn)問題和解決問題是我們當(dāng)下努力的重點所在。

（一）數(shù)字化檔案管理體系建設(shè)的若干問題。1.缺乏有效的領(lǐng)導(dǎo)。在科技飛速發(fā)展的今天，雖然數(shù)字化檔案管理體系的重要性已經(jīng)為我們所認(rèn)可，但是我們在數(shù)字化管理方面仍然處于起步階段，大部分內(nèi)容仍然處于摸索之中。我們雖然對數(shù)字化檔案管理體系已經(jīng)普遍地認(rèn)可，但是對于其中的專業(yè)性知識并沒有完全地認(rèn)知。對于數(shù)字化檔案管理體系缺乏系統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)，沒有建立起科學(xué)規(guī)范的數(shù)字化檔案管理工作系統(tǒng)。2.數(shù)字化人才的缺失。數(shù)字化檔案管理體系的建立需要大量的數(shù)字化管理專業(yè)人才，而在起步階段的數(shù)字化檔案管理體系的數(shù)字化專門人才更是少之又少?，F(xiàn)階段，在數(shù)字化檔案管理工作中，人才總量不足，結(jié)構(gòu)不合理的現(xiàn)象比較突出，特別是高層次，高領(lǐng)域，高技能的創(chuàng)新復(fù)合型人才比較短缺，培養(yǎng)和吸納數(shù)字化管理人才的能力又比較薄弱，這些都成為制約現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理體系有效性的關(guān)鍵因素。3.數(shù)字化硬件設(shè)備投入較少，軟件功能混亂。在科技飛速發(fā)展的今天，計算機的更新?lián)Q代是頻繁的。而檔案館的 計算機往往跟不上時代的步伐和現(xiàn)代檔案形勢的發(fā)展變化，不能適應(yīng)數(shù)字化檔案管理體系的需求。影響了檔案管理工作的全面開展。再加上有些檔案管理軟件功能單一，參差不齊，跟不上時展的需求，自動化水平低下一直困擾著數(shù)字化檔案館的進(jìn)一步拓展。4.數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)安全性能低。計算機網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用是數(shù)字化檔案管理體系不可或缺的一項主題，有網(wǎng)絡(luò)的地方，就存在網(wǎng)絡(luò)安全這一不可回避的問題?，F(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)中存在較多的安全隱患，易導(dǎo)致檔案管理體系不能正常運行，甚至網(wǎng)絡(luò)癱瘓。隨著科技的不斷發(fā)展，各種病毒等也變得高級和復(fù)雜，類型多樣，層出不窮，對網(wǎng)絡(luò)安全的威脅很大，很多網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)都受到了攻擊，造成了損失。因此，數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)安全問題是需要解決的一項重要難題。數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)該從網(wǎng)絡(luò)安全，信息安全以及管理安全三方面來考慮。