導(dǎo)語：如何才能寫好一篇檔案管理基本情況，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

1.學(xué)生檔案信息應(yīng)該具有豐富性

學(xué)生的檔案具有一定的實用性和方便性，能在需要的時候第一時間了解學(xué)生的信息，也能反映學(xué)生在學(xué)校期間的成長過程和情況。以前，我們收集到學(xué)生的基本信息就是靜態(tài)的信息，根本不能反映學(xué)生受教育后的素質(zhì)水平發(fā)生怎樣的變化，實用性不高。如果能從實用性角度收集學(xué)生檔案的信息，就會創(chuàng)新傳統(tǒng)檔案管理方式，使學(xué)生檔案里的內(nèi)容更豐富。

2.學(xué)生信息檔案信息應(yīng)該表現(xiàn)出多樣性和豐富性

所謂具有多樣性，就是使用多種數(shù)據(jù)真實反映出學(xué)生的成長基本情況。目前，我國已經(jīng)有比較完備的管理系統(tǒng)可以有效記載學(xué)生相關(guān)的靜態(tài)信息和數(shù)據(jù)，同時能拓展記載學(xué)生成長信息基本情況，更加方便。我們必須使用影像記錄等有效手段，將學(xué)生多方面成長信息同時記載和記錄，這樣不但有利于樹立學(xué)生的自信心，而且能夠?qū)崿F(xiàn)自身價值，對于建設(shè)學(xué)校教學(xué)資源和展現(xiàn)教學(xué)水平都起著促進(jìn)作用。

3.學(xué)生檔案信息服務(wù)應(yīng)該具有靈活性

所謂靈活性，就是需要使用現(xiàn)代檔案管理方式，重新進(jìn)行審理檔案管理規(guī)定內(nèi)容，實現(xiàn)檔案管理方式的不斷創(chuàng)新。既要有利于學(xué)生發(fā)展，又要在不損害學(xué)生權(quán)益信息提取的同時，做到靈活利用，真正達(dá)到服務(wù)學(xué)生和服務(wù)社會的目的。

二、中職學(xué)校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新措施

1.做好原始材料檔案管理工作

不管是企業(yè)人事管理還是學(xué)生檔案管理，都應(yīng)該遵守檔案管理條例，從無到有和從簡單到復(fù)雜的工作程序。從形成來說，基本都是從最初的建立和逐漸收集信息最終發(fā)展成為比較完整的檔案資料管理；從管理來說，隨著信息資料不斷豐富和管理細(xì)節(jié)增加等，整體工作量隨之增加。做好最初的材料收集和管理是非常重要的環(huán)節(jié)。

2.創(chuàng)新檔案管理模式

當(dāng)前我國就業(yè)形勢嚴(yán)峻，中職學(xué)校學(xué)生的檔案管理工作需要具有一定的超前性，檔案資料在學(xué)生就業(yè)中具有特殊作用，我們需要改變以前畢業(yè)生離開學(xué)校后再整理檔案的管理方式，從學(xué)生進(jìn)入學(xué)校后就開始著手準(zhǔn)備建檔工作，以免因臨時需要卻大費周章尋找，造成學(xué)生信息基本情況不完備和不準(zhǔn)確等情況。在檔案流轉(zhuǎn)的整個程序中，應(yīng)該建立一套比較完善的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，保證學(xué)生檔案資料具有完整性。在檔案材料收集和整體過程中，檔案管理人員應(yīng)該及時更新學(xué)生的最新情況，及時收集各部門有關(guān)學(xué)生的最新動態(tài)，有關(guān)學(xué)生的入黨和獎懲情況等重要信息，做到及時歸檔，使學(xué)生檔案具有科學(xué)性和準(zhǔn)確性，并且保證學(xué)生檔案保持最新狀態(tài)，真正加強中職學(xué)校學(xué)生檔案管理工作。

3.實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化檔案管理

當(dāng)前，我國一直在追求無紙化辦公，當(dāng)然無紙化辦公應(yīng)該進(jìn)入到學(xué)生檔案管理中。各學(xué)校應(yīng)該將計算機作為輔助工具，利用檔案數(shù)字化管理學(xué)生檔案，在具體操作過程中，應(yīng)該建立相關(guān)檔案網(wǎng)站或者網(wǎng)頁，加強電子文件的管理和歸檔等情況，在網(wǎng)絡(luò)上實現(xiàn)歸檔和檢查，保障檔案信息的唯一性和準(zhǔn)確性，防止因同名同姓等情況造成檔案信息混亂情況。與此同時，還應(yīng)該規(guī)范管理學(xué)生檔案中的最初材料的內(nèi)容、形式、格式等要求，利用當(dāng)前先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)，將每屆學(xué)生的信息輸入到計算機中，建立學(xué)生檔案管理數(shù)據(jù)庫，使紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合，綜合管理學(xué)生檔案。

4.構(gòu)建檔案管理反饋系統(tǒng)

及時準(zhǔn)確地反映出畢業(yè)生的基本信息，根據(jù)已經(jīng)畢業(yè)的學(xué)生反映出的基本情況和了解用人單位所需的專業(yè)人才的標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行研究和商討，及時調(diào)整學(xué)校招生計劃、設(shè)置專業(yè)、計劃教學(xué)、教學(xué)方式等，使學(xué)生能夠適應(yīng)人才市場的需求，提高學(xué)生的基本技能和綜合素質(zhì)。

三、結(jié)語

篇2

社會保險檔案管理關(guān)系到社會保險制度能否順利地貫徹執(zhí)行，關(guān)系到社會保險的作用能否發(fā)揮出來，更關(guān)系到被保險人的合法權(quán)益能否得到保障，同時，它也是社會保險財務(wù)管理的基礎(chǔ)，它能夠為社會保險基金籌集提供必要的原始數(shù)據(jù)。

（一）檔案意識薄弱

一是社會保險檔案管理沒有擺上領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，不關(guān)心或很少關(guān)心檔案管理工作存在的問題。二是部分業(yè)務(wù)人員存在認(rèn)識不高，工作態(tài)度不嚴(yán)肅的問題。認(rèn)為當(dāng)前的工作都忙不過來，哪有時問去整理檔案。缺乏創(chuàng)新意識。缺乏新思路、新舉措，難以適應(yīng)社會保險制度的快節(jié)奏。

（二）檔案管理混亂

實際工作中，除部分單位實現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理外，多數(shù)單位常根據(jù)單位自身業(yè)務(wù)情況或從方便工作需要出發(fā)，采取由文書、會計或業(yè)務(wù)科室承辦人員分散保管的方式，造成“我承辦我保管，我走了就不管”，或“人人都負(fù)責(zé)，人人又都不負(fù)責(zé)”的現(xiàn)象發(fā)生，致使社會保險檔案不同程度的流失。

（三）缺少規(guī)章制度

哪些檔案材料需要整理歸檔，如何進(jìn)行整理歸檔；哪些材料不需歸檔，如何進(jìn)行鑒定銷毀；哪些材料需要分級分類管理，如何分級分類管理；哪些檔案需長期保管，哪些檔案需短期保管，如何劃分檔案保管期限；檔案如何提供利用等?？陀^上沒有形成良好的運行機制，主觀上也未建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理制度。

二、加強社會保險檔案管理的對策建議

社會保險檔案是社會保險事業(yè)發(fā)展的一筆非常寶貴的財富，是必不可少的基礎(chǔ)性和配套性的新工作。只要本著先易后難，逐步理順的原則，重點解決好資料收集不全、分類混亂、管理不規(guī)范和不注意開發(fā)利用等問題，建立健全必要的管理制度，就會逐步形成獨具特點的社會保險檔案管理體系和管理辦法。

（一）加強社會保險檔案管理宣傳工作

社會保險檔案是對參保單位和個人權(quán)益的真實記錄，是確定參保個人享受社會保險待遇的重要依據(jù)，是實現(xiàn)為參保個人“記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生、保障一生”目標(biāo)的重要條件，也是反映社會保險事業(yè)發(fā)展的寶貴資料和重要歷史憑證。依法加強和規(guī)范社會保險檔案管理，不斷提高管理水平，既是加快推進(jìn)社會保險經(jīng)辦工作標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的重要內(nèi)容，也是全面提升經(jīng)辦能力和管理水平,真正維護(hù)職工權(quán)益，促進(jìn)公平保障，和諧保障的有效途徑。為切實深入做好社會保險檔案管理工作，要調(diào)動方方面面的積極因素，使之同心同向，形成合力。因此，我們要加大對社會保險檔案工作意義作用的宣傳力度,充分利用各種有效宣傳手段和宣傳方式,廣泛宣傳做好社會保險檔案管理工作的重要性和必要性,提高系統(tǒng)工作人員社會保險檔案管理意識，增強加強檔案管理的自覺性和主動性。

（二）規(guī)范社會保險檔案管理業(yè)務(wù)流程

多年以來，不斷有專家學(xué)者呼吁把社會保險檔案“集中統(tǒng)一管理”，但由于法律法規(guī)缺失，有關(guān)社會保險的檔案一直處于分散管理、多頭管理的無標(biāo)準(zhǔn)狀態(tài)。有的歸檔案行政主管部門管理，有的由組織人事部門管理，有的在勞動和社會保障部門管理，有的一直在用人單位，有的甚至放到個的口袋里，成了名副其實的“口袋檔案”。管理沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，一地一策，畫地為牢，很難規(guī)范，有的基層單位連專職的檔案人員和基本的檔案設(shè)施都不全，丟失、涂改、損壞檔案的惡劣案件時有發(fā)生。社會保險檔案的規(guī)范管理應(yīng)從以下幾個方面入手。

1、社會保險檔案收集整理規(guī)范。社會保險檔案材料收集分類，必須按照《社會保險檔案管理實施辦法》進(jìn)行歸檔整理；保持每份歸檔材料之間聯(lián)系緊密、銜接有序，按主表在前、附件在后，審核結(jié)果在前、審核依據(jù)在后，重要憑證在前、次要憑證在后的原則排序。社會保險檔案材料要求字跡、印章和日期必須齊全清晰，字跡模糊或易褪變的歸檔材料應(yīng)予以復(fù)制后方可收集歸檔。不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水等書寫字跡。嚴(yán)禁使用熱敏（傳真）紙、復(fù)寫紙，確保社會保險業(yè)務(wù)材料內(nèi)容的完整性和真實性。

2、社會保險檔案移交規(guī)范。社會保險檔案管理人員必須按時將本部門經(jīng)辦業(yè)務(wù)過程中形成的具有保存和利用價值的、已辦結(jié)的專業(yè)性業(yè)務(wù)材料（含電子文檔），按照《社會保險檔案管理實施辦法》和《社會保險檔案材料收集整理規(guī)范》，進(jìn)行分類收集整理并定期進(jìn)行移交。每次辦理業(yè)務(wù)檔案移交，檔案室工作人員與處室兼職檔案管理人員都必須現(xiàn)場填寫《社會保險檔案移交表》，經(jīng)雙方簽字確認(rèn)，明確工作責(zé)任。3、社會保險檔案立卷歸檔規(guī)范。社會保險檔案的收集按照《社會保險檔案管理規(guī)定》的歸檔范圍和要求，一式一份收集整理歸檔，確保社會保險檔案齊全、準(zhǔn)確、規(guī)范。凡歸檔的社會保險材料必須利于長期保存，保證圖樣清晰、字跡工整耐久、簽署完備。禁止使用鉛筆、圓珠筆、彩色筆和復(fù)寫、傳真制作社會保險業(yè)務(wù)材料。

（三）實現(xiàn)社會保險檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化

社會保險檔案建設(shè)與管理的標(biāo)準(zhǔn)化，為社會保險管理發(fā)揮了重要作用。

1、加強基本硬件建設(shè)。首先要制定完善的檔案管理制度，并由上至下成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，設(shè)立專職檔案員，并進(jìn)行了業(yè)務(wù)培訓(xùn)，為檔案管理提供組織和人員上的保證。其次要加強檔案管理基本建設(shè)。一是開辟專門檔案室加強管理；二是購置標(biāo)準(zhǔn)檔案柜；三是設(shè)置防火、防潮、恒溫、防盜器具；四是購置檔案專用帳表卡冊包裝盒等工具，及照相機、錄音機等必備物品。

2、建立社會保險檔案管理系統(tǒng)，逐步實現(xiàn)微機管理。隨著社會保險覆蓋范圍擴大、險種越來越多、管理越來越復(fù)雜，社會保險檔案的管理也變得比較困難，迫切要求建立一個有效的檔案管理系統(tǒng)。其內(nèi)容包括：

(1)在職職工、退休人員個人的基本社會保險檔案庫：詳細(xì)記載職工每次調(diào)動、停保及死亡、退休等原因引起的檔案變化情況，完整準(zhǔn)確記載職工在職期間各年工資收入情況和繳費情況。

(2)用人單位參保的基本情況庫：記載用人單位的所屬行業(yè)、經(jīng)濟類型編碼等基本情況；記載參保與撤保、在職人員、非在職人員工資和社會保險基金應(yīng)繳總數(shù)及變化情況；記載正常的繳費、欠繳、補繳、實際支付待遇情況的歷史資料。

(3)記帳憑證庫和科目二級帳庫：記錄會計憑證科目數(shù)據(jù)及全部會計科目的二級細(xì)帳。

(4)財務(wù)、統(tǒng)計數(shù)據(jù)庫：有關(guān)社會保險財務(wù)、統(tǒng)計報表等數(shù)據(jù)信息。

（四）注重社會保險檔案的開發(fā)利用

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關(guān)鍵詞：檔案；管理；研究

中圖分類號：U673.2 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

An Integrated Management Mode of Archives

CHEN Weiguang ， JIN Qinmei

（Guangzhou Marine Engineering Corporation ， Guangzhou 510250）

Abstract： In today’s global economic integration development environment， effective archive management is the key to law-abiding of enterprises. By analyzing the situation and main problems of archives work of our company， this paper puts forward an integrated archives management mode including main measures to improve the archive management work.

Keyword： Archive；Management；Research

1 國內(nèi)檔案工作發(fā)展現(xiàn)狀

在當(dāng)今全球經(jīng)濟一體化的發(fā)展形勢下，檔案不僅具有記錄信息資源和知識資產(chǎn)的價值，也是單位資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)的法律憑證依據(jù)。有效的檔案管理是單位法規(guī)遵從的關(guān)鍵，也是管理控制的根本。因此，有效的檔案管理是為單位的發(fā)展服務(wù)、能夠創(chuàng)造經(jīng)濟效益的重要工作。在推行現(xiàn)代企業(yè)制度“產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責(zé)明確、管理科學(xué)”的環(huán)境下，無論是企業(yè)還是科研院所，對檔案工作的作用和意義的認(rèn)識都在不斷提高，投入也顯著增加。

國家對檔案管理工作的法規(guī)建設(shè)非常重視。2009年，國家檔案局頒布了新的《企業(yè)檔案工作規(guī)范》，規(guī)定企業(yè)檔案工作應(yīng)以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。近年來，中船集團公司內(nèi)的企事業(yè)單位檔案工作發(fā)展很快，如708所、上海船廠、文沖船廠、黃埔船廠、廣船國際及龍穴造船等單位，都先后引進(jìn)了檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了檔案管理信息化，檔案綜合管理水平不斷提高。

2 廣船院檔案工作基本情況和存在的主要問題

2.1 基本情況

我院自1974年建院至今已經(jīng)歷了四十多年的發(fā)展，其中組織機構(gòu)也發(fā)生多次的變化和調(diào)整，但檔案工作基本維持著初創(chuàng)時期的以產(chǎn)品技術(shù)檔案管理為中心的分門類、分部門歸口管理的模式。截止2014年，科技檔案室作為院二級管理機構(gòu)設(shè)于科技部門下，主要承擔(dān)產(chǎn)品技術(shù)檔案管理工作；公文、財務(wù)、黨群和勞資檔案，則由相應(yīng)的職能部門分管。

2.2 存在的主要問題

分門類、分部門歸口的分散式管理模式存在比較多的問題，主要表現(xiàn)為：分散式的檔案管理造成較多的管理漏洞和真空地帶；各部門檔案管理人員變動大，工作無法有效傳承；沒有建立起全院統(tǒng)一的檔案管理制度和考核機制；檔案法規(guī)執(zhí)行力不足。

（1）分散式管理模式形成很多檔案工作真空區(qū)，分類、分部門、各自為政的管理模式帶來兩方面的突出問題：第一，工作界面過于清晰，使檔案收集工作僅在公文、人事、財務(wù)和科技檔案方面開展，而在經(jīng)營、質(zhì)量體系、基本建設(shè)及規(guī)劃、信譽證照、投資和子公司管理等方面，檔案不完整，甚至缺失；第二，分類管理模式，導(dǎo)致部分檔案從產(chǎn)生、收集到管理均在同一部門內(nèi)部運行，缺乏監(jiān)管機制，存在一定的管理風(fēng)險，特別是在文書檔案、財務(wù)檔案和黨群、勞資檔案方面的管理。

（2）缺乏全院統(tǒng)一的檔案管理制度，科技檔案室作為院檔案工作的業(yè)務(wù)歸口部門，由于沒有在制度上對其管理權(quán)限和職責(zé)予以明確，因此缺乏監(jiān)管依據(jù)和管理的權(quán)威性。檔案工作沒有明確的管理定位和與各項工作同計劃、同落實。

（3）長期以來，檔案工作沒有系統(tǒng)地納入院總體發(fā)展規(guī)劃中給予重視和安排，在推動檔案信息化發(fā)展方面缺乏具體措施和資金投入，檔案基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)、更新和改造缺乏條件，檔案保管的八防技術(shù)要求很難達(dá)到，不利于檔案的長期保管。

3 檔案綜合管理模式的建設(shè)

為改變廣船院原有檔案管理模式，通過對國家有關(guān)檔案管理法律、法規(guī)的深入研究，結(jié)合廣船院實際對檔案綜合管理模式開展研究，提出以下建設(shè)方案：

3.1 檔案工作組織體系建設(shè)

建設(shè)綜合檔案管理體系，首先要建立檔案工作組織體系，包括檔案工作領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)、專業(yè)管理機構(gòu)的設(shè)置和兼職管理員隊伍的建立。同時需要調(diào)動全體員工在檔案工作中的積極性，發(fā)揮主觀能動性作用。

（1）建立檔案工作委員會 ，由主管院領(lǐng)導(dǎo)任主任，相關(guān)部門中層領(lǐng)導(dǎo)和專家組成的專門工作委員會，是院檔案工作組織體系的頂層，對院的檔案工作行使領(lǐng)導(dǎo)權(quán)和決策權(quán)。

檔案工作委員會的主要職責(zé)包括但不限于：審定本院檔案工作發(fā)展規(guī)劃；審核本院檔案工作制度；審批檔案工作年度工作計劃；審批檔案鑒定工作小組工作方案；討論決定有關(guān)檔案工作的重要事項等。

（2）建立綜合檔案室，對全院科研設(shè)計和管理等各項工作中形成的檔案實行統(tǒng)一管理。根據(jù)我院機構(gòu)設(shè)置和運行的實際情況，綜合檔案室的建立可以在目前檔案管理業(yè)務(wù)相對成熟的科技檔案室的基礎(chǔ)上，通過對其職能的擴充和硬件條件的適當(dāng)補充，組建成立我院綜合檔案室，實現(xiàn)全院檔案的綜合管理。

2015年5月，按廣船院〔2015〕33號文的通知，信息管理處下設(shè)綜合檔案室，把公文、科研、產(chǎn)品、質(zhì)量、財務(wù)、資產(chǎn)、黨群以及實物等檔案納入綜合檔案室統(tǒng)一管理。綜合檔案室檔案業(yè)務(wù)管理范圍涉及全院的各個業(yè)務(wù)部門，其中職工人事檔案由于其特殊性，按照國家有關(guān)的法規(guī)仍由人事處獨立管理，其他部門（包括子公司）均需把工作中形成的檔案提交綜合檔案室管理。

（3）建立兼職檔案員系統(tǒng)，目的是為了使我院產(chǎn)品設(shè)計和管理各項工作的檔案能夠有效的收集和歸檔，落實《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中管理檔案工作三納入、四參加、四同時要求。兼職檔案員的主要職責(zé)包括：直接參與所在部門或項目的檔案收集和歸檔工作；監(jiān)督檔案制度的落實；承擔(dān)所在部門和項目的歸檔檔案預(yù)組卷工作等。

2015年8月完成了部門兼職檔案員的報備工作，并組織了一次部門兼職檔案員的內(nèi)部培訓(xùn)工作。

（4）調(diào)動全員參與檔案工作，依據(jù)國家檔案法賦予每個員工的檔案工作義務(wù)和責(zé)任，制定相應(yīng)的措施，在企業(yè)內(nèi)部通過宣貫使員工了解檔案工作是一項全員參與的工作，不僅局限于檔案部門和專職人員，從而落實全體員工的檔案工作職責(zé)。

本院檔案工作組織體系示意圖如圖1所示：

3.2 綜合檔案管理制度體系建設(shè)

制度建設(shè)是開展綜合檔案管理的基石，我院現(xiàn)有的檔案管理制度是由各個分管部門分別編制，例如：科技方面的有《科技檔案管理制度》；公文管理方面的有《辦公室公文檔案管理的有關(guān)規(guī)定》、《文書、檔案管理規(guī)則》；人事管理方面的有《干部人事檔案管理辦法》等。這些制度管轄范圍以外的其他檔案，則缺乏收集和管理制度依據(jù)，尚未形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)下的、完整的管理制度體系。而現(xiàn)有的部分管理制度編制年代距今已久，存在一些與現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不相適應(yīng)的問題，應(yīng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)的要求，結(jié)合本院的實際情況進(jìn)行全面的修改和完善。

2015年5月，我院頒布了《廣船院檔案工作管理制度》及《廣船院檔案工作規(guī)范》兩份文件，規(guī)定了檔案形成者、檔案管理者及檔案利用者的工作要求和責(zé)任，使我院的綜合檔案管理工作能夠依據(jù)制度體系順利開展。其中：《廣船院檔案工作管理制度》規(guī)定了我院各層級檔案工作的責(zé)任、工作界面、借閱管理及檔案工作考核獎懲措施；《廣船院檔案工作規(guī)范》則依據(jù)DA/T42-2009《企業(yè)檔案工作規(guī)范》，并結(jié)合我院各項業(yè)務(wù)開展的實際情況制定，《規(guī)范》首先規(guī)定了黨群工作、行政、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、產(chǎn)品、科研、基建、設(shè)備、會計、職工管理等類別文件的歸檔范圍、歸檔責(zé)任部門和保管期限，然后對各門類文件的形成與積累、整理與歸檔、歸檔時間、歸檔交接、檔案整理、檔案保管、檔案鑒定、檔案統(tǒng)計、開發(fā)利用等業(yè)務(wù)流程作出了詳細(xì)規(guī)定，對文件收集責(zé)任部門與檔案管理部門在檔案工作各個環(huán)節(jié)中所承擔(dān)的責(zé)任進(jìn)行了細(xì)致劃分，有效避免了互相推諉、推卸責(zé)任等情況的發(fā)生，更好地保障了檔案工作的順利開展，《規(guī)范》同時對檔案信息化建設(shè)、檔案工作設(shè)施設(shè)備等工作提出了具體要求。

3.3 綜合檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，我院根據(jù)綜合檔案管理需要，增加檔案庫房面積，配備相適應(yīng)的檔案密集架。近兩年新增庫房面積共88.425 m2，新增檔案排架長度453 m。同時對溫濕度控制、安全警報監(jiān)控等設(shè)施進(jìn)行了改造，更好地滿足防盜、防火、防潮、防蟲等“八防”管理要求。

4 結(jié)論

當(dāng)今，檔案的知識資產(chǎn)和信息資源屬性已逐步被大家認(rèn)識，質(zhì)量體系審核時有一句話“沒有記錄的事件等于沒有發(fā)生”，這句話近乎苛刻卻又是基本原則。沒有檔案記錄，就沒有了以史為鑒的發(fā)展記錄，沒有了企業(yè)的知識資產(chǎn)和信息資源。一個單位的檔案工作開展情況，很大程度上反應(yīng)了單位的管理水平，因此對檔案工作加以重視，把檔案工作搞好，是本院發(fā)展的需要，目前我院已經(jīng)按照研究方案開展綜合檔案管理工作，成效顯著。

參考文獻(xiàn)

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隨著電子計算機技術(shù)在石化管道應(yīng)用范圍的不斷擴大，加快數(shù)字化檔案建設(shè)，通過數(shù)字化，逐步提高開發(fā)利用檔案信息的能力，最大限度地發(fā)揮檔案自身的使用價值，更好地為企業(yè)的各項工作服務(wù)，促進(jìn)檔案信息資源的共享以及提高檔案資源的利用率己日益緊迫。只有實現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置，科學(xué)管理。

一、目前大部分檔案館館藏檔案載體仍然是以紙質(zhì)為主，傳統(tǒng)的檔案管理模式占用存放空間大，保管成本高，易磨損，并且檢索利用效率低，難以滿足人們?nèi)諠u增大的對信息資源的渴求。數(shù)字化檔案管理的內(nèi)涵隨著信息技術(shù)快速發(fā)展，依托計算機技術(shù)、存儲技術(shù)、掃描技術(shù)發(fā)展產(chǎn)生了數(shù)字化檔案信息交互管理形式，我們將這種以數(shù)字化為載體的檔案信息存儲提取模式稱為數(shù)字化檔案管理。

二、提高辦公效率。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)能夠存儲大量各種形式的信息，用戶可以方便地通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行訪問，以獲得包括多媒體在內(nèi)的各種信息，并且其信息存儲和用戶訊問不受地域限制，輕輕一點鼠標(biāo)，就能夠通過網(wǎng)絡(luò)迅速查詢，方便快捷。以人事檔案管理為例，由于石化管道點多線長，企業(yè)管理對象繁多，且具有大的流動性，如員工人員、退休、調(diào)動等，要準(zhǔn)確統(tǒng)計，及時了解工情況，按傳統(tǒng)管理方法，必須“歸檔”才能查知，而通過計算機管理的數(shù)字化檔案卻能準(zhǔn)確反映當(dāng)前的情況。同時，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓管理人員足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時空觀流動，數(shù)字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件的保管基地變成了提供方便的信息控制中心。

三、數(shù)字化檔案建設(shè)存在的問題。紙制檔案數(shù)字化是指采用掃描儀或數(shù)碼相機等數(shù)碼設(shè)備對紙質(zhì)進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的過程。這是一個龐大的工程，以管道儲運公司新鄉(xiāng)處為例，新鄉(xiāng)處1985年成立至今，檔案積累數(shù)量龐大，且文書檔案的形式多樣，要是將所有的紙制檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，工作量異常繁重。不但需要大量的經(jīng)過培訓(xùn)的錄入人員，還需采用先進(jìn)的高速掃描儀、儲存設(shè)備等，硬件投入較大。

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關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；信息化；管理；創(chuàng)新

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展進(jìn)步，眾多行業(yè)領(lǐng)域中已經(jīng)廣泛應(yīng)用了信息管理技術(shù)。信息時代背景下，較多傳統(tǒng)的管理模式需要進(jìn)行改善，適應(yīng)新時期信息化發(fā)展的實際需求。醫(yī)院檔案管理工作內(nèi)容復(fù)雜，涉及檔案信息比較瑣碎，傳統(tǒng)的檔案管理工作效率比較低。因此，醫(yī)院的檔案管理工作需要通過信息化技術(shù)提高效率，同時還能夠促進(jìn)醫(yī)院檔案管理更加規(guī)范，達(dá)到檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化以及高效化。

一、在信息化時代下檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展的必要性

在信息時代背景下，信息管理技術(shù)不斷更新，傳統(tǒng)檔案管理模式和管理方法得到了很大改善，促使醫(yī)院檔案管理能夠更加規(guī)范化。因此，研究檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展問題是十分必要的。首先，檔案管理實現(xiàn)創(chuàng)新與發(fā)展才能夠適應(yīng)信息時代新時期的社會需求。信息技術(shù)更新升級不斷加快，社會信息化不斷增強，從而醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展十分關(guān)鍵。社會信息化帶來了信息收集處理的需求。人們對于時效性強、具有較高價值的檔案信息的需求更高。面臨這種新的信息化需求，醫(yī)院只有做好檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展，才能夠滿足信息化發(fā)展帶來的實際需求。其次，檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展能有助于醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)不斷發(fā)展。醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展進(jìn)步，需要大量的優(yōu)秀人才引進(jìn)。人事檔案相關(guān)材料管理工作實現(xiàn)規(guī)范管理，能夠更加有利于做好人才資源合理配置，提高人才能力資源的最優(yōu)化分配，實現(xiàn)優(yōu)秀學(xué)科人才能力能夠充分發(fā)揮，促進(jìn)醫(yī)院進(jìn)一步可持續(xù)發(fā)展。通過利用信息化，實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展，可以引進(jìn)和培養(yǎng)更多的優(yōu)秀學(xué)科人才加入到醫(yī)療隊伍中，還可以實現(xiàn)檔案管理的信息更加充分的開發(fā)，充分發(fā)揮檔案資源的價值。最后，檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展能夠進(jìn)一步提高醫(yī)院管理水平。目前來看，多數(shù)的醫(yī)院在檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展方面確實有所關(guān)注，但是實際上效果并不十分理想，醫(yī)院的檔案管理信息化程度并不高，仍需要進(jìn)一步進(jìn)行改善和創(chuàng)新。除了要引進(jìn)更加先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，還要增強檔案管理工作的重視，改善檔案管理方法，利用信息化手段提高管理工作效率。

二、目前醫(yī)院檔案信息化管理的基本情況

(一)缺乏檔案管理的專業(yè)技術(shù)人才，檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施較弱

信息化背景下檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理要求有所不同，更多的是對檔案信息的管理。檔案管理工作人員需要具備檔案管理基礎(chǔ)知識以外，還需要熟練掌握和應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息處理能力。醫(yī)院大部分檔案管理人員是由傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)換而來，對網(wǎng)絡(luò)信息處理缺乏專業(yè)技術(shù)能力，專業(yè)性的檔案管理人才相對缺乏。另外，大多數(shù)醫(yī)院實行企業(yè)化管理事業(yè)單位性質(zhì)。醫(yī)院的檔案管理既有企業(yè)內(nèi)容，也有事業(yè)單位相關(guān)內(nèi)容。這種情況檔案管理往往不會得到重視，導(dǎo)致檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施弱，檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展受到一定程度的影響。

(二)缺少規(guī)范的檔案管理體系

檔案管理實現(xiàn)信息化，也就是通過利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，將檔案信息材料進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，進(jìn)一步整理分析，實現(xiàn)檔案資源的有效提取和管理。實行檔案信息化管理首先的要求是要建立好規(guī)范的管理體系，其中包括實用的檔案管理軟件和文字上的規(guī)范制度兩方面。實用的檔案信息處理程序能夠滿足檔案管理高效整合信息資源的需求，滿足醫(yī)院檔案管理一體化。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制度有利于檔案管理制度的落實和執(zhí)行。

三、信息時代背景下檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的措施

(一)加大對檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)

在信息化檔案管理的過程中，工作人員除了要具備檔案管理的知識，還要具備良好的計算機應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)信息處理能力。因此，要加強對檔案管理人才的培養(yǎng)，才能使檔案管理的優(yōu)勢得到有效發(fā)揮，才能夠適應(yīng)信息化社會飛速發(fā)展需求。

(二)完善相關(guān)管理制度、法規(guī)政策

檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展需要有統(tǒng)一的管理制度以及法規(guī)政策作為規(guī)范化發(fā)展依據(jù)。如果出現(xiàn)了問題，就可以以此為依據(jù)進(jìn)行處理。在醫(yī)院檔案管理工作中，統(tǒng)一規(guī)范的制度標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)，為檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展提供了規(guī)范的法律依據(jù)，有助于促進(jìn)信息化檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。因此，在醫(yī)院檔案信息化管理中，需要不斷完善相關(guān)的管理制度和法規(guī)政策。

(三)更新檔案管理觀念

在醫(yī)院主體醫(yī)療管理業(yè)務(wù)中，包含了各個方面的管理工作，檔案管理是輔助部分之一。但是醫(yī)院管理工作在做相關(guān)決策時都需要以檔案資源為重要參考依據(jù)，它是現(xiàn)代化醫(yī)院管理的重要組成部分。因此，醫(yī)院管理觀念需要更新，逐步傳統(tǒng)檔案管理模式，實現(xiàn)檔案管理從單純紙質(zhì)資料的收集整理向計算機網(wǎng)絡(luò)化檔案管理的轉(zhuǎn)變。從而，充分發(fā)揮檔案管理在整體信息化建設(shè)與醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策中的作用。只有領(lǐng)導(dǎo)管理觀念不斷更新，才能夠更加重視信息化檔案管理，才能實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新和發(fā)展。

四、小結(jié)

信息時代背景下，面臨互聯(lián)網(wǎng)+與大數(shù)據(jù)發(fā)展，較多傳統(tǒng)的管理模式需要進(jìn)行改善，適應(yīng)新時期信息化需求。醫(yī)院的檔案管理需要更多的應(yīng)用信息技術(shù)，更加有助于醫(yī)院檔案管理更加科學(xué)化，提高醫(yī)院檔案管理水平。從而有效提升醫(yī)院的市場競爭能力，提高醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量，為醫(yī)院發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳小莉.探析新形勢下醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新思路[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014(03)：183.

[2]謝少云，李博.信息化時代醫(yī)院檔案工作的管理與創(chuàng)新思路[J].河北企業(yè)，2014(5)：21-22.

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關(guān)鍵詞：醫(yī)學(xué)院校 人事檔案 信息化管理

1.醫(yī)學(xué)院校人事檔案管理的特點及實現(xiàn)信息化的重要性

人事檔案是在人事管理活動中主要由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和調(diào)配等人事工作中的記錄材料，記載了個人在不同時期、不同階段的發(fā)展歷程，客觀記錄和反應(yīng)了個人成長經(jīng)歷、家庭基本情況、社會關(guān)系及個人德、能、勤、績等各方面的材料。高校人事檔案是人事部門對教職工管理的重要憑證和開展各項工作的基礎(chǔ)，高校對教職工的考核、調(diào)動、人才的選拔等重要人事活動都要以人事檔案為基礎(chǔ)。高校人事檔案對高校的師資隊伍建設(shè)、教學(xué)科研人才選拔、黨政管理都有著重大作用。高校人事檔案信息化管理就是將信息技術(shù)和成熟的檔案管理軟件運用到人事檔案管理工作中來，實現(xiàn)高校人事檔案信息的綜合管理和利用，提高人事檔案的管理水平和效率，為高校培養(yǎng)、選拔人才、建立人才信息庫提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。然而醫(yī)學(xué)院校的人事檔案管理有著其特殊性，表現(xiàn)在：一般高校只是單純由院系組成，人員主要是教職員工；醫(yī)學(xué)院校不僅是由院系組成，還有附屬醫(yī)院、教學(xué)醫(yī)院，教職工不僅承擔(dān)各院系的教學(xué)工作，還承擔(dān)各附屬醫(yī)院、教學(xué)醫(yī)院的醫(yī)療工作，其人事檔案有著人員眾多、分布廣泛、專業(yè)性等特點。醫(yī)學(xué)院校的人事檔案實現(xiàn)信息化管理不僅對學(xué)?？蒲?、教學(xué)人才的建設(shè)、人才庫信息資源的利用、共享有著極其重要的意義，對附屬醫(yī)院、教學(xué)醫(yī)院醫(yī)療人才的梯隊建設(shè)、醫(yī)療科研人才的選拔也有著重要的意義。

2.醫(yī)學(xué)院校人事檔案實現(xiàn)信息化存在的困難

信息化作為當(dāng)今社會的大趨勢，它對人事檔案管理工作提出了新的要求，需要檔案管理工作者利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和新的管理方法，提高人事檔案管理工作的效率和檔案信息的利用率，更好地為學(xué)校的人事工作服務(wù)。然而，大多數(shù)醫(yī)學(xué)院校對人事檔案的管理還處于傳統(tǒng)的管理模式，基本上還采用原始的手工方式，局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面，管理的重心還是實體管理，沒有隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新而實現(xiàn)人事檔案的信息化。人事檔案管理人員的計算機僅限于統(tǒng)計檔案數(shù)目和打印檔案目錄，無法對人事檔案內(nèi)記錄的重要信息進(jìn)行錄入、存儲和檢索，更無法實現(xiàn)對人事信息的篩選、排序、分類和統(tǒng)計，信息化管理水平較低。這也直接導(dǎo)致了大量涉及人事的數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作只能依靠手工完成，造成了反復(fù)勞動和人力資源的極大浪費。醫(yī)學(xué)院校的人事檔案管理工作更有其特殊性，院校本部和附屬醫(yī)院、教學(xué)醫(yī)院人數(shù)龐大，分布分散，要實現(xiàn)信息化存在的困難眾多，例如：

2.1人事檔案管理模式落后

一些醫(yī)學(xué)院校對人事檔案的管理還處在傳統(tǒng)的手工保管模式，跟不上信息化時代的發(fā)展。雖然學(xué)校對檔案部門配備了計算機，但檔案部門對計算機的應(yīng)用尚處在初步階段，甚至只限于簡單的利用EXCLE表格等辦公軟件對各下級單位檔案數(shù)的統(tǒng)計等，缺乏使用檔案信息軟件對人事檔案信息進(jìn)行錄入和人事檔案資源利用。在這種落后的管理模式下，管理工作仍然是手工操作，導(dǎo)致人事檔案信息儲存少或幾乎沒有，從而大大影響了信息資源的利用，影響了工作效率。尤其是醫(yī)學(xué)院校這種比一般院校要人數(shù)龐大、分布分散的特殊院校來說，這種傳統(tǒng)的管理模式已不能適應(yīng)學(xué)校快速發(fā)展的需要。

2.2人員配備、軟硬件設(shè)施投入不夠

實現(xiàn)人事檔案信息化管理是一項繁重的工作任務(wù)，需要通過檔案部門工作人員的不懈努力。但目前的情況是，大多數(shù)院校的人事檔案部門都存在人員配備不足的情況。雖然配有專門的部門或者專人，但對應(yīng)龐大的檔案數(shù)，配備的人員嚴(yán)重不足；并且人事檔案信息化管理對檔案管理人員的要求更高，不僅要求管理人員不僅精通檔案管理業(yè)務(wù)，也要求掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，利用計算機等現(xiàn)代化設(shè)備對人事檔案進(jìn)行信息化管理。同時，人事檔案部門的計算機、打印機等硬件設(shè)備落后，并且缺乏掃描儀、微縮設(shè)備等這類檔案信息化必備的硬件設(shè)施。實用的檔案信息系統(tǒng)軟件的開發(fā)和利用更為缺乏，無法實現(xiàn)對人事檔案管理的信息化和資源的利用。

2.3對檔案信息資源的利用不夠

要實現(xiàn)人事檔案信息化管理其核心內(nèi)容就是通過檔案信息資源的數(shù)字化和檔案管理過程的網(wǎng)絡(luò)化，對人事工作中產(chǎn)生的各類信息，特別是對教職工在教學(xué)科研工作中產(chǎn)生的豐富檔案信息，進(jìn)行存儲、加工、檢索、傳輸，為學(xué)校人事檔案工作提供即時、高效的服務(wù)。只有實現(xiàn)了人事檔案資源的共享，才能提高人事檔案管理和利用效率。但目前人事檔案管理部門對檔案信息的管理只停留在使用簡單的EXCLE表格等辦公軟件對各下級單位檔案數(shù)、人員數(shù)的統(tǒng)計等，缺乏檔案信息軟件對信息進(jìn)行錄入，對人事檔案資源的利用僅限于查詢各下屬單位的檔案數(shù)、人員基本情況等信息，利用率太低，無法實現(xiàn)對人事工作提供信息化的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持。

3.醫(yī)學(xué)院校人事檔案實現(xiàn)信息化的途徑及辦法

3.1轉(zhuǎn)變管理模式，提高人事檔案信息化管理的現(xiàn)代化意識

要實現(xiàn)人事檔案信息化管理的目標(biāo)，必須轉(zhuǎn)變當(dāng)前傳統(tǒng)的管理模式，擺脫陳舊的管理思路，切實提高人事檔案工作質(zhì)量和效率，需要學(xué)校及人事檔案管理人員提高現(xiàn)代化意識，利用現(xiàn)代信息技術(shù)，如計算機技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、信息儲存技術(shù)、多媒體技術(shù)、安全保護(hù)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)等對人事檔案進(jìn)行信息化管理；用信息管理的理念創(chuàng)新工作理念，加強對人事檔案信息的綜合分析，多角度、多層次地探討檔案資源的開發(fā)，進(jìn)一步提高信息利用率，促使人事檔案資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)成為學(xué)校組織、人事等相關(guān)部門的信息庫和參謀部，并實現(xiàn)信息資源共享。

3.2培養(yǎng)檔案業(yè)務(wù)和信息技術(shù)復(fù)合型人才，加大軟硬件設(shè)施的投入

要實現(xiàn)人事檔案信息化管理，不僅要檔案管理人員具有較高的政治素質(zhì)和扎實的業(yè)務(wù)知識，更需要掌握現(xiàn)代信息技術(shù)、熟練運用信息化設(shè)備的能力。醫(yī)學(xué)院校要重視復(fù)合型檔案人員的培養(yǎng)，這是推進(jìn)醫(yī)學(xué)院校人事檔案信息化管理的核心工作，也是推動人事檔案建設(shè)的關(guān)鍵。同時加大人事檔案信息化的軟硬件設(shè)施投入，營造現(xiàn)代化檔案管理平臺，把傳統(tǒng)的手工保管模式轉(zhuǎn)變到服務(wù)現(xiàn)代人事管理和助力學(xué)校各項事業(yè)發(fā)展的重點上來，實現(xiàn)人事檔案管理的信息化。

3.3建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，提高資源利用率，同時加強保密安全

人事檔案信息化管理系統(tǒng)的最重要的部分是建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，它主要包括檔案人員的基本情況、職務(wù)和職稱情況，學(xué)習(xí)培訓(xùn)情況、表現(xiàn)情況以及其他情況。它集中了組織、人事部門開展管理工作所需的全部基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，利用率高，而且能夠消除重復(fù)的數(shù)據(jù)收集存儲，減少數(shù)據(jù)的冗余，是一個結(jié)構(gòu)合理，功能完善，可共享的人才信息資源，可隨時為醫(yī)學(xué)院校各部門的業(yè)務(wù)管理提供多功能、深層次的信息服務(wù)。但是，人事檔案信息一旦實現(xiàn)了資源共享肯定存在著一定的風(fēng)險，常發(fā)生在傳輸、錄入、存儲、調(diào)用等等過程中。因此，進(jìn)行信息化管理必須加強檔案管理制度和信息技術(shù)兩方面的安全。一方面，完善檔案信息的安全管理制度，對檔案的保管；檔案材料的整理、歸檔；檔案信息的保護(hù)、傳輸以及利用要制定統(tǒng)一嚴(yán)格的流程，尤其是對管理人員對信息資源庫權(quán)限的控制，采用授權(quán)驗證入庫制度，防止無關(guān)人員的隨意進(jìn)入；按照相應(yīng)訪問者的身份，設(shè)置對人事檔案資料相應(yīng)的訪問權(quán)限。另一方面，要加強安全技術(shù)和開發(fā)安全軟件，防止非法入侵。檔案信息資源的利用和共享依托了相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加大了人事檔案信息泄密的風(fēng)險，所以必須采用相應(yīng)的安全技術(shù)，例如加密技術(shù)、防火墻技術(shù)、VPN技術(shù)、跟蹤監(jiān)測技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)病毒防治技術(shù)、數(shù)據(jù)資源備份等對資源數(shù)據(jù)進(jìn)行安全保護(hù)，同時增強計算機防范病毒侵入的能力。只有這樣才能化解醫(yī)學(xué)院校人事檔案資源的安全保密與檔案資源利用、共享之間的矛盾，實現(xiàn)人事檔案信息化管理的目標(biāo)，為學(xué)校的發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]邵海燕、陶萍.淺論人事檔案信息化管理的現(xiàn)狀和發(fā)展策略[D].沙洲職業(yè)工學(xué)院學(xué)報，2007.

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關(guān)鍵詞：檔案隊伍；結(jié)構(gòu)問題；調(diào)整優(yōu)化；思路措施

1 河南油田檔案隊伍結(jié)構(gòu)的現(xiàn)狀、問題及成因

長期以來，河南油田檔案隊伍普遍存在著“四化一失衡”的突出問題（即年齡老化、知識老化、能力退化、非專業(yè)化，結(jié)構(gòu)嚴(yán)重失衡），已經(jīng)成為制約油田企業(yè)檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展的人力人才資源的“瓶頸”。如何破解這一難題，這是擺在檔案部門面前亟待研究解決的重大課題，必須引起足夠重視，并采取有效措施逐步加以解決。

1.1 調(diào)查摸底。為適應(yīng)新形勢下油田企業(yè)檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展的需要，全面了解掌握檔案隊伍結(jié)構(gòu)基本情況的第一手資料，為逐步調(diào)整優(yōu)化檔案隊伍結(jié)構(gòu)提供科學(xué)依據(jù)，河南油田檔案館于2012年3月組織開展了檔案隊伍結(jié)構(gòu)基本情況調(diào)查摸底工作。檔案館設(shè)計了專職檔案人員基本情況調(diào)查表，并下發(fā)專門通知，對調(diào)查摸底工作提出明確要求。各單位檔案部門積極行動，組織專職檔案人員認(rèn)真填報調(diào)查表，經(jīng)本單位檔案主管部門審核、人事部門審定后，上報檔案館匯總，以確保調(diào)查摸底資料的真實可靠。

1.2 結(jié)構(gòu)現(xiàn)狀。經(jīng)統(tǒng)計匯總， 截至2012年3月底，河南油田共有專職檔案人員122人。隊伍結(jié)構(gòu)現(xiàn)狀的基本情況見下表：

綜合解讀上表，可以看出以下幾個方面的特點和問題：

一是檔案隊伍中女性職工居絕對多數(shù)，占80%以上，男性職工相對較少，不足20%；

二是黨員不足30%，低于油田干部隊伍中黨員的平均比例水平；

三是中專、高中、技校及初中學(xué)歷占18%，這部分人員文化程度明顯偏底，計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平相對落后，難以適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理工作和檔案信息化管理的需要；

四是檔案管理、計算機及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、石油工程及相關(guān)專業(yè)等三大主體專業(yè)不足43%，而非檔案及非油田主體專業(yè)占57%以上，檔案隊伍非專業(yè)化的問題比較突出；

五是第一學(xué)歷為檔案管理的部分同志，大都是上個世紀(jì)八十年代中后期畢業(yè)的本科生，目前不同程度存在著知識老化、專業(yè)素質(zhì)弱化、能力退化的問題，需要通過繼續(xù)教育或培訓(xùn)“充電”逐步實現(xiàn)知識更新和能力提升；

六是高級及中級職稱人員只占45%，而初級職稱及無職稱人員近55%，亦即目前仍有半數(shù)以上人員尚未達(dá)到中等專業(yè)技術(shù)水平，說明專業(yè)技術(shù)力量比較薄弱；

七是目前檔案隊伍中專家型、復(fù)合型、全能型人才比較缺乏，少數(shù)具有高級職稱和中級職稱的同志，存在“高職低能”的問題，即具有的職稱等級與具備的能力不匹配，在實際工作中難以發(fā)揮骨干作用，需要盡快提升綜合素質(zhì)和能力水平；

八是年齡老化問題異常突出，30歲以下人員是個空當(dāng)，30～40歲人員不足15%，而40歲以上人員高達(dá)85%以上，而且其中有近半數(shù)的人員將在今后1～5年內(nèi)相繼達(dá)到退休年齡，目前已經(jīng)進(jìn)入退休高峰期。因此，解決隊伍新老接替問題已刻不容緩、迫在眉睫。

綜合上述情況，河南油田檔案隊伍結(jié)構(gòu)現(xiàn)狀和存在的突出問題，比較符合中國石化所總結(jié)出的檔案隊伍普遍存在的“四多四少”現(xiàn)象（即女同志多、男同志少，年齡大的多、年輕的少，文化程度低的多、文化程度高的少，照顧安置的多、加強工作的少）。根據(jù)目前掌握的情況，河南油田檔案隊伍結(jié)構(gòu)現(xiàn)狀、特點和問題，在中國石化具有一定的代表性、普遍性?？梢赃@么說，河南油田檔案隊伍的結(jié)構(gòu)情況，是整個中國石化檔案隊伍的縮影。

需要明確一點，勇于查找和正視檔案隊伍存在的問題，并不否定檔案隊伍建設(shè)所取得的成績。只有不斷地查找問題、研究問題和解決問題，才能謀取新突破、新跨越、新發(fā)展，這本身就是科學(xué)發(fā)展觀的應(yīng)有之義。

1.3 成因分析。客觀地講，造成這種隊伍結(jié)構(gòu)現(xiàn)狀和不良局面，其原因是多方面、多層面的。既有歷史原因，也有現(xiàn)實原因；既有管理體制方面原因，也有運行機制方面原因；既有客觀原因，也有主觀原因。從總體上綜合分析，筆者認(rèn)為有以下幾個方面的主要原因：

一是企業(yè)檔案管理的弱勢地位，不利于隊伍建設(shè)和結(jié)構(gòu)調(diào)整優(yōu)化。企業(yè)檔案管理存在的“三性”（即在企業(yè)管理環(huán)節(jié)所處位置的末端性、檔案工作的后臺性、發(fā)揮作用或產(chǎn)生效益的漸顯性），決定了檔案隊伍、檔案部門、檔案工作最容易被忽視。加之部分領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案工作的地位、作用、重要性認(rèn)識不到位，重視程度不夠，投入力度不夠，客觀上造成了檔案隊伍、檔案部門、檔案工作已經(jīng)或正在被不同程度地“邊緣化”。

二是內(nèi)外環(huán)境因素的影響和限制，造成隊伍結(jié)構(gòu)失衡和難以調(diào)整優(yōu)化。從社會大環(huán)境來看，全員性的檔案法制意識和檔案意識沒有牢固樹立，全國上下普遍重視檔案工作的大環(huán)境尚在形成的過程當(dāng)中。從企業(yè)內(nèi)部環(huán)境來看，目前許多職工群眾甚至部分領(lǐng)導(dǎo)干部認(rèn)為，檔案工作是一項無關(guān)緊要的一般性、極平凡的工作，沒有“高精尖”的技術(shù)含量，從事檔案工作不需要多大本事，什么人都可以干，這是其一。其二，正是部分領(lǐng)導(dǎo)干部有這樣的看法和意識，過去一度把檔案部門當(dāng)作職工養(yǎng)老養(yǎng)病的地方，將其他系統(tǒng)退下來的“老弱病殘”人員照顧安置到檔案部門，使檔案隊伍成為名副其實的弱勢群體。其三，由于歷史欠賬太多，基層單位檔案部門和檔案人員辦公條件較差，檔案庫房基礎(chǔ)設(shè)施普遍落后，部分檔案人員的待遇偏低，這些因素勢必對檔案隊伍建設(shè)和結(jié)構(gòu)調(diào)整優(yōu)化造成不容忽視的負(fù)面影響。

三是部分基層檔案主管部門和檔案人員不作為，影響了隊伍結(jié)構(gòu)調(diào)整優(yōu)化。通過對基層單位檔案工作綜合調(diào)研，了解到部分基層檔案主管部門放松對檔案人員的管理、教育和培養(yǎng)，對檔案人員的調(diào)入和調(diào)出不進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，需要的人員進(jìn)不來、留不住，不需要的人員調(diào)入時一路綠燈、暢通無阻，人員流動比較頻繁和隨意。少數(shù)基層檔案人員的確存在著不作為、混日子的思想和“低老壞”（低水平、老毛病、壞習(xí)慣）的問題，有的檔案人員自身定位不準(zhǔn)，把自己當(dāng)成資料整理員、庫房保管員，長年從事檔案資料收收發(fā)發(fā)、存存取取等重復(fù)性簡單勞動，本該大顯身手的檔案資源研究開發(fā)和檔案服務(wù)利用卻沒有太大的作為，檔案管理的效能低下，檔案部門、檔案人員和檔案工作的地位、作用和效益得不到彰顯，企業(yè)當(dāng)然不會把優(yōu)質(zhì)人力人才資源配置到檔案部門、充實到檔案隊伍中來。因此，檔案隊伍現(xiàn)狀不容樂觀、令人擔(dān)憂，存在結(jié)構(gòu)失衡、有待優(yōu)化的問題，也就不足為奇了。

2 檔案隊伍結(jié)構(gòu)調(diào)整優(yōu)化的目標(biāo)、思路和措施

隊伍是制勝之本、發(fā)展之基、力量之源。如果沒有一支結(jié)構(gòu)相對合理、綜合素質(zhì)高、業(yè)務(wù)技能強、作風(fēng)形象好，善管理、能吃苦、勤鉆研、肯奉獻(xiàn)的過硬隊伍，實現(xiàn)檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展只能是一句空話。因此，必須在持續(xù)加強隊伍建設(shè)的同時，不斷調(diào)整優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu)，以提升隊伍的凝聚力、戰(zhàn)斗力、執(zhí)行力和管理效能。

2.1 調(diào)整優(yōu)化的原則。調(diào)整優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu)，必須遵循一條基本原則，就是隊伍的管理幅度、工作職責(zé)、所承擔(dān)的工作量要與人員數(shù)量、管理力量、業(yè)務(wù)能力相匹配，在學(xué)歷、專業(yè)、年齡等方面形成相對合理的梯次結(jié)構(gòu)，有效遏制檔案隊伍“邊緣化”趨勢，確保檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展，努力使檔案管理水平、檔案事業(yè)發(fā)展目標(biāo)與企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r、發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)相適應(yīng)，實現(xiàn)人力人才資源配置方案最優(yōu)化、效益最大化。

2.2 調(diào)整優(yōu)化的目標(biāo)。檔案隊伍結(jié)構(gòu)調(diào)整優(yōu)化只是一個定性的動態(tài)概念。能否確定一套切實可行的量化標(biāo)準(zhǔn)，作為企業(yè)檔案隊伍調(diào)整優(yōu)化的追求目標(biāo)，目前國內(nèi)外業(yè)界尚無定論。如果確定的目標(biāo)過低或過于保守，無法滿足實際工作需要，也將影響企業(yè)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展；相反，如果確定的目標(biāo)過高或超越現(xiàn)實承受能力，則可能使調(diào)整優(yōu)化目標(biāo)難以實現(xiàn)，即使實現(xiàn)了，也將在一定程度上造成人力人才資源的浪費。筆者認(rèn)為，中國石化檔案工作評價指標(biāo)體系明確的檔案隊伍結(jié)構(gòu)合理目標(biāo)參考值，具有一定的針對性、指導(dǎo)性和可操作性，可以作為石油石化企業(yè)檔案隊伍結(jié)構(gòu)調(diào)整優(yōu)化的指導(dǎo)性目標(biāo)：即大專以上學(xué)歷80%；檔案管理專業(yè)人員40%以上、信息技術(shù)專業(yè)人員10%以上、主營業(yè)務(wù)人員20%以上；40歲以上40%，30～40歲40%，30歲以下20%。當(dāng)然，每個企業(yè)的情況不同，在統(tǒng)籌配置人力人才資源時，應(yīng)根據(jù)實際工作需要，研究確定相對合理的檔案隊伍結(jié)構(gòu)調(diào)整優(yōu)化的愿景目標(biāo)。

2.3 調(diào)整優(yōu)化的思路。如何在目前專業(yè)化管理改革沒有完全到位、檔案管理存在條塊分割的體制機制情況下，有效破解檔案隊伍結(jié)構(gòu)嚴(yán)重失衡的難題，努力實現(xiàn)河南油田“十二五”檔案事業(yè)跨越式發(fā)展目標(biāo)，首要的一條，就是要從加強檔案隊伍建設(shè)抓起，著力持續(xù)調(diào)整優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu)。即在堅持狠抓隊伍的思想政治建設(shè)、作風(fēng)形象建設(shè)、業(yè)務(wù)技能建設(shè)和黨風(fēng)廉政建設(shè)等“四大建設(shè)”不放松的基礎(chǔ)上，牢牢抓住隊伍新老接替的歷史機遇，著力調(diào)整優(yōu)化檔案隊伍結(jié)構(gòu)，到“十二五”末，基本完成隊伍新老接替任務(wù)，努力實現(xiàn)隊伍結(jié)構(gòu)調(diào)整優(yōu)化目標(biāo)。

2.4 調(diào)整優(yōu)化的措施。今年上半年，河南油田檔案館以《檔案工作動態(tài)》信息形式，將檔案隊伍結(jié)構(gòu)現(xiàn)狀基本情況調(diào)查結(jié)果向全油田進(jìn)行了通報，引起各級領(lǐng)導(dǎo)干部的廣泛關(guān)注和重視。目前，油田各基層單位正在按照檔案館提出的建議措施，著手解決人員接替和隊伍結(jié)構(gòu)調(diào)整優(yōu)化問題。為了加強對基層單位的宏觀指導(dǎo)，提出了檔案隊伍結(jié)構(gòu)調(diào)整優(yōu)化的建議措施。

一是要把檔案隊伍建設(shè)、人員接替和結(jié)構(gòu)調(diào)整優(yōu)化提升到企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的高度，予以重視和著力推進(jìn)，把檔案部門的人力人才需求納入企業(yè)干部人事部門議事辦事日程，研究制定并實施檔案隊伍結(jié)構(gòu)調(diào)整優(yōu)化措施方案，合理調(diào)配人力人才資源，實現(xiàn)常態(tài)化管理，形成持續(xù)調(diào)整優(yōu)化檔案隊伍結(jié)構(gòu)的長效機制；

二是根據(jù)企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略和實際工作的需要，適當(dāng)引進(jìn)一些檔案、計算機及信息技術(shù)專業(yè)的本科及以上學(xué)歷的大學(xué)畢業(yè)生，在基層單位鍛煉后適時充實到檔案部門；

三是在企業(yè)內(nèi)部人力人才資源統(tǒng)籌調(diào)配時，適當(dāng)考慮將一些綜合素質(zhì)好、熱愛檔案事業(yè)，專業(yè)對口、專業(yè)相近（如檔案、計算機、信息、圖書、情報）或石油及相關(guān)專業(yè)的專業(yè)技術(shù)干部，及時調(diào)整充實到檔案隊伍中來；

四是把好檔案隊伍調(diào)整的“入口”關(guān)和“出口”關(guān)，在解決檔案人員新老接替時，可以考慮采取公開招聘的方式，盡量選拔那些年輕有為、事業(yè)心和責(zé)任心強、有志于在檔案崗位建功立業(yè)的干部職工從事檔案工作，同時還要采取一些事業(yè)留人、待遇留人、環(huán)境留人和感情留人的政策措施，避免檔案管理人才流失；

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以完成縣政府下達(dá)的城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險目標(biāo)任務(wù)和基金征收為重點，兼顧檔案管理、經(jīng)辦服務(wù)等方面進(jìn)行全面考核。

（一）鎮(zhèn)考核內(nèi)容和計分分值

1.工作績效（80分）

（1）目標(biāo)任務(wù)完成情況（55分）?？己?0周歲以上符合領(lǐng)取條件人員發(fā)放率和16-59周歲符合參保條件人員參（續(xù)）保繳費率。

（2）繳費標(biāo)準(zhǔn)（25分）?？己藚⒈Ｈ藛T人均繳費標(biāo)準(zhǔn)。

2.基礎(chǔ)管理（16分）

（1）檔案管理情況（10分）。考核轄區(qū)內(nèi)人員基本情況臺賬和參保人員檔案的建立、分類、保存、利用情況。

（2）服務(wù)情況（3分）?？己烁麈?zhèn)及時準(zhǔn)確上報參保人員退休申報、人員變動、死亡等情況，參保人員對服務(wù)的滿意度，窗口服務(wù)條件等情況。

（3）統(tǒng)計和宣傳情況（3分）?？己送瓿缮霞壷鞴懿块T部署的統(tǒng)計報表、總結(jié)材料、參加會議的情況；考核通過各種宣傳方式推介工作經(jīng)驗和做法的情況。

3.其他工作（4分）

考核工作推進(jìn)和目標(biāo)考評的制度及落實情況；階段性工作任務(wù)完成情況；鎮(zhèn)事務(wù)所專管員和村協(xié)辦員的配備、必需的工作經(jīng)費和設(shè)備設(shè)施安排情況。

（二）村考核內(nèi)容和計分分值

1.工作績效（85分）

（1）目標(biāo)任務(wù)完成情況（55分）?？己?0周歲以上符合領(lǐng)取條件人員發(fā)放率和16-59周歲符合參保條件人員參（續(xù)）保繳費率。

（2）繳費標(biāo)準(zhǔn)（30分）?？己藚⒈Ｈ藛T人均繳費標(biāo)準(zhǔn)。

2.基礎(chǔ)管理（15分）

（1）檔案管理情況（10分）?？己溯爡^(qū)內(nèi)人員基本情況臺賬和參保人員檔案的建立、分類、保存、利用情況。

（2）服務(wù)情況（5分）?？己烁鞔鍦?zhǔn)確及時上報參保人員退休申報、人員變動、死亡等情況。

二、考核程序

（一）鎮(zhèn)考核程序

各鎮(zhèn)在每年12月31日前將工作總結(jié)材料和自評分報縣城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險試點工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組同意，由領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室組織縣人社局、財政局等單位有關(guān)人員組成考核組，對各鎮(zhèn)進(jìn)行全面考核。通過查閱資料、實地查看等形式予以考核。

（二）村考核程序

按照城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險數(shù)據(jù)庫各村當(dāng)年實際繳費人數(shù)和人均繳費標(biāo)準(zhǔn)，通過送檢資料的形式予以考核。

三、評優(yōu)和獎勵

（一）鎮(zhèn)級評優(yōu)和獎勵

將城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險工作列入鎮(zhèn)崗位目標(biāo)責(zé)任制方法考核范圍，考核結(jié)果按目標(biāo)考核權(quán)數(shù)折算分值抄告縣考核辦，作為縣委、縣政府對鎮(zhèn)綜合考評的計分依據(jù)。對完成目標(biāo)任務(wù)、考核前3名的鎮(zhèn)，縣政府給予通報表彰和獎勵，對完不成任務(wù)的鎮(zhèn)給予通報批評。第一名獎金10萬元，第二名獎金8萬元，第三名獎金5萬元。

（二）村級評優(yōu)和獎勵

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摘 要 結(jié)合新時期和新形勢，介紹了人事檔案管理模式轉(zhuǎn)化的表現(xiàn)，指出了人事檔案管理模式轉(zhuǎn)化的意義，并提出相應(yīng)的人事檔案管理對策，主要包括創(chuàng)新人事檔案管理體制、重視現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用、提高管理人員綜合水平等內(nèi)容。

關(guān)鍵詞 人事檔案 管理模式 管理體制 管理人員素質(zhì)

人事檔案是單位的一項重要工作，對掌握員工的基本情況，提高人力資源利用效率具有重要影響。隨著計算機和信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，再加上管理體制創(chuàng)新，人事檔案管理模式出現(xiàn)了變革和轉(zhuǎn)化，對檔案管理工作也提出了更高要求。但一些單位沒有及時完善管理體系，創(chuàng)新管理方式，制約人事檔案管理水平提升，需要采取措施改進(jìn)和完善。

一、人事檔案管理模式轉(zhuǎn)化的表現(xiàn)

隨著信息技術(shù)、計算機技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，人事檔案管理模式也出現(xiàn)轉(zhuǎn)化。構(gòu)建開放的、社會化的管理模式，提高檔案工作服務(wù)質(zhì)量，有利于促進(jìn)個人與組織協(xié)調(diào)發(fā)展，激發(fā)個人潛能，讓他們?yōu)閱挝话l(fā)展做出更大貢獻(xiàn)。

1.人事檔案需求多樣化。市場競爭的核心是人才競爭，為促進(jìn)單位發(fā)展，應(yīng)該優(yōu)化人力資源配置。在招聘、選撥、錄用人才時，要注重人事檔案的科學(xué)利用，滿足單位各項工作需要。隨著人才管理方式改進(jìn)，再加上信息技術(shù)的利用，人事檔案的內(nèi)容、載體、傳遞方式、利用手段等方面的多樣化趨勢越來越明顯。以前人事檔案只適用于單位內(nèi)部的觀念越來越不適應(yīng)管理工作需要。在新形勢下，人事檔案不僅是組織的需要，同時也越來越為個人所重視，尤其是那些與個人利益密切相關(guān)的人事檔案，其利用程度不斷加深。盡管個人和組織對人事檔案的要求和目的不完全一樣，但對人事檔案需求的多樣化目的是毋庸置疑的。

2.人事檔案結(jié)構(gòu)復(fù)雜化。人事檔案的內(nèi)容多樣，來源廣泛，檔案信息資源結(jié)構(gòu)具有明顯的復(fù)雜化特征。以前的人事檔案采用封閉式管理模式，檔案信息資源的搜集、處理和利用屬于單位內(nèi)部的檔案管理人員，檔案內(nèi)容和結(jié)構(gòu)也相對比較簡單。而在現(xiàn)代社會，人事檔案信息資源的來源越來越廣泛，不僅包括單位內(nèi)部人員，同時也包括單位外部人員。由于不同人員的身份、人身閱歷、學(xué)歷、工作經(jīng)驗等不同，導(dǎo)致人事檔案的結(jié)構(gòu)也日趨復(fù)雜化，也使檔案組成的成分和組成內(nèi)容變得豐富多彩。

3.人事檔案服務(wù)開放性。隨著市場經(jīng)濟發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，人事檔案的神秘性逐漸弱化，再加上管理制度的完善，管理人員素質(zhì)提升，有力的推動了人事檔案管理的開放化進(jìn)程，對提高檔案管理服務(wù)水平也產(chǎn)生積極作用。在利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息技術(shù)開展人事檔案管理時，要構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)庫，重視密鑰技術(shù)、防火墻技術(shù)等的應(yīng)用，保護(hù)個人隱私，確保人事檔案資料完整，進(jìn)而促進(jìn)人事檔案信息資源的有效交流和作用的充分發(fā)揮。

二、人事檔案管理模式轉(zhuǎn)化的意義

通過創(chuàng)新管理模式，完善管理制度，有利于轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理理念，提高檔案管理水平，對工作人員和單位運行發(fā)展也產(chǎn)生積極作用。

1.及時了解工作人員信息，優(yōu)化人力資源配置。人事檔案主要記錄個人的學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷，歸納總結(jié)個人的活動參與情況、政治面貌等，同時還要進(jìn)行備份與存儲，方便檔案資料查詢。它具有全面性、嚴(yán)肅性、真實性、可靠性等特點，是單位用人的重要數(shù)據(jù)和歷史資料，對有效開展人事管理產(chǎn)生積極影響。作為檔案管理人員，應(yīng)該順應(yīng)時展趨勢，轉(zhuǎn)變管理模式，創(chuàng)新管理理念，注重搜集并分析人事檔案管理的各種資源，及時、全面掌握工作人員的詳細(xì)信息。進(jìn)而合理安排工作人員的崗位，明確他們的職責(zé)，有利于優(yōu)化人力資源配置，激發(fā)員工活力。

2.維護(hù)員工的正當(dāng)權(quán)益，促進(jìn)單位的有效發(fā)展。人事檔案管理也是單位管理的重要組成部分，新形勢下，通過分析人事檔案信息資源，有利于掌握員工基本情況，對他們的工作進(jìn)行合理安排，讓他們努力找到適合的工作崗位。并掌握員工需求，幫助他們排解困難，維護(hù)員工正當(dāng)權(quán)益，進(jìn)而讓每位員工努力找到合適的崗位，在崗位上做出業(yè)績，也有利于促進(jìn)單位的發(fā)展和進(jìn)步。

三、人事檔案管理模式轉(zhuǎn)化的對策

為順應(yīng)人事檔案管理模式轉(zhuǎn)化的趨勢，提高檔案管理工作水平，可以采取以下改進(jìn)措施。例如，創(chuàng)新人事檔案管理體制，構(gòu)建完善的管理制度，明確管理人員職責(zé)，落實責(zé)任制，讓他們認(rèn)真履行職責(zé)。建立獎懲激勵機制，激發(fā)員工熱情。重視現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用，提高管理人員的綜合水平，推動人事檔案管理數(shù)字化進(jìn)程，促進(jìn)人事檔案管理水平提升。

四、結(jié)語

總之，在信息技術(shù)發(fā)展和管理體制不斷創(chuàng)新的前提下，人事檔案管理模式也出現(xiàn)了相應(yīng)的轉(zhuǎn)化。把握這種趨勢，提高人事檔案管理水平和檔案資源利用效率，這是每個管理人員不可忽視的內(nèi)容。應(yīng)該革新思想觀念，完善管理體制，提高管理人員素質(zhì)，從而順應(yīng)人事檔案管理模式轉(zhuǎn)化的趨勢，促進(jìn)管理工作水平提升，讓人事檔案更為有效的發(fā)揮作用。

參考文獻(xiàn)：

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關(guān)鍵詞：中職學(xué)校；檔案管理；信息化；數(shù)據(jù)庫

檔案管理是學(xué)校管理的重要基礎(chǔ)工作，涵蓋學(xué)校管理、教育教學(xué)活動、教育科研工作和教育督導(dǎo)評估等重要資料的管理。傳統(tǒng)的檔案管理幾乎全是書面文件，容易損壞也容易檢索，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息化管理易檢索、不容易丟失的優(yōu)勢逐漸顯露出來，這就要求我們檔案管理人員一定要充分發(fā)揮信息優(yōu)勢輔助和細(xì)化檔案管理。

中職檔案信息化是檔案管理工作的必然趨勢。本文從三個方面進(jìn)行了中職學(xué)校檔案信息化工作開展的全面研究。

一、建設(shè)高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫

中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)必須要重視信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，因為一直以來中職檔案管理工作往往會因為缺乏信息化內(nèi)容而突顯出一些棘手的問題，而且單一的存儲模式也容易出現(xiàn)檔案內(nèi)容的損壞、丟失等問題，檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)能夠解決這些問題，為了建設(shè)高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫要從這幾方面做起：首先，要建設(shè)高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫，將所有的紙化檔案進(jìn)行重點篩選，完成信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，對原有館藏傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。其次，要實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的共享建設(shè)。在共享建設(shè)的過程中要按數(shù)據(jù)庫用戶數(shù)量、連接系統(tǒng)的數(shù)量等來確定優(yōu)先順序。在此基礎(chǔ)上進(jìn)行共享數(shù)據(jù)庫的邏輯結(jié)構(gòu)設(shè)計。通過數(shù)據(jù)庫共享建設(shè)中職學(xué)校校內(nèi)的各類檔案之間可以共享，保證不同側(cè)重點的檔案管理內(nèi)容能夠?qū)崿F(xiàn)共同管理，信息共享，避免了重復(fù)工作；校外的相關(guān)信息能夠共享則能夠保證中職院校的檔案內(nèi)容與其他高等院校、相關(guān)用人企業(yè)之間可以進(jìn)行信息溝通，保證中職學(xué)生能夠獲得更高學(xué)歷進(jìn)修、參加企業(yè)內(nèi)部招聘的機會。

二、數(shù)字化工具更新檔案信息內(nèi)容

檔案建設(shè)最為復(fù)雜的內(nèi)容就是需要不斷地更新信息內(nèi)容，諸如學(xué)生的基本情況、教師的學(xué)歷情況、學(xué)校的發(fā)展歷程等都需要隨著時間的推進(jìn)而不斷發(fā)展。在信息化檔案管理建設(shè)的過程中，可以利用數(shù)字化工具進(jìn)行隨時的檔案更新。首先，要選擇有效的數(shù)據(jù)化工具。這些更新軟件要保證能夠建立數(shù)據(jù)庫更新平臺，并在原有的數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)上開展、更新工作，保證滿足中職學(xué)校的人事、教育教學(xué)等檔案內(nèi)容的隨時更新，并保證對檔案內(nèi)容的管理更為標(biāo)準(zhǔn)化、可視化、自動化，確保系統(tǒng)運行的穩(wěn)定性、兼容性、整體性和延續(xù)性。其次，在進(jìn)行數(shù)字化工具更新的過程中要一方面保證自動化升級，當(dāng)文件保存系統(tǒng)自動升級時，保存在系統(tǒng)內(nèi)的檔案將隨系統(tǒng)的更新和遷移。另一方面則要保證更新過程中的數(shù)據(jù)庫的穩(wěn)定性，使得原有的內(nèi)容能夠備份保留。另外，在進(jìn)行更新管理的過程中要對數(shù)字化檔案資源進(jìn)行安全管理和維護(hù)，有效地應(yīng)用身份認(rèn)證、識別文件加密等設(shè)置能夠確保檔案信息資源的安全。

三、發(fā)揮檔案信息化人才作用

在檔案信息化管理的過程中必須發(fā)揮管理人才的能動作用，因為任何先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備都需要人的能動操作，在這個過程中檔案人員的信息化能力必須得到提升。首先，要加強技能培訓(xùn)。中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)過程中，管理人員需要具備基本操作技能：（1）把固化在紙質(zhì)載體匯集成系統(tǒng)檔案信息，以數(shù)字化方式輸入計算機上網(wǎng)。（2）利用數(shù)字照相、掃描等技術(shù)將檔案原件進(jìn)行數(shù)字化處理。（3）直接在辦公自動化過程中形成規(guī)范的電子文件信息。（4）能夠迅速掌握新型軟件技術(shù)，保證能夠隨時進(jìn)行數(shù)據(jù)庫更新管理。除了基本操作技能之外，檔案信息化管理人員還必須要有超強的檔案管理素質(zhì)。（1）較強的檔案保密能力，能夠隨時保證檔案信息不泄露，能夠以基本的檔案工作人員的素質(zhì)要求自己，尤其是面對信息化的檔案內(nèi)容要有檔案保密的技術(shù)應(yīng)用能力。（2）有合理化應(yīng)用檔案信息的能力，能夠著眼于信息檔案的應(yīng)用。為了實現(xiàn)這些能力，中職學(xué)校要組織檔案工作人員進(jìn)行培訓(xùn)。對于新任檔案員工作的教師要進(jìn)行崗位培訓(xùn)，保證工作人員能夠迅速了解檔案工作的內(nèi)容，樹立正確的檔案管理思想。

綜上所述，中職學(xué)校應(yīng)建設(shè)健全高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫，利用數(shù)字化工具更新檔案信息內(nèi)容。只有這樣才能實現(xiàn)中職學(xué)校檔案信息化管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。