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關(guān)鍵詞：人事檔案管理；數(shù)字化；價(jià)值

干部檔案數(shù)字化是指采用計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備對(duì)干部檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為可存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過(guò)程。在世界經(jīng)濟(jì)與網(wǎng)絡(luò)相融的時(shí)代，信息化管理亦發(fā)揮了重要的作用。

一、實(shí)現(xiàn)人事檔案管理數(shù)字化的必要性

一方面人事檔案管理的信息化是人事檔案信息管理的核心，是將人事檔案的整理工作用信息化的管理模式來(lái)替代，干部檔案數(shù)字化后能使檔案信息資源準(zhǔn)確方便快捷地提供干部人事管理利用，使可以通過(guò)授權(quán)的干部檔案信息資源得到共享，以滿足干部管理工作對(duì)檔案利用的需求。另一方面人事檔案記載著一個(gè)人成長(zhǎng)的歷史軌跡，記載著一個(gè)人的身份、黨團(tuán)組織關(guān)系、學(xué)歷、經(jīng)歷、職稱、政審及個(gè)人能力等等的許多情況。是一個(gè)人真實(shí)的歷史寫照。對(duì)于在科學(xué)研究、政治生涯中有所造詣的人來(lái)說(shuō)，人事檔案查借閱越是頻繁，相對(duì)檔案紙張磨損程度越高。實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，可以有效保護(hù)原始檔案的磨損，延長(zhǎng)載體的損壞年限。因此，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化是十分必要的。

二、實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化的舉措途徑探析

如何實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化，保證人事檔案資料對(duì)人事工作起著積極的作用，提供準(zhǔn)確、全面的人事信息資料，推動(dòng)人事工作的向前發(fā)展，是值得人們深思的問(wèn)題?，F(xiàn)就闡述些許見解，具體如下幾個(gè)方面：

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視，大力支持檔案信息化

首先，人事檔案管理實(shí)施信息化，需要單位領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，正確認(rèn)識(shí)和評(píng)價(jià)實(shí)現(xiàn)信息化管理的重要性，對(duì)人事檔案管理人員的培訓(xùn)及管理給予極大的支持，勇于投資信息化軟件、硬件設(shè)備等。其次，對(duì)人事檔案部門信息化的工作要制定工作方案，從總體思路、流程設(shè)計(jì)、標(biāo)準(zhǔn)要求，到具體的質(zhì)量保證措施、崗位工作說(shuō)明、安全保密規(guī)定等，通盤考慮，盡量做到量化管理、精細(xì)管理。

（二）從嚴(yán)從實(shí)、實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理

在人事組織管理部門，原始檔案管理資料的收集、整理，最終歸檔的過(guò)程，要經(jīng)過(guò)審核，定期地對(duì)人事檔案資料的及時(shí)性和真實(shí)性進(jìn)行清理，對(duì)一些缺項(xiàng)、缺頁(yè)的檔案資料進(jìn)行補(bǔ)充，規(guī)范檔案管理的監(jiān)管工作，落實(shí)人事檔案資料的完整和真實(shí)，并且確保人事檔案資料的隱私性。從實(shí)際工作看，干部檔案主要用于干部人事部門開展任免、調(diào)動(dòng)、工資待遇、出國(guó)（境）審批等工作，紀(jì)檢監(jiān)察、編史修志等工作，近些年辦理社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)和個(gè)人辦理房產(chǎn)、遺囑等公證也越來(lái)越多地用到干部檔案，可見，干部檔案的作用已經(jīng)不可小覷，在檔案數(shù)字化過(guò)程中，要繃緊從嚴(yán)從實(shí)、保密安全這根弦，嚴(yán)格數(shù)字檔案制作管理，嚴(yán)禁違規(guī)連接互聯(lián)網(wǎng)，嚴(yán)防黑客攻擊、竊取，確保干部人事檔案信息的絕對(duì)真實(shí)和安全。使紙制檔案與數(shù)字檔案一一對(duì)應(yīng)。真實(shí)、全面反映每個(gè)人的歷史面貌。

（三）提高素質(zhì)、保質(zhì)保量檔案數(shù)字化

強(qiáng)化人事檔案管理的工作人員信息化管理意識(shí)，培養(yǎng)良好的服務(wù)態(tài)度，提升工作人員的專業(yè)知識(shí)，是保證人事檔案管理信息化工作的重要環(huán)節(jié)，是保障人事檔案管理全面有序地開展，將檔案管理數(shù)字化有效地發(fā)揮智能化的檢索及各項(xiàng)功能，處理好檔案管理工作及信息保密工作的兼容有著不可小覷的作用。檔案管理人員要對(duì)計(jì)算機(jī)的軟件操作及信息管理技能熟練，對(duì)不熟悉或不了解相關(guān)知識(shí)的人員勤培訓(xùn)，重實(shí)踐，加大力度，請(qǐng)專家及有經(jīng)驗(yàn)的人員來(lái)進(jìn)行講座或親身實(shí)操示范，加強(qiáng)檔案信息管理中出現(xiàn)的各種問(wèn)題的解決能力，不斷地提升自我能力，汲取新的檔案管理知識(shí)和掌握科學(xué)的人事檔案管理能力，盡職盡責(zé)，為單位提供人事檔案的真實(shí)信息和人員狀況，培訓(xùn)出一批高素質(zhì)的檔案管理人才。

（四）嚴(yán)格把關(guān)、工作有序檔案數(shù)字化

干部檔案工作是公道正派選人用人的基礎(chǔ)，是提升干部工作公信力的保障，隨著信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，干部檔案造假、信息不實(shí)的輿情，直接把干部檔案工作從幕后推向前臺(tái)。由此，在實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化時(shí)應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，做到檔案出庫(kù)、進(jìn)庫(kù)都要造冊(cè)登記、逐一審查，層層緊扣，以防出現(xiàn)漏洞。檔案出庫(kù)要登記造冊(cè)，逐本核對(duì)，填寫交接單；進(jìn)行數(shù)字化加工前，仔細(xì)整理編碼，逐份材料，逐頁(yè)編號(hào)，尤其第四大類學(xué)歷和評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料（包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)籍、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績(jī)表和評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)、考績(jī)、審批材料）和第九大類錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國(guó)、退（離）休、退職材料及各種代表會(huì)代表登記表等材料比較多而集中；檔案掃描時(shí)，每份檔案按大類、按順序進(jìn)行，不得損壞紙質(zhì)檔案，切勿漏掃。做到精、細(xì)、全。

三、結(jié)束語(yǔ)

實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化，是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，是社會(huì)生產(chǎn)力信息化發(fā)展的重要標(biāo)志，也是社會(huì)發(fā)展對(duì)人才需求的要求，建立一套良好的、完整的人事檔案信息化管理體系，有利于動(dòng)態(tài)管理人事檔案，在信息數(shù)據(jù)庫(kù)中占有一席之地，提高人才信息的利用率，同時(shí)方便廣大人民群眾在檔案信息庫(kù)中有效地查詢，最大限度地為社會(huì)發(fā)展，構(gòu)建和諧社會(huì)輸送人才。

參考文獻(xiàn)：

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[2]焦英.關(guān)于人事檔案信息化網(wǎng)絡(luò)化管理的思考[J].機(jī)電兵船檔案.2012（05）.

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【關(guān)鍵詞】檔案數(shù)字化 人事管理 信息化建設(shè)

人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)是需要多學(xué)科知識(shí)、多專業(yè)配合、多部門協(xié)作、多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工程，目的在于推廣應(yīng)用。因此，人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)必須圍繞人事檔案文件的特點(diǎn)來(lái)進(jìn)行，即從實(shí)際出發(fā)，采用最新信息技術(shù)，及時(shí)解決建設(shè)中的存在問(wèn)題。

1 人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀

當(dāng)今，現(xiàn)代信息技術(shù)迅猛發(fā)展，成熟的數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)普及到各行各業(yè)。加快數(shù)字化建設(shè)成為我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)的國(guó)家戰(zhàn)略。因此，以數(shù)字化手段做好新時(shí)期的人事工作，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，既是新時(shí)期人事工作的客觀需要，也是國(guó)家信息化和現(xiàn)代組織人事工作的必然要求，人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)勢(shì)在必行。

但長(zhǎng)期以來(lái)，人事檔案管理主要為人工作業(yè)，近期雖使用了計(jì)算機(jī)，但由于其內(nèi)容的保密性，推廣情況較差，造成其數(shù)字化程度對(duì)比同時(shí)期其他領(lǐng)域相對(duì)落后。現(xiàn)存的信息形式?jīng)]有統(tǒng)一規(guī)范，信息記錄的流程不科學(xué)，使得信息內(nèi)容不全面，不能滿足對(duì)人員個(gè)體的微觀管理和對(duì)人員群體的宏觀管理的需要。

具體情況有如下幾點(diǎn)。

1.1 人事檔案管理軟件的開發(fā)滯后，泛用性不強(qiáng)

人事檔案管理主要對(duì)通用性信息進(jìn)行管理。但目前，人事檔案管理軟件的開發(fā)處于無(wú)政府狀態(tài)，沒有統(tǒng)一的規(guī)范文件，各地方自行開發(fā)的軟件的不兼容使信息不能互通，制約了數(shù)字化進(jìn)程的推進(jìn)。

1.2 人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度低

人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的前提是基礎(chǔ)工作內(nèi)容規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。由于歷史原因，人事檔案業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ)較差，案卷保存質(zhì)量不高， 人事檔案管理無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，當(dāng)前的制度一般僅著眼于某一地區(qū)、部門，使數(shù)字化建設(shè)的全面實(shí)施困難重重。

1.3 人事檔案管理的方式落后

人事檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工作程序標(biāo)準(zhǔn)依舊是人工工作時(shí)期制定的，尚未從信息技術(shù)的特點(diǎn)和發(fā)展方面進(jìn)行考慮。目前，越來(lái)越多的文件資料是以信息存儲(chǔ)設(shè)備形式出現(xiàn)，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能適應(yīng)人事檔案數(shù)字化的要求。

1.4 人事檔案管理人員的素質(zhì)不高

數(shù)字化的信息系統(tǒng)管理需要有較高知識(shí)層次和掌握了一定技術(shù)水平的人員。目前，許多單位和部門缺乏高素質(zhì)人才，既掌握檔案管理知識(shí)，又精通信息技術(shù)的復(fù)合型人才奇缺。

2 人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)

既然人事檔案管理數(shù)字化是時(shí)代的需要，那么要想通過(guò)其充分利用現(xiàn)有設(shè)備實(shí)現(xiàn)信息資源共享，提高工作效率，就必須建立現(xiàn)代化的數(shù)字化信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，系統(tǒng)具體要求如下。

2.1 日常業(yè)務(wù)管理

實(shí)現(xiàn)日常人事檔案工作中對(duì)檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)和查閱等業(yè)務(wù)內(nèi)容，應(yīng)主要由四大功能組成：檔案案卷管理、檔案材料管理、檔案審核及系統(tǒng)維護(hù)。

2.2 數(shù)字化檔案采集

數(shù)字化檔案采集系統(tǒng)應(yīng)主要負(fù)責(zé)對(duì)紙質(zhì)檔案材料的數(shù)字化采集處理，提供目錄整理、信息采集、數(shù)據(jù)審核3大功能，并可利用現(xiàn)化代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)多人多客戶端的對(duì)多本檔案、不同材料的同時(shí)采集，實(shí)現(xiàn)高效、快捷的檔案數(shù)字化采集。

2.3 數(shù)字化檔案網(wǎng)上查閱

數(shù)字化檔案查閱系統(tǒng)是以專用資源網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，采用B/S（瀏覽器/服務(wù)器）模式架構(gòu)，在組織系統(tǒng)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)本地及遠(yuǎn)程查檔、閱檔功能。在系統(tǒng)安全方面，有如下三點(diǎn)設(shè)計(jì)：

（1）可按日期、時(shí)間或長(zhǎng)期有效等多種方式完成閱檔授權(quán)。

（2）對(duì)閱檔過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)的日志記錄。

（3）信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運(yùn)行更加安全可靠。

3 檔案管理數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)注意的問(wèn)題

3.1 應(yīng)用軟件應(yīng)統(tǒng)一

應(yīng)選用中央組織部推行的，建立在《信息結(jié)構(gòu)體系》基礎(chǔ)上的系統(tǒng)軟件，避免造成數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)混亂和上下級(jí)數(shù)據(jù)無(wú)法溝通與共享。制定文本、照片、聲像等資料的相關(guān)采集標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一文件格式。同時(shí)，對(duì)系統(tǒng)所涉及到的其他應(yīng)用項(xiàng)目，也要制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，確保信息共享的兼容性。

3.2 應(yīng)使用先進(jìn)技術(shù)構(gòu)建數(shù)字化系統(tǒng)

建立數(shù)字化信息系統(tǒng)會(huì)使用到數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。在建立數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，應(yīng)采用分布式多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，克服圖像和視頻數(shù)據(jù)容量大引起的調(diào)用速度慢等問(wèn)題，以便在信息數(shù)據(jù)大量增加情況下，保證信息的調(diào)用、管理、更新和存儲(chǔ)。應(yīng)注重?cái)?shù)據(jù)源采集和后期制作的質(zhì)量控制，宜采用高清掃描儀、數(shù)字杜比和DVD技術(shù)錄入照片、音頻、視頻，確保信息資源的質(zhì)量。要預(yù)先考慮利用互聯(lián)網(wǎng)與上級(jí)組織人事部門連接，滿足應(yīng)用軟件實(shí)時(shí)升級(jí)的需要。

3.3 數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)的計(jì)劃與完善

要根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)的迫切程度、資金、網(wǎng)絡(luò)規(guī)模等情況制定工作計(jì)劃和建設(shè)目標(biāo)。

（1）擬定數(shù)字化信息系統(tǒng)的基本框架，選定或開發(fā)系統(tǒng)應(yīng)用軟件。

（2）進(jìn)行資料數(shù)據(jù)的采集與錄入，建立規(guī)范化的信息報(bào)送、錄入制度，豐富信息資源庫(kù)。

（3）在試運(yùn)行的基礎(chǔ)上完善、改進(jìn)和提高，收集整理出現(xiàn)的問(wèn)題，召開專家研討會(huì)，集思廣益，提出改進(jìn)方案。

（4）加大資金投入，在條件成熟的基礎(chǔ)上，推廣成功經(jīng)驗(yàn)，提高覆蓋率。

3.4 突出多部門、多方位聯(lián)動(dòng)，加強(qiáng)上下級(jí)和相關(guān)部門間的協(xié)調(diào)

外部檔案信息涉及到上級(jí)主管部門、基層單位、橫向部門；內(nèi)部則涉及多個(gè)管理職能部門，信息內(nèi)容包括班子建設(shè)、管理、任免、檔案、教育、統(tǒng)計(jì)、考核和考察進(jìn)而黨員統(tǒng)計(jì)等方面。因此，數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)必須突出多部門協(xié)作、多方位聯(lián)動(dòng)的特點(diǎn)，制定高效合理的信息采集、維護(hù)和使用制度，明確界定各級(jí)、各部門的責(zé)任、權(quán)限和義務(wù)，形成規(guī)范、有序、統(tǒng)一的運(yùn)行機(jī)制。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)應(yīng)以建立現(xiàn)代化的數(shù)字化信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為基礎(chǔ)，進(jìn)行統(tǒng)一的培訓(xùn)，提高使用者的實(shí)際操作能力，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)，更好地為現(xiàn)代組織人事工作服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介

王少英（1961-），女，現(xiàn)為吉林省四平市四平賓館助理檔案員。

篇3

（一）數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)存在問(wèn)題

很多高校人事檔案室已基本配備計(jì)算機(jī)，條件好的高校配備了掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)等現(xiàn)代化管理設(shè)備，但軟件系統(tǒng)未建設(shè)或未開發(fā)利用，現(xiàn)代化管理硬件設(shè)備形同虛設(shè)，不能發(fā)揮其作用，影響了檔案管理方式的轉(zhuǎn)型。數(shù)字化管理人事檔案的基礎(chǔ)是建立數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)字化系統(tǒng)管理是將人才信息資源分類存儲(chǔ)于數(shù)據(jù)系統(tǒng)中。目前我國(guó)高校人事檔案系統(tǒng)建設(shè)處于初始階段，很多高校軟件系統(tǒng)未配置，一方面是資金問(wèn)題。建設(shè)人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)需要一定的資金，目前高校人事檔案管理資金不足，系統(tǒng)建設(shè)資金未配置；另一方面管理人員水平問(wèn)題。高校人事檔案管理人員計(jì)算機(jī)管理水平較低，不能完全掌握系統(tǒng)管理。

（二）缺乏現(xiàn)代化的檔案工作者

一支現(xiàn)代化檔案管理隊(duì)伍是數(shù)字化管理檔案的根本保證。數(shù)字化管理人事檔案，必須有專人管理和維護(hù)數(shù)據(jù)系統(tǒng)。第一，目前一些高校人事檔案管理員人手不夠，專職管理人員較少，大多是兼職或臨時(shí)工，只能應(yīng)對(duì)日常的管理和查閱工作；第二，具備檔案專業(yè)本科及以上學(xué)歷人員較少，專業(yè)人才匱乏；第三，系統(tǒng)操作水平不高。很多高校人事檔案管理員計(jì)算機(jī)管理能力和水平普遍偏低，不能勝任系統(tǒng)管理操作，落后于現(xiàn)代化管理要求。而數(shù)字化管理檔案對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)操作有一定要求，必須具備信息儲(chǔ)存、信息加工、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、網(wǎng)絡(luò)操作和網(wǎng)絡(luò)維護(hù)等能力和水平。

二、數(shù)字化管理高校人事檔案的對(duì)策

（一）更新觀念

實(shí)現(xiàn)高校人事檔案數(shù)字化管理，首先領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變思想觀念，重視檔案管理人員的再教育，加強(qiáng)檔案管理人員現(xiàn)代化管理能力的培養(yǎng)，灌輸現(xiàn)代化管理理念和方法；其次，高校人事檔案管理工作者必須改變守舊思想，主動(dòng)學(xué)習(xí)現(xiàn)代化辦公知識(shí)，提高計(jì)算機(jī)操作水平，提高軟件系統(tǒng)管理能力，熟練掌握現(xiàn)代化管理方法，成為新世紀(jì)檔案管理人才。

（二）修訂《干部人事檔案管理?xiàng)l例》

《條例》規(guī)范了紙質(zhì)檔案管理的工作程序和管理規(guī)則，且強(qiáng)調(diào)干部人事檔案的保密性，“任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”，“嚴(yán)禁任何個(gè)人私自保存他人的檔案”，數(shù)字化管理檔案中的“信息化公開”的要求無(wú)疑與《條例》相沖突，《條例》只適用紙質(zhì)檔案，未明確數(shù)字化管理檔案的歸檔定義及法律效果，未規(guī)范數(shù)字化管理程序，因此實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理人事檔案必須修訂《條例》，才能保證數(shù)字化檔案信息合法性，保證高校人事檔案數(shù)字化管理有據(jù)可依，有章可循，促進(jìn)資源信息共享。

（三）建立數(shù)據(jù)庫(kù)

高校人事檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，必須建立數(shù)據(jù)庫(kù)，配置軟件管理系統(tǒng)，系統(tǒng)建設(shè)可根據(jù)各高校發(fā)展規(guī)模而定，規(guī)模大的高?？膳渲萌萘看螅菪詮?qiáng)，性能好的軟件管理系統(tǒng)，容量大的系統(tǒng)適應(yīng)面廣，使用年限長(zhǎng)；規(guī)模小的高校，可利用高校計(jì)算機(jī)專業(yè)人才資源豐富的特點(diǎn)，聘請(qǐng)本校軟件系統(tǒng)專家開發(fā)實(shí)用性較強(qiáng)的人事檔案管理系統(tǒng)，錄入系統(tǒng)時(shí)以人為單位，設(shè)置格式化分類管理，按十大類設(shè)置管理區(qū)，如設(shè)置職稱區(qū)、職務(wù)區(qū)、學(xué)歷區(qū)、業(yè)績(jī)區(qū)、培訓(xùn)區(qū)、工資區(qū)、考核區(qū)、政治面貌區(qū)、健康檔案區(qū)等。此軟件系統(tǒng)開發(fā)經(jīng)濟(jì)實(shí)用，學(xué)習(xí)操作方便，有利于系統(tǒng)的更新與維護(hù)，數(shù)據(jù)庫(kù)的建立是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理檔案基礎(chǔ)。

（四）強(qiáng)化系統(tǒng)的管理與維護(hù)

第一，遵守管理程序。高校人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，必須嚴(yán)格遵守管理程序，由專人負(fù)責(zé)管理和維護(hù)系統(tǒng)。正確、真實(shí)、全面輸入人才信息，進(jìn)行系統(tǒng)分類、錄入、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和數(shù)據(jù)處理等工作程序；第二，規(guī)范操作。人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)需定期變更數(shù)據(jù)信息，在保證人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)完整、真實(shí)和準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上，增添新的檔案信息，同時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤信息必須及時(shí)修正，數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)及更新時(shí)，必須及時(shí)記錄更正內(nèi)容，注明更正信息原因、原信息內(nèi)容及更新后的信息內(nèi)容，記錄更正人，更正時(shí)間及地點(diǎn)；第三，及時(shí)更新系統(tǒng)。系統(tǒng)陳舊是導(dǎo)致信息丟失的主要因素，因此，為了減少人事檔案數(shù)據(jù)信息的丟失，必須更新管理設(shè)備，提高管理水平，加強(qiáng)數(shù)字化管理和技術(shù)處理，采用備份存儲(chǔ)、拷貝備存、仿真、保護(hù)原載體等措施，保證檔案信息資源在新技術(shù)條件下優(yōu)質(zhì)保存、快速檢索、有效利用；第四，及時(shí)處理系統(tǒng)信息。

檔案數(shù)字化管理是將原紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，處理后進(jìn)入數(shù)字化管理系統(tǒng)，為保證高校人事檔案信息多方位利用和備份存儲(chǔ)，必須利用一個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)去模擬另一個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的操作來(lái)保護(hù)檔案數(shù)字化管理，做到有備無(wú)患，延長(zhǎng)數(shù)字化檔案信息壽命；第五，數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)移。為保證存儲(chǔ)的數(shù)字信息能及時(shí)正常讀取和輸出，必須將重要的檔案信息進(jìn)行備份存儲(chǔ)，有時(shí)必須對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行轉(zhuǎn)移，這是在原信息格式或其它硬件、軟件無(wú)法正常操作情況下，進(jìn)行數(shù)字信息格式改變，以便保證人事檔案信息資源不被遺失，使數(shù)字信息從原有的技術(shù)環(huán)境遷移到新的技術(shù)平臺(tái)，對(duì)保護(hù)數(shù)字信息具有重要意義。

三、總結(jié)

篇4

數(shù)字檔案館建設(shè)目標(biāo)

數(shù)字校園建設(shè)對(duì)高校檔案館產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響，在為檔案管理工作提供更廣闊的平臺(tái)和視野的同時(shí)也對(duì)檔案工作和檔案工作者提出了更高的要求，促使高校檔案館在管理內(nèi)容、管理模式、服務(wù)功能、人員技能要求等方面做出調(diào)整，以擔(dān)負(fù)更多的任務(wù)。筆者認(rèn)為高校數(shù)字檔案館的建設(shè)不應(yīng)僅僅停留在傳統(tǒng)檔案數(shù)字化的層面上，應(yīng)根據(jù)數(shù)字化校園建設(shè)構(gòu)架，從資源、管理，應(yīng)用和服務(wù)4層面為數(shù)字化校園學(xué)習(xí)環(huán)境提供全面支撐。

1實(shí)現(xiàn)校內(nèi)信息資源共建、共享

為了最大程度地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源在校內(nèi)外的共建和共享，發(fā)揮檔案信息的增值作用是數(shù)字檔案管理的核心功能之一。其特點(diǎn)是數(shù)據(jù)“一次錄入，共享使用”，即數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)中的所有數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)來(lái)源唯一，由檔案部門輸入后，各教學(xué)管理部門可以通過(guò)統(tǒng)一的學(xué)校信息訪問(wèn)平臺(tái)獲取所需的信息，避免信息重復(fù)和混亂等現(xiàn)象。

2.實(shí)現(xiàn)文件、檔案一體化管理

數(shù)字校園背景下的數(shù)字檔案館克服了以往工作環(huán)節(jié)、程序的重復(fù)，將文件和檔案作為統(tǒng)一的系統(tǒng)工程，對(duì)文件管理進(jìn)行超前控制，保證了檔案的質(zhì)量。開展文件材料網(wǎng)上立卷歸檔，將公文處理與檔案管理相結(jié)合，充分利用文書處理過(guò)程中形成的數(shù)據(jù)信息，避免檔案部門的重復(fù)勞動(dòng)。

3.實(shí)現(xiàn)多種應(yīng)用集成

在數(shù)字校園網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下建立一個(gè)面向?qū)ο蟆⒎植际降?、能兼容多種操作系統(tǒng)、可在不同數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)環(huán)境下運(yùn)行、能夠支持系統(tǒng)從分散的應(yīng)用管理系統(tǒng)中收集所需各類電子檔案信息的檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)教學(xué)、科研和管理等數(shù)字化信息資源規(guī)范化存檔管理，構(gòu)建其管理應(yīng)用目標(biāo)。

4.實(shí)現(xiàn)信息服務(wù)的多元化、網(wǎng)絡(luò)化

在數(shù)字化校園環(huán)境下建立統(tǒng)一的檔案信息訪問(wèn)平臺(tái)，解決異構(gòu)平臺(tái)的信息資源檢索，數(shù)字化校園用戶可以通過(guò)訪問(wèn)檔案館的網(wǎng)站，以最快速度查找存放在不同型號(hào)服務(wù)器以及不同操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)下的、實(shí)時(shí)歸檔或網(wǎng)上邏輯歸檔的數(shù)據(jù)庫(kù)或數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)中的檔案信息。

數(shù)字檔案館建設(shè)路徑

1.建立完善的數(shù)字化檔案工作規(guī)范

要構(gòu)建適合數(shù)字校園環(huán)境下的數(shù)字檔案館，必須制定數(shù)字化工作規(guī)章制度并建立符合數(shù)字化特點(diǎn)的檔案工作流程。首先，要根據(jù)國(guó)家規(guī)定制定本校的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與制度，如文檔一體化工作制度、數(shù)字文件歸檔制度、數(shù)字檔案鑒定制度以及數(shù)字檔案?jìng)浞葜贫鹊?，保障?shù)字檔案館建設(shè)、安全有序地開展。其次，在檔案收集環(huán)節(jié)，建立數(shù)字化文件檔案一體化管理歸檔收集模式，由各單位文書處理人員在產(chǎn)生電子文件時(shí)轉(zhuǎn)發(fā)一份到檔案館，完成文件歸檔。再次，在管理環(huán)節(jié)，建立數(shù)字檔案設(shè)備與信息安全管理體系，注意邏輯與物理存儲(chǔ)管理問(wèn)題，建立數(shù)字檔案對(duì)設(shè)備的依賴，防止信息丟失或被非法更改，保證數(shù)字檔案的可讀性和可用性。最后在利用環(huán)節(jié)，通過(guò)數(shù)字校園平臺(tái)建立數(shù)字檔案信息體系并建立跨網(wǎng)聯(lián)機(jī)用戶使用情況文檔等。

2.加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

高校檔案部門應(yīng)加強(qiáng)數(shù)字化檔案信息資源庫(kù)建設(shè)，積極推進(jìn)館藏檔案數(shù)字化進(jìn)程，為數(shù)字檔案館建設(shè)提供信息儲(chǔ)備。有了數(shù)字化的信息資源還不夠，還必須建立與之匹配的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)是一個(gè)系統(tǒng)化的數(shù)字信息集合，當(dāng)前高校建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)主要x~--T兩種途徑：一方面來(lái)源于現(xiàn)有的館藏檔案，另一方面通過(guò)對(duì)電子文件的收集。通過(guò)數(shù)字校園應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行歸檔、整理轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，建立相應(yīng)的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

5.實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化各應(yīng)用系統(tǒng)的無(wú)縫銜接

在數(shù)字化校園建設(shè)的過(guò)程中，學(xué)校的各職能部門相繼建成了各種應(yīng)用系統(tǒng)，如教務(wù)管理系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)等，這些系統(tǒng)中蘊(yùn)藏著大量的信息資源。最終這些系統(tǒng)產(chǎn)生的有價(jià)值的信息資源應(yīng)通過(guò)一個(gè)數(shù)據(jù)接口自動(dòng)轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理?？梢哉f(shuō)，各應(yīng)用系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)相統(tǒng)一是文檔一體化管理的前提，也是檔案管理自動(dòng)化、信息化、規(guī)范化和科學(xué)化的基礎(chǔ)。檔案系統(tǒng)通過(guò)對(duì)各應(yīng)用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行采集、處理、分類、加工，形成指導(dǎo)性、有長(zhǎng)久保存價(jià)值的信息，為校領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門決策服務(wù)學(xué)校的不同職能部門所產(chǎn)生的電子文件歸檔要采取不同的策略。對(duì)于黨群、行政等部門所產(chǎn)生的電子文件，檔案管理系統(tǒng)直接與各歸檔部門的收發(fā)管理對(duì)接，緊緊抓住歸檔的源頭，所有的收發(fā)文材料都在網(wǎng)上進(jìn)行登記，而后再按歸檔類目進(jìn)行文件的預(yù)立卷工作，保證歸檔的完整率。對(duì)于像教務(wù)、科研、設(shè)備等專業(yè)化門類，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化信息采集平成網(wǎng)上歸檔和信息采集。因此學(xué)校要加大投資，盡快建立檔案管理系統(tǒng)與各應(yīng)用系統(tǒng)的無(wú)縫銜接，建立完整的信息體系。

4.建立數(shù)字化環(huán)境下檔案利用服務(wù)中心

利用服務(wù)中心不是檔案實(shí)體存放機(jī)構(gòu)，而是存在于數(shù)字化校園網(wǎng)絡(luò)上的有序的信息空間，是面向數(shù)字化校園用戶提供檔案信息的在線利用。主要表現(xiàn)形式是學(xué)校檔案網(wǎng)站作為檔案信息服務(wù)平臺(tái)接人數(shù)字化校園。建設(shè)內(nèi)容有檔案信息的主頁(yè)設(shè)計(jì)和更新維護(hù)，組織檔案信息的上網(wǎng)瀏覽，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的更新維護(hù)，利用者對(duì)檔案信息的遠(yuǎn)程調(diào)用，對(duì)遠(yuǎn)程用戶的身份認(rèn)證，對(duì)利用部分檔案原文的用戶進(jìn)行在線收費(fèi)，對(duì)整個(gè)網(wǎng)站的安全維護(hù)，對(duì)用戶利用信息的反饋分析以及提供與其他檔案館的鏈接點(diǎn)等內(nèi)容。

篇5

數(shù)字化的檔案管理平臺(tái)，需要相應(yīng)的硬件設(shè)施建設(shè)，這是實(shí)現(xiàn)環(huán)保檔案信息化管理的保證。因此，企業(yè)環(huán)保部門首先要投入物力和財(cái)力，狠抓數(shù)字化信息管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)的采購(gòu)；其次，要選用合理的軟件系統(tǒng)，建立標(biāo)準(zhǔn)、安全、通用的軟件平臺(tái)；再次，要按照國(guó)家、行業(yè)頒布的各類標(biāo)準(zhǔn)以及國(guó)際和國(guó)內(nèi)通用的網(wǎng)絡(luò)傳輸協(xié)議和格式、數(shù)據(jù)加工等標(biāo)準(zhǔn)原則與要求建立數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息資料的保存與備份。這些基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)都需要資金投入，因此，企業(yè)環(huán)保部門一定要重視基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)環(huán)保檔案的數(shù)字化管理，提供強(qiáng)大的經(jīng)濟(jì)支持。尤其是在大量的環(huán)保電子文件產(chǎn)生以后，軟件平臺(tái)是需要解決的首要問(wèn)題。企業(yè)環(huán)保部門可以與軟件公司合作開發(fā)適合自己?jiǎn)挝坏能浖?，也可以選用當(dāng)?shù)貦n案局推薦的檔案管理軟件，這都是需要花費(fèi)一定的資金。當(dāng)然，從節(jié)約成本的角度來(lái)看，最佳的辦法應(yīng)該是大家都采用統(tǒng)一的通用的軟件系統(tǒng)，這樣可以避免重復(fù)開發(fā)，也能克服兼容性等問(wèn)題，也能為信息資源共享提供有利條件。

二、著力開發(fā)利用，更好地為企業(yè)的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)

檔案利用是檔案工作的最終目的，是企業(yè)賴以生存和發(fā)展的動(dòng)力。隨著改革開放的不斷深入，面對(duì)企業(yè)環(huán)保檔案管理存在的新問(wèn)題，要轉(zhuǎn)變觀念，開拓進(jìn)取，牢固樹立企業(yè)環(huán)保檔案的價(jià)值觀、信息觀、服務(wù)觀，積極做好企業(yè)環(huán)保檔案的開發(fā)與利用，以便為企業(yè)科學(xué)管理、技術(shù)改造、提高經(jīng)效益、研究企業(yè)發(fā)展、塑造企業(yè)形象等將提供有效的服務(wù)。要努力實(shí)現(xiàn)由重保管、重安全向重開發(fā)、重利用轉(zhuǎn)變，由過(guò)去的被動(dòng)調(diào)閱向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變，做到在服務(wù)中發(fā)展，在發(fā)展中提高。做好檔案環(huán)境法規(guī)和管理制度的檔案編研，為強(qiáng)化環(huán)境執(zhí)法監(jiān)督和環(huán)境管理服務(wù)。要利用檔案，開展環(huán)保技術(shù)研究和推廣，為防止環(huán)境污染和生態(tài)破壞提供檔案技術(shù)支持，努力探索為企業(yè)的改革、發(fā)展、經(jīng)營(yíng)決策、組織管理、市場(chǎng)營(yíng)銷、前景預(yù)測(cè)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)的新路子，努力開創(chuàng)企業(yè)環(huán)保檔案工作新局面。

三、加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，不斷提高企業(yè)環(huán)保檔案管理人員的素質(zhì)

篇6

關(guān)鍵詞：檔案信息；數(shù)字化；人事檔案；思路

一、人事檔案管理信息數(shù)字化建設(shè)的重要意義

數(shù)字時(shí)代檔案管理工作已從過(guò)去紙質(zhì)、人工管理模式逐步轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化、電子化處理模式，以歸檔環(huán)節(jié)為例，在結(jié)合信息數(shù)字化處理模式進(jìn)行檔案分類、資料歸檔時(shí)，可按不同類型將規(guī)劃業(yè)務(wù)檔案分為不同信息模塊，并按照各自時(shí)間線進(jìn)行排序。即，對(duì)于某一年度之前生成的檔案，可用檔案管理軟件進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)的錄入后，以傳統(tǒng)案卷方式整理歸檔，并注明“傳統(tǒng)處理”字樣；而對(duì)此后年份生成的檔案，則可根據(jù)國(guó)家及省市相關(guān)部門對(duì)檔案管理的規(guī)定，統(tǒng)一轉(zhuǎn)化為“按件”模式處理，同樣在用檔案管理軟件進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)錄入后，備注“簡(jiǎn)化處理”字樣，由此極大程度簡(jiǎn)化了歸檔流程，也為日后調(diào)檔借閱流程奠定了“一鍵完成”模式的基礎(chǔ)。此外，通過(guò)運(yùn)用這種數(shù)字化檔案處理模式，單位檔案系統(tǒng)內(nèi)每新增一個(gè)卷宗，卷內(nèi)文件目錄便可自動(dòng)生成，檔案管理人員只需掛接對(duì)應(yīng)原文，系統(tǒng)便能自動(dòng)檢測(cè)原文是否漏掛。由此，不僅能夠保證檔案的完整性，有效節(jié)省整理、錄入和歸檔時(shí)間，同時(shí)這種分門別類、高速檢索的處理模式還能有效改善檔案利用效率，有益于單位檔案管理工作質(zhì)量的整體提高。但要注意的是，檔案數(shù)字化建設(shè)必須根據(jù)單位業(yè)務(wù)檔案卷宗相對(duì)固定、對(duì)象不同等特點(diǎn)，綜合考慮是否應(yīng)用卷宗整理“自動(dòng)化模式”。

二、推動(dòng)單位人事檔案數(shù)字化建設(shè)的可行路徑

人事檔案管理必須確保內(nèi)容的絕對(duì)真實(shí)與全面，這就要求在建檔初期，不僅要強(qiáng)化檔案信息錄入，在原有基礎(chǔ)上認(rèn)真清查、核對(duì)信息，及時(shí)剔除無(wú)效、虛假信息，清除虛假材料，同時(shí)還要擴(kuò)展存檔范圍，將個(gè)人可公開信息分類儲(chǔ)存，建立與需求對(duì)口的人才數(shù)據(jù)庫(kù)，為社會(huì)企業(yè)及相關(guān)單位提供最全面、準(zhǔn)確的信息憑據(jù)。而實(shí)踐中，如何有效推動(dòng)并實(shí)施檔案數(shù)字化建設(shè)，筆者總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，提出了以下幾點(diǎn)思路：（1）強(qiáng)化檔案數(shù)字化管理意識(shí)，夯實(shí)管理人員專業(yè)基礎(chǔ)。這就要求人事檔案管理人員在夯實(shí)檔案管理專業(yè)知識(shí)的基礎(chǔ)上，還要全面學(xué)習(xí)并掌握當(dāng)下信息數(shù)字技術(shù)，樹立數(shù)字化管理意識(shí)，積極參加檔案管理學(xué)術(shù)交流，將檔案管理理論知識(shí)運(yùn)用到實(shí)際檔案管理工作中，以科學(xué)化的管理技術(shù)知識(shí)指導(dǎo)檔案收集、整理、鑒定、編目、保管、檢索、統(tǒng)計(jì)、編研、利用等系列工作的開展。同時(shí)，要基于數(shù)字化建設(shè)的工作實(shí)際，設(shè)定明確、可行的人事檔案崗位職責(zé)，健全人事檔案資料安全管理權(quán)責(zé)機(jī)制和檔案資料安全個(gè)人責(zé)任制，以確保檔案資料的安全儲(chǔ)存。此外，還要端正單位各職能部門對(duì)人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化行政、后勤等職能部門相關(guān)人員的檔案意識(shí)，以保障檔案管理工作自上而下地有序開展，落到實(shí)處。（2）健全檔案管理流程標(biāo)準(zhǔn)，提高內(nèi)部調(diào)檔查閱的效率。人事檔案數(shù)據(jù)來(lái)源非常廣泛，推行跨系統(tǒng)查詢操作，能夠極大程度提高檢索效率。對(duì)此，工作實(shí)踐中可結(jié)合單位實(shí)際，建立與之相匹配的綜合業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，以實(shí)現(xiàn)人事檔案的動(dòng)態(tài)、實(shí)時(shí)更新與維護(hù)。比如，可將各類數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合歸檔管理，保障跨系統(tǒng)電子數(shù)據(jù)的全要素綜合查詢的暢通；同時(shí)，合理設(shè)置人員權(quán)限，健全檔案管理借（查）閱登記制，以保障實(shí)體借閱、電子借閱、下載打印等多種形式、多重級(jí)別的同步操作，在提高內(nèi)部檔案使用效率的同時(shí)，亦進(jìn)一步完善人事檔案規(guī)范管理，提高單位整體的行政服務(wù)效能。（3）以實(shí)際需求為導(dǎo)向，加大數(shù)字化設(shè)施投入。人事檔案數(shù)字化建設(shè)離不開先進(jìn)的信息錄入系統(tǒng)和管理系統(tǒng)，也離不開穩(wěn)定、齊全的工作設(shè)備。這就要求各單位要結(jié)合實(shí)際發(fā)展需求，及時(shí)配置相應(yīng)的信息錄入設(shè)備，購(gòu)置檔案柜、檔案盒、切紙打孔機(jī)、碎紙機(jī)、掃描儀、保險(xiǎn)箱、高內(nèi)存電腦、雙面打印機(jī)等，以保障數(shù)字化建設(shè)工作開展擁有完備的硬件支撐。同時(shí)，以檔案利用實(shí)際和單位業(yè)務(wù)主導(dǎo)為依據(jù)設(shè)計(jì)人性化、科學(xué)化的檔案數(shù)字管理系統(tǒng)，充分發(fā)揮數(shù)字技術(shù)的智能、高速等特性，以實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化、自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化和文檔一體化目標(biāo)，從被動(dòng)接收檔案逐步過(guò)渡為主動(dòng)開發(fā)檔案價(jià)值。

三、結(jié)語(yǔ)

普及信息數(shù)字化管理是社會(huì)各企業(yè)及單位檔案管理實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、高效化目標(biāo)的有力手段和有效工具。在這一發(fā)展形勢(shì)下，人事檔案管理應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)信息數(shù)字化建設(shè)力度，與時(shí)俱進(jìn)，同期開展一系列革新舉措，以適應(yīng)市場(chǎng)大規(guī)模的人才需求，助力社會(huì)經(jīng)濟(jì)蓬勃發(fā)展。但要注意的是，信息技術(shù)雖為工作帶來(lái)了快捷與高效，但同時(shí)也存在檔案信息外泄、個(gè)人隱私被公開等潛在風(fēng)險(xiǎn)。因此，在數(shù)字化建設(shè)工作開展過(guò)程中，各單位及檔案管理人員應(yīng)增強(qiáng)安全管理意識(shí)，強(qiáng)化對(duì)數(shù)字信息技術(shù)安全的定位，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)共享、信息資源公開等程序上的缺漏，以保障人事檔案規(guī)范化、制度化等管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

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篇7

一、數(shù)字化檔案管理體系概述

數(shù)字化檔案管理體系是由檔案信息綜合管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)信息共享系統(tǒng)兩大部分組成。其中檔案信息綜合管理系統(tǒng)是由數(shù)字化處理子系統(tǒng)、檔案信息管理子系統(tǒng)、信息服務(wù)子系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)庫(kù)管理子系統(tǒng)組成；網(wǎng)絡(luò)信息共享系統(tǒng)則是由信息子系統(tǒng)和Web管理子系統(tǒng)組成。整體來(lái)說(shuō)，數(shù)字化檔案管理體系是由現(xiàn)代信息技術(shù)為基礎(chǔ)，以檔案信息為核心內(nèi)容，依靠先進(jìn)，高效，便捷的開發(fā)模式，面向多層次，多用戶的標(biāo)準(zhǔn)、安全、有序的分布式檔案信息資源管理系統(tǒng)。

二、建立數(shù)字化檔案管理體系的動(dòng)因

（一）是順應(yīng)電子管理現(xiàn)代化和檔案管理信息化的需要。檔案信息數(shù)字化，網(wǎng)絡(luò)化是科技時(shí)代的要求。數(shù)字化檔案管理體系可以讓每一位利用者在任何時(shí)間，任何地點(diǎn)進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)，查詢自己需要的檔案信息，不受時(shí)間和空間的限制。數(shù)字化檔案管理體系可以提高檔案的注意力和管理效率。計(jì)算機(jī)的利用可以使檔案管理工作進(jìn)入一個(gè)嶄新的管理環(huán)境，處于良性循環(huán)體系之中。并且數(shù)字化管理的運(yùn)用還可以使檔案管理業(yè)務(wù)更加方便高效快捷，檔案能夠及時(shí)地歸檔，迅速地得到整理，更快地提供運(yùn)用，還能夠準(zhǔn)確地反映檔案當(dāng)前的情況。

（二）是實(shí)現(xiàn)資源共享和改進(jìn)檔案工作的途徑。近些年來(lái)，隨著經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)的不斷發(fā)展，查詢檔案的人越來(lái)越多，對(duì)于檔案館來(lái)說(shuō)，單憑計(jì)算機(jī)類的存儲(chǔ)和查找的原始管理模式，已不適應(yīng)現(xiàn)代化管理的步伐，更不能滿足檔案利用者的需求。據(jù)了解，交通部門的一些直屬機(jī)構(gòu)已經(jīng)將各種配套的設(shè)備儀器投入使用，將各種資料廣泛地進(jìn)行掃描錄入，大大地提高了工作的效率，減少了檔案館工作的負(fù)擔(dān)，也更好地為利用者提供了方便。數(shù)字化檔案管理體系可以使資源得到充分的共享。因此，各單位建立辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，建立信息一體化的數(shù)字化檔案信息管理體系是當(dāng)務(wù)之急。

（三）計(jì)算機(jī)的普遍應(yīng)用是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的必然結(jié)果。檔案部門出于自身管理的需要而大量地使用計(jì)算機(jī)管理檔案，形成了一系列的數(shù)字化信息。計(jì)算機(jī)管理可以將大量的數(shù)據(jù)進(jìn)行掃描錄入，將其他形式向數(shù)字化形式轉(zhuǎn)變。許多檔案部門建立起自己的網(wǎng)絡(luò)，并將其與同機(jī)構(gòu)其他網(wǎng)絡(luò)和國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)相聯(lián)接，為檔案管理體系提供了更為廣闊的空間，人們可以不出門就查詢國(guó)內(nèi)的或國(guó)際的信息，進(jìn)行交流等，充分地實(shí)現(xiàn)了資源的充分共享。

三、數(shù)字化檔案管理體系建設(shè)的若干問(wèn)題及建議

我國(guó)由于起步較晚，數(shù)字化檔案管理體系仍然處于初級(jí)階段，在利用的過(guò)程中出現(xiàn)了這樣那樣的一些問(wèn)題，而發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和解決問(wèn)題是我們當(dāng)下努力的重點(diǎn)所在。

（一）數(shù)字化檔案管理體系建設(shè)的若干問(wèn)題。1.缺乏有效的領(lǐng)導(dǎo)。在科技飛速發(fā)展的今天，雖然數(shù)字化檔案管理體系的重要性已經(jīng)為我們所認(rèn)可，但是我們?cè)跀?shù)字化管理方面仍然處于起步階段，大部分內(nèi)容仍然處于摸索之中。我們雖然對(duì)數(shù)字化檔案管理體系已經(jīng)普遍地認(rèn)可，但是對(duì)于其中的專業(yè)性知識(shí)并沒有完全地認(rèn)知。對(duì)于數(shù)字化檔案管理體系缺乏系統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)，沒有建立起科學(xué)規(guī)范的數(shù)字化檔案管理工作系統(tǒng)。2.數(shù)字化人才的缺失。數(shù)字化檔案管理體系的建立需要大量的數(shù)字化管理專業(yè)人才，而在起步階段的數(shù)字化檔案管理體系的數(shù)字化專門人才更是少之又少。現(xiàn)階段，在數(shù)字化檔案管理工作中，人才總量不足，結(jié)構(gòu)不合理的現(xiàn)象比較突出，特別是高層次，高領(lǐng)域，高技能的創(chuàng)新復(fù)合型人才比較短缺，培養(yǎng)和吸納數(shù)字化管理人才的能力又比較薄弱，這些都成為制約現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理體系有效性的關(guān)鍵因素。3.數(shù)字化硬件設(shè)備投入較少，軟件功能混亂。在科技飛速發(fā)展的今天，計(jì)算機(jī)的更新?lián)Q代是頻繁的。而檔案館的 計(jì)算機(jī)往往跟不上時(shí)代的步伐和現(xiàn)代檔案形勢(shì)的發(fā)展變化，不能適應(yīng)數(shù)字化檔案管理體系的需求。影響了檔案管理工作的全面開展。再加上有些檔案管理軟件功能單一，參差不齊，跟不上時(shí)展的需求，自動(dòng)化水平低下一直困擾著數(shù)字化檔案館的進(jìn)一步拓展。4.數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)安全性能低。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用是數(shù)字化檔案管理體系不可或缺的一項(xiàng)主題，有網(wǎng)絡(luò)的地方，就存在網(wǎng)絡(luò)安全這一不可回避的問(wèn)題。現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)中存在較多的安全隱患，易導(dǎo)致檔案管理體系不能正常運(yùn)行，甚至網(wǎng)絡(luò)癱瘓。隨著科技的不斷發(fā)展，各種病毒等也變得高級(jí)和復(fù)雜，類型多樣，層出不窮，對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全的威脅很大，很多網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)都受到了攻擊，造成了損失。因此，數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題是需要解決的一項(xiàng)重要難題。數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)該從網(wǎng)絡(luò)安全，信息安全以及管理安全三方面來(lái)考慮。

篇8

關(guān)鍵詞：紅十字會(huì)；檔案管理；信息化

0 簡(jiǎn)介

中國(guó)紅十字會(huì)是中華人民共和國(guó)統(tǒng)一的紅十字會(huì)組織，是從事人道主義工作的社會(huì)救助團(tuán)體，是國(guó)際紅十字運(yùn)動(dòng)的重要成員。中國(guó)紅十字會(huì)以發(fā)揚(yáng)人道、博愛、奉獻(xiàn)的紅十字精神，保護(hù)人的生命和健康，促進(jìn)人類和平進(jìn)步事業(yè)為宗旨。紅十字會(huì)檔案是紅會(huì)的組織干部管理、教育、活動(dòng)等工作開展所積累的文字與圖像聲像資料，是紅會(huì)至關(guān)重要的公共財(cái)產(chǎn)，是紅十字會(huì)開展相關(guān)工作具備連續(xù)性和有序性的有力保障。在步入信息化社會(huì)和大數(shù)據(jù)時(shí)代的今天，紅十字會(huì)檔案管理也必須跟隨時(shí)代步伐，采用信息化手段和大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略，讓信息化、電子化、數(shù)字化甚至大數(shù)據(jù)化變?yōu)榧t十字會(huì)檔案管理的突出表現(xiàn)與鮮明特征。

1 紅十字會(huì)檔案管理現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

縣級(jí)紅十字會(huì)的檔案管理處于手動(dòng)整理、保存、歸檔、記錄階段，僅有部分紅十字會(huì)建立了自己的網(wǎng)站，但內(nèi)容僅限于內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的職責(zé)、辦事流程及少量的業(yè)務(wù)工作介紹，縣級(jí)紅十字會(huì)檔案信息化應(yīng)用還處于初步階段。這一現(xiàn)狀與社會(huì)信息化發(fā)展大環(huán)境的要求不太適應(yīng)。其主要問(wèn)題集中表現(xiàn)在：

1.1紅十字會(huì)的檔案信息管理基礎(chǔ)工作有待規(guī)范。各地區(qū)的檔案業(yè)務(wù)水平發(fā)展不均衡，相關(guān)業(yè)務(wù)案卷質(zhì)量不高，而且紅十字會(huì)檔案自動(dòng)化工作沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，制約了紅十字會(huì)的檔案信息工作電子化、信息化的應(yīng)用和推廣。

1.2紅十字會(huì)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平有待提高。紅十字會(huì)的檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，對(duì)于縣級(jí)紅十字會(huì)來(lái)說(shuō)，其檔案信息安全保障體系的建設(shè)距離地市級(jí)同行業(yè)部門或縣級(jí)其他部門來(lái)還不夠完善，其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平也有待提高。

1.3紅十字會(huì)的檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有具備現(xiàn)代化電子信息知識(shí)的人，管理人員要有較高的網(wǎng)絡(luò)信息專業(yè)知識(shí)層次和開展電子信息工作的技術(shù)水平，而不能僅僅滿足于一般的日常的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門尤其是縣級(jí)紅十字會(huì)缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，大部分檔案管理人員電子信息技術(shù)水平偏低。

2 紅十字會(huì)檔案信息電子化數(shù)字化的作用

2.1充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。目前紅十字會(huì)多數(shù)檔案對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡(jiǎn)單，僅用于著錄或貯存，造成人力、物力的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。

2.2縮短紅十字會(huì)檔案信息的加工時(shí)間，提高利用的時(shí)效性。從快速加工到檢索及提供利用需時(shí)短，且能提供的檔案信息準(zhǔn)確、全面?？捎脵C(jī)讀形式的檔案，完成信息調(diào)閱，提高服務(wù)效率。

3 加強(qiáng)紅十字會(huì)檔案管理信息化建設(shè)的措施

在完善的檔案管理制度約束下，應(yīng)配備專職的業(yè)務(wù)人員，加快紅十字會(huì)人事檔案的信息化建設(shè)，盡快規(guī)范紅十字會(huì)系統(tǒng)人事檔案信息化發(fā)展，開發(fā)檔案的利用價(jià)值，為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部的選拔任用，提供數(shù)據(jù)的參考，同時(shí)使紅十字會(huì)檔案信息化建設(shè)駛?cè)胍?guī)范、有序的發(fā)展軌道。

3.1增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)。人事檔案管理工作人員要牢固樹立依靠科技進(jìn)步和科學(xué)管理的觀念，建立和時(shí)代合拍的檔案意識(shí)，將封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放式服務(wù)，使檔案工作更好適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要。

3.2對(duì)縣級(jí)紅十字會(huì)實(shí)施檔案歸檔與電子文件管理。新型文件材料的歸檔勢(shì)在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來(lái)龍去脈，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。

3.3解決好縣級(jí)紅字會(huì)檔案電子文件的保存問(wèn)題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長(zhǎng)期保存。因?yàn)樗男畔⒆x出是無(wú)接觸式的，不存在磨損，也不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時(shí)間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證。目前，對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件需要定期進(jìn)行數(shù)據(jù)有效性檢測(cè)，以防止信息損壞或者丟失。

3.4建立與縣級(jí)紅十字會(huì)相適應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)。在紅十字會(huì)系統(tǒng)內(nèi)建設(shè)數(shù)字化綜合應(yīng)用平臺(tái)，發(fā)揮網(wǎng)站的作用，促進(jìn)檔案現(xiàn)行文件信息化的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)需求，采購(gòu)必要的硬件設(shè)備，為系統(tǒng)提供硬件基礎(chǔ)。提高檔案管理軟件的技術(shù)和應(yīng)用水平，為保證檔案信息交換、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。制定相應(yīng)的策略、保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性。

3.5確?？h級(jí)紅十字會(huì)檔案信息化建設(shè)的安全問(wèn)題。

檔案電子信息化應(yīng)用可能會(huì)受到來(lái)自計(jì)算機(jī)病毒和網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊、盜取或破壞，因此妥善保管電子信息檔案各種防病毒措施需要進(jìn)一步完善，針對(duì)部分需要提供網(wǎng)絡(luò)共享的檔案信息資源，要提供有效的網(wǎng)絡(luò)安全保障；在紅十字會(huì)檔案信息化的同時(shí)，也不可忽視紙質(zhì)檔案的保存，要實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案并存，雙管齊下。

3.6建設(shè)復(fù)合型的管理隊(duì)伍。目前計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)了文件的自動(dòng)登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用，這就要求人事檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，以確保檔案信息的完整性、安全性。紅十字系統(tǒng)應(yīng)有計(jì)劃地對(duì)本系統(tǒng)的檔案管理人員進(jìn)行信息化技能培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息工程等方面的知識(shí)。

篇9

__年，我局將繼續(xù)結(jié)合檔案部門工作實(shí)際和黨員干部隊(duì)伍建設(shè)實(shí)際，開展黨的群眾路線教育實(shí)踐“回頭看”活動(dòng)，堅(jiān)持“照鏡子、正衣冠、洗洗澡、治治病”的總要求，著力遏制“”反彈，進(jìn)一步改進(jìn)黨員干部作風(fēng)，鞏固教育實(shí)踐活動(dòng)成果，不斷提升隊(duì)伍整體素質(zhì)。緊密結(jié)合市委、市政府的中心工作，認(rèn)真做好服務(wù)全市改革發(fā)展和反腐倡廉建設(shè)等工作，以實(shí)際成效取信于民，推動(dòng)檔案工作新發(fā)展。

（一）大力抓好市檔案館新館建設(shè)工作。力爭(zhēng)__年上半年完成項(xiàng)目前期工作，下半年開始動(dòng)工建設(shè)。

（二）加快縣（市、區(qū)）檔案館新館建設(shè)。一是指導(dǎo)幫助容縣、興業(yè)縣檔案館盡快完成新館后期建設(shè)及內(nèi)部裝修等工作，力爭(zhēng)早日開館。二是指導(dǎo)幫助福綿區(qū)檔案館盡早啟動(dòng)新館建設(shè)，協(xié)助解決建設(shè)中遇到的困難和問(wèn)題。三是大力協(xié)助做好博白縣興建檔案新館的前期工作。

（一）狠抓重大項(xiàng)目檔案工作。聯(lián)合市發(fā)改委對(duì)落戶我市的自治區(qū)層面的重大項(xiàng)目檔案建設(shè)情況進(jìn)行督查指導(dǎo)，對(duì)落戶各縣（市、區(qū)）的重大項(xiàng)目檔案建設(shè)工作進(jìn)行監(jiān)管，強(qiáng)化業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檢查。

（二）加大民生檔案工作力度。繼續(xù)聯(lián)合市直有關(guān)部門制定民生檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，開展農(nóng)村五保、城鄉(xiāng)居民低保、殘疾人證、地名、婚喪、收養(yǎng)等檔案工作試點(diǎn)，抓好全市各級(jí)社保機(jī)構(gòu)社保業(yè)務(wù)檔案的指導(dǎo)和達(dá)標(biāo)驗(yàn)收。繼續(xù)抓好就業(yè)、住房、醫(yī)療、食品安全、收入、養(yǎng)老、教育、環(huán)境保護(hù)等方面檔案的收集整理歸檔，提高接收比重。

（三）做好社會(huì)主義新農(nóng)村檔案工作。貫徹落實(shí)中央、自治區(qū)農(nóng)村工作會(huì)議部署，圍繞統(tǒng)籌推進(jìn)土地制度改革、構(gòu)建新型農(nóng)業(yè)經(jīng)營(yíng)體系、統(tǒng)籌推進(jìn)城鄉(xiāng)一體化進(jìn)程三大領(lǐng)域改革做好檔案的收集整理歸檔和保管利用，為農(nóng)業(yè)農(nóng)村改革發(fā)展服務(wù)。一是__年下半年，聯(lián)合民政部門、農(nóng)業(yè)部門積極爭(zhēng)取黨委政府的支持，對(duì)完善縣、鄉(xiāng)、村三級(jí)檔案工作的基礎(chǔ)條件進(jìn)行檢查，大力推進(jìn)農(nóng)業(yè)農(nóng)村工作全面深入開展。二是圍繞我市深化集體林權(quán)改革繼續(xù)做好檔案服務(wù)，對(duì)未完成集體林權(quán)制度改革檔案工作的縣（市、區(qū)）重點(diǎn)督查，做好國(guó)家檔案局、林業(yè)局《集體林權(quán)制度改革檔案管理辦法》執(zhí)行情況檢查的迎檢準(zhǔn)備。計(jì)劃在年中開展一次全市性的土地確權(quán)、集體林權(quán)制度改革檔案管理工作督查活動(dòng)。

（四）加強(qiáng)機(jī)關(guān)企事業(yè)單位檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、安全管理。按照公安部和國(guó)家檔案局有關(guān)部署，大力加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)安全保障建設(shè)，加強(qiáng)檔案信息安全管理，做好數(shù)字化外包的監(jiān)管工作，加強(qiáng)數(shù)字化過(guò)程中的監(jiān)控防范，確保檔案信息安全。下半年對(duì)已經(jīng)進(jìn)行檔案數(shù)字化的單位開展一次全面檢查，完善檔案數(shù)字化工作的程序和制度。

（五）積極主動(dòng)參與重大事件、重大活動(dòng)，指導(dǎo)檔案資料的收集工作。積極爭(zhēng)取黨委、政府及有關(guān)部門的支持，重點(diǎn)加強(qiáng)重大事件、重大活動(dòng)的聲像檔案的收集工作。

（六）加強(qiáng)檔案信息化工作，推進(jìn)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)。推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作，全面開展原生電子文件的歸檔、接收工作，加強(qiáng)各級(jí)檔案信息網(wǎng)站建設(shè)，更新豐富網(wǎng)站資源，優(yōu)化網(wǎng)頁(yè)設(shè)計(jì)，進(jìn)一步提升檔案信息化水平。

篇10

一、當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理工作的現(xiàn)狀及問(wèn)題

（一）管理載體傳統(tǒng)老舊

“無(wú)紙化辦公”的新風(fēng)已在強(qiáng)調(diào)節(jié)約公司成本和追求現(xiàn)代科學(xué)管理的現(xiàn)代公司的擁護(hù)下發(fā)展良好，但作為事業(yè)性質(zhì)的醫(yī)療機(jī)構(gòu)，尤其是屬于國(guó)家事業(yè)單位的公辦醫(yī)院，財(cái)政支持使其對(duì)于辦公用紙這類“小事”覺得不值一提。當(dāng)前還有很多醫(yī)院的人事檔案管理材料為紙質(zhì)材料。紙質(zhì)材料的制造成本和使用成本都很高，且不易保存，多年之后質(zhì)量會(huì)大打折扣。

（二）管理路徑不夠通暢

檔案管理涉及各行各業(yè)，尤其是人事檔案設(shè)計(jì)的范圍更廣，在電子技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，檔案熟悉花管理也成為必然。由于紙質(zhì)材料的信息傳遞單一性，紙質(zhì)材料的信息只能通過(guò)人工轉(zhuǎn)移、物物交接甚至需要親自抄寫的傳統(tǒng)方式傳遞，因而其管理路徑不夠通暢。

（三）管理意識(shí)稍顯薄弱

人事檔案管理中的重要一環(huán)便是管理意識(shí)，由于人事檔案管理不具有直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的作用，其隱性的對(duì)于組織的幫助又不容易被察覺，因此人事檔案管理崗位總是備受冷落，單位對(duì)于管理意識(shí)是薄弱、落后且不易進(jìn)步的。

（四）管理人員素質(zhì)較低

首先，醫(yī)院的人事檔案管理人員在聘用上屬于能力較弱型，扮演著“文件袋保管員”的角色，工作能力、工作效率較低；其次，醫(yī)院對(duì)于人事檔案管理的忽略直接導(dǎo)致人事檔案管理人員積極性不高，工作思想散漫，在新型人事檔案管理方法出現(xiàn)時(shí)很少主動(dòng)學(xué)習(xí)。

（五）管理效率嚴(yán)重低下

綜合以上幾點(diǎn)，當(dāng)前大部分醫(yī)院的人事檔案管理還處在“人—紙”階段，絕大多數(shù)工作都是人工操作，傳遞性差，準(zhǔn)確性低。查詢、轉(zhuǎn)移、歸類、審核的過(guò)程中經(jīng)常出現(xiàn)“一步錯(cuò)步步錯(cuò)”的情況，甚至造成人事檔案損壞，嚴(yán)重影響人事檔案管理效率。

二、醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理的基本要求

21世紀(jì)是數(shù)字化信息時(shí)代，利用數(shù)字化信息開展醫(yī)院人事檔案管理工作可以在傳統(tǒng)人事檔案管理出現(xiàn)的嚴(yán)重病癥上補(bǔ)一劑良藥。數(shù)字化信息開展工作既要求被管理物的數(shù)字化，更要求管理者的數(shù)字化，因此，利用數(shù)字化信息開展醫(yī)院人事檔案管理工作對(duì)人事檔案管理的雙方主體都提出了更高的要求。

（一）醫(yī)院人事檔案管理者的數(shù)字化

俗話說(shuō)“事在人為”。倘若配備先進(jìn)的管理設(shè)備而沒有先進(jìn)的管理人才同樣達(dá)不到預(yù)期效果，因此要先將醫(yī)院人事檔案管理者數(shù)字化。目前我國(guó)醫(yī)院人事檔案管理者老齡化嚴(yán)重，計(jì)算機(jī)水平普遍較低，很多尚處于只會(huì)開機(jī)、打開文件夾和網(wǎng)頁(yè)的階段，因此要及時(shí)更新?lián)Q代，培養(yǎng)、儲(chǔ)備檔案管理和計(jì)算機(jī)水平都較高的復(fù)合型人才。

（二）醫(yī)院人事檔案設(shè)備的數(shù)字化

與醫(yī)院人事檔案管理者的數(shù)字化相比，設(shè)備的現(xiàn)代化要求看似比較容易，其實(shí)不然?？茖W(xué)的管理系統(tǒng)、管理軟件的重要性眾所周知。要積極引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備，只有提高人事檔案管理的客觀條件方能提高水平。

（三）醫(yī)院人事檔案與管理者二者的數(shù)字化信息標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化

數(shù)字化信息的有效利用一定要建立在標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的基礎(chǔ)上。比如數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化有利于醫(yī)院科室之間、部門之間、院所之間的數(shù)據(jù)體系更完整；應(yīng)用技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化有利于整個(gè)醫(yī)院人事檔案技術(shù)處理可以做到無(wú)縫銜接；管理標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化有利于醫(yī)療體系人事管理系統(tǒng)之間的相互交流；信息統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化有利于進(jìn)一步提高醫(yī)院人事檔案管理效率。

三、醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)路徑

（一）打開思想，改變思路，高度重視

當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理工作的傳統(tǒng)老舊很大程度上歸結(jié)于醫(yī)院對(duì)于人事檔案管理工作的不重視，忽視了人事檔案管理工作對(duì)于一個(gè)組織的隱性能量，故而對(duì)其軟硬件、人工的水平和素質(zhì)要求偏低。改變這種情況必須要從思想抓起，人事檔案是醫(yī)院的寶貴財(cái)富，提高醫(yī)院人事檔案管理工作的思想重視程度，對(duì)于其工作的需求提供必要的條件。

（二）新老交接，提高標(biāo)準(zhǔn)，培養(yǎng)人才

老一輩醫(yī)院人事檔案工作者的確在之前多年的工作中貢獻(xiàn)過(guò)卓著力量，對(duì)他們給予充分肯定的基礎(chǔ)上也要看到時(shí)代在發(fā)展，科技在進(jìn)步，長(zhǎng)江后浪推前浪的現(xiàn)象已經(jīng)逼迫醫(yī)院的人事檔案管理水平需要高水平、高素質(zhì)、專業(yè)化的管理人員為我們的管理工作添磚加瓦。要對(duì)醫(yī)院人事檔案管理工作崗位提出更高的工作要求，提高醫(yī)院人事檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)?？赏ㄟ^(guò)專業(yè)人事檔案管理培訓(xùn)來(lái)提高人事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，包括新時(shí)期人事檔案管理的專業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)操作、業(yè)務(wù)技能和信息安全學(xué)習(xí)，其中計(jì)算機(jī)操作即使最基礎(chǔ)的要求也是最關(guān)鍵的技術(shù)手段核心，努力培養(yǎng)合適的新型人才。

（三）兩件更新，兩手都抓，兩手都硬

硬件和軟件的科技含量和技術(shù)含量直接關(guān)系醫(yī)院人事檔案管理工作的水平高低。人事檔案信息數(shù)字化管理對(duì)計(jì)算機(jī)核心技術(shù)的依賴性較高，硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)的匹配同樣不容忽視。首先，要加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息的環(huán)境管理，信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)軟件對(duì)外部環(huán)境有一定要求；其次，科學(xué)技術(shù)更新?lián)Q代的速度非?？?，計(jì)算機(jī)軟件必將經(jīng)常更新。然而軟件技術(shù)的更新卻有可能與硬件設(shè)施不匹配，從而導(dǎo)致原有數(shù)據(jù)的流失，不利于人事檔案管理。

（四）隊(duì)伍建設(shè)，注重安全，注意穩(wěn)定

建設(shè)一支高水平、高素質(zhì)、專業(yè)化的醫(yī)院數(shù)字化信息人事檔案管理工作團(tuán)隊(duì)實(shí)屬不易。隊(duì)伍建設(shè)前應(yīng)確保數(shù)字化信息崗位人員的安全意識(shí)是否滿足崗位要求，數(shù)字化工作是一項(xiàng)充滿安全保密性的工作，需要團(tuán)隊(duì)的整體性和安全性；其次，由于醫(yī)院屬性較為特殊，人事檔案管理隊(duì)伍建成之后盡量確保管理人員的相對(duì)穩(wěn)定，在不必要換崗和流動(dòng)的前提下盡可能保證醫(yī)院人事檔案人員的相對(duì)穩(wěn)定，既有利于熟悉業(yè)務(wù)，又有利于隊(duì)伍的穩(wěn)定性。

四、實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理需要?jiǎng)?chuàng)新

現(xiàn)代化人事檔案管理需要新的人事檔案管理模式.基于建立國(guó)家人事檔案管理中心的構(gòu)想,本文提出了未來(lái)人事檔案管理“三位一體”模式,即國(guó)家人事檔案管理中心集中進(jìn)行傳統(tǒng)人事檔案管理、數(shù)字化人事檔案管理和人事檔案網(wǎng)絡(luò)共享管理。

（一）建立醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理云數(shù)據(jù)庫(kù)

《關(guān)于改變傳統(tǒng)人事檔案管理制度的建議》早在07年就被提出，阿里巴巴公司提出的“云數(shù)據(jù)”技術(shù)也已應(yīng)用多年，但是至今這些先進(jìn)的管理理念和數(shù)據(jù)處理技術(shù)都沒能在醫(yī)院人事檔案管理工作中體現(xiàn)出應(yīng)有的作用。建立醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理云數(shù)據(jù)庫(kù)已成為利用數(shù)字化信息開展醫(yī)院人事檔案管理工作創(chuàng)新的首要?jiǎng)?chuàng)新點(diǎn)。

（二）建立醫(yī)院人事檔案網(wǎng)格化交叉體系

以傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案母系統(tǒng)為基礎(chǔ)，建立涵蓋醫(yī)療人員戶籍、社保、成長(zhǎng)、信用等方面的子系統(tǒng)，并完成網(wǎng)格化信息交叉。體系的完善既幫助醫(yī)院人事信息的全面匯總，又可幫助醫(yī)院內(nèi)部人才的選拔和干部的任用。

（三）學(xué)習(xí)利用新技術(shù)新方法

信息技術(shù)發(fā)展雖然迅猛，但由于信息技術(shù)引入人事檔案管理領(lǐng)域起步較晚，各項(xiàng)工作的信息化進(jìn)程并沒有借成熟的信息與電子技術(shù)而加快。我們應(yīng)當(dāng)吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，努力學(xué)習(xí)其他領(lǐng)域或者其他國(guó)家的先進(jìn)技術(shù)，用在我國(guó)醫(yī)院人事檔案數(shù)字化工作中。軟件上可使用大區(qū)域通用的高級(jí)別人事檔案管理系統(tǒng)，數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換流暢，提高醫(yī)院人事檔案工作效率。硬件上可依據(jù)實(shí)際需求和工作環(huán)境情況選擇配置相應(yīng)的數(shù)碼產(chǎn)品幫助人事檔案數(shù)據(jù)信息電子化。技術(shù)上引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，如射頻、芯片、磁條等數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、讀取技術(shù)，既可以幫助大量電子信息的處理又可以保障信息的安全性和存儲(chǔ)的長(zhǎng)期性。

五、利用數(shù)字化信息開展醫(yī)院人事檔案管理工作需注意的問(wèn)題

（一）與時(shí)俱進(jìn)，不斷進(jìn)步

利用數(shù)字化信息開展醫(yī)院人事檔案管理工作具有長(zhǎng)期性、延伸性、進(jìn)步性。需要長(zhǎng)期不斷的與時(shí)俱進(jìn)、跟進(jìn)學(xué)習(xí)，同時(shí)要勇于超越現(xiàn)有技術(shù)，愿意摸索，敢于突破。要緊緊盯住時(shí)代最前沿的數(shù)字化信息技術(shù)發(fā)展成果，將其運(yùn)用到醫(yī)院人事檔案管理實(shí)踐之中。這其中既是一個(gè)環(huán)境更新、人員學(xué)習(xí)的復(fù)雜過(guò)程，也需要醫(yī)院對(duì)于此項(xiàng)工作的政策支持和財(cái)力幫助。

（二）牢記根本，不忘初心