導(dǎo)語(yǔ)：試議學(xué)校檔案信息資源利用方式一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢(xún)客服老師，歡迎參考。

一.學(xué)校檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的主要途徑和方法

1接待查詢(xún)查閱檔案是利用者獲得檔案信息資源的途徑之一，設(shè)置查閱室接待上門(mén)查詢(xún)檔案是檔案部門(mén)開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的基本方法。這種途徑和方法雖然古老和陳舊，但卻是一條直接可靠的途徑和一種簡(jiǎn)單有用的方法。這種途徑和方法今天不能丟，今后也不會(huì)丟，對(duì)此我們必須要有正確的認(rèn)識(shí)。不過(guò)，這種利用方式的改進(jìn)和創(chuàng)新卻是必要的，查閱利用的場(chǎng)地要擴(kuò)充、設(shè)備要更新、要逐步采用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化檢索工具供利用者使用。同時(shí)應(yīng)當(dāng)考慮設(shè)置史料陳列室或校史陳列館，提高查詢(xún)效率。

2編研利用學(xué)校檔案館要充分開(kāi)發(fā)利用館藏檔案，編寫(xiě)校史、組織史、學(xué)校大事跡，這樣有利于學(xué)生進(jìn)一步了解校情，有利于激勵(lì)學(xué)生開(kāi)拓創(chuàng)新、有利于學(xué)生更加熱愛(ài)自己的祖國(guó)、自己的學(xué)校。但檔案編研工作質(zhì)量對(duì)深層次開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源有著重要影響。一是檔案人員要熟悉館藏。二是根據(jù)信息社會(huì)的需要，在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，選取急需、有價(jià)值的題目，把潛在的檔案信息資源挖掘出來(lái)。編研工作者必須要有超前意識(shí)，了解利用者的需求，捕捉新的信息，及時(shí)推出系統(tǒng)、編研成果。三是要克服重“編”輕“研”的做法，深化“編”字，強(qiáng)化“研”字。結(jié)合實(shí)際要求，把分散在各個(gè)案卷中的檔案信息進(jìn)行開(kāi)發(fā)和加工。四是要有開(kāi)拓創(chuàng)新精神，充分運(yùn)用現(xiàn)代化通信技術(shù)，走聯(lián)合編研的新路子。

3網(wǎng)絡(luò)服務(wù)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展。為檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用提供了一種全新的手段。學(xué)校檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)而且可以采用這種新的技術(shù)手段，以最先進(jìn)的方式對(duì)檔案信息資源進(jìn)行高效的開(kāi)發(fā)利用。另一方面也體現(xiàn)了檔案館“用者本位”的思想，滿足了利用者的個(gè)性化的信息需求。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)我們可以加強(qiáng)與各兄弟院校的聯(lián)系與交流，同時(shí)博采眾長(zhǎng)，開(kāi)展自己的特色服務(wù)。但是從全國(guó)來(lái)看，這種先進(jìn)手段的采用，目前還處在起步的階段。大部分學(xué)校還沒(méi)有建立起檔案信息傳輸?shù)木钟蚓W(wǎng)絡(luò)，沒(méi)有自己的檔案網(wǎng)站，更談不上全國(guó)學(xué)校的檔案信息資源共享。筆者認(rèn)為，信息社會(huì)是信息充分共享的社會(huì)，只有通過(guò)共享信息這一戰(zhàn)略,資源才能得到最大限度的開(kāi)發(fā)和利用。檔案作為人類(lèi)社會(huì)活動(dòng)的伴生物，以其記錄的原始性和真實(shí)性，成為信息家庭中的重要一員。而檔案記錄社會(huì)活動(dòng)的廣泛性激發(fā)了現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔案信息的需求。通過(guò)快速有效的信息交流，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案信息資源在全社會(huì)范圍內(nèi)的充分共享，成為當(dāng)前信息環(huán)境下檔案利用的新趨勢(shì)，學(xué)校信息公路的建設(shè)勢(shì)在必行，而且其發(fā)展速度可能比我們的想象的還要快。

二.學(xué)校檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作中必須解決的幾個(gè)突出問(wèn)題

1健全學(xué)校檔案管理體制，實(shí)行檔案信息資源的統(tǒng)一管理和開(kāi)發(fā)利用學(xué)校是國(guó)家人才培養(yǎng)和科學(xué)研究的重要基地，學(xué)校的檔案信息資源是我國(guó)信息資源的一個(gè)重要組成部分，屬于國(guó)有資源，必須按照《中華人民共和國(guó)檔案法》和《普通學(xué)校檔案管理辦法》的規(guī)定進(jìn)行統(tǒng)一管理。但是，目前有相當(dāng)一部分學(xué)校的檔案工作和檔案資源處于分散管理的狀態(tài)，特別是對(duì)于教學(xué)檔案、科研檔案和學(xué)生的學(xué)籍檔案沒(méi)有進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。這種狀況不符合國(guó)家的規(guī)定，也不利于學(xué)校檔案的安全保管和有效開(kāi)發(fā)利用。目前，大部分學(xué)校采取設(shè)立學(xué)校檔案館的組織形式，對(duì)學(xué)校的全部檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，這是一種值得推廣的作法。即使不具備建館條件的學(xué)校，也應(yīng)當(dāng)設(shè)立綜合檔案室，對(duì)本校的全部檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。即使是民辦的學(xué)校，也不宜對(duì)檔案資源采取分散管理的方式，只有這樣，檔案信息資源才能得到最妥善的保管和開(kāi)發(fā)利用。

2加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)建設(shè)，為檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)要做好檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作，前提是必須要有完整齊全的檔案和方便易用的檢索工具。因此，檔案業(yè)務(wù)工作中的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索工具的編制等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作都是不容忽視的。收集要齊全、整理要規(guī)范、鑒定要準(zhǔn)確、保管要安全、檢索工具要方便。只有這樣，學(xué)校檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用才會(huì)有扎實(shí)的基礎(chǔ)。為了采用現(xiàn)代化的開(kāi)發(fā)利用方式，檔案基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化是非常重要的。當(dāng)前特別要引起注意的是計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)要規(guī)范，著錄項(xiàng)目要統(tǒng)一，每一個(gè)著錄項(xiàng)目的字節(jié)長(zhǎng)度要統(tǒng)一。不同計(jì)算機(jī)語(yǔ)言編寫(xiě)的檔案系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)和圖形格式要考慮到能夠相互轉(zhuǎn)換，以利檔案信息資源的共享。

3加大檔案信息資源的開(kāi)發(fā)力度在學(xué)校檔案信息資源中，有一部分檔案信息屬于國(guó)家和學(xué)校的機(jī)密信息。為了維護(hù)國(guó)家安全和利益以及學(xué)校自身的利益，這部分檔案是不宜隨便開(kāi)放利用的，必須采取強(qiáng)有力的措施，確保這些檔案的安全。但是，筆者認(rèn)為，對(duì)于學(xué)校檔案部門(mén)來(lái)說(shuō)，現(xiàn)在的主要問(wèn)題是開(kāi)放不足，關(guān)閉有余。因此我們要把工作的重點(diǎn)放在“開(kāi)放”上，要在維護(hù)國(guó)家安全和利益以及學(xué)校利益的前提下，盡可能地加大檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用的力度。將能夠開(kāi)發(fā)利用的檔案盡快向全社會(huì)開(kāi)放，即使是保密的檔案，也應(yīng)當(dāng)在可以利用的范圍內(nèi)提供利。同時(shí)要做好檔案密級(jí)的調(diào)整和及時(shí)解密的工作，使能夠開(kāi)發(fā)利用的檔案信息資源得到及時(shí)有效的開(kāi)發(fā)利用?？傊瑢W(xué)校檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，要在科教興國(guó)的形勢(shì)下。充分發(fā)揮學(xué)校檔案信息資源豐實(shí)的優(yōu)勢(shì)，全方位地為學(xué)校及社會(huì)提供價(jià)值較高的檔案信息資源。只有這樣，學(xué)校檔案工作在2l世紀(jì)才能真正有為、有位。

作者：郝紅單位：哈爾濱市醫(yī)藥工程學(xué)校